EDP Renováveis, S.A. Regulamento do Código de Ética

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1 EDP Renováveis, S.A. Regulamento do Código de Ética

2 1. Objecto e Âmbito do Regulamento O presente regulamento foi adoptado pelo Conselho Geral e de Supervisão (CGS) e pelo Conselho de Administração Executivo (CAE) da EDP Energias de Portugal SA ( EDP ou a Sociedade ), tendo em vista a aplicação, no Grupo, do Código de Ética EDP ( Código ou Código de Ética ), designadamente no que se refere à recepção, retenção e tratamento de informações e de reclamações recebidas pela Sociedade reportando alegadas infracções ao estipulado no referido Código, em matéria de: legislação e ética, conduta no ambiente de trabalho, direitos humanos e igualdade de oportunidades, integridade, relações com clientes e fornecedores, ambiente e sustentabilidade. As disposições do presente documento têm o mesmo âmbito do Código de Ética, cuja aplicação regulamentam. Neste regulamento são ainda estabelecidos os procedimentos relevantes para a articulação dos órgãos competentes em matéria de ética empresarial, do Conselho Geral e de Supervisão, do Centro Corporativo do Grupo EDP e das empresas que o constituem, incluindo a Fundação EDP. 2. Funções e Responsabilidades As funções e responsabilidades específicas são as seguintes : 2.1. Em conformidade com o seu regulamento interno e no que respeita à Ética Corporativa, o Comité de Ética é responsável por: Controlar o cumprimento do Código de Ética, estabelecer as pautas para a sua regulação e supervisionar a correcta aplicação por parte da Sociedade e suas filiais. Nomear o Provedor de Ética Propor instrumentos, políticas e objectivos corporativos em matéria de Ética. Analisar as denúncias sobre infracções do Código de Ética, decidir sobre a sua relevância e admissibilidade e, se aplicável, eleger e controlar as acções correctivas posteriores. A constituição do Comité de Ética é objecto de divulgação pública interna e externa ao Grupo O Provedor de Ética é responsável por: Receber as denuncias e preparar a documentação para a sua apresentação ao Comité de Ética; Supervisionar cada um dos processos instruídos e estabelecer contacto, sempre que seja necessário e apropriado, com a pessoa que apresenta a reclamação; Elaborar relatórios trimestrais sobre o desempenho da organização em relação ao cumprimento do Código de Ética.

3 3. Procedimento 3.1. Reporte de infracções ao Código de Ética Reclamações de alegadas infracções ao Código de Ética com origem em colaboradores, fornecedores, ou clientes deverão ser escritas e remetidas por carta, fax ou ao Provedor de Ética. Estas reclamações deverão conter a informação do nome, morada e telefone de contacto do reclamante, bem como uma descrição detalhada da situação reclamada. O reporte de infracções ao Código de Ética, com origem em auditores internos ou externos deverá ser dirigido directamente ao Presidente do Comité de Ética, instruído com os elementos de informação de suporte, pertinentes. O procedimento para reporte e registo de reclamações por infracção é objecto de divulgação pelos canais apropriados a colaboradores, clientes, fornecedores e outros stakeholders Actuação Registo de Reclamações O Provedor de Ética deve assegurar a manutenção de um registo de todas as reclamações recebidas. O registo deve conter um número de identificação da reclamação e a data em que a mesma foi recebida Notificação ao Comité de Ética O Comité de Ética deve ser informada das reclamações registadas e documentadas no prazo de duas semanas, a contar da data do seu registo, acompanhadas pelos relatórios preliminares referidos em 4.1. Independentemente desta notificação, todas as reclamações de infracções que podem implicar práticas contabilísticas ou financeiras irregulares deverão ser comunicadas imediatamente à Comissão de Auditoria segundo o estabelecido nos procedimentos e normas específicas sobre o procedimento de whistle-blowing. O Comité de Ética deverá por em marcha as medidas necessárias para confirmar o relatório, podendo solicitar a assistência de qualquer departamento da sociedade holding ou qualquer outra, que estime oportunos. Regra geral, a EDP Renováveis deverá adoptar as medidas necessárias para resolver as denuncias no prazo máximo de seis meses desde a data da recepção. 4. Confirmação, Investigação e Acção Correctiva 4.1. Confirmações iniciais Os factos reportados ao Provedor de Ética deverão ser objecto de uma confirmação inicial, a conduzir por este. Esta confirmação inicial deve basear-se nas informações preliminares (incluindo os contactos iniciais com o reclamante). Os factores a considerar incluem:

