Webmail FEUP. Rui Tiago de Cruz Barros

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1 Webmail FEUP Rui Tiago de Cruz Barros Mestrado Integrado em Engenharia Informática e Computação Interacção Pessoa-Computador Junho 2013

2 Índice Índice 1. Introdução 2. Webmail FEUP 2.1 Listagem dos s alojados no servidor 2.2 Organização de s por pastas 2.3 Criação e edição 3. Análise de usabilidade 3.1 Janela Principal 3.2 Novo 3.3 Detalhes de 3.4 Lista de contactos 3.5 Calendário 3.6 Notas 4. Comparação com sistemas equivalentes 4.1 Chat 4.2 Versão mobile 4.2 Integração com o Google+ 4.4 Publicidade 5. Pontos de melhoria 5.1 Apresentação para telemóveis e tablets 5.2 Associar tags a s 5.3 Seleção de destinatários 6. Conclusão

3 1. Introdução A sociedade em que actualmente vivemos está altamente informatizada. São praticamente inexistentes as profissões e actividades que não utilizam um sistema informático como ferramenta de trabalho. Em quase todas as tarefas do quotidiano os computadores são peças fundamentais e indispensáveis para a eficaz e eficiente execução das mesmas. Esta abrangência registada nas tecnologias de informação em todos os domínios, fez com que a comunicação entre as pessoas e empresas sofresse fortes alterações. As cartas e outros meios físicos foram abandonados em detrimento do . A sua rapidez, fiabilidade e grande disponibilidade tornou o correio electrónico um dos métodos mais importantes para a troca de mensagens. Tendo em conta esta nova realidade, o mercado rapidamente se adaptou, oferecendo várias fornecedores destes serviços. E quase todos eles disponibilizam ao utilizador uma plataforma Web que lhes permita, através de um browser, ler os seus s em qualquer lado, a qualquer hora. Este tipo de plataforma é conhecedia por Webmail e, regra geral, reúne todas as funcionalidades que se encontram num cliente de tradicional. A Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP), através do Centro de Informática Professor Correria de Araújo (CICA), coloca à disposição dos seus alunos o seu próprio serviço de e Webmail. O objectivo deste trabalho é avaliar a página de Webmail da FEUP como um sistema de interação. Perceber qual o comportamento dos alunos quando utilizam esta ferramenta e identificar pontos de melhoria. Este documento começa por descrever com mais detalhe o Webmail FEUP, de seguida apresenta os testes que foram aplicados e uma análise aos resultados. O último capítulo é dedicado às conclusões que se retiraram deste estudo.

4 2. Webmail FEUP Tal como já foi referido anteriormente, o Webmail FEUP é página que permite à comunidade académica daquela instituição consultar os seus s, bastando, para isso, um qualquer browser moderno. Quer seja numa plataforma móvel, ou desktop. As principais funcionalidades que esta ferramenta dispõe são: 2.1 Listagem dos e- mails alojados no servidor A primeira página que vemos após a autenticação no sistema é a lista dos s recebidos. Esta listagem pode ser ordenada de várias formas diferentes (data, remetente, tamanho, etc). Por defeito, os novos s são sempre mostrados no topo da lista.

5 2.2 Organização de e- mails por pastas A segmentação dos s em diferentes categorias é uma funcionalidade importante para manter o sistema fácil de usar. Algumas dessas categorias, por terem um significado especial, estão presentes na plataforma e não podem ser removidas. Recebidos: Todos os s que foram recebidos vão parar a esta pasta, e ficam lá até o utilizador dar ordem em contrário. Rascunhos: Quando é criado um novo para ser enviado, o sistema vai salvando uma cópia do mesmo nesta pasta. O objectivo desta funcionalidade é salvaguardar o seu conteúdo que para ser possível recuperá-lo em caso de erro. O utilizador pode também abandonar a edição do e voltar mais tarde para a sua conclusão. Itens enviados: Os s que tenham sido enviados serão colocados nesta categoria. Reciclagem: À reciclagem aplica-se o mesmo conceito presente nos computadores desktop. Sempre que um é apagado vai parar a esta pasta. Só depois é possível removê-lo definitivamente (purge) ou então recuperá-lo. SPAM: Um fenómeno que cresce juntamente com o é o SPAM, mensagens indesejadas, geralmente enviadas em enormes quantidades, que todos os dias vão parar às caixas de correio dos utilizadores. São vistas como um factor de insatisfação e que dificultam a leitura dos novos e importantes s. Nesta pasta, vão parar todos os registos que foram sinalizados pelo sistema como indesejados

