Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado do Ambiente - SEA

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1 Implantação de Sistemática de Monitoramento e Avaliação de Atividades Desenvolvidas no Âmbito do Projeto Catadores e Catadoras em Redes Solidárias Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado do Ambiente - SEA Produto 3 - Implantação da Sistemática de Monitoramento 26 de março de 2013

2 FICHA TÉCNICA Objeto do Contrato Implantação de Sistemática de Monitoramento e Avaliação de Atividades Desenvolvidas no Âmbito do Projeto Catadores e Catadoras em Redes Solidárias Data de Assinatura do Contrato 17/12/2012 Prazo de Execução 36 (trinta e seis) meses Contratante Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado do Ambiente - SEA Contratada Fundação Getulio Vargas Diretor do Projeto Ricardo Simonsen Supervisor Francisco Eduardo Torres de Sá Coordenador Irineu Rodrigues Frare 2

3 Sumário RESUMO EXECUTIVO ASPECTOS CONCEITUAIS SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS PROCESSOS DE MONITORAMENTO E CONTROLE GERENCIAMENTO DE PORTFÓLIO, PROGRAMAS E PROJETOS SISTEMÁTICA DE MONITORAMENTO IMPLANTAÇÃO DA SISTEMÁTICA SISTEMA DE MONITORAMENTO - GERCONTROL ANEXOS ANEXO 1 - ATA DA REUNIÃO DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA: 4/3/ ANEXO 2 - MANUAL DO GERCONTROL

4 RESUMO EXECUTIVO Este documento apresenta o Produto 3 - Implantação da Sistemática de Monitoramento elaborado pela Fundação Getulio Vargas no âmbito dos serviços prestados à Secretaria de Estado do Ambiente do Rio de Janeiro - SEA, referente à Implantação de Sistemática de Monitoramento e Avaliação de Atividades Desenvolvidas no Âmbito do Projeto Catadores e Catadoras em Redes Solidárias (Projeto CRS) - Projeto Básico

5 1. ASPECTOS CONCEITUAIS SOBRE GERENCIAMENTO DE PROJETOS A metodologia que será utilizada pela FGV para monitoramento tem como principal referência o PMBOK - Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, de autoria do Project Management Institute - PMI. Esse guia apresenta práticas reconhecidas e aplicáveis a diferentes tipos de projetos, incluindo-se orientações quanto ao planejamento e ao monitoramento dos diferentes recursos envolvidos. O gerenciamento de projetos é determinado pela aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades relativas a um projeto específico, a fim de atender aos seus requisitos. Sua execução perpassa 42 processos, que podem ser agrupados em 5 (cinco) grupos 1, a saber: Processos de Iniciação; Processos de Planejamento; Processos de Execução; Processos de Monitoramento e Controle; e Processos de Encerramento. Os grupos de processos são distintos, porém, na prática, eles se sobrepõem e interagem de diversas maneiras. A Figura 1.1, abaixo, exemplifica a execução de um projeto segundo os seus processos. Figura 1.1 Exemplo de Projeto e da Relação entre seus Processos Fonte: Adaptado de PMI, Project Management Institute - PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos - Guia PMBOK. 4ª edição

6 O grupo de Processos de Iniciação consiste na definição do projeto como tal, ou seja, sua viabilidade, e provê uma descrição de alto nível do mesmo, bem como identifica as partes interessadas e o gerente. Ou seja, é o próprio processo de formalização do projeto em questão face aos com ele diretamente envolvidos. O grupo referente a Processos de Planejamento define, entre outros, o escopo do projeto, as atividades, o cronograma, os recursos necessários (tanto humanos, quanto físicos), as aquisições, o custo, o plano de qualidade, o plano de comunicação e o plano de gerenciamento de riscos. Esse conjunto de definições é agrupado em um documento específico, chamado de Plano de Gerenciamento do Projeto, sendo que, na medida em que mais informações ou características do projeto são coletadas e entendidas, bem como mudanças ocorrem durante sua execução, revisões periódicas do planejamento são realizadas. O grupo referente a Processos de Execução consiste no trabalho que se realiza a fim de concluir o estabelecido no Plano de Gerenciamento do Projeto, e seu respectivo planejamento, o que envolve coordenação de pessoas e recursos, assim como esforços para integração das atividades do projeto e, finalmente, alcance de seus fins. O grupo de Processos de Monitoramento e Controle, por sua vez, são aqueles voltados ao acompanhamento, revisão e regulação do progresso e do desempenho do projeto. Tais processos devem levar em consideração os acordos estabelecidos anteriormente (escopo, cronograma, recursos, entre outros) e identificar a necessidade de eventuais mudanças, bem como iniciá-las se este for o caso. Esse grupo de processos é o foco da Sistemática de Monitoramento, objeto deste relatório e que, por esse motivo receberá um detalhamento a parte, no Item 1.1. Por fim, o grupo de Processos de Encerramento tem a finalidade de concluir todas as atividades de todos os grupos de processo, visando completar o projeto formalmente. Durante esse processo de encerramento devem ser alcançados os seguintes propósitos, a saber: validação do cliente ou patrocinador, revisão pós-projeto, registro dos impactos da adequação de qualquer processo, arquivamento de documentos relevantes, documentação das lições aprendidas e encerramento das aquisições. Além dos grupos de processos, é fundamental entender que o gerenciamento de um projeto envolve um conjunto de ações multidisciplinares. Nesse sentido, o PMBOK identifica 9 (nove) 6

