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1 Guia de Apoio às Candidaturas aos Programas de Acção Comunitária

2 CONTROLO DO DOCUMENTO Versão Data Descrição N. de Página 1ª Guia de Apoio às Candidaturas dos Programas de Acção Comunitária 40

3 Índice Pág. Nota Introdutória 2 Capítulo 1 _ Apresentação de candidaturas aos Programas de Acção Comunitária 3 I. Como elaborar uma boa candidatura 1.1. Aspectos a considerar na preparação de uma candidatura Papel do Líder / Coordenador do Projecto Organizar a Parceria 7 II. Call para a apresentação de candidaturas Informações fundamentais numa Call a ter em consideração 10 III. Aspectos a considerar na formalização da Candidatura Organização do Projecto Formalização da Candidatura 12 Capítulo 2 _ Gerir com sucesso um Projecto co-financiado pela Grant Agreement Adiantamento do financiamento da CE Conservação dos Documentos Alterações possíveis ao Projecto 17 Considerações Finais 20 Anexo _ Partnership Agreement Template entre o Coordenador do Projecto e os Parceiros 22 1

4 Nota Introdutória A (CE) atribui apoios financeiros através de três lógicas diferentes de financiamento, designadamente: Programas Intra-Comunitários - designados por Programas de Acção Comunitária. Programas de Cooperação Externa. Programas co-financiados pelos Fundos Estruturais relativos aos Programas Operacionais integrados no QREN de cada Estado-Membro. O Instituto de Desenvolvimento Regional (IDR), através do Núcleo de Comunicação e Imagem, presta um serviço de alerta, designado por Serviço de Informação das Iniciativas Comunitárias e Nacionais (SICN), com vista a divulgar, neste caso em particular, as Calls (Convites) relativas aos Programas de Acção Comunitária através do Sítio Web do correio electrónico (com base numa mailing-list) e da Newsletter (acessível também no Sítio Web do IDR no campo das Publicações). Tendo em conta as dificuldades apresentadas pelas entidades, foi elaborado este documento, designado por Guia de Apoio às candidaturas dos Programas de Acção Comunitária, graças à participação em duas acções de formação organizadas pelo WelcomEurope. Não se pretende que este Guia seja exaustivo, mas sim salientar os pormenores e as dicas importantes com o intuito de ajudar na elaboração e implementação de um Projecto co-financiado pela CE. Note-se ainda, o seguinte: Os Programas de Acção Comunitária que actualmente estão em Vigor na sua maioria para o período de financiamento possuem, normalmente, um Programa de Trabalho Anual publicado até finais de Março de cada ano pela respectiva Direcção- Geral da CE. A apresentação de candidaturas apenas pode ser efectivada aquando a publicação de uma Call, através do JOUE Jornal Oficial da União Europeia ou da respectiva Direcção-Geral da CE que, normalmente, é publicitada uma vez por ano e, sensivelmente, no mesmo mês. Fazemos votos para que este Guia de Apoio possa ser-lhe útil. Núcleo de Comunicação e Imagem SICN Serviço de Informação das Iniciativas Comunitárias e Nacionais 2

5 Capítulo 1 _ Apresentação de candidaturas aos Programas de Acção Comunitária I. Como elaborar uma boa candidatura 1.1. Aspectos a considerar na preparação de uma candidatura Preparar uma candidatura - seis questões a considerar previamente: Antes de preencher um Formulário de Candidatura, ou seja, antes da publicação da Call é aconselhável analisar quais as reais necessidades. Para tal, sugere-se que uma intenção de candidatura seja estruturada com base nas seguintes questões: Porque? Para quem? Como? Com quem? Onde? Quais os resultados? Atenção: É conveniente que esta preparação seja feita antes da Call. a. Porque? Porque é que este projecto é importante? A descrição das necessidades/ideia identificadas deve ser feita de uma forma sintética e clara. Deve explicar porque é que se pretende fazer aquele projecto. O projecto deve basear-se em evidência e incluir uma definição clara da importância das necessidades/ideia e do contexto. Deve-se integrar uma justificação da importância do projecto em termos europeus. Atenção que: Finalidade e Objectivos são conceitos diferentes. Um bom projecto deve definir claramente estes conceitos: Finalidade: deve ser explicitada numa frase em que se descreva exactamente o que se pretende fazer. 3

