ORDEM DeMOLAY. Guia do Escrivão e do Tesoureiro

Transcrição

1

2 ORDEM DeMOLAY Guia do Escrivão e do Tesoureiro Este Guia do Escrivão e do Tesoureiro é de propriedade do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. Não é permitido fazer cópias. Esta edição foi preparada pela Comissão de Ritual e Liturgia sob autoridade e direção do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. 1ª Edição

3 ÍNDICE Introdução 03 Para que serve a Ordem DeMolay? 04 Capítulo 1 Um pouco de história 07 O Escrivão 07 O Tesoureiro 08 Capítulo 2 Os deveres do Escrivão 10 Recebendo os arquivos e começando o 10 trabalho... Tarefas comuns a todas as reuniões 10 Outras obrigações do Escrivão 22 Capítulo 3 O trabalho financeiro 25 Recebimentos 26 Pagamentos 26 Comissão de Auditoria 27 Capítulo 4 O orçamento financeiro 29 Modelo de orçamento 30 Capítulo 5 Os deveres do Tesoureiro 31 Capítulo 6 Concluindo

4 Introdução DeMolay. Com este Guia do Escrivão e do Tesoureiro o Supremo Conselho tem como objetivo orientar os Capítulos DeMolay em suas funções administrativas básicas para manter o correto funcionamento do Capítulo e da Ordem Você que foi instalado como Escrivão ou Tesoureiro (ou que pretende ocupar estas posições um dia) deve entender que essa função é de extrema importância para o correto funcionamento de seu Capítulo e, acredite, até do Grande/Supremo Conselho. O Escrivão é o responsável por todo o trabalho burocrático do Capítulo enquanto o Tesoureiro é o responsável por sua vida financeira. Os dois devem trabalhar em conjunto para resolver situações cotidianas e para garantir que o Capítulo esteja sempre regular, com seus registros em dia, e sempre conhecendo a sua situação financeira. Como um DeMolay, você também deve compreender que a Ordem DeMolay funciona sob os cuidados da Maçonaria. A Ordem Maçônica dá aos Capítulos DeMolay adultos bem conceituados para acompanhar o seu amadurecimento e suas atividades rumo à vida adulta. Entretanto, apesar de sermos intimamente ligados à Maçonaria temos regras próprias. Nem sempre os mesmos procedimentos adotados em um Corpo Maçônico são os procedimentos que devem ser adotados em um Capítulo DeMolay e, por isso, lembre-se sempre de consultar este manual e o Grande Conselho para saber o que fazer. 3

5 Para que serve Ordem DeMolay? Que a Ordem DeMolay é um grupo de jovens patrocinado e apoiado pela Maçonaria desde 1919, que foi criado nos Estados Unidos da América por um Maçom da cidade de Kansas City chamado Frank Sherman Land você já deve saber. Para entender com que finalidade a Ordem DeMolay foi criada você deve também compreender o cenário no qual ela nasceu: A estrutura social/familiar dessa época era comandada pelos homens (sociedade patriarcal) e as mães eram as responsáveis pela manutenção do lar. Nosso Fundador, Land, era diretor de serviços sociais e empregos de uma organização Maçônica de caridade da cidade e, um dia, recebeu uma ligação de um Maçom solicitando-lhe uma vaga de meio expediente para um jovem chamado Louis Lower que havia perdido o pai recentemente e deveria - como arrimo de família - assumir as obrigações do lar. É necessário ter em mente que nessa época o mundo estava saindo de uma Guerra Mundial e que vários jovens poderiam estar passando por esse "amadurecimento forçado" assumindo sem nenhuma preparação as responsabilidades da família e ficando sem a referência masculina de suas vidas. Então, Frank Land, pensou em reunir outros jovens (nessa situação ou não) colocando-os em um grupo onde eles 4

