RELATÓRIO DE AUDITORIA ANUAL DE CONTAS Nº ª PARTE

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1 1 de 30 RELATÓRIO DE AUDITORIA ANUAL DE CONTAS Nº ª PARTE 1 - DESENVOLV EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA 1.1 SUBÁREA - FUNCIONAMENTO DA EDUCAÇÃO PROFISSIONAL ASSUNTO - AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS CONSTATAÇÃO: (031) Divergência nas informações prestadas no Relatório de Gestão em relação à execução das metas físicas e financeiras de Ações de governo da Unidade. Em análise ao item 2 do Relatório de Gestão 2010 da unidade, que traz informações sobre o atingimento dos objetivos e metas físicas e financeiras dos Programas e Ações de Governo sob a responsabilidade da UJ, referente ao exercício 2010, verificou-se divergência de informações em relação à realização das metas físicas, no próprio preenchimento do relatório. De início, cabe ressaltar que os quadros previstos no item A.2.1 do Relatório de Gestão foram preenchidos indevidamente, pois os Programas que foram citados não são de responsabilidade da UJ, mas sim do órgão superior Ministério da Educação ou mesmo da Previdência Social. A Portaria nº 277/2010 do TCU é clara ao dispor no seu item que somente devem constar os Programas de responsabilidade da UJ. Tanto que no campo ordem do citado quadro o IFRN relacionou as Ações de cada Programa, quando na verdade, de acordo com o que a portaria descreve, deveria constar a ordem sequencial de apresentação dos indicadores de resultado de cada Programa, que constam na lei do PPA. De toda forma, considerando que os dados sobre os resultados alcançados de cada Ação são os que foram lançados nesses quadros, inclusive a análise sobre o atingimento ou não do resultado, serão, portanto, relacionadas a seguir algumas das inconsistências verificadas. No caso da Ação Pagamento de Aposentadorias e Pensões, pertencente ao Programa 0089 Previdência de Inativos e Pensionistas da União, constata-se pelo quadro A.2.1 que o gestor informou como tendo atingido 100% do indicador no exercício. Para essa Ação foi informado no campo indicador a unidade de medida Pessoa beneficiada. Ocorre que no quadro A.2.2, esse sim, que demonstra a Execução Física das ações realizadas pela UJ, o IFRN informou como meta prevista 371 pessoas beneficiadas e meta realizada de 390, o que representa mais de 100%. Portanto, constata-se que há erro ou no preenchimento do Relatório de Gestão ou na apuração da meta realizada. Na Ação 2012 Auxílio-Alimentação aos servidores e empregados, pertencente ao Programa 0750 Apoio Administrativo, constata-se uma superação de 47% da meta prevista, indicada tanto

2 2 de 30 no primeiro quadro, como no segundo já citados, o que demonstraria, a princípio, uma execução significativamente eficiente da Ação. Contudo, não se verificou qualquer comentário do gestor acerca desse êxito, conforme solicitado no normativo do TCU. Apenas se relatou que os recursos alocados foram suficientes pra atender aos 1436 servidores. Portanto, tal superação pode indicar uma deficiência no processo de previsão da meta. Na Ação 2011 Auxílio-Transporte aos servidores e empregados, pertencente ao Programa 0750 Apoio Administrativo, constata-se uma superação de 59% da meta prevista, indicada tanto no primeiro quadro, como no segundo já citados, o que, a exemplo do item anterior demonstraria, a princípio, uma execução bastante eficiente da Ação. Contudo, também nesse caso não se verificou qualquer comentário do gestor acerca dessa eficiência, conforme solicitado no normativo do TCU. Apenas se relatou que os recursos alocados foram suficientes pra atender aos 200 servidores. Também nesse caso, a suposta superação da meta prevista pode indicar o simples acaso no processo de sua previsão. Ademais, o total de despesas executada para essa ação constante do SIAFI é de R$ ,59, o que importa em apenas 88% dos R$ ,00 que consta no cálculo do indicador Percentual de Gastos com Auxílio-transporte PGAT. Essa discrepância, além de ter tornado mais difícil ainda a superação da meta física, conforme exposta pelo gestor, deixa novamente dúvida quanto à fidedignidade dos números apresentados. Na Ação 8429 Formação Inicial e continuada à distância, pertencente ao Programa Brasil Escolarizado, constata-se pelo quadro A.2.1 que o gestor informou como tendo atingido 100% do indicador no exercício. Para essa Ação foi informado no campo indicador a unidade de medida Aluno Matriculado. Ocorre que no quadro A.2.2, que demonstra a Execução Física das ações realizadas pela UJ, o IFRN informou como meta prevista 1320 Alunos Matriculados e meta realizada 1222, o que não representa os 100%, mas 93%. A princípio a diferença é possível de ocorrer sem caracterizar gestão/execução ineficiente, porém também não foram observados comentários que reflitam esses números. A Unidade apenas informou ter a ação sido executada sem problema em 2010 e que Os recursos orçamentários alocados nesta ação em 2010 foram suficientes para atender a todas as despesas previstas na ação, atendendo matriculados em Conforme se depreende do breve comentário o número não condiz com o apresentado no quadro A.2.2, próprio para informação da meta física realizada. Novamente, constata-se que há erro ou no preenchimento do Relatório de Gestão ou na apuração da meta realizada. Na Ação 2992 Funcionamento da Educação Profissional, pertencente ao Programa 1062 Desenvolvimento da Educação Profissional e Tecnológica, e, frise-se, a Ação de mais materialidade da Unidade, constata-se pelo quadro A.2.1 que o gestor informou como tendo atingido 100% do indicador no exercício. Para essa Ação foi informado no campo indicador a unidade de medida Aluno Matriculado. Sucede que no quadro A.2.2, que demonstra a Execução Física das ações realizadas pela UJ o IFRN informou como meta prevista Alunos Matriculados e meta realizada , o que, além de não coincidir com o 100%, também deixa dúvida quanto ao mesmo número de Alunos Matriculados em 2010 informado na composição dos indicadores de gestão (item do Relatório de Gestão), qual seja, Portanto, denota-se mais uma vez uma incongruência nos números informados pela Unidade. Na Ação 2994 Assistência ao Educando da Profissional, pertencente ao Programa 1062 Desenvolvimento da Educação Profissional e Tecnológica, constata-se pelo quadro A.2.1 que o gestor informou como tendo atingido 100% do indicador no exercício. Para essa Ação foi informado no campo indicador a unidade de medida Aluno Assistido. Ocorre que no quadro A.2.2, que demonstra a Execução Física das ações realizadas pela UJ o IFRN informou como meta prevista Alunos Assistidos e meta realizada de , o que, não coincide com o 100%.

