Preservação Digital: estratégias para preservação de documentos a longo prazo

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1 Preservação Digital: estratégias para preservação de documentos a longo prazo Dalba Roberta Costa de Deus Bibliotecária dalbacosta@yahoo.com.br Pablo Diego Silva de Souza Jorge Bibliotecário pablossj@gmail.com Resumo: Apresentando conceitos, definições e idéias a respeito da temática da preservação digital, abordam-se algumas das principais estratégias de preservação de documentos digitais como: a preservação da tecnologia, a migração, a emulação e o encapsulamento, assim como a relação das linguagens de marcação com a preservação digital de longo prazo a partir do uso de metadados, e o modelo de referência OAIS (Open Archival Information System), que visa identificar os componentes funcionais que deverão fazer parte de um sistema de informação dedicado à preservação digital. Discute-se a importância de se preservar os documentos em formato digital, para que estes ainda possam continuar a serem utilizados, em longo prazo, como fontes de informação confiáveis. Palavras-chave: Preservação digital, Estratégias de preservação, OAIS, Metadados de preservação. Abstract: Introducing concepts, definitions and ideas regarding the thematic of digital preservation, are presented strategies for preservation of digital documents: the preservation of technology, the migration, the emulation and the encapsulation, and markup languages with digital preservation of long-term from the use of metadata, and the OAIS reference model (Open Archival Information System), which aims to identify the functional components that should be part of an information system dedicated to digital preservation. We discusses the importance of preserving documents in digital format, so that they can still continue to be used in long-term, as reliable sources of information. Keywords: Digital preservation, Preservation approaches, OAIS, Preservation Metadata. 1

2 1 INTRODUÇÃO Nos últimos anos assistimos ao crescimento e desenvolvimento da Web, e junto com ela o surgimento de milhares de documentos eletrônicos que são criados diariamente e publicados na rede. Mais que globalizar, esta prática vem permitindo não apenas o compartilhamento, mas a participação e interação instantâneas de usuários na produção de seus próprios documentos. É a chamada Web 2.0, onde o usuário não é mais um agente passivo, mas agora um participante ativo, que cada vez mais produz e compartilha informações. Neste contexto, entra em discussão a temática da preservação de documentos, que já existia desde a época dos tradicionais depositários do saber da humanidade, como explica Sá (2004), ou seja, as bibliotecas e os arquivos, e que agora ganharam a companhia de outra entidade armazenadora de informação, o hardware. Hoje, as questões relacionadas com a preservação de documentos, especificamente digitais, perpassam por diversas estratégias de preservação, modelos de referência para repositório digital, usuários, produtores e consumidores de informação. A intenção deste artigo é tratar, de maneira mais informativa, sobre estas questões que se encontram em evidência neste momento e inspirar futuras discussões a respeito do tema. 2 DEFINIÇÕES Antes de prosseguirmos, faz-se necessário esclarecer algumas definições, a fim de que possamos melhor refletir sobre o tema. 2.1 PRESERVAÇÃO O Dicionário brasileiro de terminologia arquivística (Arquivo Nacional, 2005) apresenta o termo preservação como uma atividade subordinada a conservação que seria a atividade mais abrangente. Preservação é definida então como a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou 2

3 tratamento físico e/ou químico (DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística, 2005, p.135). 2.2 Documento digital Documento é originário do termo latino documentum, derivado de docere, que tem o significado de ensinar. De acordo com Sant Anna (2006), o termo evoluiu para o significado de prova e no início do século XXI, para o sentido moderno de testemunho histórico. De acordo com o glossário de arquivística da Associação dos Arquivistas Brasileiros (AAB), o termo documento significa... registro de uma informação independente da natureza do suporte que a contém.. Hoje, com o desenvolvimento da internet, têm-se o documento digital e o digitalizado. Ainda citando Sant Anna (2006, p.124), documento eletrônico ou documento digital é todo registro gerado ou recebido por uma entidade pública ou privada, no desempenho de suas atividades, armazenado e disponibilizado ou não, através de sistemas de computação.outra definição é a de documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional. (DICIONÁRIO brasileiro de terminologia arquivística, 2005, p.75). Pode-se inferir que a diferença entre um documento digital e o digitalizado, é que o primeiro é produzido, gerado, criado no ambiente digital, enquanto o segundo é uma cópia digital de um documento original existente em outro suporte. 2.3 Metadados A definição mais óbvia que se encontra sobre este termo é o significado de dado sobre dado. Entretanto, para a preservação digital, Saramago (2004, p.1), traz o conceito de que metadados seriam como a informação de apoio aos processos associados com a preservação digital de longo prazo. De acordo com a autora, os metadados de preservação devem conter informação técnica e administrativa sobre decisões e ações de preservação, registrar os efeitos das estratégias de conversão de dados, assegurar a autenticidade dos 3