7 áreas de conhecimento que são essenciais, a saber: gerenciamento da integração; gerenciamento do escopo; gerenciamento do tempo; gerenciamento do custo; gerenciamento da qualidade; gerenciamento de recursos humanos; gerenciamento das comunicações; gerenciamento dos riscos; e gerenciamento de aquisições. Essas nove áreas permeiam todas as atividades do projeto e se fazem presentes nos processos de cada um dos cinco grupos anteriormente mencionados. Cumpre destacar que a adoção dessa metodologia (de forma completa ou parcial) não impossibilita a aplicação de outras práticas, sejam elas advindas de referenciais teóricos da área, no caso, ou da própria experiência da FGV nos diversos trabalhos que desenvolve. Desta forma,, caberá à equipe da FGV equalizar a aplicação dessas abordagens, adequando-as às particularidades do presente Projeto CRS, mais especificamente, no que diz respeito às ações firmadas com a SEA, no intuito de se obter ganhos de sinergia e êxito. 1.1 Processos de Monitoramento e Controle Com relação aos processos de monitoramento e controle, que serão amplamente utilizados pelas equipes da FGV ao longo de seus trabalhos junto à SEA, pode-se afirmar que sua correta utilização permite o acompanhamento de resultados do projeto em pauta e a identificação de alterações em relação ao seu planejamento e de cada uma das ações a serem monitoradas. Um dos pilares do trabalho da FGV será o acompanhamento periódico e uniforme do desempenho do projeto e de cada uma de suas respectivas ações, permitindo uma visão melhor sobre seus pontos de atenção e de êxito. A Figura ilustra a representação dos processos de monitoramento e controle, os quais são detalhados em seguida: 7

8 Figura Grupo de Processos de Monitoramento e Controle Fonte: Adaptado de PMI, Monitorar e controlar o projeto Consiste no acompanhamento, avaliação e regulação do progresso de um projeto, com vista a atender ao desempenho definido no Plano de Gerenciamento do Projeto. Realizar o controle integrado de mudanças Consiste na avaliação de todas as solicitações de mudanças, aprovação de tais mudanças e seu gerenciamento. Verificar o escopo Consiste na formalização de aceite das entregas concluídas de determinado projeto. Controlar o escopo Consiste na avaliação do progresso do escopo, bem como no controle das mudanças nele realizadas. 8

9 Controlar o cronograma Consiste no controle do cumprimento do cronograma, verificando se as atividades estão sendo realizadas dentro do prazo estabelecido. Controlar os custos Consiste no acompanhamento e atualização do orçamento de um projeto e no controle de mudanças feitas em cima da base de custos. Realizar o controle de qualidade Consiste no registro e análise do resultado das atividades de qualidade, bem como na avaliação do desempenho dessas atividades. Reportar o desempenho Consiste na distribuição das informações acerca do desempenho das atividades de um projeto. Monitorar e controlar os riscos Consiste no acompanhamento dos riscos identificados, na implementação do plano de resposta aos riscos e na identificação de novos riscos. Administrar aquisições Consiste na gestão das aquisições de um projeto, controlando, inclusive, o desempenho acordado nos contratos firmados. 1.2 Gerenciamento de Portfólio, Programas e Projetos Cabe destacar a necessidade de interação no gerenciamento de portfólio de programas e projetos. Geralmente as organizações estão envolvidas em mais de um projeto, e muitos desses projetos estão relacionados uns com os outros de alguma maneira. Assim, a organização deve estabelecer uma coordenação de seus projetos, agrupando-os em programas e portfólios de acordo com sua afinidade. É importante destacar que os portfólios, programas e projetos possuem abordagens distintas. 9

10 Portfólio é o agrupamento de programas, projetos e ações alinhados para obter um gerenciamento eficaz, de modo a auxiliar a organização no alcance de seus objetivos estratégicos. Os programas e projetos dentro de um portfólio podem não apresentar relação direta, mas possuir objetivos que os alinham aos objetivos estratégicos da instituição. Os programas são compostos por projetos que, por sua vez, são agrupados considerando-se a forte relação tanto nos objetivos quanto nos meios. A junção de projetos em um programa só é explicada quando os projetos que o integram possuem os mesmos objetivos, e/ou quando a sinergia de suas ações facilita o seu gerenciamento conjunto. Sendo assim, as informações apresentadas evidenciam a importância do gerenciamento de projetos para as organizações. Esse gerenciamento não deve se ater somente aos projetos em si, mas também à interação entre eles, mediante portfólios e programas, visando atingir os objetivos inicialmente traçados. 10

11 2. SISTEMÁTICA DE MONITORAMENTO Durante o período de 36 meses de execução do Projeto Catadores e Catadoras em Redes Solidárias (Projeto CRS), a FGV, em estreita articulação com a equipe contraparte da SEA, promoverá ações objetivas de monitoramento do projeto de maneira integrada. Para tanto, será utilizada uma sistemática (de monitoramento), customizada para este Projeto da SEA, que envolve tanto técnicos da FGV quanto funcionários da SEA e do Centro de Estudos Socioambientais - PANGEA. O monitoramento das ações desse projeto será realizado a partir de 4 (quatro) pilares: O atingimento dos resultados esperados; O cumprimento do escopo; O cumprimento do prazo; e A execução financeira. A cesta de indicadores, desenvolvida na Atividade 1, da Meta 4 do Projeto CRS, orientará a sistemática de acompanhamento, de modo que, a partir da definição dos indicadores de monitoramento, será verificado o atingimento dos resultados esperados no referido Projeto CRS. O acompanhamento do escopo, prazo e execução financeira será realizado mediante as informações contidas no Projeto Básico 001 e Termo de Referência, elaborados pela SEA, a Proposta (FGV Projetos Nº 245/12) e o Plano de Trabalho (Produto 1), elaborados pela FGV, e o Programa de Trabalho e Plano de Trabalho, com cronograma detalhado, elaborados pelo PANGEA. Para sustentação desses pilares, a Sistemática de Monitoramento divide suas ações em 4 (quatro) funções de monitoramento, a saber: controle, suporte, aprendizagem e estratégia. A Figura 2.1 apresenta essas funções e suas atividades. 11

12 Figura 2.1 Sistemática de Monitoramento Fonte: FGV. No que tange a essas funções de monitoramento, alguns pontos são levantados a respeito de suas atividades: Controle A sistemática de monitoramento adotada tem como função o controle de projetos, ou seja, busca manter o Projeto CRS dentro do curso planejado, antecipando e prevenindo falhas e mudanças indesejadas de percurso. O controle também tem como papel manter atualizadas as informações relativas ao seu andamento. As principais atividades da função de controle são: Acompanhar o projeto - durante sua execução o Projeto CRS será acompanhado por técnicos da FGV para verificar o status de seu andamento; Efetuar revisões de qualidade quanto a objetivos, escopo, prazo e custos - a ser realizado constantemente, nessa atividade verifica-se se o Projeto CRS está sendo executado conforme o planejado, tomando-se como referência o exposto no Projeto Básico 001 e nos Planos de Trabalho da FGV e do PANGEA; 12

