MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS ORGANIZACIONAIS. Organização de Eventos

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1 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS ORGANIZACIONAIS Organização de Eventos

2 Índice 1. FINALIDADE MODALIDADES DE EVENTOS KMBrasil KMRegional KMDay KMMeeting Palestras Cursos - Educação em GC DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PREMISSAS BÁSICAS DA SOLICITAÇÃO PARA APROVAÇÃO DA AUTORIZAÇÃO DA DIVULGAÇÃO DA EXECUÇÃO DOS RELATÓRIOS DE EXECUÇÃO DA ATIVIDADE E PRESTAÇÃO DE CONTAS DO RECEBIMENTO DA DOCUMENTAÇÃO RESULTADOS PARTICIPAÇÃO NOS RESULTADOS Responsabilidades sobre o resultado financeiro do evento DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: FORMULÁRIOS ANEXOS Anexo 1 Descritivo da Atividade / Formulário do Evento Anexo 2 Planilha orçamentária da Atividade Anexo 3 Demonstrativo Financeiro do Evento Anexo 4 Relatório de Despesas... 8

3 1 Procedimentos: Organização de Eventos Código: SBGC NEV Assunto: Procedimentos gerais para organização de eventos da SBGC Revisão 1 : FINALIDADE Definir e descrever os procedimentos gerais e comuns para organização de eventos da SBGC, como KM Brasil, KM Regionais, KM Day e KM Meeting, palestras, cursos, e outros. 2. MODALIDADES DE EVENTOS 2.1. KM Brasil Evento do tipo congresso anual, tradicional, com estimativa de 600 participantes, duração de 3 dias, com presença de palestrantes internacionais, nacionais, apresentação e exposição de trabalhos científicos e Relatos Técnicos com distribuição de anais em forma de CD. É organizado pela SBGC-Nacional, e a partir de 2009, passa a ser itinerante com a coorganização da Regional do estado em que for ser realizado; 2.2. KM Regional Evento tipo seminário anual, em média, com 20 a100 participantes. Tem duração média de um dia, com presença de palestrantes nacionais. Deverá ser cobrada uma taxa de inscrição compatível com o programa e custos, em todos as regionais; Em um primeiro momento, recomenda-se oferecer aos associados da SBGC uma vantagem diferenciada, como descontos e outros KM Day Evento da SBGC voltado para as empresas associadas nas categorias de Mantenedor, ou empresas com potencial de se tornarem associadas à SBGC, interessadas em realizar o KMDay in company, envolvendo aspectos conceituais e aplicativos com cases reais e recentes KM Meeting 1 Informar o número da revisão. Na primeira elaboração o nº da revisão é 00 zero, e após as revisões são numeradas de 01, 02,...

4 2 Objetiva reunir empresas para trocar experiências de práticas em Gestão do Conhecimento Palestras Eventos ofertados gratuitamente com, no máximo, 2 horas objetivando a disseminação da SBGC e de suas ações em Gestão do Conhecimento. Devem abordar temas diversos para organizações de diversos setores. É adequado que seja realizado bimestralmente nas Regionais; 2.6. Cursos - Educação em GC Neste item a SBGC pretende cumprir um dos principais aspectos da sua missão, ou seja, disseminar os conceitos e práticas de Gestão do Conhecimento, tanto em empresas privadas como públicas, que têm se sensibilizado de forma crescente para as práticas de Gestão do Conhecimento, e seu papel para evolução empresarial. Portanto, numa das primeiras iniciativas pós-sensibilização para o tema, estas nas organizações começam a demandar capacitação não só em Gestão do Conhecimento, como em temas pertinentes, como por exemplo, Gestão da Inovação, Educação Corporativa, Gestão de Competências, Comunidades de Prática, ferramentas de TI como suporte a práticas de GC, entre outros. Este tipo de atividade requer que formemos uma rede de competências entre associados e parceiros da entidade visando oferecer ao mercado um leque de opções de produtos educacionais. Cursos - Educação em GC, terão uma estrutura própria de governança, articulando várias áreas interdisciplinares da estrutura atual da entidade. Assim, a Coordenação de Educação em GC (como era denominada até então), será transformada no Comitê Gestor do Programa SBGC EDUCAÇÃO. Este comitê será constituído inicialmente pela própria Presidência da SBGC; Diretoria Administrativo-Financeira; e Coordenações de Eventos e Projetos Especiais; de Relacionamento Institucional; e de Unidades Territoriais (representando as SBGC-UFs e Núcleos). Este Comitê poderá agregar pelo menos mais dois membros, representando a comunidade de associados e parceiros da SBGC. Quando forem implantados por programas SBGC EDUCAÇÃO, podem ser criados comitês executivos específicos, por áreas temáticas: por exemplo, Comitê de Tutorial; Comitê de KM Days; Comitê de Gestão da Inovação; Comitê de Gestão da Informação / TI, entre outros, ou por tecnologias educacionais: por exemplo, Comitê de EaD.