3 3 de 30 Desse modo, também nessa Ação, denota-se a inconsistência nos números informados pela Unidade. Mais um caso típico de inconsistência é encontrada na Ação 6333 Apoio à Capacitação e Formação Inicial e Continuada de Professores e Profissionais da Educação Básica, pertencente ao programa 1448 Qualidade na Escola. No SIAFI não se verifica qualquer execução financeira para essa Ação, bem como no quadro A.2.1que foi preenchido pela própria instituição, apontando como índice atingido 0%(zero). Ocorre que no quadro A.2.2 (demonstração da meta física), observa-se a meta realizada igual a meta prevista, qual seja, 12 profissionais beneficiados. Tais exemplos demonstram que há inconsistências claras nos dados informados na peça principal de prestação de contas da unidade, qual seja, o Relatório de Gestão. Tais inconsistências indicam fragilidades nos controles internos da UJ, o que pode estar sendo causado pela centralização de atividades e acúmulo de tarefas em certos servidores, além de não se estar dispensando a devida atenção ao processo de elaboração do Relatório de Gestão. Registre-se que esta equipe realizou algumas tentativas de confirmar os dados informados no Relatório de Gestão junto aos setores apontados, porém não tendo obtido sucesso, ou porque o valor fornecido pelo respectivo setor/departamento não coincidia com o informado ou porque não se conseguiu extrair os mesmos valores, inclusive por ausência de registro da memória de cálculo. O Pró-reitor de Administração não garantiu o controle efetivo das metas físicas e financeiras da entidade, bem como sua representação fidedigna no Relatório de Gestão da Unidade, atribuições essas de sua responsabilidade, conforme inciso III e VIII do Art. 42 do Regimento Interno do IFRN. Cabe também parcela de responsabilidade ao gestor máximo, haja vista tratar-se de números que devem refletir a missão institucional e, principalmente, que, consoante o inciso VI do Art. 37 do mesmo Regimento, ao Reitor compete: coordenar e fiscalizar as atividades da instituição. Na intenção de convalidar os dados apresentados questionou-se a Unidade, por meio da Solicitação de Auditoria nº /009, de 30/03/11, acerca do processo de previsão e apuração das metas, bem como sobre a origem dos respectivos dados, o que foi respondido por meio do Memo. nº 052/2011-PROAD/IFRN, de 31/03/2011, conforme segue: ITEM 37 Informar qual é o setor e/ou agente responsável pelo controle das metas físicas de cada ação de governo da instituição, incluindo elaboração, monitoramento e aferição das metas (prevista e realizada). JUSTIFICATIVA O setor que está responsável pelo controle das metas físicas de cada ação é a Pró-reitoria de Administração - PROAD, e a pessoa responsável pela alimentação no sistema SIMEC é servidor JUSCELINO CARDOSO DE MEDEIROS Matricula nº , mas essa situação precisa ser reestruturada, no sentido de que cada ação deverá ter um responsável e de preferência o setor que desenvolve a política da referida ação. Como exemplo, a ação nº Assistência ao Educando da Educação Profissional deverá ser de responsabilidade da Diretoria a Assistência Estudantil. Com relação à responsabilidade pela a previsão das metas do IFRN, é um processo em conjunto entre a PROAD, PRODES e Gabinete do Reitor. ITENS 38 e 39 Informar, para cada ação de governo, como se dá o processo de previsão das metas físicas para cada exercício,conforme previsto no quadro A.2.2 do Relatório de Gestão. Explicitar, comprovando documentalmente, quais fontes primárias de dados contribuem para a

4 4 de 30 quantificação final da meta (prevista). Informar, para cada ação de governo, de que forma é aferida a realização da meta física. Explicar como se dá o processo de apuração dos valores constantes no quadro A.2.2 do Relatório de Gestão (meta realizada). Detalhar, comprovando documentalmente, também de onde são coletados/consolidados os dados que compõem o valor final da meta (relatórios gerenciais, pesquisas, módulo de algum sistema informatizado, etc). JUSTIFICATIVA Ações que envolvem pagamentos de pessoal Inativo e Pensionista, benefícios assistenciais, de números 0181, 2004, 2010, 2011, 2012, 20CW, são previstos e monitorados com as informações fornecidas pela Diretoria de Pessoas mensalmente, que faz as previsões em função do número de servidores. Com relação às ações de alunos matriculados, na Ação 2992 Funcionamento da Educação Profissional, as previsões das metas físicas são elaboradas em função de número de alunos matriculas (sic) no sistema acadêmico e o número vagas ofertas (sic) para o exercício seguinte. Com relação ao monitoramento da ação, o mesmo é realizado de acordos (sic) com as informações retiradas do sistema acadêmico da Instituição, conforme quadro de alunos matriculados em anexo. Com relação às ações de alunos matriculados, na Ação 2994 Assistência ao Educando da Educação Profissional, as previsões das metas físicas são elaboradas em função de número de alunos matriculas (sic) no sistema acadêmico e de acordo com a classificação socioeconômico dos alunos, realizado pelo setor de serviço social de cada CAMPI. Com relação ao monitoramento da ação, o mesmo é realizado de acordos (sic) com as informações fornecidas por cada Campus, que consolidado na Diretoria de Assistência Estudantil, conforme quadro das ações desenvolvidas de assistência em anexo. Com relação a ação de volume disponibilizado, na Ação 6301 Acervo Bibliográfico para as Instituições da Rede Federal de Educação Profissional, as previsões das metas físicas são elaboradas em função do volume de recursos disponibilizados no orçamento, tendo como parâmetro um custo médio por volume, para o exercício de 2010 o IFRN disponibilizou o montante de R$ ,00 (hum milhão e duzentos mil reais), considerando um custo médio de R$ 50,00 (cinqüenta reais), foi previsto um aquisição de volumes. Com relação a ação servidores capacitados, na Ação 6358 Capacitação de Recursos Humanos da Educação Profissional, as previsões das metas físicas são elaboradas em função do volume de recursos disponibilizados no orçamento, tendo um percentual do orçamento a ser gasto em capacitação, para o exercício de 2010 o IFRN disponibilizou o montante de R$ ,00 (dois milhão (sic) e duzentos mil reais), considerando um custo médio de R$ 3.600,00 (três mil reais), foi previsto um capacitação de 600 servidores envolvendo gastos com diárias, passagens, pagamento de inscrições e etc. Com relação a ação unidade reestruturada, na ação Reestruturação da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica, as previsões das metas físicas são elaboradas em função das necessidades de dotar os CAMPI das condições de funcionamento, as informações são de responsabilidade da PROADS tanto na previsão e monitoramento da ação. Com relação a ação unidade de ensino implantada, na ação 1H10 Expansão da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica, as previsões das metas físicas são elaboradas em função das necessidades de implantar nos unidades de ensino no IFRN, as informações são de responsabilidade da PROADS tanto na previsão e monitoramento da ação. Com relação a ação alunos matriculados, na ação 8429 Formação Inicial e Continuada à Distância, as previsões das metas físicas são elaboradas em dos (sic) alunos matriculados, conforme informação Pró-Reitoria de Ensino e de (sic) retiradas do sistema acadêmico, o acompanhamento do monitoramento é realizado pela número de alunos matriculados, segundo informações da PROEN e relatório em anexo. ITENS 40 Informar se a previsão da meta para o exercício subsequente é feita pela própria