13 Estabelecer Indicadores de Desempenho - para facilitar a gestão e o controle do Projeto CRS, serão definidos indicadores de desempenho específicos para cada projeto; Relatórios de Acompanhamento com o objetivo de informar aos envolvidos e partes interessadas sobre o andamento do Projeto CRS, trimestralmente serão elaborados relatórios de monitoramento contendo o status e o acompanhamento de cada projeto. Suporte Outra função da Sistemática de Monitoramento é dar suporte ao gerenciamento do Projeto CRS, fornecendo recursos como técnicas, ferramentas, e sistemas de gestão. Assim, pretende-se: Disponibilizar sistema de gerenciamento de projetos - será disponibilizada para a SEA, durante o período de vigência do contrato, a Ferramenta de Monitoramento e Acompanhamento - GERCONTROL. Na seção 3 deste relatório será apresentado o referido sistema e suas funcionalidades; Fornecer ferramentas - durante a execução dos projetos serão fornecidas ferramentas e técnicas de gerenciamento conforme a necessidade, a fim de auxiliar o trabalho das equipes; Assessorar o gerenciamento de projetos - os técnicos da FGV, responsáveis por monitorar os projetos, auxiliarão continuamente as equipes no gerenciamento dos seus projetos. Aprendizagem A sistemática de monitoramento busca apresentar à SEA as melhores práticas de gerenciamento de projeto, consolidadas em literatura mundial sobre o assunto, para que o Projeto CRS, ao ser monitorado, tenha mais chances de sucesso, e possibilite à referida Secretaria tirar lições e levá-las em consideração quando do gerenciamento de projetos futuros ligados a essa ou a outras temáticas. A aprendizagem tem os seguintes objetivos principais: 13

14 Disseminar o conhecimento de gerenciamento de projetos - a FGV colocará à disposição da SEA suas ferramentas e experiência em gerenciamento de projetos. A FGV possui um diferencial por agregar, ao mesmo tempo, áreas de desenvolvimento de projetos, voltadas à sociedade e ao setor público, e áreas de ensino e pesquisa, o que a permite oferecer tanto conhecimento prático quanto acadêmico; Compartilhar melhores práticas - durante a execução dos projetos, as práticas que apresentarem resultados favoráveis serão compartilhadas e disseminadas entre as equipes, buscando melhorar conjuntamente o desempenho dos projetos; e Registrar as lições aprendidas - todas as práticas e lições aprendidas durante a execução do Projeto CRS serão descritas e registradas de forma que possam ser utilizadas como insumo na execução de futuros projetos da Secretaria, sendo particularmente importante, para essa atividade, a elaboração do Produto 19 - Minuta de Publicação da Avaliação, Metodologia e Resultados do Projeto. Estratégia O monitoramento do projeto tem, ainda, o papel de promover o alinhamento estratégico entre o Projeto CRS e os objetivos da SEA, compatibilizando o foco e a meta do Projeto CRS. Alinhamento Estratégico entre o Projeto CRS e a missão e objetivos da Política Nacional de Resíduos Sólidos (PNRS) e da SEA - o Projeto CRS está inserido dentro da PNRS, assim, o monitoramento terá como função manter o alinhamento entre tal Projeto e essa política, bem como os objetivos e valores da SEA. Para a realização dessas funções e atividades, a FGV propõe a organização do trabalho da sistemática a partir de ciclos mensais de monitoramento (Reuniões de Monitoramento). Esses ciclos permitem que o Projeto CRS seja avaliado constantemente, buscando-se um aperfeiçoamento continuo de sua execução para que o resultado final tenha maior qualidade. 14

15 Figura 2.2 Ciclo de Monitoramento Ao longo do período, enquanto os projetos estiverem em execução, haverá uma equipe especifica de monitoramento da SEA e da FGV, que irá acompanhá-los. O papel da FGV é, principalmente, o de dar suporte a essa equipe com a disponibilização de ferramentas, técnicas e práticas. Entende-se que a sistemática deve ter como ator principal a própria SEA, para que haja transferência de tecnologia e para que o conhecimento sobre monitoramento de projetos permaneça na instituição após o término do contrato. Serão realizadas reuniões frequentes entre a SEA, a FGV e o PANGEA para entender como o trabalho está sendo realizado e cobrar resultados. O Monitoramento neste momento estará voltado ao acompanhamento do trabalho, do escopo, do cronograma, do custo e da qualidade. Serão realizadas Reuniões de Monitoramento, que consistem numa pausa na execução do trabalho do dia a dia do Projeto CRS para que seja feita uma reflexão a respeito do que tem sido realizado. Faz parte da pauta dessas Reuniões de Monitoramento uma revisão progresso do Projeto CRS, em que devem ser observadas as atividades realizadas, a execução financeira e os 15

16 produtos entregues, e a adequação do planejamento das atividades para o mês seguinte, buscando-se sua melhor gestão. Nesse sentido, são debatidos os problemas enfrentados pelo Projeto CRS, na busca por soluções. Também são analisados os riscos dos projetos, verificando-se a necessidade de implantar medidas cabíveis, caso um dos riscos monitorados venha a se concretizar, bem como são equalizadas a disponibilização de recursos que venham a ser necessários. A Figura 2.3 é a representação gráfica das atribuições dos atores envolvidos na Reunião de Monitoramento. Figura 2.3 Reunião de Monitoramento Fonte: FGV. Cabe destacar que é de responsabilidade da SEA agendar as Reuniões de Monitoramento e que é preciso que os gestores da instituição estejam disponíveis para a realização mensal da mesma, considerando, também, que o sucesso da transferência da Sistemática de Monitoramento e o aculturamento na gestão de projetos dependem da liderança da organização. 16

