Organização de Eventos e Feiras

Transcrição

1 Carmen Lucia Chaim Mattos Organização de Eventos e Feiras IESDE Brasil S.A. Curitiba 2011

2 2010 IESDE Brasil S.A. É proibida a reprodução, mesmo parcial, por qualquer processo, sem autorização por escrito dos autores e do detentor dos direitos autorais. M435o Mattos, Carmen Lucia Chaim. / Organização de eventos e feiras. / Carmen Lucia Chaim Mattos. Curitiba: IESDE Brasil S.A., p. ISBN: Eventos. 2. Parcerias. 3. Negócio. 4. Marca. 5. Criatividade. 6. Marketing. I. Título. CDD Capa: IESDE Brasil S.A. Imagem da capa: Shutterstock Todos os direitos reservados. IESDE Brasil S.A. Al. Dr. Carlos de Carvalho, CEP: Batel Curitiba PR

3 Carmen Lucia Chaim Mattos Mestre em Educação pela Universidade Tuiuti do Paraná (UTP). Pós-graduada em Recursos Humanos pela UTP. Especialista em Psicodrama pela Sociedade Paranaense de Psicodrama. Graduada em Psicologia pela UTP.

4

5 Sumário Os benefícios de eventos e feiras...9 Estreitamento de relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores... 9 Os eventos e as relações públicas...12 Lançamento da imagem institucional...12 Marketing e vendas...13 Benefícios de uma feira...14 Perfil do profissional de feiras e eventos...16 Patrocinadores...17 Conhecendo os tipos de eventos...23 Eventos comerciais...23 Eventos culturais...26 Eventos esportivos...30 Eventos sociais...30 Eventos gastronômicos...30 Eventos ecoturísticos...31 Os novos eventos...32 Planejamento de eventos e feiras...37 Objetivos de um planejamento...37 Planejamento de feiras...41 Convites para eventos públicos...45 Pesquisa sobre o evento...46 Avaliação do evento...51 Relatórios...52 Pessoal de apoio...54 Catálogos de evento...55 Rentabilidades de um evento...58

6 Marketing de eventos...63 Fundamentos...63 Sucesso de um evento...68 Eventos de sucesso...71

7 Apresentação Caros alunos: Os textos aqui elaborados têm por finalidade abrir seus caminhos para um tema muito importante na atualidade: organização de feiras e eventos. Trata-se de uma atividade que cresce e se profissionaliza a cada ano em nosso país, mostrando que diante de um cenário cada vez mais competitivo há necessidade de se buscar ferramentas que aproximem clientes, fornecedores, funcionários etc. Agora é o momento de você conhecer algumas atividades que poderão capacitá-lo na gestão e organização de eventos e feiras em todos os seus aspectos. Os próximos capítulos tratarão de temas como: benefícios de um evento, tipos de eventos, planejamento e avaliação dos eventos e o marketing utilizado para promover um evento. Vocês terão oportunidade de conhecer como um evento pode trazer benefícios para uma cidade, como pode alavancar a economia e cultura local. Conhecerão também como os eventos tornaram-se criativos e inovadores ao longo do tempo, tornando-se muitas vezes o centro das atenções da sociedade em determinados períodos. Apropriem-se desses conhecimentos e bons estudos.

8

9 Os benefícios de eventos e feiras Atualmente os eventos são utilizados como uma grande estratégia para atingir um público-alvo, pois movimentam um grande número de pessoas motivadas a participar de alguma atividade, o que acaba provocando mudanças sociais, econômicas e culturais na localidade. Segundo Zanela (2004, p. 13), evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e/ou entidades, realizada em data e local especial, com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial, cultural, esportiva, social, familiar, religiosa, científica etc. Geralmente um evento significa muito trabalho, iniciativa, criatividade e competência para os organizadores, pois muitas atividades estão envolvidas. A Organização Mundial de Turismo (OMT) cita três propósitos de viagem: 1 lazer, recreação e férias; 2 negócios e atividades profissionais; 3 outros, referindo-se a visitas a amigos, parentes etc. A expressão turismo de negócios provoca certo desconforto e a preferência é pela expressão viagens corporativas ou viagens de negócios, evitando o termo turismo. Hoje o Brasil ocupa o sétimo lugar na realização de eventos, sendo que em 2008 realizou 254 eventos internacionais. São Paulo é a cidade que mais recebeu eventos. Estreitamento de relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores Por sua grande complexidade e amplitude, para promoção de um evento é necessário que os envolvidos possuam experiência e especialização técnica, pois para sua operacionalização é necessário um eficiente sistema de planejamento. 9

10 Um dos aspectos desse planejamento é o estabelecimento de um sistema de integração e relacionamento com os patrocinadores, promotores, empresas vinculadas, fornecedores, imprensa, autoridades, participantes e colaboradores, com o objetivo de obter sugestões e subsídios para o evento. Algumas considerações são relevantes na hora de selecionar fornecedores para o evento. É importante que estes ofereçam as melhores condições com o menor custo. A disponibilidade em prestar informações quanto aos seus produtos ou serviços também deve ser considerada. Outro fator a ser considerado é a disponibilidade de mercadorias, referindo-se à quantidade e qualidade, além do cumprimento dos prazos acordados. A reputação do fornecedor é muito relevante, pois evitará problemas futuros; se for conhecida no mercado, é mais fácil obter informações sobre seus serviços. Recomenda-se que seja realizada uma visita para conhecer melhor esses detalhes. A localização pode agilizar o tempo de entrega. A forma como realiza a entrega pode facilitar ou dificultar o processo de reposição de estoque. Se tiver prontidão para resolver os problemas, disposição e rapidez para fazer substituições pode ser o diferencial. O cumprimento de prazo e pontualidade são fundamentais. Fatores como preço, desconto, qualidade, são fundamentais na escolha do fornecedor. Manter um relacionamento de qualidade com clientes, parceiros e fornecedores é crucial para a sobrevivência de qualquer negócio. Esse relacionamento deve se basear em desenvolvimento e cooperação, numa operação ganha-ganha, para sucesso de todos. A contribuição dos eventos para a economia Os eventos têm uma importância significativa na área de turismo, e é uma das atividades que mais crescem nesse segmento. Os benefícios de eventos e feiras 10 Estima-se que cerca de 60% do fluxo turístico mundial correspondam a viagens de lazer e 40% são deslocamentos de caráter comercial ou viagens de negócios. Nas viagens de executivos, 45% correspondem à participação em eventos, principalmente congressos, feiras comerciais, industriais e de serviços (ZANELLA, 2004). Além de sua importância para o desenvolvimento turístico, os eventos também contribuem com o ambiente socioeconômico (ZANELLA, 2004). Colaboram para assegurar a estabilidade da atividade econômica, pois normalmente utilizam mão de obra de menor qualificação que não é atingida ou afetada por mudanças tecnológicas em curto prazo. Estimulam e consolidam contatos comerciais e lançamento de novos produ-

