Kits de Matrícula...24 Que regras o sistema segue para liberar o kit de matrícula para alunos e responsáveis?...25

Transcrição

1 MÓDULO SECRETARIA

2 Índice Históricos e Certificados do Ensino Básico... 3 Quais são as configurações necessárias para a emissão de Históricos e Certificados do Ensino Básico?... 4 Como lançar os resultados finais dos alunos das séries do Ensino Básico para os respectivos históricos?... 7 Como preencher o Histórico do Ensino Fundamental ou do Ensino Médio de um aluno? 8 Exemplo de preenchimento dos Históricos do Ensino Fundamental e do Ensino Médio de um aluno... 9 Como emitir o Históricos e Certificados do Ensino Fundamental ou do Ensino Médio de um aluno?...15 Documentação para os Governos...17 Como emitir Atas de Resultados Finais?...18 Como emitir Livros de Matrículas?...19 Como emitir o relatório para a 2ª fase do Censo Escolar?...20 Como preencher o Censo da Educação Superior?...21 Como emitir um relatório para conferência do Censo da Educação Superior?...22 Como exportar os dados do Censo da Educação Superior para o CENSUP?...23 Kits de Matrícula...24 Que regras o sistema segue para liberar o kit de matrícula para alunos e responsáveis?...25

3 Históricos e Certificados do Ensino Básico Page 3

4 Quais são as configurações necessárias para a emissão de Históricos e Certificados do Ensino Básico? As configurações para a emissão dos históricos escolares e certificados são feitas nos seguintes locais do sistema: Modelos de Impressos Em Extras/Admin/Modelos de Impressos. Criar os modelos de impresso para os históricos e certificados. Devem ser criados modelos diferentes para unidades diferentes quando as diferenças forem de layout. Se diferirem apenas nos dados variáveis de cada unidade, é possível usar um mesmo modelo para mais de uma unidade. Instituições de Ensino Em Cadastro/Cursos, turmas e períodos/unidades ou em Cadastro/Cursos, turmas e períodos/instituições de ensino ou em Secretaria/Históricos e certificados do Ensino Básico/Disciplinas, períodos e instituições. Na aba Instituições de Ensino, localizar ou criar pelo menos uma instituição de ensino que corresponderá a uma ou mais unidades, e que terão os mesmos dados para emissão dos documentos (Secretário Escolar, Instituição Mantenedora, Modelos de Impressos, etc). Os seguintes campos devem ser informados: Nome Oficial Município Unidades Em Cadastro/Cursos, turmas e períodos/unidades. Na aba Unidades, completar as informações necessárias, de cada unidade, para a emissão dos documentos. Os seguintes campos devem ser informados, pelo menos: Endereço oficial Telefone Entidade mantenedora CNPJ da entidade mantenedora Autorização de funcionamento Reconhecimento (ou Credenciamento) Page 4

5 Publicação do reconhecimento (ou credenciamento) Instituição de ensino (esconder) Nome do secretário escolar Identidade do secretário escolar CPF do secretário escolar Ofício de cadastramento do secretário escolar Nome do diretor Identidade do diretor CPF do diretor Ofício de cadastramento do diretor Histórico do ensino fundamental Certificado do ensino fundamental Histórico do ensino médio Certificado do ensino médio Para uma explicação do conceito de Unidade, veja este artigo. Parâmetros do Sistema Em Extras/Admin/Parâmetros do sistema. Na seção Resultados Finais e Históricos, informe os seguintes campos: Disciplina Para Resultado Final Tipo De Avaliacao Para Carga Horaria Tipo De Avaliacao Para Percentual De Frequencia Final Tipo De Avaliacao Para Media Final Tipo De Avaliacao Para Situacao Final Prefixo para frequência no histórico Sufixo para frequência no histórico Escala de avaliação para médias no histórico Disciplinas e Períodos Letivos para Histórico Em Secretaria/Históricos e certificados do Ensino Básico/Disciplinas, períodos e instituições. Cadastre as disciplinas que compõe as grades das séries do Ensino Fundamental e Médio da sua instituição de ensino. Estas disciplinas serão associadas às disciplinas efetivamente configuradas nas planilhas de avaliação. É possível também cadastrar as disciplinas de outras instituições, necessárias para a transcrição dos históricos que os alunos trazem de instituições anteriores. Isto também pode ser feito diretamente na tela de manutenção do histórico dos alunos. Cadastre os períodos letivos para o histórico. Estes são os períodos que aparecem nos históricos, e podem representar períodos em que a instituição usou o Easy Escola ou a FGE2 Page 5