17 Completa o ciclo de monitoramento o reporte das decisões e encaminhamentos da Reunião de Monitoramento por meio de ata e ajustes no sistema de monitoramento. A cada três meses, serão entregues Relatórios de Monitoramento (Relatório Trimestral de Monitoramento), que consolidarão as informações relativas aos ciclos correspondentes ao período em questão. Ressalta-se que se porventura a Reunião de Monitoramento não ocorrer, a FGV procederá à elaboração do respectivo Relatório Trimestral de Monitoramento, alertando para os encaminhamentos pendentes e eventuais pontos de atenção. Permeando todas as ações do ciclo de monitoramento, está o sistema de gerenciamento de projetos GERCONTROL. Nele estará contido o registro das atividades já realizadas e o planejamento das atividades futuras. Ele é o principal meio de comunicação do Projeto CRS, onde espera-se que estejam disponíveis todas as informações acerca dessas atividades, de modo que sua atualização é de vital importância para o sucesso, tanto do monitoramento quanto do Projeto CRS como um todo. A atualização do sistema deve ocorrer mediante duas frentes: pelos gestores das metas do Projeto CRS, que ficarão encarregados de atualizar o andamento das atividades; e pelas Reuniões de Monitoramento e as avaliações e encaminhamentos daí provenientes. 2.1 Implantação da Sistemática A implantação da sistemática de monitoramento teve início na reunião realizada no dia 5 de fevereiro de Nessa reunião foi apresentada à SEA e ao PANGEA a sistemática, destacando-se a necessidade de interações entre os participantes do Projeto CRS. A apresentação dessa reunião foi enviada como anexo do Produto 1 - Plano de Trabalho. A partir dessa reunião, o trabalho teve duas principais frentes: integração do cronograma de trabalho da FGV e do PANGEA e preenchimento do sistema de monitoramento. Como resultado da primeira, foram compatibilizadas as atividades iniciais para que o início da identificação e cadastramento dos(as) catadores(as), e também da aplicação do Questionário Marco Zero (objeto do Produto 4 - Desenho da Pesquisa Longitudinal), pudesse ser iniciado ainda em março. 17

18 Quanto à segunda frente, no dia 4 de março de 2013 foi feita a capacitação do sistema de monitoramento com o PANGEA, para que pudessem ser cadastradas as metas, atividades e produtos relativos ao Projeto CRS. O Anexo 1 contém a ata desse encontro. Figura Cronograma do Projeto no GERCONTROL Fonte: FGV. O acesso ao sistema foi liberado para representantes da SEA, FGV e PANGEA. Caso seja do entendimento da primeira que outros atores, como o Movimento Nacional dos Catadores de Recicláveis (MNCR) e as prefeituras envolvidas, têm necessidade de acesso ao sistema, a liberação será providenciada. 18

19 3. SISTEMA DE MONITORAMENTO - GERCONTROL Para auxiliar no gerenciamento do Projeto CRS, a FGV implantou a ferramenta on-line de gerenciamento de projetos denominada GERCONTROL. A ferramenta pode ser acessada em qualquer computador por um navegador de internet ou então por tablets. O acesso ao sistema é feito através do seguinte endereço eletrônico: Figura 3.1 Página Inicial do Gercontrol Entre as vantagens da utilização do sistema, está a concentração das informações acerca dos projetos em um único lugar, facilitando a comunicação entre os envolvidos e as tomadas de decisão. A ferramenta possui uma série de recursos que auxiliam em todos os processos de gerenciamento de projetos. O layout do sistema é simples, na página inicial é possível visualizar o Projeto CRS com seu desdobramento em metas, atividade e produtos. A partir dessa visualização central de todas as atividades, podem-se acessar informações mais detalhadas tais como todos os lançamentos financeiros do Projeto CRS ou os indicadores de resultado. 19

20 Figura 3.2 Exemplo de Visualização do Projeto no GERCONTROL Abaixo são listadas as ferramentas de gerenciamento de projetos presentes no GERCONTROL: Descrição detalhada de projeto e atividades; Atribuição de responsáveis para cada tarefa; Cronograma; Controle de indicadores; Gráfico de priorização estratégica; Controle orçamentário; Controle financeiro; Galeria de imagens e documentos; e Relatórios gerenciais. Já o Anexo 2 apresenta o Manual do GERCONTROL. 20

21 ANEXOS Anexo 1 - Ata da Reunião de capacitação do sistema; e Anexo 2 - Manual do GERCONTROL. 21

22 ANEXO 1 - ATA DA REUNIÃO DE CAPACITAÇÃO DO SISTEMA: 4/3/

23 ASSUNTO: Capacitação do Sistema de Monitoramento LOCAL: FGV DATA: 4/3/2013 HORÁRIO: Início - 10:00 Término - 12:00 OBJETIVO DA REUNIÃO Capacitar os gestores do projeto para utilização do sistema de monitoramento GERCONTROL. Capacitação do sistema ASSUNTOS TRATADOS Foi feita uma apresentação do sistema para que os presentes pudessem se familiarizar com sua estrutura e ferramentas; Cadastramento das ações: foi iniciado o cadastramento das atividades por meta. Ainda precisa ser concluído o cadastramento das atividades e posteriormente dos produtos; e Acompanhamento Financeiro: para o cadastro das informações financeiras os presentes decidiram aguardar consulta à SEA para definição da estrutura de acompanhamento dessas informações. ENCAMINHAMENTO/ AÇÃO A SER REALIZADA RESPONSÁVEL (IS) PRAZO Consultar a SEA para definição do acompanhamento financeiro Felipe Bittencourt 11/3/2013 Concluir o Cadastramento das atividades e produtos das metas 1, 2 e 3 Moises Gil 13/3/2013 Concluir o Cadastramento das atividades e produtos da meta 4 Felipe Bittencourt 13/3/2013 Nº PARTICIPANTE EMPRESA/ INSTITUIÇÃO CARGO/ FUNÇÃO 01 Felipe Bittencourt FGV Técnico 02 Moises Gil PANGEA - 03 Fabiana Manetti PANGEA - 23

