68 QUESTÕES QUE TODO EMPRESÁRIO PRECISA SABER: Manual do Cliente Gruber Contabilidade

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1 68 QUESTÕES QUE TODO EMPRESÁRIO PRECISA SABER: Manual do Cliente Gruber Contabilidade

2 Apresentação Estimado cliente. É com grata satisfação que lhe apresentamos o presente Manual, que lhe será extremamente útil na gestão de seus negócios, e certamente lhe ajudará trilhar pelos caminhos mais seguros. Sabemos que seu dia-a-dia é composto por inúmeras atividades administrativas, técnicas e comerciais. Por isso concentramos apenas informações que consideramos de alta importância para sua empresa, mas que muitas vezes são desconhecidas, e o tempo escasso lhe impede a busca. O presente Manual é apresentado em forma de perguntas e respostas, e procura apresentar as informações de maneira simples e resumida. Cada pergunta é resultado de nossa experiência nos últimos anos, e, pretendemos que ao saber destas perguntas e respostas, você possa evitar transtornos que frequentemente causam prejuízos a inúmeras empresas em fiscalizações, ações trabalhistas, ou mesmo em gastos evitáveis ou desnecessários. Recomendamos fortemente a leitura completa e atenta do presente manual por todos os diretores, sócios e gerentes de sua empresa. Esperamos que com informações simples sua empresa afaste riscos e possa prosperar continuamente. Ficamos também à disposição para maiores esclarecimentos. Sucesso! Um abraço. Ferdinand Gruber Fernando Gruber Rafael Ricardo Gruber

3 S U M Á R I O 01) Quais documentos preciso enviar ao escritório? Quando? ) Existe algum documento que deva ser enviado ao escritório antes do envio do malote? ) O que o escritório faz com os documentos enviados por mim? ) O que poderá acontecer caso eu não mande os documentos ao escritório na data correta ou envie fora do prazo? ) Posso emitir notas fiscais de saída apenas no final do mês? ) A nota fiscal de saída deve ser emitida apenas na venda/prestação de serviço ou existem outros casos em que a emissão é obrigatória? ) O que é CFOP? ) Antes de emitir nota fiscal de prestação de serviços, preciso tomar algum cuidado em relação às informações que devo inserir na nota? ) O que é ECF - emissor de cupom fiscal? ) Sou obrigado a ter ECF - emissor de cupom fiscal? ) O que é arquivo magnético? ) Quais arquivos magnéticos devem ser gerados por mim (não pelo escritório)? Existe alguma punição caso não sejam gerados? ) O que devo fazer se meu fornecedor de sistema de cupom fiscal informar que o sistema não consegue 09 gerar o arquivo tipo 60?... 14) Sou obrigado a emitir nota fiscal eletrônica ou posso utilizar nota fiscal em blocos? ) Para que serve os arquivos XML de notas eletrônicas que meus fornecedores me enviam? Sou obrigado a arquivar? Como? E se o fornecedor não me enviar o arquivo? ) Há algum caso em que a empresa deve pagar impostos sobre notas fiscais de compra? ) Em relação a contas bancárias da empresa, quais os cuidados que devo ter? ) Quando eu realizar alterações na empresa, tais como mudança de endereço, atividade, alteração no quadro societário, abrir um depósito ou filial, dentre outros, preciso comunicar o escritório? Quais os cuidados que devo ter em relação a isso?... 19) Caso eu seja sócio em mais de uma empresa, devo tomar algum cuidado? ) Quais são os impostos e encargos que a empresa deve pagar usualmente? Quando vence? Quais os valores?

4 21) Que cuidados devo tomar para poder participar de licitações públicas? ) Há boletos que recebo de contribuições que não devo pagar? Como saber e como cuidar para não cair em golpes ou equívocos?... 23) Caso minha empresa seja optante pelo SIMPLES, existe alguma diferenciação nas alíquotas de tributos a serem pagos? É sempre mais barato ou o Simples pode sair mais caro?... 24) O que pode acontecer caso eu não pague os tributos em dia?... 25) Existem outros motivos que possam levar a empresa a ser exclusa do SIMPLES? Quais cuidados tomar?... 26) Caso minha empresa tenha algum espaço físico fora da sede da empresa, destinado a armazenamento e depósito de mercadorias, como devo proceder?... 27) Caso eu precise devolver alguma mercadoria que comprei, seja porque estava com defeito ou por qualquer outro motivo, como devo proceder?... 28) O que é controle de caixa?... 29) Para distribuição de lucro, existe alguma regra que deva ser observada?... 30) O que são bens do Ativo Imobilizado? Caso eu venda algum bem do Ativo Imobilizado, devo tomar algum cuidado? Há impostos sobre esta venda?... 31) O que é Pró-Labore?... 32) Quais os benefícios que o Pró-Labore proporciona para aquele que o recebe?... 33) Posso alterar o valor do meu Pró-Labore?... 34) Incide algum tributo sobre o Pró-Labore?... 35) Sou obrigado a retirar Pró-Labore?... 36) O sócio que não receba Pró-Labore é segurado do INSS, podendo receber, por exemplo auxílio doença, salário maternidade ou aposentadoria? ) Quais são os documentos que devo enviar ao escritório para registro de algum empregado?... 38) Além de documentos, quais informações são necessárias para o registro do empregado?... 39) No momento do registro do empregado, posso estabelecer qualquer salário, ou existe algum salário mínimo que deva ser respeitado?... 40) Posso contratar pessoas com menos de 18 anos? Qual a idade mínima?... 41) Quais as restrições e regras para funcionários com menos de 18 anos? ) O que é estágio? Eu sou obrigado a contratar? Como funciona?... 44) Sou obrigado a contratar funcionário com deficiência física?... 45) O que é considerado trabalho noturno? Existe alguma diferença de remuneração para empregados que trabalhem nessa condição?... 46) O que é adicional de insalubridade? Como saber se meus empregados têm direito a essa verba?... 47) O que é adicional de periculosidade? Como saber se meus empregados têm direito a essa verba?... 48) O que é PPRA e PCMSO? Sou obrigado a ter estes programas?... 49) O que é CIPA?... 50) O que é Equipamento de Proteção Individual - EPI?... 51) Sou obrigado a fornecer EPI? Quais as consequências do correto fornecimento ou da falta de fornecimento? E se o empregado não quiser usar?... 52) Qual o horário de trabalho normal estabelecido por lei? Existem intervalos mínimos e máximos para descanso?... 53) Há um limite de jornada diária de trabalho?... 54) Como são pagas as horas extras?... 55) Sou obrigado a ter sistema de controle de horas por cartão ponto?... 56) O empregado pode assinar o cartão ponto todos os dias exatamente com o mesmo horário de entrada e saída?... 57) Há alguma alteração na jornada de trabalho enquanto o empregado está em aviso prévio?... 58) Caso eu tenha empregados, existe alguma data limite para pagamento do salário?... 59) Além do salário, o que mais deve constar na folha de pagamento do empregado? Posso pagar comissões e horas extras por fora?... 60) O que é contrato de experiência? Como devo proceder em relação a este tipo de contrato para que não venha a ter problemas futuros?... 61) Se alguém presta serviços na minha empresa, por exemplo, 2 horas por semana, só aos sábados, ele é empregado? Deve ser assinada a Carteira de Trabalho? Há alguma particularidade no contrato por tempo parcial?... 62) Quais são os encargos incidentes sobre a folha de pagamento? Quais as alíquotas? ) Caso eu tenha algum empregado que passe mais de um dia fora da empresa, de forma que eu não tenha condições de controlar seu horário, como devo proceder? Há algum contrato de trabalho diferenciado nestes casos?... 42) O que é aprendiz? Eu sou obrigado a contratar? ) Será que estou obrigado a realizar declaração de Imposto de Renda Pessoa Física?...