5 3 3. DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 3.1. PREMISSAS BÁSICAS Para todos os eventos deverá ser cobrada uma taxa de inscrição, com exceção das palestras de sensibilização e mobilização sobre a SBGC e GC e eventos institucionais da SBGC, que serão gratuitos; Para a realização todos os eventos, deverá ser elaborado um Plano de Viabilidade Financeira, incluindo as receitas e despesas, e a quantidade mínima de participantes para cobrir os custos, preenchimento anexo II Planilha Orçamentária da Atividade A aprovação é restrita aos eventos viabilizados financeiramente, por quantidade mínima de participantes e/ou por patrocínio total ou parcial de empresas associadas ou não Associado, em dia com a SBGC, deverá ter descontos de 30 a 50% conforme o caso Todos os eventos da SBGC nacional e regionais devem ser previamente aprovados pela Coordenadoria de Eventos e Relações com Empresas Eventos em parceria deverão ter primeiro a anuência da Diretoria Executiva e Coordenadoria de Relações Institucionais O cadastramento do evento no site deverá ser realizado pela Coordenadoria de Eventos e Relações com Empresas Na realização de cursos: os palestrantes convidados deverão ser submetidos a apreciação da diretoria executiva e comissão científica da SBGC DA SOLICITAÇÃO PARA APROVAÇÃO A coordenadoria ou Regional, solicita autorização para a Coordenadoria de Eventos e Relações com Empresas, enviando um documento de abertura do evento/curso (project charter) com as seguintes informações: 2.1. Descritivo do evento Anexo I Descritivo da Atividade / Formulário do Evento 2.2. Nome 2.3. data provável 2.4. local 2.5. coordenador / responsável pela Atividade 2.6. Objetivo 2.7. Público 2.8. Valor de inscrição / adesão e descontos com sua categorização / ou evento gratuito 2.9. Preenchimento Anexo II - Planilha orçamentária da atividade Termo de co-responsabilidade sobre o resultado do evento positivo ou negativo assinado pelo coordenador ou presidente da regional se responsabilizando pelo resultado DA AUTORIZAÇÃO 3.1. Autorização deve ser realizada em conjunto com a diretoria Executiva 3.2. Registra e cadastra do evento 3.3. Autoriza a abertura do evento / curso, no sistema de cadastramento para recebimento de inscrições (pagas ou gratuitas).