6 Objectivos: tem a ver com aquilo que se pretende atingir durante o projecto, baseando-se em coisas específicas. Devem obedecer ao critério SMART (Specific; Measurable; Achievable; Realistic; Timed). b. Para quem? É necessário definir quem é o público-alvo o beneficiário - do projecto. Beneficiário directo: corresponde ao público que usufrui do projecto durante a sua implementação (ex. pessoal de um Museu). Beneficiário indirecto: corresponde ao público que poderá usufruir com o projecto (ex. visitante de um Museu). Atenção: Em algumas Calls é possível restringir o número de beneficiários directos. c. Como? Refere-se às Actividades e ao Planeamento. Para se alcançar o sucesso é fundamental planear. O Planeamento deve incluir: Análise das necessidades/ideia e do contexto; Análise das determinantes da dificuldade de Implementação; Análise das possibilidades de intervenção; Especificar bem os objectivos e finalidade do projecto, o público-alvo, a metodologia de trabalho, as fases de implementação, entre outros aspectos. d. Com quem? Tendo em conta a obrigatoriedade das parcerias por se tratarem de Programas Transnacionais, é fundamental definir o perfil dos Parceiros e o porquê da necessidade de ter um determinado Parceiro. Ao definir o perfil dos Parceiros, é fundamental pensar se em diferentes tipos de entidades que possam complementar o projecto (ex. Universidade, PME, Autarquia, etc.). É importante a qualidade dos Parceiros, cuja experiência e conhecimentos sejam uma mais-valia nas várias áreas de interesse do projecto. 4

7 e. Onde? Nos 27 Estados-Membros, os Estados candidatos e os países pertencentes à EFTA-EEA (Islândia, Liechtenstein e Noruega). f. Quais os resultados? Tem a ver com os resultados relativos aos Objectivos Globais e Específicos. Outcomes: referem-se às mudanças que o projecto irá estimular e no impacto a provocar nas políticas (alusivo ao Objectivo Global). Deliverables: referem-se aos outputs tangíveis e, por conseguinte, mensuráveis, por exemplo: um site, um manual, CD s, nº de acções de formação, relatórios intermédios e finais (técnicos e financeiros) que são obrigatórios. Sustentabilidade: inclui a disseminação do projecto Síntese de regras-chave: Identificar bem qual é a necessidade/dificuldade/ideia; Identificar quais são os aspectos-chave relacionados com a necessidade / dificuldade / ideia; Escolher uma boa estratégia; Preocupar-se com a qualidade da implementação; Preocupar-se com o processo de avaliação e de disseminação. Disseminação inclui a questão da sustentabilidade do projecto Cinco questões a considerar sobre a candidatura: a. A candidatura projecta o futuro. b. A candidatura é multidisciplinar (abrange diferentes áreas). c. A candidatura é única. d. A candidatura requer uma organização temporária específica quanto à entidade. e. A candidatura terá de ser útil num contexto de União Europeia (não basta apenas referir a sua utilidade ao nível local, regional e nacional; é importante salientar a sua utilidade para as políticas e as estratégias da UE), ao Público-Alvo, aos Parceiros, etc. 5

8 Componentes chave a constar numa candidatura Dimensão Europeia Tem a ver com os Estados-Membros envolvidos. A CE considera importante o envolvimento dos novos Estados-Membros nos projectos (os de 2004 e os 2007). Inovação não tem necessáriamente a ver com a introdução de tecnologias mas sim com ser único e inovador quando se compara com aquilo que tem sido feito. Sustentabilidade deverá ter continuidade após o financiamento, inclui a disseminação do projecto, isto é, a necessidade de assegurar a transmissibilidade dos resultados e a sustentabilidade da divulgação. Avaliação Monitorizar e avaliar o projecto. Pode ser feito ao nível interno ou através da contratação de uma entidade externa (de preferência a contratação de uma entidade externa no sentido de garantir a fidelidade dos dados; este contratação é elegível ao nível do financiamento das candidaturas). Comunicação este aspecto é muito importante para a CE. É fundamental que a estratégia da comunicação esteja muito bem definida para cada Target Outras questões a considerar na preparação da candidatura Prioridades Transversais da UE É importante referir que com a implementação do projecto estão previstas determinadas acções que têm a ver com algumas das Prioridades seguintes: Desenvolvimento Sustentável Dimensão Ambiental; Igualdade de Género; Emprego; Integração de pessoas com deficiência; Tecnologias de Informação e Comunicação; Ano Europeu A UE define para cada ano uma área de actuação. Exemplo: o 2009 Ano Europeu da Criatividade e a Inovação. o 2010 "Ano Europeu de Luta contra a Pobreza e a Exclusão Social". o 2011 "Ano Europeu do Voluntariado (proposta). A CE defende que o projecto reflicta a sua correlação com o tema do Ano Europeu em vigor. 6

