SISTEM DE ARQUIVO Microfilmagem

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1 ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS Conselho de Informação e Pesquisa - CINPE Caderno de PESQUISA & INFORMAÇÃO SISTEM DE ARQUIVO Microfilmagem ç 1 - M s

2 ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa 1983

3 L^19-45 / ^ 6 3 N4 j3c. 5 SISTEMA DE ARQUIVO Microfilmagem

4 do Ck No. DajL9 L!OT Minas Gerais. Assembléia Legislativa. Conselho de Informação e Pesquisa. Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa. Sistema de Arquivo. Belo Horizonte, p. (Caderno de Pesquisa & Informação, 4.). 1. Sistema de arquivo. 2. Microfilmagem. 1. Título. II. Série. CDU CDD

5 SUMÁRIO MESA' DA ASSEMBLÉIA. 4 APRESENTAÇÃO... CONSELHO DE INFORMAÇÃO E PESQUISA - CINPE COMISSÃO DE REESTRUTURAÇÃO DO ARQUIVO 1.1. Criação Levantamento de dados básico Elaboração do Regulamento do Arquivo...8 Pág. 2. ARQUIVO 2.1. Conceito Arquivo Setorial Arquivo Central Arquivo: fonte de informação e memória da Instituição SISTEMA DE ARQUIVO 3.1. Organização dos documentos Organização do sistema Arquivos paralelos Racionalização do sistema de arquivo MICROFILMAGEM 4.1. Conceito e histórico Aplicação e vantagens Pré-requisitos para a microfilmagem Arquivo de segurança...15 REGULAMENTO DO SISTEMA DE ARQUIVO DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA...17 rndlce REMISSIVO...25 COMISSÃO DE REESTRUTURAÇÃO DO ARQUIVO

6 4a. SESSÃO LEGISLATIVA DA 9a. LEGISLATURA MESA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA PRESIDENTE i q VICE-PRESIDENTE 2 VICE-PRESIDENTE 1? SECRETARIO 2 SECRETÁRIO 39 SECRETÁRIO 4q SECRETÁRIO José Santana Domingos Lanna Juarez Hosken Nilson Gontijo Elmo Braz Soares Luiz Junqueira Delfim Ribeiro SECRETARIA DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DIRETOR-GERAL José Gama Dias 4

7 APRESENTAÇÃO Durante muitos anos, projetou-se uma falsa imagem de que o arquivo de urna instituição é o lugar onde são guardados papéis velhos e coisas inúteis sem outra destinação. A valorização e o fortalecimento do Legislativo, acompanhados da modernização de sua infra-estrutura, inclusive com a introdução de técnicas de microfilmagem e teleprocessamento, obrigam a uma revisão desses conceitos. Em 1979, sensibilizada por essa nova realidade, a Mesa determinou a criação de um grupo de trabalho para estudar e propor medidas de modernização para o arquivo da Assembléia, com a conseqüente elaboração de um Regulamento. Com essa publicação, pretendemos não apenas a divulgação deste Regulamento mas, acima de tudo, fornecer um instrumental prático que facilite, através da consulta permanente, a implementação das normas para racionalização do sistema. Belo Horizonte, janeiro de 1983 DEPUTADO JOSANJ1'A VACC10ELLOS MOR PiesIdpf da Assembléia Legislativa v DEPUTADO DELFIM"DE CARVALHO RIBEIRO Presidente do CINPE 5

8 CONSELHO DE INFORMAÇÃO E PESQUISA CINPE PRESIDENTE...Deputado Delfim Ribeiro DIRETOR DO ÓRGÃO EXECUTIVO...Ivan Soares de Oliveira CONSELHEIRO...Geraldo Fábio Madureira CONSELHEIRO...José Sebastião Moreira CONSELHEIRO...José Ferber de Ávila SECRETÁRIO...Argeu Neves Murta 6

