Cópia Não Controlada - PRO/CML V.5

Transcrição

1 Página 1 de 5 Tipo de Documento PROCEDIMENTO Título do Documento Procedimento de Comercialização de Produtos de Varejo Número e Versão do Documento Fase Elaborado por PRO/CML V.5 Vigente Juliano Fracaro Área DEPARTAMENTO COMERCIAL Cópia Não-Controlada 01. OBJETIVO Este documento visa estabelecer os procedimentos a serem realizados na comercialização de produtos de varejo. 02. CAMPO DE APLICAÇÃO Esta norma aplica-se ao Departamento Comercial de Varejo, assim como a todos os representantes/vendedores envolvidos no processo. 03. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADE Atividade GCV GA RC V AC AA LOG FIN Verificar Tabela de Preços e Política Semanal Negociar com Clientes Negociar com o Gerente Regional A R R Negociar com Gerente Nacional A R R Cancelar Negociação Emitir Pedido de Venda Digitar Pedido no Sistema Cocamar Analisar as Quotas (Comercialização) Analisar o Crédito (Financeiro) Verificar Tabelas (Sistema) Analisar Anomalias Geradas Gerar Confirmação de Negócios (CN) Conforme Procedimento de Transportes de Produtos de Varejo (PRO/CML-0005) Cancelar Pedido

2 Página 2 de FLUXOGRAMA:

3 Página 3 de DESCRIÇÃO DO PROCESSO 5.1 VERIFICAR TABELA DE PREÇOS E POLÍTICA SEMANAL A Cocamar, através de sua Gerência Comercial de Varejo, define a Lista de Preço, as quotas (se houver), e a Política da Semanal Para Representante a ser praticada para os produtos em promoção, sendo as mesmas informadas via sistema/fax para todos os envolvidos. De posse das mesmas o representante/vendedor faz sua programação de visitas para a realização das vendas. São estabelecidos anualmente as verbas para promoção dos produtos que cada gerência regional de vendas pode utilizar. Podem ser definidas também, estratégias específicas para as gerências regionais, individualmente ou para todas, ou especificamente para um representante/vendedor, de acordo com a necessidade, ficando as mesmas devidamente registradas e arquivadas juntamente com a política semanal geral. 5.2 NEGOCIAR COM CLIENTES Esta etapa do processo é feita pelos representantes/vendedores diretamente com seus clientes, de acordo com os parâmetros estabelecidos (tabela de preço, quotas existentes e a política semanal). A estratégia de negociação cabe ao representante/vendedor escolher a mais adequada. 5.3 NEGOCIAR COM O GERENTE REGIONAL Ocorre quando há necessidade de negociação especial com o cliente, envolvendo promoções, encartes, anúncios ou condições de pagamento e preço do produto. Neste caso o representante/vendedor repassa ao seu gerente regional para que este analise a negociação. Estando a mesma em conformidade com as estratégias e as verbas disponíveis, a gerência regional aprova ou não a negociação. 5.4 NEGOCIAR COM O GERENTE NACIONAL Caso o Gerente Regional, na etapa anterior, verifique que a ação esta fora de sua alçada, porém a negociação pode ser interessante para a Cocamar, este consulta a Gerência Nacional que autoriza ou não a negociação. 5.5 CANCELAR NEGOCIAÇÃO Quando a negociação especial não for aprovada, chegamos ao fim do processo. 5.6 EMITIR PEDIDOS DE VENDA Concluída a negociação com o Cliente, o representante/vendedor emite o pedido de venda, onde são definidos os requisitos negociados com o cliente como: data e prazo de entrega, preços dos produtos, prazo de pagamento, quantidades e qualquer outro requisito negociado com o mesmo. 5.7 DIGITAR PEDIDO NO SISTEMA COCAMAR Uma vez concluído a negociação o representante/vendedor já terá em mãos o pedido de venda do cliente, este pedido será digitado no sistema Cocamar para que as demais áreas da organização tenham o conhecimento do mesmo. O procedimento para digitação do pedido, por parte dos representantes/vendedores, esta descrito no Manual do Sistema. 5.8 ANALISAR AS QUOTAS A Cocamar através da Gerência Comercial de Varejo estipula quotas de quantidade de produtos para seus representantes/vendedores seguirem, esta quota é estipulada de acordo com a capacidade de produção dos produtos e também de acordo com o entendimento da Gerência. As quotas são estipuladas semanalmente e são controladas automaticamente pelo sistema Cocamar. 5.9 ANALISAR O CRÉDITO Proceder conforme PRO/FIN Procedimento para Concessão de Crédito.

