UMA PROPOSTA PARA A NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA FEA JÚNIOR USP

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1 V I I S E M E A D E S T U D O D E C A S O A D M I N I S T R A Ç Ã O G E R A L UMA PROPOSTA PARA A NOVA ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA FEA JÚNIOR USP Autores: Antonio Carlos Gola Vieira Aluno da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP. Almanake_fea@yahoo.com.br (11) Eduardo Fernandes Bahia Baer Aluno da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP. eduardobaer@hotmail.com (11) Felipe Ramos Fioravante Aluno da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP. felipefioravante@estadao.com.br (11) Fábio Lotti Oliva Professor da Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da USP. Rua Prof. Luciano Gualberto, 908 fabiousp@usp.br (11)

2 Uma proposta para a nova estrutura organizacional da FEA júnior USP Resumo: O trabalho tem como intuito analisar os pontos fracos e fortes da estrutura organizacional da FEA júnior USP, entidade estudantil da FEA USP, através de uma pesquisa com os membros da entidade. Como principal resultado será proposto um novo organograma baseado nas análises de estrutura organizacional atual e dos condicionantes que a realidade vivida pela associação civil impõe. Palavras-Chave: Estrutura, organograma, organização, FEA júnior USP

3 1. Introdução Empresa Júnior é uma associação civil sem fins lucrativos formada e gerida por alunos de ensino superior. No caso da FEA júnior USP, a referida instituição tem como objetivo complementar a formação pessoal, profissional e acadêmica de seus membros através da realização de projetos de consultoria para pequeno e médio empresários e eventos que tem como grande público os alunos da FEA USP. Todos os seus projetos, apesar de uma Empresa Júnior ser formada exclusivamente por alunos matriculados regularmente em alguma Instituição de Ensino Superior, recebem orientação de um docente da casa a fim de garantir maior aprendizado aos alunos e dar maior credibilidade aos mesmos. 2. Problema de pesquisa e Objetivo A FEA júnior USP consiste na Empresa Júnior dos estudantes de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo. Sua gestão é formada, em grande parte, por alunos de primeiro e segundo ano de curso. Como estrutura organizacional, a Empresa Júnior possui um modelo de departamentização funcional. Sua estrutura é formada por seis Diretorias (Financeira, Recursos Humanos, Marketing, Eventos, Consultoria e Ação Social) que estão ligados ao Diretor Presidente que, por sua vez, responde ao Conselho Administrativo e Fiscal da FEA júnior USP. Anualmente, dezenas de calouros que ingressam na FEA USP participam da referida entidade após passarem por rigoroso processo seletivo. Após esse processo, os calouros denominados trainees são alocados em alguma das seis grandes áreas de sua preferência. O membro que ingressa em uma área da entidade fica restrito a mesma até o seu desligamento da FEA júnior USP. Essa precoce especialização do aluno em seus primeiros anos da Faculdade gerou um clima de insatisfação entre os membros da entidade estudantil nos últimos anos.

4 A pesquisa tem como objetivo analisar a atual estrutura organizacional da entidade estudantil e delinear uma possível estrutura organizacional mais condizente com a realidade vivida pela FEA júnior USP. Além disso, o estudo tem o intuito de levantar os pontos fortes e fracos da atual estrutura em questão. 3. Revisão Bibliográfica Departamentização funcional Oliveira (2002) define esse tipo de estrutura com seguinte frase: Na departamentização funcional, as atividades são agrupadas de acordo com as funções da empresa, podendo ser considerado o critério de departamentização mais usados pelas empresas. Empresas que adotam a divisão funcional podem apresentar desde as quatro áreas funcionais clássicas das empresas finanças, marketing, recursos humanos e produção até dezenas de áreas funcionais empresariais. As organizações podem adotar o sistema funcional considerando as funções de administração planejamento, execução, organização e controle ou também em função das áreas de conhecimento da mesma hidráulica, elétrica, eletrônica, mecânica entre outras formas de departamentização funcional. Segundo Oliveira (2002:123), a departamentização funcional é um tipo bastante racional e interessante para a empresa desde que a mesma esteja numa situação de desempenho adequado. É aconselhável também para empresas que possuem poucas linhas de produtos ou serviços. Vasconcellos (1986) define como principais vantagens do modelo funcional em relação ao por projetos: Maior especialização; Aumento da capacitação técnica pela troca de experiências e formação de uma memória técnica;

