Importação de notas fiscais

Transcrição

1 Importação de notas fiscais O e.iss permite a importação de notas fiscais por meio de arquivos. Deve ser usada quando as notas já foram digitadas em outro sistema. Entretanto o sistema gerador do arquivo pode não conter todas as informações necessárias ao e.iss. A importação é dividida em 5 passos: - Teste dos dados - Importação do arquivo; - Verificação do processo de importação; - Validação das notas importadas; - Efetivação das notas. Teste dos dados O primeiro passo é testar uma das linhas do arquivo que contém os dados referentes a nota a ser importada. Para isso, utiliza-se a função Notas fiscais Importar / Exportar Validar nota a ser importada presente no menu do e.iss, conforme a figura abaixo. Figura 1: Menu de Importação / Exportação

2 Ao se ativar a função, a seguinte tela será mostrada: Figura 2: Função de validação de nota a ser importada Para se analisar uma das linhas do arquivo a ser importado, basta copiar e colar a linha no campo de entrada e clicar em analisar. Feito isso, os campos referentes a nota serão mostrados. Importação do arquivo O primeiro passo é realizar a importação do arquivo contendo as informações das notas fiscais. Para que a importação funcione corretamente, é necessário que o arquivo tenha o layout correto, caso contrário o e.iss não identificará os campos na nota. Veja o Layout de Importação/Exportação na parte final deste manual. Para importar o arquivo, utiliza-se a função Notas fiscais Importar / Exportar Importar NFs presente no menu do e.iss.

3 Na tela seguinte seleciona-se a opção Local. Figura 3: Início da função de importação O arquivo contendo as notas a serem importadas deverá ser selecionado, conforme a figura abaixo: Figura 4: Selecionando o arquivo

4 Verificação do processo de importação Se o arquivo estiver de acordo com o layout, as notas são importadas. Para verificar se o processo de importação foi executado com sucesso utiliza-se a função Notas Fiscais Importar / Exportar Monitorar Imp. / Exp, presente no menu (vide figura 1). Quando a função de verificação for acessada, teremos a seguinte janela: Figura 5: Verificando o processo de importação. Pressiona-se o botão selecionar. Em Descrição da Rotina, procura-se por Importar Notas Fiscais. Se já houver alguma importação anterior, mais de um item é exibido. O primeiro da lista é o mais recente. O campo Situação informa se a importação foi realizada com sucesso. Se estiver com a situação Finalizada, o arquivo foi importado. Se estiver com a situação Finalizada com erro, o erro ocorrido pode ser consultado clicando-se em Visualizar. Se não ocorreu erro, Visualizar mostra o número de notas importadas. Deve-se verificar quantas notas foram importadas, mesmo com a situação estando como Finalizada.

5 Validação das notas importadas Após ser feita a importação, o próximo passo é a validação das notas. Isso é necessário porque o sistema em que as notas foram digitadas não possuí todas as informações necessárias ao e.iss. A validação é feita através da função Notas Fiscais Importar / Exportar Validar NF Importada, no menu do e.iss. Figura 6: Tela de seleção de nota a ser validada. A princípio, deve-se selecionar a empresa declarante, mês e ano de referência das notas a serem validadas e clicar em pesquisar. As notas importadas referentes ao período são exibidas. Com um duplo clique, abre-se a janela para a validação da nota.

6 Figura 7: Validação de nota fiscal importada Na parte inferior da tela são informadas todas as inconsistências da nota. Após a correção das inconsistências a nota poderá ser salva. Efetivação das notas A validação de notas é feita por períodos. Após todas as notas do período serem validadas, elas poderão ser efetivadas, isto é, incluídas no movimento da empresa. Para efetivar as notas do período, usa-se a função Notas Fiscais Importar / Exportar Validar NF Importada (vide fig. 5), selecionar o período e clicar em efetivar. Se alguma nota do período não estiver validada, nenhuma nota poderá ser efetivada. Lembre-se de efetivar as notas, caso contrário elas não farão parte do movimento da empresa.

7 Layout dos arquivos de Importação/Exportação de Notas Fiscais. OBSERVAÇÕES.: Em relação a função de importação, esse layout será utilizado para as empresas sujeitas a declaração de Notas Fiscais emitidas (talonário Convencional) e Notas Recebidas. Em relação a função de exportação, (envio de dados da Prefeitura aos usuários) todas as notas fiscais serão consideradas (convencionais ou eletrônicas). Para geração de Notas Fiscais Eletrônicas utilize importação de RPS. Campo identificação do prestador Posição Inicial Posição Final Tamanho Formato Descrição Numérico CNPJ / CPF / IM do PRESTADOR Identifica se é 0 CNPJ tipo identificação Alfanumérico 1 CPF 2 IM tipo Alfanumérico Tipo da nota 1 - Nota emitida 2 Nota recebida número Numérico Número da nota série (emitida) ou documento fiscal (recebida) Alfanumérico data de emissão da nota Numérico Nota emitida: 1 Série A Tributado 2 Série C Não tributado 3 Mista 4 Eletrônica * Nota recebida: 1 Nota fiscal 2 Cupom 3 Recibo 4 Eletrônica Data no formato AAAAMMDD (sem barras) mês de referência Numérico Mês de referência da nota ano de referência Numérico Ano de referência da nota status Alfanumérico Situação da nota: Nota emitida: 1 Normal 2 Cancelada Nota recebida: 0 Recebida data do cancelamento Numérico Data de cancelamento da nota no formato AAAAMMDD (sem barras) natureza da operação Alfanumérico 1 Serviço 2 Mista valor total Numérico Valor total da nota Numéricos com onze casas, sendo que duas

