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2 2 Índice 1 - Apresentando o sistema...pag Tela de login...pag Botões de navegação do sistema...pag Cadastros...pag Cadastro de assuntos...pag Cadastro de interessados...pag Cadastro de unidades/órgãos...pag Cadastro de tipos de processos...pag Cadastro de roteiros de processos...pag Cadastro de usuários...pag Cadastro da entidade...pag 8 3 Cadastro de processos...pag 9 4 Consulta de processos...pag 10 5 Enviar / tramitar processos...pag Enviar / tramitar processos por lote...pag 13 6 Receber processos...pag Receber processos em lote...pag 14 7 Apensar processos...pag Desapensar processos...pag 15 8 Encerrar processos...pag Cancelar encerramento...pag 17 9 Arquivar processos...pag Desarquivar processos...pag Adicionar interessados a processos...pag Rol de cadastro processos...pag Atualização do sistema via internet...pag 20

3 3 Sistema de Controle de Processos 1 - Apresentando o Sistema Sistema de controle de Processos, possibilitando o controle de tramites, apensamento, encerramento e arquivamento de processos com cadastros tais como: assuntos, interessado e emissão de relatórios gerenciais, sistema ágil e prático facilitando o trabalho do usuário. Nesta apostila falaremos de todas as telas do sistema e o funcionamento de cada uma Tela de Login Tela de entrada no sistema nela o usuário fornece o código do usuário (se esqueceu o código de seu usuário basta apertar a tecla F2 que abrirá uma janela de pesquisa de usuários) e senha previamente cadastrados pelo administrador do sistema. Figura 1 Após o usuário ter efetuado o login no sistema é apresentada a tela principal do sistema conforme (figura 2). Figura 2

4 4 1.2 Botões de Navegação do Sistema Esses botões abaixo conforme (figura 3) são apresentados em todas as telas de cadastros com eles o usuário pode incluir, salvar e cancelar entre outras operações descritas abaixo. Figura 3 Figura 4 Este botão serve para abrir telas de pesquisa de uma determinada tela que está aberta no exemplo abaixo é demonstrado a tela de Cadastro de Assuntos como mostra a (figura 5), após ter clicado neste botão ele ira abrir a tela de pesquisa conforme (figura 6). 2 - Cadastros 2.1 Cadastro de Assuntos No cadastro de assuntos informamos o código do assunto (se o código não for informado o sistema gera um automático), a descrição, o roteiro e a sumula.

5 5 Figura 5 Figura Cadastro de Interessados A seguir temos o cadastro de interessados, nesse cadastro temos duas abas a geral e endereço, na primeira aba, a geral o usuário inclui o código (se o código não for informado o sistema gera um automático), nome, CPF ou CNPJ, RG e observação conforme (figura 7). Figura 7

6 6 Na segunda aba, a endereço e dados para contato o usuário informa o endereço, cidade, UF, CEP, telefone, fax, celular e conforme (figura 8). Figura Cadastro de Unidades/Órgãos No cadastro de unidades/órgãos o usuário informa o código (se o código não for informado o sistema gera um automático) e a descrição conforme (figura 9). Figura Cadastro de Tipos de Processo No cadastro de tipos de processo o usuário informa o código (se o código não for informado o sistema gera um automático) e a descrição conforme (figura 10). Figura 10

7 7 2.5 Cadastro de Roteiros de Processos No cadastro de roteiros de processo é apresentado duas abas, a principal e a finalidade na primeira, a principal o usuário informa o código (se o código não for informado o sistema gera um automático) a descrição e as unidades em o que o processo irá passar conforme (figura 11), na segunda, a finalidade/sumula da fase do roteiro o usuário informa a finalidade e o despacho conforme (figura 12). Figura 11 Figura 12

8 8 2.6 Cadastro de Usuários Nessa tela temos o cadastro de usuários, só quem tem permissão para acessar essa opção é o usuário administrador, nela é apresentado duas abas principal e unidades/órgãos do usuário, na aba principal é informado os seguintes campos: código (se o código não for informado o sistema gera um automático), o nome a função as permissões e a senha de login, e na aba unidades/órgãos do usuário é informado a qual unidades/órgãos o usuário terá acesso para acessar os processos, conforme imagens 13 e 14 a abaixo. Figura 13 Figura Cadastro da Entidade Logo abaixo temos o cadastro da entidade nesse cadastro temos algumas informação relacionadas a entidade, conforme Figura 15 abaixo.

9 9 Figura 15 3 Cadastro de Processos Temos a seguir o cadastro de processos nesse cadastro o usuário cadastra o processo. Para cadastrar um processo, basta clicar no botão + e informar os seguintes campos: tipo do processo, número (se o numero do processo não for informado o sistema gera um automático, desde que esteja parametrizado no cadastro da empresa), ano, data, interessado, assunto, numero do assunto, data do assunto, unidade/órgão, prioridade e sumula, conforme Figura 16 abaixo. Incluir novo processo Figura 18 Figura 16

10 10 4 Consulta de Processos Para consultar um processo o usuário primeiramente precisa localizar um processo, para esse procedimento basta clicar no botão pesquisar Botão Pesquisar Figura 17 Após o usuário clicar no botão pesquisar será apresentado a tela de pesquisa de processo conforme (figura 18), nessa tela existem vários filtros em que o usuário pode informar para localizar o processo, que são o código do tipo, o número, o ano, o nome do interessado e a descrição do assunto (se não informar nenhum filtro será apresentado todos os processos que estão cadastrados), para atualizar a pesquisa aperte a tecla de atalho F5 ou duplo clique no mago será apresentada uma lista com os processos, selecione o processo desejado clique no botão OK ou dê um duplo clique em cima do processo. Figura 18

