ESTÁGIO CURRICULAR II IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE COMPRAS DO ORACLE E-BUSINESS SUÍTE NA APORTE

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1 BRIANNA PATRÍCIA HILLE ESTÁGIO CURRICULAR II IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE COMPRAS DO ORACLE E-BUSINESS SUÍTE NA APORTE EMPRESA: Aporte Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação Ltda. SETOR: Consultoria SUPERVISOR: Raphael de Souza Lopes ORIENTADOR: Claudiomir Selner CURSO DE TECNOLOGIA EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGIAS - CCT UNIVERSIDADE DO ESTADO DE SANTA CATARINA UDESC JOINVILLE SANTA CATARINA - BRASIL JUNHO/2007

2 APROVADO EM.../.../... Professor Claudiomir Selner Doutor em Engenharia de Produção. Professor Orientador Professor Alexandre Parra Carneiro da Silva Mestre em Ciência da Computação Professor Maurício Aronne Pillon Doutor em Ciência da Computação Supervisor da CONCEDENTE

3 Carimbo da Empresa UNIDADE CONCEDENTE Razão Social: Aporte Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação Ltda. CGC/MF: / Endereço: Rua Ministro Calógeras, 343 Bairro: Bucarein CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: (47) Supervisor:Raphael de Souza Lopes Cargo: Gerente Executivo ESTAGIÁRIO Nome: Brianna Patrícia Hille Matrícula: Endereço:Rua Ipira, 279 Bairro: Floresta CEP: Cidade: Joinville UF: SC Fone: (47) Curso de: Sistemas de Informação Título do Estágio: Implantação do Módulo de Compras do Oracle E-Business Suíte na Aporte Período: 26/02/2007 a 30/07/2007. Carga horária: 240 horas AVALIAÇÃO FINAL DO ESTÁGIO PELO CENTRO DE CIÊNCIAS TECNOLÓGICAS Representada pela avaliação do Processo de Estágio Estes campos serão preenchidos pelo professor da Disciplina, devido a avaliação ser do Processo e não somente do Relatório CONCEITO FINAL (Avaliação do Processo de Estágio) Excelente (9,1 a 10) Muito Bom (8,1 a 9,0) Bom (7,1 a 8,0) Regular (5,0 a 7,0) Reprovado (0,0 a 4,9) NOTA (Σ Processo) Rubrica do Professor da Disciplina Joinville / /

4 Aos meus pais Mirko Hille e Dorian Hille À minha irmã Fabiana Cristina Hille Ao meu namorado Anderson Cristiano Bonassoli

5 AGRADECIMENTOS Muitas pessoas e empresas tornaram-se merecedoras do nosso reconhecimento, pelo muito que colaboraram para a realização deste trabalho, dentre elas destacam-se: Deus pela saúde, sabedoria e força; Marcos Stefano e Beatriz Fischer Draczynski pela oportunidade; Raphael Lopes e Claudiomir Selner pelo incentivo, confiança, paciência e apoio.

6 SUMÁRIO RUBRICA DO PROFESSOR DA DISCIPLINA...III LISTA DE FIGURAS... VII LISTA DE TABELAS...VIII RESUMO...IX INTRODUÇÃO OBJETIVOS Geral Específico (conforme Etapas de Implantação) Justificativa ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO A EMPRESA HISTÓRICO PRINCIPAIS PRODUTOS PRINCIPAIS CLIENTES CONSIDERAÇÕES GERAIS Estrutura Organizacional Missão, Valores, Direitos, Deveres e Objetivos da Empresa Crescimento DESENVOLVIMENTO IMPLANTAÇÃO DO MÓDULO DE COMPRAS ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO Etapa do Plano de Estágio: Planejamento Preliminar Etapa do Plano de Estágio: Requerimento de Negócios Etapa do Plano de Estágio: Arquitetura da Solução Orientação do Professor CONSIDERAÇÕES FINAIS GLOSSÁRIO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS... 48

