3 módulos - 28h 3 ateliers 5 Especialistas

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1 1.ª Edição Curso de Especialização Competências e Imagem a º PERSONAL ASSISTANT 1.ª Sessão - Lisboa 7, 14, 21 e 28 de Março de ª Sessão - Lisboa 3 e 10 Dezembro 2014 e 7 e 14 Janeiro módulos - 28h 3 ateliers 5 Especialistas Ateliers Práticos Gestão do tempo em Outlook Escrita empresarial Business meal Visita de estudo a Hotel Personal Styling num shopping ESPECIALISTAS GISELE FERREIRA Consultora com experiência em formação profissional, gestão de mudança e gestão de processos VLADIMIRO SOUSA Responsável pela área de organização da Fundação Calouste Gulbenkian SUSANA DE SALAZAR CASANOVA Formadora e consultora em protocolo, eventos, imagem e comunicação intercultural ALDA BENAMOR Directora Geral Posicionandum ALCINA MONTEIRO Consultora de comunicação e imagem ESPECIALISTA INTERNACIONAL NO DESENVOLVIMENTO DO CAPITAL HUMANO FORMAÇÃO ACREDITADA POR

2 Módulo 1 CONSEGUIR UMA VANTAGEM COMPETITIVA ATRAVÉS DO RELACIONAMENTO INTERPESSOAL 7 DE MARÇO E 3 DE DEZEMBRO 09H -18H OBJECTIVOS: Perceber quais os comportamentos adequados para gerir eficazmente as relações interpessoais Utilizar a inteligência emocional para lidar com situações de desconforto que podem prejudicar o seu desempenho individual Saber promover uma colaboração eficaz com a chefia e ser flexível na troca e partilha de informação GESTÃO DAS RELAÇÕES INTERPESSOAIS: DESENVOLVIMENTO DE COMPETÊNCIAS DE RELACIONAMENTO PARA OBTENÇÃO DE VANTAGEM COMPETITIVA Que tipo de comportamentos deve assumir e evitar para garantir o sucesso no ambiente corporativo Como desenvolver e consolidar uma postura assertiva no desempenho das funções Diga não de forma diplomática! Comunicação no seio da organização Analise algumas atitudes e saiba quais as mais eficazes e ineficazes Que tipo de consequências as suas atitudes podem ter nos seus relacionamentos profissionais Como gerir a sua agressividade, a passividade, a manipulação e a afirmação pessoal e a defender-se da dos outros INTELIGÊNCIA EMOCIONAL: COMO GERIR AS EMOÇÕES PARA ALCANÇAR OBJECTIVOS Perceba de que forma a inteligência emocional pode ajudar na tomada de decisões e na busca de novas soluções ou estratégias Saiba como lidar com situações de desconforto que possam prejudicar a sua imagem e o seu desempenho individual Aprenda a lidar com os seus medos, inseguranças e insatisfações em prol do êxito nas actividades COMO PROMOVER UMA COLABORAÇÃO EFICAZ COM A CHEFIA A flexibilidade na troca e partilha de informação, sem deturpar nem omitir informação A necessidade de acentuar a confiança e respeito mútuo no binómio assistente/chefia Qual o grau de autonomia para executar que a assistente deve ter Até que ponto pode desenvolver a criatividade: transformar problemas em oportunidades Em que situações pode haver autonomia na tomada de decisão Organização e gestão da agenda: disposição dos assuntos por prioridades O CONTRIBUTO DA ASSISTENTE PARA O BOM DESEMPENHO DA EQUIPA Quais as atitudes a adoptar no contexto de trabalho em equipa A importância de fixar regras e métodos de trabalho para toda a equipa GISELE FERREIRA, Consultora com experiência em formação profissional, gestão de mudança e gestão de processos Consultora com experiência em formação profissional, gestão de mudança e gestão de processos. Profissional na área de Psicologia das Organizações e do Trabalho, certificada em Project Management, com vasta experiência nacional e internacional em Business Development, Gestão de Recursos Humanos, implementação estratégica, gestão da mudança, formação profissional e gestão de projetos. Foi responsável pela construção do Consulado de Portugal no Bahrain e o seu nome está presente em várias parcerias entre Portugal e a Arábia Saudita. Foi convidada pela American Hotel Lodging Association Educational Institute (AH&LA-EI, USA) para lecionar no Médio Oriente os seus programas de Gestão de Liderança, Recursos Humanos e Marketing e Vendas. Expert em diversidade cultural, trabalha como Consultora em Recursos Humanos, Formação e Desenvolvimento pessoal. 