24 ANEXO 2 - MANUAL DO GERCONTROL 24

25 Implantação de Sistemática de Monitoramento e Avaliação de Atividades Desenvolvidas no Âmbito do Projeto Catadores e Catadoras em Redes Solidárias Governo do Estado do Rio de Janeiro Secretaria de Estado do Ambiente - SEA Manual da Ferramenta de Monitoramento e Acompanhamento - GERCONTROL 12 de março de 2013

26 Sumário 1. APRESENTAÇÃO PÁGINA INICIAL CADASTRO DO PROJETO NAVEGAÇÃO POR PROJETO BARRA DE PROJETO CADASTRO DE PROJETO CADASTRAR PROJETO ITENS DO PROJETO ORÇAMENTO DO PROJETO FINANCEIRO QUESTÃO GESTÃO DE RISCOS INDICADORES PÁGINA DE DETALHES GALERIA DE IMAGENS GALERIA DE DOCUMENTOS CADASTRO CADASTRO DE PROJETO CADASTRO DE USUÁRIOS CADASTRO DE FONTE PAGADORA CADASTRO DE ÁREA/SETOR CADASTRO DE PORTFÓLIO CADASTRO DE OBJETIVO ESTRATÉGICO CADASTRO DE FORNECEDOR CADASTRO DE CENTRO DE CUSTO RELATÓRIOS RELATÓRIO FINANCEIRO RELATÓRIO DE LANÇAMENTOS RELATÓRIO DE AUDITORIA RELATÓRIO DE GESTÃO DE RISCOS RELATÓRIO DE ATIVIDADES

27 1. APRESENTAÇÃO O apoio tecnológico na gestão e desempenho das organizações se tornou fator estratégico e fundamental ao sucesso dos empreendimentos, mas mesmo com todo ferramental disponível nos dias de hoje, ainda vemos grandes empresas administrando milhões em projetos sem nenhuma estrutura, usando indiscriminadamente planilhas desatualizadas, registros fotográficos incompletos, arquivos espalhados em várias versões e nas máquinas dos usuários, s perdidos, cronogramas diversos, várias pessoas envolvidas em tarefas comuns e, principalmente, perda de conhecimento em relação ao histórico do projeto, por não ser preservado de forma estruturada e segura. Em um ambiente assim, a gestão de projetos se torna uma obrigação, pois a complexidade e os investimentos envolvidos justificam a utilização de uma ferramenta de gestão de projetos, com acompanhamento de metas, prazos e indicadores, que garantam, não só o sucesso dos empreendimentos, como também o armazenamento de todas as informações para aprimoramento, fiscalização e controle. Para apoiar a gestão e o monitoramento dos projetos que propõe, a FGV disponibiliza a ferramenta de apoio a gestão denominada Ferramenta de Monitoramento e Acompanhamento - GERCONTROL, que funciona via web e que pode ser acessada através de qualquer navegador de internet. Entre as vantagens da utilização do sistema está a concentração de informações acerca de determinado projeto (ou projetos) em um único lugar, facilitando a comunicação entre os envolvidos e as tomadas de decisão. O sistema possui uma série de instrumentos que auxiliam em todos os processos de gerenciamento de projetos. O layout do sistema é simples, permitindo a visualização de todo o portfólio de projetos da organização, com seus projetos desdobrando-se em atividades e subatividades, através da página principal. A partir desta visualização central de todas as atividades é possível acessar informações mais detalhadas como, por exemplo, todos os lançamentos financeiros do projeto ou os indicadores de resultado. O GERCONTROL pode ser acessado a partir do seguinte endereço: 3

28 Figura 1.1 Página Inicial do GERCONTROL Para o usuário fazer o seu login no sistema ele deve informar o seu nome de usuário e senha, que foram previamente enviados por . A seguir são listadas as principais ferramentas do GERCONTROL: Descrição detalhada de projeto e atividades; Atribuição de responsáveis para cada tarefa; Cronograma; Controle de indicadores; Gráfico de priorização estratégica; Controle orçamentário; Controle financeiro; Galeria de imagens e documentos; e Relatórios gerenciais. 4

29 2. PÁGINA INICIAL Após o usuário efetuar o login no sistema, será exibida a página do Painel de Controle (Figura 2.1), que exibe todos os projetos cadastrados. Figura 2.1 Painel de Controle Nesta página são apresentas as seguintes informações: 1) Saudação e identificação do usuário logado; 2) Logo do cliente; 3) Logo da FGV; 4) Título da página; 5) Barra de Menus do Sistema; 6) Filtros de Portfólio e Objetivos Estratégicos; e 7) Lista de Projetos Cadastrados. O título da página inicial pode ser personalizado pelo cliente, sendo que nas demais páginas será exibido o título referente à página aberta, com identificação do portfólio ou projeto selecionado. 5

30 O GERCONTROL possui uma Barra de Menu contendo as seguinte opções: Menu - a partir desta opção o usuário pode alterar sua senha de login ou sair do sistema; Cadastro - permite acesso às listas de cadastro do sistema. Através dessa opção podem ser cadastrados projetos, portfólios, objetivos estratégicos, usuários e outras informações relevantes ao sistema; Relatório - oferece acesso aos relatórios gerados pelo sistema; Painel de Controle - exibe a página inicial do sistema com todos os projetos listados; e Mapa Estratégico - permite ao cliente cadastrar o mapa estratégico no sistema visando ao acompanhamento dos objetivos por indicadores e projetos. Esses menus serão detalhados em seções futuras deste manual. O sistema permite a visualização dos projetos cadastrados através de duas opções de filtro: portfólio e objetivo estratégico. O cadastro dos portfólios e dos objetivos estratégicos deve ser feito através da seção de cadastros do sistema (menu Cadastro ). Na página de cadastro do sistema é possível associar um projeto a um portfólio e a um objetivo estratégico. 6