4 recursos digitais e registrar informação a respeito da gestão de coleções, além de oferecer informação sobre os próprios metadados. 2.4 Preservação digital Segundo Thomaz e Soares (2004 apud TASK FORCE ON ARCHIVING OF DIGITAL INFORMATION, 1996), preservação digital é a capacidade de manter a integridade e a acessibilidade da informação digital por longo prazo. Esta preservação da integridade e acessibilidade não se limita, apenas, a proteger a informação digital contra o acesso não autorizado, mas, também, contra o uso inadequado resultante da má interpretação ou má representação da informação por parte dos sistemas computacionais. Em ambiente digital, encontra-se o termo preservação a longo prazo. Entende-se neste contexto, como longo prazo, o espaço de tempo determinado pelo acesso continuado aos recursos digitais ou à informação neles contidos por período indeterminado. Saramago (2004, p.1) entende que em ambiente digital, os recursos sofrem transformações cujos resultados nem sempre são fáceis de controlar. Por este motivo deve ser criado um histórico da mudança ao longo do tempo. Assim, compreende-se que preservação digital a longo prazo possa ser definida como aquela que tem por objetivo principal garantir que a autenticidade e integridade de documentos sejam recompostas. 3 ESTRATÉGIAS PARA PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Algumas estratégias para preservar documentos digitais foram pensadas e subsistem simultaneamente em algumas organizações com o objetivo de se ter como garantia o acesso ao documento. Rodrigues (2003) cita como uma das primeiras estratégias que foram utilizadas pelas organizações, a da preservação de hardware e software. Este tipo de estratégia, apesar de ser utilizada ainda hoje na prática de algumas empresas, parece-nos estar em declínio, primeiro pela obsolescência rápida 4

5 dos sistemas tecnológicos, segundo pelo risco de descontinuidade do fabricante. Outra opção que chamou a atenção quando a questão da preservação de documentos digitais entrou em discussão, foi a da impressão no papel. Várias instituições começaram a imprimir seus documentos como forma de garantir a longevidade de seus documentos. A opção da impressão em papel, tal como a preservação tecnológica continua a ser usada apesar de não ser viável para muitos recursos digitais. Quando os recursos a preservar são textos, gráficos, fotografias ou outros formatos passíveis de reprodução em papel, podemos encontrar organizações que recorrem a essa estratégia. (RODRIGUES, 2003, p.55) Com o progresso científico, outras estratégias foram sugeridas, como a emulação, que consiste no uso de tecnologias atuais e sobre elas reconstituir as funcionalidades e o ambiente de tecnologias que se tornaram obsoletas; a migração, que trata de transportar os recursos digitais de uma plataforma para outra, adaptando-os aos ambientes de chegada, cada vez que hardware e software se tornam obsoletos ou em antecipação a essa própria obsolescência; e por fim o encapsulamento, que tem como objetivo a preservação do formato original tecnológico. 3.1 Preservação da tecnologia: museus de hardware Estratégia utilizada para garantir o acesso contínuo aos objetos digitais, a preservação da tecnologia consiste, basicamente, na conservação e manutenção de todo o hardware e software necessários à correta apresentação destes objetos. Manter a tecnologia, que criou os objetos, disponível para uso em um hardware museum, por exemplo. Segundo BORGHOFF et al (2006), os museus de hardware infelizmente, podem não ser viáveis na prática devido a uma série de motivos. Ou seja, a preservação ou conservação da tecnologia, implica em desvantagens como custo de operação, espaço físico, suporte técnico (manutenção), além do acesso à informação que fica restrito apenas ao local físico onde estão os hardwares preservados. 5

