ANÁLISE DO SISTEMA DE COMPRAS DA EMPRESA FAVINCO EMBALAGENS

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1 ANÁLISE DO SISTEMA DE COMPRAS DA EMPRESA FAVINCO EMBALAGENS Kalinke, Diogo (UTFPR Campus Pato Branco PR) Rosário, Karla Angélica (UTFPR Campus Pato Branco PR) RESUMO O presente trabalho originou-se a partir de uma proposição da análise do sistema de compras de uma empresa de pequeno porte do setor de fabricação de embalagens, através do diagnóstico da situação do modelo de compras utilizado pela referida indústria para suas matérias-primas e suprimentos. Utilizouse como ferramenta de pesquisa a observação das operações de compras e entrevista não estruturada com o gestor de compras da empresa. A pesquisa possui cunho exploratório, na forma de um estudo de caso, pois se propôs a estudar uma organização em especial, conhecendo as características e as formas operacionais de determinado setor da mesma. Após a realização da análise dos dados auferidos, foi possível sugestão de alguns cuidados que os gestores devem considerar, como treinamento de pessoas e utilização de estoque de segurança, uma vez que o sistema de compras mostra-se eficiente para a realidade da organização. PALAVRAS-CHAVE: Compras; Gestão; Estoque. 1 INTRODUÇÃO O cuidado progressivo com o gerenciamento dos investimentos e operações da empresa tem sido premente, seja devido à globalização ou às rápidas mudanças tecnológicas, as quais impulsionam as organizações na busca por competitividade. Mesmo nas pequenas organizações, isso é uma realidade. Nestas, tais preceitos não se tornam menos complexos e perigosos, visto que, por possuírem recursos limitados, a possibilidade de recuperação de investimentos no caso de perdas pode ser ainda mais difícil. Constata-se, dessa forma, o quanto é importante a adoção de sistemas eficazes para a realização de suas operações, auxiliando-as na consecução de um diferencial perante as demais empresas do seu ramo. Outrossim, as facilidades de comunicação estão cada vez mais presentes no dia a dia das empresas que podem adquirir tecnologia, bens e informações com maior facilidade, apenas acessando um sistema informatizado. Apesar disso, aspectos como a localização geográfica e atuação conjunta principalmente em se tratando de pequenas empresas também representam facilidades quando se fala na aquisição de produtos ou matérias-primas, o que significa também maior poder de negociação e maior competitividade no mercado. Durante muito tempo a função compras foi considerada uma atividade administrativa, de perfil puramente reativo às decisões tomadas no contexto de outras funções, principalmente produção e manutenção. Com as mudanças no cenário econômico, as organizações passaram a enfrentar intensa concorrência, assim as ações de compras e suprimentos, tiveram que se adaptar e adotar novas práticas de gerenciamento para o setor, assumindo, indiscutivelmente, posição relevante na construção de vantagens competitivas para a empresa. Considerando estes fatores, o presente estudo se propôs a analisar o sistema de compras, da Favinco Embalagens, localizada na cidade de Pato Branco, no sudoeste do Paraná, empresa que atua no setor de fabricação de embalagens de papelão. Dessa forma, o trabalho designa-se a analisar, especificamente, dentro do sistema logístico, o processo de compras da organização supracitada e demonstrar de que maneira está