5 65) Qual é o prazo de entrega da declaração de Imposto de Renda Pessoa Física? Há algum benefício para quem entrega no início do prazo e não deixe para os últimos dias?... 66) Caso eu resolva vender algum bem particular, quais cuidados devo tomar antes de realizar a transação?... 67) Além do escritório contábil, quais outros tipos de serviços técnicos eu devo consultar para desenvolver minhas atividades?... 68) Quando eu tiver alguma dúvida, a quem devo recorrer? Existem telefones diretos para que possa entrar em contato com tais setores? ) Quais documentos preciso enviar ao escritório? Quando? Os principais documentos a serem enviados mensalmente ao escritório são os abaixo relacionados. Eles devem ser armazenados no malote e enviados ao escritório até no máximo dia 02 do mês seguinte. São eles: 21 a. Notas Fiscais de Entrada (compras); b. Notas Fiscais de Receita (vendas e serviços); 21 c. Duplicatas Pagas; 22 d. Guias dos Impostos e Contribuições pagas no mês; 22 e. Faturas de Água, Luz e Telefone (da sede da empresa); 22 f. Recibos de Receita; 23 g. Notas Fiscais de Despesas que estejam em nome da empresa; h. Recibo de Pagamento de Aluguel (referente imóvel sede da 23 empresa); i. Recibos de Pagamentos dos Salários dos empregados e do Pró- 24 Labore (1ª via); 24 j. Extrato Mensal da Conta Corrente (em nome da empresa); k. Recibos de Pagamento de Férias e Rescisões; 25 l. 25 Contratos de Financiamentos e Empréstimos em nome da empresa; 25 m. Notas Fiscais / Recibos de compra ou venda de imobilizado (veículos, máquinas e equipamentos, móveis e utensílios, etc.); 25 n. Se possui ECF emitir arquivo tipo 60; 26 2) Existe algum documento que deva ser enviado ao escritório antes 26 do envio do malote? 26 Caso o cliente tenha empregados, deverá enviar até o último dia do mês o cartão ponto, onde estão anotadas todas as horas trabalhadas pelo colaborador para o cálculo de horas extras ou falta. Além disso, documentos para registro de empregados devem ser enviados durante o mês, obrigatoriamente antes do início do 26 trabalho pelo empregado. Por esta razão, não é correta a utilização do malote mensal para envio de documentos como Carteira de Trabalho, documentos para contratação 27 e rescisão, documentos de sócios para alteração de contrato, documentos para licitação. O envio deste tipo de documento precisa acontecer de forma separada e, 27 preferencialmente, que seja encaminhado diretamente para setor responsável no escritório. (Para saber o ramal telefônico de cada setor, basta consultar a pergunta deste manual). 05

6 3) O que o escritório faz com os documentos enviados por mim? O envio ou entrega dos documentos ao escritório são imprescindíveis, pois somente assim o escritório conseguirá realizar em tempo hábil: - Classificação e organização dos documentos; - Identificação de vendas com substituição tributária, isenção, tributadas e demais situações tributárias; - Lançamentos de notas fiscais de entrada e de saída; - Cálculos e emissão dos tributos sobre vendas e serviço: Cofins, Pis, IRPJ, CSLL, ICMS ou Simples; - Contabilização das vendas, das compras, dos pagamentos de fornecedores, pagamento de despesas, recebimento de duplicatas; - Lançamento e conciliação das operações bancárias no Livro Diário e Razão, conforme extrato de todas as contas correntes da empresa; - Provisionamento dos tributos e da folha de pagamento na contabilidade; - Geração e transmissão dos Arquivos Magnéticos tipo 50 e 54 para Receita Estadual; - Transmissão dos Arquivo Magnético tipo 60 para a Receita Estadual, quando o sistema do cliente não fizer a transmissão direta; - GIA/ICMS; - DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais); - DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais); - Cálculo de horas extras e falta de empregados; - Folhas de pagamento; - Geração do FGTS e tributos sobre folha de pagamento (GPS); - GFIP; - Emissão de balancetes mensais para conferência e para bancos; - Atualização de cadastros em banco e fornecedores (sob solicitação); - Informações ao IBGE, conforme exigências; - Impressão de livros fiscais e contábeis; - Dentre outras atividades obrigatórias ao fisco ou por necessidade e solicitação do cliente. Muitas destas atividades têm prazo limite fixado em lei, razão pela qual é imprescindível que os documentos venham ao escritório sempre nas datas solicitadas pela equipe responsável, a fim de ser possível cumprir todas as exigências com perfeição, evitando problemas e multas pelo fisco. 4) O que poderá acontecer caso eu não mande os documentos ao escritório na data correta ou envie fora do prazo? Havendo atraso do envio dos documentos já listados ou estando incompletos, não tendo o escritório tempo hábil para execução dos serviços, o fisco poderá cobrar multas pesadíssimas, o que poderá ocasionar danos irreparáveis à empresa. Além disso, se os documentos chegarem atrasados o escritório fará o possível para evitar multas, mas não se responsabiliza pela impossibilidade decorrente de falta de tempo hábil decorrente de desorganização de cronograma de serviços quando o cliente deixar de enviar nos prazos programados. 5) Posso emitir notas fiscais de saída apenas no final do mês? Não. A legislação obriga que as notas fiscais de saída (venda ou serviço) devem ser emitidas ao final de cada operação, ou seja, a cada venda ou serviço prestado. 6) A nota fiscal de saída deve ser emitida apenas na venda/prestação de serviço ou existem outros casos em que a emissão é obrigatória? A nota fiscal de saída deve ser emitida não apenas nos casos de venda ou prestação de serviços. Ela é obrigatória também em todos os casos em que a mercadoria deixe o estabelecimento por qualquer motivo. Isso quer dizer que toda vez que a mercadoria sair para conserto, demonstração em feiras, venda ambulante, remessa para filiais, etc., a nota de saída deverá ser emitida. Contudo, você deve observar que para cada tipo de saída, existe um CFOP diferente. 7) O que é CFOP? O termo CFOP significa Códigos Fiscais de Operação e Prestações. São códigos que devem ser inseridos nas notas fiscais de saída para identificar qual a natureza da operação (venda de mercadoria tributada, remessa para conserto, venda ambulante, etc.). Ressalta-se, portanto, que toda vez que alguma mercadoria deixar o estabelecimento, seja por qualquer motivo, deverá haver emissão de nota fiscal de saída

7 8) Antes de emitir nota fiscal de prestação de serviços, preciso tomar algum cuidado em relação às informações que devo inserir na nota? Caso a empresa seja optante pelo SIMPLES NACIONAL, deverá estar atenta à alíquota de ISSQN a ser informada na nota fiscal. Essa alíquota poderá variar mensalmente, motivo pelo qual se recomenda que o cliente ligue todo dia 01 de cada mês ao setor contábil, para que possa ser informado sobre eventuais alterações desta alíquota. Caso a empresa não seja optante pelo Simples Nacional é importante observar se há retenções obrigatórias, como Imposto de Renda retido, INSS, Cofins, etc. Ligue para o escritório se estiver em dúvida sobre algum procedimento. 9) O que é ECF - emissor de cupom fiscal? O ECF emissor de cupom fiscal é um equipamento que, autorizado pela Receita Estadual, realiza a emissão de documento fiscal de venda de produtos ao consumidor final. Ele registra todas as vendas de forma que as informações ali contidas sejam posteriormente repassadas detalhadamente para a fiscalização. 10) Sou obrigado a ter ECF - emissor de cupom fiscal? O uso de ECF emissor de cupom fiscal é obrigatório para as empresas que tenham faturamento bruto anual superior a R$ ,00 (trezentos e sessenta mil reais), embora o fisco não tenha sido rigoroso com este limite nos últimos anos. Contudo, sempre se recomenda seguir as normas de obrigatoriedade, pois é sempre possível que o fisco exija o que já é previsto em lei. Ainda, esse valor de teto poderá ser alterado a qualquer momento pela legislação e por isso recomenda-se que o escritório seja consultado no caso de dúvida quanto à necessidade ou não de aquisição de ECF. 11) O que é arquivo magnético? Arquivo magnético é um instrumento da fiscalização que por meio digital tem acesso e cruzamento de informações fiscais da sua empresa com os dados de seus fornecedores e clientes, produtos vendidos, quantidades vendidas, preços praticados, alíquotas dos tributos, etc. A maior parte dos arquivos obrigatórios, como o 50, 54, 74, são em regra gerados e transmitidos pelo escritório, conforme documentos do cliente. 12) Quais arquivos magnéticos devem ser gerados por mim (não pelo escritório)? Existe alguma punição caso não sejam gerados? O arquivo tipo 60 (A,M,R) se referem a movimentações de vendas pelos equipamentos ECF (Emissor de cupom Fiscal). Estes arquivos devem ser obrigatoriamente gerados pelo sistema que comanda suas máquinas de emissão de cupom fiscal ECF. Este arquivo em meio digital deve ser gerado na empresa no último dia útil de cada mês (após redução Z do último dia do mês). Ressalta-se que este arquivo não pode ser gerado no escritório e que sua ausência pelo sistema do cliente causa pesadas multas pela Fazenda Pública Estadual. 13) O que devo fazer se meu fornecedor de sistema de cupom fiscal informar que o sistema não consegue gerar o arquivo tipo 60? Caso seu fornecedor de sistema emissor de cupom fiscal disser que seu sistema não é capaz de gerar o arquivo tipo 60, a empresa deverá trocar o mais rápido possível de sistema, pois estará correndo sérios riscos de sofrer multas e fiscalizações por parte do fisco. 14) Sou obrigado a emitir nota fiscal eletrônica ou posso utilizar nota fiscal em blocos? Há três tipos de notas: notas de serviço, notas de venda ao consumidor, nota fiscal M-1. As notas fiscais de serviço são reguladas por leis municipais. Em Toledo e em outros diversos municípios não existem mais notas fiscais de serviço em bloco, e utiliza-se somente a nota fiscal eletrônica de serviços. Em Cascavel a nota fiscal eletrônica de serviços também é obrigatória, exceto para poucas atividades com faturamento anual de até R$ ,00. As notas de venda ao consumidor não são substituídas por nota eletrônica, e continuam sendo admitidas, salvo quando a empresa estiver obrigada a utilizar Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (pergunta 10). A Nota Fiscal Eletrônica, que dá origem a uma DANFE substitui a nota fiscal Modelo-1. A adoção da nota fiscal eletrônica pode decorrer da atividade da empresa ou do tipo de operação. Consulte o escritório, ou acesse o Protocolo ICMS 42/2009 na internet para visualizar as atividades obrigadas. 15) Para que serve os arquivos XML de notas eletrônicas que meus fornecedores me enviam? Sou obrigado a arquivar? Como? E se o fornecedor não me enviar o arquivo? É obrigatório que os arquivos XML enviados por seus fornecedores sejam arquivados eletronicamente. É obrigação de seu fornecedor enviar este arquivo por . Exija tais arquivos, organize em pastas eletrônicas em seu computador e mantenha backups de segurança. Arquive também os XML de suas notas de saída, e envie a seus clientes e ao transportador contratado os arquivos XML para que eles também possam arquivá-las