6 tivessem que planejar, organizar e executar atividades de diferentes naturezas para os preparar para a vida adulta. Ou seja, o trabalho administrativo de planejar, organizar e executar é base prática do grupo. Aliado a esse trabalho de administrar o grupo os DeMolays têm também o trabalho de ritual. O trabalho de ritual é a base filosófica da Ordem DeMolay. Durante a Cerimônia de Iniciação os novos membros são apresentados aos preceitos básicos da Ordem que, para o nosso Fundador, são as características básicas dos homens de bem: amar os pais, crer em Deus, ser educado, ter amigos, ser responsável, ser sincero e puro e obedecer às leis. Bem, se você for parar para refletir o mundo seria um lugar bem melhor caso todos tivessem desenvolvido bem essas características, não é mesmo? Agora vamos responder, para que serve então a Ordem DeMolay? A Ordem DeMolay é uma organização fraternal, de cunho educacional e filosófico, que visa preparar os jovens para a vida adulta dando-lhes lições de como conduzir suas vidas e de como realizar atividades cotidianas de um adulto que incluem administrar sua vida pessoal, financeira, em sociedade e outras... Em resumo, pretendemos com todas essas ações criar bons cidadãos, que respeitam as leis, que convivem em harmonia com a sociedade, que auxiliam o próximo em suas necessidades básicas e educacionais e que, por meio do exemplo, sirvam como modelo a ser seguido por todos os jovens. Ou, nas palavras do Primeiro Diácono na Cerimônia de Iniciação: 5

7 O grande objetivo de nossa Ordem é ensinar e praticar as virtudes que nos levam a uma vida pura, reta, patriótica e reverente, como a melhor preparação para a maioridade da qual nos aproximamos. Nós procuramos, sinceramente, ser melhores filhos, melhores irmãos e melhores amigos, para que, ao chegarmos aos anos da maioridade, possamos ser melhores homens. E você como Escrivão ou Tesoureiro tem um papel de extrema importância e responsabilidade em todo esse processo. O seu papel é garantir que todo o trabalho seja registrado, arquivado, pago e enviado para as autoridades competentes e, para isso, você deve obedecer às regras do Grande/Supremo Conselho. Este Manual foi escrito com base nas Regras e Regulamentos do Supremo Conselho e se aplica a todas as organizações filiadas. 6

8 CAPÍTULO 1 Um pouco de história O Escrivão Na Ordem DeMolay o Secretário é chamado de Escrivão (Scribe) e, acredite, esta foi uma das profissões mais vitais para o funcionamento do mundo antigo e, logicamente, ainda é para o atual. No Egito Antigo a profissão de escriba era muito valorizada e todos os órgãos da administração tinham um Escriba que era o responsável por escrever as atas, autos, processos e outros documentos legais que tinham o que chamamos de fé pública. Em outros povos o posto de escriba era ocupado por um Escrivão. O Escrivão tem exatamente as mesmas funções de um escriba e é utilizado até hoje em algumas organizações ligadas à administração do estado e, principalmente, ao poder judiciário. Com o passar do tempo essa profissão se modernizou, ficou conhecida como secretariado e passou a ser erroneamente conhecida como uma profissão feminina. A oportunidade que você 7

9 tem agora como um Escrivão da Ordem DeMolay pode lhe trazer uma experiência profissional incrível uma vez que existem até cursos superiores e profissionalizantes em secretariado. Esse período de um ano que você permanecerá como Escrivão pode contribuir valiosamente para a organização e desenvolvimento do seu Capítulo e também para a sua formação profissional e pessoal, uma vez que você vai aprender a organizar a vida burocrática de uma organização e, com toda certeza, vai ser capaz de fazer isso em uma empresa ou até mesmo na sua vida pessoal. O Tesoureiro Além do Escrivão, que cuida da parte burocrática, nós temos o Tesoureiro (Treasury) que é responsável por cuidar do tesouro do Capítulo, ou seja, das finanças e da saúde financeira do grupo. Você vai poder notar que o trabalho do Tesoureiro é realizado em conjunto com o do Escrivão e, por isso, deve haver total sintonia entre esses dois Oficiais. O Estatuto do Capítulo pode prever que o Escrivão atue como Tesoureiro, ou seja, nesses casos o Escrivão vai cuidar do trabalho burocrático e também do financeiro. Como um Tesoureiro da Ordem DeMolay você vai aprender noções básicas de trabalho burocrático em equipe, contabilidade, prestação de contas, transparência e orçamentos financeiros. 8

