EDDYDATA SERVIÇOS DE INFORMÁTICA LTDA. EPP MANUAL ABERTURA 2016

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1 EDDYDATA SERVIÇOS DE INFORMÁTICA LTDA. EPP MANUAL ABERTURA 2016 FRANCA 2015

2 Estamos finalizando o exercício de 2015 junto dos nossos clientes com quem mantivemos um bom relacionamento durante todo o ano e, através disto, adquirimos mais experiência com o planejamento e execução de ações cercadas de segurança e conhecimento. De 2014 para 2015, experimentamos a primeira importação e de-para do Plano de Contas estruturado em formato xls, utilizamos uma planilha baseada no Anexo I do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo e o resultado foi muito positivo. Para 2016, vamos continuar empregando a mesma ferramenta que foi desenvolvida para nos servir nos próximos anos. Na última publicação da Estrutura de Códigos AUDESP para 2016, identificamos alterações em apenas 117 Contas Contábeis contra 1301 alterações no ano passado, apresentando uma queda significativa que propicia um ambiente mais estável para a Contabilidade. Também não houve alteração no Anexo II até o momento, portanto, as Receitas e Despesas permanecem inalteradas otimizando ainda mais o cenário. O Manual de Abertura foi desenvolvido para acompanha-los nas atualizações de 2016, é imprescindível o seu uso no momento de operar o sistema, todas as informações foram divulgadas no material, pois, o objetivo sempre é a disseminação do conhecimento. Equipe Eddydata. 2

3 SUMÁRIO 1. AUDESP O QUE É AUDESP? OBJETIVO CONTEXTO ANEXO I ESTRUTURA DOS CÓDIGOS CONTÁBEIS ABERTURA ABERTURA DE NOVO EXERCÍCIO IMPORTAÇÃO DA RECEITA, DESPESA E FICHAS ORÇAMENTÁRIAS IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS ATUALIZAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS DOS EVENTOS ATUALIZAR DESDOBRAMENTOS DA RECEITA E DESPESA ATUALIZAÇÃO CONTA BANCÁRIA EXPORTAÇÃO DE SALDOS RESTOS A PAGAR EMPENHOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS FICHAS EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS SALDOS DAS CONTAS BANCÁRIAS ABERTURA DO RAZÃO POSSÍVEIS PROBLEMAS

4 1. AUDESP 1.1. O QUE É AUDESP? O projeto Auditoria Eletrônica de Órgãos Públicos é uma iniciativa do Tribunal de Contas do Estado de São Paulo no aperfeiçoamento do controle de gestão governamental que objetiva, através do concurso da tecnologia da informação, aprimorar os procedimentos de coleta de dados e informações dos órgãos fiscalizados, buscando maior agilidade nos trabalhos, aumento da qualidade dos dados e como conseqüência natural, o cumprimento da missão constitucional de fiscalizar e controlar as contas públicas paulistas com o máximo grau de eficiência e eficácia, em benefício da sociedade OBJETIVO Disponibilizar, para os envolvidos com o processo de fiscalização, um banco de dados contendo informações de cada órgão, em especial a sua contabilidade, com conteúdo padronizado e atualizado diretamente pelos próprios órgãos objeto de fiscalização. As informações constantes do banco de dados resultante desse processo serão também disponibilizadas, via Internet, ao público em geral CONTEXTO O Projeto AUDESP é uma das prioridades que o Comitê de Tecnologia da Informação escolheu para ser desenvolvido pelo corpo técnico da Casa, iniciou-se em meados de 2003, passando por várias fases, desde o levantamento de problemas, coletas de sugestões, reuniões periódicas, pesquisa do nível de informatização dos órgãos jurisdicionados, dentre outras. Estes levantamentos apoiarão a decisão de modelagem da solução a ser adotada pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo. As decisões tomadas no contexto deste Projeto e que afetem o cotidiano das atividades dos órgãos municipais serão discutidos e validados em conjunto, seja pelo canal direto de comunicação criado para este fim, bem como através de fóruns ou reuniões a serem realizados, se necessário for ANEXO I ESTRUTURA DOS CÓDIGOS CONTÁBEIS 4

