MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA PROCESSO : 07/2012 UNIDADE JURISDICIONADA : Consulado-Geral do Brasil em Madri UNIDADES GESTORAS : OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2011 Relatório de Auditoria de Gestão nº 07/2012 I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/nº 20, de 20 de janeiro de 2012, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2011, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência. 2. Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade Gestora realizaram-se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e desenvolveram-se in loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos processos de pagamento e os demais documentos que comprovam a execução orçamentária, financeira e patrimonial. 3. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza e a representatividade do gasto, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

2 II TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 4. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício sob exame, despesas no valor nominal de ,62 (um milhão, trezentos e trinta e cinco mil, duzentos e vinte euros e sessenta e dois centavos), equivalente a R$ ,67 (três milhões, duzentos e cinqüenta mil, cento e noventa e quatro reais e sessenta e sete centavos), correspondente a 0,15% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no Exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 5. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e dos fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 117/2011, apresentam-se as seguintes observações: 6. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 10, 11, 15 e 18 do Anexo III da DN/TCU nº 117/2011. III.1 Avaliação da conformidade das peças de que trata o art. 13 da IN TCU nº 63/ A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de As peças contemplaram os formatos e os conteúdos obrigatórios nos termos da DN/TCU nº 108/2010, Portaria TCU nº 123/2011 e da Decisão Normativa TCU nº 117, de 19 de outubro de III.2 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e à eficiência no cumprimento dos objetivos e das metas (físicas e financeiras) planejadas e/ou pactuadas para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da ação administrativa. 8. Embora o Consulado-Geral execute despesas em Programas de Trabalho previstos no Plano Plurianual, a responsabilidade pela avaliação dos 2

3 resultados quantitativos e qualitativos da gestão é das Unidades Gestoras Coordenadoras na Secretaria de Estado. 9. Segundo o SIGPLAN, 94,15% das despesas realizadas em 2011 foram efetuadas no Programa de trabalho nº Relações e Negociações do Brasil com os Países Membros da União Européia, cuja finalidade de implementação é desempenhar a adequada função diplomática e consular no exterior. 10. Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora e em seu Relatório de Gestão, constatou-se que os gastos foram realizados visando a atender os objetivos e as metas da Unidade. III.3 - Avaliação dos indicadores instituídos pela Unidade para avaliar o desempenho da sua gestão quanto: à capacidade de representar a gestão; à capacidade de apresentar séries históricas; a confiabilidade das fontes dos dados e se a metodologia escolhida para coleta, processamento e divulgação é transparente; a facilidade de obtenção dos dados e a razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da Unidade. 11. O Relatório de Gestão contém informações quanto à execução e à evolução dos trabalhos desenvolvidos para atender à missão institucional do Consulado-Geral. Não há, entretanto, informação quanto aos indicadores de avaliação da gestão. III.4 Avaliação da gestão de pessoas, em especial, da força de trabalho existente e da observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reformas e pensão. 12. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no Exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial nº 212, de 30 de abril de Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, devem observar o Guia de Administração dos Postos, o Decreto nº 1570/95, a 3

4 Portaria Ministerial s/n de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo, bem como as contratações, somente é realizado após autorização da Secretaria de Estado. 14. Em 31 de dezembro de 2011, a força de trabalho do Posto era composta por: Regime do Ocupante do Cargo Lotação Efetiva Diplomatas 5 Oficiais de Chancelaria 4 Assistente de Chancelaria 9 Outras Categorias 2 Auxiliares Administrativos 14 Auxiliares de Apoio 5 Total 39 III.5 - Avaliação da estrutura de controles instituída pela Unidade Jurisdicionada com vista a garantir que seus objetivos estratégicos para o exercício fossem atingidos. Deve-se buscar a confirmação ou não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 9 da Parte A do Anexo II da DN TCU nº 108/2010, detalhado no item 9 da Portaria nº 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.9.1 desse item. 15. Com base na Auditoria realizada, verificou-se, por amostragem, que a Unidade dispõe de controles internos satisfatórios. As atividades desenvolvidas são avaliadas, no que se relaciona às questões administrativas, financeiras e patrimoniais, pela Secretaria de Controle Interno - CISET. As falhas observadas durante os trabalhos foram levadas ao conhecimento do Gestor, que se comprometeu a adotar providências para as devidas correções. III.6 Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ aos critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº 01/2010 e à Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao Decreto nº 5.940/2006. A avaliação deve buscar, também, a confirmação ou não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 10 da Portaria TCU nº 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.10.1 desse item. 4

