DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS DIGITAIS DOCUMENTO PROTEGIDO PELA LEI DE DIREITO AUTORAL Por: Flavio Monteiro da Trindade Orientadora Prof.ª M ª. Flávia Martins de Carvalho Rio de Janeiro

2 2012 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS DIGITAIS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Gestão Pública. Por: Flavio Monteiro da Trindade.

3 3 AGRADECIMENTOS A todos que me apoiaram nessa conquista.

4 4 DEDICATÓRIA Ao meu Pai, João Gomes, minha mãe, Ângela Monteiro e meu irmão, Felipe Trindade.

5 5 RESUMO O presente trabalho de conclusão de curso consiste em um estudo de caso e aborda a gestão arquivística dos documentos digitais e da natureza destes documentos. A Gestão de Documentos, um dos princípios mais importantes da Arquivologia, aponta para estudos avançados que tratam das preocupações concernentes às atividades de produção e manutenção das características principais dos documentos arquivísticos digitais, quais sejam autenticidade e confiabilidade. Para tanto são tomadas como exemplo as práticas desenvolvidas pela IBM, adaptadas às rotinas de trabalho da Justiça Federal no Rio de Janeiro, durante o desenvolvimento das atividades concernentes à realização do Projeto de Digitalização dos documentos do Órgão. Avalia, ainda, as normas e procedimentos prescritos pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) do Arquivo Nacional, descritos no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos e-arq Brasil e analisa a metodologia utilizada no Projeto, no tocante à gestão arquivística de documentos digitais, a fim de investigar se os mesmos estão em consonância com o disposto pelo referido documento. Palavras-chave: Documento digital. Gestão arquivística de documentos digitais. Preservação digital.

6 6 METODOLOGIA Os métodos que levam ao problema proposto, como leitura de livros, jornais, revistas, questionários e a resposta, após coleta de dados, pesquisa bibliográfica, pesquisa de campo, observação do objeto de estudo, as entrevistas, os questionários, etc. Contar passo a passo o processo de produção da monografia. É importante incluir os créditos às instituições que cederam o material ou que foram o objeto de observação e estudo.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I Quadro Teórico-conceitual 11 CAPÍTULO II A Justiça Federal e a Implantação do Sistema de Gestão de Documentos Digitais A Justiça Federal do Brasil Sistema de Gestão de Documentos Digitais 22 CAPÍTULO III Aplicabilidade do E-Arq Brasil 30 CONCLUSÃO 34 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37

8 8 INTRODUÇÃO Dentre as mudanças causadas pelo advento das novas tecnologias, uma das que mais provocam discussões entre os diversos profissionais da informação é o documento digital. Sempre haverá a necessidade do registro de informações, como sempre houve, desde o início da escrita. Dos registros gravados nas paredes de cavernas até chegar aos registros em papel, o homem acompanha a evolução tecnológica e, hoje em dia, a informação é comumente registrada em formato digital. Nem todo registro documental é um documento arquivístico. Para tal, é necessário que o documento possua determinadas características como organicidade e naturalidade na acumulação. Assim sendo: [...] considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. CONARQ (2004). Documento digital é aquele que, além dessas características, foi criado e armazenado em ambiente eletrônico, ou na definição do CONARQ (2004): [...] considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Para assegurar o valor probatório dos fatos que atesta é necessário que o documento seja autêntico, fidedigno e, portanto, deve ser preservado a fim de garantir o acesso ao seu conteúdo pelo tempo que for necessário. Entre os problemas geralmente encontrados nos documentos digitais está a facilidade em ser adulterado por alguém não autorizado, além da degradação dos suportes eletrônicos e da obsolescência tecnológica, que pode causar sua destruição ou a perda da informação de forma irreversível.

9 9 A presente pesquisa abordará a gestão arquivística de documentos digitais da Justiça Federal no Rio de Janeiro, primeiro órgão público federal a implantar esse tipo de gestão na Administração Pública Federal. Os documentos produzidos pelo órgão durante a realização de suas atividades são fontes de prova do desenvolvimento do projeto, assim, a investigação a ser desenvolvida pretende descrever e examinar os procedimentos utilizados para a criação, manutenção e guarda dos documentos arquivísticos digitais, pois, de acordo com Rondinelli (2004, p. 64), a gestão arquivística desses documentos é: [...] um instrumento capaz de garantir a criação e a manutenção de documentos eletrônicos confiáveis ou, segundo a diplomática arquivística contemporânea preconizada por Duranti, de documentos eletrônicos arquivísticos fidedignos e autênticos. Para dar suporte à análise do sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais serão utilizados os procedimentos indicados pelo e-arq Brasil, o qual é definido como um Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (...) elaborado no âmbito da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE) do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) no período de 2004 a (2006, p.5). Os requisitos apresentados pelo e-arq Brasil especificam todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final (ibid.), ou seja, esses requisitos deverão ser utilizados para o gerenciamento de toda documentação arquivística digital produzida na instituição. De acordo com o e-arq Brasil, a gestão de documentos digitais deve ser feita por meio de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que envolva o conjunto dos princípios, métodos e operações concernentes ao tratamento arquivístico. Diante dos conceitos enunciados nos parágrafos anteriores, é possível afirmar que o sistema de gestão de documentos digitais utilizado pela Justiça Federal se assemelha a um SIGAD, já que todos os documentos são criados, gerenciados e armazenados em ambiente eletrônico.