6 para controlar as notas dos alunos, bem como anos em que a instituição ainda não existia ou não utilizava o Easy Escola, mas que sejam necessários para a transcrição dos históricos que os alunos trazem de instituições anteriores. Isto também pode ser feito diretamente na tela de manutenção do histórico dos alunos. Após cadastrar os períodos letivos para histórico, associe os períodos letivos correspondentes. Isto só precisa ser feito para os períodos letivos em que a instituição usou o Easy Escola ou a FGE2 para controlar as notas do aluno, e, ao final do mesmo, pretende lançar os resultados finais dos alunos, conforme calculados nas planilhas de avaliação, para o seu histórico do Ensino Básico. Por exemplo, se a instituição começou a usar o Easy Escola/FGE2 em 2016, deve-se criar os períodos para histórico 2016, 2017, 2018 em diante e associar os mesmos aos período letivos existentes. Ao receber um aluno que estudou de 2012 a 2015 em outra instituição e transcrever seu histórico, será necessário criar os períodos para histórico de 2012 a 2015, mas não os períodos letivos. Planilhas de Avaliação Em Avaliação/Configuração de notas/planilhas de avaliação e fórmulas. Em cada disciplina que será lançada no histórico dos alunos (em cada planilha), associe uma Disciplina para histórico escolar. Isto pode ser feito no momento da inclusão da disciplina na planilha ou editando-se a mesma, depois de criada. A planilha deve conter a disciplina e os tipos de avaliação associados ao resultado final, configuradas nos parâmetros do sistema, as quais serão utilizadas no lançamento dos resultados finais para o histórico do aluno. Uma vez feitas estas configurações, será possível: Lançar os resultados finais, obtidos do lançamento de notas e cálculo de médias feitos pelas planilhas de avaliações, para os alunos que estudaram na instituição. Lançar, editar ou transcrever os históricos dos alunos, seja relativo a períodos em que estudou em outras instituições de ensino, seja de períodos em que a sua instituição ainda não utilizava o Easy Escola ou a FGE2. Emitir os históricos e certificados de um aluno ou até de toda uma turma. Page 6

7 Como lançar os resultados finais dos alunos das séries do Ensino Básico para os respectivos históricos? Para as séries em que o aluno estudou na sua instituição e teve suas notas e médias lançadas e calculadas pelo Easy Escola: Os resultados finais do aluno em cada disciplina - média final, percentual de presença, carga horária e situação final podem ser lançados automaticamente no histórico do aluno. Isto é feito na opção Secretaria/Históricos e certificados do Ensino Básico/Lançar resultados finais para os históricos. Para as séries em que o aluno não estudou na sua instituição, ou a instituição ainda não utilizava o Easy Escola ou a FGE2: Será necessário transcrever, individualmente, os lançamentos nos históricos dos alunos. Veja como fazer isto neste artigo. Page 7

8 Como preencher o Histórico do Ensino Fundamental ou do Ensino Médio de um aluno? Para os períodos em que o aluno estudou na instituição e teve as notas e médias gerenciadas pelo Easy Escola, é possível lançar automaticamente os resultados. Veja como fazer isto neste artigo. Entrar na tela de manutenção e emissão de históricos do aluno Pesquise o aluno Entre na ficha cadastral do mesmo Na aba Secretaria/Históricos e certificados, clique em Históricos. A tela de manutenção e emissão de históricos e certificados do Ensino Básico do aluno será mostrada. Inserir ou editar resultados e disciplinas Na tela de manutenção e emissão de históricos, as informações cadastradas são específicas do aluno selecionado, exceto para a aba Configuração, que contém os mesmos itens de configuração comuns a todos os alunos, e é oferecida também neste momento para facilitar o preenchimento. Exemplo de histórico preenchido Veja neste artigo exemplos de preenchimento dos dados dos históricos de Ensino Fundamental e Médio de um aluno. Page 8

9 Exemplo de preenchimento dos Históricos do Ensino Fundamental e do Ensino Médio de um aluno Dados do aluno e responsáveis Os dados do aluno e dos responsáveis são automaticamente criados com base no cadastro do aluno e só devem ser alterados nesta tela nas seguintes hipóteses: O nome do aluno foi cadastrado abreviado no sistema. Neste caso, é preciso informar o nome completo para que saia no histórico. O nome de um dos pais foi cadastrado abreviado. O nome de um dos pais está diferente na certidão de nascimento do aluno. Isto pode ser ocasionado por adoção do sobrenome do cônjuge, alteração de nome, uso de nome social e outros fatores. Os nomes dos pais que devem constar no histórico do aluno devem ser grafados exatamente iguais à certidão de nascimento do mesmo. Page 9

10 Resultados - Ensinos Fundamental e Médio Disciplinas, Cargas Horárias e Observações - Ensino Fundamental Page 10

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12 Disciplinas, Cargas Horárias e Observações - Ensino Médio Page 12

13 Emissão de Históricos e Certificados do Aluno Page 13

14 Configuração (comum a todos os alunos) Esta aba é equivalente à opção Secretaria/Históricos e certificados do Ensino Básico/ Disciplinas, períodos e instituições. Veja mais sobre isto neste artigo. Page 14