5 16. Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país estrangeiro. III.7 Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da Unidade, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e a produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e de serviços de TI. A avaliação deve buscar, também, a confirmação ou não do posicionamento assumido pela Unidade no Relatório de Gestão quando do atendimento do item 12 da Parte A do Anexo II da DN TCU nº 108/2010, detalhado no item 12 da Portaria TCU nº 123/2011, considerando as afirmativas que compõem o Quadro A.12.1 desse item. 17. A UJ não pratica ato de gestão autônoma de Tecnologia da Informação. As aquisições e as contratações no âmbito da UJ, bem como o desenvolvimento de sistemas devem seguir as diretrizes traçadas pela Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo CGPLAN, Unidade na Secretaria de Estado responsável pelo Plano de Diretor da Tecnologia da Informação. Registre-se que os principais sistemas utilizados pela UJ Sistema Consular Integrado e SIAFI são desenvolvidos e mantidos pelo SERPRO. Reproduzem-se, a seguir, capítulos do Guia de Administração dos Postos (GAP- 2011) nos quais estão inseridas algumas das obrigações da UJ no que se refere à Tecnologia da Informação: Em todos os casos, independentemente da UGC responsável pela autorização da despesa, a especificação técnica e a configuração de equipamentos de informática seguirão os padrões definidos pela SERE (disponíveis na Intratec rubrica Suporte Técnico/Padrões ) A contratação de serviços de telecomunicações e informática, como a implantação de redes ou mudança de sistema de conexão à Internet, deverá ser objeto de consulta à SERE, por expediente à CGPLAN/DINFOR, acompanhado do envio do projeto técnico pormenorizado para avaliação de sua adequação aos padrões do MRE Os telegramas de pedido de crédito de recursos (na forma do modelo sob o item pela Dotação SIC deverão conter a CGPLAN em primeira distribuição. Da mesma forma, a CGPLAN deverá constar como primeira 5

6 distribuição nos telegramas de pedido de crédito de recursos gerenciados pelo DCD nas demais dotações Ainda que distribuídas prioritariamente para outras áreas, deverão constar, na distribuição de comunicações dos Postos: a) CGPLAN - no caso de possível impacto no planejamento orçamentáriotecnológico do Ministério ou de eventuais implicações financeiras sobre a Dotação SIC ou outra Dotação gerida pelo DCD; b) DCA - quando for afetado o fluxo de comunicações, por via eletrônica ou por mala diplomática; c) CAT - sempre que estiverem envolvidos os meios de contato permanente entre a SERE e o Posto, notadamente no caso de emergência ou mudança de números de telefone, notadamente o de celular ou a escala de plantão do Posto; e d) CDO - assinatura de periódicos e aquisição de livros e obras de referência em geral, assim como assinatura de serviços informativos em meio digital. III. 8 - Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência. 18. A Unidade não realizou, no exercício de 2011, transferências mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos. III.9 Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à inexigibilidade de licitação, selecionados pelo OCI, com base nos critérios de materialidade, relevância e risco. 19. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 do referido Estatuto de Licitações e Contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no GAP-2011, que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, Carta-Convite, Tomada de Preços, Concorrência e Pregão. 20. Durante o exercício de 2011, a Unidade adquiriu bens e serviços por meio de dispensa de licitação (94,10%), com base no artigo 24, Inciso II, da Lei nº 8666/93, e de inexigibilidade de licitação (5,90%) com base no artigo 25, Inciso I, Lei 8666/93. 6

7 21. A Equipe de Auditoria analisou as dispensas de licitação para a aquisição de material de expediente no valor de 1.576,53 e para aquisição de licença de uso do programa MS-Office, no valor de 2.083,16, que corresponderam a 5,26% das aquisições por dispensa de licitação. Achado O Posto não demonstrou ter efetuado licitação para aquisição de licença para o programa MS-Office, na forma prevista na Lei 8.666/93 e no Guia de Administração dos Postos (NL809).. Manifestação do Gestor 23. O Posto informa que o processo de compra em questão, número 554/2011, foi conduzido por AA deste Posto, que contatou as empresas Open Digital Box, O Connor Assessores, Optize e NP-SYS para obtenção de orçamentos. No entanto, por falhas de confecção do processo, as propostas deixaram de ser incluídas tempestivamente no referido maço. As três folhas com as propostas das empresas acima mencionadas serão inscridas no processo de compra sob números 7-B, 7-C e 7-D. Comentário da Auditoria 24. Segundo o item do GAP/2011, Mesmo dispensados da obrigatoriedade de processo licitatório formal para despesas abaixo desses limites, os Postos devem levantar no mercado local pelo menos três propostas de preço, que serão arquivadas com o respectivo processo de compra, ficando à disposição dos controles interno e externo. Recomendação 25. Antes de efetuar qualquer contratação, observar a necessidade de efetuar pesquisa de mercado e cumprir o dever de licitar. 7