11 tos e serviços por meio de aplicação de feiras e workshops com aplicação de técnicas especiais de marketing. Aumentam a taxa de ocupação e, consequentemente, as receitas das empresas de transporte e hotéis nos períodos de recesso ou baixa temporada. Incrementam a arrecadação de impostos e tributos em virtude do desenvolvimento das vendas e da atividade econômica geral. Estimulam iniciativas e investimentos para a instalação, ampliação e construção de centros de eventos, convenções e negócios. Promovem o desenvolvimento de atividades complementares ao evento principal, tais como transporte interno, áreas de alimentação, lazer, serviços de instalações e montagens, produção de artigos promocionais e brindes e, especialmente, o incremento do comércio informal. Divulgam e consolidam a imagem favorável da localidade-sede e das entidades e empresas que participam do evento. Proporcionam a geração de novos empregos e o aproveitamento da mão de obra local. Contribuem para a melhoria dos serviços de infraestrutura da localidade-sede, beneficiando a comunidade. Segundo Ferreira e Wada (2010, p ), os eventos orientam negócios pois: reúnem pessoas e mantêm relações profissionais; a mensagem chega aos colaboradores, clientes e outros stakeholders, como os acionistas; demonstram influência estratégica; estabelecem métodos de controle de gastos e de controle de desperdício; proveem acesso a informações-chave, por intermédio de tecnologia; proporcionam promoção e proteção à marca; aprimoram habilidades de negociação e proposições que tornem atrativos os atributos considerados no foco do evento; maximizam o investimento por meio do uso adequado de comunicação dirigida; Os benefícios de eventos e feiras 11

12 permitem compartilhar o novo processo com colaboradores, com treinamento para que possam constatar as oportunidades de economizar, além de outras métricas de eficiência; influenciam a performance dos colaboradores; proporcionam oportunidades de redução de custos, duplicidade de despesas e retorno do investimento, com impacto positivo na linha de resultados. Os eventos e as relações públicas Os eventos são meios de estabelecer a aproximação entre pessoas e públicos de organizações governamentais ou privadas. O perfil do profissional do próximo milênio é o de uma pessoa capaz de relacionar-se bem e com uma atitude de comunicação forte. As organizações querem profissionais com maior poder de socialização. A educação entra aí nesse aspecto, como decisivo para o sucesso. (BRISSAC apud VELOSO, 2001, p. 3) É função do profissional das relações públicas projetar uma imagem favorável da instituição, dos serviços e produtos visando obter prestígio do público em geral. O impacto da opinião pública sobre produtos e serviços foi fundamental para a mudança de mentalidade dos administradores das instituições públicas. A consciência dos empresários sobre a soberania do consumidor fez com que percebessem a importância de ações de aproximação com os consumidores. Os eventos são poderosos meios de potencializar essa integração. Os congressos, seminários e fóruns constituem meios para aumentar a integração da organização com o seu público. Os benefícios de eventos e feiras 12 Para que um evento se desenvolva é necessário que se responda a algumas questões como: o quê?, onde?, por quê?, para quem? e quando? Como envolve sempre um público-alvo, as regras de etiqueta, boas maneiras e protocolares devem estar presentes e contempladas para o sucesso do seu planejamento. Lançamento da imagem institucional São diversos os benefícios que potencializam a imagem da empresa quando da participação ou promoção de um evento.

13 A divulgação da sua marca e o marketing de relacionamento é o que amplia sua relação com a rede de clientes, fornecedores e outros públicos de interesse. Cada vez mais o evento tem sido utilizado como ferramenta de marketing pelas empresas, pois se refere a um mercado dinâmico e que propicia novos negócios atraindo clientes e parceiros. A empresa não deve apenas querer participar de um evento, mas, antes de tudo, focar nos resultados. É preciso determinar qual o objetivo de sua participação, para dimensionar o melhor período e a melhor forma de realizá-lo. Os eventos, além de gerarem negócios, reforçam a marca das empresas e de seus produtos na mente dos consumidores, o que faz com que as vendas aumentem. Portanto, a utilização da ferramenta de marketing mais adequada às necessidades é fundamental para potencializar os resultados e, consequentemente, os lucros. A aproximação da marca com os clientes, que acontece nos eventos, faz com que os consumidores se aproximem da empresa. Assim a empresa passa a conhecer melhor quem são os seus clientes e o que eles desejam. O evento tem o papel de trabalhar com o comportamento do público criando vínculos com a marca e, por consequência, com a empresa. Eles são valiosos para apresentar ao mercado um novo produto, serviço ou mesmo uma novidade de algo que já existe. Marketing e vendas Esta é uma área responsável por algumas atividades que vamos conhecer: Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes, ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos. Organizar cadastro de clientes, participantes, autoridades. Promover permanentemente pesquisas e avaliações de mercado atual e potencial dos eventos. Manter contatos permanentes com agências de turismo, operadoras, entidades, jornais, escolas e outros, objetivando maior integração técnica e operacional. Acompanhar as atividades dos eventos, promovendo iniciativas a fim de transmitir e consolidar uma imagem positiva dos serviços. Os benefícios de eventos e feiras 13