5 CLASSE GRUPO SUBGRUPO TÍTULO SUBTÍTULO ÍTEM SUBÍTEM Natureza do Saldo Escrituração Natureza da Informação Indicador de Superávit Financeiro Variação na Natureza do Saldo Tipo de Movimentação Encerramento CONTA CORRENTE Detalhamento Obrigatório Abertura Detalhamento Obrigatório M 12 Detalhamento Obrigatório M 13 Detalhamento Obrigatório M 14 O Anexo I é elaborado e atualizado pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo, nele, contem as contas contábeis válidas para um determinado exercício. O Anexo é encontrado para download no site do TCESP, mais especificamente no link: É importante que o profissional acompanhe as atualizações publicadas geralmente no final do ano para que entenda as modificações e os impactos no sistema. O Plano de Contas é estruturado em colunas que corresponde às atribuições da conta, cada linha é uma conta contábil. Exemplo de uma conta no Anexo: CÓDIGOS AUDESP 2015 Título 2015 Conta Título FUNÇÃO SALÁRIOS E ORDENADOS ADIANTAMENTO SALÁRIOS E ORDENADOS ADIANTAMENTO Registra o adiantamento a pessoal referente a salários e ordenados. D S P P NI S B N E N C (3 ) S N N S CÓDIGOS AUDESP 2015: Indica que houve alteração no código da conta de 2015 para 2016, nesta coluna, traz a conta que estava em Quando o campo está em branco significa que não houve alteração. TÍTULO 2015: Descrição da Conta em 2015, quando está em branco significa que não houve alteração de um exercício para outro. CLASSE, GRUPO, SUBGRUPO, TÍTULO, SUBTÍTULO, ITEM, SUBITEM: Essas colunas apresentam o código contábil separado por níveis. CONTA: Junção dos campos CLASSE, GRUPO, SUBGRUPO, TÍTULO, SUBTÍTULO, ITEM, SUBITEM, apresenta o código completo da Conta Contábil. 5

6 TÍTULO: Descrição da Conta Contábil, através do nome é possível identificar os lançamentos que a conta recebe. FUNÇÂO: Esta coluna indica qual a função da conta no Plano de Contas, é bem interessante consultar a Função da conta quando há dúvidas em relação ao seu uso. NATUREZA DO SALDO: Indica se a conta tem natureza Devedora (D) ou Credora (C). ESCRITURAÇÃO: Indica se a conta permite lançamentos (S) ou se são apenas totalizadoras (N). NATUREZA DA INFORMAÇÃO: Indica se a conta é Patrimonial (P), Financeira (F) ou Compensado (C). INDICADOR DE SUPERÁVIT FINANCEIRO: Indica se a conta possui Indicador de Superávit Financeira (F) ou Permanente (P). VARIAÇÃO NA NATUREZA DO SALDO: Indica se a conta pode ficar com saldo invertido em relação à sua natureza. Para 2016, o Tribunal de Contas passou a rejeitar os pacotes mensais que apresentam saldo final invertido de uma determinada conta contábil em relação à sua natureza sendo que, a mesma conta, não permite tal inversão. A legenda é NIS para Não Inverte Saldo e IS para Inverte Saldo. TIPO DE MOVIMENTAÇÃO: Indica se a conta pode receber lançamentos somente como Débitos (UD), somente Créditos (UC) ou Bilateral, ou seja, Débitos e Créditos (B). ENCERRAMENTO: Indica se a conta encerra no mês 12 (M12), mês 13 (M13), mês 14 (M14) ou se a conta não encerra e passa seu saldo para o próximo exercício (NENC). CONTA CORRENTE: Indica se a conta possui detalhamento de Conta Corrente e qual o tipo de Conta Corrente que a detalha. DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO ABERTURA: Indica a necessidade de detalhar uma conta contábil até o nível de conta corrente na Abertura. DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M12: Indica a necessidade de detalhar uma conta contábil até o nível de conta corrente no mês de Dezembro. 6

7 DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M13: Indica a necessidade de detalhar uma conta contábil até o nível de conta corrente no mês 13. DETALHAMENTO OBRIGATÓRIO M14: Indica a necessidade de detalhar uma conta contábil até o nível de conta corrente no mês 14. 7

8 2. ABERTURA Realize os procedimentos descritos abaixo para iniciar o exercício de Caso já tenha executado os passos iniciais, prossiga para os seguintes que ainda não foram realizados. Se houver alguma dificuldade, acesse o final do documento em POSSÍVEIS PROBLEMAS ABERTURA DE NOVO EXERCÍCIO Menu: Cadastro/Abertura de Exercício (em 2015) A Abertura do Exercício é feita da forma convencional, logado no sistema no exercício anterior ao que se deseja abrir. Na tela, todas as informações de legislação do orçamento e responsáveis pelo órgão são preenchidas e impactam diretamente na assinatura dos relatórios. Após isto conecte no exercício novo (de 2016, neste caso) para iniciar as importações. 8