10 10 Assim sendo, o objetivo geral da pesquisa é identificar de que maneira esses documentos digitais são tratados pelo órgão, analisando os procedimentos utilizados na gestão de seus documentos arquivísticos digitais de acordo com os requisitos especificados no e-arq Brasil. Já os objetivos específicos são: entender como os documentos arquivísticos digitais são criados, gerenciados e armazenados pelo órgão; e identificar os procedimentos utilizados para garantir que os documentos arquivísticos digitais sejam autênticos, fidedignos e acessíveis durante o período de vigência dos mesmos. Para a realização deste trabalho, a metodologia adotada compreendeu a revisão bibliográfica sobre os conceitos de documento arquivístico digital, gestão arquivística de documentos, autenticidade e fidedignidade, metadados e preservação de documentos digitais, os quais serão apresentados no segundo capítulo. O objeto de estudo deste trabalho de conclusão de curso é o sistema utilizado pela Justiça Federal. Assim, no terceiro capítulo será apresentado o sistema de gerenciamento de documentos digitais utilizados pelo órgão e, no quarto capítulo, serão analisados os procedimentos utilizados para a gestão de seus documentos digitais, de acordo com os requisitos funcionais estabelecidos pelo e-arq Brasil. Dessa forma, ao final da pesquisa, será possível indicar se o órgão atende aos requisitos para a criação, manutenção e preservação de documentos arquivísticos digitais propostos pelo e-arq Brasil.

11 11 CAPÍTULO I QUADRO TEÓRICO CONCEITUAL Este capítulo visa apresentar conceitos importantes para a compreensão, sob a luz da Arquivologia, das especificidades e potencialidades de uso dos documentos digitais no ambiente de grandes empresas. Para isso, é necessário abordar os conceitos de documento arquivístico digital, gestão arquivística de documentos, autenticidade e fidedignidade, metadados e preservação de documentos digitais, para que seja alcançado o objetivo dessa pesquisa, qual seja, a análise do sistema de gestão de documentos da Justiça Federal. De maneira geral, entende-se documento como sendo a informação registrada em um suporte e, mais especificamente, de caráter oficial, tais como: certidões, diplomas, registros de identificação pessoal, etc. O documento arquivístico possui certas especificidades, que dizem respeito à própria criação, pois os documentos de arquivo decorrem do exercício de atividades específicas de órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, bem como de pessoa física durante o exercício de suas funções, ou seja, estão vinculados ao processo pelos quais foram criados e devem refletir as atividades a que se vinculam. Tem, portanto, o potencial de prova, de evidência, de comprovação dos fatos. Sendo assim, os documentos de arquivo, como recursos de prova e informação, dão suporte ao processo decisório e às atividades administrativas e técnicas da instituição produtora. A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que regulamenta a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, em seu art. 2º, capítulo I, apresenta a seguinte definição de arquivos: [...] conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades

12 12 específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. O documento arquivístico é definido como unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística Arquivo Nacional (2005, p. 73). Se a definição diz qualquer que seja o suporte ou formato, o documento arquivístico digital difere de um documento arquivístico tradicional apenas pelo formato em que é registrado, que é o formato digital. Assim, de acordo com a definição encontrada no e-arq Brasil, documento arquivístico digital é o: [...] documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p. 4). Santos (2002, p.33) levanta a seguinte questão: [...] será que todo arquivo eletrônico é um documento de arquivo? E continua: Da mesma forma que existem documentos em suportes tradicionais que não são documentos de arquivo, também existem documentos eletrônicos que não pertencem a arquivos eletrônicos, no sentido arquivístico, ou seja, que não foram criados e/ou acumulados em decorrência das atividades de pessoa física ou jurídica, pública ou privada. Para responder esta pergunta, o autor cita Roberts (1993, p. 417), que enumera um conjunto de elementos usados para identificar arquivos eletrônicos (electronic records), que são:

13 13 1. Informação; 2. Criado e usado na execução de um negócio ou atividade; 3. Mantido como evidência dessa atividade; 4. Com capacidade de ser processado em um sistema de computador; 5. Armazenado em um meio que requer equipamento eletrônico ou computador para ser recuperado. A partir dessa análise, Santos conclui que o documento eletrônico seria então definido pelas duas últimas características, sendo que sua identidade arquivística é estabelecida pelas três primeiras. Assim como Santos, Rondinelli toma como base para a análise desses documentos as características enunciadas pela professora Luciana Duranti, da Universidade de British Columbia, em Vancouver no Canadá, que integrou os conceitos e princípios da diplomática aos da arquivologia gerando o que ela mesma chama de diplomática arquivística contemporânea. (2004, p.45). Essas características seriam, de acordo com Duranti (apud SANTOS, 2002, p.36): 1. Imparcialidade os registros são inerentemente verdadeiros; 2. Autenticidade os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de se agir por meio deles; 3. Naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta; 4. Inter-relacionamento os documentos estabelecem relações no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades; 5. Unicidade cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Ou seja, todas as características acima são inerentes a quaisquer documentos, eletrônicos ou não, produzidos por uma pessoa ou instituição. (IBID).