14 Promover contato com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio. Firmar convênio com empresas fornecedoras de produtos e serviços para concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento privilegiado em lojas, locadoras, casa de espetáculos etc. Participar e analisar as promoções e atividades complementares realizadas simultaneamente ao evento principal. Implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e ocorrências, como livro de impressão de visitantes, livro de sugestões e reclamações, álbum fotográfico para constituição do acervo histórico do evento. Promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços, receptividade às promoções realizadas, apurar eventuais deficiências e colher críticas e sugestões. Para que haja eficiência das vendas, é necessário que exista uma definição clara das metas e prioridades da organização do evento. É preciso ter claro se o evento pretende apenas cobrir os custos ou que dê lucro. As estratégias de marketing devem ser bem planejadas, pois estas poderão contribuir para o aumento das vendas. Benefícios de uma feira A feira não é apenas um local para realizar vendas, mas também para se obter informações sobre os produtos expostos, sobre a empresa expositora, sobre preços etc. Pode servir também para saber como será a aceitação de um produto por parte do consumidor. Para fazer contatos com distribuidores, legistas, conhecer a concorrência etc. Não é apenas um local de promoção e vendas, mas também para as seguintes finalidades: descobrir novos mercados; conhecer a concorrência; Os benefícios de eventos e feiras verificar se há condições de exportação; trocar experiências; iniciar acordos de cooperação e alianças estratégicas; organizar os canais de distribuição; 14

15 avaliar a competitividade da empresa; descobrir novos clientes; avaliar as políticas de preço, descontos e formas de pagamento; fazer o lançamento de novos produtos; apresentar inovações; informar sobre a utilidade e formas de utilização de novos produtos; fazer demonstrações educativas; conseguir representantes; treinar o pessoal de vendas; auxiliar no planejamento estratégico; vender os produtos. (SEBRAE, 2010) Participar ou não de uma feira Quando uma empresa opta em participar de uma feira, decisão normalmente inserida no seu planejamento estratégico, é importante pedir aos organizadores algumas informações como: área total da feira; quantidade de expositores nos últimos três anos; número de visitantes nos últimos anos; relação de expositores dos últimos anos. Esses dados são fundamentais para decisão de expor ou não o seu produto. Caso não seja possível obter esses dados, uma análise já deve ser feita, pois demonstra o nível de organização, e que talvez não seja o melhor local para expor seus produtos. Outro procedimento que deve ser adotado é fazer contatos com participantes de anos anteriores, para captar suas avaliações sobre o evento. Caso a empresa tenha como propósito o mercado externo, participar de uma feira municipal não faz muito sentido. Para que se obtenha informações adequadas, que facilite a tomada de decisão em participar ou não de uma feira, algumas questões precisam ser esclarecidas, como: Os benefícios de eventos e feiras 15

16 Quais são os seus propósitos na feira? Qual o tamanho ideal de estande? Quem são os clientes que se quer atingir? Quem são os compradores presentes na feira? Quem são os promotores? Qual a possibilidade da feira ser um sucesso? Os nossos produtos estão de acordo com a proposta da feira? Quanto vai custar participar da feira? Qual o retorno esperado? A empresa dispõe de pessoas preparadas? Vai ser possível atender aos pedidos? Perfil do profissional de feiras e eventos Como se trata de uma atividade com muitos desafios, algumas características são exigidas desse profissional, dentre as quais se destacam: bom planejamento; persistência; organização; disciplina; iniciativa; Os benefícios de eventos e feiras 16 comprometimento; dedicação; comunicação; conhecimento de técnicas de vendas.

17 Muitas vezes esse profissional possui outras atividades, o que impede que sua dedicação seja exclusiva para eventos, mas o ideal é que pudesse se dedicar a todas as atividades de promoção comercial, para ter a oportunidade de fazer constantemente aperfeiçoamentos. Patrocinadores Grande parte dos eventos contam com o apoio de muitos patrocinadores, e patrocinar um evento é um investimento realizado por muitas empresas. Essa é uma excelente oportunidade para divulgação da marca. Em um congresso, por exemplo, o patrocínio poderá ser feito para a hospedagem ou transporte para o evento, como também por meio de produtos ou material promocional. Algumas formas de patrocínio são: contribuição financeira; doação de brindes, como canetas, chaveiros, camisetas etc.; empréstimos de equipamentos, utensílios, móveis etc.; instalação de pontos de vendas; serviços de transporte; fornecimento gratuito de produtos para venda. Alguns benefícios do apoio promocional: divulgação da empresa patrocinadora; divulgação institucional em mídia eletrônica e imprensa; inscrição do nome, marca ou logotipo do patrocinador em uniformes, vestuário, utensílios; inclusão de publicação do patrocinador no encarte oficial do evento. É importante que seja realizado um contrato com a empresa patrocinadora, para que as responsabilidades da empresa promotora e patrocinadora do evento, relacionadas aos aspectos financeiros, operacionais e jurídicos, fiquem bem claras. Os benefícios de eventos e feiras 17