9 1. COMISSÃO DE REESTRUTURAÇÃO DO ARQUIVO 1.1. Criação A idéia de se criar uma Comissão destinada a reestruturar o sistema de arquivamento da Secretaria da Assembléia Legislativa e elaborar um regulamento para o seu funcionamento nasceu da necessidade de se racionalizar aquele serviço, dando-lhe condições reais de funcionar como fonte de consulta administrativa e parlamentar, bem como de memória do Poder Legislativo. Na exposição de motivos sobre a necessidade de se criar tal:comissão, o Titular da Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa, órgão ao qual está afeta a Divisão de Documentação e Arquivo, assinalou a ausência de racionalidade e coordenação nas relações entre o Arquivo Central e os Arquivos Setoriais, daí resultando práticas aleatórias no trato dos documentos: a) inexistência de um cronograma para as remessas dos papéis, provocando atrasos e desinformações; b) falta de definição do que seja documento arquivável, resultando no envio constante de pseudo-documentos ou na ausência completa do seu envio. Apontou-se como causa principal dessas falhas a inexistência de um regulamento definindo os documentos arquiváveis e estabelecendo responsabilidades e prazos para a remessa de material dos Arquivos Setoriais para o Arquivo Central. O Arquivo Central mostrava-se inadequado e sem a infra-estrutura mínima, não só para receber a documentação e dar-lhe segurança, como também para fornecer, com eficiência, as informações solicitadas. Compreendendo as ponderações da Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa, a Diretoria Geral da Secretaria da Assembléia acolheu a idéia de se proceder à racionalização do sistema, determinando a criação da Comissão de Reestruturação do Arquivo - Portaria n9 514, de 27 de dezembro de 1979, do Diretor Geral. Entraram na sua composição elementos das áreas de conhecimento em Biblioteconomia, Direito, História, um funcionário da Divisão de Arquivo, o Diretor da área e o Diretor Geral. Em razão da multidisciplinaridade do grupo e da inexistência de pessoal tecnicamente qualificado na própria Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa - DPDL, foram recrutados elementos de outros setores da Assembléia Levantamento de dados básicos A Comissão logo chegou à conclusão de que, para racionalizar, dar funcionalidade e segurança ao Arquivo, seria indispensável, primeiro, o estabelecimento de um. Regulamento do Arquivo e, segundo, a criação de um departamento técnico, encarregado de proceder à microfilmagem de toda a documentação.

10 A Comissão concluiu também que, para a reestruturação do Sistema de Arquivo, seria necessário um maior conhecimento de sua verdadeira situação. Para isto foram realizadas visitas a todos os setores da Casa para levantamento de toda a documentação. Este trabalho foi complementado pelas respostas obtidas dos responsáveis pelos vários setores, quando do preenchimento de formulários detalhados sobre a natureza e o destino dos documentos. Objetivando a implantação do Sistema de Microfilmagem, a Comissão visitou o Arquivo Público Mineiro, para se inteirar do esquema de funcionamento do sistema daquele órgão. Além disso; incentivou alguns de seus membros a freqüentarem um curso sobre a implantação de sistema de microfilmagem e suas implicações. Paralelamente, enviou a todas as Assembléias Legislativas do Brasil, ao Senado e à Câmara dos Deputados, ofícios, solicitando uma descrição do funcionamento dos seus respectivos sistemas de arquivo e cópias de seus regulamentos, se houvesse. Com este material, pretendia-se recolher subsídios para os trabalhos da Comissão, mas o exame da correspondência recebida levou à conclusão de que nada trazia de inovador e de que a criação de um Regulamento do Arquivo seria uma obra pioneira da Assembléia Legislativa de Minas Gerais. A Comissão concluiu, então, que, para o prosseguimento de suas tarefas, precisava da orientação de um experiente técnico em arquivística e microfilmagem, contratação que foi imediatamente autorizada pela Mesa da Assembléia. Logo o Técnico recomendou que se ampliasse a pesquisa já realizada, através da aplicação de novos questionários aos responsáveis pelos arquivos setoriais. Com este novo levantamento, visava conhecer, entre outros dados, a natureza da documentação de cada arquivo setorial e seu processo de encaminhamento ao Arquivo Central. Após a análise das informações recebidas, procedeu-se a visitas aos setores, entrevistando-se seus titulares e funcionários. Os dados levantados possibilitaram à Comissão concluir que seriam indispensáveis os seguintes procedimentos: a) listar os docuriientos por setores, para sua posterior seleção, segundo seu valor administrativo, histórico ou legislativo; b) dar ciência aos titulares de cada órgão dos objetivos a que a Comissão se propusera; c) uniformizar o tratamento dado à documentação da Casa, para que o acesso às informações se desse ordenadamente, razão por que seria necessário estabelecer normas gerais; d) assistir tecnicamente o processo de arquivamento e microfilmagem. Com estas conclusões, a Comissão chegava ao fim de uma etapa dos trabalhos: a de sondagens e coleta de dados Elaboração do Regulamento do Arquivo A etapa seguinte foi a de elaboração dos princípios básicos a serem estabelecidos na formação de um Regulamento. 8

11 Já de posse das informações e do instrumental necessário, a Comissão passou a classificar e definir os documentos da Casa, os órgãos do Sistema de Arquivamento e a estabelecer critérios para fixar o tratamento e o procedimento de cada tipo de documento, observando seu valor, administrativo, legislativo e histórico, até chegar às normas relativas ao acesso às informações da documentação arquivada. Após análises minuciosas, propostas e contrapropostas, chegou-se por fim a um anteprojeto de Regulamento. Posteriormente, a Comissão encaminhou cópia do anteprojeto aos titulares de todos os órgãos da Assembléia, para que opinassem sobre a sua qualidade e dessem sugestões naquilo que afetasse a sua área. Três órgãos se pronunciaram com sugestões: a Biblioteca, a Taquigrafia e a Consultoria Jur(dica. Recebidas as sugestões, a Comissão as examinou, discutiu com os seus autores e procedeu aos retoques convenientes. Ultimada a redação final, o anteprojeto foi encaminhado à sua tramitação legal, recebendo algumas reformulações no Conselho de Informação e Pesquisa - CINPE, sendo, finalmente, transformado no Regulamento do Sistema de Arquivo da Divisão de Documentação e Arquivo da Casa, através da Deliberação da Mesa de n9 259/82, de 27 de outubro de 1982.

12 2. ARQUIVO 2.1. Conceito Para um grande número de pessoas, o conceito de arquivo está ligado à idéia de lugar onde se guardam documentos velhos, presumivelmente sem nenhuma utilidade, lugar quase sempre de difícil acesso, úmido, empoeirado e cheio de traças. Outros o consideram ainda simples peçà de mobiliário, depósito para quaisquer tipos de documentos, geralmente papéis supérfluos que são ali colocados desorganizadamente. Tais referências depreciativas indicam total desconhecimento da real função e da importância de um acervo documentário. Arquivo é, sobretudo, "o conjunto de documentos recebidos ou constituídos por uma pessoa física ou jurídica, ou por um organismo público ou privado, que resulta de sua atividade, organizado em consequência dela e conservado, tendo em vista uma eventual utilização." (Favier) Instituições maiores, cuja estrutura organizacional implica vários departamentos, geram grande número de documentos, cuja natureza varia de acordo com o órgão de origem e a finalidade a que se prestam. Organizações desse tipo costumam adotar o sistema de arquivos setoriais e central obtendo, com isso, maior agilização e controle das suas atividades Arquivo Setorial Arquivos setoriais são arquivos em formação nos diversos órgãos de uma instituição. Conservam temporariamente a documentação de utilidade imediata do órgão. Vencido o prazo de validade ou utilização dos documentos, estes são encaminhados, conforme procedimentos regulamentares, para o Arquivo Central Arquivo Central Arquivo Central ou Geral é o produto de uma Organização. Consiste na reunião de documentos produzidos ou acumulados em conexão direta com as atividades funcionais da Entidade Arquivo: fonte de informação e memória da Instituição Para ressaltar a importância dos arquivos, dois pontos precisam ser considerados. O primeiro refere-se aos arquivos como fonte de informação. Isto é, eles podem constituir um instrumento importante de consulta sobre as atividades de uma organização, permitindo, inclusive, levantamento de seu perfil. Entretanto, os arquivos só se prestarão a isso se estiverem organizados racionalmente, pois, ao contrário, serão simples depósitos de documentos. 10

13 O segundo ponto refere-se à imagem dos arquivos como memória da instituição. Eles contêm elementos extremamente relevantes para retratar a vida de uma instituição, os fatos que ali ocorreram, as soluções que foram adotadas, os resultados que se verificaram. Guardam, portanto, a própria história da prganização e devem ser preservados contra a ação de acontecimentos fortuitos como enchentes, incêndios,desabamentos, etc. Veja-se por exemplo, o incêndio na Assembléia, em 1959, quando se perdeu toda a documentação guardada no Arquivo. Hoje, enfrentam-se grandes dificuldades na reconstituição da História do Legislativo, uma vez que não se encontram mais documentos anteriores àquela época. 11

14 3. SISTEMA DE ARQUIVO Os documentos têm uma existência definitiva. São produzidos para atender a uma finalidade específica e, a partir daí, circulam, guardam e geram informações. Nesse ciclo funcional, alternam-se os períodos de circulação e paralisação Organização dos documentos Sendo os documentos uma necessidade, cumpre organizá-los de modo a garantir sua utilização em qualquer tempo e circunstância, no menor prazo possível. Para isso, é imprescindível que os vários arquivos de uma instituição integrem um sistema único e adequadamente organizado, através do qual os documentos fluam com regularidade, obedecendo a critérios que disciplinem sua movimentação Organização do sistema A organização de um sistema de arquivo inclui várias fases, desde a gestação dos documentos, passando pelos arquivos em formação ou setoriais, arquivos intermediários ou semiativos, até os chamados arquivos de custódia ou gerais. Os métodos a serem adotados na organização de qualquer arquivo dependem das respostas que se queira oferecer em termos de serviço. Por exemplo, um método de arquivamento destinado a responder prontamente questões simples, pode não servir para orientar buscas sobre assuntos mais complexos. Vários são os fatores que influem na organização de documentos: acesso aberto ou fechado, área de assunto, disposição física, catálogos e tipos de usuários. São as necessidades do usuário, porém, o fator mais significativo quando se cogita da racionalização de sistemas de arquivo. Isto quer diier que pouco valem sistemas desatentos às questões sugeridas e à forma como são apresentados pelos seus beneficiários. Mesmo que o pessoal de arquivo conheça e manuseie bem o acervo, este não estará adequadamente sistematizado se não obedecer a certas relações lógicas, acessíveis a qualquer usuário. A base organizacional, quando criteriosamente definida e rigorosamente respeitada, estabelece padrões de busca e recuperação de documentos. Em última análise, constitui-se no fator de confiança desejável em qualquer organização, no que toca a sua coleção de documentos Arquivos paralelos Na maioria das instituições cujo sistema de arquivo é deficiente, aparecem arquivos paralelos. São usuários que não podem, dadas as características de seu trabalho, estar à mercê 12

15 "daquele" funcionário do arquivo - o único capaz de localizar determinada informação. Daí, criam e mantém duplicatas de arquivo em seu local de trabalho. Não é difícil perceber o ônus dessa duplicação, principalmente considerando que o crescimento aritmético da instituição corresponde ao crescimento geométrico das atividades de criação e manutenção de arquivos-cópia Racionalização do sistema de arquivo Entretanto, quando o sistema de arquivo é racional, o usuário sabe que, uma vez familiarizado com sua organização, poderá ele próprio recuperar o documento desejado. Criado o sistema, indispensável é a divulgação dos métodos e técnicas de acesso aos documentos, visando ao uso que deles se fizer necessário. Finalmente, cabe registrar que o sistema, neste conceito, é dinâmico. Por isso, a concepção de métodos e técnicas de arquivamento implica constante reavaliação e grande maleabilidade. 13

16 4. MICROFILMAGEM 4.1. Conceito e histórico A microfilmagem, como tecnologia que se desenvolveu a partir da fotografia aplicável à miniaturização da informação na sua forma papel, é, apesar do grande prestígio de que desfruta, uma indústria relativamente recente. A produção industrial dos equipamentos de microfilmagem teve início por volta de 1928, através de uma firma americana que comprou de George McCarthy, bancário, também americano, um sistema para microfilmar cheques, concebido por ele. A partir da II Grande Guerra, assiste-se a uma rápida expansão desta indústria que, a- poiada num grande desenvolvimento tecnológico, vem alargando seus campos de aplicação, ao mesmo tempo em que é reconhecida, universalmente, a sua importância na satisfação de necessidades das organizações no campo de registro, manuseio e arquivamento de grandes volumes de documentos Aplicação e vantagens As vantagens mais difundidas do microfilme são: redução de espaço - economia superior a 90% do espaço ocupado pelo papel - rapidez na recuperação da informação e segurança proporcionada pelo sistema, dada a sua forma compacta, que torna mais fácil o controle. Paralelamente às vantagens citadas, o microfilme tornou-se valioso recurso na disseminação e preservação dos documentos. É prática da Arquivologia, ao adotar o sistema de microfilmagem, o preparo de cópias de microfilme, as quais podem ser duplicadas quantas vezes forem necessárias. Também se preparam cópias quando se deseja evitar o manuseio de originais frágeis e preciosos, como no caso dos documentos históricos. Microfilmes de substituição ou microfilmagem em massa, feitos com vistas à distribuição dos originais, devem obedecer a critérios legais, contidos na Lei 5433, de 08/05/68 e no Decreto 64398, de A microfilmagem consiste, pois, num setor de aprimoramento do sistema de arquivo. Representa uma solução inevitável para os grandes acervos documentários Pré-requisitos para a microfilmagem A implantação da técnica de microfilmar num sistema de arquivo demanda, para viabilizar a recuperação da informação, a prévia racionalização dos métodos organizacionais. É imprescindível também definir o espaço físico necessário aos equipamentos destinados ao preparo dos documentos para microfilmagem. Também a climatização do ambiente constitui medida imperativa, pois proporciona as condições ideais para a conservação dos microfilmes. 14