3 módulos 3 ateliers Módulo 1 A excelência através do desenvolvimento de Skills da assessora moderna ( I ) Conseguir uma vantagem competitiva através do relacionamento interpessoal 07 de Março 14 e 03 de Dezembro h -18h Atelier - Gestão do tempo em Outlook 14 de Março e 10 Dezembro h30-13h Atelier - As regras da comunicação escrita empresarial 14 de Março e 10 de Dezembro h30-18h Módulo 2 A gestão, acompanhamento e controlo de diferentes eventos 21 de Março 2014 e 7 de Janeiro h-18h Business Meal ~ Restaurante do Hotel das 13h às 14h30m Visita de Estudo guiada ao hotel Módulo 3 - A valorização da imagem pessoal e profissional Que tipo de aparência transmite presença e confiança? 28 de Março 2014 e 14 de Janeiro h-18h Atelier - Personal Styling no El Corte Inglês

3 ATELIERS ATELIER: GESTÃO DO TEMPO EM OUTLOOK 14 DE MARÇO E 10 DE DEZEMBRO H30-13H Metodologia: Será utilizado pc para realizar exercícios práticos em Outlook Como usar as categorias do Outlook para definir áreas chave do trabalho Usar as pastas e as regras automáticas das mensagens para conseguir uma boa gestão do tempo, definindo prioridades e potenciando a eficácia Usar as tarefas para conseguir uma gestão de múltiplas actividades e prioridades Como usar as ferramentas de follow up para definir urgências O calendário e o planeamento de trabalho, com definição de prazos e alertas Gestão de contactos no Outlook, da criação do contacto ao registo e pesquisa de interacções com os contactos Usar o Outlook para construir um plano de acção, definindo objectivos e prioridades FORMADOR VLADIMIRO SOUSA, Responsável pela área de organização da Fundação Calouste Gulbenkian Formador certificado desenvolve formação de excel avançado, access avançado, sistemas de informação, indicadores de gestão, organização dos processos de trabalho. Licenciado em Gestão de Recursos Humanos pela Faculdade RUCA Universidade da Antuérpia, e Licenciado em Gestão pelo Instituto Superior de Economia e Gestão. ATELIER: AS REGRAS DA COMUNICAÇÃO ESCRITA EMPRESARIAL 14 DE MARÇO E 10 DE DEZEMBRO H30-18H Metodologia: Serão feitos exercícios práticos de escrita de diferentes suportes necessários no dia-a-dia das assessoras executivas, segundo as regras da comunicação empresarial Os diferentes suportes de comunicação escrita As fórmulas e as expressões que facilitam a redacção As cartas em contexto oficial e empresarial Os sobrescritos O As mensagens: de Boas Festas, as felicitações, os agradecimentos O cartão de cumprimentos As mensagens de pêsames A ata de uma reunião ALDA BENAMOR, Directora Geral da Posicionandum Directora Geral da Posicionandum (consultoria em Comunicação e Marketing), tendo dedicado os últimos 17 anos da sua carreira profissional à consultoria estratégica em Comunicação, Marketing e Relações Públicas. Tendo passado por empresas nacionais e multinacionais de Comunicação, já desenvolveu e coordenou projectos comunicacionais para empresas de grande destaque, tais como a McDonald's, Coca-Cola, JcDecaux, Nestlé, Henkel, L'Oréal e Portugal Telecom, entre outras. Com formação superior em Comunicação, tem uma pós-graduação em Comunicação em Gestão de Crises e encontra-se a finalizar a tese de Doutoramento em Comunicação Social, pela Universidad Complutense de Madrid. É formadora certificada pelo IFP, nas áreas da Comunicação, do Marketing e do Desenvolvimento Pessoal.