18 Texto complementar Definição básica de eventos e breve histórico de feiras e eventos (BRUIN, 2010) Evento A origem da palavra é do latim eventu, onde entre os conceitos apresentados, podemos adotar o termo acontecimento. Acontecer, por sua vez, vem do latim contigescere, ou seja, ser ou constituir fato de importância na vida social ou em outros âmbitos. Assim, levando-se em conta a correlação existente entre eventos e acontecimento, definimos evento como iniciativa que tenha o objetivo de reunir pessoas para finalidade diversas, tais como: comemorações, festividades, intercâmbio de conhecimentos e experiências, troca de informações etc. Portanto, dada a abrangência do termo, evento pode ser uma simples reunião de negócios ou, até mesmo, um amplo congresso técnico e científico. Feira Do latim feria, ou seja, lugar público onde se expõem e vendem mercadorias (Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Definida ainda como dia de festa (Enciclopédia Larousse Cultural). As primeiras informações acerca da realização de feiras dão conta de que os fenícios, povo de língua semítica descendente dos cananeus, e que já haviam inventado o alfabeto, eram muito conhecidos no Ocidente, onde estabeleceram diversos postos de comércio. Os benefícios de eventos e feiras 18 Seu verdadeiro progresso correspondeu, contudo, à renovação comercial da Europa Medieval, onde eram o órgão essencial da vida econômica internacional. Congresso Do latim congressu. Reunião. Encontro de diplomatas para tratar de problemas internacionais; conferência. O corpo ou poder legislativo de uma Nação; assembleia;

19 parlamento. No Brasil, o congresso é constituído pelo Senado Federal e pela Câmara dos Deputados. Assembleia de delegados para discutirem assuntos de importância; conferência (Novo Dicionário Aurélio da Língua Portuguesa). Acredita-se que os congressos tiveram origem na Igreja, objetivando unificar e difundir a linguagem doutrinária da religião, assegurando, entre outros, a continuidade do poder que detinha principalmente na Idade Média. Atividades 1. Tendo em vista a importância de selecionar parceiros e fornecedores para um evento, desenvolva um texto apontando os cuidados que deverão ser tomados nesse momento. 2. Aponte os benefícios relacionados à imagem da empresa quando da participação em um evento. Ampliando conhecimentos Recomenda-se a leitura do livro Eventos uma alavanca de negócios, de Ricardo Souto Ferreira e Elizabeth Kyoko Wada, parte I, Aspectos Estratégicos, para maior compreensão dos fundamentos, políticas e estratégias dos eventos. Os benefícios de eventos e feiras 19

20 Gabarito 1. É importante que este ofereça as melhores condições de fornecimento com o menor custo. A disponibilidade em prestar informações deve ser considerada. Se ele estará disponível para prestar informações quanto a seus produtos ou serviços. Outro fator a ser considerado é a disponibilidade de mercadorias, referindo-se à quantidade e qualidade, além do cumprimento dos prazos acordados. A reputação do fornecedor é muito relevante, pois poderá evitar problemas futuros. 2. Os eventos, além de gerarem negócios, reforçam a marca das empresas e de seus produtos na mente dos consumidores, o que faz com que aumentem as vendas. Referências BRUIN, Paulo Celso. Definição Básica de Eventos e Breve Histórico de Feiras e Eventos. Disponível em: < Acesso em: 15 ago FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko. Eventos uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: < riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>. Acesso em: 15 ago VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiânia: AB, ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, Os benefícios de eventos e feiras 20

21 Os benefícios de eventos e feiras 21

22

23 Conhecendo os tipos de eventos Os eventos vêm se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas, pois a cada ano eles crescem um número, proporções e grau de sofisticação. São estratégias de comunicação para anunciar produtos e marcas, além de contribuir para vida social, pois transmitem emoções que são compartilhadas na coletividade. Eles podem ser apresentados em diversas modalidades, de acordo com sua natureza, objetivos, nível de participantes, amplitude, área, local, fato gerador etc. Sua classificação é ampla, podendo variar de autor para autor. Zanella (2010) estabelece a seguinte classificação: comerciais, políticos, sociais, esportivos, gastronômicos, culturais, técnicos, turísticos etc. Eventos comerciais Define-se convenção por um encontro, reunião, assembleia, realizada em geral de forma esporádica, com duração média de cinco dias, geralmente promovida por empresas, associações de classe ou entidades civis. Tem por objetivo a integração e o congraçamento. As convenções poderão ter um caráter político, quando se tratar da escolha de um candidato ou que envolvam questões partidárias. Geralmente reúnem participantes de diversos níveis de categoria, mas relacionadas ao mesmo ramo de atividade. Apresenta as mesmas características de um congresso, porém de âmbito mais restrito. Nesses eventos são abordados assuntos de interesse profissional dos participantes, fomentando, assim, as discussões técnicas para estabelecimento de diretrizes gerais. Como exemplos há as convenções de vendas, que focam nas diretrizes e políticas relacionadas a essa atividade profissional. Algumas atividades de lazer, bem como distribuição de prêmios e brindes, são incluídas no evento. 23

24 O apoio de patrocínio fica por conta das próprias entidades participantes. Normalmente a estrutura operacional para sua realização é composta de um coordenador, orador e debatedores. Workshop Pode ser definido como oficina ou laboratório, que conta com especialistas ou técnicos, dispostos a debater e encontrar soluções para os casos práticos apresentados pelos participantes. O evento pode ser dividido em duas partes: teórica e prática. Os workshops também são utilizados para contatos comerciais, com participação de fornecedores, compradores e clientes para apresentação de algum produto ou serviço. A sua organização fica a cargo de empresas especialistas em eventos, ou entidades e associação de classes, podendo fazer parte de outros eventos de maior porte. O ambiente consiste de estandes mobiliados para exposição de produtos e realização de contatos. Seus objetivos devem ser definidos com clareza, como também a maneira de atingi-los, ou seja: estimular as vendas; promover contatos; fazer pesquisa de mercado. Algumas atividades complementares poderão ser promovidas, como palestras técnicas e atividades de lazer (espetáculos, sorteios, distribuição de brindes etc.). Conhecendo os tipos de eventos 24 Mostra É o mesmo que exposição, mas sem o objetivo de vendas e visa à divulgação. Pode ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo, como, por exemplo, uma mostra de fotos. O público-alvo é a comunidade em geral, ligada ao tema.