17 REGULAMENTO DO SISTEMA DE ARQUIVO DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA a) Projeto de Deliberação aprovado pelo Conselho de Informação e Pesquisa - CINPE, em sua 40 Reunião, realizada em 07/07/82. b) Deliberação da Mesa da Assembléia Legislativa n9 259, de 27 de outubro de

18 DELIBERAÇÃO 259 Contém o Regulamento do Sistema de Arquivo da Secretaria da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais e dá outras providências. A Mesa da Assembléia, no uso de suas atribuições, e por proposta do Conselho de Informação e Pesquisa - CINPE, delibera: TÍTULO ÚNICO O Sistema de Arquivo Art. lo. - A Secretaria da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais, visando processar, armazenar e recuperar os documentos oriundos dos seus órgãos, regulamenta seu Sistema de Arquivo, cujas definições e atribuições são estabelecidas nesta Deliberação, atendida a legislação pertinente. CAPÍTULO 1 Dos Documentos Seção Única Da Classificação Art. 2o. - Para efeito do Sistema de Arquivo da Secretaria da Assembléia Legislativa. do Estado de Minas Gerais, os documentos podem estar impressos em papel, em filmes, em fitas magnéticas ou em outros suportes e têm a seguinte classificação: 1. Documentação Legislativa - produto do processo legislativo, na forma de proposições definidas no Regimento Interno; II. Documentação Político-Parlamentar - registro de eventos, tais como: congressos, simpósios, seminários, depoimentos, promovidos pela Assembléia Legislativa e que não se incluam no processo legislativo; III. Documentação de Correspondência - a comunicação escrita trocada entre o Poder Legislativo e instituições públicas ou privadas e terceiros; IV. Documentação Administrativa - processos ou procedimentos documentados sobre os assuntos de pessoal, patrimônio, material, finanças, serviços e outros; V. Documentação Artística - obras de arte plástica pertencentes ao patrimônio da Assembléia Legislativa. Parágrafo Único - São considerados históricos os textos originais das proposições legislativas. 19

19 CAPÍTULO II Da Operacionalização Art. 3o. - O Sistema de Arquivo da Secretaria da Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais é operacionalizado pela Diretoria de Pesquisa e Documentação Legislativa, através da Divisão de Documentação e Arquivo e Arquivos Setoriais. Seção 1 Da Divisão de Documentação e Arquivo Art Nos termos do Artigo 47 da Deliberação da Mesa n , de 13 de agosto de 1974, à Divisão de Documentação e Arquivo compete recolher, avaliar, descrever, arranjar, custodiar e conservar documentos de caráter administrativo e legislativo de valor histórico e legal ultimados; orientar as atividades de avaliação e destinação de documentos, para efeito de preservação permanente, temporária ou eliminação; manter sob controle os documentos recolhidos, atender a consultas; proceder a pesquisas e levantamentos; fornecer certidões e cópias de documentos; e executar outras tarefas que lhe forem atribuídas. Subseção 1 Arquivo Central Art. 5o. - O Arquivo Central é encarregado de preservar a memória do Poder Legislativo, a ele cabendo as seguintes atribuições: 1. reunir, avaliar,' organizar e custodiar documentos legislativos, político-parlamentares, administrativos, de correspondência e bens artísticos; II. orientar os Arquivos Setoriais quanto às atividades de avaliação, recolhimento e destinação dos documentos; III. elaborar plano de classificação, catálogos e índices, para facilitar o acesso dos interessados à consulta dos documentos; IV. elaborar pesquisas documentárias, mediante solicitação e, antecipadamente, com base no perfil de interesses da Assembléia; V. promover a disseminação seletiva das informações de interesse interno e a divulgação das informações de caráter histórico; VI, promover a microfilmagem de documentos e publicações de acordo com projetos específicos; VII. expurgar documentos, microfilmados ou não, nos termos deste regulamento; 20

