Relatório de Apresentação da Análise da Atual Política de Recursos Humanos do TCM/BA

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1 Relatório de Apresentação da Análise da Atual Política de Recursos Humanos do TCM/BA (Produto 3) TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DA BAHIA PROGRAMA DE MODERNIZAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLE EXTERNO DOS ESTADOS, DISTRITO FEDERAL E MUNICÍPIOS BRASILEIROS - PROMOEX

2 Recife/PE, 17 de setembro de 2010 Ao: TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNICÍPIOS DO ESTADO DA BAHIA Programa de Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Município - PROMOEX Conforme trabalho proposto ao Tribunal de Contas dos Municípios da Bahia para adequação e definição das políticas de gestão de pessoas são apresentados neste relatório os resultados da FASE 2 - realização de diagnóstico da Área de Recursos Humanos do TCM/BA, analisando a política vigente. O PRODUTO 3, portanto, é composto do Relatório contendo os resultados dos trabalhos decorrentes da análise efetuada na atual Política de Recursos Humanos do TCM/BA, apresentando seus pontos críticos. Equipe de Consultoras Sol Comunicação e Desenvolvimento de Pessoas

3 I. INTRODUÇÃO Análise da atual Política de Gestão de Pessoas do TCM/BA com diagnóstico. De acordo com a fase 2 - item do TDR, neste documento está detalhado o diagnóstico relativo à Análise da atual Política de Recursos Humanos do TCM/BA. Para a realização da análise, a consultoria sustentou-se em todos os documentos disponibilizados pela instituição e nas informações obtidas mediante a aplicação de questionários e a realização de entrevistas. Antes de tratar especificamente do resultado do exame, é importante frisar o que as políticas de recursos humanos são um conjunto de princípios e regras que norteiam as decisões e orientam as práticas relativas à gestão de recursos humanos. Classicamente, segundo Chiavenato, estas políticas podem ser caracterizadas no contexto dos subsistemas da função Recursos Humanos, especificados abaixo. Políticas de Suprimento Pesquisa de mercado de Recursos Humanos Recrutamento Seleção Integração Políticas de Aplicação Análise e discriminação de funções Planejamento dos Recursos Humanos Plano de carreiras Avaliação de desempenho

4 Políticas de Manutenção Administração de salários Plano de benefícios sociais Higiene e Segurança no Trabalho Políticas de Desenvolvimento Formação Desenvolvimento dos Recursos Humanos Desenvolvimento Organizacional Políticas de Controle Base de dados Sistemas de Informação Auditoria dos Recursos Humanos A análise, a seguir descrita, ilustrará as conclusões relativas às práticas existentes no TCM-BA, vinculadas às políticas identificadas acima. II. METODOLOGIA UTILIZADA PARA ANÁLISE Para chegar às conclusões ilustradas a seguir, utilizou-se de método de pesquisa orientado para examinar as práticas de recursos humanos existentes no TCM-BA, sob a crítica da existência ou não de políticas de recursos humanos. Para tanto, utilizou-se de entrevistas e aplicação de questionários para servidores integrantes do grupo estratégico da organização. Adicionalmente foi analisada a documentação disponibilizada pela instituição.

5 A fundamentação teórica para a análise das políticas de recursos humanos norteou-se pelos ensinamentos de Chiavenatto no que tange aos subsistemas de recursos humanos, procurando responder aos seguintes quesitos: Existem políticas de recursos humanos no TCM-BA? Caso a resposta seja afirmativa, quais são estas pesquisas? Como estão implementadas? Neste processo foram realizadas as seguintes atividades: 1. Visita preliminar aos setores do TCM/BA visando conhecer a estrutura da organização, políticas adotadas, cultura organizacional e apresentação pessoal das consultoras. 2. Análise de documentação do TCM-BA legislação, estrutura organizacional, dentre outros. 3. Reunião com comitê de suporte e assessoramento (grupo de trabalho) para apresentação do Plano de Ação da Consultoria (Produto 1). 4. Preparação para palestra sobre o tema Processo de Mudança para apresentação da proposta da consultoria, sensibilização e uma maior aproximação com os servidores. 5. Visitas e entrevistas com os níveis estratégicos das diversas áreas com o objetivo de identificação da estrutura de cargos em vigor, os potenciais conflitos e disposição para a mudança cultural. 6. Apresentação ao Comitê a percepção da consultoria acerca do cenário e práticas de Gestão de Pessoas do TCM/BA para validação e encaminhamento das ações (Produto 2).

6 A partir das informações obtidas através das atividades realizadas possibilitou a análise da concepção da política de recursos humanos do TCM-BA, chegando-se ao diagnóstico especificado a seguir de acordo com os itens constantes do TDR para a fase 2 que define as atividades a serem realizadas no sentido proceder os diagnósticos pertinentes ao produto 3. III. ANÁLISE DA POLÍTICA DE RH EXISTENTE NO TCM/BA 1) Tópico da TDR: verificar a concepção da Política de RH existente no TCM/BA A concepção da Política de RH está amparada na Constituição do Estado da Bahia, em leis e resoluções mediante a especificação de práticas implementadas e disseminadas no âmbito da instituição. Com relação às políticas clássicas, é possível concluir que o TCM-BA possui práticas implementadas para as seguintes políticas: aplicação, suprimento e manutenção. Na análise feita constataram-se alguns aspectos gerais, considerados pontos críticos (detalhados neste documento), como: a) Inexistência de políticas e processos definidos em gestão de pessoas com indicadores voltados para avaliação de perfil, desempenho, saúde, qualidade de vida e cidadania. b) O Plano de Cargos, Carreiras e Vencimentos está desatualizado e não define a trajetória de carreira para todos os cargos existentes. c) A Gratificação de Desempenho Funcional (GDF) não favorece o alcance de resultados da instituição em função de ser aplicada utilizando os fatores de avaliação de desempenho que não incentivam a produtividade.