2 sendo gerido, identificando possíveis deficiências e dificuldades, para a posterior sugestão de melhorias. O estudo será realizado no setor de compras, com ênfase na aquisição e recepção do principal insumo da produção: as chapas de papelão. Será considerado como população de amostragem o sócio da empresa, o qual é responsável por todas as compras de matéria prima da mesma. 2 GESTÃO DE COMPRAS A obtenção seja de matérias-primas ou mesmo suprimentos, é fator decisivo na atividade de uma empresa. Segundo Ballou (2001), as atividades relativas às compras englobam uma série de fatores, tais como: seleção de fornecedores, qualificação dos serviços, determinação de prazos de vendas, previsão de preços, serviços e mudanças na demanda. Para Plácido e Silva (1973) fornecedor "é um comerciante ou estabelecimento que abastece ou fornece habitualmente uma casa ou um outro estabelecimento dos gêneros e mercadorias necessários ao seu consumo." Visto que, a maior parte dos recursos financeiros obtidos através das vendas é destinado ao pagamento de fornecedores pela compra de matéria-prima, pequenas reduções no preço de aquisição, geram melhorias significativas nos lucros. A gestão de compras é de capital importância para o resultado das organizações. Ainda segundo Arnold (1999) a função compras é responsável pelo estabelecimento do fluxo dos materiais na firma, pelo segmento junto ao fornecedor, e pela agilização da entrega. A Favinco Embalagens trabalha com quatro fornecedores, os quais estão distribuídos em cidades distintas: Palmas/PR sendo as entregas despachadas de um centro de armazenamento em Honório Serpa/PR (43km), Aguaí/SP (950km), Ivaí/PR (319km), Tangará/SC (172km). Todos esses trabalham com vendedores externos, que visitam periodicamente a empresa. Nesse momento apresentam o portfólio de amostras, tabelas de preços, prazos de pagamentos que são de aproximadamente quarenta e cinco dias e entregas. Dentre todos, destaca-se o da cidade de Palmas por dois principais motivos: ser o mais próximo a Pato Branco, diminuindo o tempo necessário para a entrega e prestar um atendimento diferenciado a empresa, permitindo uma flexibilização na produção e entrega, possibilitando atender a pedidos emergenciais. As outras três opções de fornecedores possuem processos de pedidos padronizados, sendo inflexíveis em prazos mínimos de produção e entrega, que giram em torno de sete dias. A função de compras possui papel verdadeiramente estratégico nos negócios contemporâneos, devido ao volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, em substituição à preconceituosa visão de ser uma atividade burocrática e repetitiva. A empresa estudada, através do responsável pelas compras de matéria prima, usa como principal critério de seleção de fornecedores o quesito preço, uma vez que dentre as quatro opções, o carro chefe papelão de gramatura de 400g/m² - possui uma qualidade semelhante, oferecendo todos, um produto final satisfatório. Assim que é decidido o fornecedor, o responsável pelas compras levanta a demanda total através dos relatórios repassados pelos vendedores, centraliza-os num formulário de pedido padrão e repassa ao fornecedor através de . No momento em que a correspondência eletrônica é recebida por esse, é enviada uma confirmação de recebimento, preços, prazos de pagamentos e entrega, juntamente com o boleto bancário para pagamento da fatura. A partir desse momento, o pedido é acompanhado, ainda via , para garantir o prazo de entrega.

3 2.1 EFICIÊNCIA NA GESTÃO DE COMPRAS Ao setor de compras compete a tarefa de equilibrar a quantidade de materiais a ser comprado para que os demais setores da organização sejam supridos quando necessário, estando assim inter-relacionado com os níveis de estoque. Segundo Dias (2005): É importante que se consiga otimizar o investimento, aumentando o uso eficiente dos meios financeiros, minimizando as necessidades de capital investido em estoques. Esta é uma importante questão e que está diretamente ligada à gestão de compras, pois os níveis de estoque, ainda que signifiquem uma segurança para que a produção não precise sofrer interrupções, outrossim, podem significar custos na maioria das vezes altos para a empresa, pois precisam ser armazenados e controlados de forma constante. Gaither & Frazier (2001) apontam que o departamento de compras desempenha papel fundamental na realização daquilo que a empresa objetiva: sua incumbência é detectar as necessidades competitivas dos produtos e serviços, tornando-se assim, peça chave para os elementos que compõe a estratégia de operações, tais como: entrega no tempo certo, custos e qualidade. A Favinco realiza suas compras baseadas nos pedidos de seus clientes sistema lote a lote. Assim, a média de compras de 60 toneladas/mês é embasada na demanda já negociada por seus vendedores. Existe apenas uma pequena margem extra de compra. Para Moraes (2005) é imprescindível também que os colaboradores que atuam neste setor estejam muito bem informados e atualizados, além de possuírem habilidades interpessoais como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos. A partir do momento que se atinge um nível de confiança mútua, participação e fornecimento com qualidade garantida, entre cliente e fornecedor, atinge-se, segundo Martins & Alt (2001), o comakership. A empresa em questão conta com aproximadamente 17 funcionários. O gestor de compras está diretamente ligado a todo o processo: dos pedidos até a entrega do produto final. Dessa forma, a sinergia com todo o processo aumenta a capacidade de identificação de necessidade, bem como acompanhar percentuais de perda de produto, adequação de compras, etc. Como a Favinco trabalha com um processo de compras embasado na demanda de seus clientes, as informações geradas pelos vendedores que são processadas pelo setor de compras e convergidas em pedidos, supre a produção de informações úteis para preparar-se para recepção da matéria prima, bem como os processos produtivos, uma vez que todas as máquinas que participam do mesmo precisam de um setup anterior ao inicio do processo. 3 ESTOQUE Estoques funcionam como reguladores de negócios. Considerando que o número de unidades recebidas (entradas), é diferente do número de unidades que são utilizadas (saídas), tem-se assim, a necessidade de um estoque, servindo como um amortecedor (MARTINS e ALT, 2001). Ainda, Arnold (1999, p. 265) afirma que os estoques são materiais e suprimentos, que uma empresa ou instituição mantém, seja para vender ou para fornecer insumos ou suprimentos para o processo de produção. De acordo com Slack, Chamber e Johston (2002, p. 381), o estoque é a acumulação armazenada de recursos materiais em sistema de transformação. Algumas vezes, estoque também é usado para descrever qualquer recurso armazenado.

