DocBase. Funcionalidades Globais. Manual de referência Versão para Windows LISBOA

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1 Maria José Ferreira Rafael António DocBase Funcionalidades Globais Manual de referência Versão para Windows LISBOA Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. 2003

2 Manuais editados com a DocBase DocBase: Gestão de Informação Documental DocBase: Gestão de Linguagens Documentais DocBase: Gestão de Empréstimos DocBase: Gestão de Publicações em Série DocBase: Gestão de Aquisições DocBase: Mini-micro CDS/ISIS DocBase: Utilitários para Gestão de Bases de Dados DocBase: Redes Locais DocBase: Programação Pascal DocBase: Curso de MS-DOS para DocBase DocBase: Curso de Windows/Word para DocBase DocBase: Gestão de Informação Documental - Versão para Windows A informação contida neste documento está sujeita a alteração sem aviso prévio. Este manual destina-se exclusivamente aos clientes que utilizam a DocBase e nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida ou transmitida em qualquer suporte ou qualquer meio, electrónico ou mecânico, qualquer que seja a finalidade sem autorização expressa, dada por escrito, pela DID - Documentação, Informática e Desenvolvimento Ldª DID - Documentação, Informática e Desenvolvimento Ldª. Reservados todos os direitos de autor. DocBase é uma marca registada pela DID - Documentação, Informática e Desenvolvimento Ldª. 1ª edição, 2000 Página 2

3 SUMÁRIO SUMÁRIO...4 OBJECTIVOS...5 INSTALAÇÃO DO PROGRAMA...7 DESCRIÇÃO DAS FUNCIONALIDADES...10 ACESSO AO PROGRAMA...10 Selecção de bases de dados...12 Edição...14 Barra de menus...15 Funcionamento da Docbase em rede...21 Barra de ferramentas de edição...21 Barra de ferramentas da base de dados...23 Barra de Secções...24 Pesquisa de Informação...25 Pesquisa booleana...29 Operadores de pesquisa...29 OU lógico (inclusivé)...29 E lógico...30 NÃO lógico (ou Excepto)...30 Truncatura $...31 Selecção de campo ( )...32 Sintaxe de expressões de pesquisa...32 Pesquisa em texto livre...35 Histórico...36 Última pesquisa...37 Navegação integral...38 Pesquisa pelo índice...40 Pesquisa por thesauri...41 Utilitários...42 Importação...43 Exportação...44 Actualização do Índice...46 Reinicialização de Bases de Dados...49 Substituição...50 Criar Bases...54 Duplicar Bases...55 Remover Bases...56 Impressão de registos...57 Criação de Termos...68 Configuração...69 Administração...69 Localizações...69 Gestão de Acessos...71 Gestão de Bases...76 Visual...80 Número de cores...81 Fontes...81 Fundos...81 Edição...81 Fontes...82 Configuração da Edição...82 Pesquisa...83 Associações...83 Sistema...85 Página 3

4 Sumário - Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. Este manual apresenta funcionalidades genéricas da DOCBASE para Windows. Funciona em ambiente de 32 bits, com os sistemas operativos Windows 95, Windows 98 e Windows A Docbase integra um conjunto de bases de dados para diferentes tipos de informação bibliográfica, jurídica, museológica, arquivística, legislação e jurisprudência. A única diferença entre cada base é a natureza dos dados, folhas de recolha, formatos de visualização, impressão e pontos de acesso para pesquisa de informação. As funções disponíveis são idênticas em qualquer base de dados, o que simplifica a utilização da aplicação e a adaptação dos utilizadores. Este manual constitui um texto de introdução geral permitindo a imediata aprendizagem do modo de funcionamento de qualquer base de dados instalada. Página 4

5 Objectivos A utilização de bases de dados documentais assenta em duas funções principais: criação e/ou manutenção de registos e consulta de informação. As bases de dados são fundamentais em qualquer sistema de gestão integrada de informação em bibliotecas, arquivos e museus pelo que a génese destes processos está na disponibilidade dos registos com a descrição fisica dos documentos e acesso imediato à informação que contêm. A DocBase definiu como prioritaria a constituição das bases de dados na area da cultura, podendo afirmar-se que é a única aplicação portuguesa a oferecer em simultaneo o tratamento de informação neste universo. Este desempenho só é possível porque a DocBase é uma aplicação desenvolvida por especialistas em informática documental que conhecem e acompanham há vários anos as necessidades e expectativas de bibliotecários, arquivistas e conservadores de museus. Sendo certo que a criação e manutenção de registos constitui a operação fundamental através da qual se torna acessível aos utilizadores todo um manancial de informação, foi decidido que a versão para ambiente Windows iria manter o conjunto de funcionalidades que fizeram escola em ambiente MS DOS, bem como outras sugeridas por evoluções tecnológicas e necessidades de trabalho. Ao nível da consulta e pesquisa de informação a apresentação das opções e a ergonomia geral tem em conta a observação directa dos utilizadores no seu ambiente de trabalho. A informação é um bem essencial para o desenvolvimento das sociedades, mas só através do seu tratamento por profissionais competentes se consegue eliminar o ruído e silêncio originados pela falta de preparação em tal domínio. Este facto e a preocupação dos profissionais da informação em conseguir proceder ao tratamento documental no mais curto espaço de tempo com elevados padrões de qualidade fez com que as funcionalidades de criação e edição de registos agora disponíveis englobassem os mais avançados conceitos. A criação de novos registos tanto pode ser realizada a partir de uma folha de recolha de dados vazia, onde os dados terão de ser digitados como a partir de um outro registo já existente com informação semelhante. Os vários campos são validados a partir do índice geral ou de um ou mais thesauri que estejam disponíveis na Docbase e sejam adequados ao campo em tratamento. Página 5