10 Isso, com toda a certeza, poderá ser usado em sua vida profissional e pessoal quando você tiver a oportunidade de operar caixas ou mesmo de trabalhar nos Departamentos Financeiros (ou Tesourarias) de empresas. 9

11 CAPÍTULO 2 Os deveres do Escrivão Como já vimos acima o Escrivão cuida de toda a parte burocrática do Capítulo, mas aí fica a pergunta: o que é essa parte burocrática? O que realmente é dever do Escrivão? Veja abaixo todas as funções deste importante Oficial. Recebendo os arquivos e começando o trabalho... Após a sua instalação no cargo, o Past Escrivão que lhe antecedeu deverá lhe entregar todos os documentos que estiverem com ele. Dentre eles, verifique se recebeu os livros de atas devidamente atualizados, o livro de chamadas utilizado para registrar a presença dos Oficiais e membros ativos, o livro de visitantes, o bloco de recibos utilizado para receber as taxas e um inventário atualizado de todas as propriedades do Capítulo. Outros documentos como fichas de membros, arquivos antigos, dossiês e outros documentos diversos você deve receber e arquivar na sala, escritório ou armário do Capítulo. Tarefas comuns a todas as reuniões Dentro dos itens que fazem parte da Ordem do Dia, ou seja, dos assuntos discutidos na reunião, os itens abaixo são de responsabilidade (ou contam com a participação) do Escrivão: 10

12 Livro de presença para visitantes; Chamada dos Oficiais e membros ativos; Leitura das atas; Relatório do Hospitaleiro; Relatório do Tesoureiro; Leitura dos Expedientes; Relatórios das Comissões; Eleições do Capítulo; Iniciação/Elevação. Entenda agora cada um destes itens para saber como realizá-los com a máxima eficiência: assinem. Livro de presença para visitantes: caso o Capítulo utilize um livro de visitantes para registrar a presença de membros de outros Capítulos, Seniores DeMolay e Maçons o Escrivão, antes da reunião começar, deverá colocá-lo em local visível para que os visitantes o Os Capítulos geralmente usam um livro de atas com campos para que o Escrivão coloque a data e o motivo da reunião e para que o visitante escreva seu nome completo (e por extenso) indique a organização de qual faz parte (Capítulo ou Loja Maçônica) e o seu telefone. Veja um modelo: 11

13 Vale lembrar que somente os DeMolays visitantes, maçons e Seniores DeMolay devem registrar suas presenças nos livros. Os membros ativos e Oficiais do Capítulo respondem somente a chamada feita pelo Escrivão. Caso o seu Capítulo não utilize livros de presença você deve providenciá-los. O Supremo Conselho indica que ele não tenha muitas folhas para que o livro seja usado rapidamente ajudando assim em sua conservação. Veja um modelo de abertura para livros de registro: 12

14 Chamada dos Oficiais e membros ativos: após a reunião estar ritualisticamente aberta o Escrivão, a pedido do Mestre Conselheiro, se levantará e fará a chamada dos membros para o registro de presença. Vale lembrar que esse registro deve ser feito com todo o cuidado visto que o percentual de presença mostra se o membro tem direito a votar e se candidatar nas eleições do Capítulo. Veja um modelo: Uma planilha automática, como a que está acima, está disponível para download no portal do Supremo Conselho. 13