15 Como emitir o Históricos e Certificados do Ensino Fundamental ou do Ensino Médio de um aluno? Antes de emitir históricos, certificados, atas e fichas individuais, é necessário efetuar as configurações para emissão destes documentos. Emitir para um aluno específico Entrar na tela de manutenção e emissão de históricos do aluno Pesquise o aluno Entre na ficha cadastral do mesmo Na aba Secretaria/Históricos e certificados, clique em Históricos. A tela de manutenção e emissão de históricos e certificados do Ensino Básico do aluno será mostrada. Emitir um histórico ou certificado Na aba Emissão, selecione o documento desejado e informe a data de emissão caso deseje que conste uma data diferente da atual. Veja um exemplo desta tela aqui. Emitir para mais de um aluno ou uma turma Entrar na tela de emissão de históricos e certificados Use a opção Secretaria/Históricos e certificados do Ensino Básico/Emissão de históricos e certificados. Page 15

16 Selecionar a turma e opcionalmente informar os alunos Selecione a turma. Caso deseje emitir apenas para alguns alunos da turma selecionada, informe seus códigos, separando-os por espaços. Selecionar o documento desejado Os documentos disponíveis para emissão dependerão da turma selecionada. Para uma turma de Ensino Fundamental, por exemplo, não estará disponível o Histórico do Ensino Médio. Visualizar O documento selecionado será aberto em formato PDF, contendo uma ou mais páginas para cada aluno. Page 16

17 Documentação para os Governos Page 17

18 Como emitir Atas de Resultados Finais? Antes de emitir históricos, certificados, atas e fichas individuais, é necessário efetuar as configurações para emissão destes documentos. Em especial, é necessário configurar o modelo de impresso a ser utilizado. A emissão de Atas é realizada através da opção Secretaria/Para os Governos/Atas de Resultados Finais. Page 18

19 Como emitir Livros de Matrículas? Antes de emitir livros de matrículas, é necessário efetuar as configurações para emissão destes documentos. Em especial, é necessário configurar o modelo de impresso a ser utilizado. A emissão de Livros de Matrícula é feita através da opção Secretaria/Para os Governos/Livro de Matrículas. Page 19

20 Como emitir o relatório para a 2ª fase do Censo Escolar? A coluna de resultado dos alunos (APROVADO/REPROVADO) é obtida do histórico escolar dos mesmos. Então, o resultado final de um período letivo deve ter sido lançado para que esta coluna seja preenchida no relatório. O relatório é emitido pela opção Secretaria/Para os Governos/Censo Escolar ( relatório 2ª fase) Este relatório é para o Censo Escolar (Educação Básica). Para Censo da Educação Superior, veja este artigo. Page 20

21 Como preencher o Censo da Educação Superior? O Censo da Educação Superior deve ser criado para cada período letivo na opção Secretaria/ Para os Governos/Censo da Educação Superior. Page 21

22 Como emitir um relatório para conferência do Censo da Educação Superior? Page 22

23 Como exportar os dados do Censo da Educação Superior para o CENSUP? Page 23

24 Kits de Matrícula Page 24

25 Que regras o sistema segue para liberar o kit de matrícula para alunos e responsáveis? O kit de matrícula para o período seguinte é disponibilizado para os alunos antigos, como parte do processo de renovação de matrícula, e para os alunos novos, como parte do processo da primeira matrícula. Os itens do kit de matrícula podem ser disponibilizados apenas para os alunos aptos, ou podem continuar aparecendo mesmo após o aluno ter sido matriculado. Um exemplo do primeiro caso seria o requerimento de matrícula. O aluno não precisará imprimir um novo requerimento uma vez que já esteja matriculado. Já a lista de material didático pode ser útil mesmo após a matrícula do aluno, para ser usada na aquisição do mesmo. Esta distinção é feita no cadastramento do próprio item do kit. Regras IMPORTANTE: As regras citam o período atual e o período de matrícula. O período atual é o período que está em andamento, e o de matrícula geralmente é o próximo, que ainda não iniciou. Veja mais detalhes sobre isto neste artigo. Independente do que esteja configurado, os itens só serão disponibilizados se as regras a seguir forem integralmente atendidas: Regras para alunos novos a antigos Chegou a data de liberação do kit de matrícula. Esta data é configurada nos parâmetros do sistema. Page 25

26 O aluno está na situação Apto, Apto Confirmado ou Matriculado, no período de matrícula. As cotas marcadas como Obrigatórias para matrícula, do período de matrícula, foram pagas. Regras específicas para alunos antigos O aluno está na situação Matriculado no período atual (e não Matriculado com Pendência de Documentação). Todas as cotas do período atual foram pagas, mesmo as ainda não vencidas. Page 26