6 Sistema de Credenciamento - Gera um código da atividade no sistema de credenciamento para procedimentos de inscrições, emissão de boleto e geração de controles Comunica as partes interessadas Provisiona a divulgação no portal e no news SBGC DA DIVULGAÇÃO Todos os eventos realizados pela SBGC são divulgados no portal, através de avisos e banners, e enviados via mala direta ( ) aos associados e cadastrados no portal A coordenação do evento nas unidades regionais poderá se julgar necessário, utilizar outras formas de divulgação (rádio, TV, jornal, s, e outros) DA EXECUÇÃO As regionais deverão providenciar os seguintes: Processamento das inscrições: inserção do credenciamento no sistema, documentação da inscrição, cobrança e recebimento da inscrição; Assinatura na lista de participantes; Emissão de Certificados para os presentes ou para quem participou 75% das atividades; Crachás; Material para os participantes se tiver; Verificação das condições do local e Avaliação e tabulação da Atividade 3.6. DOS RELATÓRIOS DE EXECUÇÃO DA ATIVIDADE E PRESTAÇÃO DE CONTAS As regionais terão uma prazo de 5 dias para apresentar os relatórios com as seguintes documentações: Lista de participantes com as assinaturas de quem participou da atividade; Preenchimento do Anexo III - Demonstrativo Financeiro do evento com as entradas e saídas, que deve estar de acordo com o Plano de Viabilidade financeira apresentado para aprovação Comprovantes de despesas Notas fiscais conforme manual de normas e procedimentos administrativos organizacionais Pagamento de fornecedores O pagamento palestrantes, fornecedores de produtos e serviços para evento será realizado mediante a apresentação obrigatória das respectivas Notas Fiscais no valor estabelecido nas negociações prévias Comprovantes de depósitos de todas as inscrições, inclusive as notas de emprenho; Caberá a Nacional a cobrança e acompanhamento dos recebimentos e as devidas cobranças; O cadastro dos participantes poderá ser extraído do sistema de credenciamento;

7 DO RECEBIMENTO DA DOCUMENTAÇÃO A documentação deverá ser encaminha em uma relação com toda a documentação relacionada conforme anexo IV Rlatório de Despesas A coordenadoria de eventos recebe a documentação, Confere a documentação de acordo com os demonstrativos; Encaminha para setor administrativo fazer a conciliação bancária; Após esta conciliação, se os procedimentos estiverem todos em acordo: - Emitir um parecer e encaminhar a diretoria administrativa financeira para aprovisionamento dos pagamentos e ressarcimentos Não esta de acordo: emitir um parecer relatando as inconsistências e devolver a regional para as devidas correções, somente após as correções encaminha para diretoria administrativa financeira para o aprovisionamento dos pagamentos e ressarcimentos Caso haja inconsistências na prestação de contas e tiver contas à pagar, caberá a decisão de pagamento ou não da diretoria executiva (presidência e diretoria administrativa financeira); Toda a documentação necessária entregue será validada mediante as assinaturas do: - Responsável da elaboração, - Coordenador da atividade, - Presidente da Regional. 4. RESULTADOS De acordo com a diretoria executiva, ficou estabelecido o seguinte: 4.1. PARTICIPAÇÃO NOS RESULTADOS Fóruns, simpósios, seminários, eventos de grande porte - 20% para regional e - 80% para nacional Cursos, KMRegional e outros de pequeno porte, fica: - 60% para Regional e - 40% para Nacional Responsabilidades sobre o resultado financeiro do evento Fica condicionado que a Regional deverá assinar um termo de co-responsabilidade das atividades, pois se o evento obtiver resultado negativo será aportado na mesma fração para Regional e Nacional Distribuição dos recursos emanados do resultado financeiro do evento A comunicação emana do setor Administrativo Financeiro;

8 6 5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA: 5.1. FORMULÁRIOS Anexo I Descritivo das Atividades / formulário do evento Anexo II Planilha orçamentária da atividade Anexo III - Demonstrativo Financeiro do evento com as entradas e saídas Anexo IV Relatório de Despesas - Relação de toda documentação enviada assinada pelo responsável da prestação de contas Terno de Co-Responsabilidade assinado pelo Presidente da Regional Elaboração: [Responsável(is) pela elaboração] Revisão: [Responsável(is) pela revisão] Análise crítica: [Responsável(is) pela análise crítica] Análise crítica: [Responsável(is) pela análise crítica] Aprovação: [Responsável(is) pela aprovação] Aprovação: [Responsável(is) pela aprovação] Data: 21/11/2008 Data:

9 1 6. ANEXOS 6.1. Anexo 1 Descritivo da Atividade / Formulário do Evento Título: DESCRITIVO DA ATIVIDADE / FORMULÁRIO DO D EVENTO Descrição: Tipo: [palestra, congresso...] Assunto: [GC, TI... ] Organizador: Data de Realização: Local: Endereço: Cidade: Estado: Publico Alvo: Idioma: Instrutor: Pré-requisitos: Programa:

10 2 Data e Hora de início: Data e hora do Termino: Valor: Condições para Sócios-SBGC: Contato inscrições: Site do evento: inscrições: Tel. inscrições: Enviar para: Mariana Lima mariana.lima@sbgc.org.br ma@sbgc.org.br Fax:

11 Anexo 2 Planilha orçamentária da Atividades PLANILHA ORÇAMENTÁRIA DA ATIVIDADE Anexo II NOME DA ATIVIDADE Período Evento Data Nº participantes Recursos Humanos TOTAL 0 - #DIV/0! ITENS Qt R$ Evento TOTAL Qt Total Infra-estrutura - #DIV/0! Datashow / Projetor+Note Book Flip Chart Tela de projeção 0-0 -

12 4 Sala principal 0 0, Sala suporte Telefone + Ligações Vídeo Sonorização Xerox + Impressão 0-0 Estacionamento Alimentação e Bebidas - #DIV/0! Welcome coffee Coffee break Almoço Refrigerantes Sucos Garrafa de café Água no Almoço 0-0 Garrafa de chá Água na sala Marketing - #DIV/0! MKT Divul.Yahoo-Site MKT-Direto Impressão folder Telemarketing Cartaz Carta Convite Material - #DIV/0! Pasta / Encadernação Cópias Caneta Livro 0-0 -

13 5 Certificado Crachá de Mesa Crachá Diversos - #DIV/0! Impostos Correio extras - fone no local Total estimado - 100% Break-even #DIV/0! Total (Previsão) R$ Custo por participante #DIV/0! Receita por participante - Receita das inscrições - Despesas - Resultado - Elaborado por: Coordenador: Presidente da SBGC Regional:

14 Anexo 3 Demonstrativo Financeiro do Evento DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DO EVENTO DEMONSTRATIVO FINANCEIRO DA ATIVIDADE: NOME DA ATIVIDADE DATA: LOCAL: COORDENADOR: ENTRADAS ENTRADA NOME EMPRESA DATA VALOR Acumulada STATUS DESCRIÇÃO SAÍDAS TIPO DESPESA DATA VALOR STATUS Nota Fiscal nº Total Entrada Total Despesas

15 7 Entradas Despesas Resultado Quem Elaborou Coordenador: Presidente da Regional:

16 Anexo 4 Relatório de Despesas RELATÓRIO DE DESPESAS Prestador de Serviço: Período Data: Nº do Relatório/Ano DISCRIMINAÇÃO VALORES OBSERVAÇÕES Salários Fornecedores Outras despesas Salários Vale-Transporte DISCRIMINAÇÃO VALORES OBSERVAÇÕES Telefone e Fax Fretes e Despesas Postais Cópias,Xerox,Autenticações Manutenção de Equipamentos Manutenção de Veículos Despesas de Hotel/Hospedagem Material de Exped./Escrit./Consumo Mat. De Uso/Consumo Técnico Refeições Condução/Táxi/Estacionamento/Pedágio Passagens Combustível/Lubrificantes Conservação/Limpeza Compra Máquinas/Equip. DISCRIMINAÇÃO VALORES OBSERVAÇÕES C.P.M.F Taxas de Expediente/Cartórios Tarifas Bancárias Outros Total Gasto: Saldo Anterior: Adiantamento: Pagamento:

17 9 Saldo Atual: - Data: Recebido por: Nome/Assinatura: Preparado por: Nome/Assinatura: