RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/AGESUL n. 1, DE 26 DE NOVEMBRO DE 2014.

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1 RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/AGESUL n. 1, DE 26 DE NOVEMBRO DE APROVA O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E A TABELA DE TEMPORALI- DADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-FIM DA AGÊNCIA ESTADUAL DE GESTÃO DE EM- PREENDIMENTOS. A SECRETÁRIA DE ESTADO DE ADMINISTRAÇÃO E A DIRE- TORA-PRESIDENTE, no uso de suas atribuições legais e de acordo com o estabelecido no 8º do art. 13 do Decreto n , de 6 de maio de 2014, R E S O L V EM: Art. 1º Ficam aprovados o Plano de Classificação de Documentos e o respectivo índice e a Tabela de Temporalidade de Documentos Atividades-fim da Agência Estadual de Gestão de Empreendimentos na forma dos Anexos I, II e III desta Resolução Conjunta. Art. 2º Esta Resolução Conjunta entra em vigor na data de sua publicação. CAMPO GRANDE-MS, 26 DE NOVEMBRO DE THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS Secretária de Estado de Administração MARIA WILMA CASANOVA ROSA Diretora-Presidente da Agência Estadual de Gestão de Empreendimentos 1/3

2 ANEXO I À RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/AGESUL n. 1, DE 26 DE NOVEMBRO DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA AGÊNCIA ESTADUAL DE EMPREENDIMENTOS - ATIVIDADE-FIM - 21 PROMOÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DAS POLÍTICAS DAS OBRAS PÚBLICAS 21.1 Viabilização e execução de programas de obras e projetos técnicos Assunto: Projetos dos próprios da administração Espécie Documental: Projeto de engenharia para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma Projeto de arquitetura para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma Planilha orçamentária Processo de controle de projetos Assuntos: Gerenciamento de empreendimentos civis Espécie Documental: Processo de desapropriação de áreas urbanas para edificação Processo de acompanhamento de obras e serviços civis Livro da relação de obras em andamento Assunto: Administração da malha viária Espécie Documental: Processo de acompanhamento de obras e serviços na malha viária Processo de anuência em georreferenciamento em imóveis limítrofes com rodovias estaduais/delega Relatório de vistoria para anuência em áreas limítrofes com rodovias estaduais/delega Processo de desapropriação de áreas para edificação de rodovias Assunto: Acompanhamento de Contratos Espécie Documental: Ordem de execução de serviços Ordem de início de serviços Ordem de paralisação da obra Ordem de reinício da obra Termo de nomeação de comissão de fiscalização 2/3

3 Boletim de medições Justificativa técnica Termo de recebimento de obra provisório Termo de recebimento de obra definitivo Processo de prestação de contas Assunto: Adequação de programas de obras e projetos técnicos para o controle ambiental Espécie Documental: Relatório de acompanhamento condicionantes ambientais, obras em execução Licença Prévia em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Licença de instalação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Licença de Operação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Renovação de Licença de Operação Perícias ambientais Pareceres e Laudos Técnicos 3/3

4 ANEXO II À RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/AGESUL n. 1, DE 26 DE NOVEMBRO DE TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DE MATO GROSSO DO SUL - AGESUL 21 PROMOÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DAS POLÍTICAS OBRAS PÚBLICAS 21.1 Viabilização e execução de programas de obras e projetos técnicos ASSUNTOS (Referentes a) Projetos dos próprios da administração Gerenciamento de empreendimentos civis Administração da malha viária ESPÉCIE DOCUMENTAL Projeto de engenharia para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma Projeto de arquitetura para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma - ATIVIDADE-FIM - PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com produtora atribuição de (Arquivo arquivo (Arquivo Corrente) Intermediário) Até a aprovação contas Até a aprovação contas DESTINAÇÃO Eliminação Guarda permanente - - X - - X Planilha orçamentária Vigência 5 - X Processo de controle de projetos Processo de desapropriação de áreas urbanas para edificação Processo de acompanhamento de obras e serviços civis Até a aprovação contas 5 - X Vigência 35 - X Até a aprovação contas 20 X Livro da relação de obras em andamento Vigência - X Processo de acompanhamento de obras e serviços na malha viária Até a aprovação contas 20 X - OBSERVAÇÕES A vigência esgota-se com a aprovação do projeto de lei orçamentária. O documento é importante para preservação da memória institucional. Via sistema. A vigência esgota-se com a regularização da titularidade do imóvel em Cartório. Por se tratar de uma forma de aquisição de direito de propriedade, em razão de seu valor probatório é necessária a guarda permanente. Em processos/contratações que envolvem apenas recursos próprios, o prazo no arquivo intermediário pode ser reduzido para 16 anos. Código Penal art. 109; Resolução CONARQ n. 035/2012; Código Civil, arts. 205 e Necessária a microfilmagem do processo antes da eliminação. A vigência esgota-se com o preenchimento do livro. Em processos/contratações que envolvem apenas recursos próprios, o prazo no arquivo intermediário pode ser reduzido para 16 anos. Código Penal art. 109; Resolução CONARQ n. 035/2012; Código Civil, arts. 205 e /4