6 Ocorrendo por vezes documentos ou peças com campos comuns, foi alargado o conceito de dados pré-definidos, através do qual se permite a disponibilidade de um número ilimitado de ficheiros com informação própria de cada documento. A manutenção da base de dados implica a periódica correcção dos registos, pelo que a sua edição é uma tarefa complexa. Para facilitar o trabalho dos técnicos, foi este trabalho grandemente simplificado através de várias opções. O rápido crescimento das bases de dados implica o reaproveitamento de registos existentes reduzindo o volume de dados a digitar. Por tal motivo tornou-se possível criar duplicados a partir da pesquisa e posterior integração dos registos seleccionados numa base de dados. A pesquisa foi muito desenvolvida tornando possível o recurso a thesauri para selecção de termos de pesquisa. É também possível a pesquisa em mais do que uma base de dados o que alarga significativamente o acesso à informação existente em cada organização. Em resumo, podemos dizer que as ferramentas de edição e pesquisa foram orientadas para: 1 - eficácia e eficiência no tratamento documental; 2 - integridade e segurança da informação; 3 - rapidez no acesso à informação; tendo sempre em vista o utilizador final. Por outro lado, sendo necessária a coabitação de bases de dados contendo diferentes tipos de informação, foi também nosso objectivo conseguir uma única forma de diálogo entre o utilizador e o programa de modo a facilitar a aprendizagem e operação do sistema, qualquer que seja o tipo de informação bibliográfica, arquivista, museológica. E estes são os objectivos que deram origem à DocBase e que serão descritos com detalhe nos capítulos seguintes. Página 6

7 Instalação do Programa Esta versão mantem a tradição da nossa empresa em fornecer aplicações de simples instalação e utilização, tanto em monoposto como em rede local. Para instalar a DocBase em monoposto bastará colocar o CD no leitor de CDs do computador, inicializando-se a instalação automática. Em caso contrário executar o ficheiro setup.exe contido no CD. Aparecerá a seguinte imagem no ecran: Existem dois conceitos muito importantes, disponíveis como utilitários para a gestão das bases de dados instaladas - REINICIALIZAR e DUPLICAR. REINICIALIZAR uma base de dados significa que toda a informação existente será destruida. Mas se é a primeira vez que vai utilizar a base de dados, então esta função recriará uma estrutura de dados nova. Apesar de poder existir a directoria com o nome da base de dados, esta poderá não estar criada, o que é assinalado por um símbolo especial quando se selecciona BASES. Com esta operação, irá activar-se a estrutura de dados ficando a mesma disponível para funcionamento. Cuidado - nunca usar esta função se não tiver a certeza da operação a efectuar. DUPLICAR uma base de dados significa que irá criar-se um directório com o nome da nova base de dados ficando nele contido todo o conjunto de ficheiros necessários para correcto funcionamento. Apenas terá de se indicar a classe da base de dados - o tipo de estrutura - e esta opção desenvolverá Página 7

8 todos os processos exigidos como inclusão na lista de bases e inicialização dos ficheiros. Concluida a instalação, pode verificar-se, através do explorador do Windows, a estrutura dos directórios que constituem a aplicação: WINDOWS DocBase.ini Bti.ini DOCBWIN Executaveis e configurações DBSYS Recursos das bases de dados BASES Bases dados BTI Ficheiros do motor de dados Btrieve DBCLP Ficheiros Temporários DBCFG Dbcfg.bsx Dboplog.log AQI Documentos SER Atrasos.did Atrasos.rtf Trabalho Ficheiros Temporários EMP Ficheiros Temporários IMG Ficheiros Multimédia Página 8

9 Os directorios EMP, AQI e SER são específicos de cada um dos módulos de Empréstimos, Aquisições e Séries, respectivamente. A DocBase distribui os ficheiros de uma forma lógica. No caso das bases de dados, estas são guardadas em subdirectorias com nome igual ao de cada base. O sistema assume que a existência da directoria corresponde à activação de uma base de dados. Existe um utilitário para executar esta activação, não sendo necessário criar antecipadamente a subdirectoria. Não se descreveu aqui a forma de instalação em rede por ser uma tarefa da responsabilidade dos técnicos da DID. Saliente-se, no entanto, que ao modificar uma configuração existente, quer se trate da localização de ficheiros, quer das bases, irá ser actualizado o ficheiro DBCfg. No caso de uma rede, o Dbcfg é comum a todos os postos de trabalho pelo que qualquer alteração se repercute em toda a rede. Podem ser alterados os parâmetros Edição e Pesquisa por serem locais. Página 9

10 Descrição das Funcionalidades ACESSO AO PROGRAMA A aplicação DocBase surge com uma filosofia nova decorrente da plataforma em que se apresenta: Windows. Os módulos são autónomos, não obstante se garantir uma maior integração dos dados, através de uma interactividade mais profunda, visando sempre a economia de tarefas e a não repetição de informação. O ecran de entrada/apresentação da DocBase possui uma disposição diferente para as opções disponíveis: os vários módulos encontram-se individualizados e representados por botões. Para dar início ao programa, deve seleccionar-se o ícone da DocBase, através do botão Inicio Programas DocBase, premindo o botão esquerdo do rato uma vez, ou seleccionando o ícone e premindo Enter, tal como é característico de todas as aplicações do Windows. De seguida, e já dentro da DocBase, surge o ecran da aplicação: Página 10

11 Para mais informações relativas à aplicação, premir o rato sobre a palavra DocBase, acedendo a um quadro em movimento que apresenta o número da versão, a data em que foi implementada, bem como outras informações de interesse. Para seleccionar qualquer opção, utilizar a tecla Alt em conjugação com a letra sublinhada relativa à opção pretendida, ou premir o rato sobre a mesma, como já foi referido. Ao seleccionar qualquer opção, abre-se uma janela devendo introduzir-se o nome e password: Página 11

12 Selecção de bases de dados A opção Base permite seleccionar a base em que se pretende trabalhar. Por defeito aparece sempre o nome da base em que esteve a trabalhar-se na sessão anterior. As bases de dados disponiveis aparecem em janela, como se vê no exemplo a seguir. Para se seleccionar uma base, premir o rato sobre a base pretendida, ou através das teclas e premir Enter. Ao longo de toda a aplicação, os botões Ok e Cancelar servem, respectivamente, para confirmar a opção seleccionada, ou para cancelar a operação. Quando se regressa ao ecran inicial da aplicação, pode constatar-se que, no canto inferior esquerdo, se encontra o nome da base seleccionada. Este botão permite ter acesso a uma informação mais completa relativamente à base seleccionada, como o tipo de base, o número de registos, etc. Página 12