7 LISTA DE FIGURAS Ilustração 1: Gestão Empresarial da Aporte... 6 Ilustração 2: Estados onde a Aporte atua... 7 Ilustração 3: Estrutura Organizacional da Empresa... 9 Ilustração 4: Estrutura Organizacional da Empresa Falcon Computadores Ilustração 5: Estrutura de Processos para o módulo de Compras Ilustração 6: Fluxo 1 do Sub-Processo Relacionamento com Fornecedor Ilustração 7: Fluxo 2 do Sub-Processo Relacionamento com Fornecedor Ilustração 8: Tela de Configuração do Item Escolha do Conjunto de Livros (Renner)27 Ilustração 9: Tela de Configuração do Item Flexfields Descritivos (Renner) Ilustração 10: Tela de Configuração do Item Flexfields Descritivos Segmentos (Renner) Ilustração 11: Tela de Configuração do Item Flexfields Descritivos (Renner) Ilustração 12: Tela de Configuração do Item Flexfields (Renner) Ilustração 13: Tela de Configuração do Item Flexfields de Grupo de Pessoas (Renner)36 Ilustração 14: Tela de Configuração do Item Flexfields de Cargos (Renner) Ilustração 15: Tela de Configuração do Item Flexfields de Posições (Renner) Ilustração 16: Tela de Configuração do Item Gerenciador de Aprovação (Renner) Ilustração 17: Tela de Configuração do Item Classificações Fiscais (Renner) Ilustração 18: Tela de Configuração do Item Classificações Fiscais (Renner) Ilustração 19: Tela de Configuração do Item Classificações Fiscais (Renner)... 44

8 LISTA DE TABELAS Tabela 1: Lista de Principais Clientes... 8 Tabela 2: Lista de Produtos da Empresa Falcon Computadores Tabela 3: Configuração do Item Escolha do Conjunto de Livros Tabela 4: Configuração do Item Perfil do Usuário Tabela 5: Configuração do Item Flexfield Descritivo Tabela 6: Configuração do Item Flexfield de Cargos, Posições e Grupo de Pessoas.. 33 Tabela 7: Configuração do Item Flexfield de Grupo de Pessoas Tabela 8: Configuração do Item Flexfield de Cargos Tabela 9: Configuração do Item Flexfield de Posições Tabela 10: Configuração do Item Gerenciador de Aprovação Tabela 11: Configuração do Item Classificações Fiscais... 42

9 RESUMO Neste documento relata-se o trabalho desenvolvido durante o período de estágio nos meses de Março a Maio de 2007, realizado na empresa Aporte Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação Ltda. As atividades foram desenvolvidas na área de Consultoria e referem-se à implantação do módulo de compras do Oracle EBS (ERP) na Aporte, seguindo as etapas de implantação estabelecidas pela metodologia da Aporte.

10 INTRODUÇÃO No atual ambiente de negócios, fortemente caracterizado pela grande competitividade, as organizações sentem a necessidade de adaptar-se às novas tecnologias. As empresas, nesse mercado competitivo, buscam acrescentar valor agregado a todos os produtos e serviços da organização no menor tempo possível. Tal fato, para ser viável, exige, por sua vez, integração entre todos os processos de uma empresa. O ERP (Enterprise Research Planning Planejamento de Recursos de uma Corporação ) é uma ferramenta estratégica que auxilia a empresa a ganhar competitividade ao integrar todos os seus processos de negócios e aperfeiçoar os recursos disponíveis, fornecendo todos os meios necessários para reunir e sincronizar as funções isoladas em processos de negócios. Muitos são os benefícios que podem ser alcançados com a implantação bem sucedida, tais como a integração, a agilidade e racionalização dos processos de negócios, e a integração da informação. As organizações estão cada vez mais sendo pressionadas por exigências do mercado como o aumento da concorrência, clientes mais exigentes, prazos mais apertados, pressão por menores custos e a própria globalização. Para que haja uma reação a este cenário, é necessário que as empresas criem novas estratégias para alcançarem a melhoria contínua dos seus processos (por exemplo, a melhoria dos processos de negócios, da produtividade e do gerenciamento dos custos da organização). Estas exigências das organizações necessitam redefinir e aumentar a eficiência do processo de compra, otimizando e automatizando todos os processos de aquisição de materiais e serviços, incluindo os procedimentos de aprovação, para que os profissionais possam dedicar-se plenamente as tarefas de maior valor para a empresa. Estas tarefas de maior valor para a organização são, por exemplo, avaliar as candidaturas de novos fornecedores, acompanhar o desempenho dos fornecedores atuais, pesquisar novas fontes de abastecimento, procurar novos bens e serviços nos mercados, manter a organização permanentemente informada a respeito de preços, prazos de entrega, ou das inovações surgidas.