7 d) Os serviços de saúde são focados no atendimento particular e pontual do servidor sem observância de políticas e programas preventivos de saúde e qualidade de vida. d) Inexistência de políticas de responsabilidade social e cidadania visando alicerçar as posturas éticas e de compromisso ambiental e social alinhadas à visão, missão e valores da organização. Além destas constatações, é evidente a necessidade de estruturar a atual gestão de RH para uma gestão estratégica de pessoas, iniciando com a implantação de um departamento voltado para gestão das pessoas (não restrito às atividades de departamento de pessoal) visando implantar e implementar as políticas de RH, atuando nos respectivos subsistemas de RH. 2) Tópico da TDR: Examinar o Plano de Carreira do Tribunal de Contas dos Municípios do estado da Bahia - TCM/BA (Lei Estadual nº4.824 de 19 de janeiro de 1989 e suas alterações), identificando eventuais defasagens entre classes, níveis e grupos (apoio, médio e superior), possíveis desníveis existentes entre os cargos, bem como deficiências nos instrumentos de avaliação para efeito de promoção dos servidores Para atender às especificações contidas acima, que dizem respeito a políticas de manutenção, foram feitas análises em toda a documentação existente no TCM-BA pertinente ao Plano de Carreira e vencimentos, conforme detalhado a seguir

8 2.1 Análise da estrutura e atribuições dos cargos Além da análise do anexo II (Lei 7976) foi examinada a Resolução 871/04 que trata das especificações de todos os cargos constantes do referido anexo, definindo as atribuições e a formação pertinente. A experiência requerida está especificada na lei 4824 de 19 de janeiro de Também se verificou o Regimento Interno (resolução 627/02) que trata das responsabilidades da estrutura funcional e atribuições dos cargos de Presidente, Corregedor e Conselheiros. Desta análise, evidenciou-se os seguintes aspectos: a) Especificação dos cargos: objeto da Resolução 871/04, contempla um sumário das responsabilidades, formação requerida para o exercício do cargo e tarefas atribuídas. Evidencia-se que as informações não caracterizam o desenho dos cargos de modo que se possa identificar: a lotação e subordinação do cargo, os fatores utilizados para a sua avaliação (valoração) e a separação das atribuições dos cargos por áreas de atuação. Outro aspecto relevante é que o uso do modelo de descrição de tarefas não possibilita comunicar ao ocupante do cargo o resultado esperado do para cada responsabilidade descrita. b) Definição de classes: o anexo II da lei 7976 (03/12/01) e lei complementar 28 (14/12/2006), mostram que quase todos os cargos estão organizados em três classes. O cargo de auditor está organizado em quatro classes apresentando uma política de internível mais agressivo decorrente do estreitamento das classes. A implementação deste dispositivo legal é feita mediante a existência de tabela vencimentos básicos onde os cargos estão organizados segundo as classes especificadas.

9 A estrutura salarial em que se sustenta a definição destas classes apresentam-se de forma consistente e a sua aplicação na folha de pagamento está evidenciada de acordo com testes amostrais realizados durante a análise das parcelas de vencimentos especificados em folha de pagamento. Face à desatualização da política de cargos e vencimentos, é fundamental o o mapeamento das atribuições atuais dos servidores para que à luz destas seja feita a avaliação (valoração) dos cargos e definição da estrutura de cargos e vencimentos. Diante disto, a conclusão sobre as defasagens entre classes, níveis, grupos e desníveis entre cargos será possível após realizar o desenho dos cargos, considerando a realidade atual, cujas informações estão sendo mapeadas junto a todos os servidores do TCM-BA como atividade para subsidiar a fase 4 (Produto 5), relativa ao item: apresentar sugestões de alterações, caso necessárias, em normativos atinentes à área de RH, existentes no Tribunal. 2.2 Instrumentos de avaliação para efeitos de promoção dos servidores A resolução 353/98 regulamenta a política de Progressão Funcional Horizontal e Vertical que se vincula a antiguidade e a avaliação de desempenho fundamentada em fatores de avaliação específicos para os diversos grupos de cargos. Os subfatores (níveis de avaliação) estão hierarquizados em cinco níveis para os quais são atribuídos intervalos de pontos. A escala utilizada permite elevado nível de subjetividade na sua aplicação visto que utiliza-se de especificações que não permitem vínculo com resultados quantitativos.