8 16) Há algum caso em que a empresa deve pagar impostos sobre notas fiscais de compra? Embora em regra só se pague tributos na venda, há casos em que a empresa se torna devedora de tributo devido à compra de produtos. Um caso que exige atenção redobrada é a compra de bens do ativo permanente ou de materiais de uso e consumo feita em outro estado (outra unidade da federação), conforme art. 2º, VI, do Regulamento de ICMS. Assim, quando for adquirir tais bens em outra unidade da federação, fique atento para a incidência do tributo, e consulte o escritório para cálculo. Algumas vezes, o tributo incidente em aquisições de outros estados torna a compra no Paraná mais atrativa. 17) Em relação a contas bancárias da empresa, quais os cuidados que devo ter? A conta bancária em nome da pessoa jurídica deverá ser utilizada única e exclusivamente para operações/transações financeiras bancárias da mesma, sendo vedado o uso da conta pessoa jurídica para movimentações financeiras particulares da pessoa física. Nas operações/transações bancárias, todo depósito, crédito, saque ou débito na conta deverá ser anexado o documento comprobatório que deu origem a referida operação. Quanto à emissão de cheques, deverá ser emitida a cópia do mesmo e anexar documento da origem. 18) Quando eu realizar alterações na empresa, tais como mudança de endereço, atividade, alteração no quadro societário, abrir um depósito ou filial, dentre outros, preciso comunicar o escritório? Quais os cuidados que devo ter em relação a isso? Havendo qualquer alteração em relação à atividade da empresa, tais como mudança de endereço, de atividade, alteração no quadro societário, dentre outros, o cliente deverá comunicar o escritório para as devidas atualizações. Quando se tratar de alteração na atividade, o cliente deverá primeiramente consultar o escritório para assim receber as devidas orientações em relação à incidência tributária na nova atividade. Lembramos também que em caso de alteração de atividade e de endereço, o cliente deverá realizar consulta prévia junto aos órgãos competentes para saber se não há nenhum impedimento legal. 19) Caso eu seja sócio em mais de uma empresa, devo tomar algum cuidado? Caso o cliente seja sócio ou tenha participação em mais de uma empresa, o mesmo deverá informar o Escritório para analisarmos somatória dos faturamentos e as devidas implicações no Simples Nacional conforme determina a Lei 123/2006. Caso a soma do faturamento das empresas em que o mesmo sócio participe ultrapasse o limite do Simples Nacional, TODAS serão excluídas do Simples. Mais detalhes sobre as regras e exceções devem ser consultados no escritório. 20) Quais são o impostos e encargos que a empresa deve pagar usualmente? Quando vence? Qual o valor? Para empresas do Lucro Real ou Presumido O que? Base de cálculo Alíquota Vencimento COFINS Faturamento bruto 3% se presumido; conta gráfica se real Dia 25, mensal PIS Faturamento bruto 0,65% se presumido; conta gráfica se real Dia 25, mensal IRPJ Sobre o lucro (real, apurado contabilmente, ou presumido, arbitrado sobre o faturamento) CSLL Sobre o lucro (real, apurado contabilmente, ou presumido, arbitrado sobre o faturamento) ISSQN Valor dos serviços prestados, exceto transporte intermunicipal e comunicação ICMS Venda de mercadorias ou prestação de serviços de comunicação ou de transporte intermunicipal IPI INSS SAT 3 os : Salário Educação, Incra, Senai, Sesi, Senac, Sesc, Sebrae, FGTS Valor dos salários e verbas salariais 8%, depositado em conta vinculada de cada empregado Dia 7, mensal O valor do capital social da Alíquota de 0,80% a 0,02%, em tabela calculadas sobre faixas empresa do capital. Contr. Sindical Patronal Alvarás Valor de venda dos produtos industrializados, por indústria ou estabelecimento equiparado Valor dos salários e verbas de natureza salarial, incluindo autônomos Valor dos salários e verbas de natureza salarial, incluindo autônomos Valor dos salários e verbas de natureza salarial 15% do lucro (real ou presumido), com adicional de 10% sobre o lucro que exceder R$ ,00 no trimestre. Um percentual direito de 1,2% sobre o faturamento pode ser utilizado como atalho para mera estimativa em diversas atividades de revenda, e de 2,4% ou 4,8% direto sobre o faturamento em diversas atividades de serviços. Mas tais valores exigem cálculo especializado no escritório. 9% do lucro (real ou presumido). Um percentual direito de 1,08% sobre o faturamento pode ser utilizado como atalho para mera estimativa em diversas atividades de revenda, e de 2,88% em diversas atividades de serviços. Mas tais valores exigem cálculo especializado no escritório. Último dia do mês ou trimestre subsequente a apuração. Se for trimestral vence em abril, julho, outubro e janeiro. Último dia do mês ou trimestre subsequente a apuração. Se for trimestral vence em abril, julho, outubro e janeiro. De 2% a 5%, conforme a atividade e conforme a lei municipal. Mensal. O dia do vencimento varia em cada município. Cada produto tem sua alíquota própria. No Paraná a alíquota mais freqüente é 18%. Mas o tributo é pago em conta gráfica, creditando tributo nas compras, debitando nas vendas e pagando o líquido. Há produtos também que são isentos, ou que já tiveram tributo recolhido na fonte, não incidindo. Consulte no escritório alíquotas e casos particulares. Alíquotas variáveis conforme cada produto. Consulte o escritório para verificar conforme classificação do produto sua alíquota. Há também produtos em que se paga IPI a cada unidade vendida, desprezando-se o valor como base de cálculo. 20% é a parte da empresa. Além da parte da empresa, é recolhido na mesma GPS o valor do INSS descontado dos empregados e autônomos, em alíquotas que variam de 8% a 11%. SAT é o Seguro Acidente de Trabalho, e seu percentual normal varia de 1% a 3% conforme risco da empresa. Este valor pode ser reduzido ou aumentado conforme o Fator Acidentário de Prevenção. A alíquota mais comum é 5,8%, mas pode variar entre 2,5% até 7,7% conforme atividade da empresa. Mensal. No Paraná entre os dias 11 e 15 do mês subsequente, conforme final da inscrição estadual. Dia 25, mensal, exceto cigarros que vencem dia 10 Dia 20 do mês subsequente Dia 20 do mês subsequente recolhe na GPS junto com o INSS Dia 20 do mês subsequente recolhe na GPS junto com o INSS Recolhida anualmente até o dia 31 de janeiro São taxas cobradas pelo Poder Público em decorrência de serviços públicos prestados. Usualmente vencem uma vez por ano. Os mais comuns são: da Prefeitura, sobre taxa de localização e vistoria ou vigilância sanitária, do Estado pelo serviço dos bombeiros em vistoria e prevenção de incêndios. Outras taxas e licenças podem ser exigidas conforme atividade da empresa