4 Módulo 2 A GESTÃO, ACOMPANHAMENTO E CONTROLO DE DIFERENTES EVENTOS 21 DE MARÇO 2014 E 7 DE JANEIRO H-18H OBJECTIVOS: Identificar as tarefas necessárias na organização de diferentes tipos de eventos e saber quais os erros a evitar Saber preparar reuniões de forma eficaz consoante os objectivos de cada reunião Planear com sucesso as refeições no âmbito de um evento ORGANIZAR DIVERSOS TIPOS DE EVENTOS E OPTIMIZAR A GESTÃO Interpretar os objectivos do anfitrião e ajustar à tipologia de eventos Elencar as tarefas a desenvolver nas três fases: pré-evento, evento e pós-evento Escolher a data, o local onde o evento se vai realizar Definir a comissão organizadora, a equipa Criar o programa do evento ELABORAR O ORÇAMENTO DE UM EVENTO E NEGOCIAR COM FORNECEDORES Como elaborar um orçamento e fazer uma previsão do que se irá necessitar Adquirir competências de negociação CONVIDAR ALTAS ENTIDADES E PERSONALIDADES DO MEIO EMPRESARIAL A redação do convite PREPARAR REUNIÕES DE FORMA EFICAZ Conhecer os objetivos da reunião e prepará-la em conformidade Avaliar as vantagens e as desvantagens das reuniões Preparar o encontro: da convocatória à ata Convocatória, lista de participantes, data, hora, local, agenda, ordem de trabalhos, documentação a distribuir, ata Gerir as dificuldades que surgem neste tipo de eventos PLANEAR COM SUCESSO AS REFEIÇÕES NO ÂMBITO DE UM EVENTO Delinear as refeições em função do programa Definir a disposição da sala: os tipos de mesas a utilizar de acordo com o acontecimento e os objectivos Estruturar as refeições no enquadramento do programa Aplicar as regras do protocolo na definição e distribuição dos lugares à mesa Ter em atenção os timmings certos e a ordem dos discursos Business Meal ~ Restaurante do Hotel das 13h às 14h30m Actividade prática, através do jogo dos papéis, de organizar uma refeição de negócios. Ao longo do almoço, os formandos receberão instruções diversas com a actividade a realizar. Dicas de comportamento e saber estar à mesa; A mise-en-place; O que seleccionar de um buffet? Que alimentos devem ser preteridos face a convidados estrangeiros?; As presidências, as precedências e organização dos convidados; A conversa à mesa: em que momento se pode falar de negócios? Como iniciar e manter a conversa junto dos convidados? Quem tem a responsabilidade de acautelar o pagamento? Que valor para a gratificação? A EXIGÊNCIA DO CONTROLO NA GESTÃO E NO ACOMPANHAMENTO DO EVENTO Acautelar as questões inerentes à segurança Fazer o planeamento logístico de requisitos de transportes e de alojamento. Equipamentos Escolher a decoração: de que forma os cenários e elementos cénicos podem garantir o sucesso do evento Selecionar brindes e presentes para oradores e convidados Acompanhar as respostas e controlar a atualização da lista de convidados Comunicar o evento junto dos órgãos de comunicação social: lista de contatos, a escrita do press release. A preparação da entrevista. O dossier de imprensa Visita de Estudo guiada ao hotel onde haverá a oportunidade da aplicação prática da check-list de escolha de um espaço para um evento: hotel, alojamento, alimentação. SUSANA DE SALAZAR CASANOVA, É formadora e consultora na área do protocolo, dos eventos, da imagem e da comunicação intercultural Tem experiência internacional no Líbano, em Angola e com formandos dos PALOP e de vários países da União Europeia. É coordenadora da licenciatura em Secretariado e Comunicação Empresarial e docente na Universidade Europeia Laureate International Universities.