9 1.2. Papel do Líder / Coordenador do Projecto Como parceiro principal é designado por: main partner ou main beneficiary ou coordenator. A entidade proponente deve perceber antecipadamente se detém recursos financeiros e humanos para implementar um determinado projecto. Para cada Projecto apenas existe um Coordenador. É o Coordenador que possui toda a responsabilidade legal do Projecto (inclusive as relativas aos Parceiros). É o único que interage com a CE. A capacidade de coordenação do líder é fundamental (ao nível técnico e ao nível financeiro). Liderar um projecto é uma tarefa muito difícil porque há necessidade de haver uma articulação muito próxima e continuada com os parceiros associados, o que implica muito trabalho administrativo, designadamente contactos no sentido que estes respondam às solicitações, façam relatórios, mantenham todos os documentos que são exigidos como comprovativos das suas viagens, das suas reuniões etc. Por último, é importante garantir que estes apliquem as Regras de Informação e Publicidade, ou seja que obedeçam todas as regras exigidas pela UE, ex.: na colocação dos logótipos (do Programa, se existir, e da UE) nos documentos que produzem, dando a conhecer aos Beneficiários que o Projecto é co-financiado, nos anúncios, etc Organizar a Parceria Como Parceiro Associado é designado por: associated partner ou associated beneficiary ou co-beneficiary. Planear e organizar os Parceiros: implica definir a extensão e a estrutura da rede. Quem envolver? Estes Parceiros devem ter objectivos e metas comuns. Por outro lado, deve ser definida à partida a divisão de tarefas entre o coordenador do projecto e os outros parceiros. Aspectos a considerar: Mínimo de três Parceiros. Os Parceiros deverão representar áreas diferentes e complementares ao projecto. O estabelecimento de Parcerias não implica que se constituam numa entidade. 7

10 É importante a qualidade dos Parceiros, em termos de experiência e conhecimentos. Atenção: Poderão existir Parceiros na condição de subcontratado (subcontractor) ou de Parceiro Colaborador (collaborating partner) Como identificar Parceiros Existem três vías para identificar potenciais Parceiros, designadamente: (CE): Em alguns Programas de Acção Comunitária existem Base de Dados de Entidades com projectos co-financiados, em suporte pdf. Existem Programas com Base de Dados de Procura de Parceiros, por exemplo: O Programa Life+ possui uma modalidade de procura de projecto; o 7º Programa-Quadro de I&DT através do CORDIS; e a Direcção-Geral de Energia e Transportes, entre outros. E, através dos Information Days (Dias de Informação dos Programas) - organizados pela com vista a apresentar os Programas e o Plano de Trabalho para o ano em vigor. É considerada uma excelente oportunidade para as pessoas se conhecerem assim como, permite a possibilidade de apresentarem um projecto na Call prevista para abrir. Entidades relacionadas com a CE: Redes Europeias de Empresas ex. Euro Info Centre e IRC Network; Agências Nacionais dos Programas ex. Agência Nacional para o Programa Aprendizagem ao Longo da Vida (em Lisboa); Pontos de Contacto Nacional ex. 7º Programa-Quadro I&DT, Programa Saúde , etc. (em Lisboa). Outras Redes Europeias: Redes Europeias ex. Welcomeurope, Networks, etc. Redes Nacionais. Lobbies Regional, Nacional, Público e Privado. 8