31 3. CADASTRO DO PROJETO 3.1 Navegação por Projeto Uma das principais características do GERCONTROL é a facilidade de navegação através de uma estrutura denominada Estrutura Analítica de Projetos (EAP) (Figura 3.1.1), na qual é possível navegar pelos projetos, com qualquer nível de detalhamento necessário. Ao clicar sobre o nome do projeto, são abertas todas as suas atividades. Desta forma, a partir da página inicial é possível acessar toda a estrutura de um projeto. Figura Navegação pela Estrutura Analítica do Projeto (EAP) 3.2 Barra de Projeto Na tela de navegação da EAP, a barra de projetos permite a exibição de indicadores e botões de ação para os usuários (Figura 3.2.1). 7

32 Figura Botões e Indicadores da Barra de Projetos 1) Status do projeto 2) Nome do Projeto 3) Nível subsequente 4) Página de Detalhes 5) Resumo 6) Responsável 7) Comunicação 8) Galeria de Imagens 9) Galeria de Documentos 10) Gráfico de Gantt 11) Botão de Ação 12) Percentual de conclusão 13) Editar 14) Criar 15) Itens 16) Financeiro 1) Status do Projeto O indicador de status do projeto (Figura 3.2.2) exibe a situação atual do projeto, sendo que cada cor informa uma situação diferente, conforme a figura a seguir: 8

33 Figura Códigos de Status do Projeto Código Significado Projeto concluído Projeto sendo realizado dentro do prazo Projeto com prazo próximo de vencimento Projeto atrasado Projeto ainda não iniciado 2) Nome do Projeto Apresenta o nome do projeto cadastrado no sistema. 3) Nível Subsequente Quando ao lado no nome do projeto aparecer o símbolo, o projeto possui o detalhamento de atividades em nível inferior. Para acessar o detalhamento de atividades, basta clicar no nome do projeto com o botão esquerdo do mouse. 4) Página de Detalhes Este botão leva à página de detalhes, que será apresentada na seção Página de Detalhes. 5) Resumo Ao deixar o cursor do mouse sobre o nome do projeto, é exibido um bullet com o resumo das informações do projeto. Neste bullet são expostas as seguintes informações: nome do projeto, responsável, prazo inicial, prazo final, data de conclusão, justificativa, previsão e escopo. 9

34 6) Responsável Este indicador aparecerá quando o usuário logado for o responsável pelo projeto, facilitando a localização dos projetos de sua responsabilidade. 7) Comunicação Este ícone indica se há algum comunicado registrado para o projeto. Ele pode apresentar três cores, a saber: Cinza - quando não houver nenhum comunicado registrado; Verde - quando houver pelo menos um comunicado registrado; e Vermelho - quando houver pelo menos um comunicado registrado como problema. Esse recurso será explicado em detalhes na seção Cadastro do Projeto. 8) Galeria de Imagens Este ícone representa a galeria de imagens. Quando está na cor cinza, indica que não há nenhuma imagem atribuída. Ao apresentar qualquer outra cor, indica que há alguma imagem atribuída ao projeto. 9) Galeria de Documentos Este ícone representa a galeria de documentos. Quando está na cor cinza, indica que não há nenhum documento atribuído. Ao apresentar qualquer outra cor, indica que algum documento foi atribuído ao projeto. 10) Gráfico de Gantt Este botão abre uma página contendo o Gráfico de Gantt de um projeto, a partir do nível em que for clicado, e fornecerá informações detalhadas do cronograma. 10

35 A visão gráfica apresentada ainda é interativa, ou seja, se clicado em qualquer ponto da estrutura, a ferramenta direcionará o painel para o projeto acionado. 11) Botão de Ação Este botão dá acesso ao menu com as seguintes opções: Editar - para editar as informações de um projeto; Criar - para criar atividades para um projeto; Itens - para acessar os itens de um projeto; e Financeiro - para acessar o controle financeiro de um projeto. 12) Percentual de Conclusão Esta barra informa o percentual de conclusão de um projeto. É possível deixá-la em modo automático, onde o sistema calcula o quanto um projeto deveria ter sido realizado até a data corrente, ou no manual, com o responsável pelo projeto indicando o percentual concluído. Para selecionar uma das opções, basta clicar sobre a barra e escolher a opção desejada. 3.3 Cadastro de Projeto Para cadastrar um novo projeto, vá ao menu Cadastro > Projeto e selecione o botão Novo (Figura 3.3.1). 11

36 Figura Cadastro de um Novo Projeto Uma vez clicado o botão Novo, é aberta uma página cujo conteúdo está dividido em 7 (sete) abas, conforme discriminado abaixo: Cadastrar Projeto; Itens do Projeto; Orçamento do Projeto; Financeiro; Questão; Gestão de Risco; e Indicadores. O detalhamento de cada uma dessas abas é apresentado nas seções a Caso deseje editar as informações de um projeto, no Painel de Controle selecione a opção editar localizada na barra de menu do projeto (Figura 3.3.2). As atividades de um projeto são adicionadas na opção criar na barra de menu do projeto (Figura 3.3.2). Deve ser observado que os tipos de informações referentes aos projetos e às atividades são sempre os mesmos e tratados da mesma forma pelo sistema. Esta condição visa proporcionar flexibilidade na organização da estrutura do sistema, de acordo com as necessidades da organização usuária. 12

37 Figura Edição do projeto/ atividade e criação de atividade Cadastrar projeto Por esta aba é possível cadastrar as informações básicas de um projeto através dos seguintes campos (Figura ): 13

38 Figura Aba Cadastrar Projeto 1) Nome do Projeto - indicar o nome do projeto. 14

39 2) Escopo - descrever o detalhamento do projeto que será realizado, iniciando-se pela especificação do projeto e seus produtos, para depois explicar como ele será realizado. 3) Resultado Esperado - informar os objetivos e resultados esperados do projeto, incluindo-se suas entregas (produtos e/ou serviços). 4) Portfólio e Objetivo Estratégicos - indicar o portfólio e objetivo estratégico a que o projeto faz parte. 5) Data de Início e Prazo - informar a data estimada de início e de prazo final para o projeto. 6) Responsável - indicar o responsável pelo projeto. O responsável precisa estar cadastrado como usuário do sistema. 7) Área/Setor - registrar a área/setor de origem do projeto. 8) Priorização, Impacto e Alinhamento - estas atribuições são opcionais e indicam, respectivamente, a priorização dada pelo gestor ao projeto; o impacto no resultado, que pode ser em visibilidade, cumprimento de metas e economia; e o nível de alinhamento do projeto ao planejamento estratégico. 9) Ativo - para que não se perca nenhuma informação, os projetos e atividades no GERCONTROL não são excluídos, porém, caso entenda que aquele projeto não é mais útil ou pertinente, pode-se desmarcar esta opção, para que o projeto não mais seja visualizado. Caso posteriormente se tenha interesse em resgatar um projeto inativo, é possível fazê-lo na página de cadastro de projeto. 10) Associados - associar usuários ao projeto para que estes possam editar suas informações. Ver detalhes em Cadastro de Usuários. 15