11 2 Na Gestão Administrativa, o processo de Compras é um dos setores mais importantes para a integração dos processos organizacionais, pois é ele que trabalha para facilitar as atividades dos demais setores, buscando baixos custos, maiores prazos para pagamento e rápida entrega de materiais. Devido a isso, os processos de compras são uma verdadeira arma competitiva. Dessa forma este documento visa apresentar o conhecimento adquirido no estágio sobre a implantação do módulo de compras do ERP da Oracle na Aporte, evidenciando as etapas de implantação e os seus processos, com base nas matérias estudadas nas disciplinas do curso de Tecnologia em Sistemas de Informação da Universidade do Estado de Santa Catarina OBJETIVOS Geral Juntamente com os consultores da Aporte, aprender a implantar aplicativos da Oracle, observando o plano de implementação e a integração entre os módulos Específico (conforme Etapas de Implantação) 1.1 Planejamento Preliminar: É onde se define e organiza todos os recursos necessários e também estabelece os planos operacionais e estratégicos que irão dar suporte e garantir o sucesso do projeto. 1.2 Requerimento Negócio: É a obtenção do escopo através do mapeamento dos processos que serão atendidos. É também o alinhamento com o cliente dos processos não atendidos ou contratados e a definição da estrutura organizacional até o nível de filial. 1.3 Arquitetura da Solução: É a definição de como os processos de negócio mapeados passarão a funcionar com o aplicativo, de forma

12 3 a garantir o atendimento adequado das necessidades da organização, dentro do escopo definido. 1.4 Planejamento Fino: É a revisão do macro cronograma para que este reflita a implantação dos processos desenhados, incluindo o desenvolvimento de rotinas para suprir as não aderências, bem como o plano de testes integrados, o plano de capacitação do usuário final e o plano para os testes em paralelo. 1.5 Operacionalização: É a implementação dos processos definidos na arquitetura da solução por meio de configuração e/ou customização e/ou mudança de procedimento. 1.6 Produção: É o início da utilização, de fato, do novo sistema com os novos procedimentos, customizações e dados carregados, efetuando o acompanhamento diário do fechamento contábil no primeiro mês de implementação Justificativa O estágio foi desenvolvido sobre a necessidade da empresa em restabelecer uma nova base, chamada de Base DSV da Oracle, para ser utilizada em demonstrações a clientes, treinamento de consultores e clientes, e testes internos para resolução de dúvidas e eventuais problemas. Para isso, foi elaborado um projeto interno utilizando todas as etapas estabelecidas na metodologia da empresa e consultores capacitados para a parametrização dos diversos módulos do aplicativo ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO Este estudo é composto de quatro partes. Na primeira parte, apresentamse os objetivos gerais e específicos, um resumo de como o trabalho é apresentado e uma introdução a respeito do assunto abordado no estágio.

13 4 A segunda parte apresenta a empresa selecionada para o estágio, breve histórico, principais produtos e clientes e quantidade de empregados, dentre outros itens. Na terceira parte apresentam-se as atividades desenvolvidas durante o período de estágio e o desenvolvimento destas atividades. A quarta e última parte compõe-se das considerações finais onde se apresentam, dentre outros assuntos, as principais dificuldades encontradas, as disciplinas que mais contribuíram para o sucesso do estágio, e o atendimento aos objetivos estabelecidos no plano de estágio. Por último é apresentado um glossário dos principais termos utilizados neste trabalho e as referências bibliográficas.