10 Chama à atenção que os níveis mais baixos admite a existência de comportamento inadequado no ambiente de trabalho, por exemplo: para o fator RESPONSABILIDADE, no nível A : Não denota qualquer senso de responsabilidade. Trata as coisas do trabalho de maneira não profissional. Privilegia seus negócios particulares em detrimento das obrigações do trabalho. Enfim, as especificações estão aquém da realidade percebida no TCM-BA e também ao que preconiza a sua visão e não possibilita tratar de fatores objetivos tais como os resultados obtidos em metas atribuídas ao servidor A aplicação da progressão funcional que tem como critérios a promoção por antiguidade e merecimento apresenta defasagem na implementação (em 2010 estão sendo creditadas progressões relativas a 2006). As regulamentações não tratam do planejamento da carreira de modo que se defina a trilha para os cargos e os requisitos de acesso, exceto o cargo de Conselheiro que se origina do cargo de Auditor. Outros aspectos que demonstram a deficiência desta prática, estão descritos no item 6 deste documento. 3) Tópico da TDR: analisar, à luz do instrumento normativo retroreferido, a estrutura atual dos cargos, assim como suas respectivas atribuições e vencimentos Ainda no contexto das políticas de manutenção, foram feitas análises relativas às práticas pertinentes aos vencimentos.

11 3.1 Salário Base A administração de salários está regulamentada pela lei 4824 de 19 de janeiro de 1989, alterada pela lei 7976 de 03 de dezembro de Existe uma estrutura salarial para os cargos de provimento permanente, composto de três classes (A, B, C e D), exceto para o cargo de auditores que possui quatro classes, utilizando-se o sistema de pontos para valoração dos cargos e definição dos níveis salariais que totalizam seis por classe, exceto para auditores que possui apenas um nível em cada classe. O internível é de 3,5% para quase todos os cargos. Com isto, a estrutura salarial para quase todos os cargos, compõe-se de 18 níveis ( 3 classes x 6 níveis cada). Para o cargo de Auditor, é aplicada política salarial diferenciada composta de quatro classes e um nível em cada classe, ou seja, apenas quatro níveis utilizando-se internível de agressividade decrescente, ou seja, parte de 20% para 11%. Os cargos de provimento temporário têm valores definidos de acordo com os níveis de responsabilidade funcional e estão desvinculados da estrutura de cargos de provimento permanente, contudo vinculam-se à pontuação. 3.2 Gratificação por Desempenho Funcional Instituída pela Lei Complementar 28 de 14 de dezembro de 2006, baseada em sistema de pontos, no TCM-BA está totalmente vinculada à avaliação de desempenho (item 2.3) e orienta a aplicação da avaliação com a finalidade de concessão da gratificação.

12 Do total máximo de pontos, pontos vincula-se ao desempenho individual e 900 pontos ao desempenho da equipe, evidenciando o estímulo ao trabalho individual. Da análise da folha de pagamento é possível constatar que a Gratificação por Desempenho Funcional é caracterizada como remuneração variável bastante agressiva considerando o tempo de serviço na organização e em função de não estar atrelada a critérios de alcance de resultados decorrentes de metas. A política atual permite maior agressividade para os servidores com menor tempo de instituição, portanto, não estimula a motivação para melhor desempenho a partir da maturidade profissional, quando os desafios deveriam ser maiores face às competências desenvolvidas. Política de GDF Tempo (anos) Qtde Salário Base Tempo (anos) Qtde Salário Base Pela análise, para as políticas de manutenção, deverão ser feitos os seguintes encaminhamentos.

13 A) A política salarial deverá ser reexaminada a partir da atualização das especificações dos cargos, sobretudo com relação ao cargo de Auditor no sentido de ampliar as possibilidades de crescimento horizontal visto que não há limite de tempo de permanência neste cargo, conforme informado pelo Gerente de Pessoal. B) A metodologia de avaliação de desempenho deverá ser modificada de forma que a Gratificação por Desempenho Funcional corresponda ao desempenho com foco nos resultados de metas a fim de favorecer a motivação para o alto desempenho da instituição, reconhecimento de talentos e desenvolvimento de competências individuais. Assim, pelo constatado, é possível afirmar que para a política de aplicação de recursos humanos (análise mostrada nos itens 2 e 3 e respectivos subitens), será necessário: 1) Atualizar as especificações dos cargos (descrição de responsabilidades, competências e requisitos), definindo assim o desenho dos cargos; 2) Definir as diretrizes para a gestão da carreira dos cargos identificados; 3) Avaliar os cargos a fim de realizar a mudança na metodologia de avaliação do desempenho, inclusive com alteração conceitual para a gestão do desempenho por resultados com enfoque em metas (a serem definidas através do planejamento estratégico) e competências (ver relatório Produto 4) Definir os critérios de alocação de pessoal, considerando as atribuições dos cargos e responsabilidades das diversas áreas. Para o aprofundamento de critérios relativos ao funcionamento dos processos, o TCM-BA deverá utilizar projeto específico para tanto, visto que não se trata de objeto deste projeto.