4 Página 4 de VERIFICAR TABELAS Feita liberação da análise de quota e crédito, é realizada, por parte do sistema Cocamar, uma verificação das condições gerais do pedido de venda de acordo com a tabela de preços. Seguindo o conteúdo do pedido é comparado se o mesmo está de acordo com o contido na tabela de lista de preços. São analisadas condições como: o preço negociado, as condições de pagamento e se o número da tabela está sendo respeitado. Se o pedido estiver de acordo com a tabela gerase a confirmação de negócio. Se houver alguma diferença entre a tabela de lista de preços e o pedido de venda é gerada uma anomalia ANALISAR ANOMALIAS GERADAS Gerada uma anomalia, todas as diferenças constatadas são analisadas pelo Departamento Comercial de Varejo, conforme Relação Anomalias do Pedido. Se a anomalia constatada for liberada depois da análise gera-se a confirmação de negócio. Se a anomalia não for liberada o pedido é cancelado, chegando assim ao fim do processo GERAR CONFIRMAÇÃO DE NEGOCIO (CN) Depois de realizadas e liberadas as etapas anteriores do processo gera-se uma Confirmação de Negócio (CN) no sistema Cocamar/CML módulo 8 aplicação 1, através da qual as partes envolvidas estão de comum acordo. Quando alguma etapa anterior não foi liberada o pedido é cancelado, sendo que, não gera-se a confirmação de negócio CONFORME PROCEDIMENTO DE TRANSPORTE DE PRODUTOS DE VAREJO Gerada a confirmação de negócio tem-se o processo de transporte, conforme descrito no PRO/CML CANCELAR PEDIDO No caso de alguma etapa do fluxograma que precisa ser liberada ou aprovada não for, o pedido é cancelado. 06. CONTROLE AMBIENTAL: "Durante todo processo a utilização de documentos impressos será pouco expressiva, porém devido à prática da responsabilidade social na Cocamar e a preocupação com o meio ambiente, deve-se coletar os documentos que foram impressos e já estão desatualizados e encaminhar para Área de Serviços - Setor de Malote, para serem fragmentados e em seguida encaminhados para serem reciclados." 07. CRITÉRIOS DE SEGURANÇA: Não aplicável. 08. DOCUMENTOS DE REFÊRENCIA: - Procedimento de Transportes de Produtos - PRO/CML-0005; 09. TERMOS E DEFINIÇÕES: PRO: Procedimento Sistema CML: Sistema de Comercialização. COQ: Comitê da Qualidade. CN: Confirmação de Negócio. UTC: Unidade de Transporte COCAMAR. Procedimento: Forma especificada de executar uma atividade ou um processo. DocNIX: Software para controle de documentos de Gestão da Qualidade.

5 Página 5 de 5 GCV: Gerência Comercial de Varejo GA: Gerente de Área. RC: Representante Comercial. V: Vendedores. AC: Assistente Comercial. AA: Auxiliar Administrativo. LOG: Coordenadoria de Logística. FIN: Departamento Financeiro. 10. INDICADORES: - Avaliação (%) de clientes ativos com compra. 11. ANEXOS: Não aplicável. 12- MOTIVO DA NOVA VERSÃO: Alterações no campo Analisar o Crédito. Data Criação Em Vigência desde 16/12/ /07/2005 Aprovado Em Próxima Revisão 29/07/ /07/2007 Revisores Aprovador Anexos Documentos Referenciados Registros Arquivos Anexados Fluxograma.JPG