14 2. A EMPRESA 2.1. HISTÓRICO Com a missão de se comprometer com a efetividade dos resultados dos clientes, assessorando-os no uso estratégico da informação, através de Soluções Tecnológicas, Parcerias e Profissionais altamente qualificados, que a Aporte Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação foi fundada em 1991, tendo como sócios proprietários o Sr. Marcos Stefano Draczynski e a Sra. Beatriz de Cássia Fischer Draczynski. Desenvolve desde a sua fundação, soluções no estudo, definição, desenvolvimento, implantação, suporte e treinamento em Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação. Os projetos da Aporte partem da profunda análise do Negócio, definindo soluções específicas para cada caso, de acordo com as necessidades e possibilidades reais dos clientes. Para garantir as melhores soluções tecnológicas aos clientes, a Aporte efetuou uma aliança internacional com a Oracle Corporation, através do seu programa mundial de parcerias, denominado Oracle Alliances. A Oracle Corporation, maior empresa fornecedora de tecnologia de gerenciamento de banco de dados, é a segunda maior companhia de software de gestão empresarial do mundo. Agora, além desta, iniciou-se uma nova parceria: a Microsoft, onde está sendo realizado todo um estudo aprofundado com relação à nova ferramenta e a metodologia para implantação.

15 6 Gestão Empresarial Planejamento Empresarial Diagnóstico da Tecnologia da Informação Sistema de Gestão Empresarial - ERP Sistemas de Informações Gerenciais Desenvolvimento de Sistemas Conversão de Sistemas Comércio Eletrônico Desenvolvimento de Data Wharehouse Comercialização de Produtos Oracle Internet Automatização de Escritório Treinamento para Executivos Treinamento em Tecnologia Oracle Suporte Técnico Tecnologia da Informação Ilustração 1: Gestão Empresarial da Aporte A Aporte está situada em Joinville SC na rua Ministro Calógeras, 343, bairro Bucarein, edifício Stein. No 9º andar encontram-se as áreas de Consultoria, Recursos Humanos, Compras, Comercial, Jurídico e de Operações. Já no 10º andar encontra-se a área de Desenvolvimento dos Sistemas e Tecnologia, e no 11º andar: Diretoria e Área Financeira. Também possui filial (escritório) em Porto Alegre RS PRINCIPAIS PRODUTOS Os produtos e serviços oferecidos aos clientes são: Planejamento Empresarial: possui uma metodologia própria para a análise e definição dos processos e sistemas adequados as necessidades de cada cliente; Planejamento de Tecnologia: é uma solução que aumenta as chances de garantia do sucesso do investimento em TI; Suporte Técnico: possui todo o suporte necessário as ferramentas Oracle e posteriormente a Microsoft;

16 7 Treinamento: é uma linha de treinamento do ERP da Oracle desenvolvida com foco direto no cliente; CRM: métodos e ferramentas de relacionamento com cliente; Desenvolvimento de Sistemas: é a informatização dos processos específicos do cliente não suportados pelo ERP da Oracle; Implantação de ERP (Enterprise Resource Planning Sistemas de Gestão Empresarial): implantação, através de uma metodologia, do ERP da Oracle, parceiro da Aporte PRINCIPAIS CLIENTES Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação. Ilustração 2: Estados onde a Aporte atua