11 Pré-seleccionar os Parceiros Antes de avançar com a divulgação do projecto, é necessário, antecipadamente, fazer um levantamento de potenciais parceiros e obter o máximo de informação possível (os responsáveis, a sua missão, a sua credibilidade, etc.). Após este levantamento há que seleccionar aqueles que à partida têm interesse e proceder com o seguinte: Enviar uma apresentação do Projecto. Propor o perfil do Parceiro. Explicar o papel do Parceiro e do Líder/Coordenador Aspectos a considerar na definição do perfil do Parceiro Competências Técnicas e Linguísticas (é importante comunicar na mesma lingua); Capacidade de Gestão Internacional; Experiência em projectos co-financiados; Estabilidade Financeira; Compromisso de Parceria motivação e envolvimento da organização; Definir o Interlocutor regular na Organização Parceira. Atenção: É possível a existência de projectos apenas com entidades do sector privado. No entanto, a CE dá preferência às Parcerias mistas Compromisso de Parcerias Com vista a evitar dificuldades futuras na gestão do Projecto, o Coordenador deve preparar dois tipos de documentos que contenham a parte administrativa e a gestão financeira. Carta de Intenções Deve constar: Informações legais sobre a Organização Parceira; Autorização para que o Coordenador assine o contrato com a CE; Assinatura Legal do Representante Legal da Organização Parceira. 9

12 Carta de Compromisso de Parcerias O Contrato estabelece a relação entre o Coordenador e cada Parceiro. Deve constar: O que deve ser feito por cada Parceiro; Deve ser assinado pelos Representantes Legais das Organizações; A questão financeira deve estar muito bem definida - quanto é que cada Parceiro terá de assumir como encargos e a forma os pagamentos devem ser efectuados (ex. por adiantamento, após a realização de despesas, ou misto); Salvaguarda dos Direitos de Propriedade Intelectual IPR Intelectual Property Rights. Para aceder ao modelo consultar o helpdesk do IPR; A Lei a aplicar nos Contratos poderá ser a Lei do País Coordenador. A CE não intervém nesta matéria. II. Call para a apresentação de candidaturas 2.1. Informações fundamentais numa Call a ter em consideração Check-list: Os Beneficiários; As Acções apenas as acções elegíveis; O Financiamento disponível o montante global e a percentagem de financiamento; O Timetable relativo à duração da Call e à duração dos Projectos; Os Procedimentos para a apresentação das candidaturas por correio normal, via Net sendo possível, nalguns casos, a apresentação de pré-proposta (convém certificar-se na Call); Os Recursos de Informação onde obter informações complementares: através dos Pontos de Contactos Nacionais e Regionais, as Agências Nacionais e os Helpdesk de cada Programa, via correio electrónico, telefone, fax, etc. 10

13 III. Aspectos a considerar na Formalização da Candidatura 3.1. Organização do Projecto Planear a organização do trabalho, incluindo as tarefas horizontais, tais como: a coordenação e a avaliação, sendo necessário indicar claramente quais serão as milestones, ou seja os momentos importantes em termos de decisão e onde deve haver deliverables Organizar o Projecto em Workpackages (workpackage: é um subconjunto de um projeto que pode ser designado para uma parte especifica da execução): Cada Workpackage deve conter: Listagem de tarefas a serem implementadas em atenção aos objectivos; Deve ter uma designação específica relacionada com o conjunto de tarefas. Atenção: É importante, na apresentação do Projecto, uma estrutura muito bem organizada de acordo com os Workpackages Como organizar cada Workpackage Designação do Workpackage. Actividades ou Tarefas. Responsabilidades dos Parceiros. Deliverables tal como já referido referem-se aos outputs tangíveis. Milestones passos para a implementação do Workpackage. Tempo estimado para a execução e os Recursos (humanos e financeiros) Exemplos de Workpackages Coordenação e Gestão. Comunicação Externa e Disseminação. Avaliação do Projecto implica planear a avaliação, isto é, como será avaliada a implementação do projecto, na perspectiva de outputs e outcomes. Neste ponto é necessário definir os indicadores, de processo e de resultado (outcomes e outputs atingidos), que terão de estar ligados aos objectivos. Cada objectivo específico pode ter mais do que um 11