13 Este botão permite mudar o perfil do utilizador, inibindo ou autorizando o acesso a determinadas funções. Este botão permite abandonar a aplicação. As opções Linguagens Documentais, Empréstimos, Séries e Aquisições são módulos específicos, relativamente aos quais deverá consultar o respectivo manual. As opções Pesquisa, Catalogação e Utilitários são funções comuns a todas as aplicações pelo que se descrevem neste manual. Não são descritas as bases de dados, modelos de recolha de dados e formatos de visualização, os quais constam do manual próprio de cada base de dados. Página 13

14 Edição A edição de registos consiste no carregamento de dados dentro de uma base de dados seleccionada. Esta opção reveste-se da maior importância, uma vez que é através dela que se disponibilizam os dados a serem consultados pelos utilizadores finais. Portanto, no processo de carregamento dos registos, importa realçar que os dados introduzidos devem obedecer a um controlo de termos, de modo a permitir o uso de uma linguagem coerente e uniforme, facilitando ao utilizador o acesso à informação. Ao entrar nesta opção, acede-se de imediato ao último registo em que se esteve a trabalhar-se na sessão anterior. Barra de ferramentas da edição Barra de ferramentas da base de dados Barra de Barra de menus secções Ajuda relativa ao campo seleccionado Visualização do registo em edição, segundo formato seleccionado. Edição de dados/campos Página 14

15 Barra de menus Registo Permite percorrer os registos da base de dados. Primeiro (Ctrl+Alt+Left) Mostra o primeiro registo. Anterior (Alt+Left) Mostra o registo anterior. Próximo (Alt+Right) Mostra o registo seguinte. Último (Ctrl+Alt+Right) Mostra o último registo. Apagar Permite apagar um registo já existente, no todo ou em parte. Esta opção oferece-lhe a possibilidade de apagar o registo, de apagar o conteúdo mantendo o registo, ou apagar simultaneamente o registo e o conteúdo. Apagar registo Apaga o registo. Apagar todos os campos Apaga de uma só vez todos os campos do registo, mantendo o registo vazio para introdução de novos elementos. Esta opção só é utilizada quando se preenchem os campos imediatamente a seguir; caso contrário a aplicação não deixa sair do registo sem que, pelo menos, o campo correspondente ao título esteja preenchido. Apagar todos os campos e o registo Apaga todos os campos e o registo, podendo recuperar o registo mas não os campos. Recuperar A recuperação dos registos compreende: Recuperar registo integral Recuperação integral do registo com os dados nele contidos. Recuperar registo vazio Recuperação do registo sem dados, para introdução de novos dados. Criar A criação de um registo compreende: Criar Novo Registo (Ctrl+N) Criando um novo registo, acede-se a uma folha de dados vazia, podendo dar-se início ao seu preenchimento. Para gravação de um registo é necessário que esteja preenchido, pelo menos um campo. O campo titulo é de preenchimento obrigatório. Duplicar Registo Actual A duplicação, tal como o nome indica, cria um registo novo com os elementos do registo que deu origem á duplicação. Esta Página 15

16 funcionalidade é importante para introdução de novas edições e/ ou reimpressões de uma mesma obra. Gravar (Ctrl+G) A gravação é a operação que permite memorizar o registo na base de dados. Este icone grava registos já introduzidos na base de dados mas que estejam em processo de alteração Reler (F5) Esta opção só fica activada quando se efectua uma alteração num registo e antes de o gravar. Repõe o registo tal como estava antes de ser alterado. Usando a tecla Esc, anula-se a alteração feita num dado campo. Voltar ao MFN Volta para o último registo editado. Sair Para sair do programa, seleccionar a opção Sair, ou premir o botão X que se encontra no canto superior direito do ecran. Dados pré-definidos Esta opção permite a criação de um conjunto de registos cujos dados poderão ser comuns a vários registos. Para tal deverá abrir-se um registo novo, preencher os campos com os dados pretendidos e, por fim, gravar o registo atribuindo-lhe um nome e uma breve descrição. Gravar Dados pré-definidos: Gravar permanente Estes dados ficam gravados para serem usados noutras sessões. Activar para sessão Esta opção permite criar uma cópia do registo, sem haver gravação, durante o preenchimento de uma ficha. Para desactivar esta opção, deverá retirar-se do sub-menu Dados Activos: temporário para sessão, que se encontra no menu de dados pré-definidos. Adicionar dados pré-definidos instantâneos Permite acrescentar dados pré-definidos já gravados. Esta opção é pontual, ficando desactivada quando se grava o registo. Seleccionar dados pré-definidos Sabendo previamente que o registo a preencher tem campos semelhantes a algum pré-definido, esta opção permite seleccioná-lo de modo a que, cada registo novo seja preenchido com os elementos dos campos pré-definidos. Página 16

17 Estados Permite activar/desactivar a auto-actualização de registos, editar registos pesquisados e editar registos duplicados. Auto-actualizar registo Após alterar qualquer campo de um registo, os dados são guardados sem o pedido de confirmação. Edição de sub-conjunto Por estar directamente ligada à pesquisa, esta função só se encontra activada depois de efectuada uma selecção na pesquisa. Durante a edição de um sub-conjunto, pode fazer-se uma pesquisa, mas, apenas em forma de consulta e não de edição. Utilitários Permite pesquisar a base de dados e validar o campo onde se encontra o cursor. Validar campo (F4) A validação dos dados pode ser feita de duas formas: pelo índice da base de dados, ou pelo Thesaurus activo para o campo em edição. A característica predominante de todas as bases de dados que integram a DocBase é a validação de dados em linha que consiste, fundamentalmente, em digitar uma única vez qualquer palavra ou frase, independentemente do número de ocorrências que venham a verificar-se durante a vida activa da base de dados. Os índices de pesquisa são criados à medida que termos novos vão surgindo em cada registo. Um dos grandes desenvolvimentos da Docbase foi a criação do módulo de Linguagens Documentais que permite carregar qualquer linguagem documental normalizada. Assim sendo, é possível, no acto da criação de registos, indexar documentos automaticamente, quer a partir do índice da base, se os termos já existirem, quer dos thesauri, se os termos forem novos. Página 17