8 III.12 Avaliação da conformidade da manutenção do registro de valores em restos a pagar não processados com o disposto no artigo 35 do Decreto /86, ou legislação que o altere, e no Decreto nº 7.468, de 28 de abril de As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício de 2011, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº /86 e com no Decreto nº 7.468, de 28 de abril de III.13 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis. 27. A equipe de Auditoria não identificou irregularidade praticada pela Unidade, no exercício de 2011, que tenha resultado em dano ou prejuízo ao Erário. III.14 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis, conforme Quadro III.A.1, e fazendo constar avaliação conclusiva Achado Observou-se que o Posto tem emitido Notas de Empenho após a realização das despesas, o que contraria o disposto no artigo 24 do Decreto nº , de 23 de dezembro de 1986, e o artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que determinam: É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. 29. O Tribunal de Contas da União tem determinado às Unidades Gestoras evitar a realização de despesa sem créditos orçamentários que as comportem (Acórdão TCU nº 1582/2006 Primeira Câmara). 8

9 30. A Equipe de Auditoria, ao analisar, por amostragem, processos de pagamento da Unidade, verificou que notas de empenho foram emitidas após a realização das despesas, por exemplo: Credor NE Data Fat data Data pagamento Sefetel /12/ /12/ /12/2011 Sefetel /12/ /12/ /12/2011 Viajes Ecuador /12/ /12/ /12/2011 Manifestação do Gestor 31. O setor de contabilidade do Posto tem envidado todos os esforços no sentido de realizar tempestivamente os empenhos de despesas, mas reconhece as falhas nos casos apontados e pede que sejam relevadas. No que tange aos processos mencionados, o lapso de tempo transcorrido desde os lançamentos até o dia de hoje dificulta encontrar a razão exata pelo ocorrido. 32. Os servidores da contabilidade informam que em alguns casos torna-se impraticável tomar as providências necessárias no tempo devido. Durante o período de março a setembro, por exemplo, o fuso horário da Espanha apresenta diferença de 05 horas em relação ao de Brasilia (a diferença nos lançamentos foi às vezes de apenas um dia). Desse modo, os servidores dispõem de tempo reduzido para utilização do sistema SIAFI, computado, inclusive, o horário de almoço local. 33. Com vistas a instruir os processos com documentos que possam facilitar a identificação de mau funcionamento do sistema, os servidores da contabilidade têm procurado inserir documentos impressos que contenham informação de alguma transação específica ou da indisponibilidade do sistema como um todo. Comentário da Auditoria 34. As justificativas apresentadas pelo Gestor não esclarecem plenamente por que motivo o Posto realiza serviços antes da certificação da existência de créditos orçamentários suficientes que as comportem. 9

10 35. Os problemas técnicos operacionais do SIAFI, quanto ao fuso horário por si só não justificam a emissão de empenho a posteriori. O Posto deverá planejar as suas atividades de modo que as notas de empenho sejam emitidas anteriormente a realização da despesa. Recomendação 36. Cumprir o disposto no artigo 24 do Decreto nº , de 23 de dezembro de 1986, e no artigo 60 da Lei nº 4.320/64, que vedam a realização de despesa sem prévio empenho. III.16 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles existentes na UJ para garantir que as autoridades e os servidores públicos alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais previstas. 37. A Unidade apresentou ao Departamento do Serviço Exterior sua Declaração de bens e rendas. III.17 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, classificado como Bens de Uso Especial, de propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UJ. 38. Nas visitas às instalações, observou-se que o imóvel, onde funciona o Posto não comporta o crescente número de usuários do serviço consular. Atualmente, o Consulado-Geral em Madri realiza, em média, 400 atendimentos diários. Observou-se que longas e desconfortáveis filas se formam fora do Consulado, expondo os usuários dos serviços consulares às variações do clima e comprometendo a segurança das pessoas e a segurança interna do Posto. O espaço destinado aos setores que compõem a estrutura administrativa já atingiu seu limite físico. Ademais, os Setores de Contabilidade e de Renda Consular ocupam a parte do subsolo do prédio e compartilham o mesmo espaço, o que 10