15 Leitura das Atas: o Escrivão sempre lerá na reunião atual a ata da última reunião. É de extrema importância que esse procedimento seja mantido a fim de que as atas não se acumulem e tornem um procedimento administrativo corriqueiro em um procedimento cansativo. Veja abaixo regras gerais sobre atas: A ata não é uma transcrição de tudo o que foi falado, mas sim um documento que registra de forma resumida e clara as deliberações, resoluções e demais ocorrências da reunião. Para evitar fraudes é regra que as atas tenham o texto totalmente contínuo, sem parágrafos, listas de itens. Não utilize abreviaturas e siglas ou corretivo em sua ata; Todos os verbos que descrevem as ações devem ser usados no pretérito perfeito do indicativo, por exemplo: o O Mestre Conselheiro disse que... o O Consultor do Capítulo declarou que... o A assembleia decidiu por pagar... Caso a ata esteja sendo feita a mão e o Escrivão cometer um erro ele deverá corrigi-la utilizando a partícula digo, veja o exemplo: o O Mestre Conselheiro declarou rejeitado, digo, aceito o candidato... Caso o erro só seja percebido após o término da ata, o texto deve ser retificado como no exemplo: o Em tempo: onde consta o Mestre Conselheiro declarou rejeitado o candidato, leia-se o Mestre Conselheiro declarou aceito o candidato. Veja um modelo de ata adequado: 14

16 Em nome e por autoridade do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil e sob os cuidados da Loja Maçônica Esperança Universal número cento e cinco, ata de número cinquenta e três do dia dezoito de maio de dois mil e doze. Reunião Ordinária com a palavra do dia fraternidade onde os irmãos Igor de Oliveira Alvarenga, Danilo Vieira Guimarães e Eduardo Felipe Filho ocuparam, respectivamente, os cargos de Mestre, Primeiro e Segundo Conselheiros. O Capítulo foi aberto no Grau Iniciático às quatorze horas e vinte e cinco minutos, quando o nome dos presentes foram por mim registrados no livro de chamadas. Dando início a Ordem do Dia foi inicialmente lida e aprovada à ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou que o Mestre Conselheiro declarou rejeitado o candidato, leia-se o Mestre Conselheiro declarou aceito o candidato. Em seguida o Hospitaleiro, Zairo Nogueira, leu seu relatório sobre a visita realizada por ele e sua comissão à casa do Irmão Rafael Alexandre Lima que estava doente. Em seguida o Tesoureiro, Thiago Augusto, leu seu relatório financeiro indicando que arrecadamos entre a última reunião e esta uma quantia de cinquenta reais e cinquenta centavos e que temos em caixa um total de novecentos e cinquenta reais. Logo após o Mestre Conselheiro, Igor Alvarenga, franqueou a palavra para saber se havia algum Irmão doente, acidentado ou necessitando de ajuda, entretanto nada foi declarado. Em seguida foram lidos os seguintes expedientes recebidos: Suprema Instrução número um, emitida pelo Supremo Conselho, que explica quais são as regras sobre nossas vestes e, em seguida, a petição de ingresso do candidato Washington Paiva que foi devidamente encaminhada para a Comissão de Sindicâncias. Terminada a leitura dos expedientes a Comissão de Sindicâncias deu seu parecer favorável para o ingresso do candidato Michael Pires e, por isso, o Mestre 15

17 Conselheiro procedeu com a votação de candidatos para iniciação. Realizado todo o procedimento como prescrito no ritual e por ter recebido dois votos contrários ficou a votação adiada para a próxima reunião. Após este ponto o Mestre Conselheiro solicitou ao Tesoureiro, Thiago Augusto, que lesse as contas para aprovação. O Tesoureiro passou ao Mestre Conselheiro que o valor de um jogo de joias para Oficiais vendido no DeMolay Shop é de cento e noventa reais e, então, solicitou aprovação do Capítulo; feito isso o Capítulo aprovou por unanimidade o pagamento da despesa e o Mestre Conselheiro autorizou a compra do jogo de joias. Logo em seguida o Mestre Conselheiro ofertou a palavra para que as comissões pudessem ler seus relatórios. Então, o Irmão Diego Araújo, Presidente da Comissão de Esportes relatou sobre o último jogo de futebol do Capítulo. Em assuntos não terminados o Mestre Conselheiro reativou a discussão sobre a realização de um festival de sorvete para arrecadar fundos e propôs ao Capítulo que fechasse o contrato de fornecimento com a Sorveteria Dedos de Mel. Proposta essa que foi aprovada por dez votos a cinco. Em novos assuntos o Irmão Hospitaleiro, Zairo, apoiado pelo Tesoureiro, Thiago Augusto, propôs ao Capítulo a realização de um evento cívico nas escolas públicas de nossa cidade; o Mestre Conselheiro então solicitou que os irmãos procurassem o Presidente da Comissão de Eventos para montar o projeto e levantar os custos para que esta proposta fosse votada na próxima reunião. Logo em seguida, na palavra ao bem da Ordem, o Mestre Conselheiro iniciou os discursos dizendo de sua felicidade em ver uma reunião onde tantos assuntos foram tratados. O irmão Eduardo Felipe, Segundo Conselheiro, disse que está muito feliz por ser DeMolay e leu um texto que conta a importância da educação na vida dos jovens. A bolsa para coleta de fundos arrecadou uma quantia de doze reais e oitenta centavos que serão revertidos 16