25 Feiras e exposições Eventos de grande porte que reúnem fornecedores, fabricantes, vendedores, compradores ou clientes, consumidores, financeiras, bancos etc., com a finalidade de estabelecer contatos comerciais, exposição de produtos, bens, serviços e apresentação ou lançamento de novas tecnologias. O principal objetivo é proporcionar contatos com canais de comercialização, que servem para alavancar vendas das empresas, dos artesãos, produtores, para divulgar produtos e ampliar mercados para os expositores. Exemplos de feiras: Feira estadual tem como característica predominante a setoriação, pois há uma temática definida quase sempre ligada ao artesanato, podendo englobar os setores industrial, comercial e de serviços. Feira nacional atraem expositores de todo país, e é promovida nas grandes capitais brasileiras. Feira internacional atraem visitantes e expositores de outros países. Hoje existem muitas feiras internacionais importantes que são realizadas no Brasil. Nas feiras é comum que ocorram eventos paralelos, principalmente em feiras profissionais como: seminários, palestras técnicas, rodadas de negócios etc. Caso a feira de produtos não seja atividade principal do evento, recomenda-se a utilização de nomes como festa, festival, feira-festa etc. Existem algumas regras para se vender em feiras, segundo sugestão da Fundação Centro de Estudos do Comércio Exterior. Todos os revendedores e contatos da empresa devem ser convidados a uma visita ao stand. Em uma exposição internacional, a documentação em línguas estrangeiras é imprescindível. Ela deve abranger os aspectos técnicos e comerciais das empresas e de seus produtos. Manter as pessoas de nível no stand: vendedor, técnico, diretor e presença feminina. O stand não é território nem do comprador nem do vendedor: é um território neutro. Estudar o fluxo dos visitantes. Conhecendo os tipos de eventos 25

26 Nunca se colocar na frente do ponto de atração do stand. Acolher com gentileza. Mostrar que está satisfeito em falar com visitante. Manter uma atitude e uma postura que convidem o visitante a entrar no seu stand. Cada minuto de conversação, cada resposta, cada gesto de hospitalidade deve produzir um dos seguintes resultados: um pedido assinado, uma entrevista após a exposição ou o endereço de um novo contato. (FUNCEX, 2010) Eventos culturais São eventos que têm por finalidade, estimular a criatividade, expressões artísticas, ou promover debates sobre um assunto. São eles: Congresso Trata-se de um encontro solene, de grande porte, e com um número elevado de participantes, podendo ser regional, nacional ou internacional. Seu maior objetivo é criar meios para os debates de interesse específico, geralmente assuntos da atualidade, destinado a uma determinada categoria profissional. Os temas em geral são diversificados, mas se relacionam a mesma especialidade. Podem ser de ordem profissional, técnico, cultural, artístico, político etc. A maior relevância de um congresso se concentra na divulgação de novos conceitos, teorias. As atividades podem ser apresentadas dispostas em mesas-redondas, sessões, plenárias, reuniões etc. Os palestrantes são pessoas de grande nível técnico e profissional. Na maioria das vezes possuem calendários regulares, às vezes alternando apenas as cidades sedes. Sua duração varia de 3 a 5 dias, e normalmente são realizados em hotéis ou centro de convenções. Conhecendo os tipos de eventos 26 Como se trata de evento de grande relevância para a localidade organizadora, geralmente na sua agenda consta visita turística à localidade envolvida. Os trabalhos apresentados recebem o nome de anais, e de acordo com sua natureza e importância podem ser divulgados como manifestação oficial da classe. Uma comissão organizadora ficará responsável por sua coordenação, por se tratar de evento com tamanha complexidade; normalmente sua estrutura operacional é composta por mestre-de-cerimônia, oradores, painelistas, debatedores, coordenador e moderador.

27 Seminário Refere-se a um evento técnico ou profissional, pois reúne pessoas de mesmo nível e qualificação. Estas se organizam em pequenos grupos para discutirem aspectos técnicos de um mesmo tema. Em geral nos seminários existem três etapas: exposição, discussão e a conclusão. Os seminários também estão presentes nas escolas, pois é um recurso usado pelo professor para levantar discussões sobre determinado tema. Normalmente, por seu caráter técnico, o seminário conta com um número limitado de pessoas, pois o grupo se dispõe na busca de soluções para problemas levantados. A participação dos trabalhos se dá com a participação dos presentes, por apresentar características de uma aula. Após a apresentação são promovidos debates e trocas de experiências entre participantes e coordenadores, e ao final formulam-se algumas conclusões. Para fazer parte dos trabalhos, os participantes enviam antecipadamente monografias ou trabalhos relacionados com os temas propostos. O participante tem acesso a todo material apresentado, referente aos temas discutidos, quer sejam relatórios resumidos, cópias de transparências, relatórios finais, apostila etc. Um seminário pode ter característica de um curso, com desdobramento em vários módulos, como, por exemplo, um seminário de capacitação técnica em eventos, distribuído nos seguintes módulos: organização de eventos; recepção e etiqueta; cerimonial e protocolo. Simpósio De caráter científico ou tecnológico, normalmente é promovido por entidades profissionais. Suas discussões abrangem aspectos diferenciados, de um mesmo tema, com a participação ativa das pessoas. Sua condução é sempre feita por um especialista com elevada qualificação. Assemelha-se à mesa-redonda, mas apresenta como diferencial a abordagem de aspectos diferenciados de um mesmo tema, enquanto a mesa-redonda refere-se a temas diversificados de âmbito geral e variado. Conhecendo os tipos de eventos 27