14 indicador que poderão ser quantitativos ou qualitativos e terão de ser mensuráveis. Outros exemplos relacionados com as actividades do Projecto: Mapping, Benchmarking; Formação (levantamento das necessidades); Elaboração de materiais; etc. Ex: Workpackage de Comunicação e Disseminação Sítio Web / Páginas na Web; Eventos Públicos (no arranque e no fim do projecto); Artigos de Imprensa / Conferências de Imprensa; Newsletters; Filmes, Vídeos, Exposições,... Atenção: O Programa poderá co-financiar produtos de merchandising (sobretudo quando se trata de acções humanitárias, sociais). É fundamental planear a disseminação já que esta proporciona visibilidade e sustentabilidade ao projecto. Para tal, deve-se indicar exactamente qual a informação a ser disseminada e o público-alvo a que se direcciona. Não basta, por exemplo, dizer que irá ser criado um site Formalização da Candidatura Quais os Documentos a constar na Candidatura Formulário de Candidatura; Formulário do Orçamento; Check-List conjunto de documentos que devem estar incluídos na candidatura. Anexos (exemplos): Facultar um conjunto de Cópias do Formulário de Candidatura (consultar a Call); Situação Financeira da Entidade Coordenadora passada do Banco; Estatutos e Relatórios Financeiros; Carta de Intenção / Carta de Compromisso; Declaração do co-financiamento; 12

15 CV das pessoas que vão trabalhar nas acções-chave do Projecto (Coordenador relativo à Entidade, do Director do Projecto tem a ver com o Responsável, Técnicos, etc.). Tem a ver com as pessoas que já trabalham na organização e não aquelas que foram contratadas exclusivamente para a operacionalização do Projecto. Atenção: É conveniente consultar o Programa porque poderá ser obrigatório anexar outros documentos Regras no preenchimento da Candidatura As propostas deverão ser apresentadas em formulário próprio a ser obtido no Sítio Web do Programa, conforme indicado na Call. O projecto deve estar inserido claramente nas prioridades definidas no Plano de Actividades apresentado pelo Programa ao qual será apresentado a candidatura. Regra nº 1: Todas as questões devem ser preenchidas; Ser breve não escrever mais do que o número de linhas ou de caracteres permitidos; Não acrescentar informação desnecessária; Usar as fontes correctas; Preencher o Formulário na lingua solicitada (normalmente é utilizado o Inglês). Regra nº 2: Clareza na escrita e nas ideias; Dividir o documento em partes e sub-partes; Usar frases pequenas, com uma estrutura simples. Atenção: Se tiver dificuldades na lingua, é conveniente pedir ajuda. 13

16 Regra nº 3: No texto: Nunca especificar apenas a situação Nacional, Regional e Local mas, extende-las sempre à escala da UE (os casos a nível Nacional, Regional e Local apenas poderão ser mencionados como exemplos). Os projectos devem ter uma elevada importância a nível do contexto europeu; Não escrever em nome do Coordenador mas sim, em nome dos Parceiros; Fazer uma ligação directa do Projecto com o Programa e os objectivos Definir o Orçamento Principais Regras: Coerência; Equílibrio; De acordo com a Call; Pronto para implementar será necessário abrir uma conta bancária para a implementação do Projecto; É importante preparar muito bem o orçamento, porque se houver excessos de gastos não haverá possibilidade da CE alterar o montante aprovado. Atenção: Estes Programas não co-financiam a contratação de entidades que preencham candidaturas. É necessário planear os recursos: financeiros e humanos. Para tal, é necessário proceder a uma estimativa rigorosa sobre as competências que são necessárias e a duração em dias de trabalho que o projecto implica, bem como, os custos, para não haver surpresas a meio do processo. 14

17 Regra Nº 1: Compilar toda a informação e documentos indicados na Call; Perceber a diferença entre os custos elegíveis e os custos não elegíveis; Rigor na aplicação da estrutura de orçamento definida no Formulário; Coerência nos cálculos. Atenção: analisar com atenção os Custos Directos e Indirectos. Custos Directos têm uma ligação directa com a execução do Projecto. Ex. Recursos humanos, viagens e ajudas de custo, equipamentos (quando elegíveis na Call), disseminação da informação / promoção dos resultados, serviços e sub-contratação (avaliação do Projecto, traduções, por exemplo de um livro nas linguas dos Parceiros, etc.), auditorias (mesmo que não aconteça, é conveniente prever este custo), abertura da conta bancária para o Projecto, etc. Para estes custos são necessários os comprovativos. Custos Indirectos electricidade e telefone dever-se-á aplicar uma percentagem, material de desgaste rápido, etc. Estes custos não necessitam de comprovativo, e não poderá ultrapassar os 7% dos custos directos elegíveis. 15