5 5 de 30 unidade. Em caso positivo, explicar detalhadamente como se dá o processo de cálculo/estimativa dessa meta. JUSTIFICATIVA As previsões das metas físicas para o exercício seguinte são realizadas pela própria Instituição. As previsões são calculadas em função de informações de exercícios anteriores e de acordo com as projeções dos anos futuros baseados no Plano de Ação da Instituição. Em resposta ao informe de apresentação dos fatos, enviado por meio da SA nº /30, de 14/04/2011, a unidade, por meio do Ofício nº 167/2011-Reitoria/IFRN, de 20/04/2011, justificou-se nos seguintes termos: Informação sobre o questionamento referente à Ação 0181 Pagamento de aposentadorias e pensões, pertencente ao programa 0089 previdência de inativos e pensionistas da União. A questão do percentual tratado neste item, como em outros, cujo quantitativo da meta superou a respectiva previsão, decorre de referência que foi utilizada institucionalmente com o entendimento de que os resultados obtidos para quantitativos iguais ou superiores ao previsto, representaria, na prática, uma realização de 100%. Acatamos o posicionamento da Auditoria para reconhecer que a meta realizada (390) foi superior à meta prevista (371), e consequentemente, atingiu uma execução de 105% do indicador inicial do exercício, devido a um número maior de aposentadorias/pensões concedidas, frente ao previsto. Outrossim, o percentual de 105% atingido na execução demonstra que houve efetividade e eficácia quanto ao planejado, relativamente a Ação. Informação sobre o questionamento referente à Ação 2012 Auxílio-alimentação aos servidores e empregados, pertencente ao programa 0750 apoio administrativo. O quantitativo informado está correto, o que representou a superação da meta prevista em 47% em decorrência das novas contratações de servidores ocorridas no decorrer do anode Considerando que essa ação está relacionada diretamente com o número de servidores da Instituição e que as nomeações de novos servidores dependem de autorização e distribuição de vagas feita pelo Governo Federal, essa superação em 47% da meta prevista representa, sem dúvida, que foi conseguido para o indicador avaliativo de execução da Ação um rendimento de muita eficiência. Informação sobre o questionamento referente à Ação 2011 Auxílio-transporte aos servidores e empregados, pertencente ao programa 0750 apoio administrativo. O quantitativo informado está correto, o que representou a superação da meta prevista em 59%. Considerando que essa ação também está relacionada diretamente com o número de servidores da Instituição, a meta foi superada devido às novas contratações de servidores ocorridas no decorrer do ano de 2010, sobretudo para os campi do interior do Rio Grande do Norte. É importante destacar que nas cidades onde os campi foram instalados, não existe sistema formal de transporte coletivo, e como a previsão da dotação orçamentária para essa ação é feita pelo Ministério da Educação, o mesmo deve ter levado em consideração a média da Instituição. Convém observar que o valor da passagem de ônibus varia de localidade para localidade. Assim, é possível compreender que a superação em 59% da meta prevista representa, sem dúvida, que foi conseguido para o indicador avaliativo de execução da Ação um rendimento de muita eficiência. Informação sobre o questionamento referente à Ação 8429 Formação Inicial e Continuada à Distância. O quantitativo informado está correto, ou seja, a meta prevista para 2010 foi de alunos matriculados e a meta realizada de alunos matriculados, o que implica no atingimento de 93% da meta original, tendo representado lapso de critério a mensuração do índice de 100%. Credita-se o fato da meta prevista ter deixado de ser integralmente atingida em função de não ser valorado pela população o ensino na modalidade de educação à distância igualmente ao ensino presencial, no entanto, o índice obtido de 93% que se insere na faixa (90-100) dos 10% ótimo de resultado, confere à execução da Ação um indicador de eficiência.

6 6 de 30 Informação sobre o questionamento referente à Ação 2992 Funcionamento da Educação Profissional. O quadro foi preenchido corretamente, ou seja, a meta prevista para 2010 foi de alunos matriculados tendo como parâmetro (orientação do Ministério da Educação, à época da proposta orçamentária/julho-2009) o número de estudantes do ensino técnico (integrado e subsequente), graduação tecnológica e licenciaturas; sendo a meta realizada de alunos, o que implica na superação da meta prevista em 4,08%, o que demonstra um resultado com efetividade e eficácia. O quantitativo de matrícula de , conforme consta no Relatório de Gestão, refere-se ao total de estudantes atendidos pela Instituição, aí incluídos além dos alunos já mencionados alvo especial da Ação, mais alunos matriculados em cursos de pós-graduação e alunos do ProITEC/PROEJA FIC. Outrossim, a partir do corrente exercício, ou seja, quando da elaboração da proposta orçamentária/2012 daremos o tratamento a questão seguindo orientação da Auditoria, para considerar no quantitativo da meta dessa Ação o total de pessoas atendidas pela Instituição nas diversas modalidades de suas ofertas. Informação sobre o questionamento referente à Ação 2994 Assistência ao Educando da Educação Profissional. O quadro foi preenchido corretamente, isto é, a meta prevista foi de alunos assistidos e a meta realizada foi de alunos realmente assistidos, o que implica em uma superação da meta original de 2,86% demonstrando um resultado executivo de efetividade e eficácia. Também vale para essa Ação as explicações de metodologia/parâmetros já expostos em itens anteriores, cabendo ressaltar que apesar de muito importante para a comunidade acadêmica, com função precípua de oportunizar aos estudantes das classes sociais mais desfavorecidas economicamente condições para sua permanência na Instituição, nem todos os alunos da Instituição são atendidos diretamente através de recursos do programa de Assistência ao Educando. Como exemplo, em 2010, todas as bolsas dos estudantes matriculados em cursos na modalidade de educação de jovens e adultos, foram executadas com recursos de Ação da SETEC/MEC descentralizados através de plano de trabalho específico, conforme demonstra a execução orçamentária institucional. Informação sobre o questionamento referente à Ação 6333 Apoio à Capacitação e Formação Inicial e Continuada de Professores e Profissionais da Educação Básica. Solicitamos que a Auditoria desconsidere o número 12 lançado de forma inconsistente na demonstração física no quadro A.2.2, tendo em vista que conforme identificou, simplesmente ocorreu um equívoco de preenchimento do citado quadro onde seria 0 foi informado 12 pela indução do número previsto. No tocante ao desenvolvimento da ação, não resta dúvidas que a Instituição teve dificuldades na sua execução, em função da falta de interesse de professores da rede pública estadual na capacitação, uma vez que o Estado não viabilizou condições de redução de carga horária ou bolsa de incentivo para os interessados, o que inviabilizou o projeto. Em que pese a retificação de alguns valores que constavam nos quadros do Relatório de Gestão, não se verificou análises críticas sobre o resultado alcançado de cada ação, seja positivo ou negativo. Quando muito a unidade se limita a relatar que a execução da Ação obteve um rendimento de muita eficiência. Com relação à falta de comentários acerca dos resultados alcançados na execução das Ações, deve-se salientar que o gestor perde oportunidade de compartilhar com os pares, além de demonstrar para a sociedade as boas práticas implementadas pela instituição que possam trazer resultados positivos, a exemplo de como se tenha conseguido superar significativamente uma meta prevista. Ou, ainda, já trazer uma exposição das dificuldades que, porventura, tenham levado a instituição a não consecução da realização da meta.

7 7 de 30 Um exemplo claro da ausência da análise crítica ocorre com a Ação 2011 Auxílio-transporte aos servidores e empregados, na qual a Unidade ratifica o percentual de superação da meta em 59% (alcançou 200 beneficiados), mesmo nem tendo executado a totalidade dos recursos alocados (SIAFI) para uma meta prevista de 126 beneficiados. A Unidade alega como causa da superação da meta o fato de que ocorreram várias contratações ao longo do exercício. Esse fato não deveria ter deixado de ser considerado quando do planejamento e previsão da meta. Portanto, se mesmo com menos recursos a Unidade conseguiu beneficiar tantos mais servidores, resta claro que perdeu uma excelente oportunidade de demonstrar suas boas práticas para conseguir tal feito. De outro lado, da leitura do Relatório de Gestão depreende-se claramente que a sua elaboração foi procedida de última hora, no limite do prazo, e por isso a causar tantos erros de digitação, valores registrados erroneamente, quadros preenchidos indevidamente, numeração desconforme com o normativo, entre outros. Outro ponto que contribuiu para as divergências encontradas é o fato de somente um servidor ser responsável por todo processo de previsão, acompanhamento e apuração das metas do IFRN, quando o planejamento e controle deveria estar formalmente descentralizado pelas pró-reitorias e setores que executam as respectivas ações de governo, cabendo apenas a consolidação a um único servidor ou comissão. Frise-se, novamente, que a prestação de contas da gestão, traduzida no Relatório, deve ser construída ao longo do exercício e por diversos agentes. O retardamento de todo o processo de apuração das metas para o limite do prazo de entrega do Relatório de Gestão dificilmente produzirá uma peça que reflita a realidade, além da Unidade deixar de dispor de um instrumento de auxílio permanente à gestão, o que ocorreria se ao longo do ano os diversos agentes fossem devidamente inseridos no processo de planejamento e acompanhamento. Por todo o exposto, mantém-se a constatação, tendo em vista a necessidade de organização e aperfeiçoamento de todo o processo de construção da prestação de contas da Unidade. Instituir, formalmente, a descentralização do processo de planejamento e controle das metas físicas e financeiras da unidade, definindo as responsabilidades de cada agente no processo. Recomendação 2: Dar ciência imediata aos agentes inseridos no processo de planejamento e controle das metas da unidade do teor da DN 108/2010-TCU, do modo a possibilitar o acompanhamento efetivo e tempestivo dos resultados da entidade, colaborando assim para a fidedignidade das informações constantes do próximo Relatório de Gestão. Recomendação 3:

8 8 de 30 Implantar, formalmente, rotina de acompanhamento periódico dos resultados obtidos pela instituição, por cada programa e ação de governo executada, obedecendo ao prescrito no Art. 1º da PORTARIA Nº 198/2005-MPOG CONSTATAÇÃO: (033) Detalhamento insuficiente das fórmulas e do processo de cálculo dos indicadores de gestão apresentados no Relatório de Gestão O IFRN apresentou em seu Relatório de Gestão referente ao exercício 2010 não só os indicadores exigidos no Acórdão nº 2267/2005 TCU Plenário, como também mais 31 indicadores elaborados pelo próprio instituto. As informações constam do item do mencionado Relatório. Todos os indicadores exibidos no Relatório possuem nome, descrição e fórmula de cálculo. Contudo não foi verificada a expressão do objetivo de cada indicador (eficiência, eficácia ou efetividade). Especificamente com relação à fórmula de cálculo constata-se uma dificuldade na tradução do significado de cada componente utilizado na fórmula (numerador/denominador). Não consta uma definição mínima das parcelas que contribuem para a composição final do valor de cada componente. Nos exames realizados durante os trabalhos de auditoria não se conseguiu confirmar os valores apresentados para o exercício 2010 nos respectivos quadros do Relatório de Gestão (item 2.4.3). Em consultas ao Sistema Acadêmico e banco de dados próprio da instituição, procedidas com auxílio dos agentes responsáveis pela apuração dos valores dos componentes, não se obteve êxito na ratificação dos números exibidos no Relatório. Outro ponto que carece de detalhamento é a indicação das fontes em cada quadro demonstrativo da evolução dos índices, pois observa-se que está se fazendo sempre referência a setores do IFRN (diretoria X, Pró-reitoria Y, etc.), não traduzindo especificamente a origem do dado (sistema X, planilha Y, relatório Z, fichas tais, cadastros ou banco de dados tal, etc...), ou seja, de qual repositório de dados aquele setor/departamento/diretoria buscou aquelas informações. Não há como se confirmar o valor atribuído a esses componentes sem que se tenha claro o que deve se considerar em cada caso, ou seja, quais valores contam ou quais são excluídos para a construção do valor final. Um exemplo da dificuldade relatada pode ser expresso na construção do componente Nº de inscrições do indicador Relação Candidato/Vaga, pois não está expresso quais as inscrições de quais modalidades entram nesse cálculo, como por exemplo: as do Proitec, as do exame de seleção aberto ou as procedentes do ENEM. Também se candidatos que possam ter se inscrito em dois processos são contados duas vezes ou não, mesmo que continuem em apenas um deles. E, ainda, em que momento se dá a confirmação das inscrições, ou seja, qual a data de corte para extração do número definitivo no sistema? Outro caso típico é o indicador Índice de docentes afastados (DA), expresso no item do Relatório de Gestão, cuja fórmula de cálculo é: (Docentes afastados / Docentes em exercício)x100.

9 9 de 30 Quem lê o Relatório pode se perguntar o que significa o componente Docentes Afastados. Quais professores são considerados (ou são excluídos) para o seu cálculo? Somente os que estão afastados para capacitação, ou os que eventualmente possam ter sido cedidos para outro órgão ou, ainda, os que estejam em exercício na unidade, mas em funções administrativas?! (esse último um caso recorrente, por sinal). E com relação ao componente Docentes em exercício, consideram-se os substitutos que encerraram contrato no exercício sob exame? Qual a data de corte dessa apuração? O exercício é considerado exclusivo em disciplinas, ou somente o desenvolvimento de um projeto de pesquisa também seria considerado? Esses casos específicos mencionados servem para exemplificar, entre outros, as dificuldades relatadas anteriormente. Insuficiência na definição e no detalhamento das fórmulas e do processo de cálculo dos indicadores de gestão, constantes do Relatório de Gestão da Unidade. A competência para coordenação desse processo caberia ao Pró-Reitor de Planejamento, conforme Art. 50, VII do Regimento interno do IFRN. Adicionalmente, também ao Reitor deve ser atribuída responsabilidade, haja vista sua competência para coordenar e fiscalizar as atividades da instituição, conforme Art. 37, VI do mesmo normativo. Por fim, e com base no Art. 42, incisos III e V do Regimento, incidir ainda responsabilidade pela falha ao Pró-Reitor de Administração, a quem cabe elaborar o Relatório de Gestão, bem como supervisionar políticas e diretrizes voltadas à economicidade e eficácia administrativa. Por meio da SA nº /03, de 28/03/2011, o gestor foi questionado sobre a existência de servidor(es) responsável(s) formalmente pela coleta e alimentação dos dados primários que compõem os indicadores da instituição, bem como pelo cálculo dos indicadores e qual a frequência desse cálculo, o que respondeu, por meio do MEMO Nº. 015/2011-Gab/Reitoria, de 30/03/2011, nos seguintes termos: No Planejamento, à luz dos Normativos legais que fundamentam o Relatório de Gestão e sob a orientação da Auditoria Interna do IFRN, são definidos: estrutura do Relatório, quais Órgãos do IFRN irão fornecer dados, prazos. A partir do Planejamento, cada Órgão em particular é visitado e informado da sua participação no Relatório de Gestão. Estes Órgãos que detém a posse dos dados, por sua vez, participam ativamente desse processo, acessando suas estruturas organizacionais, Portais de dados do IFRN e Portais de dados Federais. Após acessarem seus diversos Portais e estruturas, esses Órgãos nos repassam os dados sistematizados; e, finalmente, os Indicadores e seus respectivos Gráficos são construídos, de forma automática em Planilhas eletrônicas. Outrossim, esclarecemos que esses Órgãos, para o Relatório de Gestão de 2010, foram os seguintes: - Pró-Reitoria de Ensino; - Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação; - Pró-Reitoria de Extensão; - Pró-Reitoria de Administração; - Diretoria de Gestão de Pessoas; - Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação; - Auditoria Interna.