9 Se a empresa for optante pelo Simples, ela recolherá em uma única guia chamada DAS Documento de Arrecadação do Simples, que vence mensalmente no dia 20 os seguintes tributos: Cofins, Pis, IPRJ, CSLL, ISSQN, ICMS e IPI. Mas nem sempre todos os tributos incidem, e no escritório é feito a separação das receitas e dos valores de venda com substituição para corretamente apurar o valor devido para cada um destes tributos e calcular corretamente a guia. As alíquotas totais de tributos no DAS variam de 2,75% até 22,90%, e incidem sobre o faturamento bruto da empresa. Quando for optante pelo Simples nos Anexos I, II, III e V, a empresa não paga em GPS o valor de INSS sobre a folha de pagamentos, e efetua apenas o repasse do valor de INSS descontado dos empregados. No Anexo IV do Simples a empresa paga normalmente o INSS patronal e o SAT. As empresas do Simples não pagam os terceiros (Salário Educação, Incra, Senai, Sesi, Senac, Sesc, Sebrae, etc.) incidente sobre a folha de pagamento, e também estão dispensadas do recolhimento da Contribuição Sindical Patronal. O FGTS é pago normalmente pelas empresas optantes pelo Simples. ADVERTÊNCIA: Esta tabela e exposição desta questão significam apenas um breve resumo dos tributos, alíquotas, base de cálculos e vencimentos para que o empresário possa ter uma visão geral. Adverte-se que não é objetivo desta tabela exaurir o assunto, sendo que há outros diversos tributos que por razões de síntese não foram abordados, bem como há alíquotas e base de cálculo diversos em alguns casos. A presente tabela não deve ser usada como referência para planejamento tributário, uma vez que é somente um resumo sem total abrangência e sem menção a diversas exceções. Dentre outras questões não abordadas estão substituições tributárias, tributos na importação e exportação, incidências sobre autônomos e produtores rurais, créditos presumidos e sobre ativo permanente, etc. Procure o escritório para maiores esclarecimentos ou para planejamento tributário no caso concreto. 21) Que cuidados devo tomar para poder participar de licitações públicas? Para participar de licitações, é necessário que a empresa esteja com todos os tributos pagos em dia. Além disso, deverá entrar em contato com o escritório com pelo menos 10 dias de antecedência, tendo em vista que a maior parte das negativas somente são liberadas pelos entes fiscais neste prazo. 22) Há boletos que recebo de contribuições que não devo pagar? Como saber e como cuidar para não cair em golpes ou equívocos? Sim. Há inúmeros boletos ou guias que são remetidos para sua empresa diretamente por empresas ou entidades cobrando valores muitas vezes indevidos. Exemplos típicos que já foram indagados diversas vezes por clientes é boleto que consta como cedente Associação Comercial do Brasil, em valor usual de R$ 278,50. Este boleto vem sem nenhuma solicitação, e não é obrigatório. Só quem quiser se associar a tal associação precisaria pagar tal boleto. Mas cuidado, pois esta associação não se faz presente em nosso dia-a-dia. Pretendendo se associar, vemos nas associações comerciais de cada município, como a ACIT, ACIC, entre outras, entidades mais representativas, e que oferecem reais benefícios aos associados. Outras guias para se cuidar são guias de contribuição sindical que a empresa recebe diretamente de sindicatos. Deve-se tomar cuidado pois muitas vezes sindicatos que não são representativos da categoria da empresa equivocadamente enviam guias. Neste caso o ideal é sempre consultar o escritório para se certificar se está correta a guia, ou ainda, pedir a guia diretamente no escritório. Sempre que estiver em dúvida sobre a procedência de algum boleto ou guia, entre em contato com o escritório. 23) Caso minha empresa seja optante pelo SIMPLES, existe alguma diferenciação nas alíquotas de tributos a serem pagos? É sempre mais barato ou o Simples pode sair mais caro? As empresas optantes pelo SIMPLES na maior parte das vezes têm carga tributária menor do que as empresas optantes pelo lucro real ou presumido. Contudo, o cliente deverá observar que quanto maior for seu faturamento acumulado nos últimos 12 meses, maior será sua alíquota para cálculo dos tributos. O escritório realiza anualmente a análise do planejamento tributário para verificar se o Simples continua sendo a melhor opção. Contudo, caso você preveja mudanças significativas no faturamento da empresa em algum período futuro, contate o escritório para que seja realizada análise e planejamento tributário com base nas projeções de faturamento e custos da empresa. 24) O que pode acontecer caso eu não pague os tributos em dia? Há incidência de multas e juros, a empresa não obterá certidão negativa impedindo vendas a órgãos públicos e empréstimos em banco. Além dessas e outras, se a empresa for optante pelo Simples poderá ser excluída do regime por inadimplência. A Fazenda Pública podem também ingressar em juízo com execução fiscal, onerando a empresa em custas processuais, e podendo levar bens da empresa a leilão ou hasta pública

10 25) Existem outros motivos que possam levar a empresa a ser exclusa do SIMPLES? Quais cuidados tomar? A lei que trata do SIMPLES NACIONAL, dentre outras causas previstas na Lei, também estabelece como possível motivo de exclusão do Simples: a) A existência de débito da empresa com o INSS, União, Estado ou Município, cuja exigibilidade não esteja suspensa; b) Deixar de emitir nota fiscal, reiteradamente; c) Contratar funcionário sem registro em CTPS, ou deixar de incluir prestador de serviço, mesmo autônomo nas informações para a previdência social, reiteradamente. d) Oferecer embaraço à fiscalização, caracterizado pela negativa não justificada de exibição de livros e documentos a que estiverem obrigadas, bem como pelo não fornecimento de informações sobre bens, movimentação financeira, negócio ou atividade que estiverem intimadas a apresentar, e nas demais hipóteses que autorizam a requisição de auxílio da força pública; e) For oferecida resistência à fiscalização, caracterizada pela negativa de acesso ao estabelecimento, ao domicílio fiscal ou a qualquer outro local onde desenvolvam suas atividades ou se encontrem bens de sua propriedade; f) A sua constituição ocorrer por interpostas pessoas; g) Comercializar mercadorias objeto de contrabando ou descaminho; h) Houver falta de escrituração do livro-caixa ou não permitir a identificação da movimentação financeira, inclusive bancária; i) A empresa, ou conjunto de empresas que tenham sócios em comum, ultrapassar o limite de faturamento previsto na lei, que foi ampliado para R$ ,00 por ano em j) for constatado que durante o ano-calendário o valor das despesas pagas supera em 20% (vinte por cento) o valor de ingressos de recursos no mesmo período, excluído o ano de início de atividade; j) Dentre outras previstas na lei complementar 123/2006. Para evitar a exclusão do Simples e muitas vezes aumentos relevantes nos tributos, deve-se tomar os seguintes cuidados: a) Pagar os tributos em dia; b) Sempre emitir nota fiscal de venda ou de prestação de serviços; c) Jamais contratar funcionário sem registro. É obrigatório o registro mesmo no prazo de experiência. Quando contratar autônomos para prestar serviços como por exemplo eletricista, jardineiro, encanador, ou outro, pedir ao escritório para fazer o recibo por RPA, fazendo a retenção do tributo do prestador e informando o serviço ao INSS; d) Sempre que receber um fiscal em sua empresa, certifique-se de que a pessoa de fato é fiscal, atenda-lhe com cortesia e comunique imediatamente o escritório para lhe assistir na exibição de documentos ao fisco; e) Não comercialize e nem exponha à venda produtos estrangeiros que não tenham sido legal e comprovadamente nacionalizados; f) Remeta ao escritório extratos de todas as contas correntes da empresa para a devida conciliação e formalização das movimentações na escrituração contábil; g) Consultar o escritório antes caso algum sócio da empresa for adquirir participação ou for ser administrador em outra empresa. 26) Caso minha empresa tenha algum espaço físico fora da sede da empresa, destinado a armazenamento e depósito de mercadorias, como devo proceder? Caso a empresa tenha algum espaço físico fora da sede da empresa, destinado a armazenamento/depósito de mercadorias, faz-se necessário documentar a situação através de uma Inscrição Estadual depósito fechado. E mais: todas as vezes em que houver trânsito de mercadorias entre a sede da empresa e depósito, deverá ser emitida nota fiscal de remessa de mercadorias. Recomenda-se que antes de realizar esta operação, o escritório seja consultado, para assim poder prestar maiores esclarecimentos sobre o correto preenchimento das notas fiscais. 27) Caso eu precise devolver alguma mercadoria que comprei, seja porque estava com defeito ou por qualquer outro motivo, como devo proceder? Caso haja necessidade de devolução de mercadorias, seja por qualquer motivo, é necessária a emissão de Nota Fiscal de Devolução de Mercadorias. Deve-se neste caso utilizar o CFOP de devolução para não gerar débitos de tributos para a empresa e permitir crédito para o fornecedor. Nesta nota deverá constar os produtos em valores idênticos aos comprados, com o destaque dos impostos exatamente no mesmo valor, e o número e data da nota fiscal de compra a que se refere a devolução. Se sua empresa é optante pelo Simples Nacional não deve destacar os tributos, mas deve fazer anotação no campo informações complementares mencionando a base de cálculo, a alíquota e o valor dos tributos que o fornecedor destacou em sua nota fiscal, mencionando sempre o número e data da nota fiscal do fornecedor. Mas se sua empresa não for inscrita no CAD/ICMS, que é o caso das empresas que só prestam serviços, por exemplo, a devolução se fará por declaração da empresa, que deverá acompanhar a mercadoria. Neste caso, o fornecedor emitirá uma nota fiscal de 14 15