14 14 Aqui se faz necessário abordar a diferença entre os termos documento eletrônico e documento digital. A Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE do Conselho Nacional de Arquivos CONARQ, define documento arquivístico eletrônico como: [...] um documento arquivístico codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico. Sendo o documento arquivístico digital o registro produzido, tramitado e armazenado em formato digital. (ROCHA e SILVA, 2007, p. 115), ou na definição do CTDE: Documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Como se pode concluir dos conceitos elencados, documento eletrônico é uma unidade de registro acessível mediante um equipamento eletrônico, tal como uma fita cassete de áudio ou uma fita VHS de vídeo, enquanto documento digital se diferencia pelo formato, é o documento codificado em dígitos binários. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Diante das mudanças mercadológicas, que exigem das organizações maior competitividade aliada à redução de custos, a gestão documental passou a ser indispensável para a recuperação da informação necessária às tomadas de decisões. A preocupação com a organização dos documentos em uma instituição surge diante da necessidade de garantir que a informação esteja disponível quando e onde seja necessária; que documentos sem valor administrativo e legal sejam eliminados, evitando o acúmulo de massa documental; e que o uso de recursos informacionais seja eficaz, evitando desperdício de recursos humanos e materiais.

15 15 A gestão de documentos, como um conjunto de procedimentos técnicos e científicos para o tratamento de documentos de arquivo tem como objetivo mantê-los organizados e acessíveis, tornando-os parte fundamental nos processos de negócios das organizações, oferecendo as condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da instituição, de acordo com sua missão e propósitos. Em se tratando de documentos digitais, há certa confusão entre os termos GED Gerenciamento Eletrônico de Documentos - e a Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais. O GED pode ser usado tanto para o gerenciamento de documentos digitais como em ambientes híbridos, ou seja, constituído de documentos digitais e, também, convencionais, porém seu uso é limitado à ação de recuperação da informação nele armazenada. Para Lucca, Charão e Stein (2006, p.71), a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se destacado como uma ferramenta estratégica para garantir agilidade na recuperação de documentos, porém nem todas as ferramentas de GED disponíveis no mercado estão em consonância com os princípios arquivísticos de gestão de documentos. A gestão arquivística abrange todo o ciclo de vida dos documentos e envolve o conjunto dos princípios, dos métodos e das operações que se aplicam à organização e ao tratamento dos arquivos. Assegura a produção, tramitação, manutenção e destinação dos documentos, refletindo as informações registradas em seu contexto. Uma gestão eficaz garante o tratamento adequado às informações de acordo com métodos e princípios arquivísticos. No e-arq Brasil encontramos a definição de um SIGAD Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, que é: um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá

16 16 fundamentalmente da implementação prévia de um programa de gestão arquivística de documentos. (CONARQ, 2006, p. 6-7). Continuando: Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos os tipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja, textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um vasto repertório de diversidade crescente. Dessa forma, o documento conclui que: Um GED trata os documentos de maneira compartimentada, enquanto o SIGAD o faz a partir de uma concepção orgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete as atividades da instituição que os criou. Além disso, diferentemente do SIGAD, o GED nem sempre incorpora o conceito arquivístico de ciclo de vida dos documentos; [...] um SIGAD é um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos e como tal sua concepção tem que se dar a partir da implementação de uma política arquivística no órgão ou entidade. Sendo assim, torna-se fundamental descrever e examinar os procedimentos utilizados para a criação, manutenção e guarda dos documentos arquivísticos digitais elaborados pela Justiça Federal. Sobre as ações utilizadas pelas instituições para garantir a preservação de documentos digitais, Rocha e Silva concluem que: O grande desafio apresentado pelos documentos digitais é a garantia da produção de documentos confiáveis e a manutenção de sua autenticidade e acesso de longo prazo. (2007, p. 115).

17 17 A autenticidade do documento arquivístico está ligada ao valor probatório da informação nele registrada. Para Fonseca apud Rondinelli (2004, p. 47): [...] a autenticidade está ligada ao processo de criação, manutenção e custódia; os documentos são produto de rotinas processuais que visam ao cumprimento de determinada função, ou consecução de alguma atividade, e são autênticos quando criados e conservados de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas. O conceito de fidedignidade foi definido por MacNeil apud Rondinelli (2004, p.64) pela capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que atesta. Ainda segundo a autora, esta capacidade está relacionada ao momento de criação do documento e, portanto, refere-se ao grau de completude da sua forma intelectual e de controle dos seus procedimentos de criação. Nos documentos digitais, a completude se refere aos elementos que compõe a estrutura formal do documento, que são os elementos extrínsecos e intrínsecos. Na definição da CTDE, elementos extrínsecos são: Conjunto de elementos que constituem a forma externa do documento arquivístico. Os tipos de elementos extrínsecos incluem: tipo, cor e tamanho da letra; apresentação textual, gráfico, sonoro ou multimídia, selo, logomarca; assinatura digital; links e outros. (CONARQ, 2004, p.8). E os elementos intrínsecos são: Conjunto de elementos que constituem a forma interna do documento arquivístico. Os tipos de elementos intrínsecos incluem: autor, destinatário, data, local, assinatura, assunto e outros. Na Parte I do e-arq Brasil, Gestão Arquivística de Documentos, em seu item 5 Planejamento e Implantação do Programa de Gestão Arquivística de Documentos -, encontramos as definições de confiabilidade e autenticidade.