28 Como exemplo temos o simpósio da indústria eletrônica, que apresenta como temas: a indústria elétrica e eletrônica atual, e tendências da indústria elétrica e eletrônica no século XXI. Durante a apresentação os participantes poderão formular perguntas, que serão respondidas ao final com a ajuda de um moderador. Algumas regras são definidas, como: tempo de apresentação dos palestrantes; os participantes devem encaminhar suas dúvidas para serem respondidas ao final da exposição evitando interrupções durante a exposição; os trabalhos precisam ser encaminhados previamente para a produção dos anais do evento. Conferência Ministrada por especialista com grande qualificação, aborda tema de interesse geral, dirigida a um público com nível cultural diversificado. Difere da palestra por sua formalidade e sua apresentação se dá em ambientes mais confortáveis, amplos e bem decorados. Os conferencistas ocupam uma mesa, juntamente com um presidente que coordena os trabalhos. Um moderador auxilia na condução dos debates. Como normalmente são apresentadas a um grande público, as perguntas são realizadas por escrito em formulários previamente distribuídos. Essa prática auxilia na reflexão e análise do conferencista antes de proferir as respostas, bem como evita perguntas em duplicidade ou alheias ao tema. Evita interrupções durante a conferência e incentiva a participação do público, que não precisa manifestar-se na presença de todos. Em situações em que são permitidas perguntas verbais, o participante deverá fazer uso do microfone, identificando-se. Palestra Conhecendo os tipos de eventos 28 Menos formal que uma conferência, com um público menor, mas com noção do tema a ser proferido. Quando apresentada por vários palestrantes recebe o nome de ciclo de palestras e aborda assuntos variados. Os temas geralmente são específicos e de interesse de um público homogêneo, com tempo e duração predeterminados. Nesse evento são permitidas perguntas verbais, com intuito de propiciar um ambiente mais descontraído e com a integração dos participantes.

29 Painel Discussão e análise de um tema por um palestrante, especialista ou debatedor para um grupo restrito de pessoas, o que possibilita maior integração e debates sobre o assunto. As atividades de um painel são: definição do tema; seleção do painelista; definição da metodologia, tempo para exposição e discussão e perguntas dos participantes. Ao moderador são dadas as seguintes atribuições: apresentação do tema e objetivos; apresentação dos debatedores, seguindo os critérios da esquerda para direita ou nível hierárquico; orientar o público para perguntas; fazer o encerramento do evento. Cabe ao moderador manter o nível elevado do evento, das discussões, administrando eventuais problemas que possam ocorrer. Fórum Tem como característica o debate de ideias e opiniões, com a participação de um número elevado de pessoas. Consiste na apresentação breve de um assunto, seguida por perguntas e opiniões. Como se trata de evento que reúne grande número de pessoas, há necessidade de um local amplo com boa infraestrutura. Nessa mesma programação podem ocorrer vários fóruns seguidos ou simultâneos. Um coordenador orienta o grupo de debatedores como também o público no momento das perguntas, e um técnico capacitado acompanha e consolida o material produzido e o devido registro em anais do fórum. Conhecendo os tipos de eventos 29

30 Eventos esportivos Os eventos esportivos tiveram seu marco nos jogos olímpicos, que teve seu início em 776 a.c. Esses eventos consistem na realização de modalidades esportivas que são subdivididas em categorias, atuando em disputas de títulos, com a presença do público. Podem ser classificados como: olimpíada; campeonato; torneio; taças ou copa; festival; gincana. O público-alvo está segmentado de acordo com interesse pessoal. Eventos sociais Os eventos sociais são momentos de eternização do sentimento para as famílias (VELOSO, 2001, p. 83). Esses eventos podem ser: recepções; baile de debutantes; casamento; aniversários de casamento; Conhecendo os tipos de eventos 30 concurso de beleza; bailes comemorativos. Eventos gastronômicos Geralmente são eventos que propiciam integração familiar, e atuam também como ferramenta para o desenvolvimento local, pois contribuem nos seguintes aspectos:

31 promover e divulgar a região; apresentar pratos, serviços e instalações; aumentar receita de vendas; absorver novas técnicas por contar com especialistas. Geralmente esses eventos atuam como complementares a outros eventos, e poderão adotar como tema a cultura e tradição local. Podem ser banquetes, coquetel, festival etc. Algumas recomendações para esses eventos devem ser observadas: Evitar repetição de cardápios e de locais, pois de acordo com sua periodicidade podem tornar-se monótonos e rotineiros. Evitar alimentos que deixem odor forte na boca ou que deixem resíduos entre os dentes. Inserir o momento gastronômico adequadamente na programação geral, evitando coquetel após longo tempo sem ingestão de alimentos, evitar alimentos de difícil digestão em intervalos para almoço, escolher cardápio e serviço adequados ao período de intervalo. Eventos ecoturísticos Os eventos ecológicos têm despertado o interesse de muitas pessoas, pois propiciam o contato com a natureza. Ecoturismo ou turismo rural fortalece a cultura regional, bem como incentiva o contato com valores históricos. Alguns eventos incluem caminhadas, cavalgadas, rafting etc. Algumas atividades: acompanhar trabalho de peões em fazendas, encilhar cavalos; auxiliar na ordenha de vacas; acompanhar o plantio e colheita de plantas; conhecer viveiro de peixes; percorrer trilhas; realizar passeios em canoas ou botes. Conhecendo os tipos de eventos 31

32 Os novos eventos Eventos de rua Eventos que foram criados a partir da necessidade das cidades, de lazer, cultura e esportes. Geralmente esses eventos agradam a todos os moradores, pois são realizados próximos às suas casas, e seu custo é baixo. O cidadão comum muitas vezes não tem condições para frequentar teatro, shows, biblioteca, e quando essas oportunidades são criadas, despertam o interesse de um grande público. Temos como exemplo a cidade do Rio de Janeiro, que possui um calendário bem diversificado para esses eventos, como Rio, parabéns pra você, Rio é Cultura e Rio Feliz Natal. São shows, teatros, exposições, que são realizados em local público e horários de fácil acesso para toda população. Eventos desafios A Confederação Brasileira de Desportos Aquáticos se utilizou dessa estratégia para criar desafios para natação. São reunidos diversos atletas, geralmente os melhores em suas modalidades, em busca de recordes. Sem dúvida que a presença de grandes estrelas e a expectativa de novos recordes garante o sucesso do evento. Geralmente o evento desafio leva o nome do patrocinador em seu próprio título. Eventos de caráter social Conhecendo os tipos de eventos 32 São eventos que têm por finalidade ajudar a população carente que reside próxima ao local do evento. Muitas vezes a ajuda vem através de doações de brinquedos, cesta básica, assistência odontológica gratuita, prestação de serviços públicos, como carteira de trabalho, carteira de identidade etc. Geralmente acontecem shows de música ou teatro, e a prestação de serviços que são necessários àquela população. É importante que esses eventos também sejam educativos, como voltados para práticas de prevenção na área da saúde e higiene pessoal.