11 entrada para se apropriar novamente dos créditos sobre o bem/mercadoria devolvido. 28) O que é controle de caixa? Controle de caixa é um controle que o empresário deve fazer em seu próprio estabelecimento, onde deverá somar diariamente todas as receitas obtidas e todas as despesas pagas, para saber como está seu fluxo financeiro. Este controle não é obrigatório na empresa, pois o fisco pode se basear no Livro Diário escriturado no escritório em caso de fiscalização. Contudo, é extremamente recomendável para que o cliente possa ter maior controle sobre suas contas, e para saber se as operações de vendas e de serviços estão sendo capazes de cobrir as compras e despesas da empresa no dia-a-dia. 29) Para distribuição de lucro, existe alguma regra que deva ser observada? A distribuição de lucros é, em regra, definida por ajuste entre os sócios no contrato social. Contudo, a lei proíbe distribuição de lucros para empresas que tenham débitos tributários. Caso os sócios queiram distribuir lucros, deverão certificar-se de que todos os tributos estejam devidamente quitados. A multa prevista para quem descumprir esta obrigação é de 50% para a empresa e de 50% para a pessoa que recebeu a distribuição indevida e tem como base o valor do lucro distribuído. 30) O que são bens do Ativo Imobilizado? Caso eu venda algum bem do Ativo Imobilizado, devo tomar algum cuidado? Há impostos sobre esta venda? Bens do Ativo Imobilizado são aqueles bens que uma empresa adquire de forma permanente, sem intenção de revenda. Podemos citar como exemplos mais comuns de Ativo Imobilizado, veículos para uso em trabalho, máquinas e equipamentos para produção de mercadorias, móveis, dentre outros. Antes de vender algum bem do ativo imobilizado da empresa, é importante que o cliente entre em contato com o escritório para verificar se haverá ou não ganho de capital. Isso quer dizer que se o cliente obtiver ganho na venda de algum destes bens, provavelmente terá que pagar o imposto sobre ganho de capital. 31) O que é Pró-Labore? O pró-labore é a retirada que os sócios administradores ou titulares da empresa realizam mensalmente, como forma de remuneração. É equivalente ao salário para administradores da empresa. 32) Quais os benefícios que o Pró-Labore proporciona para aquele que o recebe? O valor de retirada do pró-labore é usado pelo INSS como base de cálculo de contribuição para todos os efeitos legais, tais como aposentadoria, auxílio doença, etc. A título de exemplificação, caso o sócio contribua com apenas um salário mínimo a título de pró-labore, irá se aposentar com um salário mínimo caso estas sejam suas únicas contribuições. 33) Posso alterar o valor do meu Pró-Labore? Cabe aos sócios da empresa deliberarem sobre o valor que cada administrador retirará a título de pró-labore. Uma vez decidido, basta comunicar o escritório para que os recibos e informações à Previdência sejam gerados. Os valores podem livremente variar para mais ou para menos. O valor mínimo a ser recolhido é sobre um salário mínimo nacional. 34) Incide algum tributo sobre o Pró-Labore? Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a contribuição com o INSS será de 11% sobre os valores do pró-labore, cujo devedor é o próprio sócio que aufere o rendimento. Já para as empresas enquadradas nos demais regimes, além da contribuição do próprio sócio (11%) é devido mais 20%, totalizando 31%. Tanto a contribuição do sócio como a parte da empresa (quando não for optante pelo Simples) são recolhidos juntamente com a guia de GPS mensal da empresa, obrigatoriamente. 35) Sou obrigado a retirar Pró-Labore? A obrigatoriedade do recolhimento do pró-labore é do(s) sócio(s) administrador(es) ou titular, sendo facultativo o recolhimento para os demais sócios. 36) O sócio que não receba Pró-Labore é segurado do INSS, podendo receber, por exemplo auxílio doença, salário maternidade ou aposentadoria? Somente quem estiver contribuindo para a previdência social será segurado pelo INSS, passando a ter direito de receber benefícios como aposentadoria, salário maternidade, auxílio doença e demais benefícios. Sendo assim, caso o sócio não receba Pró-Labore, deverá contribuir de outra forma para ter direito aos benefícios previdenciários

12 37) Quais são os documentos que devo enviar ao escritório para registro de algum empregado? Para documentar o registro de empregados é necessário o preenchimento de uma ficha com os dados do empregado e dados do contrato de trabalho. Os documentos necessários são: empregado não estará sujeito a controle de jornada (ver pergunta 63); 4. Se contrato é com experiência; 5. Salário/remuneração; 6. Se o empregado exercerá atividades com insalubridade ou periculosidade (ver perguntas 46 e 47). 1. Carteira de trabalho; 2. Foto 3x4; 3. Certidão de Nascimento/Casamento; 4. Cópia da carteira de identidade; 5. Cópia do CPF; 6. Cópia do comprovante de residência; 7. Cópia do Título de eleitor; 8. Exame médico admissional, atestado por um médico do trabalho. Caso o empregado tenha filhos ou dependentes menores, para cadastramento e recebimento do benefício de auxílio família e abatimento da base de Imposto de Renda retido do empregado são necessários ainda: 1. Cópia da certidão de nascimento dos filhos menores de 14 anos de idade; 2. Comprovante de vacinação dos filhos menores de 7 anos de idade; 3. Comprovante de matrícula escolar dos filhos entre 7 e 14 anos de idade. 38) Além de documentos, quais informações são necessárias para o registro do empregado? A empresa deverá fornecer ao escritório no momento da contratação de seus empregados as seguintes informações: 1. Data de admissão; 2. Função; 3. Horário de trabalho do empregado e intervalo ou declaração de que o 39) No momento do registro do empregado, posso estabelecer qualquer salário, ou existe algum salário mínimo que deva ser respeitado? A lei estabelece salário mínimo. Além disso, por meio de Convenções Coletivas de Trabalho os sindicatos (patronal e dos empregados) estabelecem os pisos salariais a serem seguidos pelas empresas no momento da contratação de empregados. Tais valores devem ser respeitados, sob pena de imposição de penalidades pelo Ministério do Trabalho ou futuramente serem motivos de ações judiciais após o desligamento do empregado. 40) Posso contratar pessoas com menos de 18 anos? Qual a idade mínima? A legislação trabalhista permite a contratação de pessoas com 16 anos completos, ou mais. Mas menores de 18 anos não podem exercer atividades insalubres ou perigosas, nem podem ter trabalho noturno (urbano entre as 22:00 às 05:00), dentre outras restrições expostas na questão a seguir. Menores de 16 anos poderão ser contratados excepcionalmente na condição de aprendiz, aplicando-se as regras próprias conforme exposto na pergunta 42 deste manual. 41) Quais as restrições e regras para funcionários com menos de 18 anos? Quando a empresa contratar funcionário menor de 18 anos, deve observar as seguintes regras: a. Proibido o trabalho no período noturno (ver pergunta 45); b. Proibido o trabalho considerado perigoso ou insalubre; c. Proibido o trabalho em ambiente prejudicial à moral e à saúde (casa de espetáculos, cinemas, boates, etc.); d. Proibido a prorrogação de horas sem a participação do sindicato; e. Proibido o trabalho em ruas, praças, logradouros, entre outros, sem autorização do Juiz da Infância e da Juventude; f. Proibido o trabalho que demande força muscular superior a 20 quilos, se contínuo, ou 25 quilos, se ocasional; 18 19