14 4) Tópico da TDR: Mapear as áreas de atuação de servidores em meio à estrutura do TCM/BA, levando em consideração suas atribuições constitucionais A análise inicial (apresentada no relatório do produto 2) referiu-se ao estudo do organograma da instituição e do Regimento Interno, aprovado pela Resolução 627/02, concluindo-se que existe a necessidade de atualizar o organograma e dotar o TCM-BA de estrutura de comunicação interna para dar suporte à implementação das políticas de recursos humanos e para outros projetos que visam à modernização. Adicionalmente foi examinado o diagnóstico feito para a realização do redesenho da Metodologia de Controle Externo, entretanto as informações não abordam aspectos que possam subsidiar a análise solicitada pelo tópico. Para atender a esta especificação é essencial a existência de informações atualizadas a respeito das atribuições e da lotação física (postos de trabalho) dos servidores, o que será possível após concluir a aplicação dos questionários constantes dos anexos IV e V deste documento. Assim, o aprofundamento da análise para este tópico será consolidado após realizar o levantamento de atribuições de todos os servidores, considerando a realidade atual, cujas informações estão sendo mapeadas como atividade para subsidiar a fase 4 (Produto 5), relativa ao item: apresentar sugestões de alterações, caso necessárias, em normativos atinentes à área de RH, existentes no Tribunal.

15 5) Tópico da TRD: Identificar e analisar critérios de alocação de pessoal no âmbito do Tribunal de Contas Este tópico, remete à análise das políticas de suprimentos existentes na instituição. 5.1 Definição de vagas A lei 4824 de 19 de janeiro de 1989, alterada pela lei 7976 de 03 de dezembro de 2001, define o quantitativo de pessoal para os cargos relativos ao TCM-BA. Esta definição possibilita a alocação de pessoal nos respectivos setores da instituição, podendo compor o quadro de pessoal servidores efetivos do TCM-BA ou de pessoal colocado à disposição através de outros órgãos, não se evidenciando critério (quantidade mínima ou máxima, requisitos a serem atendidos, por exemplo) para a alocação através desta modalidade. Além disto, não há regras definidas para o planejamento do quadro de pessoal, considerando a movimentação decorrente de desligamentos e de aposentadorias. Comparando o quadro especificado em tabela demonstrativa relativa ao 2º trimestre de 2010, conclui-se que o cargo Técnico de Controle Externo especificado no anexo II da lei atual passa a ter a nomenclatura de Analista de Controle Externo no quadro demonstrativo, cujo total de previsão de vagas está reduzido em 8 vagas, confirmando que a lei encontra-se desatualizada em relação à realidade da instituição. Para avaliar a necessidade de revisão do quantitativo de pessoal do TCM- BA, com vista a uma avaliação comparativa, foram realizadas visitas a outros tribunais de contas e analisada a estrutura (organograma, quantitativo de servidores efetivos, à disposição, comissionados, temporários, aposentados), além da análise da lei de estrutura organizacional. Outra análise feita foi decorrente do estudo dos cargos

16 existentes no TCM-BA X distribuição quantitativa de pessoal X processo de trabalho. Com a aplicação do questionário constante do anexo 2, obteve-se as informações especificadas abaixo relativas à organização do trabalho. Pelo resultado, existe a necessidade do TCM-BA aprofundar estudos no sentido de planejar o quadro de pessoal de acordo com as reais necessidades das diversas áreas da instituição. Item analisado Sim Não A estrutura em funcionamento é a que está constando do 50% 50% organograma? Existe sobrecarga de trabalho? 75% 25% O quadro de pessoal é adequado para as atividades? (*) 25% 75% Examinou-se o documento Proposição de reconfiguração organizacional, objeto do estudo de Redesenho da Metodologia de Controle Externo e os fluxogramas relativos ao projeto Gestão Eletrônica de Documentos. Estes conteúdos não abordam o planejamento de pessoal necessário para execução das atividades, evidenciando que o quadro de pessoal definido atualmente não utiliza informações a respeito do funcionamento das diversas áreas e necessidades dos processos, quando da sua elaboração. Outro aspecto que merece destaque, com a introdução do planejamento estratégico será importante a instituição adequar o planejamento do seu quadro de pessoal para atender às estratégias definidas.

17 5.2 Alocação de Pessoal Recrutamento e Seleção Por força de lei a metodologia de recrutamento e seleção para compor o quadro de pessoal da organização é realizada mediante Concurso Público. Foi examinado o Edital de Concurso Público TCM-001/2004 que recrutou cargos para atividades finalísticas e atividades de apoio onde constam as informações necessárias para esta modalidade de recrutamento e seleção. A Lei 4824 de 19 de janeiro de 1989 define com exigência mínima de dois anos de experiência para ingresso em atividades do TCM-BA, generalizando todos os cargos. Relativo ao recrutamento interno (movimentação entre as áreas) não foram evidenciados estabelecimento de critérios. 5.3 Ambientação de pessoal A integração de pessoal: para aprofundamento da análise, constou-se de questionário (anexo 1 deste relatório) aplicado para ocupantes de cargos de nível estratégico, a seguinte pergunta: A integração de novos colaboradores (recém admitidos, colocados à disposição ou remanejados internamente) ocorre regularmente? 75% afirmam que NÃO e 25% afirmam que SIM. Com relação à ambientação propriamente dita onde se pode desenvolver os aspectos do relacionamento interpessoal no ambiente de trabalho, foi perguntado: A ambientação das pessoas no local de trabalho ocorre com facilidade? 92% dizem que SIM e 8% dizem que NÃO

18 Diante dos aspectos analisados, é possível afirmar que a política de suprimento está documentada no que se refere à definição do quantitativo de pessoal e metodologia para a realização de recrutamento externo, requerendo a revisão e adequação para a realidade atual nos seguintes aspectos: A) Planejamento de pessoal possibilitando a definição do quadro de pessoal considerando a necessidade de funcionamento dos processos e ainda a movimentação de pessoal, inclusive por aposentadoria. Será necessária uma análise mais aprofundada pelo TCM-BA a respeito dos processos da instituição com a finalidade de definir o quantitativo adequado. B) Definição de critérios para recrutamento interno e movimentação de pessoal e adequação das regras de recrutamento externo à realidade do TCM-BA e de acordo com os dispositivos legais. C) Integração de novos funcionários (admitidos e colocados à disposição) e atualização periódica da integração visando o fortalecimento da missão, visão e das estratégias a fim de contribuir para a mudança cultural. 6) Tópico da TDR: Identificar e analisar a atual sistemática de avaliação de desempenho e de incentivo a produtividade dos servidores do TCM/BA A avaliação do desempenho é objeto da resolução 353/98 e da Ordem de Serviço 09/06 cuja metodologia definida fundamenta-se em fatores de avaliação para grupos de cargos constantes do anexo II da lei 7976, utilizando-se o sistema de pontos.

19 Os fatores definidos: assiduidade, disciplina, capacidade de iniciativa, produtividade e responsabilidade, são utilizados para avaliar o desempenho em estágio probatório (período de 6 meses até 3 anos) e define sobre a aptidão ou não para o exercício do cargo, caracterizando como um instrumento de cunho seletivo e não de desenvolvimento. Esta mesma metodologia é usada para avaliar o desempenho funcional dos servidores com o objetivo de conceder a Gratificação por Desempenho Funcional (GDF) e para a progressão funcional, cuja análise está descrita no item 2.2 deste documento. Além da regulamentação, foram feitas as seguintes perguntas a gestores estratégicos, obtendo-se o resultado mostrado abaixo. Item analisado Sim Não A aplicação da Avaliação do Desempenho tem ocorrido conforme 17% 83% programado? A Avaliação de Desempenho tem contribuído para o desenvolvimento das pessoas? 33% 67% Diante destas análises, é possível afirmar que os instrumentos de avaliação utilizados para promoção dos servidores, apresentam como principais deficiências: A) Ausência de foco em treinamento e desenvolvimento B) Ausência de métricas (indicadores e metas) para avaliar resultados com o objetivo de aplicação da metodologia para fins remuneratórios; inadequação para a proposta de modernização do tribunal C) Falta de credibilidade interna em função da metodologia aplicada e da ausência de uniformidade na aplicação dos fatores pelas diversas chefias.

20 7) Tópico da TDR: identificar e verificar a necessidade de instituição de programa de saúde, qualidade de vida e cidadania, aos servidores Ainda no contexto da política de manutenção, a fase inicial (apresentada no relatório do produto 2) foi feita análise preliminar com relação ao ambiente de trabalho, conforme especificado abaixo: a) Ambiente físico de trabalho: as instalações do TCM-BA estão localizadas em ambientes distintos, percebendo-se que há diferenciação quanto aos aspectos ergonômicos pertinentes (layout, organização, iluminação e ventilação), sendo que os ambientes localizados no terceiro andar evidenciam melhores condições ergonômicas. b) Existem indícios de fatores estressantes no ambiente de trabalho decorrente de atividades realizadas, das relações interpessoais e do exercício de papeis organizacionais. Também se evidencia locais de trabalho em condições ergonômicas inadequadas (layout, organização, iluminação e ventilação). Relativo aos fatores estressantes decorrentes das relações interpessoais, foi feita análise junto às Chefias imediatas, mediante a aplicação das perguntas especificadas abaixo. Perguntas Sim Não NR* Existe sobrecarga de trabalho? 75% 25% As relações interpessoais favorecem a 75% 17% 7% produtividade? *NR = Não Respondeu Diante deste resultado, está confirmada a possibilidade de stress decorrente de sobrecarga e negada a possibilidade decorrente do relacionamento interpessoal.

21 Outro aspecto avaliado, conforme consta do item III d, deste documento foi o funcionamento dos serviços de saúde que estão focados no atendimento individual e não há ações voltadas para o incentivo aos servidores para o exercício de cidadania de forma voluntária. Também se constatou que o TCM-BA iniciou ações de incentivo às atividades físicas (ginástica laboral e dança), embora não se vinculem a diagnósticos realizados junto aos servidores. Assim, considerando estas análises, é possível afirmar a importância de implantação de um Programa de Qualidade de Vida no Trabalho (QVT) e de incentivo para o exercício da cidadania de forma voluntária. Para que haja o direcionamento de um Programa de Qualidade de Vida no Trabalho (QVT) no sentido de atender às necessidades dos servidores do TCM-BA, está sendo realizado diagnóstico específico no sentido de identificar fatores que agravam a saúde e o bem-estar e também interesse dos servidores para o voluntariado. Diante disto, o aprofundamento deste tópico, considerando a realidade atual, será feito mediante o diagnóstico específico cujas informações estão sendo mapeadas junto a todos os servidores do TCM-BA e entrevistas realizadas com o setor médico, como atividades para subsidiar a fase 4 (Produto 5), relativa ao item: apresentar sugestões de alterações, caso necessárias, em normativos atinentes à área de RH, existentes no Tribunal, resultando no Programa de Saúde, Qualidade de Vida e Cidadania.