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7 2.3 Criação e edição Uma funcionalidade fundamental é a possibilidade de criar e enviar s. A plataforma Webmail FEUP oferece esta possibilidade, com várias ferramentas de formatação.

8 3. Análise de usabilidade Neste capítulo será apresentada a interface do Webmail FEUP e a forma como as diferentes funcionalidades podem ser iniciadas. Também será feita uma análise dos elementos gráficos que a compõe tais como botões e formulários. 3.1 Janela Principal Esta é janela principal do sistema. É a primeira que vemos logo após o login. Este painel permite controlar uma série de tarefas e iniciar diferentes funções. De seguida apresenta-se a legenda de todos os pontos identificados: 1. Pastas: Espaço dedicado à organização das pastas. Cada uma das linhas é clicável, e redirecciona o utilizador para a pasta pretendida. 2. Listagem de s: Nesta lista são apresentados os s da pasta em que nos encontramos actualmente ou os resultados de uma pesquisa. 3. Actualizar: Botão que permite ao utilizador actualizar a sua lista de mensagens.

9 4. Escrever: Função que lança um formulário de para ser enviado. 5. Responder: Basta clicar neste botão para responder ao seleccionado. Fica desactivado se nenhum for escolhido na lista (Ponto 2). 6. Responder a todos: Igual ao anterior, mas mantém o valor do campo CC. 7. Reencaminhar: Criar um novo , mas com o conteúdo do seleccionado. 8. Apagar: Retira um da pasta em que se encontra, e coloca-o na pasta Reciclagem. 9. Marcar mensagens: Muda o estado de cada (lido, por ler, etc). 10. Mais acções: Abre um painel com operações mais avançadas. Valem apenas para a mensagem seleccionada. 11. Filtros: Aplicação de filtros à listagem do ponto Pesquisa: Permite ao utilizador encontrar s, baseando a sua pesquisa por nome, data e vários outros campos. 13. Lista de mensagens: Atalho para abrir a pasta de s recebidos. 14. Lista de contactos: Abre a lista de endereços que o utilizador vai guardando ao longo do tempo. 15. Calendário: Esta funcionalidade permite ao utilizador marcar e organizar os seus eventos futuros, sejam eles de trabalho ou pessoais. 16. Notas: Espaço reservado para guardar pequenos apontamentos. 17. Configurações pessoais: Página que oferece ao utilizador a possibilidade de configurar e personalizar vários aspectos da plataforma. 18. Sair: Terminar sessão actual. 19. Opções de pastas: Contém mais tarefas que pode ser aplicadas às pastas. Por exemplo, compactar, na medida do possível, o espaço ocupado pelas mensagens. 20. Espaço ocupado: Percentagem do espaço livre e ocupado da nossa caixa de Navegação: Painel que permite navegar entre a lista de mensagens apresentada no ponto 2.

10 3.2 Novo e- mail Tal como já foi referido anteriormente, a possibilidade de enviar s é fundamental e absolutamente indispensável para qualquer plataforma de Webmail. No caso do sistema em estudo, o Webmail FEUP, o formulário que é apresentado é o que vemos na figura anterior. É um formulário simples, que dá um grande destaque à área mais importante: a área de edição. Algumas das funções são: 1. Área de edição: Trata-se de uma enorme caixa de texto que vai alojar o conteúdo do . O utilizador constrói a mensagem que pretende enviar, e vê imediatamente o seu resultado. 2. Para: O campo para contém o endereço de de todos os destinatários, separados por vírgula. 3. Assunto: Pequena frase que identifica o assunto da mensagem 4. Anexos: Apresenta a lista de ficheiros que serão enviados juntamente com o .