18 18 Aqui cabe acrescentar a explicação acerca da substituição do termo fidedignidade para confiabilidade, apresentada no e-arq Brasil, na nota 12: Confiabilidade é sinônimo de fidedignidade, tradução do termo em inglês reliability. (CONARQ, 2006, p. 21) No caso da Justiça Federal, os documentos devem ser armazenados e mantidos acessíveis durante o período estabelecido pela Tabela de Temporalidade dos Documentos. Portanto, deverão ser observadas as práticas para preservação e acesso desses documentos pelo tempo necessário. De acordo com Rocha e Silva não é suficiente que o documento seja confiável e autêntico, é preciso também assegurar que este possa ser lido e compreendido pelas gerações futuras. (2007, p. 115). O grande problema do suporte eletrônico é a substituição constante de uma tecnologia por outra mais avançada, provocando a rápida obsolescência do suporte utilizado. Os disquetes, por exemplo, utilizados no final da década de 1980 e início da década de 1990 do século passado, quando as instituições começaram a utilizar a informática de forma mais ampla, não podem mais ser lidos. Não só pela provável degradação e desmagnetização da mídia, como pela quase inexistência de computadores com dispositivos necessários para a leitura do disquete. Este é o problema da obsolescência tecnológica inerente ao hardware. Há também a obsolescência do software. Se fosse encontrado um computador com tecnologia atual, com um dispositivo para operar um disquete perfeitamente conservado, provavelmente não haveria como executar um editor de textos utilizado naquela época. Talvez o conteúdo do disquete pudesse ser acessado e algumas informações importantes recuperadas, mas sem o programa que o gerou, sua forma e funcionalidades originais estariam comprometidas. Para evitar a perda do documento antes que seja impossível acessar seu conteúdo é necessário que seja implantada uma política de preservação digital na instituição. A aplicação dos princípios de preservação deve, a princípio, ocorrer desde a fase da produção dos documentos como forma de garantir, em

19 19 qualquer etapa do tempo de vida dos documentos, o acesso às informações neles contidas. Para os fins dessa pesquisa, utilizaremos a definição de preservação digital encontrada no glossário da CTDE, que são: Ações destinadas a manter a integridade e a acessibilidade dos objetos digitais ao longo do tempo. Devem alcançar todas as características essenciais do objeto digital: físicas, lógicas e conceituais. (CONARQ, 2004, p.12). A dificuldade fundamental da preservação digital advém da natureza dos próprios objetos que busca preservar. Diferentemente dos formatos tradicionais, os documentos digitais são acessíveis somente através de combinações específicas de componentes de hardware, software e mídias. Até bem pouco tempo atrás, a atenção dos profissionais da área concentrava-se, apenas, na preservação do suporte físico onde a informação era armazenada. Porém, isso não é suficiente em se tratando de documentos digitais. Há que se considerar a fragilidade de preservação do suporte digital, pois todos os meios disponíveis apresentam problemas de preservação física. Para além da manutenção da integridade física, é necessário prever uma série de procedimentos de transposição de dados de equipamentos e programas antigos para novos. Para tanto, a instituição pode optar por ações como a preservação da tecnologia; a migração; a emulação; o encapsulamento; o uso de formatos abertos, que estejam plenamente documentados em especificações disponíveis publicamente e que tenham uma vida útil esperada de longa duração; além de uma política pública que inclua pesquisa científica, e também de legislação apropriada. Além disso, os arquivistas apontam o uso de metadados para apoiar as ações de preservação de longo prazo. Os metadados devem documentar procedimentos associados à preservação, especificar direitos de acesso, apoiar a verificação da autenticidade do conteúdo digital, unir os diversos componentes constituintes de um objeto complexo e as diversas versões do mesmo objeto.

20 20 Os padrões de metadados fornecem subsídios para as questões de descrição, acessibilidade e interoperabilidade, propiciando o acesso futuro, objetivo da preservação digital. O e-arq Brasil não incluiu os modelos de metadados em sua primeira versão. Uma série de audiências públicas está sendo realizada sobre o Esquema de Metadados do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-arq BRASIL - Versão 1, para serem incluídos na próxima versão do documento. A preservação digital é uma função que não pode ser evitada. Cada vez mais as instituições dependem, a médio e longo prazo, de informação produzida e mantida em formato digital. Por isso, é fundamental que haja uma política de preservação digital nas instituições.

21 21 CAPÍTULO II A JUSTIÇA FEDERAL E A IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS A JUSTIÇA FEDERAL DO BRASIL Regulamentada pelo Decreto nº 848 de 11 de outubro de 1890, a Justiça Federal tem sua origem 66 anos antes, mais especificamente com a promulgação da primeira Constituição brasileira, ainda na época do Império, em 25 de março de 1824, a qual determinava que a estrutura do Estado era unitária, assim como o Poder Judiciário. Em 1891, com a primeira Constituição republicana, as esferas estaduais são instituídas, diminuindo a competência da federal. Já em 1937, com a instituição do Estado Novo, a Justiça Federal é extinta junto com a recém-criada Justiça Eleitoral, sendo os órgãos do Poder Judiciário então o Supremo Tribunal Federal; os Juízes e Tribunais dos Estados, do Distrito Federal e dos Territórios e os Juízes e Tribunais militares. Após isso, somente em 1967, durante o Regime Militar, o Ato Institucional nº 2 reinstaura a 1ª Instância na Justiça Federal, ao modificar a Constituição. Dois anos depois, a 5º Constituição consagra a instituição ao dispor sobre sua jurisdição e competência. Com a Constituição de 1988 a Justiça Federal foi reestruturada com a criação de cinco Tribunais Regionais Federais e do Superior Tribunal de Justiça. Após isso, as mudanças mais significativas se deram na década de 90 com a ampliação da Justiça Federal em 1º grau e a criação de novas Varas em todas as regiões e, em 2001, com a Lei nº /2001, que instituiu os juizados especiais federais. No Rio de Janeiro, está localizada a Seção Judiciária do Rio de Janeiro (SJRJ) que tem competência em todo o estado nos feitos de competência da