40 11) Justificativa de Atraso e Previsão - informar a justificativa para um eventual atraso no projeto. No campo Previsão informar a nova provável data de finalização do projeto. Atenção: quando em atraso não modificar a data de prazo do projeto (Campo nº 5) para que não se perca a linha base do projeto. 12) Salvar - ao se efetuar qualquer modificação no projeto o usuário precisa salvar as suas alterações. 13) Finalizar - quando for finalizado o projeto, o usuário deverá utilizar esta opção para informar a data de conclusão. Quando concluído, aparecerá a seguinte informação: Figura Finalização do Projeto Itens do Projeto Os itens do projeto são ações e/ou produtos realizados pelo projeto, mas que não precisam ficar inseridos na EAP. Assim ao invés de criar a ação como atividade, cria-se um item (Figura ) que pode vir a ser uma reunião, viagem, produto, serviço ou outra ação que o usuário considerar necessário registrar. 16

41 Figura Cadastro de Item 17

42 3.3.3 Orçamento do Projeto Nesta aba (Figura ) é possível atribuir orçamento aos projetos a partir das fontes pagadoras cadastradas (ver mais detalhes na seção Cadastro de Fontes Pagadoras). Figura Cadastro de Orçamento do Projeto O sistema mostra o total que foi disponibilizado por fonte e o orçamento disponível para alocação nas atividades. Através dessa aba é também possível visualizar a distribuição do orçamento pelas atividades do projeto Financeiro Esta aba foi desenvolvida para o controle financeiro do projeto (Figura ). Nela é possível visualizar todos os lançamentos realizados no projeto. É importante destacar que a ferramenta já 18

43 está compatibilizada com a administração pública, compreendendo os campos de empenho, liquidação e pagamento. Figura Aba de Lançamentos Financeiros do Projeto Os lançamentos (Figura ) podem ser feitos diretamente para o projeto ou para um item ligado ao projeto. Para editar um projeto, basta clicar no ícone editar. Também é possível atribuir documentos e imagens ao lançamento financeiro, como notas de empenho e notas fiscais. 19

44 Figura Lançamento Financeiro A página de lançamento financeiro possui campos para registro para: Movimentação financeira - para registro do valor movimentado; Atribuições - para registro de informações sobre o tipo de pagamento; Favorecido - para registrar o recebedor do lançamento; e Aceite de conformidade - para, caso seja necessário, uma confirmação dos lançamentos realizados Questão Esta aba serve para registro de comunicados sobre o projeto (Figura ). É importante que durante a execução sejam registradas observações acerca da realização dos trabalhos e que sejam reportados problemas para que possam ser resolvidos. 20

45 Para criar um novo comunicado utilizar o botão Adicionar. Caso deseje editar um comunicado já criado utilizar o botão Editar. Figura Aba Questão 21

46 Figura Cadastro de Comunicado Ao inserir um comunicado, o ícone correspondente da barra do projeto ficará verde. Caso o comunicado seja relatado como problema, o ícone ficará vermelho Gestão de Riscos Ao trabalhar com projetos é preciso aceitar a existência de riscos e se preparar para a sua ocorrência. O Plano de Gerenciamento de Riscos contém a identificação dos riscos, a análise de sua probabilidade e impacto, o planejamento de respostas e as formas de monitoramento e controle. As informações necessárias a essa análise são inseridas através da aba Gestão de Riscos (Figura ). 22

47 Figura Página de Gerenciamento de Riscos Primeiramente os gerentes dos projetos devem identificar os riscos, observando todo o escopo do projeto e verificando as possíveis ocorrências no projeto como um todo e em cada etapa. Em seguida deve-se analisar qual a probabilidade de ocorrência, para depois descrever o seu impacto. A próxima etapa é o planejamento das respostas aos riscos, que são classificadas da seguinte forma: 23

48 Mitigar - esta estratégia implica na redução da probabilidade e/ou do impacto do risco para níveis aceitáveis. As ações de mitigação ou reduzem a probabilidade do risco vir a ocorrer ou trabalham para reduzir o seu impacto. Transferir - transfere-se o impacto e/ou a responsabilidade de resposta para um terceiro. O risco não é eliminado ou atenuado, somente transferido para um terceiro. Um exemplo deste tipo de ação é a adoção de um seguro. Evitar - para evitar um risco, altera-se o plano de gerenciamento do projeto de forma que o risco não mais ameace o projeto. Aceitar - a estratégia de aceitar o risco é adotada quando não se sabe como tratá-lo ou quando deixa-se para adotar uma estratégia somente na ocorrência do risco. Uma forma de aceitar ativamente o risco é adotar uma reserva de contingência para o projeto Indicadores Nesta aba são registrados os indicadores do projeto (Figura ). Para cada indicador deve ser registrado o seu nome, sua descrição, meta e resultado. É possível registrar metas parciais para serem atingidas ao longo do ano. Figura Aba de Indicadores do Projeto 24

49 3.4 Página de Detalhes Para visualizar as informações do projeto, sem que seja necessário entrar na página Editar, o usuário pode acessar a página de detalhes, a partir da barra do projeto, localizada no painel de controle do sistema, pelo ícone +. A página de detalhes (Figura 3.4.1) traz as informações básicas do projeto como: nome, escopo, resultado esperado, datas previstas de início e término e também os indicadores e o gráfico de Gantt, para melhor visualização do cronograma do projeto. 25