11 prejudica a qualidade do trabalho dos funcionários, a salubridade e a própria segurança. 39. O contrato do imóvel do Consulado-Geral, situado à Calle de Zurbano, n 71, foi firmado em 1 de junho de 2007, pelo valor de ,00, e tem sido prorrogado anualmente. O documento registra a divisão de encargos proporcionais entre o Consulado-Geral e o Banco do Brasil, de acordo com a área ocupada. 40. Segundo a Cláusula Sexta do contrato inicial, o Consulado depositou em nome do contratante a importância de , a ser devolvida ao Consulado 30 dias após o término do contrato e cumpridas todas as obrigações. 41. A Auditoria não localizou anexada ao contrato inicial: a pesquisa de preços que deu origem à escolha do imóvel; o parecer da Consultoria Jurídica, que opina pela contratação e os termos aditivos anuais para habilitar a Auditoria verificar as alterações de preços e permitir à Auditoria avaliar a contratação. 42. O imóvel da Residência, situado à Calle Serrano n 18, foi alugado em 1 de agosto de 2011, pelo prazo de 1 ano, pelo valor de por mês. 43. Constatou-se que se efetuou pesquisa de preços, com a finalidade de verificar o valor do imóvel que se pretendia alugar. 44. A Consultoria Jurídica emitiu, em 21/06/2011, o Parecer CONJUR/CGDA/n 350/2011 pela aprovação da minuta. 45. Consta na Cláusula Nona do contrato que o Consulado depositou no nome do contratante a importância de 5.500, que será devolvido ao Consulado após o término do contrato, se cumpridas todas as obrigações. 46. Não se localizou nos arquivo do Posto o Termo de Responsabilidade dos bens existentes em cada setor. Conforme prevê o item 10, letras a e b do Manual do Patrimônio, o Termo de Responsabilidade sobre Carga Patrimonial por Setor será assinado pelo servidor encarregado e pelo Chefe da Administração e deverá ser renovado anualmente ou sempre que houver mudança na chefia do setor ou ainda mudança na localização, descrição ou estado de bens registrados. 11

12 Manifestação do Gestor 47. Com respeito ao imóvel que sedia a Chancelaria, a Unidade corrobora as observações da missão de auditoria que considerou suas dependências inadequadas para atender ao público, bem como para abrigar seus setores e seus funcionários. Por este motivo, desde o segundo semestre de 2011, o Posto vem empreendendo pesquisa de mercado a fim de identificar e alugar um novo imóvel onde instalar o Consulado-Geral, e foi autorizado a iniciar as negociações de um novo contrato de aluguel, o qual espera poder assinar em breve, que possibilitaráo a mudança para instalações mais modernas, confortáveis e eficientes para o público e para os funcionários. III.19 Situações não contempladas nos demais itens do relatório de auditoria de gestão, identificadas e analisadas pelo órgão de controle interno, que, na opinião desse órgão de controle, afetem o julgamento da gestão dos responsáveis arrolados no processo de contas. 48. A exemplo dos anos anteriores, em , os valores do Inventário de Bens Móveis preparado pelo Posto continuam expressos em dólar norte-americano e os valores registrados no Balanço da Unidade em euros. 49. A discrepância entre os registros no SIAFI e os registros no Inventário, referente aos bens móveis, foi objeto de ressalvas no Relatório de Auditoria de Gestão, exercício 2011, e no quadro de responsabilização anexo ao referido processo. As medidas para a correção da impropriedade dependem de ações por parte de Unidades da Secretaria de Estado. A Secretaria de Controle Interno solicitará ao Departamento de Administração informações acerca das providências adotadas para possibilitar a conversão dos valores dos inventários dos bens móveis de dólar norte-americano para euros, moeda efetivamente utilizada pelo Consulado-Geral. Manifestação do Gestor 50. A fim de possibilitar a conversão para euros dos valores dos inventários de seus bens móveis, que atualmente estão registrados em dólares norte-americanos, o Posto expediu, em 4 de julho, o telegrama n 516, dando 12

13 ciência à Coordenação de Património dos parágrafos 53 e 54 do Relatório da Missão de Auditoria de Tomada de Contas. A CPAT respondeu pelo desptel 631, o que permitirá a conversão para euros dos itens do inventário. IV - CONCLUSÃO 51. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVA do processo de contas da Unidade Gestora. Brasília-DF, em 27 de julho de Maria Joselina da Costa Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE Henrique Sampaio Machado Técnico de Finanças e Controle Matrícula SIAPE

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