6 Além disto, cabe a questão da preservação dos dispositivos tecnológicos para armazenamento da informação. De acordo com Rodrigues (2003), a banda magnética continua a ser o suporte de armazenamento mais utilizado para grandes quantidades de dados. No que diz respeito ao acesso às bandas magnéticas como resposta a interrogações de utilizadores existe a possibilidade da sua manipulação em sistemas robotizados, vulgarmente chamados juke-boxes, porém, trata-se de processo muito complexo e dispendioso. Outro tipo de suporte magnético a considerar é baseado em discos rígidos que devem ser dimensionados para grandes quantidades de dados e de que se colocam vários num só computador. (RODRIGUES, 2003, p.33-34) No caso, os sistemas magnéticos são susceptíveis de deterioração por oxidação e corrosão. Estas podem conduzir a perda de coercividade das partículas e desse modo ocasionar perda de dados. Paralelo ás bandas magnéticas existe a tecnologia dos CD-ROMs que permite o rápido acesso aos recursos. No caso dos CD-ROMs os materiais usados neste tipo de suporte (ópticos) podem variar de acordo com as marcas e desta forma fazer também variar os tempos de duração, relacionado com as alterações ambientais de temperatura e umidade, que podem mesmo fraturar a camada refletora e a cobertura de proteção existente no CD-ROM. Assim sendo, qualquer que seja o suporte de armazenamento, existe o problema de deterioração do suporte, deterioração dos drives e a obsolescência do suporte técnico. Rodrigues (2003) acredita que o tempo de vida dos suportes não seja o fator mais importante para a preservação dos recursos digitais, mais sim, talvez, deva-se considerar o fator da migração dos dados um fator relevante, para que o acompanhamento das novidades aconteça, e não se corra o risco de ser ultrapassado pela obsolência dos dispositivos. 3.2 Migração De acordo com a Task Force on the Archiving of Digital Information (1996) a migração consiste na transferência periódica de material digital de 6

7 uma dada configuração de hardware/software para uma outra, ou de uma geração de tecnologia para outra subseqüente. A migração periódica da informação digital a partir de um ambiente de hardware ou de um software para outro é a estratégia operacional para a preservação digital mais freqüentemente usada pelas instituições detentoras de grandes acervos (ARELLANO, 2004). Diferente de outras estratégias de preservação de documentos digitais, a migração se preocupa com o conteúdo intelectual do documento, com a informação contida nele e não somente com o suporte, o objeto digital em seu formato digital. A importância da migração é transferir para novos formatos enquanto for possível, preservando a integridade da informação. Se possuirmos, por exemplo, um floppy disk contendo informações importantes, mas não temos mais um hardware que possa ler esse disco, podemos migrar as informações contidas nele para outro suporte mais usual como um CD-ROM. Preserva-se assim o seu conteúdo, mais não o objeto (o floppy disk). 3.3 Emulação Para Arellano (2004), a emulação sugere a preservação do dado no seu formato original, por meio de programas emuladores que podem imitar o comportamento de uma plataforma de hardware obsoleta e emular o sistema operacional. Isto é, a criação de novo software que imita o funcionamento do antigo hardware e software para reproduzir seu comportamento (THOMAZ e SOARES, 2004). Nessa estratégia, tanto o conteúdo, quanto a presença física, são preservados, já que como acontece em estratégias baseadas na preservação de tecnologia, na emulação centra-se na preservação do objeto lógico no seu formato original. Os objetos digitais podem apresentar tanto as características quanto as funcionalidades originais do objeto anterior. A emulação requer como pré-requisito uma descrição da tecnologia usada durante a criação do recurso, contextualizações que incluam o sistema operativo, as aplicações e quaisquer outras aplicações consideradas necessárias. 7