5 ASSUNTOS (Referentes a) Administração da malha viária (continuação) Acompanhamento de Contratos ESPÉCIE DOCUMENTAL Processo de anuência em georreferenciamento em imóveis limítrofes com rodovias estaduais/delega Relatório de vistoria para anuência em áreas limítrofes com rodovias estaduais/delega Processo de desapropriação de áreas para edificação de rodovias PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com produtora atribuição de (Arquivo arquivo (Arquivo Corrente) Intermediário) DESTINAÇÃO Eliminação Guarda permanente Vigência 35 - X Ordem de execução de serviços Vigência 10 X Ordem de início de serviços Vigência 10 X Ordem de paralização da obra Vigência 10 X Ordem de reinício da obra Vigência 10 X Termo de nomeação de comissão de fiscalização Vigência 10 X - OBSERVAÇÕES A vigência esgota-se com a expedição da Carta de Anuência. A vigência esgota-se com a expedição da Carta de Anuência. A vigência esgota-se com a regularização da titularidade do imóvel em Cartório. Por se tratar de uma forma de aquisição de direito de propriedade, em razão de seu valor probatório é necessária a guarda permanente. 5/4

6 ASSUNTOS (Referentes a) Acompanhamento de Contratos (continuação) Adequação de programas de obras e projetos técnicos para o controle ambiental ESPÉCIE DOCUMENTAL PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com produtora atribuição de (Arquivo arquivo (Arquivo Corrente) Intermediário) DESTINAÇÃO Eliminação Guarda permanente Boletim de medições Vigência 10 X Justificativa técnica Vigência 10 X Termo de recebimento de obra provisório Termo de recebimento de obra definitivo Processo de prestação de contas Relatório de acompanhamento condicionantes ambientais, obras em execução Licença Prévia em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Até a aprovação contas 20 - X OBSERVAÇÕES Em processos/contratações que envolvem apenas recursos próprios, o prazo no arquivo intermediário pode ser reduzido para 16 anos. Código Penal art. 109; Resolução CONARQ n. 035/2012; Código Civil, arts. 205 e Necessária a microfilmagem do processo antes da eliminação. A vigência esgota-se com o término do contrato da obra. A eliminação é autorizada após findo o prazo de prescrição quinquenal consoante disposição do Decreto Federal n /1932. A vigência esgota-se em até 5 anos, conforme determinado na Resolução CONAMA n. 237, artigo 18, inciso I. 6/4

7 ASSUNTOS (Referentes a) Adequação de programas de obras e projetos técnicos para o controle ambiental (continuação) ESPÉCIE DOCUMENTAL Licença de instalação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Licença de Operação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação PRAZOS DE GUARDA (em anos) Unidade Unidade com produtora atribuição de (Arquivo arquivo (Arquivo Corrente) Intermediário) DESTINAÇÃO Eliminação Guarda permanente Renovação de Licença de Operação Perícias ambientais Vigência 5 - X Pareceres e Laudos Técnicos Vigência 5 - X OBSERVAÇÕES A vigência esgota-se em até 6 anos, conforme determinado na Resolução CONAMA n. 237, artigo 18, inciso II. A vigência esgota-se em até 10 anos, conforme determinado na Resolução CONAMA n. 237, artigo 18, inciso III. A vigência esgota-se em até 10 anos, conforme determinado na Resolução CONAMA n. 237, artigo 18, inciso III. A vigência esgota-se com o término do contrato da obra. A eliminação é autorizada após findo o prazo de prescrição quinquenal consoante disposição do Decreto Federal n /1932. A vigência esgota-se com o término do contrato da obra. A eliminação é autorizada após findo o prazo de prescrição quinquenal consoante disposição do Decreto Federal n / /4