18 para nossas obras sociais. Nada mais havendo a tratar a reunião foi ritualisticamente encerrada às dezessete horas e cinquenta minutos, e essa ata foi lavrada e assinada por mim, Antônio Gomes e para ser aprovada na próxima reunião Após a leitura da ata o Mestre Conselheiro verificará se alguém tem alguma retificação a fazer. Caso haja ela deve ser considerada. Após a aprovação você deve se movimentar até a mesa do Mestre Conselheiro para que ele assine o documento. Relatório do Hospitaleiro: é dever do Hospitaleiro cuidar de todas as atividades de assistência social do Capítulo bem como direcionar seus trabalhos para irmãos que estejam passando por dificuldades. Em todas as reuniões o Hospitaleiro será convocado pelo Mestre Conselheiro para ler o seu relatório sobre as atividades realizadas entre a reunião anterior e a atual. Ele deverá então ler seu relatório ou nada declarar, se for o caso. Todos os relatórios lidos deverão ser assinados e entregues a você, Escrivão, para serem arquivados juntamente com todos os comprovantes de gastos e demais documentos. Veja abaixo um modelo: RELATÓRIO DE ATIVIDADES OBJETIVO: visitar um irmão doente. AÇÃO REALIZADA: visita realizada ao Irmão Rafael Alexandre Lima e doação de remédios necessários. MEMBROS QUE PARTICIPARAM: Zairo Faria, Thiago Augusto, Rafael Alexandre, Igor Alvarenga. 17

19 GASTOS: foram gastos R$ 50,00 (cinquenta reais) com a compra de remédio. RESUMO: após ter sido relatado em reunião que o Irmão Rafael Lima estava acidentado, procuramos a família para saber como o Capítulo poderia ajudar e para marcar a melhor data e hora para uma visita. A família do irmão relatou que precisava de ajuda com remédios e utilizamos os fundos da Hospitalaria para ajudar. RESULTADO: no dia 25/05/2012 realizamos uma visita fraternal ao nosso irmão que estava em necessidade e doamos o remédio necessário. CONCLUSÃO: com isso podemos notar que a nossa Ordem é uma fraternidade e que devemos cuidar de nossos Irmãos do mesmo modo que ajudamos a comunidade. ZAIRO MOREIRA NOGUEIRA FARIA Hospitaleiro Relatório do Tesoureiro: do mesmo modo que o Hospitaleiro o Tesoureiro também será convocado pelo Mestre Conselheiro para ler seu relatório em todas as reuniões. Neste relatório o Tesoureiro fará um breve relato de todos os recebimentos e pagamentos entre a reunião atual e a anterior, contendo as datas das movimentações e todos os documentos necessários para a contabilidade. Todos os relatórios lidos deverão ser assinados e entregues a você, Escrivão, para ser arquivados. Veja o modelo: 18

20 Uma planilha automática, como a que esta acima, está disponível para download no portal do Supremo Conselho. Leitura dos Expedientes: os expedientes são todas as cartas recebidas pelo Capítulo. Todas as correspondências, independente do teor (ser ato, decreto, ata, carta, convite, cartão) devem ser lidas, respondidas (se for o caso) e 19