8 Acredita-se que deva ter também especificações sobre o emulador a se usar no sistema futuro de forma a fornecer informação para a recriação da plataforma original. Deve incluir uma descrição do software, um histórico do ciclo de vida do recurso digital e quaisquer outros elementos considerados necessários (RODRIGUES, 2003, p.56). 3.4 Encapsulamento O encapsulamento é uma estratégia de preservação que consiste em preservar todos os detalhes de como interpretar o objeto digital. Preserva-se juntamente com o objeto digital, toda a informação (descrição formal e detalhada do ambiente de software e hardware requerido para seu funcionamento) necessária e suficiente para permitir o futuro desenvolvimento de conversores, visualizadores e ou emuladores. Para Cunha e Lima (2007) a estratégia de encapsulamento consiste em reunir em conjunto com o recurso digital e o que quer que seja necessário para manter o acesso a ele. Isto pode incluir metadados, software visualizador e arquivos específicos constituintes do recurso digital. No entanto, como alerta Barbedo (2008), é preciso estar ciente que objetos complexos possuem especificações complexas e que uma especificação incompleta poderá ter um efeito desastroso para a preservação do objeto. 4 METADADOS DE PRESERVAÇÃO: RELAÇÕES DAS LINGUAGENS DE MARCAÇÃO E A PRESERVAÇÃO DIGITAL A relação das linguagens de marcação (xml 1, por exemplo) com a preservação de documentos digitais, se dá a partir do entendimento da necessidade de se preservar a longo prazo o acesso ao conteúdo do documento. 1 Extensible Markup Language. Favorece a interoperabilidade e pode ser usado como formato de criação de documentos. Pode considerar-se como uma estratégia de preservação por si só. (RODRIGUES, 2003, p. 60). 8

9 Para tanto, é necessário que se adotem formatos padronizados para representar a estrutura do documento digital a fim de posteriormente possibilitar o seu acesso. A padronização é a condição necessária para o entendimento das representações (estruturas, convenções, sintaxe e significado consensual dos metadados) (CAMPOS, 2007, p.23). Existem vários modelos de metadados em uso como: MARC, Dublin Core, EAD, dentre outros. Segundo Campos (2007), metadados referentes à administração, acesso e preservação e uso das coleções, são constantemente empregados em repositórios (bibliotecas e arquivos digitais). Nesse ambientes digitais, os metadados não somente descrevem e identificam um objeto como também o seu contexto de criação e suas condições de preservação. Saramago (2004) discorre que os metadados de preservação devem conter informação técnica e administrativa sobre decisões e ações de preservação, registrar os efeitos das estratégias de conversão de dados, assegurar a autenticidade dos recursos digitais ao longo do tempo, registrar informação acerca de gestão de coleções e de direitos e ainda fornecer informação acerca dos próprios metadados. Um repositório digital que tem como objetivo a preservação a longo prazo dos materiais custodiados tem que integrar diversos tipos de meta informação (RAMALHO et al, 2007). Os metadados de preservação, podem ser agrupados em três tipos: descritivos; administrativos e estruturais, sendo que: Descritivos: Descrevem os documentos para recuperação. Permite acesso aos documentos; Administrativos: Documentam os atos de gestão ao longo do tempo. Estruturais: Permitem o intercâmbio de documentos, Interoperabilidade. Sendo assim, os metadados de preservação têm como seu objetivo principal descrever e documentar as atividades relacionadas à preservação do documento digital. Fornecem informações detalhadas sobre proveniência, autenticidade, atividades de preservação dentre outras como (hardwares, sistemas operacionais e softwares) que permitem a correta apresentação dos documentos. 9

10 5 O MODELO DE REFERÊNCIA OAIS (OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM) Desenvolvido pelo Consultative Comitee for Space Data Systems (CCSDS) o modelo OAIS é uma norma ISO (14721:2003) 2 que descreve um enquadramento conceitual para um repositório digital genérico, aberto a todas as comunidades com garantias de confiabilidade. Um modelo conceitual que visa identificar os componentes funcionais que deverão fazer parte de um sistema de informação dedicado à preservação digital. Descreve ainda as interfaces internas e externas do sistema e os objetos de informação que são manipulados no seu interior. Figura 1. O modelo Open Archival Information System (OAIS) Fonte: RAMALHO, José Carlos et al. (2007). Como pode ser observado na Figura 1, o modelo OAIS opera num ambiente constituído pela interação entre produtores, consumidores, administradores e o repositório em si mesmo. Saramago (2004, p. 4) descreve o papel dos principais intervenientes neste modelo: O produtor fornece a informação a preservar; 2 ISO 14721:2003. Disponível em: catalogue_detail.htm?csnumber= Acesso em: 8 out