5 Maior preocupação com o aperfeiçoamento dos técnicos; Melhor qualidade técnica dos trabalhos; Maior satisfação dos técnicos por estarem junto com elementos da mesma área; Maior satisfação dos técnicos advinda da maior estabilidade do grupo; Maior satisfação dos técnicos por sentirem maior preocupação da organização para com seu desenvolvimento; Maior satisfação dos técnicos por serem avaliados por especialistas na sua área; Maior satisfação dos técnicos devido a uma melhor definição da carreira; Melhor utilização de recursos humanos; Melhor utilização de recursos materiais; Existência de um único indivíduo responsável por grupo de técnicos da mesma especialidade; Mais fácil e eficiente a administração em cada área funcional. Departamentização por projetos No sistema de departamentização por projetos, as pessoas na organização, atividades e equipes formadas possuem um tempo útil temporal. Ao término do projeto ou função designada a equipe, essa é desfeita e os membros da empresa são alocados para outros departamentos ou projetos. Segundo Oliveira (2002), a departamentização por projetos baseia-se na de definição de projeto: Projeto é um trabalho, com datas de início e término, com resultado final previamente estabelecido, em que são alocados e administrados os recursos, tudo isso sob a responsabilidade de um coordenador. Vasconcellos (1986) define a estrutura por projetos com as seguintes vantagens em relação à funcional: Maior diversificação dos técnicos;

6 Maior satisfação dos técnicos por terem uma visão de conjunto do projeto; Maior satisfação dos técnicos por terem a oportunidade de interagir com maior variedade de pessoas e situações; Maior integração entre as áreas técnicas do projeto; Melhor atendimento a prazos; Melhor atendimento ao cliente; Alivia a Alta Administração que teria de fazer a integração; Existência de um único responsável com autoridade e responsabilidade sobre o projeto como um todo; Mais fácil e eficiente a administração dos projetos integrados. 4. Metodologia Para a realização deste artigo, o grupo levantou primeiramente as principais obras referentes ao tema estrutura organizacional nacional e internacional, analisando os pontos fortes e fracos das estruturas organizacionais estudadas. Em uma segunda etapa, foi feito um benchmarking com as principais empresas juniores de administração de São Paulo através do núcleo que congrega estas entidades, levantando e estudando as formas que estas trabalham os sistemas de comunicação, decisão, autoridade e responsabilidade. Este estudo teve como principal objetivo levantar aspectos característicos do negócio em que a empresa atua, podendo adequar as estruturas organizacionais estudadas à realidade de uma empresa Junior. Em uma terceira fase, foi realizado um trabalho de pesquisa com membros-chave da entidade através de entrevistas presenciais e qualitativas, identificando os principais pontos críticos da entidade. Grupos de discussão com a alta cúpula (cerca de seis pessoas além do facilitador do grupo) da entidade foram criados com o intuito de se levantar e validar uma nova estrutura. 5. Análise dos resultados

7 5.1. Apresentação FEA júnior USP A FEA júnior USP, fundada em 30 de novembro de 1990, é uma associação civil sem fins lucrativos, constituída e gerida por alunos de graduação da FEA USP que prestam serviços à empresas e à ONGs (Organizações não Governamentais), com o intuito de aprimorar a formação acadêmica, profissional e pessoal não só dos membros participantes, mas também dos demais alunos da FEA, nossos principais clientes. A empresa tem como objetivo servir de laboratório para os alunos interessados em ter seu primeiro contato com o mercado de trabalho, porém de modo diferenciado, desenvolvendo habilidades tais como o empreendedorismo, criatividade e liderança. Um dos objetivos da Empresa Junior é possibilitar às pequenas e médias empresas o acesso à consultoria por preços acessíveis, sempre com a orientação de um professor da área envolvida, retornando à sociedade o investimento feito na Universidade. Contudo, a FEA júnior USP procura atuar não só em consultorias, como também em promoções de eventos, palestras, treinamentos e debates, desde que os mesmos atendam o requisito básico de agregar valor à formação dos alunos da FEA USP à FEA Descrição da Estrutura Organizacional da entidade A FEA júinior USP possui uma estrutura organizacional baseada em função, ou seja, os membros da entidade estão divididos em feudos aonde o mesmo permanece na área até seu desligamento da Empresa Júnior. Abaixo segue uma ilustração da estrutura organizacional da FEA júnior USP: ORGANOGRAMA ATUAL Presidente Marketing Finanças RH Eventos Social Consultoria Fonte: FEA júnior USP (2003)