20 VIII. representar ao CINPE, por seu órgão executivo, contra o descumprimento de qualquer norma deste regulamento. Subseção II Centro de Microfilmagem Art. 6o. - Ao Centro de Microf limagem incumbe o registro micrográfico dos documentos, nos termos da lei, cabendo-lhe as seguintes atribuições: 1. operar o Sistema de Microfilmagem da Assembléia Legislativa; II. desenvolver projetos específicos de microfilmagem, tendo em vista a unidade do Sistema; III. elaborar projetos que definam a participação dos Arquivos Setoriais no Sistema de Microfilmagem; IV. opinar sobre solicitação de materiais e equipamentos para os arquivos setoriais, de acordo com os projetos de execução; V. sugerir providências necessárias à complementação do sistema; VI. incorporar ao sistema novas técnicas micrográficas; VII. assegurar a manutenção dos equipamentos micrográficos; VIII. responsabilizar-se pelo controle de qualidade e fidelidade do microfilme; IX. opinar sobre a aquisição de publicações micrográficas quanto à sua adequação ao sistema. Subseção III Arquivo de Segurança Art. 7o. - O Arquivo de Segurança destina-se à preservação de microfilmes matrizes e documentos históricos. lo. - O Arquivo de Segurança poderá localizar-se na Assembléia, em local tecnicamente adaptado, ou em outro órgão público com o qual venha a ser firmado convênio. 2o. - Os documentos artísticos não serão necessariamente armazenados no Arquivo de Segurança, cabendo-lhe, no entanto, o controle de sua preservação. Seção II Arquivos Setoriais Art Os Arquivos Setoriais são aqueles pertencentes aos diversos órgãos da Secretaria da Assembléia. 21

21 Parágrafo Único - O arquivo de cada órgão manterá temporariamente seus documentos, sendo atribuição do titular do setor: 1. propor ao Centro de Microfilmagem a aquisição de equipamentos necessários à realização de suas atividades; II. requisitar cópias micrográficas de documentos necessários ao desempenho de suas funções; III. opinar sobre a liberação de informações ao usuário, nos termos desta Deliberação; IV. estabelecer prazo de vida útil dos documentos; V. requisitar documentos ao Arquivo Central, conforme critérios estabelecidos; VI. enviar a sua documentação ao Arquivo Central, conforme prazos e procedimentos regulamentares. CAPÍTULO III Do Processamento dos Documentos Seção Única Da Captação e Guarda Art. 9o. - Todos os órgãos da Assembléia deverão enviar ao Arquivo Central os documentos que geraram ou sujeitos temporariamente a sua guarda, de conformidade com as normas estabelecidas nesta Deliberação. Subseção 1 Da Remessa Art Os Arquivos Setoriais deverão obedecer aos seguintes procedimentos, para envio de documentos à Divisão de Documentação e Arquivo: 1. protocolar no Arquivo Central a matéria remetida através do pedido de arquivamento; II. enviar a matéria devidamente acondicionada em pastas cuja capa contenha a sua indexação; III. obedecer à tabela de definições e à metodologia de indexação, dadas em decisão do CINPE. 22