13 h. Deve o empregador facilitar a mudança de função, quando esta for prejudicial ao seu desenvolvimento; i. O empregador deverá proporcionar tempo necessário para o menor frequentar as aulas; j. O gozo das férias deverá coincidir com as férias escolares e sempre de 30 (trinta) dias, não podendo parcelar. 42) O que é aprendiz? Eu sou obrigado a contratar? Aprendiz é o jovem que firma com a empresa um contrato de aprendizagem. Contrato de aprendizagem é o contrato de trabalho especial, ajustado por escrito e por prazo determinado, em que o empregador se compromete a assegurar formação técnicoprofissional ao maior de 14 (quatorze) e menor de 24 (vinte e quatro) anos inscrito em programa de aprendizagem formação técnico-profissional metódica, em especial dos Serviços Nacionais de Aprendizagem. Todas as empresas são obrigadas a contratar aprendizes, em número não inferior a 5% e nem superior a 15% do total de empregados em funções que exijam formação técnica. A Lei Complementar 123 dispensa as Microempresas e Empresas de Pequeno Porte de empregar e matricular seus aprendizes em cursos. O contrato de aprendizagem é feito por prazo máximo de 2 anos, com a devida anotação na Carteira de Trabalho. A carga horária máxima é em regra de 6 horas diárias, e a alíquota do FGTS é reduzida para 2%. 43) O que é estágio? Eu sou obrigado a contratar? Como funciona? Estágio é ato educativo escolar supervisionado, desenvolvido no ambiente de trabalho, que visa à preparação para o trabalho produtivo de educandos que estejam frequentando o ensino regular em instituições de educação superior, de educação profissional, de ensino médio, da educação especial e dos anos finais do ensino fundamental, na modalidade profissional da educação de jovens e adultos. O contrato de estágio é regido pela Lei /2008, e é celebrado entre a empresa, o estudante e sua universidade ou colégio. Nenhuma empresa é obrigada a contratar estagiários. O contrato de estágio pressupõe que a empresa tenha um ambiente propício para que o estudante possa desenvolver na prática atividades profissionais, integrando as atividades teóricas acadêmicas com o ambiente prático na empresa, sob supervisão de um profissional na empresa, e de outro no ambiente acadêmico. A carga horária do estágio é limitada a 6 horas por dia e 30 horas por semana. Realizado com observância dos requisitos legais, o estágio não gera vínculo de emprego, não havendo anotação em Carteira de Trabalho. 44) Sou obrigado a contratar funcionário com deficiência física? A lei obriga empresas com 100 funcionários ou mais a contratar pessoas portadoras de necessidades especiais. A quantidade é progressiva conforme o número de funcionários da empresa: de 100 a 200 funcionários - 2% de 201 a 500 funcionários - 3% de 501 a funcionários - 4% acima de funcionários - 5% 45) O que é considerado trabalho noturno? Existe alguma diferença de remuneração para empregados que trabalhem nessa condição? A Constituição Federal, no seu artigo 7º, inciso IX, estabelece que são direitos dos trabalhadores, além de outros, remuneração do trabalho noturno superior à do diurno. Considera-se noturno, nas atividades urbanas, o trabalho realizado entre as 22:00 horas de um dia às 5:00 horas do dia seguinte. Nas atividades rurais, é considerado noturno o trabalho executado na lavoura entre 21:00 horas de um dia às 5:00 horas do dia seguinte, e na pecuária, entre 20:00 horas às 4:00 horas do dia seguinte. Comunique o escritório caso algum funcionário tenha trabalho noturno para que o cálculo salarial seja feito corretamente. 46) O que é adicional de insalubridade? Como saber se meus empregados têm direito a essa verba? Segundo a CLT, é considerada atividade insalubre aquela em que o trabalhador é exposto a agentes nocivos à saúde acima dos limites tolerados pelo Ministério do Trabalho e Emprego. O adicional de insalubridade é um direito concedido a trabalhadores que são expostos a agentes nocivos a saúde. Há três graus: mínimo, que dá adicional de 10%, médio (20%) e máximo (40%) sobre o salário mínimo ou piso de categoria, caso o empregado receba o piso. Para saber se seu empregado tem direito a este adicional e em que percentual, é necessário que seja consultada empresa especializada em Assessoria de Segurança e Medicina do Trabalho. O ideal é sempre que a empresa tome todas as medidas para evitar que o empregado se exponha a agentes nocivos, utilizando-se de Equipamentos de Proteção e de produtos que permitam o trabalho sem exposição. Contudo, quando não for possível a eliminação total do contato com agentes nocivos, deve ser pago ao empregado o adicional de insalubridade, na forma medida pelos profissionais de Saúde e Segurança do Trabalho

14 47) O que é adicional de periculosidade? Como saber se meus empregados têm direito a essa verba? O adicional de periculosidade é um valor devido ao empregado exposto a atividades perigosas, conforme algumas condições preestabelecidas pelo Ministério do Trabalho. São perigosas as atividades ou operações, onde a natureza ou os seus métodos de trabalhos configurem um contato com substâncias inflamáveis ou explosivos, substâncias radioativas, ou radiação ionizante, ou energia elétrica, em condição de risco acentuado. O valor do adicional de periculosidade é equivalente a 30% do salário do empregado, sem os acréscimos resultantes de gratificações, prêmios ou participações nos lucros da empresa. 48) O que é PPRA e PCMSO? Sou obrigado a ter estes programas? Todas as empresas, indiferente da atividade ou quantidade de empregados, estão obrigadas a manter um programa de saúde ocupacional da empresa, entre estes podemos destacar o PPRA (Programa de Prevenção dos Riscos Ambientais) e PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional). Tais programas visam proteger e preservar a saúde do trabalhador. A elaboração desses programas é feito por meio de empresas especializadas. A não elaboração de tais programas sujeitará a empresa a possíveis penalidades, inclusive quando da fiscalização pelo Ministério do Trabalho. 49) O que é CIPA? A Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) é uma comissão constituída por representantes indicados pelo empregador e membros eleitos pelos trabalhadores, que tem a finalidade de prevenir acidentes e doenças decorrentes do trabalho, de modo a tornar compatível permanentemente o trabalho com a preservação da vida e a promoção da saúde do trabalhador. As obrigações da empresa quanto a esta função são previstas na Norma Regulamentadora 5 do Ministério do Trabalho. Em atividades industriais usualmente é obrigatório constituir a CIPA empresas com 20 ou mais empregados. Em estabelecimento de serviços usualmente só é obrigatório para aqueles que tiverem 300 ou mais empregados. Consulte seu técnico de segurança do trabalho para saber se sua empresa está obrigada ou não. A NR-5, contudo, estabelece que mesmo empresas que não sejam obrigadas a constituir CIPA devem indicar uma pessoa que ficará encarregada de implementar e divulgar as medidas preventivas previstas na empresa. 50) O que é Equipamento de Proteção Individual - EPI? A empresa deve sempre por meio das medidas do PPRA e da CIPA buscar eliminar todos os riscos à segurança e à saúde dos trabalhadores no ambiente de trabalho, com equipamentos de proteção coletiva. Contudo, quando não for possível eliminar totalmente os riscos, é obrigatório que a empresa forneça a seus empregados Equipamento de Proteção Individual - EPI. EPI é todo e qualquer dispositivo ou produto, de uso individual destinado a proteção do empregado contra riscos no ambiente de trabalho que possam ameaçar sua segurança ou saúde, como exemplo: Ÿ Proteção auditiva: abafadores de ruídos ou protetores auriculares; Ÿ Proteção respiratória: máscaras e filtro; Ÿ Proteção visual e facial: óculos e viseiras; Ÿ Proteção da cabeça: capacetes; Ÿ Proteção de mãos e braços: luvas e mangotes; Ÿ Proteção de pernas e pés: sapatos, botas e botinas; Ÿ Proteção contra quedas: cintos de segurança e cinturões. 51) Sou obrigado a fornecer EPI? Quais as consequências do correto fornecimento ou da falta de fornecimento? E se o empregado não quiser usar? A empresa é obrigada a fornecer gratuitamente a seus empregados tais equipamentos quando haja riscos ou agentes nocivos no ambiente de trabalho. Os equipamentos devem estar em perfeito funcionamento, e a empresa deve orientar o empregado de como utilizá-lo. A entrega do EPI, como é um fato jurídico com muita relevância, deve ser documentada pela empresa, que deve exigir que o empregado assine declaração no momento do recebimento de recebimento dos equipamentos. Nesta declaração deve constar a lista dos equipamentos recebidos. A ausência do correto fornecimento e prova da entrega dos EPI ao empregado, além de aumentar o risco indesejável de acidentes de trabalho, podem causar multas pelo Ministério do Trabalho, indenizações trabalhistas de valores elevados, além da possibilidade de responsabilização da empresa em ressarcir o INSS sobre pensões e benefícios concedidos devido à culpa da empresa ao não cuidar corretamente da segurança do ambiente de trabalho. Por outro lado, o correto fornecimento do EPI e demais cuidados com a segurança do ambiente de trabalho, além de melhorar as condições de trabalho e produtividade na empresa, podem reduzir os custos da empresa ao desobrigar-se do pagamento do adicional de insalubridade, conforme constatação pelo profissional de saúde do trabalho