22 8) Políticas de Desenvolvimento Embora não conste especificamente de tópico da TDR, fez-se necessária a realização desta análise considerando a relevância para a implementação das políticas relativas a suprimento e manutenção e também a interface que deverá ter com a avaliação do desempenho. Evidenciou-se a existência de um Programa de Educação Corporativa, elaborado em 2007 que define diretrizes e ações para o exercício da educação continuada pelo TCM-BA. O referido plano foi descontinuado e atualmente as ações de treinamento priorizam a implantação do SIGA Sistema Integrado de Gestão e Auditoria e os projetos em execução pelo PROMOEX. Em função da priorização destes programas, a prática de Levantamento de Necessidades de Treinamento foi descontinuada. O índice de execução dos programas de treinamento disponibilizados é baixo, face à indisponibilidade dos servidores para participarem das programações definidas. Pelo analisado, conclui-se que há necessidades de estabelecer a política de desenvolvimento direcionada para o crescimento profissional, vinculando a efetivos impactos no resultado do desempenho individual dos servidores, ou seja, dispor de um programa de treinamento vinculado às competências. 9) Políticas de Controle Também não referenciada no TDR, fez-se necessária a análise de informações vinculadas a esta política, considerando a sua relevância para assegurar a implementação das demais. Fica a critério do TCM-BA a estruturação das atribuições da área de gestão de pessoas para atender aos aspectos identificados.

23 A análise consistiu da verificação da documentação legal, relatórios e entrevistas. As atividades de controle de pessoal são de responsabilidade da Gerência de Pessoal no que diz respeito à movimentação e pagamento de pessoal, tendo como referência os padrões de trabalho estabelecidos pela legislação. A Coordenadoria de Administração atua no sentido de manter as práticas implementadas. Para tanto, aprecia e dá pareceres a respeito de demandas relativas a recursos humanos. Para atender a este subsistema, é evidente a carência de sistemas informatizados para dar suporte à implementação de práticas relativas à gestão de recursos humanos. Além disto, não há métricas (indicadores) implantadas para a avaliação de eficácia das práticas em funcionamento.

24 IV. CONSIDERAÇÕES FINAIS No diagnóstico apresentado constam os principais pontos críticos identificados da atual política de Recursos Humanos do TCM/BA, considerando as Políticas de Suprimento, Aplicação, Manutenção, Desenvolvimento e Controle. Quando se trata de Política de RH nas organizações públicas e se propõe a trabalhar subsistemas como remuneração, avaliação de desempenho, plano de cargos e carreiras, além de questões como alocação de pessoas e enquadramento funcional, o grau de expectativa por parte dos servidores se eleva, causando certo desconforto e resistência em relação às mudanças a serem propostas. Sendo assim, faz-se necessário estabelecer um plano de comunicação interna que possibilite o fluxo de informações sobre as ações e produtos desenvolvidos, facilitando a incorporação destas políticas de gestão de pessoas à medida que forem implementadas. Neste sentido, como produto agregado ao projeto (não especificado pelo TDR), a SOL Consultoria está disponibilizando, como anexo a este produto, o projeto de comunicação para dar suporte às ações a serem implementadas durante a execução deste projeto. Para implementação das políticas de recursos humanos de forma efetiva é fundamental o investimento em ações para a mudança cultural e também a estruturação da área de recursos humanos em termos quantitativo para operacionalizar as políticas atuando como uma área catalisadora e de consultoria interna. Desta forma, o trabalho realizado de modo participativo possibilitará a sensibilização, conscientização e o engajamento dos servidores. Relatório elaborado pelas consultoras: Cibelli Pinheiro e Maria Sampaio

25 ANEXO 1 SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTO 3 (Diagnóstico) QUESTIONÁRIO PARA MAPEAMENTO DE INFORMAÇÕES PÚBLICO: COORDENADORES E DIRETORES ESPECIFICAÇÃO SIM NÃO ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO 1. A estrutura em funcionamento é a que está constando do organograma? 2. Existe sobrecarga de trabalho? 3. O quadro de pessoal é adequado para as atividades? 4. A capacitação das pessoas é adequada para as atividades? 5. As relações interpessoais favorecem a produtividade? PRÁTICAS DE RECURSOS HUMANOS 1. A integração de novos colaboradores (recém admitidos, colocados à disposição ou remanejados internamente) ocorre regularmente? 2. A ambientação das pessoas no local de trabalho ocorre com facilidade? 3. A comunicação entre as pessoas flui sem dificuldades? 4. A comunicação com a chefia flui normalmente? 5. A estrutura de cargos praticada pelo TCM-BA facilita o desenvolvimento das atividades da área? 6. A aplicação da Avaliação do Desempenho tem ocorrido conforme programado? 7. A Avaliação de Desempenho tem contribuído para o desenvolvimento das pessoas? 8. A Gratificação de Desempenho Funcional tem contribuído para melhorar a produtividade a área? 9. A alocação de pessoal é feita de forma adequada para as atividades? REGISTRAR PONTOS FORTES (O QUE ESTÁ BOM) e OPORTUNIDADES PARA MELHORIAS (O QUE NÃO ESTÁ BOM) EM SUA ÁREA