9 2.2. IMPORTAÇÃO DA RECEITA, DESPESA E FICHAS ORÇAMENTÁRIAS Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados exercício anterior/plano de Contas Inicialmente, as Receitas e Despesas Orçamentárias serão importadas de um exercício para o outro ainda sem o Plano de Contas, por isto, se acessar os desdobramentos, todas as contas contábeis estarão em branco. Caso utilize a cópia das Fichas do exercício anterior, marque esta opção também conforme imagem seguinte e clique em Importar. 9

10 2.3. IMPORTAÇÃO DO PLANO DE CONTAS 2016 Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar Plano de Contas xls Para importar o Plano de Contas novo, antes é necessário fazer download da planilha no link da tela Download Modelo. Nesta opção, o sistema irá baixar a planilha elaborada pela Eddydata com as contas atualizadas. Após baixar o arquivo, utilize o botão Navegar da mesma tela para procurar o arquivo baixado e indicar para o sistema que aquela planilha que deve ser importada. Em seguida, clique em Importar. Esse procedimento pode demorar de 5 até 30 minutos ATUALIZAÇÃO DAS CONTAS CONTÁBEIS DOS EVENTOS Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 Para iniciar as atualizações das contas, acesse o menu indicado acima e marque Importar Eventos Contábeis e, em seguida, Importar. Esta operação irá atualizar as contas contábeis dos Eventos Contábeis e Variações Patrimoniais. 10

11 Caso o sistema apresente o erro Plano de Conta não encontrado, recomendamos logar em 2015, procurar o evento indicado pelo sistema e corrigi-lo com a conta de 2015, após isto, volte para 2016 e repita a operação no menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 na opção Importar os Eventos Contábeis para que o sistema faça novamente o de-para (comparação entre contas alteradas do ano anterior para o exercício que deseja atualizar) corretamente ATUALIZAR DESDOBRAMENTOS DA RECEITA E DESPESA Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura

12 Para atualizar as contas contábeis dos desdobramentos da Receita e da Despesa acesse o menu indicado e marque as opções Atualizar Conta Cont Desdobramento Sub e Atualizar Conta Cont Sub-alínea Receita. Clique em Importar e o sistema irá atualizar todas as contas comparando o código da despesa e receita de 2016 com 2015, buscando a conta contábil de 2015 e passando pelo de-para para que, caso tenha mudado, inserir a conta nova em Caso não tenha alterado, a conta permanecerá a mesma de Desmarque a opção Abertura Realizada se estiver marcada, pois isto impedirá a execução do sistema. Recomenda-se uma conferência em Cadastro/ Orçamento/ Classificação/ Desdobramento do Sub-Elemento e em Cadastro/ Orçamento/ Classificação/ Subalínea da Receita. 12

13 2.6. ATUALIZAÇÃO CONTA BANCÁRIA Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 As contas contábeis das contas bancárias tem que ser atualizadas todo ano, o sistema atualiza automaticamente e já verifica se houve modificação, para isto basta acessar o menu indicado e marcar a opção Atualizar conta bancária e clicar em Importar. Para checar se as contas contábeis ficaram corretas, acesse o menu Cadastro/Baixas e Bancos/Conta Bancária, entre em qualquer registro por Alteração, vá para a aba Conta Contábil. Verifique se a primeira linha possui o Exercício igual a 2016, conforme imagem abaixo. Se possuir, a atualização estará correta. 13

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15 3. EXPORTAÇÃO DE SALDOS Os próximos passos da abertura que serão descritos abaixo dependem do fechamento de 2015 pela Contabilidade, pois, neste momento, ocorrerão as importações de valores e saldos para o próximo exercício e, se houver alguma modificação em 2015 após a exportação irá impactar negativamente em 2016 gerando diferenças. Todos os procedimentos devem ser feitos no exercício que está sendo aberto, ou seja, em RESTOS A PAGAR Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/restos a pagar Antes de fazer a operação certifique-se que não haverá movimentação de Empenhos, Liquidações e Pagamentos em 2015 posteriores à Importação. 15

16 Primeiramente selecione o exercício de onde os Restos a Pagar serão buscados, neste caso, O sistema irá levantar todos os registros que serão importados, neste momento é importante fazer uma conferência, se preferir os registros podem ser copiados para Excel selecionando as linhas e acionando o Ctrl C. Se os registros estiverem todos corretos, clique em Importar e todos empenhos passarão para 2016 como Restos a Pagar EMPENHOS EXTRA-ORÇAMENTÁRIOS Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/empenhos Extra-Orçamentários 16