22 22 Justiça Federal, com valor de causa acima de 60 salários-mínimos e pena máxima superior a dois anos ou multa. 2.2 SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DIGITAIS Quando é firmado um contrato para a execução de serviços, neste caso em estudo o Projeto de Digitalização de Documentos do Judiciário Federal, todas as atividades relativas à elaboração e execução do projeto são registradas, desde o início até a finalização. No encerramento do mesmo toda a documentação é entregue por meio do Data Book, que é o conjunto de documentos e registros que evidenciam as realizações técnica e operacional. O Data Book contém toda a documentação técnica referente à execução do projeto, de acordo com as exigências. Os documentos são registrados em suporte eletrônico, visando facilitar a comunicação entre o contratante e a contratada durante a execução do projeto. Na Justiça Federal, os documentos gerados durante a execução de suas atividades passarão a ser criados, gerenciados e armazenados por meio do CDoc, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, desenvolvido pela IBM e adaptado às necessidades do Órgão. As principais funções e finalidades do CDoc são definidas da seguinte forma: Registrar toda a documentação; Armazenar e gerenciar eletronicamente os documentos; Encaminhar e distribuir os documentos para cada equipe de trabalho envolvida nas diversas fases da execução dos serviços; Permitir o acesso, a recuperação, a análise e a aprovação dos documentos produzidos por cada equipe de trabalho. Os documentos são criados pelas equipes de trabalho e passam por revisões internas no Órgão. Cada revisão feita é identificada por um número, em ordem crescente, iniciando-se pelo número 1. Quando o documento está

23 23 finalizado e pronto para ser transmitido para a base de dados passa a ser identificado como revisão 0 Emissão Original. A partir da emissão do documento, as revisões passam a ser identificadas por letras. O CDoc permite que as equipes de trabalho acessem não só as revisões atuais dos documentos, bem como seu histórico, além de fornecer informações sobre o status de cada documento criado. Os envolvidos na elaboração e no trâmite dos documentos são os técnicos de cada área administrativa ou Vara Federal, além dos arquivistas responsáveis pela gestão destes documentos e estão assim classificados: Discipline Controller ou Controlador de área específica: a pessoa responsável pela preparação da documentação técnica do projeto; Checker ou Verificador: Aquele que, por experiência e competência na área tem como responsabilidade a revisão da documentação técnica do projeto; Document Control Lead ou Arquivista (Coordenador): Responsável pela criação dos procedimentos para a gestão dos documentos e pela coordenação das atividades envolvidas no processo de gestão; Document Controller ou Arquivista: Responsável pela implementação dos procedimentos para a gestão dos documentos referente ao projeto; Project Manager ou Gerente de Projeto: Responsável por assegurar que a documentação emitida está em conformidade com os requisitos específicos de cada área; Technical Manager ou Gerente Técnico: Responsável pela análise, aprovação e autorização da utilização / execução documentação técnica do projeto. O sistema exige uma padronização dos documentos criados, que atendem as normas N-1710 Codificação de Documentos Técnicos do

24 24 Judiciário - e N-381 Execução e Outros Documentos Técnicos em Geral do Serviço Público. Sendo assim, todos os documentos digitalizados deverão estar em conformidade com as exigências do contrato e com o cronograma do projeto. Os documentos utilizados pela Justiça Federal internamente seguem uma classificação pré-estabelecida, que identifica o projeto e a área a que se refere. Os documentos são numerados de acordo com a seguinte classificação: A primeira parte identifica a Seção Judiciária do Rio de Janeiro, por meio da sigla SJRJ, e a área principal por meio de números, que são: 0 Gestão do Projeto; 1 Varas Federais; 2 Juizados Especiais Federais; 3 Turmas Recursais e 4 Administração. Em seguida são utilizadas siglas para identificar a área a que se refere o documento, que pode ser: 1VFRJ Primeira Vara Federal do Rio de Janeiro - Esta engloba as Varas Cíveis e Previdenciárias, mudando o dígito inicial quando o documento for de outra Vara Federal (ex: 13VFRJ); Com relação às Varas Federais sediadas fora da capital, muda-se a sigla RJ para letras que identifiquem o município sede da Vara Federal, mas mantém-se o documento em um mesmo fundo. (ex: 1VFVR 1º Vara Federal de Volta Redonda ou 1VFNI 1º Vara Federal de Nova Iguaçu); VFCRJ Referente às Varas Criminais de Rio de Janeiro e interior, valendo-se o mesmo critério anterior para identificar as Varas e municípios onde estão sediadas;