8 Segundo pesquisas realizadas com membros-chave da entidade e análise empírica da mesma, foram levantados os seguintes pontos básicos relativos à organização da entidade: Pontos Fortes Gestão do conhecimento: A gestão através de áreas funcionais facilita a gestão do conhecimento dentro das áreas, já que os membros são divididos desde o inicio por área, o que facilita o fluxo de informações dos membros veteranos para os novos. Maior qualidade nos trabalhos específicos de cada área: Por se tratar de um sistema de áreas funcionais, os trabalhos feitos por cada área tendem a ser melhores com o tempo já que contam com pessoas mais experientes naqueles serviços. Consultores ilimitados e com mais anos de faculdade: Como os consultores são externos, a empresa na teoria não tem um limite de recursos humanos, já que todos os alunos da faculdade são potenciais consultores. Além disto, existe a possibilidade de contar com alunos com um maior tempo de faculdade e assim, com uma maior qualificação acadêmica. Maior facilidade de cobrança: Pelo fato dos alunos contratados serem remunerados, isto gera uma maior facilidade de cobrança dos mesmos. Pontos Fracos Perda de Mobilidade dos membros: Os membros na estrutura funcional estão presos em suas áreas, causando muitas vezes um desequilíbrio de recursos humanos na empresa. Aprendizado muito especifico: Os membros por permanecerem dois anos em uma mesma área, acabam aprendendo coisas muito especificas e perdem a capacidade de ter uma aprendizagem mais global. Baixa motivação: O fato dos membros realizarem as mesmas tarefas ao longo do tempo causa desmotivação.

9 Dificuldade no atendimento dos contatos: Devido ao fato de apenas uma área ser responsável por gerenciar as consultorias, o atendimento aos contatos é dificultado. Além disso, o recrutamento de consultores externos atrasa o início do projeto. Dificuldade em controlar a qualidade do serviço: Sendo os consultores externos, a qualidade das consultorias é de difícil controle. Além disto, os consultores na maioria das vezes estão realizando sua primeira consultoria. Altos Custos: A remuneração dos consultores compromete cerca de 80% dos custos do projeto. Isto acarreta em uma perda de competitividade da FEA júnior USP perante os concorrentes Modelo Organizacional Proposto Segundo análise realizada pelos pesquisadores do artigo, a estrutura organizacional que irá ser mais efetivo para entidade será o modelo de estrutura por projetos. A entidade estudantil realiza projetos multidisciplinares com freqüência e projetos de curta duração (cerca de três meses). Logo, segundo Vasconcellos (1986), a departamentização por projetos é a mais adequada para a FEA júnior USP. ORGONOGRAMA PROPOSTO Presidente Vice Presidente Gerentes de Projetos Supervisão Finanças Supervisão RH Supervisão Marketing Células Células Células Células Fonte: dos autores