18 Para validar, deve definir-se a raíz do termo. De seguida, premir F4, acedendo-se ao índice do campo a ser validado. De notar que aparecem no índice, em negrito, as entradas que podem ser utilizadas para o campo em validação. Apresenta a folha do registo seleccionado, que corresponde ao que está sombreado na janela do lado direito. Com tal facilidade, torna-se mais simples o acesso a qualquer registo para alterar o seu conteúdo, ou adicionar informação complementar. O conteúdo do registo seleccionado é copiado para aquele onde se estava antes da validação. De tomar em atenção que a informação anterior é substituída pela do registo seleccionado. Permite visualizar o conteudo dos registos seleccionados. Atraves desta opção será possivel visualizar o conteudo dos registos seleccionados. Extrai do índice o termo seleccionado e coloca-o no campo. Quando o termo não existir, premir a tecla Esc para introduzir novo termo no campo Posicionar por campo (F3) Permite posicionar-se no campo pretendido. Apesar da separação dos campos por grupos de informação, torna-se possível seleccionar directamente um dos campos, através desta opção. Os campos a negrito são os que estão disponíveis na folha de dados que está a ser utilizada. Ocorrências (Ctrl +O) Esta opção mostra as ocorrências existentes num campo do registo. Página 18

19 Pesquisa (Ctrl +P) Esta opção distingue-se do módulo da Pesquisa por permitir a edição. Assim, todas as pesquisas executadas são utilizadas directamente pelo menu de edição. Coloca-se directamente no registo seleccionado que corresponde ao que está sombreado na janela da direita. Ao seleccionar um registo no modo da pesquisa da edição e accionando a função de Copiar, tem-se acesso ao seguinte ecran: Página 19

20 Novo Registo Criação de um novo registo com importação dos dados do registo actual; Registo Actual Os dados do registo actual são substituídos pelos do registo seleccionado. Permite visualizar a descrição completa do registo seleccionado na janela de títulos. Permite seleccionar um termo do índice para inserir na expressão de pesquisa. No fundo do ecran, encontram-se ainda três tipos de informação, relativas ao desenvolvimento do preenchimento do registo.? Ajuda Informações sobre a natureza do campo, com exemplos para o seu preenchimento. Premindo o rato sobre este botão, obtem-se a informação referente ao campo onde se encontra o cursor. Essa informação também fica acessível passando com a seta do rato sobre qualquer um dos campos. Visualização Permite visualizar os dados à medida que se vão preenchendo os campos. Para isso, disponibiliza os vários formatos que, no caso da base ISBD, são: Todos os campos (com as etiquetas respectivas) Completa (campos com o respectivo nome) Internet ( Formato Internet) Biblio ( Formato para bibliografias e indices) Valid ( formato de validação) ISBD (formato normalizado ISBD) NP405 (formato normalizado da norma NP405) Através do rato, pode ampliar a janela de modo a aumentar a área de visualização. Página 20

21 Espaço do registo em bytes Nº de ocorrências do campo onde está o cursor Número de campos preenchidos no registo; Nº de caracteres preenchidos no campo onde está o cursor Etiqueta do campo onde se encontra o cursor; Funcionamento da Docbase em rede Quando várias pessoas estão a proceder à introdução de dados em rede, será necessário ter em atenção as regras seguintes: em cada momento, só um utilizador poderá alterar um dado registo. Se alguém tentar executar uma alteração, aparecerá no fundo inferior esquerdo do ecran uma mensagem indicando que o registo está bloqueado e a folha de recolha de dados fica em tom cinzento; Porém todos os utilizadores poderão, em simultâneo, executar pesquisas e visualizar quaisquer registos. Quando está a trabalhar-se em rede devem ser tomados alguns cuidados na administração da base de dados. As operações seguintes não podem ser realizadas quando existem vários utilizadores a aceder á base de dados: importação de registos; criação do índice de pesquisa; segurança de dados (cópia dos ficheiros base.bst e base_.idx para uma unidade de segurança). Barra de ferramentas de edição Com esta opção, torna-se possível um acesso rápido a algumas das funções mais importantes descritas na barra de menus. Página 21

22 Mostra o registo anterior Mostra o último registo Nº total de registos da base de dados Mostra o registo seguinte Nº do registo actual Mostra o primeiro registo da base de dados Criar registo novo Apagar registo Cancelar alterações Gravar Recuperar registo Activar/desactivar auto-gravação de registos Gravar dados pré-definidos Pesquisar na base de dados em edição Aplicar dados pré-definidos ao registo em edição Editar sub-conjuntos Página 22

23 Barra de ferramentas da base de dados Permite seleccionar a base de dados a editar, escolher o modelo de recolha de dados e posicionar-se directamente num campo pretendido. Permite, sem sair da aplicação, seleccionar outra base de dados. Poderá aproveitar-se as facilidades do Windows para copiar dados entre registos de bases de dados diferentes. Permite seleccionar a folha de recolha de dados em que se pretende trabalhar em função do tipo de documento que se está a tratar. Para isso, tem-se acesso ao seguinte ecran: Janela com o nome de todos os campos existentes na folha, por ordem alfabética, que permite o posicionamento directo na folha. Página 23

24 Barra de Secções Tendo em vista uma simplificação das tarefas e de modo a poder suportar todos os campos necessários à recolha de dados, a barra de secção agrupa estes campos segundo temas de informação. É, ainda, possível uma especilização por tipo de tarefa (catalogação, indexação, multimédia) muito útil no trabalho em rede onde existem vários técnicos em simultâneo, Contém as várias secções que dividem uma folha de recolha de dados. Premindo cada uma delas, posiciona o ecran na respectiva secção. Página 24

25 Pesquisa de Informação Entende-se por pesquisa de informação o conjunto de operações que permitem seleccionar, dentro de uma base de dados, registos com características comuns. Uma das principais características da DocBase é a possibilidade de execução de expressões de pesquisa baseadas na álgebra booleana, a qual se expressa através de operadores lógicos. Colocando os operadores lógicos entre termos de pesquisa, pode definir-se com precisão as classes de registos a pesquisar em resposta às nossas necessidades de informação. A pesquisa de informação é realizada a partir dos termos existentes nos campos dos registos e que se estabeleceram como entradas do índice. Assim, por exemplo, se forem definidas como entradas do índice as palavras do título de um documento, será possível encontrar o registo correspondente ao documento através de qualquer uma destas palavras. De forma idêntica, podem definir-se como entradas do índice o título, o autor, os descritores, etc. (O tipo de entradas por palavra tem como inconveniente a possível ocorrência das mesmas em campos diferentes, sendo difícil discriminar se uma frase foi retirada de um título ou de um descritor.) Exemplo: ECONOMIA Esta palavra tanto pode pertencer ao título, como ser um descritor. Com vista a ultrapassar esta dificuldade, é usual que no índice de pesquisa se precedam os termos com um radical identificador, ficando então: TI ECONOMIA (título) DE ECONOMIA (descritor) ECONOMIA (palavra extraída do título ou descritor) O índice de pesquisa é uma lista ordenada de todas as entradas seleccionadas. Este índice pode ser pesquisado através da combinação das várias entradas existentes. Esta linguagem de pesquisa por si só não é suficiente para a recuperação da informação pois é necessário conhecer os termos disponíveis em cada base de dados. Página 25