25 25 VFEFRJ Referente às Varas Federais de Execução Fiscal de Rio de Janeiro e interior. JEFRJ Referentes aos Juizados Especiais Federais, incluindo-se na frente o número do juizado, e quando preciso, alterando a sigla RJ para a referente ao município onde está sediado o Juizado. TR Referente às Turmas Recursais, colocando-se na frente o número da turma e no fim da sigla o número do Juiz Relator. (ex: 1TR3 1º Turma Recursal 3º Juiz Relator). Ainda em caso de Extinta Turma, utilizar a letra E à frente da sigla. (ex: E1TR4 Extinta 1º Turma Recursal 4º Juiz Relator); ADM Referente aos documentos administrativos da Justiça Federal; Por último é utilizada uma sequência numérica, dividida de acordo com a primeira parte, apresentada da seguinte forma: SJRJ = to 09999; SJRJ = to 19999; SJRJ = to 29999; SJRJ = to e SJRJ = to Dessa forma, tem-se a seguinte estrutura, por exemplo: SJRJ1-1VFRJ- O responsável por cada documento deve notificar todos os envolvidos na sua criação a cada nova revisão feita, já que cada revisão incorpora os comentários e modificações sugeridas. Quando o trâmite interno do documento for cumprido, ele está pronto para ser encaminhado ao sistema. Estes documentos seguem a classificação ditada pelas normas N-1710 e N-381. Antes de ser encaminhado para guarda, o documento deve ser aprovado pelo Responsável pela área onde foi criado e/ou Diretor do Projeto.

26 26 Cabe ao criador do documento imprimir a folha de rosto e recolher as assinaturas dos responsáveis. Esta folha de rosto é arquivada e guardada como evidência de que o documento foi verificado e aprovado antes de ser emitido. A transmissão dos documentos é realizada pelo CDoc por meio do CATS - Correspondence and Action Tracking System (Sistema de rastreamento de correspondência). O CATS controla as ferramentas que compõe o sistema de comunicação, tais como: telefone, fax, correio eletrônico, além do próprio sistema de arquivamento, já que o sistema permite acompanhar o trâmite dos documentos, um dos requisitos para garantir a segurança das informações registradas no sistema. A transmissão dos documentos é feita por meio do SIGEM Sistema Integrado de Gerenciamento de Empreendimentos. O SIGEM é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos desenvolvido pela originalmente pela Petrobras e que está sendo adotado na esfera do Serviço Público Federal para a transmissão oficial de documentos. O SIGEM gera um log automático de confirmação de recebimento. Log é um registro de atividades gerado por programas de computador, por isso o log gerado pelo SIGEM é utilizado como prova de que o documento enviado foi recebido pelo destinatário.

27 27 CAPÍTULO III APLICABILIDADE DO e-arq BRASIL A gestão e a preservação de documentos arquivísticos digitais tem sido objeto de vários estudos e de diversos grupos de pesquisa no mundo todo. No Brasil, foi criada a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), órgão do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que tem por objetivo sugerir normas e procedimentos técnicos, bem como instrumentos legais, para a gestão arquivística e a preservação dos documentos eletrônicos das instituições públicas e privadas. Neste contexto, em 2006 foi publicado o e-arq Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (CONARQ, 2006, p. 4), que é definido como: [...] uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, assim como seu acesso. O e-arq Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde as etapas de produção, tramitação, utilização e arquivamento, até sua destinação final e pode ser usado em sistemas que gerenciam documentos digitais e documentos convencionais. No caso da Justiça Federal, em que todos os documentos são criados em formato digital, os requisitos apresentados pelo e-arq Brasil serão utilizados para analisar seu sistema de gerenciamento de documentos a fim de avaliar se suas ações garantem que esses documentos sejam confiáveis, autênticos e acessíveis ao longo do tempo. Como já foi visto anteriormente, o e-arq Brasil especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos

28 28 SIGAD - independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou implantado. (CONARQ, 2006, p. 5). Esses requisitos foram classificados em obrigatórios, altamente desejáveis e facultativos, de acordo com o grau maior ou menor de exigência para que o SIGAD possa desempenhar suas funções. (CONARQ, 2006, p. 12). O e-arq Brasil está dividido em duas partes, quais sejam: Parte I Gestão arquivística de documentos - contém cinco capítulos e trata da política arquivística, do planejamento e da implantação do programa de gestão arquivística de documentos, dos procedimentos e controles do SIGAD e dos instrumentos utilizados na gestão de documentos. (CONARQ, 2006, p. 11). Parte 2 Especificação de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos descreve os requisitos necessários para desenvolver o SIGAD. Está organizada em Aspectos de Funcionalidade, Metadados, Aspectos de Tecnologia, Glossário e Referências. Aspectos de funcionalidade contêm onze capítulos, divididos em seções e trata de: organização dos documentos (incluindo o plano de classificação), produção, tramitação, captura, destinação, recuperação da informação, segurança, armazenamento, preservação, funções administrativas e técnicas e requisitos adicionais. Cada seção compreende um preâmbulo e a relação dos requisitos relativos àquela seção. Os requisitos são apresentados em quadros numerados com o enunciado correspondente e a classificação dos níveis de obrigatoriedade. Para que seja possível avaliar o sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais da Justiça Federal, será analisado o conjunto de ações indicado no Item 6 da Parte I, que são os procedimentos e operações técnicas