17 Selecione o exercício de onde os Empenhos Extra-Orçamentários serão extraídos, neste caso Confira os registros, se preferir selecione-os e pressione Ctrl C para copiar as linhas para o Excel facilitando a conferência. Se estiver correto, clique em Importar FICHAS EXTRA-ORÇAMENTÁRIAS Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/fichas Extra-Orçamentárias 17

18 Para copiar as fichas juntamente como os saldos para o novo exercício, selecione o exercício anterior de onde os registros serão copiados, neste caso, O sistema irá mostrar na tela todas as Fichas Extra-Orçamentárias e irá destacar em vermelho aquelas que possuem saldo negativo, porém isto não impede a importação. Confira as fichas e saldos, se estiver correto clique em Importar SALDOS DAS CONTAS BANCÁRIAS Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/saldo das contas bancárias 18

19 Após fechar as movimentações bancárias de 2015, faça a importação do saldo das contas. Selecione o exercício de onde o saldo será extraído e clique em Importar. Certifique-se que os valores importados não serão mais alterados após este procedimento ABERTURA DO RAZÃO Menu: Movimento/Planejamento Inicial/Importar dados do exercício anterior/abertura do razão Quando os arquivos XML do Conta Contábil e Conta Corrente referentes ao mês 14 Encerramento estiverem armazenados no AUDESP, salve os arquivos em uma pasta no seu computador para importação. 19

20 Selecione o exercício anterior ao de abertura, o sistema abrirá uma janela para procurar os arquivos XML, busque no computador os arquivos salvos anteriormente para importação sendo, primeiramente o Conta Corrente e depois Conta Contábil e clique em Importar. 20

21 4. POSSÍVEIS PROBLEMAS 4.1. O Plano de Contas de 2015 já foi importado para 2016 sem as atualizações, os desdobramentos da receita e despesa e eventos contábeis já estão com estas contas antigas, o que fazer? Neste caso, se não houver movimentação em 2016 de Variações Patrimoniais, acesse o menu Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016, marque a opção Limpar Dependências de Contas Contábeis, em seguida, volte ao item 2.3 e siga os itens seguintes. Caso ocorra erro nesta operação, entre em contato com o Suporte da Eddydata Realizei Variações Patrimoniais em 2016 com as contas antigas, o que fazer? Primeiramente exclua as Variações Patrimoniais feitas em 2016 depois, acesse o menu Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016, marque a opção Limpar Dependências de Contas Contábeis, em seguida, volte ao item 2.3 e siga os itens seguintes. Caso ocorra erro nesta operação, entre em contato com o Suporte da Eddydata Na Importação dos Eventos Contábeis, apareceu a mensagem: Plano de Conta não encontrado. Caso o sistema apresente o erro Plano de Conta não encontrado, recomendamos logar em 2015, procurar o evento indicado pelo sistema e corrigi-lo com a conta de 2015, após isto, volte para 2016 e repita a operação no menu: Movimento/Planejamento Inicial/Abertura 2016 na opção Importar os Eventos Contábeis para que o sistema faça novamente o de-para (comparação entre contas alteradas do ano anterior para o exercício que deseja atualizar) corretamente. 21

22 O que provavelmente pode ter ocorrido é que, após a atualização do plano de contas no início de 2015, ainda houve outras atualizações sendo que, a última foi publicada pelo TCE em 19/06/2015, isto pode não ter sido atualizado no sistema. O usuário não precisa se preocupar pois, se o evento incorreto estivesse sendo utilizado pelo sistema em 2015, por utilizar de uma conta inválida, iria dar erro na contabilização e, em último caso, o TCE iria rejeitar o pacote mensal por estar utilizando tal conta contábil Quando fui realizar alguma operação na tela Abertura 2016 no menu Movimento/Planejamento Inicial, apareceu a mensagem: Importação já realizada!. Desmarque a opção na tela Abertura Realizada e repita a operação. É importante verificar as dependências com as contas e eventos a serem corrigidos Nas Contas Contábeis do Desdobramento da Despesa, Receita ou nos Eventos Contábeis, identifiquei contas em branco ou com o número 0, o que ocorreu? Pode ser erro no de-para realizado pelo sistema ou em 2015 a conta também estava desta forma, entre em 2015 e consulte o mesmo registro, se ele estiver com Conta Contábil e em 2016 não, entre em contato com o Suporte da Eddydata. 22