33 Texto complementar Sugestão de estrutura de plano (NUNES, 2010) O planejamento será apresentado sob a forma de plano, que é um instrumento elaborado para formalizar as ideias ou sugestões sobre o evento. O plano significa, antes de tudo, a redação de um texto (documento) que consubstancie os objetivos a serem alcançados; as diretrizes; a alocação dos recursos e os prazos necessários para alcançar os objetivos. Esse documento, escrito de modo claro, ordenado e objetivo, disciplinando e racionalizando esforços e atividades, deve conter dados suficientes para sua aprovação pela chefias superiores da empresa. Dados de identificação: Nome do evento: Data e local: Horário: Públicos: Coordenação geral: Comissões: Membros: Tarefas: Coordenação: Conhecendo os tipos de eventos 33

34 Objetivos do evento: Justificativas: Atividades a serem desenvolvidas: Recursos: Humanos: Materiais: Financeiros: Disponíveis: Patrocínios/Apoios: Divulgação: Custos: Anexos (sugestões) Relação de prováveis convidados Relação de autoridades Relação de recursos operacionais Cronogramas Modelos diversos (Fonte: Cerimonial para Executivos um guia para execução e supervisão de eventos empresariais, de Marina Martinez. Editora Sagra Luzzatto.) Conhecendo os tipos de eventos Atividades Com base no texto comente a frase: É difícil imaginar nossas vidas sem eventos.

35 2. Como Zanella classifica os eventos? Ampliando conhecimentos Recomendo o capítulo 4 do livro Manual de Organização de Eventos de Luiz Carlos Zanella, com o título Tipos e características dos eventos, para aprofundamento do tema. Gabarito Os eventos fazem parte da nossa vida. Curso, palestra, competições, exposições, feiras, participamos de tudo isso e não percebemos sua importância. Comerciais, políticos, sociais, esportivos, gastronômicos, culturais, técnicos, turísticos etc. Referências FERREIRA, Ricardo Souto; WADA, Elizabeth Kyoko, Eventos uma alavanca de negócios. São Paulo: Aleph, FUNDAÇÃO CENTRO DE ESTUDOS DO COMÉRCIO EXTERIOR (FUNCEX). Disponível em: < Acesso em: 22 ago SEBRAE. Manual de Feiras e Eventos. Disponível em: < riogrande-do-norte/areas-de-atuacao/ampliacao-do-mercado/feiras-e-eventos/>. Acesso em: 22 ago NUNES, Marina Martinez. Sugestão de Estrutura de Plano. In: SECRETARIANDO. Planejamento e Organização de Eventos. Disponível em: < eventos/even-13.htm> Acesso em: 22 ago VELOSO, Dirceu. Organização de Eventos e Solenidades. Goiania: AB, ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de Organização e Eventos. São Paulo: Atlas, Conhecendo os tipos de eventos 35

36

37 Planejamento de eventos e feiras Esta é uma etapa considerada fundamental para o bom andamento dos eventos. O planejamento ajuda a racionalizar as atividades, a gerenciar de forma mais adequada os recursos e a minimizar os imprevistos. Por sua complexidade, um evento exige especialização técnica, experiência e um planejamento eficiente. Objetivos de um planejamento Para que se possa realizar um bom planejamento, inicialmente deve se ter clareza do objetivo do evento. Segundo Meirelles (1999, p. 72), os objetivos são fatores essenciais para criar, firmar e divulgar o conceito e a imagem de uma organização, pessoa ou produto, portanto é fundamental que os objetivos estejam estabelecidos de forma clara e precisa, para o sucesso de um bom planejamento. Alguns aspectos são essenciais no planejamento: Definir de forma clara e precisa os objetivos e a amplitude do evento ajudam a conhecer melhor os limites de atuação, bem como as etapas de execução. O planejamento e o cronograma de execução devem ser etapas anteriores ao início do evento. Recursos materiais e financeiros devem ser previstos. Uma equipe deve assumir a coordenação e execução dos trabalhos. Estabelecer contatos com fornecedores, patrocinadores, empresas, autoridades, agentes de viagem, para colher subsídios e sugestões. Canais de comunicação ágeis devem ser estabelecidos com a operação e serviços, para evitar possíveis falhas. Garantir a quantidade e qualidade dos materiais, produtos e equipamentos que serão utilizados. Estabelecimento de regras para os participantes. 37

38 Um fator a ser observado anteriormente ao planejamento é a verificação quanto à capacidade e condições da entidade promotora do evento, pois essa análise é fundamental para que tudo ocorra bem. Conhecer a opinião do público-alvo sobre locais, datas, horários, participantes e convidados, pode auxiliar na estratégia de marketing, bem como os veículos de comunicação. Há necessidade de integração de algumas atividades técnicas para a operacionalização do evento, são elas: planejamento, coordenação e controle; secretaria executiva; recepção e atendimento; marketing e vendas; publicidade e comunicação; serviços de manutenção das instalações e equipamentos. Planejamento, coordenação e controle Esta área responde pelas seguintes atividades: Planejar e coordenar as atividades do evento. Implantar sistemas de controle das operações. Elaborar e controlar o orçamento financeiro e caixa. Estabelecer e controlar o cronograma das atividades. Coordenar e acompanhar a equipe técnica envolvida, analisando o andamento das atividades. Coordenar instalação e montagem das secretarias, sala VIP, sala de coordenação e auditórios. Planejamento de eventos e feiras 38 Realizar licitações de compras e contratação de serviços de terceiros. Disciplinar as rotinas de trabalho. Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final. Coordenar a elaboração dos anais do evento. Contratação de pessoal, organização das equipes de trabalho e estabelecimento de regras de conduta.