29 29 do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e convencionais (CONARQ, 2006, p ) e que estão divididos em: Captura (registro, classificação, indexação, restrição de acesso e arquivamento); Avaliação e destinação; Pesquisa, localização e apresentação; Segurança; Armazenamento; Preservação. Além disso, o e-arq Brasil indica no Item 7 da Parte I Instrumentos utilizados na gestão arquivística de documentos o desenvolvimento de uma série de instrumentos para apoiar os procedimentos e operações técnicas de gestão arquivística de documentos (CONARQ, 2006, p ), que são os seguintes: Plano de classificação, codificado ou não, baseado nas funções e atividades do órgão ou entidade; Tabela de temporalidade e destinação; Manual de gestão arquivística de documentos; Esquema de classificação referente à segurança e ao acesso aos documentos. Além de outros instrumentos adicionais, que são: Glossário, vocabulário controlado e tesauro. A avaliação do sistema será realizada por meio da análise das especificações indicadas na Parte II, que estão divididas em 384 requisitos. Mas para os fins desta pesquisa serão analisados apenas alguns itens,

30 30 julgados mais compatíveis com as especificidades dos documentos arquivísticos digitais gerados pela Justiça Federal. Assim, serão apresentados os aspectos de funcionalidade, seguidos pelos requisitos funcionais, de acordo com a estrutura exposta no e-arq Brasil. Esses requisitos são representados por um número, que representa a referência; em seguida o requisito é descrito e, por fim, apresenta-se a letra correspondente à obrigatoriedade, que pode ser: O obrigatório AD altamente desejável F - facultativo PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E MANUTENÇÃO DOS DOCUMENTOS A organização dos documentos arquivísticos é feita com base num plano ou código de classificação. Tal instrumento se constitui no núcleo central de qualquer SIGAD. Por meio dele se estabelece a hierarquia e a relação orgânica dos documentos devidamente demonstradas na forma pela qual tais documentos são organizados em unidades de arquivamento. As atividades de gestão de documentos, como o controle da temporalidade e destinação dos documentos, são feitas com base nas unidades de arquivamento. Desta forma, no momento do arquivamento os documentos devem ser inseridos em uma unidade de arquivamento, que está subordinada hierarquicamente ao plano de classificação. (CONARQ, 2006, p ) Avaliação: A Classificação consiste em organizar os documentos produzidos e recebidos pela organização no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se um referencial para a sua recuperação. Existem basicamente três métodos de classificação: estrutural (conforme a estrutura administrativa da entidade produtora), funcional (conforme as funções desempenhadas pela entidade produtora) ou por assunto (conforme o conteúdo dos documentos e suas relações com as atividades desempenhadas pela entidade produtora). Os instrumentos utilizados no processo de classificação são: o Plano de

31 31 Classificação, utilizado para arquivos correntes e intermediários e o Quadro de Arranjo Documental, utilizado para arquivos permanentes. Ambos são representados hierarquicamente, através da divisão dos conjuntos de elementos em níveis e sub-níveis (classes, subclasses, grupos, subgrupos, séries, sub-séries, dossiês, etc.). 1. A classificação utilizada pela Justiça Federal estabelece a relação orgânica entre os documentos, já que identifica o projeto, a área e a classe a que pertence a atividade que o gerou. Porém, não existe um plano de classificação que contemple o ciclo vital dos documentos e, portanto, não há Tabela de Temporalidade, cuja estrutura básica contempla a classificação dos documentos, seus prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação final - eliminação ou guarda permanente. TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO Um participante de um fluxo de trabalho pode ser um indivíduo específico, um grupo de trabalho ou mesmo um software. Um participante é o responsável pela realização de uma tarefa estabelecida ao longo de um fluxo de trabalho predefinido. No caso do participante ser um indivíduo, a tarefa é direcionada para um usuário com uma identificação específica. No caso do participante ser um grupo de trabalho, a tarefa é direcionada para o grupo (formado por vários usuários, cada um com sua identificação no sistema). A tarefa tem que ser distribuída entre os usuários do grupo e após, ser cumprida por um membro do grupo, o documento segue o fluxo previsto. Quando o participante é um software, a tarefa é direcionada uma função de programa, que a realiza automaticamente e reencaminha o documento ao fluxo previsto. Avaliação: 1. Os documentos são primeiramente criados na Justiça Federal e passam por revisões internas, entre aqueles que pertencem à área a que o assunto está submetido. Todos os comentários realizados no documento ficam destacados, de modo que todos podem ver quem comentou e o quê foi acrescentado. Depois de revisado, o documento retorna ao responsável para que as alterações sejam incluídas e uma

32 32 nova versão seja emitida. Cada emissão feita é direcionada ao grupo para que sejam feitos novos comentários, até que o documento esteja finalizado e, se for o caso, seja emitido. Todo este trâmite é realizado pelo próprio sistema e as notificações são enviadas por meio do correio eletrônico, já que o CDoc é um sistema produzido pela IBM baseado no Lotus Notes. CAPTURA A captura consiste em declarar um documento como sendo um documento arquivístico ao incorporá-lo num SIGAD por meio das seguintes ações: registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento. Avaliação: Todos os documentos gerados durante o desenvolvimento do projeto são registrados no CDoc, incluindo as revisões feitas até a aprovação do documento. Todas as informações são salvas no sistema e podem ser recuperadas, de forma a identificar as alterações realizadas. Cada documento recebe um número único, que identifica o projeto, a área de atividade e a classe. Apesar de a empresa não possuir um código de classificação e uma tabela de temporalidade, a partir da classificação utilizada é possível recuperar os documentos dentro do sistema, utilizando esse conjunto de informações. SEGURANÇA Esta seção contém um conjunto de requisitos para serviços de segurança: cópias de segurança, controle de acesso (tanto baseado em papéis de usuário quanto grupos de usuários), classes de sigilo, trilhas de auditoria de sistemas, criptografia para sigilo, assinatura digital e marcas d água digitais. Avaliação: O CDoc possui trilhas de auditoria que registram as modificações feitas em cada documento, evitando que haja perda ou adulterações de informações relevantes. Além disso, o sistema também possui controles de acesso aos