17 8 Cliente Cliente Cliente Cliente AMERICAN AXLE CSS IMBRALIT PHOSTHAUS ADP DAGRANJA INEPAR PREVISC ÁGUIA SISTEMAS DALÇOQUIO INTELBRÁS PUC PARANÁ ALTEMBURG DÁNICA IOC QUAKER ASSEMB. LEG. PR DELUCCA JACOMAR RD-PRINZ A. FRAIBURGO DIGITRO KAVO DO BRASIL RECEITA FEDERAL AKROS DISAPEL KND SASSE ASTE DORIVAL RIBEIRO KVAERNER PULPING SCHULZ AUDIT DÖHLER LA VIOLETERA SEARA BALAS PECCIN DUDALINA LEMBRASUL SEC. AGRICULTURA BATAVIA EBEC LOJAS M I G SESC-PR BLOUNT EDITEL MALHARIA IRACEMA SHARP BRASILSAT HARALD ELMA CHIPS MARCEGAGLIA SIEMENS BRASIL BRITÂNIA EMBRACO MARISOL TAFISA BREITHAUPT EPAGRI MARÍTIMA TAUBER BUETTNER ETT MARSUD TERRANOVA BUNGE EXATO MATRIX PRIMUS TEKA BUSSCAR FEMEPE METAL. DUQUE THORATEX CAFÉ DAMASCO FELPUDOS FENIX METALKRAFT TRIB. JUSTIÇA SC CARGOLINK FERJ METAL. ZM TRT SC CEFET FRANKE DOUAT MULTIBRÁS TRT PR CELESC FREMAX MULTISTRATA TUPY CEVAL FUJITSU MTR TRANSPORTES UNICRED CIASC FUNDAÇÃO CASAN NEW HOLLAND UNIDAVI CIKEL FURB OXFORD UNIMED FED. SC CIPLA FURUKAWA PAQUETA UNIMED CURITIBA CISER GAM PATI NICKI UNIMED JOINVILLE COLCCI GESSY LEVER PEPSICO UNISUL COMIL GEDAS PERNAMBUCANAS UNIVALI CONDOR HACO PLUMA UNOESC COOP. PIONEIRA HARTZ MOUNTAIN PORTOBELLO VALE.COM CONTÉM 1G HEADS PROPAG PORTO ITAJAÍ VIA CREDI COMPAGÁS HDS PORTO PARANAGUÁ VILA NOVA COPEL HERING PREFEITURA VISCARDI JARAGUÁ C-PACK HOSP. CLINICAS PREFEITURA WEG JOINVILLE C.R.ALMEIDA ICASA POSIGRAF POSITIVO Tabela 1: Lista de Principais Clientes

18 CONSIDERAÇÕES GERAIS Estrutura Organizacional A Aporte Gestão Empresarial e Tecnologia da Informação, possui a seguinte estrutura organizacional: Diretor Presidente Diretora Adm. /Fin. Diretor Operações Diretor Comercial Gerente Adm. /Fin. Contas a Pagar Contas a Receber Planej. e Controle Gerente do PR/MG Gerente do RS Gerente de SP/SC Consultores Gerente Comercial PR/SC Gerente Comercial RS Gerente Comercial SP/Demais regiões RH Coord. Desenvolv. Desenvolvedores Ilustração 3: Estrutura Organizacional da Empresa O Diretor Presidente é responsável pelo planejamento, alianças estratégicas, fechamento de grandes negócios, parcerias e por administrar o andamento de todas as áreas da empresa. A Diretora Administrativa Financeira é responsável pela administração das finanças da Aporte e demais áreas ligadas diretamente a ela, contando com um gerente administrativo financeiro e um gerente de RH. O Diretor de Operações coordena todos os projetos em andamento, realiza alocações de consultores conforme necessidade e demais atividades realizadas em clientes. Conta com o apoio de três

19 10 gerentes: um que administra as contas do Paraná e Minas Gerais, um no Rio Grande do Sul e o último em São Paulo e Santa Catarina. Os consultores definidos por esta diretoria realizam as entrevistas e levantamentos das necessidades do cliente, passando as atividades a serem realizadas a área de desenvolvimento do sistema. Já o Diretor Comercial, faz a prospecção, propostas, contratos e a venda dos produtos que a Aporte oferece. Conta com o apoio de gerentes comerciais por região Missão, Valores, Direitos, Deveres e Objetivos da Empresa. Missão: Comprometer-se com a efetividade dos resultados dos Clientes, assessorando-os no Uso Estratégico da Informação, através de Soluções Tecnológicas, Parceiros e Profissionais Altamente Qualificados. Valores Compartilhados: Valorizar a Vida e a Pessoa; Cultivar a Humildade; Honrar sempre todos os Compromissos; Buscar a Qualificação Global em Soluções; Manter a Ética e Postura Profissional; Perseguir a Convergência e Objetivos; Manter o Espírito de Equipe; Respeitar a Cultura Interna e Externa; Criar e Manter Relacionamentos Duradouros; Cultivar o Espírito Inovador criando com Simplicidade; Criticar e Aceitar Críticas; Partilhar o Conhecimento; Reconhecer Méritos. Direitos: Ao bem estar e a segurança;