26 É muito importante prever com rigor o conjunto de necessidades de informação pois, só assim, poderá antecipar-se a definição do conteúdo do índice de pesquisa. Existe sempre um compromisso entre o que se deseja pesquisar e o que é tecnicamente pesquisável, pois quantos mais pontos de acesso existirem maiores são os ficheiros e, consequentemente, maiores os problemas de espaço ocupado e tempo de criação do índice. A DocBase disponibilizou funções destinadas à pesquisa de informação que permitem, em particular: - visualizar o índice de termos e usá-lo como auxílio na formulação das pesquisas ; - elaborar expressões de pesquisa; - visualizar os respectivos resultados; - visualizar secções seleccionadas da base de dados; - rever a lista de expressões e pesquisa formuladas; - repetir e/ou editar expressões de pesquisa anteriores; - seleccionar um formato de visualização diferente. Todas as opções disponíveis são aplicadas à base de dados seleccionada. A escolha dos termos de pesquisa e a constituição das respectivas expressões é muito simples e, para o efeito, cada termo está precedido de um identificador. A pesquisa de informação encontra-se dividida em várias secções. PESQUISA Pesquisa Booleana Execução de pesquisas usando operadores booleanos e truncatura. Pesquisa em texto livre Execução de pesquisas em campos não indexados. Histórico Visualização das pesquisas já efectuadas e sua reexecução. Última pesquisa Visualização da última pesquisa efectuada. Navegação integral Percorrer os registos da base de dados seleccionada. O princípio geral em que assenta a pesquisa é o da visualização dos termos existentes no índice para, com estes, se construir a expressão de pesquisa. Página 26

27 Através dos Escolhem-se os termos Documentos respeitantes índices existentes para construir a cada termo seleccionado disponíveis a expressão de pesquisa Expressão de pesquisa Operador booleano seleccionado Página 27

28 Seleccionar a base ou mudar de base sem sair do programa. Pesquisa através dos thesauri disponíveis. Seleccionado o thesaurus, ele apresenta a árvore de termos. Escrevendo o termo pretendido, posiciona o cursor no termo em questão. Executar a expressão de pesquisa e visualizar o resultado. Apagar a expressão existente na caixa Expressão de pesquisa. Visualizar a descrição completa do registo seleccionado na janela de títulos. Adiciona o termo seleccionado no índice de pesquisa à expressão de pesquisa. Se a expressão de pesquisa já existir, o termo é precedido pelo operador booleano seleccionado. Página 28

29 Pesquisa booleana A pesquisa booleana consiste na construção de uma expressão de pesquisa a partir dos termos existentes no índice de pesquisa, de forma a satisfazer o critério desejado. Os vários termos que constituem a expressão de pesquisa são separados por operadores booleanos que permitem restringir ou alargar o resultado da expressão. A construção do índice de pesquisa é baseada na adição de um prefixo, por exemplo, TI para Título e AU para Autor, limitado por aspas, aos termos existentes no respectivo campo. Bastará premir o botão esquerdo do rato sobre a lista de termos existentes para que estes sejam copiados para a zona da expressão de pesquisa, arrastando consigo o respectivo prefixo. Operadores de pesquisa Podem combinar-se dois ou mais termos de pesquisa numa expressão, usando operadores de pesquisa, que indicam a relação a estabelecer entre os mesmos termos de pesquisa. OU lógico (inclusivé) O Ou lógico é o operador de união. O símbolo utilizado para indicar esta operação é o sinal mais (+). O resultado da união de dois termos (A+B) corresponde ao conjunto de registos obtidos entre os registos associados a cada termo. Caso um ou mais registos sejam comuns aos dois termos, estes irão constar uma única vez. Assim, o resultado da expressão de pesquisa A + B é uma hit list que contém os registos com termos idênticos à expressão A, à expressão B, ou a ambas. A ordem pela qual os termos são introduzidos é irrelevante. Exemplo: A expressão de pesquisa DE AVALIAÇÃO DO AMBIENTE + DE RECURSOS NATURAIS encontrará todos os registos que contenham os descritores AVALIAÇÃO DO AMBIENTE ou RECURSOS NATURAIS; AU DIRECÇÃO-GERAL DOS RECURSOS NATURAIS + DE EFEITOS NO AMBIENTE Página 29

30 E lógico encontrará todos os registos que contenham ou o autor DIRECÇÃO-GERAL DOS RECURSOS NATURAIS, ou o descritor EFEITOS NO AMBIENTE, ou ambos. O E lógico é o operador de intersecção. O símbolo utilizado para indicar esta operação é o asterisco (*). O resultado de um E lógico entre dois termos (A e B) é o conjunto de registos que contém, obrigatoriamente, os dois termos. Para a expressão de pesquisa A * B, os registos obtidos são todos aqueles que são indexados simultaneamente pelos dois termos. À semelhança do que acontece com o operador OU, também aqui a ordem de introdução dos termos é irrelevante. Exemplo: DE AVALIAÇÃO DO AMBIENTE * DE RECURSOS NATURAIS encontrará todos os registos que contenham simultaneamente os descritores AVALIAÇÃO DO AMBIENTE e RECURSOS NATURAIS; AU DIRECÇÃO-GERAL DOS RECURSOS NATURAIS * DE EFEITOS NO AMBIENTE encontrará todos os registos que contenham simultaneamente o autor DIRECÇÃO-GERAL DOS RECURSOS NATURAIS e o descritor EFEITOS NO AMBIENTE; NÃO lógico (ou Excepto) O NÃO lógico é o operador de exclusão. O símbolo utilizado para indicar esta operação é o acento circunflexo (^). Para se obter este sinal nos teclados portugueses, basta digitá-lo e premir, de seguida, a barra de espaços. O resultado de uma operação de exclusão entre dois termos (A e B) é o conjunto de registos que contém o primeiro termo (A) e não contém o segundo (B). Página 30