8 ANEXO III À RESOLUÇÃO CONJUNTA SAD/AGESUL n. 1, DE 26 DE NOVEMBRO DE ÍNDICE DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA AGESUL A Acompanhamento de Contratos Administração da malha viária Adequação de programas de obras e projetos técnicos para o controle ambiental Ambientais, Perícias Ambientais, obras em execução, Relatório de acompanhamento condicionantes Anuência em georreferenciamento em imóveis limítrofes com rodovias estaduais/delega, Processo de B Boletim de medições C Comissão de fiscalização, Termo de nomeação de Contas, Processo de prestação de Contratos, Acompanhamento de Controle ambiental, Adequação de programas de obras e projetos técnicos para o D Desapropriação de áreas para edificação de rodovias, Processo de Desapropriação de áreas urbanas para edificação, Processo de E Empreendimentos civis, Gerenciamento de F Fiscalização, Termo de nomeação de comissão de G Gerenciamento de empreendimentos civis I Imóveis limítrofes com rodovias estaduais/delega, Processo de anuência em georreferenciamento em J Justificativa técnica L Laudos Técnicos, Pareceres e Licença Prévia em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Licença de instalação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Licença de Operação, Renovação de Licença de Operação em obras prediais, rodoviárias, hidroviárias, aeroviárias, infraestrutura e irrigação Livro da relação de obras em andamento M Malha viária, Administração da N Nomeação de comissão de fiscalização, Termo de S:\SUDI\Site SAD temporalidade\precisam de revisão\agesul\ressadagesul01_planoclasdoc.doc - 8/10

9 O Obra definitivo, Termo de recebimento de Obra provisório, Termo de recebimento de Obras e projetos técnicos, Viabilização e execução de programas de 21.1 Obras e serviços civis, Processo de acompanhamento de Obras em andamento, Livro da relação de Obras em execução, Relatório de acompanhamento condicionantes ambientais, Orçamentária, Planilha Ordem de execução de serviços Ordem de início de serviços Ordem de paralização da obra P Paralização da obra, Ordem de Pareceres e Laudos Técnicos Perícias ambientais Planilha orçamentária Processo de acompanhamento de obras e serviços civis Processo de anuência em georreferenciamento em imóveis limítrofes com rodovias estaduais/delega Processo de controle de projetos Processo de desapropriação de áreas para edificação de rodovias Processo de desapropriação de áreas urbanas para edificação Processo de prestação de contas Programas de obras e projetos técnicos, Viabilização e execução de 21.1 Programas de obras e projetos técnicos para o controle ambiental, Adequação de Projeto de arquitetura para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma Projeto de engenharia para construção, adaptação, reparo, restauração, ampliação e reforma Projetos, Processo de controle de Projetos dos próprios da administração PROMOÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DAS POLÍTICAS OBRAS PÚBLICAS 21 R Recebimento de obra definitivo, Termo de Recebimento de obra provisório, Termo de Relação de obras em andamento, Livro da Relatório de vistoria para anuência em áreas limítrofes com rodovias estaduais/delega Relatório de acompanhamento condicionantes ambientais, obras em execução Renovação de Licença de Operação Rodovias, Processo de desapropriação de áreas para edificação de Rodovias estaduais/delega, Processo de anuência em georreferenciamento em imóveis limítrofes com S Serviços, Ordem de execução de Serviços, Ordem de início de S:\SUDI\Site SAD temporalidade\precisam de revisão\agesul\ressadagesul01_planoclasdoc.doc - 9/10

10 T Termo de nomeação de comissão de fiscalização Termo de recebimento de obra provisório Termo de recebimento de obra definitivo V Viabilização e execução de programas de obras e projetos técnicos 21.1 Vistoria para anuência em áreas limítrofes com rodovias estaduais/delega, Relatório de S:\SUDI\Site SAD temporalidade\precisam de revisão\agesul\ressadagesul01_planoclasdoc.doc - 10/10