33 33 documentos, identificando os usuários como leitores ou editores, por meio de senhas, que restringem o acesso àqueles autorizados a leitura e/ou alteração dos documentos armazenados no sistema. Avaliação: PRESERVAÇÃO Exatamente como no caso dos documentos convencionais, a preservação de documentos arquivísticos digitais não é um fim em si mesmo. Antes, possui um propósito que deve ser considerado na definição e na implementação das estratégias de preservação. A razão para preservação de um determinado documento pode ser seu valor probatório e/ou informativo. Além do controle de acesso e das trilhas de auditoria utilizadas pelo sistema para garantir a integridade dos documentos, o setor de Tecnologia da Informação (TI) da Justiça Federal faz cópias de segurança (backup) do sistema periodicamente. Essa rotina inclui backups diários, sendo que de segunda a quinta-feira somente os arquivos que sofreram modificações são copiados, e às sextas-feiras o backup full, ou seja, todo o conteúdo é copiado. O backup de sexta-feira é copiado para fitas chamadas primárias e, aos sábados, o conteúdo é copiado para as chamadas fitas auxiliares. As fitas primárias ficam na própria Empresa, caso seja necessário uma rápida recuperação de dados que tenham sido danificados. Já as fitas auxiliares são armazenadas por uma empresa contratada, em ambiente seguro, climatizado e em um local diferente de onde estão os servidores da empresa. Em relação à obsolescência tecnológica das mídias utilizadas para o armazenamento dos documentos, a empresa adota a migração para tecnologia superior. Contudo, antes de realizar a migração, a equipe de TI realiza testes para garantir a integridade da informação armazenada. Dessa forma é possível garantir que não haja perda da documentação produzida.

34 34 CONCLUSÃO Com o número crescente de documentos que as organizações vêm criando e mantendo, a busca por informações importantes pode se tornar uma tarefa difícil se não houver uma política de gestão de documentos delineada pela instituição. Muitas das funções desempenhadas em uma organização só são possíveis de ser realizadas se houver um gerenciamento eficiente das informações produzidas e recebidas pela mesma e este gerenciamento passa, necessariamente, pela gestão de seus documentos. Uma correta gestão de documentos está diretamente ligada com o uso de técnicas arquivísticas, que facilitam a localização, o acesso a informações, o relacionamento com outros documentos e evitam perdas de prazos e acúmulo de documentos desnecessários. Neste contexto, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se destacado como uma ferramenta estratégica para garantir agilidade na recuperação de documentos e, consequentemente, facilitar o acesso ao conhecimento explícito das organizações (LUCCA, Charão, Stein, 2006, p. 71). Neste caso em estudo em que a Justiça Federal tem que registrar toda a documentação em formato digital, foram observados alguns aspectos do seu sistema de gerenciamento de documentos, com o objetivo de avaliar a criação, o armazenamento e a preservação dos documentos arquivísticos digitais produzidos. A gestão dos documentos digitais na empresa é realizada por meio do CDoc, descrito no capítulo 3. Aplicado à definição de um SIGAD, especificado no e-arq Brasil, podemos concluir que o sistema utilizado pela empresa contempla parcialmente as operações enunciadas, que são: captura de documentos, aplicação do plano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guarda e destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acesso e a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos. (CONARQ, 2006, p. 7).

35 35 De acordo com a definição de autenticidade encontrada no e-arq Brasil, um documento arquivístico autêntico é aquele que é o que diz ser, [...] que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção, ou seja, o sistema deve prevenir possíveis adulterações para que sejam mantidas suas características ao longo de todo seu ciclo de vida. O e-arq Brasil diz ainda que um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Para o Projeto em questão foi criado o procedimento nº I-MD-3A ADB-5506, seguindo as normas exigidas. Esse procedimento detalha o trâmite do documento e também define as responsabilidades das partes envolvidas na criação, emissão e guarda dos documentos. O procedimento citado também estabelece a classificação e a numeração de cada documento. Sendo assim, podemos afirmar que com estes procedimentos a justiça Federal é capaz de garantir a autenticidade e a confiabilidade dos documentos digitais produzidos durante a realização de suas atividades. Além disso, o e-arq destaca: para assegurar a autenticidade dos documentos arquivísticos, o programa de gestão arquivística tem que garantir sua identidade e integridade. Para tanto deve implementar e documentar políticas e procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos, garantindo que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos. (CONARQ, 2006, p. 22). Ao final do projeto a Justiça Federal deverá encaminhar toda a documentação técnica por meio do Data Book, em suporte eletrônico e em suporte papel. No caso do projeto, há a exigência de que a documentação seja enviada por meio do SIGEM, sistema de gerenciamento eletrônico de documentos desenvolvido pela própria instituição.