11 11 Após a seleção do processo o sistema volta para a tela anterior apresentado os tramites que ocorreram com o processo informando a sequência, a data de envio, a data de recebimento, a unidade/órgão de origem e unidade/órgão de destino conforme (figura 19), para visualizar a ficha do processo a tecla de atalho é F6 conforme (figura 20), para visualizar a ficha de tramite selecione a linha desejada para a consulta a aperte a tecla F7 conforme (figura 21) e para visualizar o despacho feito selecione a linha desejada e dê um duplo clique conforme (figura 22). Figura 19 Figura 20 Figura 21

12 12 Figura 22 5 Enviar/Tramitar Processos Para tramitar um processo primeiramente é necessário localizar o processo a ser tramitado para isso basta clicar no botão pesquisar processo, e localizar o processo, após localizar o processo clique no botão + ou tecla de atalho F10 para incluir um novo tramite, é sugerido a data atual (o usuário pode alterar essa data sugerida), informar o órgão de destino, a prioridade e o despacho, para salvar o tramite basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não, após o tramite ser salvo o usuário imprime o comprovante de tramite e o despacho conforme (figura23). Botão pesquisar Conforme (figura 18) Selecione para imprimir o comprovante e o despacho Figura 23

13 Enviar/Tramitar Processos por Lote Para enviar processos em lote acesse o menu 3-movimentos a opção 2-enviar/tramitar processos e a opção 2-em lote será apresentada a tela abaixo conforme (figura 24), na aba principal clique no botão + ou tecla de atalho F10, é sugerido a data atual (o usuário pode alterar essa data sugerida), informar o órgão de destino, e o despacho, na aba processos enviados informar os processos que serão tramitados, para salvar o tramite basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não, após o tramite ser salvo o usuário imprime o comprovante de tramite e o despacho conforme (figura25). Figura 24 Selecione para imprimir o comprovante e o despacho Figura 25

14 14 6 Receber Processos Para receber um processo é preciso localizar o processo a ser recebido, para isso clique no botão pesquisar conforme (figura 26) e localize o processo, após o processo localizado clique no botão alterar a data/hora de recebimento é sugerida (o usuário pode alterar essa data/hora), para salvar o recebimento basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não Botão alterar Botão pesquisar Conforme (figura 18) Figura Receber Processos em Lote Para receber um lote de processos acesse o menu 3-movimentos a opção 1-receber processos e a opção 2-em lote será apresentada a tela abaixo, é preciso localizar o lote a ser recebido, para isso clique no botão pesquisar conforme (figura 27) e localize o lote de processos, após o localizado clique no botão alterar a data/hora de recebimento é sugerida (o usuário pode alterar essa data/hora), para salvar o recebimento basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não Botão alterar Botão pesquisar Conforme (figura 18) Figura 27

15 15 7 Apensar Processos Para apensar um processo localize o processo a ser apensado clicando no primeiro botão localizar processo, clique no botão alterar e localize o segundo processo clicando no segundo botão para localizar o processo, informe o motivo do apensamento, para salvar o apensamento basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não Botão pesquisar Conforme (figura 18) Figura Desapensar Processos Para desapensar um processo localize o processo a ser desapensado clicando no botão localizar processo, em seguida clique no botão + para desapensar, informe a unidade/órgão de destino, a data e o motivo do desapensamento, para salvar o desapensamento basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não

16 16 Figura 29 8 Encerrar Processos Para encerrar um processo localize o processo a ser encerrado clicando no botão localizar processo, clique no botão alterar, a data é sugerida (o usuário pode alterar essa data/hora), selecione se deseja arquivar ou não, se selecionar sim, informe o local do arquivamento e informe o motivo do encerramento, para salvar o encerramento, basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não conforme (figura 30). Figura 30

17 Cancelar Encerramento Para cancelar o encerramento de um processo localize o processo que esta encerrado clicando no botão localizar processo, em seguida clique no botão + para incluir um novo cancelamento do encerramento, informe a unidade/órgão de destino, a data e o motivo, para salvar o cancelamento do encerramento, basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não conforme (figura 31) Figura 31 9 Arquivar Processos Para arquivar um processo localize o processo a ser arquivado clicando no botão localizar processo, clique no botão alterar, informe o local do arquivamento, a data é sugerida (o usuário pode alterar essa data/hora), e informe o motivo do arquivamento, para salvar o arquivamento, basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não conforme (figura 32).

18 18 Figura Desarquivar Processos Para desarquivar um processo localize o processo a ser desarquivado clicando no botão localizar processo, em seguida clique no botão + para incluir um novo desarquivamento, informe a unidade/órgão de destino, a data e o motivo, para salvar o desarquivamento, basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não conforme (figura 33) Figura 33

19 19 10 Adicionar Interessados a Processos Para adicionar interessados ao processo localize o processo no botão localizar processos, selecione o processo desejado, clique no botão + para incluir os interessados, para localizar os interessados a tecla de atalho é F2 ou clique no botão pesquisar, localize os interessados e selecione-os um a um, para salvar basta ir apertando a tecla enter e irá aparecer uma mensagem de confirmação perguntando se deseja salvar sim ou não conforme (figura 34) Figura Rol do Cadastro Processos No relatório de rol do cadastro de processos, são listados os processos que estão cadastrados, onde encontramos vários filtros para a emissão, podendo ser filtrado pela data de abertura inicial e final, código do tipo do processo, interessado, assunto, unidade/órgão atual, sumula, se estão arquivados, apensados e concluídos conforme (figura 35)

20 20 Figura Atualização do sistema via internet Para realizar a atualização do sistema via internet basta acessar o menu (8) utilitários a opção (9) atualizar sistema, clique no botão abaixo que automaticamente será realizada a atualização do sistema, conforme (figura 36) Clique nesse botão para iniciar a atualização Figura 36