5 Módulo 3 A VALORIZAÇÃO DA IMAGEM PESSOAL E PROFISSIONAL Que tipo de aparência transmite presença e confiança? 28 DE MARÇO DE 2014 E 14 DE JANEIRO H-18H OBJECTIVOS: Analisar a importância da imagem pessoal na projecção da imagem profissional Preparar o seu guardar roupa para estar altura das diferentes ocasiões Saber transmitir uma imagem de competência através de expressões e comportamentos A GESTÃO DA IMAGEM PROFISSIONAL A importância da apresentação pessoal na projecção da imagem profissional Preparar o seu guarda-roupa para diferentes ocasiões Qual a melhor cor a usar em diferentes tipos de situações? Como coordenar as cores de forma correcta? E ainda a aplicação da chave de cores de acordo com a morfologia de cada um Dignificação da imagem da organização / instituição através da sua imagem Os diversos estilos de vestuário (Formal, Semi Formal, Casual, etc.) Atenção: sabotadores de imagem TRANSMITIR UMA IMAGEM DE COMPETÊNCIA ATRAVÉS DA COMUNICAÇÃO As expressões verbais, as atitudes e os comportamentos: contacto visual, postura, tiques, apertos de mão, As expressões e os comportamentos a evitar e a privilegiar ATELIER - PERSONAL STYLING NO EL CORTE INGLÊS Metodologia: Através de uma visita ao El Corte Inglês os formandos terão a oportunidade de receber dicas sobre a melhor forma de escolher o guarda - roupa com diferentes looks. Terão ainda a oportunidade de assistir a uma sessão de make-up. Apresentação pessoal e a postura profissional Estruturação do guarda roupa O que deve ser evitado na selecção do vestuário profissional Dicas de vestuário: organização de looks formais e informais Dicas de maquilhagem com aplicação prática ALCINA MONTEIRO, Consultora de comunicação e imagem Trabalha em Consultoria de Comunicação há 7 anos na área de moda, consumo, beleza e turismo, em paralelo com a Consultoria de Imagem. Nesta área da Consultoria de Imagem tem desenvolvido formações em empresas e também um trabalho mais personalizado com clientes particulares. Foi assessora de imprensa durante 3 anos na Câmara Municipal de Barcelos e Moda Lisboa. Licenciada em Estudos Modernos Europeus, pela Thames Valley University, e pós-graduada em Consultoria de Imagem, pelo ISLA. w Público-alvo: Secretárias Executivas, Assessores e Assistentes Executivos Executive PAs Responsáveis pela Comunicação, Relações Públicas, Organização de Eventos e Protocolo Responsáveis pelas Relações Exteriores Secretárias de Direcção e de Administração

6 CATÁLOGO DE FORMAÇÃO IFE 2014 BOLETIM DE INSCRIÇÃO Personal Assistant Lisboa 1.ª Sessão - 07, 14, 21 e 28 de Março de ª Sessão - 03 e 10 Dezembro 2014 e 7 e 14 Janeiro 2015 FORMAÇÕES EM LISBOA E PORTO Informações e Inscrições Telefone: (+351) Fax: (+351) IFE: Rua Basílio Teles, 35-1º Dto LISBOA site: Local 10 dias antes da realização da formação será enviado ao formando uma convocatória comunicado o local do mesmo SEMINÁRIOS EM DESTAQUE Secretariado Executivo Organização e gestão de eventos na empresa Lisboa - 3 a 4 de Novembro de 2014 Secretariado jurídico Lisboa - 17 a 18 de Fevereiro de a 30 de Outubro de 2014 Porto - 17 a 18 de Fevereiro de 2014 Protocolo e relações públicas Lisboa - 12 a 13 de Maio de a 11 de Novembro de 2014 Porto - 10 a 11 de Novembro de 2014 Competências e técnicas de management para secretárias executivas Lisboa - 19 