39 A secretaria executiva Esta área responde pelas seguintes atividades: Inscrições de participantes. Elaboração de cerimoniais. Suporte técnico e operacional aos serviços de atendimento. Providenciar todo material impresso. Lista de presença. Materiais para os participantes. Providenciar crachás, diplomas, certificados, apostilas, pastas etc. Acompanhar fornecimento de água para os palestrantes, limpeza do local, coffee break etc. Providenciar faixas, placas de circulação. Contatos com promotores e patrocinadores do evento. Apresentação e vestuário do pessoal envolvido na recepção e atendimento aos visitantes. Recepção e atendimento Esta área é responsável pelas atividades que abrangem os serviços dos seguintes profissionais: Recepcionista da secretaria. Moderador/apresentador/mestre de cerimônias. Recepcionista do aeroporto. Recepcionista do hotel. Marketing e vendas Esta área é responsável pelas atividades: Venda de convites, ingressos, publicidade, painéis etc. Planejamento de eventos e feiras 39

40 Acompanhar os contratos com patrocinadores. Sugerir a prática dos preços no evento, de acordo com estudos realizados. Promover integração com agências de turismo, operadoras, jornais, escolas etc. Cuidar da imagem do evento, para que ela seja positiva. Estabelecer convênios para que os participantes tenham descontos e tratamento diferenciado durante o evento. Pesquisar as características dos participantes, como profissão, idade, nível social etc., para adequar o planejamento. Criar instrumentos de avaliação, registros de ocorrências, álbum fotográfico, impressões dos visitantes, para histórico do evento. Pesquisas de opinião sobre a qualidade dos serviços oferecidos e eventuais deficiências. Publicidade e comunicação Esta área é responsável pelas seguintes atividades: Divulgar o evento, mantendo contatos com imprensa, publicidade, relações públicas e mala direta. Elaborar os textos dos anúncios, mala direta, folhetos, folders, notícias, boletins, convites, cartazes etc. Revisão dos anais do evento para garantia de qualidade do material. Desenvolver programas de telemarketing. Organizar a sala de imprensa. Planejamento de eventos e feiras 40 Analisar o desempenho das campanhas publicitárias. Negociar patrocínio de brindes. Cuidar da correspondência de agradecimento de participação. Providenciar os equipamentos audiovisuais para as palestras. Coordenar o cerimonial e protocolo. Providenciar instalação de bandeiras quando necessário.

41 Serviços de manutenção das instalações de equipamentos Esta área é responsável pelas seguintes atividades: Verificação das condições de funcionamento dos telefones, iluminação, som etc. Montagem e desmontagem dos equipamentos. Analisar os orçamentos de serviços de terceiros. Inspecionar o funcionamento dos equipamentos. Cuidar da manutenção dos equipamentos. Planejamento de feiras Para que esse evento possa ser um sucesso, é fundamental que algumas ações sejam observadas. Primeiramente, é importante que o evento seja organizado por pessoas qualificadas, pois o êxito é de responsabilidade de todos. É interessante que sejam formadas comissões específicas por assuntos e que exista um comitê gestor responsável. A organização de uma feira municipal, por exemplo, exige envolvimento de muitas pessoas, devendo ficar claro o papel e responsabilidades de cada um. Nas feiras de grande porte, há necessidade de estudos de viabilidade técnica e financeira antes do início do planejamento, para evitar os riscos. Há necessidade de elaboração de um cronograma, com prazos, atividades e nomes dos responsáveis, para que haja um acompanhamento de todos. Não apenas feiras e eventos de grande porte devem basear-se em um bom planejamento, verificação de orçamento e cronograma para acompanhamento das atividades, esse é o primeiro passo para se evitar eventuais fracassos. Público-alvo No planejamento de uma feira, existem basicamente dois públicos-alvos, que são expositores e visitantes. Escolher bem os expositores pode garantir o sucesso de feiras ou exposições. Expositores que possam apresentar produtos e serviços diversificados, atraentes e adequados à finalidade da feira, podem garantir um fluxo maior de pessoas no evento. Deve-se primeiramente esgotar a pesquisa por expositores na região próxima ao evento, para depois buscar em outras regiões, o que poderá diminuir os Planejamento de eventos e feiras 41

42 custos do evento, além de valorizar a atividade local. O desafio é reunir expositores que atraiam o interesse do público. As feiras, nacionais ou internacionais, valem-se de parceiros dos estados e países de interesse do evento. Visitantes As feiras são realizadas com alguns objetivos, como ampliar os negócios, fortalecer a economia, divulgar a comunidade, enfim, tudo isso só é possível com a presença do público. Uma grande preocupação é atrair o público correto para o tipo de feira que está se realizando, isso garante a continuidade da feira ao longo do tempo. Infraestrutura Os expositores e visitantes devem contar com infraestrutura e apoio nos eventos, como uma secretaria que preste os serviços de sua competência, bem como instalações sanitárias adequadas, telefone público, estacionamento, serviço médico para emergências, alimentação, limpeza dos locais, instalações elétricas, hidráulicas e de incêndio adequadas, e ainda um local para atendimento aos expositores, sala para imprensa etc. Essas medidas independem do porte da feira. A responsabilidade pela segurança do evento é dos organizadores e o pessoal destinado deve estar identificado, por isso é recomendável a contratação de uma empresa especializada, com pessoal experiente. Divulgação Essa é uma etapa muito importante, pois mesmo que o produto seja interessante, se não tiver interessados, a responsabilidade pesa para a divulgação. O mesmo evento que garantiu um grande público no passado, não é garantia para que isso aconteça no presente. A divulgação pode ser feita através de: Planejamento de eventos e feiras 42 panfletagem; assessoria de imprensa; site na internet; palestras; jornais, revistas, associações, clubes; rádios;