11 3.3 Detalhes de e- mail Sempre que seleccionamos um da da lista de s na janela principal, temos acesso a todo o seu conteúdo e propriedades. As principais funções são: 1. Corpo da mensagem: Nesta área é apresentado o texto do Assunto: O assunto da mensagem que estamos a ler. 3. Remetente: Endereço de do remetente da mensagem. Pode ser usado para responde. 4. Data: A data de envio do .

12 3.4 Lista de contactos A lista de contactos é uma funcionalidade bastante útil que está presente no Webmail FEUP. Permite que os utilizadores memorizem os registos das pessoas com quem trocam s regularmente. Depois, mais tarde, é fácil e rápido aceder a esses registos. 1. Grupos de pessoas: Esta secção permite criar diferentes grupos na nossa agenda. Depois, é possível associar cada contacto a um ou mais grupos. Esta flexibilidade permite automatizar envio de s para um conjunto específico de pessoas. 2. Contactos: Esta lista apresenta os nome de todos os contactos guardados na nossa agenda. Cada registo é um registo de um indivíduo. 3. Informação de contacto: Quadro que mostra as informações do contacto seleccionado.

13 3.5 Calendário O calendário, uma ferramenta muito comum noutros serviços semelhantes, oferece ao utilizador uma forma de manter organizado a sua lista de eventos. Podem ser eventos de trabalho ou pessoais. Esta funcionalidade facilita a tarefa de saber quais são os próximo compromissos. 1. Matriz de eventos: Esta grelha mostra os eventos que o utilizador agendou para o espaço de tempo seleccionado. 2. Navegação: Os controlos de navegação servem para navegar no mês, dia ou semana seleccionada. 3. Espaço de tempo: Permite alterar o tamanho do nosso espaço de tempo. Pode ser por dia, semana ou mês.

14 3.6 Notas O espaço de notas serve para o utilizador guardar apontamos que considere úteis. São, normalmente, textos pequenos com lembranças ou conteúdos importantes. Esta funcionalidade está em linha com a maior de aplicações de notas. O grafismo aproxima- se com a ideia 1. Listagem: Todas as notas são listadas sobre um quadro com uma textura de cortiça. 2. Nota: As notas são mostrados em pequenos quadrados, como se de um post it se tratasse. 3. Adicionar: Painel que permite adicionar e gerir as notas do utilizador.

15 4. Comparação com sistemas equivalentes Existe no mercado uma grande variedade de servidores de s. A maioria deles também oferece, entre outras coisas, um serviço de Webmail. Gratuitos ou pagos, a verdade é que o utilizador tem muito por onde escolher, e praticamente todos com excelentes produtos. No entanto, há dois que se destacam dos restantes quer pelas suas funcionalidades, quer pela quantidade de utilizadores registados. São eles o Gmail e o Hotmail. Estes são talvez os nomes mais conhecidos pelo público e há vários anos que lutam entre si para cativarem o maior número de pessoas. O Hotmail não será analisado neste trabalho. É, no entanto, importante referir que este serviço sofreu fortes alterações e melhoramentos nos últimos meses, na tentiva de proporcionar um melhor serviço e recuperar os utilizadores perdidos ao longo dos anos. O Gmail, pela excelência do seu produto de e pela grande integração com o seu sistema operativo Android, está em força em praticamente todo o mundo. As caratecteríscas que diferenciam o serviço da Google com o Webmail FEUP são: 4.1 Chat Os utilizadores do Gmail têm a seu dispor um chat, que lhes permite conversar com os seus amigos ou contactos em tempo real. Esta funcionalidade, muito apreciada entre os utilizadores do Gmail, é uma forma muito rápida e eficaz de comunicarem.