11 A gestão (administrador) estabelece a política do OAIS e monitorizaa passo a passo; O utilizador (consumidor) interage com o OAIS e obtém a informação que procura. A descrição funcional deste modelo é feita por Ramalho (2007, p.2) da seguinte forma: O produtor prepara a informação que quer preservar organizando-a num pacote especial (SIP Submission Information Package); estes pacotes são enviados ao sistema que sabe analisá-los, verificá-los e retirar de lá a informação arquivando-a no repositório, transformando um SIP num AIP (Archival Information Package); o administrador pode realizar ações (verificação, correção, preservação...) sobre AIPs, por sua vez, o consumidor pode realizar pesquisas sobre os AIPs e a dada altura pode solicitar um determinado objeto digital que lhe é oferecido na forma de um DIP (Dissemination Information Package), ou seja, o AIP solicitado é transformado num DIP que é fornecido ao consumidor. Segundo Innarelli (2006, p.10) a aplicação do OAIS em arquivos consiste na organização de pessoas e sistemas, tendo como responsabilidade a preservação e o acesso da informação à comunidade interessada e como foco principal a informação digital, as formas primárias de armazenamento e suporte da informação para os materiais de arquivos digitais e físicos. 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS Como podemos observar na literatura utilizada, varias estratégias estão sendo estudas e avaliadas a fim de que se consiga uma solução a longo prazo para preservação de documentos digitais. Este esforço é justificado pela importância que a informação cada vez mais exerce na sociedade. Existe a necessidade premente de que os esforços neste sentido persistam, visto que se trata de uma preservação cujos reflexos podem se dar sobre a preservação da memória cultural e científica de organizações, países, e porque não dizer, povos. (CUNHA; LIMA, 2007, p.19). Acredita-se que estratégias como a emulação e o encapsulamento são ainda muito caras e difíceis para se manter, já que exigem um maior aporte 11

12 tecnológico, além de especialistas comprometidos com o processo da representação estrutural e detalhes da interpretação do documento pelos softwares e hardwares. Já a Preservação da tecnologia (os museus de hardware) se mostra inviável, sobretudo no que diz respeito ao acesso restrito à informação que pode ser consultada somente no local físico onde estão os hardwares preservados. Dentre as atuais estratégias utilizadas, apresentadas neste trabalho, a que nos parece mais viável e confiável para ser implantada seria a migração. Por ser uma técnica mais utilizada por organizações com grandes acervos, a probabilidade de desenvolvimento para se alcançar os objetivos de preservação digital a longo prazo aparenta ser maior, além do foco ser o conteúdo e não apenas o suporte. A preservação a longo prazo de documentos digitais, no entanto, é um tema complexo, com questões ainda não definidas. Cabe ressaltar que apesar da existência de várias estratégias, e que algumas possam ser mais viáveis que outras, ainda não há provas conclusivas que comprovem a eficácia de nenhuma delas para longo prazo, sobretudo no que diz respeito à perda de informação. REFERÊNCIAS ARELLANO, Miguel Angel. Preservação de documentos digitais. Ci. Inf., Brasília, v. 33, n. 2, p , maio/ago Disponível em: < scielo.br/pdf/ci/v33n2/a02v33n2.pdf>. Acesso em: 25 set ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Glossário. Disponível em: < Acesso em: 25 out BARBEDO, Francisco. Arquivos digitais: da origem à maturidade. Cadernos BAD. n. 2, p. 6-18, Disponível em: < /redalyc/pdf/385/ pdf >. Acesso em: 07 out BARBEDO, Francisco (Coord.) et al. Recomendações para a produção de planos de preservação digital. Lisboa: DGARQ, Disponível em: < Acesso em: 28 out BORGHOFF, Uwe M. et al. Long-term preservation of digital documents: principles and practices. Heidelberg: Springer,

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