20 11 A uma relação de parceria; A credibilidade; De defender-se; De evoluir; À informação; De criar e inovar; De opinar; De ser útil; De ser avaliado. Deveres: Perseguir a missão e os objetivos da empresa; Praticar os valores compartilhados; Auxiliar na evolução da empresa; Cumprir as normas; Preservar a imagem e a postura; Respeitar as pessoas; Favorecer o ambiente e o relacionamento; Compartilhar conhecimentos; Procurar acertar; Aceitar opiniões. Objetivos: Maximizar a excelência e a qualidade das soluções, garantindo a satisfação dos clientes; Garantir a evolução e a motivação dos colaboradores; Garantir investimento permanente para a atualização tecnológica; Diversificar e aumentar o portifólio de clientes; Aumentar a participação de mercado com total equilíbrio estrutural; Reduzir continuamente os custos sem prejuízo da qualidade; Gerar lucro através da obtenção contínua de resultados positivos crescentes;

21 12 Cumprir com o seu papel social através do incentivo as atividades culturais e educacionais; A Aporte preocupa-se com o ambiente de trabalho dos seus colaboradores e com a parte social também, sendo realizados (as): Ginástica laboral diariamente e acompanhamento caso a caso com fisioterapeuta: exercícios, postura e relaxamento, evitando assim problemas de saúde dos colaboradores, principalmente por passar o dia em frente ao computador. Tarde do Mergulho : reunião trimestral onde todos os colaboradores se reúnem independente da região em que estão realizando a prestação de serviços. Assim batizada devido a ser realmente um mergulho dentro da empresa. São colocados todos os assuntos da empresa através do seu Diretor Presidente, demais Diretores e Gerências aos colaboradores: projetos atuais, novos projetos, cronogramas, perspectivas, metas, troca de informações entre todos e integração com os colaboradores, geralmente finalizada com um palestrante convidado Crescimento. É considerável o crescimento da Aporte. Nos dois últimos anos, o número de colaboradores aumentou em 50%, sendo hoje 159 pessoas. O recrutamento e seleção de pessoas são realizados através de anúncios em jornais nos estados em que a Aporte atua, ou, por indicação dos seus colaboradores. A seleção dos colaboradores é por uma psicóloga e os representantes da empresa. Após decidir a contratação, é realizado o processo de integração do novo colaborador, pela área de recursos humanos da Aporte. Os projetos em clientes também aumentaram significativamente, sendo na sua grande maioria empresas de grande porte e também órgãos públicos e governo.

22 3. DESENVOLVIMENTO 3.1. Implantação do módulo de Compras A etapa de implantação refere-se ao processo pelos quais os módulos do sistema são colocados em funcionamento, envolvendo as parametrizações e customizações necessárias para que haja uma devida adaptação. É a etapa em que, feito um levantamento acerca dos dados imprescindíveis para todo o suporte ao fluxo de informações, sejam migrados dos antigos sistemas ao ERP. O conhecimento e análise da melhor abordagem para a empresa, associado ao uso de metodologias, reduzem o risco de impactos negativos e trazem consistência ao sistema como um todo Etapas de Implantação Etapa do Plano de Estágio: Planejamento Preliminar É onde se define e organiza todos os recursos necessários e também estabelece os planos operacionais e estratégicos que irão dar suporte e garantir o sucesso do projeto. Data: 21/03/07 Horário: 08:00 às 12:00 e 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 10h/ 8,5h Nesta etapa de Planejamento Preliminar, realizamos uma reunião para dar início ao Projeto de Revitalização da Base DSV da Aporte. Ou seja, a configuração de uma nova Base do Aplicativo da Oracle, a qual é utilizada para mostrar ao cliente seu funcionamento, para utilizar como teste para consultores e desenvolvedores, assim