4 A maior rapidez e facilidade no atendimento aos clientes, proporcionando a entrega imediata dos produtos, pode ser considerada como ponto importante na utilização de estoques, gerando dessa forma, uma maior satisfação para os consumidores finais, e conseqüentemente, promovendo um aumento na credibilidade da empresa. O estoque de segurança está intimamente ligado ao ponto de resuprimento e responde às incertezas da demanda. Conforme Hansen e Mowen (2001, p. 741), o nível mínimo de estoque ou estoque de segurança é como um estoque extra, mantido como seguro contra qualquer flutuação da demanda. A partir da determinação do nível mínimo de estoque de cada item, o ponto de reabastecimento é calculado. Segundo estes autores, a maximização de lucros exige que os custos com estoques sejam minimizados, visto que a incerteza na demanda é o segundo principal motivo para a manutenção de estoques. 3.1 CONTROLE DE ESTOQUES A administração da empresa deverá estabelecer ao departamento de controle de estoques um programa que estabeleça padrões que sirvam de guia aos programadores e controladores, e os critérios para medir o desempenho deste departamento, no intuito de atingir os objetivos estipulados pela empresa (DIAS, 2008). Ainda ressaltam que as políticas de estoque englobam de forma geral, as metas da empresa - quanto a tempo de entrega dos produtos; definir a lista de materiais a serem estocados neles; nível de flutuação e a rotatividade dos mesmos. Dessa forma a empresa terá maior facilidade em montar uma política de acordo com as suas necessidades e objetivos. De acordo com Bowersox (2001), o controle de estoques consiste em um processo rotineiro necessário para o cumprimento de uma política de estoques. Tal controle envolve as quantidades disponíveis, e acompanhamento das suas variações ao longo do tempo. Estas atividades podem ser realizadas manualmente ou por computadores, tendo como diferenças entre si, a velocidade, a precisão e o custo. Os referidos pontos devem sofrer uma importante atenção por parte dos administradores, ou responsáveis pelos estoques, a fim de promover um melhor controle do mesmo. Como trabalha com um estoque baseado em pedidos, o risco de obsolescência é muito próximo a zero. Dessa forma, há uma otimização na utilização, evitando gastos financeiros excessivos, sem contar a redução do risco de que esse seja convertido em estoque morto. Outra variável importante, que contribui para a decisão, é a fragilidade do papelão de baixa gramatura, que pode ser facilmente danificado. Evitando o acumulo de estoque, o qual sempre possui um giro garantido, a precaução supracitada torna-se extremamente favorável. Há um mínimo estoque de segurança, criado para atender um único cliente, que tem uma demanda variável. Contudo, caso haja algum problema com as entregas e o fornecedor flexível não possa atender a empresa, o risco de falta de produto e não atendimento ficara eminente. 3.2 PROVISIONAMENTO DE ESTOQUES, PONTO DE PEDIDO E ARMAZENAGEM O levantamento da demanda de produtos é uma das principais e mais importantes atividades a ser realizada, quando da utilização de estoques, bem como para um melhor funcionamento do mesmo faz-se importante o levantamento da demanda dos produtos. Os

5 dados levantados por esta atividade, são indispensáveis para se realizar o controle de estoques. Segundo Dias (2008) ao se iniciar um estudo dos estoques, deve-se ter como pauta, a previsão de consumo ou demanda, para assim se estabelecer estimativas futuras dos produtos comercializados pela empresa, definindo quais, quantos e quando estes produtos serão comprados pelos clientes. Além disso, na previsão, deve-se levar em consideração a hipótese mais provável dos resultados. As informações básicas que definem as dimensões e distribuições no tempo de demanda dos produtos são classificadas nas categorias quantitativas e qualitativas. As qualitativas pressupõem opiniões dos gerentes, dos vendedores e dos compradores alem de pesquisa de mercado. Já as quantitativas pressupõem evolução das vendas anteriores, influência de marketing, variáveis evolutivas ligadas diretamente às vendas e também variáveis de fácil previsão relativamente ligadas a vendas (DIAS, 2008). Também denominado como ponto de reposição, o ponto de pedido é a quantidade de itens em estoques que garantem o processo produtivo, ou fornecimento, enquanto aguarda-se a chegada dos materiais comprados. Quando um item atinge seu ponto de pedido, deve-se fazer o pedido de compra do mesmo (POZO, 2002). A reposição de material na Favinco é feita através da identificação da necessidade, por meio de pedidos. Segundo Dias (2008, p. 58) o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa é definido como ponto de pedido. O processo de armazenamento se dá após o recebimento dos materiais em estoque, sendo armazenados em local especifico dentro do armazém, em prateleiras, estantes, tanques, estrados, ou até mesmo acondicionados no solo, sobre protetores de umidade (BERTAGLIA, 2005) e não deve interferir na qualidade dos materiais. O planejamento de estocagem deve ser feito de tal modo que não altere as características dos materiais, mantendo uma boa visualização e identificação dos itens estocados (MARTINS E LAUGENI, 2005). Toda organização que se envolve com a utilização de estoques, deve tomar cuidado também com processo de armazenagem, pois este deve atender as características dos materiais, a fim de não lhes proporcionar nenhum dano ou modificação estrutural. Na empresa, assim que os produtos são entregues, no momento da descarga, tudo é conferido pelos receptores quantidade, dimensões, peso e demais especificações técnicas requeridas, alem da qualidade. Caso sejam constatado que o produto esteja fora do padrão exigido, as chapas defeituosas são devolvidas, sendo requerida uma reposição por parte dos fornecedores. Caso toda a entrega seja aprovada, as chapas são alocadas próximas as máquinas pré-configuradas para dar-se o inicio da produção, agilizando o processo, por evitar vários deslocamentos desnecessários. A alocação é feita em esteiras preparadas para armazenar a matéria-prima por um curto período de tempo, sem comprometer a sua integridade, minimizando a possibilidade de perda de produto e, conseqüentemente, prejuízo. 4 CONCLUSÃO A gestão de compras configura-se como ferramenta fundamental para a obtenção de um bom desempenho por parte das organizações como um todo. Essa gestão precisa ser estudada de forma estratégica e analítica e assim, adequada a necessidade mercadológica.