15 Se algum empregado não quiser utilizar, ou utilizar de maneira incorreta, a lei prevê o ato como falta do empregado, podendo inclusive levar a sua demissão por justa causa. É dever do empregador exigir o correto uso dos EPI por todos os empregados expostos a riscos. Advirta o empregado, e converse com o escritório ou com seu advogado sobre os procedimentos adequados. 52) Qual o horário de trabalho normal estabelecido por lei? Existem intervalos mínimos e máximos para descanso? O horário de trabalho máximo estabelecido pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), em regra, estipula uma carga horária mensal de 220:00 horas, sendo distribuídas em 8:00 horas diárias e 44:00 horas semanais. O intervalo para o descanso e refeições deve ser de no mínimo 1:00 hora e de no máximo 2:00 horas diárias. O intervalo mínimo entre uma jornada e outra (de um dia para o outro) é de 11 (onze) horas. Pode, entretanto, ser feito contrato de trabalho em tempo parcial, com jornadas menores que as 44:00 semanais, admitindo-se o pagamento de salários proporcionais. Poderá, no entanto, haver algumas flexibilidades no horário de trabalho, como por exemplo compensação de horas, desde que tudo esteja formalmente documentado junto ao sindicato da categoria e previsto na Convenção Coletiva de trabalho. Há, porém, algumas exceções a esta carga horária, como na contratação de radialistas (5 horas diárias), jornalistas (25 horas semanais), médicos (20 horas semanais), fisioterapeutas (30 horas semanais), dentre outras profissões. Verifique com o escritório ou com seu advogado sobre eventuais dúvidas. Quando o domingo for dia normal da jornada, deve-se observar a Convenção Coletiva de Trabalho e demais normas, e sendo possível, deve haver outro dia da semana como folga, e a cada intervalo máximo de 3 semanas um domingo deve ser de descanso, em sistema de rodízio. 53) Há um limite de jornada diária de trabalho? A jornada de trabalho normal é a pactuada no contrato de trabalho, observados os limites na questão anterior. Contudo, sendo necessário, em geral, é possível que os empregados façam horas extras, mas a jornada diária total (horas normais mais extras) não deve extrapolar a 10 (dez) horas por dia. Só se admite extrapolar 10 horas diárias em caso de necessidade imperiosa para fazer face a motivo de força maior ou para atender à realização ou conclusão de serviços inadiáveis ou cuja inexecução possa acarretar prejuízo manifesto. Neste caso é necessário comunicar o Ministério do Trabalho em até 10 (dez) dias após o ocorrido, explicando os motivos urgentes. Neste caso, comunique o escritório imediatamente para lhe auxiliar na comunicação ao Ministério do Trabalho, caso necessário, pois a comunicação não pode esperar o fechamento de mês. 54) Como são pagas as horas extras? As horas extras são calculadas em cartão ponto, observando-se a jornada diária que extrapolou a jornada contratual. As horas extras são pagas com no mínimo 50% de acréscimo em relação a hora normal, sendo o adicional mínimo de 100% se as horas extras forem prestadas em domingos ou feriados. As Convenções Coletivas de Trabalho podem pactuar adicionais maiores, que deverão ser observados. Ainda, sobre o valor da Hora Extra deve ser pago o Descanso Semanal Remunerado, que reflete a remuneração das horas extras nos domingos e feriados do mês. As horas extras também geram reflexos no 13º e férias do empregado. 55) Sou obrigado a ter sistema de controle de horas por cartão ponto? De acordo com a legislação, as empresas que possuem acima de 10 empregados estão obrigadas a trabalhar com cartão ponto. Contudo, é recomendável que todas as empresas que se utilizem de sistema de cartão ponto, independente do número de empregados. Isso facilita o controle, e permite prova em eventuais processos judiciais. 56) O empregado pode assinar o cartão ponto todos os dias exatamente com o mesmo horário de entrada e saída? O cartão ponto dito britânico, que é aquele em que o empregado marca todos os dias exatamente a mesma hora e minuto em todas as entradas e saídas usualmente é tido por inválido para prova em processo judicial. Isso se deve ao fato de que os juízes normalmente entendem que é humanamente impossível que uma pessoa chegue e saia todos os dias exatamente no mesmo horário. Sendo assim, caso o empregado chegue às 7:59h, deve anotar este horário no cartão e não 08:00, como forma de arredondamento. 57) Há alguma alteração na jornada de trabalho enquanto o empregado está em aviso prévio? Se o empregado está cumprindo aviso prévio para rescisão de contrato de trabalho por iniciativa da empresa, o empregado poderá escolher por reduzir sua jornada de trabalho em 2 horas por dia, ou ainda, por faltar por 7 (sete) dias durante o aviso prévio, sem desconto de tais faltas. Contudo, caso o empregado esteja cumprindo aviso para rescisão a pedido do empregado não há redução da jornada