26 ANEXO II - Plano de Comunicação Interna das Políticas de RH do TCM-BA 1. Visão Geral Ausência de política de comunicação interna e do fluxo das informações; ASCOM Assessoria de Comunicação com foco em assessoria de imprensa não em Comunicação Interna (algumas ações feitas pela área de informática); Não utilização dos diversos meios de comunicação para divulgação das atividades/projetos internos do TCM-BA. 2. Objetivos Nivelar informações sobre o Projeto com o grupo de trabalho e gestores estratégicos; Proporcionar a disseminação e multiplicação da informação para a instituição, integrando a todos de forma parceira e participativa; Sensibilizar os envolvidos sobre a importância desta interação e divulgar a evolução da entrega e operacionalização dos produtos. Específicos: Sensibilizar os funcionários às ações da consultoria; Responder às necessidades de informação das pessoas; Explicar o projeto; Ajudar a hierarquia na informação descendente e ascendente; Informar os funcionários primeiro do que o exterior; Preparar os servidores para as mudanças na organização; Criar um clima de confiança; Situar a contribuição individual na construção do projeto; Vender o projeto aos servidores. 3. Instrumentos Quadros de Avisos nas principais entradas e área da organização Jornal Interno, Comunicados Oficiais (Gerenciador de Mensagens) Reunião com os gestores/subordinados Intranet, Celular.

27 ANEO III - PLANO DE COMUNICAÇÃO O QUE COMO QUANDO POR QUE ONDE QUEM - Divulgar aspectos relevantes do Projeto no site do TCM-BA - Divulgação na área reservada para o projeto no site link banner - Inserindo o assunto no site, atualizando as informações sobre o andamento das ações. - Colocando em destaque uma informação sobre o Projeto, animado, com movimento à medida que os produtos são entregues. Mensalmente/Fase atual do Projeto Na entrega de cada produto Para mostrar a importância dada ao Projeto Políticas de Gestão de Pessoas, envolver os gestores estratégicos e buscar o comprometimento de todos os servidores Para divulgar o Projeto e buscar o engajamento das pessoas. Departamento de informática. Intranet, com alcance em todo o âmbito do TCM-BA. - Grupo de trabalho envia para Diretor de Informática - Consultoria envia para área de informática. - Elaborar cartazes ilustrativos com fotos e depoimentos sobre o projeto - Solicitando depoimentos de colaboradores sobre eventos importantes relacionados ao Projeto Após realização de alguma atividade da consultoria Para manter a equipe informada e motivada sobre o assunto. Todo o âmbito da organização. - Consultoria envia para grupo de trabalho - Criar pequenos informes sobre o projeto em formato de -marketing - Planejando o envio de pequenos informes, do tipo RH em foco. No final de cada fase Para reforçar as ações de divulgação.. Todo âmbito da organização. - Consultoria envia área de informática - Realizar 2 eventos abertura e final do projeto - Criação de mascote do programa de SQVT e Cidadania. - Organizar junto com o grupo de trabalho uma palestra de sensibilização e uma feira de sáude e qualidade de visa. - Contratação de uma empresa para desenvolver arte - agosto e dezembro Para comprometer os servidores - Auditório do TCM-BA / espaço amplo outubro - Para divulgar o programae torná-lo mais atrativo - Consultoria e grupo de trabalho - TCM-BA - Grupo de trabalho - Manual com as Políticas de Gestão de Pessoas - Contratação de uma empresa para desenvolver arte outubro - Para disseminar as políticas e práticas para toda a divulgação - TCM-BA - Grupo de trabalho - Manual do Plano de Cargos, Carreira e Vencimento. - Contratação de uma empresa para desenvolver arte outubro - Para deixar todo servidor informado sobre o PCCV. - TCM-BA - Grupo de trabalho

28 ANEXO IV SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS GERENCIAIS Nome do Entrevistado: Escolaridade: Posição do Entrevistado: ( ) Chefe Imediato de Ocupantes do Cargo ( ) Ocupante do cargo Lotação real: Lotação na Folha de Pagamento (preencher pela Consultoria): Título atual do cargo: Nome do seu superior hierárquico: Cargo do superior hierárquico: Nome do Analista: Data da Entrevista INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE ÁREA DE LOTAÇÃO Quais são as principais ENTRADAS para o funcionamento de sua área. (Exemplos de ENTRADAS: dispositivos legais, solicitações; diretrizes; normas; processos para julgamento) Quais são as principais SAIDAS decorrentes do funcionamento de sua área. As saídas são os resultados que sua área deve oferecer. Exemplos de saídas: pessoal treinado; processos julgados; relatórios; contratos firmados Quais são os CLIIENTES INTERNOS de sua área. Quais são os FORNECEDORES INTERNOS para que a sua área realize as suas atividades?. Quais as áreas do TCM-BA com as quais tem interface para realizar as atividades de sua área? Áreas de interface são aquelas que ocorre a interação no sentido de obter a cooperação e informações para a realização das atividades de sua área. ANÁLISE DO CARGO 1. Descrever sinteticamente o objetivo do cargo na organização.. O cargo que exerce é o mesmo para o qual foi designado no TCM-BA? Se a resposta for NÃO, informar o nome do cargo para o qual foi designado. 28