a 20 de Maio de a 13 de Novembro de 2014 Porto - 19 a 20 de Maio de 2014 Gestão e organização de arquivos Lisboa - 2 a 3 de Julho de a 2 de Dezembro de 2014 Porto - 2 a 3 de Julho de 2014 Tecnologias aplicadas ao secretariado Lisboa - 9 a 10 de Julho de a 21 de Outubro de 2014 Dados para facturação Empresa Actividade da Empresa Morada Cód. Postal Tel. NIF Fax Factura a enviar à atenção de : (se diferente) Dados do Participante Nome Cargo para envio de convocatória Localidade PREÇO: 1 Inscrito (+IVA) 2 Inscritos (1.350 /cada) (+IVA) 3 Inscritos (1.275 /cada) (+IVA) Estes seminários podem ser realizados em formato INTRA, adaptando os conteúdos às necessidades específicas da sua organização. ESTE PREÇO INCLUI: Certificado de formação Coffee-break Modalidades de Pagamento Transferência Bancária MILLENNIUM BCP Conta: Por Cheque Nominal à ordem de IFE S.A. Rua Basílio Teles, 35-1.º Dto Lisboa Pagamentos Internacionais Todos os pagamentos provenientes do estrangeiro devem ser efectuados obrigatoriamente por transferência bancária. Todas as despesas decorrentes deste procedimento são da responsabilidade da empresa cliente. IBAN: PT Cod SWIFT - BCOMPTPL Factura Após a recepção da sua inscrição, ser-lhe-á enviada uma factura cujo pagamento, antes da realização das jornadas, lhe permitirá o acesso a este evento. Cancelamentos: Os cancelamentos devem ser comunicados à IFE por escrito. A qualquer cancelamento efectuado com menos de 15 dias de antecedência da data de realização do evento, será cobrada uma taxa respeitante a despesas administrativas no valor de 20% do montante da inscrição. Se o cancelamento for comunicado a menos de três dias úteis da data da formação, não será efectuado qualquer reembolso, sendo cobrado 100% do valor da inscrição. A IFE admite uma substituição à presença do inscrito, tal facto deverá ser comunicado por escrito ou por fax, até 48 horas antes do inicío da formação. Relembramos que a presença na formação apenas é garantida quando a liquidação da inscrição se encontre regularizada antes da data do evento. Solicite-nos uma proposta! Tel.: A IFExecutives Edições e Formação, SA, informa-o(a) de que os seus dados foram recolhidos através de informação apresentada em brochuras e/ou imprensa escrita ou on-line e serão tratados informaticamente por aquela. Os dados serão tratados para efeitos de marketing relativo às suas actividades, serviços e ofertas/promoções especiais, tendo em conta critérios de segmentação e perfis. Mediante a presente comunicação, fica informado/a e consente que os seus dados possam ser cedidos a patrocinadores e expositores em congressos e/ou feiras ou outras entidades com que a IFExecutives mantenha relações comerciais. Para o exercício dos direitos de informação, acesso, rectificação, eliminação ou oposição dos seus dados, deverá enviar uma comunicação escrita para IFExecutives, Rua Basílio Teles, 35 1º Dto, Lisboa. No caso de V.Exa. permitir a divulgação dos seus dados por parte do Sistema de Acreditação da DGERT Direcção Geral do Emprego e das Relações de Trabalho, assinale aqui. Este documento pode ser fotocopiado ou remetido a outras pessoas interessadas. A IFE reserva-se o direito de proceder a alterações de parte do programa sempre por razões de força maior

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