8 valor dos serviços Numérico valor dos impostos Numérico recolhimento do imposto Alfanumérico Valor dos serviços Numéricos com onze casas, sendo que duas representam os decimais. Valor do imposto a ser Retido. Numéricos com onze casas, sendo que duas Tipo de recolhimento de imposto Notas emitidas: 0 - Isento 1 Retido 2 A recolher 3 Simples Nacional Notas recebidas: 1 Dispensado de retenção 2 Retido por substituição tributária 4 Retido por substituição tributária (Simples Nacional) atividade Numérico Código da atividade alíquota Numérico Alíquota Numéricos com quatro casas, sendo que duas razão social prestador Alfanumérico Razão social do prestador cidade prestador Alfanumérico Cidade do prestador uf prestador Alfanumérico UF do prestador Indica se o prestador é da cidade 0 Da cidade local prestador Alfanumérico 1 De fora 2 Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF) identificação tomador Numérico CNPJ/CPF/IM do tomador tipo identificação tomador Alfanumérico Identifica se é 0 CNPJ 1 CPF 2 IM CPF ou IM razão social tomador Alfanumérico Razão social do tomador cidade tomador Alfanumérico Cidade do tomador uf tomador Alfanumérico UF do tomador Indica se o tomador é da cidade 0 Da cidade local tomador Alfanumérico 1 De fora 2 Não cadastrado no município (Não pode ser IM, somente CNPJ/CPF) 3 Consumidor Final

9 * Informação válida somente para exportação de notas notas eletrônicas devem ser importadas via RPS. RPS Numérico Número do RPS* RPS Tipo Numérico Tipo do RPS * 0 RPS 1 RPS-C (Recibo provisório de serviços simplificado) RPS Série Alfanumérico Individualizador de equipamentos* Hora Numérico Hora da emissão da NFe* RPS Data Numérico Data da Geração do RPS* hashcode Alfanumérico Código de Validação da NFe * Valor tributos federais PIS Valor tributos federais COFINS Valor tributos federais IR Valor tributos federais INSS Valor tributos federais CSLL Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Valor do Tributo Federal-PIS Numéricos com doze casas, sendo que quatro Valor do Tributo Federal-COFINS Numéricos com doze casas, sendo que quatro Valor do Tributo Federal-IR Numéricos com doze casas, sendo que quatro Valor do Tributo Federal-INSS Numéricos com doze casas, sendo que quatro Valor do Tributo Federal-CSLL Numéricos com doze casas, sendo que quatro Motivo cancelamento Alfanumérico Motivo do cancelamento (1) Alfanumérico linha 1 (2) (3) (4) Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha 4

10 (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha Alfanumérico linha 14 Formato do arquivo Os arquivos podem ser gerados nos seguintes formatos: A - Colunado Respeitando os tamanhos dos campos. Cada linha deve conter a informação de uma nota. Ex: (1) (2) (3) (4) (1) IM/CNPJ/CPF(14 posições) (2) Tipo identificador (3) Tipo da nota (4) Número da nota (14 posições) Nesse tipo de arquivo, é obrigatório que o campo tenha o tamanho máximo permitido. Os campos numéricos terão que ser completados com zeros a esquerda e os alfanuméricos terão que ser completados com brancos no final, até atingir o tamanho máximo do campo.

11 Exemplo: Supondo que o status da nota não seja Cancelada. Sendo assim, não temos data de cancelamento. Mas o campo deverá ser preenchido com 8 zeros ( ). B Com separador As informações dos campos deverão vir separadas por um identificador. Os separadores aceitos pelo sistema são:,;+-*/ #!\<>.[]{}=@%'_^ Como as colunas são separadas por um delimitador, não é necessário que os campos sejam completados com zeros á esquerda (no caso de campos numéricos), nem com brancos no final (no caso de campos alfanuméricos). Se não possuir a informação de algum campo, basta deixar vazio (no caso de campo alfanumérico) ou informar zero (caso de campo numérico) Exemplo: No exemplo abaixo esta sendo usado pipe :

12 C Formato XML O formato XML será utilizado somente na exportação. No caso de importação de notas, o arquivo deverá estar somente nos formatos colunado ou com separador. <NOTA> <PRESTADOR>2201</PRESTADOR> <TIPO>1</TIPO> <NUMERO>5327</NUMERO> <SERIE>...</SERIE> <DTEMISSAO>...</DTEMISSAO> <MESREF>...</MESREF> <ANOREF>...</ANOREF> <STATUS>...</STATUS> <DTCANC>...</DTCANC> <NATOPER>...</NATOPER> <VLTOTAL>...</VLTOTAL> <VLSERV>...</VLSERV> <VLIMP>...</VLIMP> <RECIMP>...</RECIMP> <ATIVIDADE>...</ATIVIDADE> <ALIQUOTA>...</ALIQUOTA> <RAZAOPREST>...</RAZAOPRES> <CIDPREST>...</CIDPREST> <UFPREST>...</UFPREST> <PRESTLOCAL>...</PRESTLOCAL> <IDTOMADOR>...</IDTOMADOR> <RAZAOTOM>...</RAZAOTOM> <CIDTOM>...</CIDTOM> <UFTOM>...</UFTOM> <TOMLOCAL>...</TOMLOCAL> <RPS>...<RPS> <RPSTP>...<RPSTP> <RPSSERIE>...<RPSSERIE> <TIME>...<TIME> <RPSDATA>...<RPSDATA> <HASHCODE>...<HASHCODE> <PIS>...</PIS> <COFINS>...</COFINS> <IR>...</IR> <INSS>...</INSS> <CSLL>...</CSLL> <MOTIVCANC>...</MOTIVCANC> <DISCRI>...</DISCRI> </NOTA>