16 4.2 Versão mobile A versão mobile do Webmail da Google é uma vantagem interessante relativamente ao Webmail da FEUP. Hoje em dia, os smartphones são muitos comuns e, graças a eles, o aceso ao e a outros serviços é feito directamente através dos telemóvel. O computador já não precisa de ser ligado para lermos a mensagens que nos foram enviadas. Através desta página, desenvolvida tendo em conta as característas de um dispositivo móvel, é muito fácil e rápido aceder à nossa caixa de correio.

17 4.2 Integração com o Google+ A Google possui vários produtos e serviços, sendo que um dos mais recentes e conhecidos é a rede social Google+. Ainda que não seja a rede social que lidera actualmente, é um factor importante permitir às pessoas que a utilizam que o seu apresente várias e estatísticas e novidades dos respectivos perfis.

18 4.4 Publicidade Um aspecto menos positivo no Gmail, é a inclusão de publicidade nos planos gratuitos. Muitas vezes os espaços reservadas à publicidade interferem com a normal uso do serviço. São intrusivos e roubam a atenção das tarefas que estão a ser executadas.

19 5. Pontos de melhoria Este sistema, como é expectável, evidência alguns pontos que podem ser melhorados. As sugestões aqui propostas vão no sentido de tornar a experiência mais agradável e recompensadora, bem como tornar o processo de consultar / envio de s mais rápido e eficaz. As sugestões são: 5.1 Apresentação para telemóveis e tablets Hoje em dia os dispositivos móveis são muito comuns. E o seu crescimento não dá sinais de abrandar. Se no início o preço deste tipo de aparelhos era inacessível a boa parte da população, agora regista-se um descida acentuada nos preços, e, consequentemente, a sua proliferação entre o público geral. Mesmo numa comunidade académica como a da FEUP, caracterizada por uma população de jovens não trabalhadores, esta tecnologia está bastante presente. A possibilidade de aceder ao através do telefone, com uma interface adapatada para tal, representaria um grande benefício. Neste momento, o acesso ao site através de um dispositivo móvel é difícil e muito desmotivador, o que afasta muitos utilizadores.

20 5.2 Associar tags a e- mails Um método de organização de s que se verifica com muita frequênica é a associação de tags a cada . Este método não pretende substituir a forma tradicional de organização por postas, mas sim complementar esta funcionalidade. Uma tag é uma qualquer palavra que associamos a um conteúdo, e que, geralmente, o descreve de alguma forma. Assim, por exemplo, seria possível associar as palavras #work e #important a um . A vantagem de se retira desta solução é a capacidade de encontrarmos mais rapidamente os s que pretendemos.

21 5.3 Seleção de destinatários É possivel fazer uma pesquisa no SIGARRA para obter um conjunto de alunos, professores ou pessoal que ligado à faculdade. Todos eles têm um , e o conjunto retornado pelo pesquisa pode servir como destinatário de um . O processo apresenta alguns obstáculos: a seleção é feita no SIGARRA e a localização desta funcionalidade é díficil de encontrar. Dotar a plataforma Webmail FEUP com a possibilidade de escolher o conjunto de destinatários de uma mensagem seria bastante interessante. Enviar um para os meus colegas de curso ou para os meus professores são exemplos de uma utiização desta funcionalidade.

22 6. Conclusão Da análise da plataforma de Webmail FEUP é possível concluir que se trata de uma ferramenta com claras vantagens para a comunidade académica. No entanto, a forte concorrência de outros serviços como o aqui apresentado, o Gmail, faz do Webmail FEUP um competidor menos bem preparado para responder às novas exigências dos utilizadores. As alterações propostas vão no sentido de reduzir o gap entre as expectativas e as funcionalidades que o sistema tem para oferecer.

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