21 arquivadas por você. O Orador do Capítulo não realiza em momento algum a leitura de nenhuma correspondência. Se alguma carta lida por você exigir que o Capítulo decida alguma coisa por meio de votação, esse assunto será incluso pelo Mestre Conselheiro nos novos assuntos da Ordem do Dia. Exemplo: o Capítulo recebe uma carta de uma escola pedindo ajuda na realização de um evento. Após a leitura da carta pelo Escrivão, o Mestre Conselheiro já no tópico novos assuntos - vai propor isso ao Capítulo e após a decisão o Escrivão escreverá a resposta para a escola. Relatório das Comissões: o procedimento a ser utilizado pelo Escrivão quando os relatórios das comissões forem lidos é o mesmo do Relatório do Hospitaleiro. Eleições do Capítulo: sua participação, como Escrivão, nas eleições do Capítulo é de extrema importância uma vez que você deverá providenciar o relatório de frequência para saber quem possui o percentual de frequência necessário para votar ou não. Você pode usar a planilha eletrônica que está no site do Supremo Conselho para controlar e calcular presença dos membros ou pode fazer o cálculo manual. Exemplo: para calcular o percentual você deverá dividir o número de presenças pelo total de reuniões e multiplicar o resultado por cem. Se você teve 12 reuniões e o membro teve 7 presenças: 20

22 7/12 = 0,58 0,58 x 100 = 58,33% Iniciação/Elevação: para comunicar uma iniciação ou elevação ao Supremo Conselho o Capítulo e o Grande Conselho deverão trabalhar em conjunto, uma vez que os dois possuem prazos e taxas específicas para honrar. A não ser que de outro modo orientado por seu Grande Conselho Estadual, você terá 10 (dez) dias corridos após a data da cerimônia para enviar o formulário (virtual ou de papel) e o valor das taxas para o Grande Conselho. Ao receber de você o formulário e a taxa o Grande Conselho pagará a taxa do Supremo Conselho e encaminhará para ele o formulário. É importante que você saiba que do mesmo modo que você possui um prazo para enviar o formulário/taxa para o Grande Conselho, ele também possui 30 (trinta) dias corridos após a data de sua cerimônia para repassar esses dados e o pagamento ao Supremo. Por essa razão você não deve permitir que nenhum membro receba um Grau sem que você tenha recebido dele a taxa para o Grau. Vale lembrar que cada taxa paga pelo candidato lhe dá o direito a patentes emitidas pelo Supremo. Caso você tenha cumprido com os seus prazos e não tenha recebido do Grande Conselho em até 45 dias após o grau a patente que foi emitida pelo 21

23 Supremo Conselho é seu dever cobrar um posicionamento do Grande Secretário Estadual. Outras obrigações do Escrivão Outros deveres do Escrivão incluem avisar por escrito os membros do Capítulo sobre algumas situações e datas programadas e emitir documentos. Consulte as Regras e Regulamentos para uma informação completa e veja abaixo algumas atividades importantes: Dias Obrigatórios: é uma obrigação do Escrivão enviar avisos por escrito aos membros informando quando e como o Capítulo vai cumprir com os Dias Obrigatórios e registrar a participação dos membros nessas datas. Devolver a Carta Constitutiva: caso algum Capítulo deseje, por vontade própria, encerrar suas atividades o Escrivão deverá convocar todos os membros com um prazo mínimo de 30 (trinta) dias para a reunião onde essa proposta for votada. Reunião extraordinária: uma reunião que não foi marcada previamente no calendário do Capítulo só poderá ser realizada por convocação do Mestre Conselheiro, com aprovação do Conselho Consultivo. Caberá então ao Escrivão notificar a todos por escrito com no mínimo 5 (cinco) dias corridos de antecedência. A comunicação deverá trazer o motivo pelo qual a reunião foi convocada. Reunião especial: o Mestre Conselheiro é obrigado a convocar uma reunião quando uma petição escrita e assinada por 15 22