31 Desta forma, considerando a expressão de pesquisa A ^ B, os registos que resultam da pesquisa serão indexados pelo termo A e, obrigatoriamente, não pelo termo B. Este operador deve ser utilizado com precaução, pois pode originar uma perda inadvertida de informação relevante. Exemplo: DE AVALIAÇÃO DO AMBIENTE ^ DE RECURSOS NATURAIS encontrará todos os registos que contenham o descritor AVALIAÇÃO DO AMBIENTE e não o descritor RECURSOS NATURAIS; AU DIRECÇÃO-GERAL DOS RECURSOS NATURAIS ^ DE EFEITOS NO AMBIENTE Truncatura $ Este operador permite a selecção de termos constantes do índice de pesquisa, truncados à esquerda, no centro ou à direita. Por exemplo: ADMINISTRA$ $TAÇÃO $BRI$ (todos os termos cuja raíz seja ADMINISTRA, por exemplo, Administração, Administrativa, Administrar, etc.) (todos os termos cujos últimos caracteres sejam TAÇÃO, por exemplo, Natação, Habitação, Plantação, etc.) (todos os termos cujos caracteres do interior sejam BRI, por exemplo, Abril, Fábrica, Abrigo, etc.)? Pode ainda usar-se o ponto de interrogação para substituir um caracter. Note-se que esta pesquisa pode ser demorada, devido à procura das diferentes variantes do termo. Quando se pretende uma truncatura num termo com prefixo, será necessário adicionar este. Por exemplo: DE $ambiente$ procura todos os descritores com a palavra ambiente. Página 31

32 Selecção de campo ( ) Pode, ainda, restringir-se a pesquisa a um campo específico. Esta função é útil quando o prefixo de pesquisa for originado por vários campos. Por exemplo, se, apenas, queremos obter autores secundários, originados nos campos com as etiquetas 701 e 702, então deverá indicar-se: AU Pessoa$ / (701,702) O símbolo / deve ser colocado no final da expressão pois indica que o conteúdo entre parêntesis corresponde a etiquetas de campos. Sintaxe de expressões de pesquisa Podem formular-se expressões de pesquisa complexas, combinando dois ou mais termos pesquisáveis com os operadores de pesquisa acima descritos. Como na álgebra normal, podem usar-se parêntesis para alterar a ordem das operações. A prioridade dos operadores é a seguinte: (Maior) (Menor) $ ( ) * ^ + Se aparecerem dois ou mais operadores de prioridade igual, dentro dos mesmos parêntesis, numa mesma expressão, eles são executados da esquerda para a direita. Assim, para a seguinte expressão: A + B * C o sistema irá calcular primeiro B * C e, só depois, conjugará o seu resultado com A. Página 32

33 De realçar que um termo pode ocorrer várias vezes no mesmo registo, pelo que o número de ocorrências encontradas é sempre superior ou igual ao número total de registos. Na expressão: (A * B) * C será primeiro calculada a expressão A * B e só depois conjugado o seu resultado com C. Podem conjugar-se vários parêntesis, se necessário, como no exemplo que se segue: ((A + B) * C + (D + E) + F) ^ G Devem observar-se algumas regras na formulação de expressões de pesquisa: - Dois operadores lógicos não podem estar adjacentes um ao outro; - Os parêntesis usados devem ser equilibrados, isto é, o número de parêntesis abertos deve ser igual ao número de parêntesis fechados, assim como a cada parêntesis aberto deve corresponder um outro fechado. Caixa de edição da expressão de pesquisa. A expressão de pesquisa pode ser construída digitando-a directamente nesta caixa, posicionando duas vezes sobre o termo pretendido, arrastando esse termo para a caixa de edição, ou, com o termo seleccionado, premir o botão Seleccionar. Operador booleano seleccionado Barra de operadores booleanos, truncatura, adjacência, proximidade e níveis de campo Página 33

34 Executar a expressão de pesquisa e visualizar o resultado. Apagar a expressão existente na caixa Expressão de pesquisa. Visualizar a descrição completa do registo seleccionado. Adiciona o termo seleccionado no índice de pesquisa à expressão de pesquisa. Se a expressão de pesquisa já existir, o termo é precedido pelo operador booleano seleccionado. Regressar ao menu principal. Página 34

35 Pesquisa em texto livre Mesmo quando uma base de dados está muito bem estudada e definida, existem situações em que não é possível formular uma pesquisa através da lista de termos. Para estes casos, a DocBase proporciona um método de pesquisa alternativa, chamado pesquisa em texto livre, o qual permite satisfazer qualquer necessidade de informação independentemente do conteúdo do índice de pesquisa. Quando se utiliza frequentemente a pesquisa em texto livre, poderá significar que é necessário redefinir os pontos de acesso do índice pelo que deverá ajustar-se a tabela de selecção de dados que define os termos que constam do índice. Caixa de edição do texto a pesquisar Procura em todos os registos da base de dados, se a opção não estiver activa ou no intervalo especificado. Procura o texto digitado num determinado campo, o que for seleccionado, ou em todos, caso esta opção esteja inactiva. Quando activa, procura o texto tal como foi digitado, diferenciando entre maiúsculas e minúsculas. Se inactiva, não faz diferenciação entre maiúsculas e minúsculas e o texto digitado será sempre encontrado nos registos, qualquer que seja a forma como foram introduzidos. Página 35

36 Histórico - Documentação, Informática e Desenvolvimento, Lda. Apresenta o conjunto de expressões de pesquisa, definidas na sessão de trabalho corrente. Para cada expressão de pesquisa, o sistema apresenta o número da pesquisa, o texto da expressão de pesquisa e o número de registos encontrados. Permite voltar a executar a expressão de pesquisa seleccionada. Apaga a expressão de pesquisa seleccionada da lista. Permite entrar na expressão de pesquisa seleccionada para alteração e reexecução. Guarda a expressão de pesquisa seleccionada. Neste caso, a expressão pode ser guardada num ficheiro novo ou noutro já existente. Para seleccionar uma pesquisa guardada, premir o botão Seleccionar e escolher um ficheiro da lista apresentada. Página 36