10 Na estrutura proposta, o Conselho da FEA júnior USP é formado por ex-diretores da entidade que tem como função auxiliar e assessorar a atual da gestão, sendo que a maioria dos membros eleitos ao Conselho da entidade se encontra inseridos no mercado de trabalho. Dessa forma, estes podem trazer para a entidade os conhecimentos externos adquiridos. O Conselho e o Diretor Presidente representam a área externa da associação civil. O Diretor Presidente é a figura responsável pela representação externa da entidade perante aos stakeholders da entidade estudantil. Cabe ao Diretor Presidente da FEA júnior USP assinar parcerias com empresas ou instituições acadêmicas visando estreitar os laços da mesma com o seu público-alvo. Ele é também o responsável legal pela entidade durante sua gestão. Na área interna, o Vice Presidente representa os gerentes da entidade. A figura do Vice Presidente tem como principal função a gestão geral dos projetos da entidade. A entidade também possui três áreas de apoio que são lideradas pelos supervisores. Cada supervisor tem a incumbência de gerenciar as três áreas de assessoria da FEA júnior USP: Finanças, Marketing e Recursos Humanos. Abaixo seguem os principais pontos fortes e fracos levantados pela pesquisa: Pontos fortes: Aprendizado e motivação: o membro da FEA júnior, em uma gestão de projetos, terá a oportunidade de aprender, participar e gerir os mais variados tipos de projetos (sociais, internos, eventos, criação, etc). Não ficando em uma área fixa por 2 anos, ele tenderá a ter uma maior motivação em vir a FEA júnior USP, além de contribuir para uma melhor gestão do conhecimento na Entidade. Gestão horizontal: em uma gestão horizontal, a participação de todos os membros envolvidos tende a ser maior em uma empresa. Assim, o processo de participação e decisão da Júnior em RG s não ficaria limitado a apenas uns 10 membros como ocorre atualmente. Capacidade de resposta ao cliente: com criação de células responsáveis pelo projeto do início ao fim e a divisão das tarefas operacionais, os coordenadores terão a capacidade de

11 responder de forma mais eficiente ao(s) cliente(s), possibilitando o aumento expressivo de projetos fechados. Qualidade: com criação de células responsáveis pelo projeto do início ao fim e a divisão das tarefas operacionais, além do treinamento inicial que os membros irão receber, a qualidade do projeto tenderá a crescer de forma considerável. Consultores, na maioria das vezes, despreparados e sem vínculo com a JR serão substituídos por membros que podem realizar muito melhor as tarefas. Pontos Fracos: Comunicação interna: em uma gestão subdividida em diversas células de trabalho, pode ocorrer de a comunicação interna se perder cada vez mais. Por isso a implantação de um sistema de informações, emissão de relatórios e participação do Vice Presidente, Coordenador de Projetos e dos Supervisores Internos terá que ser a mais integrada possível. Menor possibilidade de Cobrança: Os consultores anteriores eram remunerados, podiam ser cobrados por esse motivo; já os membros consultores não serão, então a possibilidade de cobrança será diminuída. 6. Conclusão Por ser uma entidade com alto índice de rotatividade e exigência de vários projetos multidisciplinares, considera-se que a estrutura organizacional atual da entidade estudantil não esteja adequada para a realidade da Empresa Júnior. Sendo o foco da entidade o aprendizado, e não o lucro, passa a não ser vantajoso a estrutura funcional fixa da FEA júnior USP. A especialização precoce do membro em áreas de atuação, em vez de elevar o índice de qualidade dos serviços da entidade, causa a insatisfação e desmotivação do mesmo, pois, nesta fase, deseja-se uma abordagem mais ampla para a gestão de projetos. Busca-se um conhecimento mais abrangente das diversas áreas. Na estrutura por projetos, o estudante poderá assumir em cada projeto um novo papel e terá uma visão mais ampla do trabalho (Vasconcellos, 1986). A Empresa Júnior

12 também assume uma gestão que se assemelha ao processo de treinamento de estagiários, onde estes são alocados em diversos setores da organização durante um período de tempo. 7. Bibliografia OLIVEIRA, D. P. R. Sistemas, Organização & Métodos 13ª Edição, Editora Atlas, 2002 MAXIMIANO, A. C. A Introdução a Administração 6ª Edição, Editora Atlas, VASCONCELLOS, E. e HANSLEY, J. Estrutura das organizações. São Paulo: EDUSP/Pioneira, KAST & ROSENZWEIG. Organização e Administração. 3a Edição. Editora Pioneira, CHANDLER JR., Alfred D. Strategy and Structure. Cambridge, Massachusetts: The MIT Press, DAFT, Richard L. Administração. 4 a. edição. Rio de Janeiro: LTC Editora, GIBSON, J. L., IVANCEVICH, J. M. e DONNELLY, J. H. Organizações. 1a Edição. São Paulo: Editora Atlas, HALL, R. Organizações: Estrutura e Processos. Prentice-Hall Brasil, 1982.