24 (quinze) membros lhe for entregue. Caberá então ao Escrivão notificar a todos os membros por escrito. A notificação deverá trazer o motivo pelo qual a reunião foi convocada. Emitir transferências: caso algum membro do Capítulo se mude ou desejar por algum motivo ser transferido do Capítulo o Escrivão deverá preencher e entregar-lhe um formulário de transferência. Receber transferências: caso o Capítulo receba um novo membro por meio de afiliação ou transferência o Escrivão deverá requisitar dele o formulário de transferência devidamente preenchido pelo Escrivão do Capítulo de origem. Se o formulário for aprovado pelo Capítulo o Escrivão deverá enviar uma notificação ao Capítulo de origem do membro comunicando-o da aprovação. Controle de faltas: caso um Oficial do Capítulo falte a três reuniões seguidas o Escrivão deverá informar este fato ao Mestre Conselheiro para que o cargo seja considerado vago e um novo membro seja nomeado ou eleito para o posto conforme o caso. Também nestes casos é indicado que o Escrivão solicite ao Hospitaleiro que uma visita seja realizado ao membro para apurar o motivo pelo qual ele não está mais frequentando as atividades. Solicitar certificados de maioridade: o Escrivão deve acompanhar também os aniversários dos membros a fim de que providencie o agendamento da Cerimônia de Maioridade dos membros que alcançarem 21 anos de idade. Após agendar a Cerimônia, que pode ser aberta ou fechada, ele deve providenciar 23

25 a compra de um Cartão e Certificado de Maioridade para ser entregue conforme solicitado no Monitor de Cerimônias. Uma dica é aproveitar este controle para enviar cartões de aniversário para os aniversariantes do mês. Emitir Cartões de Proficiência: também é uma obrigação do Escrivão emitir Cartões de Proficiência para todos os membros que forem examinados e aprovados nos Questionários para Exame de ambos os Graus. O exame deve ser realizado em Capítulo aberto (ou seja, durante a reunião ritualística). Um membro só tem direito a votar e ocupar cargos quando possuir o Cartão de Proficiência. Manter cadastros atualizados: despeça-se das velhas fichas de papel. Agora no Sistema DeMolay (SISDM) cada membro do Capítulo tem acesso aos seus dados cadastrais de modo que eles (ou o Escrivão) poderão deixar os registros sempre atualizados para que o Capítulo, o Grande Conselho e o Supremo Conselho tenha uma base de dados confiável de seus membros. Inventário: como citado anteriormente, ao ser instalado no cargo de Escrivão o Oficial que lhe antecedeu deverá lhe entregar um Inventário atualizado de todos os materiais do Capítulo: rituais, capas, joias, livros, publicações e outros. É necessário que você verifique se o material confere com o listado e mantenha sempre o controle de tudo para impedir que algo desapareça. 24

26 CAPÍTULO 3 O trabalho financeiro Especialmente em nosso país, onde escândalos financeiros assolam diariamente nossos noticiários, devemos ter um cuidado especial em aprender e ensinar os nossos jovens a trabalhar com o dinheiro das organizações. O trabalho financeiro deve sempre: Ser de conhecimento de mais de duas pessoas; Ser aprovado pelo Capítulo; Estar em conformidade com o orçamento financeiro; Ser rigidamente registrado; Passar por auditoria. O trabalho do Escrivão está intimamente conectado ao trabalho do Tesoureiro e com a saúde financeira do Capítulo. Todas as transações financeiras ou seja os recebimentos e os pagamentos devem sempre ter o conhecimento do Escrivão, do Tesoureiro e da Comissão de Auditoria. Na Ordem DeMolay o sistema financeiro trabalha com uma porta para entrada e outra para saída do dinheiro. O Escrivão é o responsável por todo o recebimento e o Tesoureiro por todos os desembolsos. Por isso para trabalhar o Capítulo deverá ter dois blocos de recibo sendo um para o Escrivão, onde estarão registradas todas as entradas de dinheiro (receitas) e o outro para o Tesoureiro, onde estarão registrados todos os repasses financeiros. 25

