Farmacêutico/Farmacista: Cadri Awad

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2 Farmacêutico/Farmacista: Rodrigo Antônio Magalhães FORMAÇÃO ACADÊMICA Farmacêutico Bioquímico formado pela Universidade Federal de Goiás em Pós-graduado com M.B.A. em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico. Pós-graduação em Administração de Empresas e Docência de Nível Superior. Especialista em Manipulação Magistral Alopática e em Homeopatia. Mestrando executivo em Administração de Empresas (em andamento). EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Atual fundador e Diretor Geral do Instituto BULLA/ADTEC (Softwares, Cursos e Consultorias, em Administração Farmacêutica). Atual Diretor e Proprietário das Farmácias Cristo Redentor (Drogarias) e Farmácia Santa Fórmula (Farmácia de Manipulação), situadas no Sudoeste Goiano. Proprietário de Farmácia desde Atual Vice-Presidente da SBFC-GO (Sociedade Brasileira de Farmácia Comunitária Estado Goiás). Ex-Diretor e fundador da Rede Econômica de Farmácias do Sudoeste Goiano com mais de 100 Farmácias Filiadas (até 2008). Integrante da Comissão Técnica (G.T.) em Farmácia Comunitária do Conselho Federal de Farmácia (COMFAR-CFF). Ex-Fundador e Diretor das Farmácias Drogavida, Drogafarma e Drogarias Rio Preto. Foi consultor técnico do SEBRAE-Go por vários anos ( ). Foi colaborador da Universidade Martins de Varejo (Martins Atacadista). Vasta experiência prática e teórica em Administração Farmacêutica e em Planejamento Tributário e Contábil para farmácias e drogarias.

3 Farmacêutico/Farmacista: Cadri Awad FORMAÇÃO ACADÊMICA Farmacêutico com Habilitação em Farmácia Industrial pela Faculdade de Farmácia da Universidade Federal de Goiás MBA em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico pela Gama Filho - RJ MBA Executivo em Liderança e Gestão Empresarial pelo IPOG (em andamento) EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL Atual Diretor do Instituto BULLA Empresa especializada em Varejo Farmacêutico que presta serviços de consultoria, capacitação e soluções voltadas para o mercado. Pharma & Cia 15 anos, onde ocupei a Diretoria Comercial da empresa. Integrante da Grupo de Trabalho sobre Farmácia do Conselho Federal de Farmácia Consultor de empresas e Palestrante para o Mercado Farmacêutico Professor das Faculdades Oswaldo Cruz nas disciplinas de Gestão de Farmácias e Drogarias e Marketing Aplicado ao Mercado Farmacêutico. Coordenador da Pós-graduação em Assuntos Regulatórios com Ênfase em Registro de Produtos - Incursos Conselheiro do Conselho Regional de Farmácia de Goiás Empresário, palestrante e consultor de varejo farmacêutico. Nos últimos anos ministrou cursos, palestras e consultorias em todos os Estados da Federação.

4 OBJETIVO DESTA APRESENTAÇÃO: DEMONSTRAR AS FUNCIONALIDADES E CARACTERÍSTICAS DO MÉTODO BULLA AUTOMATIZADO (utilizando um ERP): A implantação da Metodologia de Gestão nas Farmácias e Drogarias, fica muito mais fácil de ser realizada. Com a nova automatização do Método Bulla, você utiliza um software para modelar o trabalho dos vários setores da Farmácia ou Drogaria.

5 Passo a Passo para obter todo o material do Curso

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10 Chave (Senha) de Acesso ao material do curso Presencial Goiânia (GO):

11 O que é um sistema ERP? ERP (Enterprise Resource Planning - Planejamento dos Recursos Empresariais) - é um software integrado de gestão empresarial que auxilia no planejamento e organização das empresas. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (ERP), é um conjunto de sistemas de informação que integram todos os dados de uma empresa, ou organização, em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional: financeiro, contabilidade, recursos humanos, produção, marketing, comercial/vendas, compras, suporte, pesquisa e desenvolvimento, logística, etc Esta é mais uma das diversas siglas comuns a informática e a gestão empresarial, como BI (Business Intelligence - Inteligência de Negócios) e CRM (Customer Relationship Management - Gerenciamento do relacionamento com o Cliente), ambas visam a organização das empresas, e há muito deixaram de ser uma opção, hoje são fundamentais para aquelas empresas que desejam manter-se competitivas e ter sucesso. *Robinson Klein Escritor