10 10 de 30 Cada Órgão listado na Contextualização, supramencionada, elabora sua sistemática própria para a obtenção primária dos dados que compõem os Indicadores. A forma de obtenção varia de acordo com os meios utilizados: - Os dados do Sistema Acadêmico Institucional, utilizado pela Pró-Reitoria de Ensino, são alimentados: 1. Pelas secretarias acadêmicas dos campi, quanto aos dados de cartoriais dos estudantes; 2. Pelos professores, quanto aos dados de frequência e notas nas disciplinas, o que implica diretamente em dados de evasão, jubilamento, reprovação; 3. Automaticamente, pelo próprio sistema, quanto aos dados gerados por meio de rotinas e processamentos dos dados informados. Portanto, o Sistema Acadêmico Institucional realiza os registros acadêmicos e demais registros cartoriais. Esses dados são sistematizados por Campus. - o Portal Lattes do CNPq é utilizado para obter informações que os Docentes Pesquisadores postaram com suas produções acadêmicas. A equipe de Servidores da Pró-Reitoria de Pesquisa e Inovação também consulta Portais da Revista Holos, Anais VII Congic IFRN, Anais do V Connepi, Editora IFRN. - a Pró-Reitoria de Extensão articula os seus diversos representantes nos Campi, nas Coordenações de Extensão, para obter dados por Campus. O quadro a seguir apresenta essa rede de Professores que alimentam as informações da Pró-Reitoria de Extensão. Já a responsabilidade pelo cálculo dos indicadores, afirmou ser do Professor João Maria Filgueira, Matrícula SIAPE ; e que o cálculo é efetivado a partir das Planilhas coletadas junto às Pró-Reitorias de Ensino, Pesquisa e Inovação, Extensão, Administração; Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação; Auditoria Interna. Com relação à frequência de cálculo dos indicadores afirmou que a composição dos Indicadores se dá predominantemente para o Relatório de Gestão. É certo que a diversidade de produtos oferecidos pela instituição, em suas várias modalidades, bem como a sua imensa estrutura, em alguns casos acabam por tornar mais dificultosa a apuração das frações que constroem cada elemento da fórmula. Essa complexidade implica inevitavelmente na dificuldade de convalidação dos números finais, principalmente quando não há uma espécie de roteiro da memória de cálculo, que possibilite se saber como foi procedido o cômputo, desde a coleta na fonte primária dos dados até o resultado final de cada componente. Desse modo, é patente a necessidade de se definir detalhada e formalmente o processo de apuração, cálculo e apresentação dos indicadores de gestão da unidade, sob pena de se prejudicar significativamente a confiabilidade e validade das informações. Todas essas definições e detalhes se mostram fundamentais para a garantia da integridade e continuidade na expressão desses dados, pois o conhecimento de como apurá-los ou construí-los não deve se restringir a servidor x ou y, mas sim estar claramente expresso em documento próprio para que se permita a confirmação ou rastreamento das informações a qualquer momento. No caso dos 12 indicadores exigidos no Acórdão 2.267/2005 do TCU pode-se dizer que até se tenta detalhar algo nesse sentido (a exemplo da tabela A, anexa ao julgado, proposta pela SETEC), mas considerando a complexidade e as particularidades dos processos existentes na unidade, é imprescindível que se detalhe ainda mais a definição de cada componente com a demonstração do seu respectivo processo de cálculo, principalmente quando se trata dos outros 31 parâmetros da

11 11 de 30 instituição, que não estão incluídos no citado julgado. Não é a forma mais adequada que se fique a cargo de cada órgão envolvido no processo (Pró-reitorias e Diretorias, por exemplo) elaborar sua sistemática própria para a obtenção primária dos dados que compõem os Indicadores, consoante afirmação do IFRN. Cada órgão pode até contribuir e desenvolver a melhor maneira de apurar seus dados, mas a sistemática, o processo como um todo, deve ser aprovado, detalhado e normatizado formalmente pela Instituição, possibilitando assim a uniformidade do processo no tempo. Portanto, considerando o insucesso na confirmação dos valores dos indicadores por esta equipe, a necessidade clara de se normatizar e formalizar detalhadamente o processo de cálculo e, ainda, que não se consegue afirmar que os indicadores apresentados atendem adequadamente aos critérios da confiabilidade, simplicidade e mensurabilidade, fica mantida a constatação. Detalhar em documento próprio cada componente das fórmulas dos indicadores do Relatório de Gestão, definindo de forma clara e objetiva o que se inclui ou se exclui para o seu cômputo; Recomendação 2: Registrar em documento próprio o processo de cálculo dos indicadores, com a respectiva memória do cálculo de cada componente que possa permitir a auditabilidade dos mesmos; Recomendação 3: Explicitar em documento próprio a fonte originária de onde é coletada cada parcela dos componentes que contribuem para a construção do resultado do indicador, podendo-se, se for o caso, até salvar as telas de sistema em meio físico ou magnético. Recomendação 4: Desenvolver uma forma de se arquivar um espelho da base de dados no momento do cálculo dos indicadores, para possibilitar a auditabilidade de cada valor em momento futuro Recomendação 5: Em cada um dos indicadores constantes do próximo Relatório de Gestão, mencionar para qual Programa/Ação de governo o mesmo é aplicável.

12 12 de ASSUNTO - ATUAÇÃO DO TCU/SECEX - EXERCÍCIOS ANTERIORES INFORMAÇÃO: (048) Em cumprimento à determinação expressa no item , do Acórdão nº 3.655/2010-TCU 2ª Câmara, foi realizada auditoria no período de 16/11/2010 a 19/11/2010 com objetivo de apurar as providências adotadas pelo IFRN para regularização da situação dos convênios nº 070/2003 e 090/2003. Diante das recomendações consignadas no item nº do Relatório de Auditoria CGU nº , o IFRN adotou as seguintes providências: Convênio nº 070/2003 (SIAFI ) - os servidores que não concluíram o curso de mestrado foram notificados para apresentação de justificativas por intermédio dos Ofícios nº 53, 54, 55, 56, 57 e 58/2010-DIGEP/IFRN, de 19/03/ recebidas as justificativas, os processos foram enviados para Assessoria Jurídica para pronunciamento. - em 17/11/2010 Assessoria Jurídica proferiu os despachos nº 422, 424, 425, 426 e 427, todos recomendando o ressarcimento dos recursos financeiros por parte dos servidores. - as recomendações da Assessoria Jurídica foram acatadas pelo Reitor e os processos foram encaminhados para a Diretoria de Gestão de Pessoas com a recomendação para que fossem providenciados os descontos dos valores devidos. Convênio nº 090/2003 (479605) - por intermédio dos ofícios nº 52 e 53/2010-DIGEP/IFRN, de 19/03/2010, o servidor que não faz parte do quadro do IFRN e o outro que não concluiu o curso foram notificados para apresentar justificativas. - recebidas as justificativas, os processos nº / e nº / foram enviados para Assessoria Jurídica para pronunciamento. - em 17/11/2010 a Assessoria Jurídica proferiu os despachos nº 423 e 429 recomendando o ressarcimento dos recursos financeiros por parte dos servidores. - as recomendações da Assessoria Jurídica foram acatadas pelo Reitor e os processos foram encaminhados para a Diretoria de Gestão de Pessoas com a recomendação para que fossem providenciados os descontos dos valores devidos ASSUNTO - CONTROLES INTERNOS CONSTATAÇÃO: (001) Ausência de elaboração do Plano Estratégico de Tecnologia da Informação TI da UJ, bem como do estabelecimento de comitê de TI. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do RN - IFRN, constatou-se que o Instituto não dispõe de Comitê Diretivo de Tecnologia da Informação, nem tampouco de Planejamento Estratégico em vigor para a área de TI - PETI. Constatou-se, contudo, que há previsão de criação do Comitê Gestor para que o mesmo, ainda no presente exercício, possa aprovar a Política de Segurança da Informação do IFRN, bem como iniciar o trabalho de construção do Plano Diretor de Tecnologia da Informação. O Instituto não criou o comitê e o plano estratégico de tecnologia de informação. Em resposta Solicitação de Auditoria nº /05, o Diretor de Gestão de Tecnologia da