16 58) Caso eu tenha empregados, existe alguma data limite para pagamento do salário? A legislação trabalhista prevê que o empregado deverá receber seu salário até no máximo no 5º dia útil de cada mês. Desta forma, caso o empregado trabalhe no sábado, este dia será contado como dia útil. 59) Além do salário, o que mais deve constar na folha de pagamento do empregado? Posso pagar comissões e horas extras por fora? Todas as verbas salariais pagas ao empregado, tais como horas extras, comissões, etc, devem ser incluídas na folha de pagamento e informadas para a Previdência Social. O pagamento de verbas salariais por fora, além de ocasionar problemas trabalhistas, podem gerar problemas na esfera penal, tendo em vista que a conduta é tipificada como crime. Portanto, informe mensalmente o escritório se há alguma verba além do salário para ser incluída na folha de pagamento. 60) O que é contrato de experiência? Como devo proceder em relação a este tipo de contrato para que não venha a ter problemas futuros? No início da contratação, as empresas poderão firmar um contrato de experiência com seus empregados por um prazo máximo de 90 dias, como forma de testar o empregado naquela função. Este contrato poderá ser prorrogado uma única vez. A dispensa do empregado durante o contrato de experiência acarretará, a quem der causa, uma multa de 50% dos dias que faltam para o término do contrato. Importante mencionar que não existe contrato de experiência sem registro em Carteira. O trabalho de empregados sem registro poderá acarretar sérios problemas ao empregador, tais como ações trabalhistas e multas do Ministério do Trabalho, além do que pode ficar caracterizado crime. 61) Se alguém presta serviços na minha empresa, por exemplo, 2 horas por semana, só aos sábados, ele é empregado? Deve ser assinada a Carteira de Trabalho? Há alguma particularidade no contrato por tempo parcial? Sim. Se o empregado presta serviços com habitualidade para a empresa, por menor que seja a carga horária, ele é empregado, e deve ser procedida a anotação na Carteira de Trabalho e recolhimento dos encargos. Naturalmente, o valor da remuneração poderá ser proporcional ao tempo trabalhado, sendo que assim os encargos serão menores. Contudo, sempre que uma pessoa, mediante remuneração, prestar pessoalmente, com habitualidade e com subordinação (ou dependência) do empregador, ele é empregado. Esta regra não se aplica para empregados domésticos, em que a lei exige continuidade, e não habitualidade. Assim, empregados domésticos que trabalhem em uma residência, por exemplo, 2 vezes por semana são tidos, em regra, como autônomos, e não como empregados. Nos contratos por tempo parcial, os empregados não podem prestar horas extras, e estes não tem direito a 30 dias de férias por ano, mas férias menores, conforme tabela a seguir: I - dezoito dias, para a duração do trabalho semanal superior a vinte e duas horas, até vinte e cinco horas; II - dezesseis dias, para a duração do trabalho semanal superior a vinte horas, até vinte e duas horas; III - quatorze dias, para a duração do trabalho semanal superior a quinze horas, até vinte horas; IV - doze dias, para a duração do trabalho semanal superior a dez horas, até quinze horas; V - dez dias, para a duração do trabalho semanal superior a cinco horas, até dez horas; VI - oito dias, para a duração do trabalho semanal igual ou inferior a cinco horas. 62) Quais são os encargos incidentes sobre a folha de pagamento? Quais as alíquotas? As empresas Optantes pelo Simples Nacional, enquadradas no anexo I, II, III e V não pagam INSS sobre a folha de pagamento. A guia de INSS paga pelas empresas optante pelo Simples em tais anexos é apenas o repasse do desconto do INSS dos empregados. Se a empresa estiver no anexo IV deverá pagar INSS na alíquota de 20% sobre o valor da folha de pagamento. Para empresas que não optam pelo Simples, além dos 20% de alíquota de INSS, a empresa deve pagar também terceiros (Sesc, Senai, Sesi, Salário Educação, Sebrae, etc.) e seguro acidente de trabalho, que usualmente fica entre 6,8% e 8,8%. O FGTS é direito de todos os empregados, independentemente do regime tributário da empresa, no valor de 8% sobre a remuneração, e deve ser depositado mensalmente em conta vinculada do FGTS. Na rescisão sem justa causa por iniciativa da empresa deve ser pago também a multa rescisória do FGTS, de 40% sobre o saldo da conta vinculada, mais 10% a título de contribuição social para a União. 63) Caso eu tenha algum empregado que passe mais de um dia fora da empresa, de forma que eu não tenha condições de controlar seu horário, como devo proceder? Há algum contrato de trabalho diferenciado nestes casos? Alguns empregados que trabalham em funções externas, tais como vendedores, motoristas, etc., e que fiquem durante dias fora da empresa, podem ser enquadrados como empregados não submetidos a controle de horário, na forma do artigo 62 da CLT, desde que não seja possível o controle de seus horários. Neste caso, a empresa fica isenta do pagamento de eventuais horas extras. Sugere-se que o empresário consulte seu advogado para ter certeza de que ele pode ser enquadrado no regime 26 27

17 do artigo 62 da CLT. Este fato deve ser informado ao escritório no momento do registro para que tal fato seja anotado no contrato e na Carteira de Trabalho do empregado. 64) Será que estou obrigado a realizar declaração de Imposto de Renda Pessoa Física? Tendo em vista que a gama de pessoas obrigadas a declarar imposto de renda é muito grande, e que a Receita Federal altera os critérios de obrigatoriedade com razoável frequência, recomenda-se que no mês de março de cada ano o cliente entre em contato com o escritório para saber se está obrigado ou não a declarar. Há incidência de multa para a pessoa que estiver obrigada a declarar e não o fizer, ou fizer em atraso. 65) Qual é o prazo de entrega da declaração de Imposto de Renda Pessoa Física? Há algum benefício para quem entregue no início do prazo e não deixe para os últimos dias? A declaração de imposto de renda de pessoa física usualmente deve ser entregue até o último dia útil do mês de abril de cada ano. Contudo, quem se adiantar e entregar a declaração no início de março, receberá sua restituição, caso o tenha, nos primeiros lotes. engenheiro. Se a empresa tiver riscos ambientais ou atividade potencialmente poluidora, é necessário profissional de engenharia ambiental para o devido licenciamento ambiental junto ao IAP ou outros órgãos ambientais. Se a empresa tiver empregados, é necessária a contratação de médico do trabalho e técnico de segurança do trabalho para os programas de saúde na empresa. Observe a legislação pertinente à sua atividade específica, e se for o caso consulte o escritório ou seu advogado para total formalização de sua atividade. Cadastros junto ao DER, EMBRATUR, ANTT, ANVISA, INMETRO, ANP dentre outros órgãos ou agências reguladoras podem ser obrigatórios dependendo de sua atividade, e é conveniente que você esteja assistido por profissional especializado Caso eu precise paralisar as atividades de minha empresa, seja de forma temporária ou definitiva, como devo proceder? Ocorrendo alguma destas situações, é necessário que o sócio administrador entre em contato com o escritório imediatamente para que seja encaminhado contrato de baixa ou manutenção. 66) Caso eu resolva vender algum bem particular, quais cuidados devo tomar antes de realizar a transação? Antes de vender algum bem é importante que o cliente entre em contato com o escritório para verificar se haverá ou não ganho de capital. Isso quer dizer que se o cliente obtiver ganho na venda de algum bem, provavelmente terá que pagar o imposto sobre ganho de capital. Importante observar que o imposto sobre ganho de capital é devido no mês seguinte ao da venda do bem e não no ano seguinte, no momento do fechamento da declaração. Caso o cliente venda um bem ao longo do ano e somente deixe para apurar o ganho de capital no momento do fechamento da declaração no ano seguinte, terá que pagar o imposto acrescido de juros e multas. 67) Além do escritório contábil, quais outros tipos de serviços técnicos eu devo consultar para desenvolver minhas atividades? O Gruber é um escritório grande, e que oferece suporte amplo nas áreas fiscais, contábil e de departamento pessoal. Mas ainda assim há diversas questões legais da empresa que não são de competência do profissional de contabilidade, razão pela qual alertamos para, quando for o caso, contratar o profissional competente. Dependendo da atividade da empresa, pode ser obrigatório que você contrate outros profissionais. Por exemplo: se desenvolver atividades de obras, é obrigatório ter 28 29

18 Prezado cliente, quando você tiver alguma dúvida pode recorrer aos setores abaixo relacionados pelos telefones indicados. CONTÁBIL E FISCAL Setor responsável pela parte de lançamento de notas fiscais de entrada, saída, lançamentos contábeis e emite as guias de DAS, PIS, COFINS, IRPJ, CONTRIBUIÇÃO SOCIAL. DEPARTAMENTO PESSOAL departamentopessoal@gruber.com.br Setor responsável pelo registro de empregados, emissão de folhas de pagamento, alteração de salários, anotações na CTPS, emissão de férias, etc. É o setor que emite as guias de FGTS, INSS, CONTRIBUIÇÃO SINDICAL. LICITAÇÕES E CONTRATOS I Setor responsável pela elaboração de contratos, auxílio em licitações, etc. CADASTROS cadastros@gruber.com.br Local em que se realizam cadastros para órgãos em geral. IMPOSTO DE RENDA PESSOA FÍSICA Setor que auxilia na Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física. ABERTURA DE EMPRESAS E ALTERAÇÕES CONTRATUAIS aberturadeempresas@gruber.com.br Setor que realiza a abertura de empresas e alterações de contrato social. FINANCEIRO financeiro@gruber.com.br Setor onde se verificam os pagamentos dos serviços do escritório. GERAL gruber@gruber.com.br Caso não se saiba qual ramal ligar, o cliente poderá ligar para este número, no qual atenderá a telefonista, pessoa que poderá auxiliar no encaminhamento do atendimento telefônico. SETOR DE QUALIDADE ouvidoria@gruber.com.br Serviço de melhorias e controle de qualidade, onde se podem fazer reclamações, sugestões ou elogios referentes ao trabalho desempenhado pelo escritório. Conteúdo atualizado até 31/12/2011

19 TOLEDO (45) Rua Santos Dumont, Centro gruber@gruber.com.br CASCAVEL (45) Rua Recife, Centro grubercascavel@gruber.com.br GRÁFICA IMAGEM