12 Como fazer uma boa Gestão

13 Dos 109 softwares homologados nos PBM s apenas 29 deles são específicos para Farmácias/Drogarias, e voltados para a Gestão ou Administração do estabelecimento. O restante trata-se de PDV ou TEF somente para passagem de vendas de forma simples ou software de outros setores que foram adaptados para o ramo Farmacêutico. Nº Software House UF Cidade 2 Info Brazil - Informática BA Feira de Santana BITFARMA BA Teixeira de Freitas Via Lógica - Sistemas CE Fortaleza Sistemas Integra ES Colatina Consys - Consultorias & Sistemas ES Espirito Santo PROSYSTEM DESENVOLVIMENTO ES Vitória Beta - Informática ES Vitória C&S Informatica GO Goiania / Gestcom GO Goiania Itec Gyn - Consultoria e Informática GO Goiania Teknosight Informática LTDA GO Goiania Unifar - Syncode Sistemas e Tecnologia GO Goiania Vetor Soluções LTDA GO Goiania Datarey Serviços de Informática LTDA ReyFarma Plus GO Goiania (Aparecida) SoftHouse Consultoria e Informática GO Rio Verde SOFTER comercio ltda MG Governador Valadares Platin - Informática SP São Paulo Proc FIT - Gestão Orientada a Processo SP São Paulo RPSoft Sistemas Com Prod. LTDA SP São Paulo Software Express SP São Paulo Zanthus - Tecnologia de Resultados SP São Paulo ª LINHA SISTEMAS SP VOTUPORANGA

14 Software em Casca: sem processos mapeados Software com mapeamento de processos conforme empresa Nossa Análise SOBRE OS SOFTWARES PARA FARMÁCIAS/DROGARIAS EXISTENTES NO MERCADO Nossa proposta: Dois Grupos de softwares que são comercializados para Farmácias ou Drogarias: Proposta: Software com mapeamento único de processos operacionais padronizados: Método de Gestão EMBARCADO Ineficiente: Baixo Custo 3ª Via Eficiente: MÉDIO CUSTO Eficiente: Alto Custo

15 Passo a Passo para implantação do Método Bulla de Gestão de forma Automatizada Palestrante: Prof. Farmacêutico Rodrigo Magalhães.

16 Passo nº 01 MENSUTAÇÃO E INDICADORES: Conceito do Método Bulla: Trace o DLP e o DFC de sua Farmácia de pelo menos os 3 últimos meses. Verifique as variáveis que irão influenciar no Lucro Operacional (D.D.C.) de forma a ajustar o Resultado do Lucro Operacional e o Fluxo de Caixa. Desenvolva outros Indicadores com os dados do DLP e do DFC.

17 Passo nº 01 MENSUTAÇÃO E INDICADORES Gestão automatizada: O Painel de Controle do Sistema ERP permite o acompanhamento pelo Gestor da Farmácia dos Indicadores de Lucratividade. O preenchimento automatizado dos Indicadores torna a visibilidade do negócio precisa e eficiente. Os seguintes Indicadores foram automatizados: DLP e DFC ocorrido e Simulado. CMV (Dotação Orçamentária de Compra) e o Lucro Operacional. Ticket Médio. Ponto de Equilíbrio Financeiro. Dotação Orçamentária de Compra por Grupos. Descontos para Clientes sobre a Venda Bruta por Grupos em percentual, e comparativo entre os meses do ano (ou período).

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19 O DLP poderá demonstrar dados mais específicos, se o usuário clicar no botão ao lado de cada tipo de Operação. Assim podemos abrir o CMV e ver o valor para cada Grupo de Produtos:

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22 Demonstrativo de Fluxo de Caixa:

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24 Comparativo entre os meses e Médias de Resultados:

25 Relatório de Vendas por Produtos:

26 Passo nº 02 GERENCIAMENTO FINANCEIRO (Setor Financeiro): Conceito do Método Bulla: Faça o controle da Conta Corrente da Farmácia em um Gerenciador Financeiro e insira todas as Contas a Pagar no seu calendário de Pagamento. Aprenda a reconciliar o extrato do banco com os seus lançamentos diariamente. Prepare os relatórios das transações no Gerenciador Financeiro de forma que as Categorias de Despesas coincidam com as Despesas da Planilha de DLP e DFC. Defina o Capital de Giro + Lastro Rh + Lastro Inadimplência + Dinâmica Financeira

27 Gestão automatizada: Em um Sistema Automatizado ERP não há mais a necessidade de trabalhar com um Gerenciador Financeiro fora do Sistema Operacional. Eles estão integrados de forma totalmente automatizada. O controle do Extrato e do Saldo da Contas Corrente dos bancos, ocorre de forma totalmente automatizada. Faz as Baixas no Contas A Receber (como de Cartões por exemplo) e concilia os Depósitos com os valores originados no Fechamento do Caixa. Não há mais preocupação em Fechar Caixa e ter que fazer o dinheiro aparecer. Com o novo modelo de Gerenciamento Financeiro, o Gestor da Farmácia confere tudo no momento que buscar o arquivo do Extrato Bancário para dentro do Sistema Automatizado Bulla. O caixa do banco é que confere o Caixa da Farmácia!

28 Algumas Funcionalidades importantes de destaque: Conciliação automática dos valores lançados em Conta Corrente, via Arquivo OFX obtido direto nos Bancos. Alimentação automática do DLP e DFC com os valores das Despesas e Receitas que entraram na Conta Corrente. Demonstrativo do Saldo Bancário, e Contas A Pagar e a Receber. Demonstrativo do Peso das Despesas sobre a Venda Bruta e sobre o Valor Total das Despesas Operacionais. Demonstrativos da correlação entre Vendas Líquidas X Receitas Financeiras Operacionais.

29 Tela de Conferência Automatizada de Conta Corrente Banco e Cofre Gerência:

30 Tela de Conciliação Automática das operações que ocorreram no Banco:

31 Ao realizar os lançamentos financeiros, eles já são automaticamente verificados na Conta Bancária e conciliados de forma automática pelo Extrato Bancário. Veja uma tela de lançamento financeiro no detalhe:

32 Dotação Orçamentária ou também denominado de Planejamento Orçamentário. Consiste em definir um valor máximo para ser gasto em cada Categoria de Despesa, e ainda para cada Grupo de Produtos.

33 3) CONTROLE E MONITORAMENTO DOS ESTOQUES (Setor de Estoque): Conceito do Método Bulla: Calcular o Estoque Mínimo e Máximo dos Produtos, verificando a média de venda do período. Faça ajustes no Estoque Mínimo e Máximo colocando também quantidades em produtos que são vendáveis e que não tem histórico de venda na Farmácia. Monte o Estoque Ideal. Faça as compras necessárias para completar o estoque. Evite inchar o Estoque com Produtos com pouco Giro.

34 Gestão automatizada: No Sistema ERP podemos monitorar o Estoque da Farmácia/Drogaria, da forma que é preconizada pelo Método Bulla. Utilizando a estatística de venda dos produtos, podemos compor o Estoque Ideal de uma só vez, e a partir deste momento, apenas repor as quantidade vendidas. O conceito de monitorar o percentual de erro da quantidade em Estoque foi implementada de forma que o Gestor possa realizar pequenas contagens diárias de forma ágil e rápida, e obter um Indicador de erro do Estoque (%).

35 Note a importância da apresentação do Percentual de Erro de Estoque que é apresentada na tela:

36 Na Figura abaixo, demonstra o Relatório detalhado dos Produtos que apresentaram diferenças de Estoque com seus devidos Percentuais:

37 4) PREPARAÇÃO DAS COMPRAS (Setor de Compras): Conceito do Método Bulla: Rotineiramente faça compras retirando a lista de faltas dos produtos que atingiram o Estoque Mínimo. Reponha o estoque diariamente. Não compre nada para fazer estocagem durante pedidos de Rotina. Só faça Estoque em ocasiões em que o DFC esteja muito positivo. Rotineiramente obedeça a Dotação Orçamentária de Compra. Não substitua produtos na compra (compre somente as marcas que tiveram giro). Utilize o histórico de Venda para realizar Estatísticas de Compra. Aumento de Estoque deverão ser ocasionais quando o DFC apresentar disponibilidade econômica.

38 Gestão automatizada: Com a automatização do Método Bulla, as compras respeitam toda a Dotação Orçamentária, que são determinantes para que o dinheiro apareça no DFC. A automatização deste processo de compras, deverá manter o conceito do PEDIDO DE ROTINA e PEDIDO NEGOCIADO, que é tratado no Método Bulla. Os pedidos diários poderão ser encaminhados para sites B2B (exemplo: Cotefácil), para serem cotados entre diversas distribuidoras. Um indicador de compra principal é o acompanhamento do DESCONTO MÉDIO obtido de cada Fornecedor.

39 As funcionalidades operacionais de compra garantem o correto acesso a tais conceitos, como por exemplo: Pedidos Gerados pelo Ponto de Pedido para adequar ao Estoque Ideal (Pedido de Rotina); Pedidos Gerados com base na estatística de Vendas em um determinado período (Pedido Negociado), somente com Saldo de DFC Positivo; Integração do módulo de compras como o site COTEFÁCIL, que propicia busca de Preços mais baixos (de forma totalmente livre); Controle dos valores de Compras tendo como base a Dotação Orçamentária conforme o CMV do mês anterior; Obtenção exata do Preço de Custo de cada produto, retirando a S.T. (Substituição Tributária) conforme preconiza no Curso do Método Bulla; Obtenção exata do Preço de Custo Médio de cada produto, para utilização Contábil, também conforme preconiza no Módulo de Contabilidade do Curso do Método Bulla; Atualização de Preços de Venda dos Produtos com exatidão, considerando os Markup definidos pela Regulamentação da CMED (ANVISA); Atualização de Preços de Venda dos Produtos Liberados de forma correta com o Mark-up definido previamente por Simulação no DLP/DFC.

40 Tela de Geração de Pedido pelo Estoque Mínimo e Máximo (Ponto de Pedido e Estoque Ideal):

41 Tela de Gerenciamento de Pedidos (Controle de chegada dos pedidos e pendencias):

42 Uma das funcionalidades mais importantes do sistema, é a possibilidade de mostrar ao Administrador o Desconto Médio obtido de cada Fornecedor, de forma correta e sem erros:

43 Detalhe do Relatório que demonstra o Desconto Médio obtido de cada Fornecedor:

44 Detalhe do Relatório que demonstra o Desconto Médio obtido por Grupo:

45 Detalhe do Relatório que demonstra o Desconto Médio obtido por LABORATÓRIO:

46 Detalhe do Relatório que demonstra o Desconto Médio obtido por LABORATÓRIO:

47 5) FECHAMENTO E MONITORAMENTO DE CAIXAS (Setor de Caixas): Conceito do Método Bulla: Garanta que o valor que entrou em dinheiro no dia (Venda a Vista + Recebimentos), seja integralmente depositado na Conta Corrente da Farmácia. Não permita desvios de dinheiro do Caixa para nenhum tipo de pagamento. Compare diariamente o valor do caixa com o deposito ocorrido na Conta Corrente da Farmácia. Evite conferências longas e demoradas do Caixa, utilizando métodos modernos de Gestão de Valores em Caixa.

48 Gestão automatizada: A conferência de Caixas fica a cargo do Banco em que o dinheiro é depositado. Não há a figura do gerente conferindo valor de Caixa. Durante o funcionamento do Caixa, os valores vão sendo depositados várias vezes ao dia, de forma que não forme um grande numerário em Caixa. A conciliação automática do Gerenciador Financeiro com o Banco confere a Saída para Deposito ocorrida no Caixa, com o valor que foi depositado.

49 Tela de Caixas Fechados para Auditoria:

50 Tela de Auditoria de Caixas (conferencia) realizado pelo responsável Financeiro:

51 No detalhe abaixo, foi pesquisado um Turno utilizando um filtro de data, e ao clicar sobre o Turno desejado, aparecem todos os valores deste Turno, inclusive se houve diferença no Fechamento e na Auditoria posterior ao Fechamento.

52 6) CREDIÁRIO (Setor de Crediário): Conceito do Método Bulla: Retire as contas inadimplentes do fichário da Farmácia, e proceda a sua eliminação do sistema. Monte um outro fichário somente para os inadimplentes. Separe fichários por fase da cobrança. Sobre o valor total das contas a receber deposite 3% na conta Lastro de Rh. Mensalmente, calcule o total de venda a prazo e faça o depósito do Lastro de Inadimplentes. A partir daí, também mensalmente, pague as notas inadimplentes com o dinheiro do Lastro. Implemente a abertura de novas fichas somente com o critério dos 5 filtros.

53 Gestão automatizada: A Gestão do Crediário contempla de forma automática as Fases da Cobrança (Preâmbulo-Cobrança-Inadimplência). Formação automática do Lastro de Inadimplência e outros ditames do Método Bulla, estão todos contemplados. Os Clientes são separados por Status de Cobrança, facilitando o envio de Mensagens de Aviso de Vencimento. Possibilita pontuação em Programa de Cartão Fidelidade. Possibilita terceirização do Crediário (Private Label).

54 Funcionalidades do ERP para o Crediário: Cadastro do Cliente contendo os 05 Filtros básicos para a liberação do crédito do cliente, com o limite previamente estipulado; Cadastro de diferentes Cartas de Cobrança, que podem ser enviadas por SMS (mensagem de texto), para o celular dos clientes em atraso; Possibilidade de definição da Fase de Cobrança do Cliente, que permite alterar a Situação do Cadastro do Cliente, com as seguintes situações: Preâmbulo- Bloqueado-Cobrança; Inadimplente. Filtro e Bloqueio automático dos clientes que estão em atraso; Baixa parcial e automática dos clientes que pagaram, inclusive os que pagaram via Boleto e que aparecem o dinheiro na Conta Corrente do banco (conciliação automática); Fechamento e Controle de Gestão de Convênios e seus Conveniados, com geração de Boletos e Demonstrativo das Compras, com envio por ; Funcionalidade de emissão de Cartão Fidelidade para os clientes, tendo forma de cadastrar quantos pontos irá acumular para cada Valor comprado pelo Cliente. Define também a premiação que o cliente irá ter. Possibilidade de emitir o Cartão Fidelidade imediato.

55 Tela de Controle de Cobrança e Verificação das Fases da Cobrança:

56 Na imagem, vemos uma Quitação dos Inadimplentes de forma automática pelo Preço de Custo Líquido dos Produtos, com utilização do Lastro de Inadimplentes:

57 A concessão de Crédito pelo Critério dos 5 Filtros. O sistema tem a marcação apropriada para cada um deles, conforme é demonstrado abaixo:

58 7) VENDAS (Setor de Vendas): Conceito do Método Bulla: Defina as listas de preços e promoções (estude perfil de venda). Estude descontos para cada produto sobre o Perfil de Venda da Farmácia e determine se o desconto médio estipulado esta dentro do limite planejado no DLP. Insira os Preços com os descontos no sistema. Prepare as Listas de Substituição e de Indicação e instrua os atendentes de balcão. Defina instruções e treinamento para os Atendentes de Balcão, em especial quanto as vendas de Produtos Controlados e PBM s.

59 Gestão automatizada: O Sistema ERP esta preparado para realizar o Cadastro de Produtos que possam ser Substituídos durante a operação de Vendas. Este cadastro deverá ser feito previamente pelo Gestor, de forma a ocorrer com ética e segurança. No ato da venda, o sistema mostra quais são os produtos que tem fórmula igual ao produto que esta sendo vendido, mas permite a substituição apenas dos que estão cadastrados para tal finalidade. A Política de Desconto fica mais segura e disciplinada quando automatizada, pois permite que o desconto seja obrigatoriamente concedido para alguns produtos, e para outros ele poderá ser apenas sugerido para o Atendente de Balcão. As Vendas de Controlados e PBM s ocorrem de forma ágil e fácil.

60 No detalhe abaixo, ao passar uma venda os Descontos poderão ser fixados ou apenas sugeridos para o atendente de balcão. Veja detalhe das Sugestões de Venda que aparece para o Vendedor:

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62 Durante a venda o sistema mostra os dados da Promoção. No detalhe, aparece uma venda para Entrega:

63 Na venda pelo telefone, o Endereço de Entrega é automaticamente encontrado (e poderá ser alterado pelo vendedor):

64 As Vendas poderão ser monitoradas diariamente conforme as Formas de Pagamento e o valor dos Descontos Médios que estão sendo concedidos. Veja no Relatório abaixo:

65 Veja no detalhe abaixo, uma Pré-Venda para Entrega Futura, aonde o cliente paga a compra efetuada, e o sistema irá efetuar o controle de entrega para quando tiver o produto no Estoque:

66 Detalhe de relatório com os detalhes da Venda por Hora do dia:

67 Análise da Vendas por Entregas diárias:

68 Análise dos DESCONTOS concedidos nas Vendas por Grupos de Produtos:

69 Análise dos DESCONTOS concedidos nas Vendas por Grupos de Produtos:

70 8) Divulgação (propaganda dos preços): Conceito do Método Bulla: Deverá ser preparada Tabelas de Promoção, tendo como base os Produtos Geradores de Tráfego. A divulgação dos Preços é essencial para causar uma PERCEPÇÃO DE BARATEIRO. Uso de Panfletos (Tabloides) e banners no local de venda são essenciais para causar uma boa impressão sobre os Preços.

71 Gestão automatizada: O Sistema ERP contribui de forma significativa para facilitar a iniciativa de Divulgação, a partir do momento que seja possível imprimir a Tabela de Promoção, para ser utilizada pelo Marketing. A Tabela de Promoção não pode ser estática, devendo ser alterada em vários momentos. A montagem e preparação desta Tabela de forma automatizada, é possível em pouco tempo, podendo ser alterada com facilidade. O Sistema ERP gera automaticamente uma proposta de TABELA DE PROMOÇÃO, em que busca o PERFIL DE VENDA da Farmácia, e facilita a inserção dos descontos nos produtos. O cálculo do DESCONTO MÉDIO é realizado na medida em que os descontos são inseridos em cada um dos produtos. O desconto médio total é monitorado para que haja Lucro Operacional. A impressão da TABELA DE PROMOÇÃO facilita a preparação de TABLÓIDES e FOLHETOS para a divulgação. As PROMOÇÕES poderão ser alteradas de forma fácil para criar um poder de divulgação dinâmico.

72 Tabela de Promoção de Produto montada pelo sistema automatizado

73 Tabela de Promoção sendo montada a partir do PERFIL DE VENDA da Farmácia:

74 Tabela de Promoção sendo montada a partir do ESTOQUE da Farmácia:

75 A funcionalidade permite que seja inserido um desconto para cada Produto, mostrando no rodapé da tela o desconto médio que esta ocorrendo:

76 Somente o desejo de mudar a Gestão não é o bastante. Terá que ocorrer AÇÃO para que haja mudanças. Utilize sempre técnica e ferramentas de automatização para ajudar a alcançar as mudanças necessárias. Este é o melhor caminho para o SUCESSO!!

77 Realização:

78 PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, ANGELO, Claudio Felisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo. Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a). ed. Saint Paul Editora, MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo, Thomson, CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de Tributos. São Paulo, Ed. Globo, Revista ABCFARMA Sites Pesquisados:

79 Farmacêuticos: Rodrigo Magalhães Cadri Awad Contato pessoal: Empresa: (62) Prof. Cadri (63) Prof. Rodrigo Fone: (62) Site: Contato empresa: Assista aos Cursos on-line acessando:

80 Acesse:

81 Chave (Senha) de Acesso ao material do curso de Goiânia (GO):