13 13 de 30 Informação, por meio do Memorando nº 33/2011, comunicou que: Referente aos itens 17, 18, 19 e 20 da Solicitação referida, A Diretoria de TI está em processo de construção desses documentos. Inclusive consta do Plano de Metas do ano de 2011 a criação do Comitê Gestor para que o mesmo, ainda em 2011, possa aprovar a Política de Segurança da Informação do IFRN assim, como iniciar o trabalho de construção do PDTI. Em face da manifestação do auditado, cumpre aguardar a implementação imediata das medidas informadas, uma vez que o planejamento estratégico de TI (PETI) é essencial para que as organizações possam identificar e alocar corretamente os recursos da área de TI de acordo com as prioridades institucionais e com os resultados esperados. A ausência de planejamento estratégico leva ao enfraquecimento das ações e da própria área de TI devido à descontinuidade dos projetos e consequente insatisfação dos usuários e resultados abaixo do esperado. Isso pode comprometer toda a área de TI e influenciar negativamente o desempenho do Órgão/entidade na sua missão institucional já que a TI representa importante ferramenta para o desenvolvimento das ações previstas. Outro fato que merece destaque é o não estabelecimento de um comitê que decida sobre a priorização das ações e investimentos de TI para a UJ, o qual buscará o alinhamento entre as atividades de TI e o negócio da organização, bem como para a otimização dos recursos disponíveis e a redução do desperdício. Recomenda-se que o IFRN adote as medidas necessárias a fim de que o Comitê Gestor de Tecnologia da Informação seja criado com a maior brevidade possível. Recomendação 2: Recomenda-se que o IFRN elabore do Plano Estratégico de Tecnologia da Informação CONSTATAÇÃO: (002) Ausência de área específica (comitê gestor da segurança da informação) responsável pela implementação da Política de Segurança da informação na UJ. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do RN - IFRN, constatou-se a inexistência de área específica (comitê gestor da segurança da informação) responsável pela implementação da Política de Segurança da informação na UJ. Observou-se, todavia, que foi determinada a criação de uma coordenação responsável, a Coordenação de Infraestrutura e Redes COINRE, que aguarda a mudança no Regimento Interno do IFRN para sua implementação. Não atualização do Regimento Interno do IFRN, contemplando a COINRE, a fim de que a mesma passe a existir efetivamente e, por conseguinte, desempenhar suas atribuições relativas à Política de Segurança da Informação na Unidade. Em resposta à Solicitação de Auditoria nº /07, na qual foi pedido que o IFRN disponibilizasse a documentação comprovando a existência e apresentando as atribuições de uma

14 14 de 30 área específica dentro da UJ que seja responsável pela implementação da Política de Segurança da Informação PSI, a Unidade, por meio do Memorando 03/2011, informou que a Resolução nº 16/2010-CONSUP, determinou a criação da Coordenação de Infraestrutura e Redes COINRE, a qual dentre outras atribuições terá a incumbência de promover, orientar e acompanhar, no que se refere à TI, a implementação da Política Corporativa de Segurança da Informação. Porém, o documento que irá homologar essas atribuições, o Regimento Interno, ainda não foi atualizado, aprovado e publicado pelo CONSUP, motivo pelo qual o documento que está em vigor é a Resolução nº 15/2010, que ainda não contempla a COINRE. Diante da informação prestada, vislumbra-se a necessidade de adoção, no menor tempo possível, das medidas necessárias ao funcionamento de uma área específica dentro da UJ que seja responsável pela implementação da Política de Segurança da Informação, uma vez que a inexistência dessa área representa um risco de ausência de ações de segurança da informação ou ocorrência de ações ineficazes, descoordenadas e sem alinhamento com o negócio. Recomenda-se que o IFRN atualize o Regimento Interno da Unidade, a fim que o mesmo homologue as atribuições do COINRE, definidas na Resolução nº 16/2010-CONSUP INFORMAÇÃO: (003) Gestão de Tecnologia da Informação realizada exclusivamente por servidores do IFRN. Em análise as informações prestadas no Relatório de Gestão da UJ e em resposta à Solicitação de Auditoria nº /007, verificou-se que inexistem servidores terceirizados desempenhando atividades de gestão de TI na UJ. Verificou-se também que, do quadro de servidores do órgão/entidade responsáveis pela gestão de TI, 81% possui formação específica em TI CONSTATAÇÃO: (004) Ausência de rotina formalizada para avaliação da compatibilidade dos recursos de TI com as reais necessidades da Unidade. Após análise das documentações solicitadas e das informações prestadas pelo Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do RN - IFRN, constatou-se que não há nenhum procedimento formalizado destinado ao estabelecimento de uma rotina para avaliação da compatibilidade dos recursos de TI com as reais necessidades da UJ. Segundo informações prestadas pelo Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, normalmente as necessidades são levantadas dentro do planejamento anual e no Colégio de Diretores, além de reuniões com os Coordenadores de TI de todos os campi. Ausência de elaboração de rotina para avaliação da compatibilidade dos recursos de TI com as necessidades do IFRN. Em atendimento ao item 24, da Solicitação de Auditoria nº /07, o Diretor de Gestão de Tecnologia da Informação, por meio do Memorando 34/2011, de 31 de março de 2011, comunicou que: Referente à documentação sobre compatibilidade entre os Recursos de TI e as necessidades do

15 15 de 30 órgão, não temos nenhum procedimento formalizado. Normalmente as necessidades são levantadas dentro do planejamento anual e no Colégio de Dirigentes, no qual a DIGTI é membro, além de reuniões com os Coordenadores de TI de todos os campi. Diante dos fatos observados e da manifestação da Unidade, cumpre ressaltar que a inexistência de tal rotina aumenta o risco de desperdício e de não atendimento de forma tempestiva e efetiva dos pleitos da unidade com relação ao desenvolvimento/manutenção de soluções em TI. Recomenda-se que o IFRN adote rotina formalizada, e com periodicidade adequada, para avaliação da compatibilidade dos recursos de TI com as reais necessidades da Unidade CONSTATAÇÃO: (032) Não atendimento da recomendações expedidas pela Unidade de Controle Interno da UJ decorrentes de vários relatórios, relativos a assuntos de patrimônio, diárias, frequência de servidores, contratos, entre outros. Em análise ao item 16 do Relatório de Gestão, que deveria trazer informações sobre a implementação, ou não, pela UJ de recomendações expedidas pela sua Unidade de Controle Interno, verificou-se que a unidade não realizou o preenchimento desses dados. Em resposta a uma solicitação da equipe de auditoria o Gestor informou os Relatórios abaixo expedidos pela AUDINT, nos quais não foram adotadas providências suficientes para atendimento das respectivas recomendações: RELATÓRIO 005/2010/CACIN/CAMPUS NATAL CENTRAL - Nenhuma atendida RELATÓRIO 011/2010/CACIN/CAMPUS SANTA CRUZ - Nenhuma atendida RELATÓRIO 005/2010/CACIN/CAMPUS NATAL Z. NORTE - Nenhuma atendida RELATÓRIO 007/2010/CACIN/CAMPUS NATAL CENTRAL - Nenhuma atendida RELATÓRIO 007/2010/CACIN/CAMPUS APODI - 5 não atendidas de um total de 6 recomendações RELATÓRIO 017/2010/CACIN/SC - Nenhuma atendida RELATÓRIO 001/2010/CACIN/ CAMPUS NATAL Z. NORTE - Nenhuma atendida RELATÓRIO 008/2010/CACIN/CAMPUS APODI - Nenhuma atendida RELATÓRIO 024/2009/CACIN/CAMPUS NATAL Z. NORTE - 1 não atendida de um total de 10 recomendações RELATÓRIO 004/2010/CACIN/CAMPUS APODI - Nenhuma atendida RELATÓRIO 006/2010/CACIN/CAMPUS NATAL CENTRAL - Nenhuma atendida RELATÓRIO 005/2010 /CACIN/CAMPUS APODI - Nenhuma atendida RELATÓRIO 006/2010/ CACIN/CAMPUS NATAL Z. NORTE - Nenhuma atendida Os relatórios citados tratam de assuntos diversos no âmbito da unidade e contém recomendações acerca de patrimônio, diárias, frequência de servidores, contratos, entre outros. Cabe registrar que em praticamente todas as recomendações não atendidas dos relatórios citados consta o mesmo texto para a providência implementada, qual seja: A implementação desta recomendação não foi devidamente acompanhada com Planos de Providências devido aos constantes processos de remanejamentos de nossos servidores/auditores. Falta de atuação específica da Audint/IFRN no acompanhamento da implementação das recomendações, conjugada com a negligência dos diversos setores e campi da instituição em cumprir

16 16 de 30 as recomendações da Audint, o que aponta para a responsabildade do Reitor do IFRN, consoante o disposto no Art. 37, VI e IX do Regimento Interno, considerando, ainda, que a Auditoria Interna é órgão diretamente ligado à Reitoria. Por meio da Solicitação de Auditoria nº /012, de 31/03/2011, foram requeridas justificativas para o não atendimento das recomendações emitidas nos Relatórios da AUDINT, tendo a Unidade respondido, servindo-se do Memorando nº 28/2011, de 01/04/2011, o que segue, inclusive tendo enviado em anexo a tabela que deveria ter sido preenchida no Relatório de Gestão. As recomendações emitidas nos relatórios de auditorias e nas notas técnicas pela AUDIN em 2010 foram atendidas pelas unidades administrativas, como forma de padronização das ações das áreas auditadas, conforme ações do PAINT/2010. Algumas recomendações dos relatórios ainda não foram implementadas em virtude do remanejamento de servidores entre os campi, ficando para o exercício de 2011, a tarefa da AUDIN de acompanhar, através do plano providência similar ao da CGU, sobre as implementações das recomendações dos seus relatórios. A pendência ocorreu, pois no exercício 2009 o Instituto estava no momento de transformação, passando de 05(cinco) unidades para 11(onze), causando um pouco de fragilidade no aperfeiçoamento e implantação das recomendações dessa auditoria interna no exercício de Entretanto, existe, ainda, por parte de alguns setores/unidades, injustificada demora em responder às solicitações da Auditoria Interna, o que prejudica o desenvolvimento das atividades e impossibilita que a AUDIN exerça a função de assessoramento no que diz respeito à avaliação dos procedimentos dos controles internos administrativos. Em 25/04/2011, por meio do Ofício nº 167/2011-Reitoria/IFRN, em resposta ao informe de apresentação dos fatos apontados pela equipe de auditoria, o IFRN apresentou novo quadro, agora indicando atendimento a uma quantidade maior daquelas mesmas recomendações. No novo quadro enviado pela unidade, preenchido conforme o item 16 do Relatório de Gestão, verifica-se, de fato, uma quantidade maior de recomendações indicadas como atendidas. Contudo, deve-se destacar que algumas ainda pendem de atendimento, notadamente as que foram direcionadas ao Campus de Apodi/RN, que nem chegaram a ser respondidas à Audint/IFRN. Ademais, observa-se que em alguns itens, a providência implementada não configura atendimento pleno à recomendação efetuada, principalmente em relação à operação do sistema SIMEC, para o qual são relatadas operações com mau funcionamento. Destaque-se ainda que em alguns itens consta como providência implementada somente a referência a um número de processo administrativo, o que não está de acordo com o conteúdo que deveria constar deste campo. Portanto, considerando que as recomendações de todos os relatórios citados foram elaboradas no exercício 2010 e que somente por ocasião do início da auditoria de gestão, em março/2011, é que houve a informação do atendimento pelos respectivos campi, fica mantida a constatação, tendo em conta, ainda, a inércia injustificada do Campus de Apodi/RN em informar o atendimento das suas recomendações. Recomenda-se dar ciência, com ampla divulgação, da obrigatoriedade de os setores e campi do

17 17 de 30 Instituto apresentarem as informações solicitadas pela unidade de auditoria interna de forma tempestiva e completa, além do devido cumprimento das recomendações expedidas. Recomendação 2: Recomenda-se dar ampla divulgação na instituição quanto ao âmbito de atuação das atividades de auditoria interna, inclusive quanto à autorização para acesso irrestrito a registros, pessoal, informações, sistemas e propriedade físicas relevantes para executar suas auditorias Recomendação 3: Recomenda-se que a Auditoria Interna do Instituto implemente rotinas que possibilitem o acompanhamento constante das recomendações emitidas de forma a garantir o monitoramento adequado e tempestivo das suas orientações ASSUNTO - RECURSOS EXIGÍVEIS INFORMAÇÃO: (005) Adequação de Inscrições em Restos a Pagar. Após análise da documentação pertinente a inscrições em restos a pagar, selecionados de forma não probabilística dentre os valores inscritos pelo IFRN no exercício de 2010, constatou-se a regularidade das inscrições analisadas, não sendo verificada nenhuma inconsistência ASSUNTO - REMUNERAÇÃO, BENEFÍCIOS E VANTAGENS CONSTATAÇÃO: (014) Ausência de implementação de políticas capazes de diminuir a deficiência de força de trabalho. Constatou-se que a Unidade não instituiu mecanismos que evidenciem a situação da força de trabalho, reposição da força de trabalho, plano de alocação de servidores e demais ações que permitam aferir o dimensionamento da força de trabalho, no que diz respeito ao quantitativo, composição e perfil, bem como quanto à definição de estratégias e ações que se fazem necessárias para viabilizar o alcance de suas necessidades, nos termos do item 5 da Portaria 277/10 do TCU. Deficiência no planejamento no tocante ao dimensionamento da composição da força de trabalho. Em resposta à SA nº /010, por meio do Memo nº 101/2011/DIGPE/IFRN, a Unidade informa: Considerando que o dimensionamento da força de trabalho é um processo de planejamento contínuo de avaliação das necessidades de pessoal e competências para atender aos objetivos institucionais, explicitados no Plano de Desenvolvimento Institucional PDI, e que neste planejamento devem ser avaliadas as necessidades em relação ao quantitativo, perfil, habilidades e competências adequadas para o desempenho das tarefas, às relações de trabalho, racionalização de