22 Subseção II Dos Prazos Art Os Arquivos Setoriais deverão obedecer aos seguintes prazos para envio de seus documentos: 1. documentação legislativa - no final da tramitação da matéria; II. documentação legislativa sem tramitação concluída até o final da legislatura - nos trinta (30) dias antes do início da legislatura; III. documentaço político-parlamentar - até trinta (30) dias, após a realização do evento; IV. notas taquigráficas, após tradução: a) cópias não revisadas de reuniões do Plenário e das Comissões, logo após a sua realização; b) cópias revisadas de reuniões do Plenário e das Comissões, logo após sua publicação; c) cópias não revisadas de documentação político-parlamentar, logo após a realização do respectivo evento; V. correspondência - anualmente, em ordem cronológica, até o dia 30 de março do ano seguinte; VI. documentação da Diretoria do Pessoal - gradativamente, em ordem alfabética, no curso de cada ano; VII. documentação contábil-financeira, correspondente a um exercício financeiro - no máximo, até o dia 31 de dezembro do ano seguinte; VIII. demais documentos referentes às atividades de apoio ao trabalho legislativo, correspondente ao exercício anual - a partir de lo. de maio até o dia 31 de julho do ano seguinte. Subseção lii Da Microfilmagem Art A Divisão de Documentação e Arquivo providenciará, através do Centro de Microfilmagem, o registro micrográfico da documentação recebida. lo. - As notas taqu igráf icas traduzidas serão microfilmadas nas versões estabelecidas no inciso IV do Art. li. 2o. - O Centro de Microfilmagem devolverá os originais dos documentos e os respectivos microfilmes ao Arquivo Central. Art A Divisão de Documentação e Arquivo manterá sob sua guarda, no Arquivo de Segurança, as matrizes dos microfilmes e os originais dos documentos históricos. 23

23 Art A Divisão de Documentação e Arquivo fornecerá aos Arquivos Setoriais cópias de microfilmes de seus respectivos documentos, conforme regulamentação do CINPE. Subseção IV Do expurgo Art O expurgo dos documentos enviados à Divisão de Documentação e Arquivo será processado pelo Arquivo Central, de acordo com tabela de definições, ouvido o titular do respectivo Arquivo Setorial e registrando-se em livro próprio as referências do material expurgado. Parágrafo Único - Não serão expurgados os documentos históricos. CAPÍTULO IV Do Acesso às Informações Art Nenhum documento original poderá ser retirado do acervo da Divisão de Documentação e Arquivo. Art A recuperação das informações contidas na Divisão de Documentação e Arquivo far-se-á através do Sistema de Microfilmagem. Parágrafo Único - Caso o documento da informação solicitada não tenha sido microfilmado, sua recuperação far-se-á através do documento-fonte. Art A consulta ao documento-fonte já microfilmado far-se-á mediante autorização expressa do CINPE. Parágrafo Único - Para efeito do disposto neste artigo, o interessado deverá preencher formulário próprio, devidamente assinado e rubricado pelo titular do setor. Art No caso do documento legislativo não ter sido publicado pelo órgão oficial, a ele somente terãó acesso as pessoas autorizadas pelo CINPE, ouvido o titular do órgão responsável pelo respectivo Arquivo Setorial. Art A liberação de informações administrativas só será fornecida ao solicitante mediante autorização expressa do Primeiro Secretário da Mesa da Assembléia, ouvida a Consultoria Jurídica. Art A liberação de documento tido como secreto dependerá do assentimento da autoridade que assim o considerou. Art O Deputado terá acesso a quaisquer informações nos termos do Regimento Interno. Art Os regulamentos específicos para cumprimento desta Deliberação serão de atribuição do CINPE. Art Esta Deliberação entrará em vigor na data de sua publicação. Art Revogam-se as disposições em contrário. Palácio da Inconfidência, em Belo Horizonte, em 24

24 ÍNDICE REMISSIVO AO REGULAMENTO DO SISTEMA DE ARQUIVO DA ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DO ESTADO DE MINAS GERAIS ACESSO À DOCUMENTAÇÃO documento fonte, art. 18 documento legislativo, art. 19 documento administrativo, art. 20 documento secreto, art. 21 AQUISIÇÃO E MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS, art. 60. ARQUIVO CENTRAL competência, art. 50 ARQUIVO DE SEGURANÇA objetivo, art. 70 localização, art. 70, 10. guarda de microfilmes matrizes e originais de documentos históricos, art. 70 e 13 ARQUIVOS SETORIAIS definição, art. 80. permanência de documentos, art. 80., único competência, art. 80., único remessa de documentos, art. 10 CAPTAÇÃO E GUARDA DE DOCUMENTOS, art. 90. CENTRO DE MICROFILMAGEM competência, art. 60. aquisição e manutenção de equipamentos, art. 60. elaboração de projetos, art. 60. CINPE atribuições, art. 10, art. 14, art. 18, art. 19, art. 23 tabela de definições, art. 10 metodologia de indexação, art. 10 CÓPIAS DE MICROFILMES, fornecimento de, art. 14 DEPUTADO acesso à informação, art. 22 DIVISÃO DE DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO competência, art. 40 DOCUMENTAÇÃO ADMINISTRATIVA definição, art. 2. acesso, art

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