4 a natureza da reclamação e a descrição tão detalhada e sustentada, quanto possível, da(s) infracção(ões) reclamada(s); a identificação dos nomes e funções dos membros organizacionais ou de terceiros, potencialmente implicados no(s) facto(s) reclamado(s), ou que sobre ele(s) possam ter informação relevante; a análise preliminar das implicações que podem decorrer dos factos reportados, incluindo responsabilidades para a Sociedade e o risco de danos reputacionais; a análise sobre se os factos reportados são susceptíveis de envolver um comportamento reprovável continuado, ou se a ausência de medidas coactivas potencia a recorrência do problema. As confirmações iniciais devem ser objecto de um relatório preliminar, a apresentar pelo Provedor de Ética, no prazo máximo de duas semanas após o registo do reporte da situação em questão, no qual é exposta a situação reportada e os aspectos conhecidos a ela respeitantes, relevantes para o seu enquadramento, bem como é emitido parecer preliminar quanto à pertinência ou da classificação da situação como infracção ao Código de Ética e, neste caso, sobre os níveis de risco potencialmente em presença. Nesse relatório preliminar não será identificada a origem da informação reportada, a qual o Provedor de Ética manterá sob sigilo durante todo o processo, desde que tal sigilo não prejudique o êxito de eventuais investigações, ou o desenvolvimento de acções correctivas Investigação e Acções correctivas O Comité de Ética analisará cada uma das situações reportadas, decidindo, em cada caso, quanto à pertinência da sua classificação como infracção ao Código de Ética, bem como sobre a eventual necessidade de ser conduzida uma investigação mais aprofundada para o completo esclarecimento de implicações e implicados. Para este efeito, o Comité de Ética poderá utilizar auditores internos ou contratar auditores externos ou outros recursos para auxiliarem na investigação. Ao conduzir a investigação a Sociedade deve cumprir com a lei vigente e com as regras internas da Sociedade. As pessoas implicadas em alguma alegada infracção ao Código de Ética devem ser avisadas do seu direito a contratar aconselhamento jurídico antes de, a esse propósito, prestarem declarações a algum auditor ou investigador. Após conclusão das investigações, o Comité de Ética decidirá sobre a eventual necessidade das acções correctivas e/ou disciplinares, que comunicará aos órgãos de gestão envolvidos/interessados, na Sociedade. As acções determinadas podem incluir alterações aos métodos de trabalho e de interacção entre colaboradores e/ou outras partes interessadas, bem como em procedimentos de controlo ou nas políticas da Sociedade Conflito de Interesses Se, determinada reclamação de infracção ao Código de Ética implicar, para o Provedor que a recebe, um conflito de interesses, este deverá providenciar para que seja outro pessoa a dar essa reclamação o devido encaminhamento. Identicamente, se, no decurso da investigação, o Comité de Ética identificar um possível conflito de interesses por parte de algum dos seus membros, os restantes membros deverão nomear um membro ad hoc como substituto.

5 5. Confidencialidade e Anonimato Cada reporte de infracção ao Código de Ética será tratado como confidencial e a identidade de quem reporta mantida sob sigilo, na medida em que a necessidade da Sociedade investigar esse reporte, o permita. Dados os compromissos de confidencialidade e de não retaliação, assumidos pela Sociedade no seu Código de Ética, não serão consideradas denúncias anónimas que possam ser dirigidas a algum dos seus órgãos de gestão. Em razão da sua confidencialidade, apenas têm acesso aos processos de reclamação de infracções aos Código de Ética: os membros do Comité de Ética; o Provedor de Ética; os membros de equipas de auditoria ou controlo que possam ser constituídas para efeitos da investigação de uma infracção reportada. os membros de qualquer comissão ou órgão interno da EDP Renováveis que devam ser informados desse assunto. 6. Revisão pela Gestão O Comité de Ética procede à revisão do Código de Ética da EDP Renováveis e do presente regulamento, de forma a assegurar que os mesmos são apropriadamente divulgados e aplicados e se mantêm adequados aos objectivos de transparência, isenção e integridade de actuação, bem como de excelência de gestão, que visam. O relatório da revisão efectuada será submetido ao Conselho de Administração para avaliação e aprovação. Para efeitos da revisão pela gestão serão, entre outros indicadores relevantes, considerados os relativos a: número de alegadas infracções reportadas (reclamações); taxa de aceitação de reclamações (número de reclamações aceites/ número total de reclamações reportadas); taxa de resolução de reclamações (número de processos concluídos/número de reclamações aceites); recorrência de infracções ao Código de Ética (medida da eficácia das acções correctivas); Um resumo do relatório de revisão anual, contendo as conclusões da revisão efectuada e os principais indicadores de desempenho ético da Sociedade, será disponibilizado nos canais de comunicação acessíveis aos colaboradores e restantes stakeholders da Empresa através dos correspondentes canais de comunicação.

6 7. Compromisso com os princípios e valores consignados no Código de Ética da EDP Renováveis O Código de Ética EDP, estabelece um conjunto de princípios de acção que, quando não decorrentes de obrigações legais impostas a cada um dos membros organizacionais ou à Sociedade, constituem a afirmação de valores éticos e de cidadania traduzidos em opções de gestão que, no contexto organizativo e de mercado em que o Grupo EDP conduz a sua actividade, se acredita serem as que mais potenciam a sustentabilidade do negócio no longo prazo e o alcance dos objectivos de excelência visados. A EDP Renováveis promoverá, ainda, as acções necessárias para garantir que, de forma progressiva, até ao final de 2013, o conjunto dos seus fornecedores venha a aderir aos princípios de acção ética enunciados no referido Código.

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