18 18 de 30 espaços e equipamentos, avaliação de processos e rotinas de trabalho e identificação de necessidades de capacitação, e tendo em vista o Acordo de Metas apresentado pelo MEC, assim como a publicação dos Decretos nº e 7.312/2010 e a expansão desta Instituição, solicitamos a V. Magnfª a designação de comissão específica, visando apresentar proposta de modelo de alocação de vagas e dimensionamento de pessoal docente e técnico-administrativo. Outrossim, sugerimos que esta comissão seja composta por servidores integrantes das comissões representativas das carreiras docente e técnico-administrativa, e que esta DIGPE ficará à disposição para subsidiar a mesma com propostas e modelos já analisados. Considerando as alegações do setor de Gestão de Pessoas da Unidade, fica mantida a constatação até que sejam implementados as medidas saneadoras. Instituir e manter mecanismos que evidenciem a situação da força de trabalho permitindo uma análise sobre a capacidade do RH da UJ em implementar os Programas de Ações de Governo sob sua responsabilidade; Recomendação 2: Instituir e manter atualizado um plano de reposição da força de trabalho, considerando data do último concurso e pedidos de aposentadoria, afastamentos, etc. Recomendação 3: Instituir e manter atualizado um plano de alocação de servidores que considere as competências e habilidades dos mesmos, coerente com as metas e objetivos da UJ CONSTATAÇÃO: (015) Aplicação de redução de jornada laboral para todos os servidores da Instituição em desacordo com o previsto no Decreto nº 4.836/03. A Unidade adotou a jornada diária de seis horas, com duração semanal do trabalho de 30 horas, para todo o quadro de servidores lotados na Instituição Federal de Ensino do Estado do Rio Grande do Norte, com base no Decreto nº 4.836/03, que alterou a redação do art. 3º do Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995, o qual dispõe sobre a jornada de trabalho do Servidor Público Federal. A possibilidade de redução da jornada laboral prevista no decreto só é possível quando os serviços exigirem atividades contínuas de regime de turnos ou escalas (em período igual ou superior a 12 horas ininterruptas e em função de atendimento ao público) ou trabalho em período noturno (que ultrapasse as 21h). Falta de atualização da Portaria 149/2003-DG/CEFET-RN, de 29/05/2003 e de divulgação do

19 19 de 30 horário de funcionamento dos setores. No memo nº 18/2011-Gab/Reitoria em 11/04/2011, em resposta a SA nº /028-CGU de 08/04/2011, a Unidade apresentou a seguinte justificativa: Em atenção a Solicitação dessa Auditoria de nº /028, datada de 08/04/2011, tratando do estabelecimento na Instituição de 30 horas semanais para os servidores técnico-administrativos, esclarecemos: 1. A implantação da jornada de trabalho de seis horas diárias e carga horária de trinta horas semanais para servidores técnico-administrativos, nos termos do Art. 3º do Decreto nº 1.590, de 10 de agosto de 1995, com redação dada pelo Art. 1º do Decreto nº 4.836, de 09 de setembro de 2003, ocorreu na Instituição após amplo debate com a comunidade escolar, através de reuniões e assembléias, em função do prejuízo acadêmico decorrente da impossibilidade de funcionamento dos setores administrativos, sem interrupção, nos três turnos, bem como consonante com movimento nacional demandado pelo sindicato dos servidores junto ao governo federal, cuja negociação entre outras questões, resultou na emissão do Decreto nº 4.836/ Em 29 de maio de 2003, através da Portaria nº 149/2003-DG/CEFET-RN (cópia anexa), foi implementado sistema de adesão a horário escalonado, conforme a necessidade institucional de cada setor, numa nova sistemática de gestão e funcionamento das condições de trabalho no então CEFET-RN, cuja avaliação e acompanhamento foram realizados por Comissão instituída pela Portaria nº 186/2003-DG/CEFET-RN (cópia anexa), cuja atividade resultou no relatório cuja cópia segue em anexo. 3. O regulamento de flexibilização da jornada de trabalho dos servidores técnico-administrativos, obedece na Instituição aos termos da Portaria nº 290/2003-DG/CEFET-RN (cópia anexa), com respaldo legal nos Decretos nº 1.590/1995 e 4.836/ Também respalda a gestão da Instituição, despacho emitido pela Divisão de Análise e Orientação Consultiva da Secretaria de Recursos Humanos do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, encaminhado em 4 de março de 2004 aos dirigentes das Instituições Federais de Educação Profissional e Tecnológica, através do Ofício-Circular nº 17/2004 /CGSIFEP/DEPT/SEMTEC/MEC, pelo Secretário de Educação Média e Tecnológica do MEC (cópia anexa), que submetido ao Conselho Consultivo de Políticas, em 19/03/2004, redundou na deliberação de que: os horários de funcionamento administrativo em geral do CEFET-RN, divididos em dois turnos, deverão ser das 8h às 14h e das 14h às 20h, com flexibilidade de horário entre as 7h e 22h para atender ao ensino ou ao público externo, como determina a legislação, conforme especificado na Ata Executiva da Reunião Nº 01/2004 (cópia anexa). Procedida à análise da documentação e justificativa da unidade, não foi encontrado respaldo legal para que o IFRN, instituísse a jornada de trabalho para os servidores da área administrativa sem a observância da peculiaridade principal do objeto referenciado pelo Decreto nº 4.836/2003. Por outro lado, existem setores como, por exemplo, Coordenadoria de Atividades Discentes e Segurança Institucional, Coordenadoria de Turno Diurno e Noturno, Diretorias de Ensino, Coordenadoria de Informatização, do laboratório de Informática, Construção Civil e do Laboratório de Desenho e Expressão Gráfica, as Gerencias Educacionais de Tecnologia Industrial e de Recursos naturais, que estão em consonância com o referido decreto, conforme o quadro de horário de funcionamento dos setores, anexo I da Portaria nº 149/2003-DG/CEFET-RN. Desse modo, evidencia-se que os servidores alocados nos demais setores estão descumprindo os preceitos legais previsto no inciso XIII do art. 7º, CF, art. 19 da Lei nº 8.112/90, Decreto nº 1.590/95 e o Decreto nº 4.836/03.

20 20 de 30 Que seja providenciada a publicação dos horários de cada setor em local visível; Recomendação 2: Atualizar a portaria (e anexo) definindo os horários de funcionamento e locais contemplados (Decreto nº 4.836/03), com jornada reduzida de 6h diárias (30h semanais) CONSTATAÇÃO: (016) Concessões indevidas do adicional de insalubridade. Ao analisar a documentação apresentada, constatou-se a falta de emissão de portaria de localização e laudo pericial, referente ao Campus Central de Natal. Deficiência nos controles internos da unidade no que tange à atualização dos laudos periciais. Em resposta à SA /015, de 31/03/2011 a Unidade prestou a seguinte justificativa: Em resposta à solicitação nº 13/2011, vimos informar a V.Sª que não dispomos de portaria de localização de exercício de todos os servidores deste Campus. Esclarecemos que esta prática não se fazia necessária, tendo em vista que, no período anterior à expansão do IFRN, o Setor de Recursos Humanos controlava a localização de exercício do servidor. Outrossim, informamos que está sendo providenciada portaria coletiva que trata do assunto. Em reunião de buscas conjuntas soluções, realizado na reitoria do IFRN, às 15 horas do dia 26/04/2011, foi disponibilizado cópia da Portaria nº 089/2011-DG/CNAT/IFRN, referente a localização e lotação dos servidores em exercício no Campus Natal Central, bem como o compromisso de atualizar até 30 de junho do corrente ano, o laudo pericial. Em que pese a iniciativa da unidade em agilizar a Portaria de localização dos servidores, fica mantida a constatação, haja vista a não atualização do laudo pericial, que é condição "sine qua non" para a concessão de adicional de insalubridade, de acordo com a ON MPOG nº 02/2010. Providenciar a atualização do laudo pericial, da Unidade Campus Central de Natal, conforme preceitua a Orientação Normativa MPOG nº 02/ CONSTATAÇÃO: (017) Falta de identificação nominal nos comprovantes de utilização dos serviços de transportes

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