23 14 como para treinamentos tanto no cliente quanto internamente. Para o projeto foram definidos: Gerente de Projeto, etapas que serão implantadas com datas de previsão para encerramento, módulos a serem implantados e seus responsáveis, consultores alocados para o projeto e uma empresa fictícia, chamada Falcon Computadores, para parametrização da base. A Falcon Computadores é uma empresa de ramo industrial que monta e vende computadores para uso residencial e profissional. É importante definirmos uma empresa fictícia, pois ela tem uma estrutura organizacional que será utilizada para a definição de Livros Contábeis, Inventário, gerando toda a integração entre os diversos módulos do sistema na parametrização da base. HOLDING Falcon S/A CNPJ: / Joinville/SC Centro - Rua Ministro Calógeras, 343 MATRIZ Joinville Fabrica, Estoca, Vende, Adm/Fin CNPJ: / Joinville/SC Centro - Rua Ministro Calógeras, 343 Filial SP Vendas, Depósito CNPJ: / São Paulo/SP Consolação - Av Paulista, 1000 Ilustração 4: Estrutura Organizacional da Empresa Falcon Computadores Foram definidos também os produtos que a empresa monta e vende: Linha Produto Características Desktop Desktop Cel-F1 Celeron 2Gb, 256Mb RAM, 60GB HD Desktop P4-F2 P4 3Gb, 512Mb RAM, 80Gb HD Desktop P4-F3 Core 2 Duo, 512 Mb RAM, 80Gb HD Notebook Note F12 Mobile Celeron 256RAM, 60GB HD Note F15 Mobile P4 512RAM, 80GB HD Especial Desktop Personalizado Sob Encomenda Note Personalizado Sob Encomenda Tabela 2: Lista de Produtos da Empresa Falcon Computadores

24 Etapa do Plano de Estágio: Requerimento de Negócios É a obtenção do escopo através do mapeamento dos processos que serão atendidos. É também o alinhamento com o cliente dos processos não atendidos ou contratados e a definição da estrutura organizacional até ao nível de filial. Data: 22/03/07 e 23/03/07 Horário: 08:00 às 12:00 e 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 15h/ 17h Após definida toda a estrutura organizacional da Falcon Computadores, iniciamos a obtenção do escopo da etapa de Requerimento de Negócio (onde minha responsabilidade ficou sobre o módulo de compras). Nesta etapa foram definidos todos os processos que seriam abordados dentro do módulo no projeto. O propósito era o de identificar como funcionaria os processos e requisitos na Falcon Computadores e como o ERP da Oracle atenderia ao processo de compras. Foi realizado um estudo com base em documentos relativos a projetos de clientes da Aporte para verificar as soluções adotadas para determinados processos da empresa. No segundo dia de estudo, foram definidos os seguintes requisitos para elaboração da documentação e solução do projeto para o módulo de Compras: Ilustração 5: Estrutura de Processos para o módulo de Compras

25 16 Data: 28/03/07 Horário: 08:00 às 12:00 Tempo Planejado/Realizado: 15h/ 21h Os requisitos do Módulo de Compras acima definidos e os requisitos dos outros módulos a serem implantados foram verificados pelo Gerente de Projeto e toda a equipe de implantação para efetivar a estrutura e dar início a uma nova etapa. Foram discutidas idéias e requisitos importantes para todos os módulos, porém o Módulo de Compras foi aprovado com apenas estes requisitos (dando início a etapa de Arquitetura de Solução): Macro Processo: Logística Inbound; Processo: Compras; Sub-processo: Relacionamento com Fornecedores e Operacionalização de Compras e Atividades (de acordo com a Ilustração 5) Etapa do Plano de Estágio: Arquitetura da Solução É a definição de como os processos de negócio mapeados passarão a funcionar com o aplicativo, de forma a garantir o atendimento adequado das necessidades da organização, dentro do escopo definido. Data: 28/03/07 Horário: 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 80h/ 4,5h A partir dos requisitos estabelecidos na etapa de Requerimento de Negócios, deu-se início à procura de soluções, com base nos requisitos aprovados, para apresentar ao Gerente do Projeto. Como já mencionado, utilizamos documentações de outros clientes reais da Aporte, que já passaram por esta etapa de implantação, para se ter conhecimento de algumas soluções possíveis para os nossos requisitos.