18 Capítulo 2 _ Gerir com sucesso um Projecto co-financiado pela 1. Grant Agreement É um documento dividido em condições especiais (relacionadas com o projecto), condições gerais (legislação geral) e anexos. É assinado entre o Coordenador do Projecto e a CE, pelo facto do Coordenador ser o único legalmente responsável por todo o Projecto. Os Parceiros não assinam este documento. Apenas no âmbito do 7º Programa-Quadro I&DT são obrigatórias as assinaturas de um Contrato entre os Parceiros e o Coordenador. De qualquer das formas é importante a existência de uma Carta de Intenções e de uma Carta de Compromisso assinadas pelos Parceiros. O tempo que leva entre a notificação do Projecto que foi aprovado e enviado pela CE ao Coordenador e a assinatura do Contrato é, no máximo, de uma a duas semanas. Se em duas semanas o Coordenador não enviar os Contratos assinados, a CE entende como sendo de abandono do Projecto e avança para aprovação de outro Projecto. O grant agreement inicia-se com a sua assinatura, mas o projecto inicia-se em data a acordar, normalmente no início do mês seguinte à assinatura do contrato. Atenção: Alguns Programas não apresentam um modelo de Grant Agreement. Para tal, sugere-se consultar: Visibility Rules Guide or Visibility Guidelines. 2. Adiantamento do financiamento da CE No prazo de sessenta dias, após a assinatura do Grant Agreement, a CE envia uma verba de avanço. 3. Conservação dos Documentos Após cinco anos da conclusão do Projecto, a entidade Coordenadora poderá ser auditada pela CE. Para tal, aconselha-se conservar todos os documentos/comprovativos relativos ao Projecto até sete anos. 16

19 Os Parceiros devem no prazo estabelecido enviar uma cópia à entidade Coordenadora do Projecto de todas as despesas realizadas, com vista a um controlo rigoroso e actualizado das despesas para o caso de uma eventual auditoria. Os documentos originais das despesas realizadas ficam com os Parceiros e as cópias são remetidas ao Coordenador. 4. Alterações possíveis ao Projecto 4.1. Alterações Menores: É possível proceder a alterações ao Projecto sempre e quando não afecte a implementação do Projecto; É obrigatório notificar à CE de qualquer alteração. Exemplos: o Comunicar a alteração do número de fax, ,...; o Se em vez de realizar uma reunião em Londres, realizar-se em Budapeste, não existe qualquer problema mas a CE terá de ser notificada Alterações Significativas: Se as alterações afectam a implementação do Projecto; Se requer o procedimento de uma adenda ao Grant Agreement ao solicitar uma adenda é conveniente apresentar uma alternativa. Exemplos: o um Parceiro decide sair do Projecto, o Coordenador terá de apresentar um substituto, garantindo assim, as mesmas características do anterior e informando que ocorreu uma redistribuição das obrigações; o quando é necessário a alteração do Responsável Legal do Projecto; o se se alterar o número da conta bancária do Projecto; o se se alterar a duração do Projecto; etc Responsabilidades dos Parceiros Acordos entre o Coordenador e os Parceiros: Os acordos ocorrem entre o Coordenador e os Parceiros. Existem dois tipos de acordos: o multilateral e por parceiro. 17

20 Acordo Multilateral - é o mais comum, cujo documento é assinado por todos os Parceiros. Acordo por Parceiro - justifica-se nos casos em que existem especificações por parceiro e que não interessa a partilha com os restantes parceiros envolvidos Aspectos a considerar nos Acordos de Parceria: Responsabilidades de cada interveniente na implementação do projecto - deverá ficar bem claro quais os deveres de cada parceiro no cumprimento do Plano de Trabalho do Projecto. É importante, também, definir a realização de Comités no sentido de saber qual a evolução do projecto; Financiamento deve ser definido os montantes que cada parceiro poderá usufruir e a sua respectiva aplicação, o contributo de cada parceiro (é conveniente que todos os parceiros participem no projecto também ao nível financeiro) e qual o calendário previsto para os pagamentos; Em caso de desistências ou conflitos - deverá ficar explicito qual a lei a aplicar, poderá ser a Lei Belga, a do Tribunal Europeu ou a Lei do Pais do Coodenador do Projecto. Normalmente a Lei a aplicar é a do Pais Coordenador; Direitos de Propriedade Intelectual IPR Intelectual Property Rights. O parceiro que for dono de uma ideia deverá proceder ao seu registo Possível Anexos a constar: Work Plan; Orçamento; Descrição do Projecto; Protocolos Relatório O Relatório está estruturado em duas partes: Relatório Narrativo Relatório Financeiro 18

21 4.4.1.Diferentes Categorias de Relatórios: Relatório Inicial como se procedeu o arranque do projecto. Relatório de Progresso - anual ou semestral, irá depender das obrigações definidas pelo Programas. Relatório Final cobre todo o projecto. - Na maioria dos Programas, a providencia um template para a preparação de Relatórios e outras vezes não. Por exemplo, a DG Enviroment, através do Programa LIFE+, disponibiliza um bom exemplo de template consultar no Reporting Tools. - No Relatório convém mencionar a aplicação das categorias transversais do Projecto Igualdade de Oportunidades, Ambiente, Tecnologias, um bom exemplo é a questão do Género (relativo aos beneficiários finais do Projecto). - Convém anexar todo o material produzido no âmbito do Projecto. - Não esquecer de mencionar o impacto do Projecto ao nível Europeu, Nacional, Regional e Local. - A subcontratação de uma entidade externa para a preparação dos Relatórios não é co-financiada. Quanto às auditorias, estas são co-financiadas e terão de estar previstas aquando a apresentação do Projecto Informação e Publicidade Todas as acções co-financiadas pela UE devem ser publicitadas à população em geral e aos beneficiários, em particular. É obrigatório a colocação da bandeira da UE e do logo do respectivo Programa em todos os meios de divulgação (seminários, sítio Web, documentos, publicações, material de mercandising, entre outros). 19

22 Considerações Finais Se a sua entidade não tiver experiência na gestão de projectos deste tipo de Programas, não se aconselha que se apresente como Coordenador mas sim como Parceiro. Uma mesma Entidade pode usufruir mais do que um projecto co-financiado por diferentes Programas. Mas, o mesmo projecto não pode ser co-financiado por diferentes Programas (exemplo: por um Programa de Acção Comunitária e por um Programa co-financiado pelo FSE ou pelo FEDER ou pelo Fundo de Coesão). A considera conveniente as Auditorias serem realizadas por entidades externas. A subcontratação destas entidades e os respectivos custos terão de estar previstos no Projecto. Na eventualidade de não ter sido previsto, o Coordenador deverá elaborar uma adenda a ser enviada à CE. Contudo, e caso isto aconteça, a CE não irá providenciar mais verbas ao projecto. Não se pode subcontratar uma pessoa para coordenar o projecto (técnica ou financeiramente). O coordenador e os associados têm de ter a capacidade de gerir técnica e financeiramente o projecto. Existem em alguns Programas a possibilidade de dividir a coordenação, por exemplo o 7º Programa-Quadro de ID&T. Todas as entidades que sejam subcontratadas no âmbito do Projecto poderão ser sujeitas a auditorias por parte da CE. Caso se verifique a necessidade de contratar um perito, este não necessita de pertencer à UE. O Coordenador deve ficar com todas as provas relativas às despesas incluindo as copias das despesas realizadas pelos Parceiros. Ao seleccionar os Indicadores para a monitorização do Projecto, estes deverão corresponder aos critérios SMART Specific, Measurable, Achievable, Realistic and Timely. Viagens e estadias são elegíveis as viagens de comboio em 1ª classe e de avião em classe económica para as viagens de mais de 800 kms; estadia e ajudas de custo são calculadas de acordo com a tabela a ser disponibilizada pelo Programa. 20

23 Os encontros entre os parceiros devem acontecer mas sem excessos. A CE não vê com bons olhos esta acção por causa de alguns abusos. Estes encontros deverão acontecer no âmbito da realização, por exemplo, de Seminários. Uma outra forma de contactos a privilegiar é através do uso das telecomunicações, por exemplo e-conferences, etc. Os projectos só se iniciam após ter sido assinado o grant agreement. Embora, e só muito excepcionalmente, sejam considerados alguns projectos com data prévia (mas sempre após a data limite de submissão). Contactos Instituto de Desenvolvimento Regional Núcleo de Comunicação e Imagem (NCI) Travessa do Cabido, Funchal Portugal Tel: Fax: Geral / NCI - Sítio Web: / (endereço directo à informação sobre os Programas de Acção Comunitária) 21

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