37 Última pesquisa Esta opção permite visualizar o resultado da última pesquisa efectuada, sem ser necessário reexecutá-la. Esta operação equivale a seleccionar a última expressão de pesquisa da janela do Histórico e voltar a executá-la, com a excepção de não aparecer repetida na janela do Histórico. Página 37

38 Navegação integral Esta opção permite visualizar os registos da base de dados seleccionada sem ter executado pesquisa alguma. As opções disponíveis são as mesmas que surgem no resultado de uma expressão de pesquisa, mas aqui aplicam-se à totalidade dos registos da base de dados. Anular todas as selecções feitas nos registos da lista. Seleccionar/marcar todos os registos da lista. Inverter os registos seleccionados. Todos os registos seleccionados deixarão de o estar e os que não se encontravam seleccionados passam a dispor deste atributo. Selecção do formato de visualização. Surge uma janela contendo todos os formatos de visualização disponíveis e sua descrição. Formato de visualização seleccionado e sua descrição. Selecciona o registo Página 38

39 Considera como resultado de pesquisa somente os registos seleccionados na lista, isto é, na lista de registos resultantes da pesquisa feita surgirão unicamente os que estiverem seleccionados. Exportar, para um ficheiro externo, os registos da lista que se encontram seleccionados. Imprimir directamente para a impressora os registos da lista que se encontram seleccionados. Fecha esta janela e regressa à janela de pesquisa de informação. Página 39

40 Pesquisa pelo índice Para facilitar a pesquisa de informação, a janela de pesquisa está organizada em três zonas pontos de acesso do índice, termos de cada ponto de acesso e lista de títulos que lhe deram origem. Por exemplo, se forem seleccionados os autores, por cada um dos termos sabemos de imediato os títulos disponíveis. Para além desta forma de pesquisa, é ainda possível utilizar thesauri, o que nos oferece uma terminologia controlada. Opção da selecção da base de dados. Surgirá uma janela contendo a lista de bases de dados disponíveis. Base de dados seleccionada e sua descrição. Pesquisa pelo índice da base de dados ou thesauri disponíveis. Termo seleccionado a partir do índice de pesquisa. Permite, também, a edição de um termo, com posicionamento automático no índice, ou seja, à medida que cada caracter é digitado nesta caixa, o índice de pesquisa é posicionado no termo mais aproximado ao texto já introduzido. Opções de acesso directo Janela com termos do índice de Lista de títulos correspondentes ao termo seleccionado no ao índice de pesquisa. Pesquisa. O valor que se encontra índice de pesquisa. Ao posicionar duas vezes sobre um Ao seleccionar uma das em frente ao termo corresponde título, visualiza-se por completo o registo a que se refere. opções disponíveis, o ao número de vezes que o termo índice é posicionado ocorre nos registos. automaticamente nos termos relativos à opção escolhida. Página 40

41 Pesquisa por thesauri Registo do termo seleccionado no «Retroceder ao registo do termo visualizado índice. Ao seleccionar um termo nesta Lista de thesauri anteriormente. árvore, o índice posiciona-se nesse disponíveis.» Avançar para o registo do termo do qual se termo e é visualizado o registo retrocedeu correspondente.. Lista de termos autorizados existentes no thesaurus seleccionado. Árvore de termos. Através desta opção, pode ser visualizada uma lista de termos com todas as suas relações hierárquicas multinível. Oferece uma visão global de um termo no contexto da sua árvore de relações. Página 41

42 Utilitários Para além das propriedades específicas da aplicação (edição, pesquisa, eliminação e alteração de registos nas diversas bases de dados), o DOCBASE dispõe ainda de outras ferramentas consideradas imprescindíveis para o correcto manuseamento dos dados, acessíveis através do botão Utilitários do ecran inicial. O botão Base abre um ecran com as Bases instaladas e respectiva localização. O botão permite seleccionar uma Base, ou um Thesaurus. Através destes menus é possivel fazer diversos tipos de operações sobre as bases de dados Regressando à janela inicial dos Utilitários, se se pretender importar registos para a base, deverá seleccionar-se: Página 42

43 Importação Entende-se por importação o carregamento de registos numa base de dados a partir de ficheiros externos. Os formatos de importação disponíveis são os seguintes: ISO 2709 norma de ficheiros bibliográficos; ISIS MST/XRF formato da base de dados da versão do Mini-micro CDS/ISIS. BST formato da versão DocBase, em Windows. A operação importar soma os registos externos aos que já existiam na base de dados. Em rede a importação dos registos não pode ser realizada se existirem utilizadores a acederem à base de dados. Nome do Ficheiro Formato de importação Conversão Unimarc Indica a localização, identificação e formato do ficheiro a ser importado. Esta operação pode realizar-se digitando directamente, ou procurando-o premindo o botão do lado direito. Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende importar. Converte ficheiros que utilizam o formato Unimarc. Página 43

44 Conversão cód. página Auto Indexar MFN Inicial Código de página em que se encontra o ficheiro que se pretende importar. No caso de importação de bases de dados Mini micro CDS/ISIS, é essencial conhecer o código usado pelos equipamentos onde está a base de dados (em regra 850 ou 860). O ficheiro importado deverá ser indexado. Esta operação poderá ser executada em simultâneo com a importação, mas sendo demorada, recomenda-se a sua execução através dos Utilitários Actualizar e Índice, em fase posterior. Registo a partir do qual os dados irão ser importados. Regressando à janela inicial dos Utilitários, pretendendo-se exportar registos, deverá seleccionar-se: Exportação Entende-se por exportação a criação de um ficheiro com registos de uma base de dados no formato ISO 2709 norma internacional de troca de registos. Quando se trata de enviar registos para bases de dados que funcionam em equipamentos com o código de página 850 ou 860, deve ser escolhida a opção de conversão. Para além da troca de dados, a função Exportação pode ser utilizada para a segurança das bases de dados quando não existem unidades de segurança com grande capacidade. Então, para guardar os registos em disquete poderá realizar uma exportação por grupos de registos (por exemplo, 2000 registos do 1 ao 1999, do 2000 ao 2999 ), ajustando este valor à capacidade da disquete e à dimensão dos registos. No domínio da segurança de dados, o mais indicado é fazer uma cópia do ficheiro que contém os dados com a denominação da base de dados e a extensão BST. Por exemplo, ISBD.BST, MUSA.BST. Estes ficheiros encontram-se dentro da subdirectoria com o nome de cada base, por exemplo \DOCBWIN\BASES\ISBD ou \DOCBWIN\BASES\MUSA. Face à dimensão que este ficheiro pode atingir se apenas possui uma unidade de disquetes então poderá usar um programa de compressão multivolume (PKZIP, ARJ,etc.) para arquivar o ficheiro em várias disquetes. Página 44