26 17 Data: 29/03/07 Horário: 08:00 às 12:00 e 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 80h/ 13h Ao conversar com consultores mais experientes da área de compras da Aporte, verifiquei que seria importante dividir o conteúdo em dois documentos, conforme a estrutura de processos apresentada na etapa de Requerimento de Negócio. Estes documentos são chamados de AQS010 e serão homologados pelos Gerentes do Projeto, quando eles são concluídos. Portanto, foi dado início ao preenchimento do documento de solução para o projeto de acordo com as possibilidades nativas do EBS da Oracle para o módulo de compras. Este documento é onde se explica ao usuário toda a solução que o aplicativo disponibiliza para cada tópico da estrutura de processos definida para a empresa, ou seja, ela deve ser clara e objetiva para o bom entendimento do usuário, auxiliando na verificação de todo o processo da empresa. É neste momento que são identificadas não aderências do aplicativo para a empresa, gerando solicitações de customizações. As customizações, quando existem, devem ser especificadas e detalhadas em um documento chamado AQS030, o qual a equipe de desenvolvimento da Aporte utilizará para entender e proceder a customização. Antes do início do preenchimento, foram pesquisados e estudados outros documentos relativos a outros clientes, onde se pode ter uma noção para o desenvolvimento do Projeto Falcon. Data: 30/03/07 Horário: 08:00 às 12:00 e 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 80h/ 21,5h O documento dispõe de vários tópicos e itens que devem ser preenchidos de acordo com as aderências e não aderências do aplicativo. Para o módulo de compras foram elaborados dois documentos de acordo com a estrutura de processos: um de Relacionamento com Fornecedores e um de Operacionalização de Compras. Começamos com o documento de Relacionamento com Fornecedores, em que foi realizado um estudo sobre as atividades descritas para cada sub-processo. Hoje, foram levantadas apenas informações relativas ao tópico de Cadastro e Manutenção de Fornecedores.

27 18 Para o tópico Cadastro e Manutenção de Fornecedores foram descritas como são utilizadas as informações do fornecedor dentro do módulo de compras. No EBS todos os favorecidos são considerados fornecedores, por isso os perfis de fornecedores são criados para armazenar todas as informações necessárias sobre um fornecedor para poder gerenciar de forma dinâmica os interesses da empresa e os interesses do fornecedor. Para este tópico a organização decide quais informações serão fornecidas, entre dados cadastrais básicos do fornecedor, informações fiscais e ainda uma gama de informações sobre métodos e condições de pagamento, assim como padrões de processamento utilizados pelo módulo de Contas a Pagar, pois a informação do fornecedor é compartilhada principalmente com o Contas a Pagar e o Compras. Foram definidos também quais os cadastros prévios, como Bancos, Agências, Contas Contábeis, e configurações necessárias para se utilizar esta atividade dentro do aplicativo. Data: 04/04/07 Horário: 08:00 às 12:00 e 13:30 às 18:00 Tempo Planejado/Realizado: 80h/ 30h O tópico Relação Item x Fornecedor é, no Oracle EBS, um relacionamento entre os fornecedores e os itens que os mesmos estão autorizados a fornecer, que é chamada de lista de fornecedores aprovados. Podem ser associados itens individuais ou categorias de itens aos fornecedores. Podem ser criados também contratos de fornecimento através dos acordos de compra em aberto do Oracle Purchasing, que são documentos de compra no qual se informa o fornecedor, itens, valor unitário, valor total do acordo, condição de pagamento, data de vigência, local de entrega. Estes acordos podem ser usados como listas de preço estabelecidas entre a Falcon Computadores e os fornecedores. Neste caso, é necessário o cadastro prévio de itens e fornecedores. Importante lembrar que faz-se necessário que estas atividades sejam descritas, tendo uma breve explicação de como funciona no Oracle EBS, para o melhor entendimento do usuário com a atividade e conseqüentemente ao processo.

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