29 ANEXO IV SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS GERENCIAIS 2. Descrever as tarefas do cargo, identificando o que é feito, como é feito e a periodicidade (ver legenda) O que é feito Como é feito Periodicidade (marque X) D S M A D = Diário; S = Semanal; M = Mensal; A = anual Destaque a tarefa mais complexa e informe porque: 29

30 ANEXO IV SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS GERENCIAIS 3. Especifique o nível de instrução que considera mínimo para o cargo ( ) Superior completo em: especificar área(s) de formação: ( ) Pós graduação em: especificar área (s) de formação: ( ) Especialização em: especificar área (s) de concentração: 4. Especifique o mínimo de experiência exigida para ocupar o cargo com a instrução apresentada. 5. Habilidades: assinale aquelas mais aplicáveis ao cargo: 6. Posição do cargo no organograma: 6.1 Cargo do seu Chefe: 6.2 Seu cargo: 6.3 Cargos de seus subordinados diretos (informar a quantidade de pessoas por cargo): 6.4 Outros cargos que se reportam ao seu chefe (informar a quantidade de pessoas por cargo): 7. Responsabilidade: a) Total da folha de pagamento sem encargos (anual) sob a responsabilidade de seu cargo: b) Total do seu orçamento anual: c) Total da receita operacional bruta (anual) 8. Autonomia Indique decisões mais importantes que toma, sem levar à apreciação do seu superior 9. Contatos Informe as finalidades dos contatos mantidos para a realização do seu trabalho 30

31 ANEXO V SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS TECNICOS E ADMINISTRATIVOS Nome do Entrevistado: Escolaridade: Posição do Entrevistado: ( ) Chefe Imediato de Ocupantes do Cargo ( ) Ocupante do cargo Lotação real: Lotação na Folha de Pagamento (preencher pela Consultoria): Título atual do cargo: Nome do seu superior hierárquico: Cargo do superior hierárquico: Nome do Analista: Data da Entrevista 1. Qual o principal objetivo do seu cargo no TCM-BA? 2. O cargo que exerce é o mesmo para o qual foi designado no TCM-BA? Se a resposta for NÃO, informar o nome do cargo para o qual foi designado.. 3. Descrever as tarefas do cargo, identificando o que é feito, como é feito e a periodicidade (ver legenda) O que é feito Como é feito Periodicidade (marque X) D S M A 31

32 D = Diário; S = Semanal; M = Mensal; A = anual Destaque a tarefa mais complexa e informe porque: ANEXO V SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS TECNICOS E ADMINISTRATIVOS 4. Especifique o nível de instrução que considera mínimo para o cargo que exerce ( ) Primeiro grau completo ( ) Primeiro grau incompleto ( ) Segundo grau completo em: especificar área(s) de formação: ( ) Superior incompleto em: especificar área(s) de formação: ( ) Superior completo em: especificar área (s) de formação: Além da formação, há necessidade de algum tipo de especialização para o seu cargo? 5. Especifique o mínimo de experiência exigida para ocupar o cargo com a instrução apresentada. 6. Iniciativa: Descreva como o seu superior imediato supervisiona e acompanha o seu trabalho 7. Autonomia Indique decisões mais importantes que toma, sem levar à apreciação do seu superior 8. Contatos Cite os cargos das pessoas, assuntos tratados e finalidade dos contatos mantidos internamento para o desempenho do seu cargo Cite os cargos das pessoas e/ou entidades externas, assuntos tratados e finalidade dos contatos mantidos com outras organizações 9. Responsabilidade por dinheiro ou títulos Descreva se no desempenho de suas tarefas você tem algum tipo de responsabilidade por dinheiro ou títulos 32

33 10. Responsabilidade por máquinas e equipamentos Relacione as máquinas e equipamentos que usa para executar as suas tarefas ANEXO V SOL COMUNICAÇÃO & DESENVOLVIMENTO PROJETO TCM-BA - MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS PRODUTOS 3 (Diagnóstico) e 7 (Plano de Cargos) QUESTIONÁRIO PARA ANÁLISE DE CARGOS TECNICOS E ADMINISTRATIVOS 11. Responsabilidade por assuntos confidenciais Na sua função você tem acesso a documentos ou dados confidenciais? Quais? (especificar apenas o nome do documento) Quais as conseqüências que a divulgação inadvertida poderia causa à organização? 12. Efeito de erros Quais os prováveis erros que podem ser cometidos aos exercer o seu cargo? Há formas de constatar tais erros? Descreva Quais as conseqüências dos erros? 13. Supervisão exercida Você supervisiona diretamente o trabalho de outros empregados? Em caso afirmativo, informe o nome do cargo e a quantidade de pessoas que ocupam Você supervisiona indiretamente (através de seus subordinados diretos) o trabalho de outros empregados? Em caso afirmativo, informe o nome do cargo e a quantidade de pessoas que ocupam 33