50 Figura Página de Detalhes 26

51 3.5 Galeria de Imagens A Galeria de Imagens (Figura 3.5.1) é acessada pela barra do projeto, localizada no painel de controle do sistema. Quando o ícone da Galeria de Imagens estiver cinza, nenhuma imagem foi inserida para o projeto, entretanto, quando o ícone estiver colorido, que há imagens inseridas para aquele projeto. indica 27

52 Figura Galeria de Imagens 28

53 3.6 Galeria de Documentos A Galeria de Documentos (Figura 3.6.1) é acessada pela barra do projeto, localizada no painel de controle do sistema. Quando o ícone da Galeria de Documentos estiver cinza, nenhum documento foi inserido para o projeto, quando o ícone estiver colorido documentos inseridos para aquele projeto., indica que há Figura Galeria de Documentos 29

54 4. CADASTRO A partir do menu de Cadastro são criados os projetos, além de itens que serão compartilhados por todos os projetos (Figura 4.1). Figura 4.1 Menu de Cadastro Ao acessar qualquer um dos cadastros, será aberta uma página com a possibilidade de procurar os itens já criados ou então criar um novo cadastro (Figura 4.2). 30

55 Figura 4.2 Cadastro 4.1 Cadastro de Projeto A partir desta página são criados os projetos no GERCONTROL, para fazê-lo selecione o botão Novo. A partir desta página também é possível visualizar todos os projetos já criados, inclusive os inativos. 4.2 Cadastro de Usuários A partir desta página são criados os acessos de usuários. No cadastro de usuário é necessário atribuir um perfil de acesso para cada usuário. Este perfil de acesso define como um usuário utilizará o sistema como um todo. A liberdade de acesso a cada projeto é definida na página de Cadastro do Projeto, indicando as atribuições de responsabilidade e associação do usuário ao projeto. Perfis de acesso ao sistema: Visualizador - cadastro somente para as páginas de visualização, sem acesso para editar, inserir ou excluir nenhuma informação do sistema. 31

56 Projetos - usuário padrão, este usuário pode editar projetos desde que tenha sido atribuído como responsável ou usuário de um projeto. Este usuário não tem acesso às páginas de cadastro. Administrador - além de poder editar projetos, este usuário tem acesso às paginas de cadastro. SuperUser - este usuário é somente para os administradores do sistema que têm autorização para editar quaisquer informações dentro do sistema. 4.3 Cadastro de Fonte Pagadora Para poder atribuir um orçamento a um projeto é necessário que primeiro sejam cadastradas as fontes pagadoras neste campo. O cadastro das fontes deve obedecer à nomenclatura vigente da instituição do cliente. 4.4 Cadastro de Área/Setor Nesta página (Figura 4.4.1) devem ser cadastradas as áreas/setores da instituição de modo a se atribuir a cada projeto a sua respectiva área de origem. É possível definir uma hierarquia entre as áreas, reproduzindo o organograma da instituição. 32

57 Figura Cadastro de Área/Setor 4.5 Cadastro de Portfólio Nesta página são cadastrados os portfólios de projetos. A divisão de projetos em portfólios facilita a sua gestão. Usualmente os portfólios têm sido empregados no sistema para divisão de projetos por ano, especificidade ou região. Na página de portfólio também é possível atribuir os objetivos estratégicos aos portfólios. Para tal, é necessário primeiro cadastrar os objetivos para em seguida associá-los a um portfólio. 4.6 Cadastro de Objetivo Estratégico Para as instituições que trabalham com o planejamento estratégico, o sistema pode ser organizado por objetivo estratégico. Também é possível inserir no sistema um mapa estratégico. Para utilizar tal opção, é necessário entrar em contato com o administrador do sistema. 4.7 Cadastro de Fornecedor Este cadastro é utilizado para inserir as informações referentes a um fornecedor para que seja facilitado o processo de lançamentos financeiros do sistema. 33

58 4.8 Cadastro de Centro de Custo Este cadastro também é parte das informações financeiras do sistema. Além de definir a fonte pagadora para o orçamento do projeto, é possível cadastrar o centro de custo do projeto. 5. RELATÓRIOS O GERCONTROL possui relatórios gerencias que auxiliam o usuário a obter de forma detalhada informações de um projeto específico ou de um grupo de projetos. O usuário poderá selecionar um dos 5 (cinco) relatórios disponibilizados pelo sistema (Figura 5.1): Relatório Financeiro; Relatório de Lançamentos; Relatório de Auditoria; Relatório de Gestão de Riscos; e Relatório de Atividades. Figura 5.1 Menu de Relatórios do GERCONTROL 34

59 5.1 Relatório Financeiro O relatório financeiro (Figura 5.1.1) mostra a posição consolidada do orçamento dos projetos. É possível exportar este relatório para os formatos xls ou pdf. Figura Relatório Financeiro 5.2 Relatório de Lançamentos O relatório de lançamentos (Figura 5.2.1) mostra todos os lançamentos financeiros inseridos no sistema. Existem diversas opções de filtros para a realização de uma busca mais refinada aos lançamentos disponíveis, permitindo ao usuário extrair somente as informações que lhe são relevantes. 35

60 Figura Relatório de Lançamento 5.3 Relatório de Auditoria O relatório de auditoria (Figura 5.3.1) permite visualizar todas as alterações que foram feitas no GERCONTROL em um determinado período. As informações são disponibilizadas por usuário. 36

61 Figura Relatório de Auditoria 5.4 Relatório de Gestão de Riscos O relatório de gestão de riscos (Figura 5.4.1) exibe todos os registros de riscos que foram inseridos no sistema. O levantamento dessas informações é importante para fazer o acompanhamento dos riscos do projeto. Figura Relatório de Gestão de Riscos 37

62 5.5 Relatório de Atividades Por fim, o relatório de atividades (Figura 5.5.1) exibe as informações básicas do projeto, tais como status, prazos, escopo e resultados esperados. Pode ser filtrado por projeto, responsável ou área. A ferramenta auxilia a gestão do cotidiano da equipe do projeto, uma vez que é possível exportar as informações das atividades que a equipe terá que desenvolver em diversos projetos. Figura Relatório de Atividades 38