6 A Favinco Embalagens possui um sistema de compras bem organizado, concentrado em uma pessoa que centraliza toda a demanda levantada pelos vendedores e a converge em um pedido. Contudo, com tal canalização, a empresa corre o risco de ter que estagnar seu processo de compras e logo sua produção, caso não haja outro colaborador preparado para desempenhar tais funções de maneira competente, se por algum contratempo pessoal o encarregado não possa desempenhá-las. Esse profissional responsável, através das propostas feitas pelos fornecedores, baseando-se principalmente no preço uma vez que a qualidade é equiparada realiza um pedido. Contudo, não existem contratos de compras. Com tais documentos, no mercado atual, é possível uma negociação mais atraente em prazos e preços, possibilitando uma diminuição do custo e, conseqüentemente, aumento de competitividade no mercado, impulsionando um provável crescimento. O sistema de pedidos através de correio eletrônico mostra-se eficaz, como apontado pelo entrevistado. Alem disso, evita custos com ligações interurbanas e, também documenta as transações e permite consultas sempre que necessário. Quanto aos estoques, o trabalho com estoque quase zero evita a obsolescência e o custo de armazenagem, que exigiria investimentos em espaço físico. Dessa forma, é um modo atraente de gestão, possibilitando uma diminuição de custos. Por outro lado, a falta de um estoque de segurança que existe apenas visando atender um cliente pode acarretar problemas de falta de matéria prima caso haja algum problema com as entregas do fornecedor mais próximo. A conferência de todas as compras no momento da entrega garante a qualidade do produto final, o que agrega um padrão de qualidade, evitando perca de insumos produtivos. 5 REFERÊNCIAS ARNOLD, J. R. Tony. Administração de Materiais. São Paulo, Editora Atlas S. A., BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. 4ª ed. Porto Alegre: Bookmann, BERTAGLIA, P. R. Logística e gerenciamento da cadeia de abastecimento. São Paulo: Saraiva, BOWERSOX, D.J. e CLOSS, D.J. Logística empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, DIAS, M A P. Administração de Materiais. 5ª ed. São Paulo, Editora Atlas S. A., DIAS, M. A. P., Administração de materiais Uma abordagem logistica. 4ª ed. São Paulo: Atlas, FACHIN, O. Fundamentos de Metodologia. 3ª ed. São Paulo: Saraiva, GAITHER, Norman; FRAZIER, Greg, Administração da Produção e Operações. 8ª ed. São Paulo: Pioneira, GIL, A. C. Como Elaborar projetos de pesquisa. 4ª ed. São Paulo: Atlas, HANSEN, Don R, MOWEN Maryanne M. Gestão de Custos, tradução 3ª ed. São Paulo, Thomson Learning, MARTINS, P.G. e LAUGENI, F.P. Administração da produção. 2ª Ed. 6 reimpr. São Paulo: Saraiva, MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de Materiais e Recursos Patrimoniais. Editora Saraiva, POZO, H. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, SLACK, N., CHAMBERS, S., JOHNSTON, R. Administração da produção. 2ª Ed. São Paulo: Atlas, 2002.

7 PLACIDO E SILVA. Vocabulário Jurídico. 3ª Edição. v.2. Rio de Janeiro : Forense, 1973.

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