27 Veja passo a passo como receber, gastar e verificar o dinheiro do Capítulo: Recebimentos Quando um membro desejar pagar uma mensalidade, taxa ou qualquer outro valor ele deve procurar o Escrivão que receberá, em nome do Capítulo, todo o dinheiro emitindo ao pagador um recibo. Portanto, no bloco de recibos do Escrivão teremos uma fonte confiável de toda a receita do Capítulo. O recibo emitido pelo Escrivão é a garantia que o membro tem de que seu dinheiro foi devidamente recebido pelo Capítulo. Jamais pague nada sem receber em contrapartida um recibo. Após receber todos os valores o Escrivão deverá transferir o dinheiro para o Tesoureiro e exigir dele um recibo. Portanto, no bloco de recibos do Tesoureiro teremos uma fonte confiável de todas as transferências feitas pelo Escrivão. Pagamentos Todas as contas não aprovadas no orçamento financeiro (exceto as taxas devidas ao Grande Conselho e ao Supremo Conselho) só poderão ser pagas após a aprovação da assembleia, ou seja, o dinheiro do Capítulo não pode ser gasto sem a aprovação de seus 26

28 membros. Para aprovar as contas o Mestre Conselheiro deverá seguir o tópico Contas do Capítulo que está no Manual da Ordem do Dia, anexo ao Ritual. Todas as contas do Capítulo que forem pagas pelo Tesoureiro deverão ter, em contrapartida, uma nota fiscal, recibo ou outro documento contábil emitido por aquele que receber o dinheiro. Este recibo deverá ser anexado ao Relatório do Tesoureiro (vide página 19). Comissão de Auditoria A Comissão de Auditoria é uma Comissão Permanente do Capítulo e, de acordo com as Regras e Regulamentos, é formada por membros do Capítulo e um membro do Conselho Consultivo. A função dessa comissão é verificar mensalmente as contas e, para isso, o seguinte procedimento deverá ser adotado: 1. Verifique no bloco de recibos do Escrivão o valor total recebido; 2. Verifique se o valor recebido pelo Escrivão confere com o valor transferido ao Tesoureiro; a. Para isso verifique o recibo emitido pelo Tesoureiro e entregue ao Escrivão; 3. O Tesoureiro deverá então apresentar o valor em dinheiro, extrato bancário ou os comprovantes de 27

29 pagamento, notas fiscais ou outros documentos contábeis que justifiquem os gastos. 4. Se tudo estiver em ordem o relatório mensal deverá ser apresentado ao Capítulo para aprovação. O modelo de controle financeiro utilizado pela Ordem DeMolay garante que as finanças do Capítulo estejam sempre em ordem, organizadas e sob o controle de vários membros impedindo, desse modo, qualquer tipo de transação ilegal ou lesiva para o grupo. 28

30 CAPÍTULO 4 O orçamento financeiro Agora que já sabemos todos os deveres do Escrivão e que temos o conhecimento de como funciona o sistema financeiro da Ordem DeMolay, devemos saber como preparar um orçamento financeiro. Um orçamento é um planejamento financeiro estratégico feito pela administração de uma organização para um determinado período de tempo. Na Ordem DeMolay cada gestão administrativa deve ter um orçamento preparado pela Comissão Financeira do Capítulo e aprovado pelo Conselho Consultivo. Para fazer o orçamento deve-se levar em consideração: Objetivo. Qual é o seu objetivo? O seu Capítulo deseja arrecadar dinheiro para qual fim? Viajar? Comprar paramentos? Fazer caridade? Quanto você precisa alcançar? O que precisa ser melhorado? As receitas do Capítulo. Como o Capítulo ganha dinheiro? Através de mensalidades? Eventos? Doações? Qual é a frequência de entrada de dinheiro? Os gastos básicos. Quais são os gastos mais corriqueiros? Velas? Lanche? Material de escritório? 29