45 No caso de ser viável, também deve arquivar o índice que se encontra nas mesmas directorias com a denominação do nome da base e a extensão IDX. Por exemplo, ISBD_.IDX, MUSA_.IDX, LEX_.IDX. Não esqueçer de acrescentar o nome da base e antes da extensão o sinal _. Se tal não for possível, quando recuperar o ficheiro deverá actualizar o índice para ficar sincronizado com o conteúdo da base de dados. A segurança de cada base de dados deve ser realizada para uma unidade magnética externa e em cada semana para suportes diferentes. Em princípio, na quarta semana pode voltar-se a utilizar o conjunto inicial, pelo que em caso de falha do ficheiro existem duas cópias intermédias. Não esqueça que a segurança dos dados é essencial para salvaguardar o seu trabalho. Selecção de limites No caso de exportação parcial, deverá ser indicado o primeiro e último registos pretendidos. Poder-se-á, ainda, fazer uma exportação da última pesquisa efectuada (através do módulo de Pesquisa). Se se pretender prosseguir com a operação, aceder-se-á ao seguinte ecran: Página 45

46 Nome do Ficheiro Formato exportação Conversão Unimarc Localização, identificação e formato do ficheiro a ser exportado. Esta operação pode realizar-se digitando directamente, ou procurando-o premindo o botão do lado direito. Formato em que se encontra o ficheiro que se pretende exportar. O ficheiro de destino será organizado segundo o formato Unimarc. Para isto utilizará um ficheiro provisório criado na directoria indicada. Conversão Cód. Página Código de página dos equipamentos em que funcionam as bases de dados para onde se vão exportar os registos. Exportar Registos Activos Apenas serão exportados os registos que contenham dados. Exportar Registos Apagados Serão exportados os registos que não contenham dados mantendo a sua posição no ficheiro. Actualização do Índice A base de dados é exportada por um ficheiro índice que contém os termos através dos quais se pode efectuar uma pesquisa. Página 46

47 Para que este índice tenha um bom desempenho, torna-se necessário que a sua estrutura esteja optimizada. Quanto mais organizado estiver o índice, maior é a rapidez na pesquisa. Ao criar novos registos ou alterando os existentes, na altura da gravação é actualizado automaticamente este índice. Os termos que fazem parte do índice são seleccionados através de um ficheiro de filtragem que pode ser adaptado às necessidades de cada instituição. Quando se procede a tal operação, é necessário actualizar todo o índice. Também no caso da importação de registos, se torna necessário proceder á actualização de indice. Neste caso, não é necessário seleccionar a opção todos os registos mas apenas o intervalo que corresponde aos que foram adicionados. Para mais rápida actualização do índice, incluiu-se um algoritmo de préordenação binária muito poderoso que permite processar cerca de registos em 1 hora. Para que seja efectivo, exige espaço em disco e memória RAM, pelo que se recomenda a sua utilização em equipamentos com 32 Mbytes de memória, valor minimo. De salientar que as operações de gestão do índice devem ser realizadas pelo administrador no equipamento com maior capacidade disponível para se conseguirem os melhores tempos de resposta. Para a actualização do índice, bem como na importação de registos é necessário que não existam utilizadores a aceder à base de dados, quando se trabalha em rede. Selecção de limites No caso da actualização parcial, deverão ser indicados o primeiro e último registos pretendidos. Se pretender prosseguir com a operação, entrará na seguinte janela: Página 47

48 A pré-ordenação O ficheiro índice Consiste na extracção dos termos definidos no ficheiro com o nome da base de dados e extensão.tmp, onde se indicam os campos a extrair como pontos de acesso. O ficheiro de pré-ordenação pode ser guardado em diferentes directórios, consoante o espaço disponível. Contém os termos de acesso aos registos. Na ordenação destes termos podem ser utilizadas duas técnicas. A pré-ordenação binária é a mais rápida mas exige que esta actividade seja executada num posto de trabalho com um processador rápido (Pentium a 166 MHz ou superior) e com bastante memória RAM (32 Mb ou superior). Com esta configuração torna-se possível a criação de um índice de uma base de dados com registos em cerca de 1 hora. Pré-ordenação Dir. Temp. do Sistema Dir. Base Dir. Trabalho Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório temporário definido pelo sistema operativo. Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório onde se encontra a base de dados. Indica que o ficheiro de pré-ordenação deve ser criado no directório de trabalho definido na configuração. Página 48

49 Específico Permite indicar a localização e o nome do ficheiro de pré-ordenação é necessário para a opção Re-utilizar ficheiro existente. Re-utilizar fich. existente Permite passar por cima da fase de préordenação e utilizar um ficheiro previamente criado através da execução da actualização do índice em duas fases. Chaves on-line para pré-ordenação Chaves on-line para carregamento Guardar ficheiro de pré-ordenação Pré-ordenação binária Força a activação das chaves de ordenação no início do processo, em vez de as activar no final da pré-ordenação. Força a activação das chaves do índice no início do carregamento em vez de as activar apenas no final. Indica que não deve apagar o ficheiro de préordenação no final do processo. Indica que deve utilizar o método binário de ordenação, em vez do algoritmo da base de dados BTRIEVE tornando mais rápida a operação. Reinicialização de Bases de Dados A reinicialização permite apagar o seu conteúdo total de modo a utilizar com novos registos.. Sendo uma operação irreversível, o sistema exige definições expressas do que se pretende no sentido de garantir a máxima segurança da operação. (1ª segurança) Atenção! Esta operação Nome da base (2ª segurança) Digitar o nome da base a ser reinicializada. Confirmar reinicialização (3ª segurança) Confirmar a reinicialização. Página 49