ORGANIZAÇÃO E ANÁLISE DE PROJECTOS. Acompanhamento e Controlo do Projeto: - Técnica dos Custos - Técnica do Valor Ganho

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1 ORGANIZAÇÃO E ANÁLISE DE PROJECTOS Acompanhamento e Controlo do Projeto: - Técnica dos Custos - Técnica do Valor Ganho

2 Técnica dos custos No acompanhamento tradicional dos projetos há apenas duas fontes de informação: Custos orçamentados Custos reais

3 Técnica dos custos Finalidade Manter o projeto dentro dos objetivos programados, durante o tempo da sua execução, desencadeando ações de modo a que ele permaneça dentro dos parâmetros estabelecidos, promovendo alterações, quando necessário

4 Técnica dos custos Objectivos Estimular a pesquisa de soluções técnicas compatíveis com a qualidade pretendida; Detectar e corrigir desvios entre a situação planeada e a real, num processo cíclico; Dar permanentemente conhecimento à administração do custo actual e do custo final previsto do projeto.

5 Técnica dos custos (limitações) Apenas permite a comparação entre custos previstos e custos realizados no momento do controle. Não tem em conta qual a proporção de tarefas previstas que já foi executada Não considera o verdadeiro desempenho do projeto

6 Técnica do Valor Ganho Em projectos onde se verifique: Objectivo claramente definido Ciclo de vida relativamente longo Elevado conteúdo de trabalho Fortes limitações de custo e de tempo Earned Value Management (EVM) ou Técnica do Valor Ganho Conjuga Custo e Prazo

7 Técnica do Valor Ganho Para uma determinada data no projecto, permitem-nos comparar o custo total do trabalho realizado até à data com o custo total do trabalho que planeámos realizar e verificar se se gastou mais ou menos do que estava previsto gastar até esse momento.

8 Técnica do Valor Ganho Baseia-se em três fontes de informação: Custos orçamentados para as tarefas previstas Custos reais das tarefas executadas Valor Ganho das tarefas executadas

9 Principais indicadores Valor Ganho Custo Real Valor Planeado.

10 Valor Ganho (EV - Earned Value) O valor ganho é calculado somando o custo orçamentado de cada actividade que foi concluída. Não é o custo real das actividades concluídas mas sim o custo orçamentado.

11 Custo Real (AC - Actual Cost) Somatório dos custos reais de todo o trabalho que foi concluído até à data no projecto.

12 Valor Planeado (PV - Planned Value) Somatório dos valores orçamentados (estimativas) do trabalho que estava planeado ser concluído até à data

13 Relação entre indicadores Custo PV AC EV Tempo

14 Relação entre indicadores Momento presente Plano Real Ganho Previsão A linha relativa ao valor planeado está abaixo das outras o que indica que o projeto está a gastar mais do que aquilo que estava orçamentado até à data. Esta tendência está presente desde o início do projeto.

15 Relação entre indicadores Momento presente Plano Real Ganho Previsão Comparado o valor planeado (vermelho) com o valor ganho (preto) percebe-se que o projeto executou mais do que estava planeado; Comparando o custo real (azul) com o valor ganho (preto) percebe-se que o projeto está a gastar mais do que o orçamentado.

16 Cálculo de variações e índices Desvio do Prazo (SV - Schedule Variance) Desvio do Custo (CV - Cost Variance) Índice de Desempenho do Prazo (SPI - Schedule Performance Index) Índice de Desempenho do Custo (CPI - Cost Performance Index)

17 Desvio do Prazo (SV) Indica se estamos adiantados ou atrasados no prazo SV= EV - PV Se o resultado é positivo, significa que realizámos mais trabalho do que o previsto inicialmente. Ou seja, provavelmente estamos adiantados no prazo. De modo semelhante, se SV é negativo, o projecto está provavelmente atrasado.

18 Desvio do custo (CV) Indica como está o projecto relativamente ao orçamento. CV= EV - AC Se CV é positivo, significa que o custo orçamentado para realizar o trabalho é superior ao valor realmente gasto para a mesma quantidade de trabalho. Isso significa que estamos bem de uma perspectiva orçamental. Se a CV é negativa, significa que gastámos mais do que o previsto.

19 Índice de Desempenho do Prazo (SPI) Indica a relação entre o custo orçamentado do trabalho que foi realmente realizado e o custo do trabalho que estava previsto que fosse concluído até à data SPI= EV /PV Se este rácio é superior a 1, então o projecto está adiantado no prazo.

20 Índice de Desempenho do Custo (CPI) Indica a relação entre o valor ganho e o custo real do trabalho que foi concluído. CPI= EV /AC Se o valor é inferior a 1, significa que o projecto está a gastar mais que o que estava orçamentado.

21 Exemplo Actividade concluída: A B C D Data prevista: 10 de Março 15 de Março 31 de Março 5 de Abril Custo Orçamentado: Custo Real: Vamos assumir que na data de avaliação (31 de Março) estão concluídas as actividades A, B, C e D EV= (soma do custo orçamentado das atividades realizadas)= 50. AC = (custo real das actividades A até D) = 55. PV = (valores orçamentados até à data) = 45 SV = EV PV = 50-45= 5 (> 0 realizou-se mais do que o previsto) CV = EV AC =50-55 = -5 (< 0 gastou-se mais do que o previsto) SPI = EV / PV = 50/45 = 1,11 (realizou-se 11% mais do que o previsto) CPI = EV / AC = 50/55 = 0,91(para cada 91 de despesas orçamentadas, o projecto está a gastar 100 para realizar o mesmo trabalho)

22 Combinação entre CPI e SPI Atrasado; Abaixo do orçamento Adiantado; Abaixo do orçamento Melhor situação Atenção Atrasado; Acima do orçamento Adiantado; Acima do orçamento

23 Alternativas de correção de desvios Eliminar tarefas que tornem o trabalho desnecessariamente complicado Analisar a possibilidade de recuperação em fases posteriores Reduzir custos nos elementos não essenciais do projeto Mobilizar mais recursos para o projeto de forma a cumprir o planeado Criar novas soluções Procurar formas alternativas de financiamento Renegociar com o cliente prazos e orçamentos

24 EVM e previsão A técnica do Valor Ganho pode ser usada para prever os desvios finais do projeto, quer no que respeita ao orçamento quer no que respeita ao prazo, com base na execução até um dado momento

25 Indicadores necessários à previsão 1. BAC - Custo orçamentado no plano inicial para a totalidade do projeto BAC (Budget at Completion) 1. IEAC Projeção do custo final do projeto baseado no desempeho até ao momento da monitorização (Independent Estimate at Completion) IEAC = BAC / CPI

26 Indicadores de previsão 3. ISAC Projeção da duração do projeto baseada no desempenho até ao momento da monitorização (Independent Schedule at Completion) ISAC = Prazo inicial / SPI

27 Indicadores de previsão 4. VAC - Previsão do desvio no custo final do projeto (Variance At Completion) VAC= BAC - IEAC