Palavras-chaves: Biblioteca de museu, Biblioteca de arte, Catálogo on-line, Winisis, WWWIsis

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1 APLICAÇÃO DO WINISIS E WWWISIS NUMA BIBLIOTECA DE ARTE : RELATO DE EXPERIÊNCIA DA BIBLIOTECA E CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO DO MUSEU DE ARTE DE ARTE DE SÃO PAULO ASSIS CHATEAUBRIAND - MASP COSTA, Ivani Di Grazia.; NAPOLEONE, Luciana Maria Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand MASP Biblioteca e Centro de Documentação Av. Paulista, 1578 São Paulo SP Brasil - Fone , Fax Resumo. Relata a experiência da Biblioteca e Centro de Documentação do Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand MASP com a conversão do banco de dados bibliográficos e sua disponibilização na Internet através do Winisis e WWWIsis. Apresenta o histórico e as características do acervo da biblioteca e, em especial, o processo e os resultados da implementação do catálogo na rede local e na Internet. Destaca os parâmetros adotados na criação no novo banco, com a adoção da estrutura de campos MARC e a preocupação com a qualidade e integridade dos dados.apresenta os demais bancos criados na rede local para o registro de diferentes suportes da informação na área de artes: ARTIST Complementação do Vocabulário Controlado de Artistas, GAZETE - Artigos de periódicos, THES Complementação do Vocabulário Controlado de Arte e Arquitetura, REVIST Títulos e coleções de revistas e boletins, CLASSE Decisões de classificação. Avalia a utilização do catálogo on-line na Internet através de análise preliminar do log de acesso ao longo do primeiro ano de existência do catálogo. Finalmente aponta alternativas para aperfeiçoamento dos trabalhos realizados para melhor atendimento de pesquisadores presenciais e virtuais. Palavras-chaves: Biblioteca de museu, Biblioteca de arte, Catálogo on-line, Winisis, WWWIsis 1 A Biblioteca e Centro de Documentação do MASP O Museu de Arte de São Paulo Assis Chateaubriand foi fundado pelo jornalista Assis Chateaubriand, com a ajuda do historiador e crítico de arte Pietro Maria Bardi. É uma sociedade civil sem fins lucrativos que tem por finalidade incentivar, divulgar, amparar as artes de modo geral e as artes plásticas em particular, por todos os meios ao seu alcance, visando ao desenvolvimento e aprimoramento cultural do povo brasileiro. Foi inaugurado em 1947 à r. Sete de Abril, e foi transferido em 1968 para sua sede definitiva à Av. Paulista, projetada por Lina Bo Bardi. Seu prédio, marco da arquitetura da cidade de São Paulo, foi tombado pelo CONDEPHAAT em 1982 e pelo IPHAN em Sua coleção é formada por obras capazes de representar as principais correntes da arte universal, tendo sido tombada em 1969 pelo IPHAN. Tanto por esse conceito quanto pela sua qualidade artística, é considerado um dos mais importantes museus da América Latina.

2 Figura 1 Lina Bo Bardi ( ) e Pietro Maria Bardi ( ) Criada em 1977, a partir da doação da biblioteca pessoal de Lina Bo e Pietro Maria Bardi ao MASP por ocasião do 30 o. aniversário do Museu, a Biblioteca e Centro de Documentação possui um rico acervo d e livros e catálogos na área de artes plásticas e história da arte com enfoque na coleção de obras do Museu. Data Fatos na formação da Biblioteca e Centro de Documentação do MASP Até 1946 Formação da biblioteca pessoal de P.M. Bardi na Itália Pequena biblioteca na sala de P.M. Bardi na sede do MASP, à r. Sete de Abril Pequena biblioteca no 1º andar do MASP, em sua nova sede na av. Paulista 1977 Marco inicial da Biblioteca e Centro de Documentação do MASP. Doação da biblioteca de arte de Lina Bo e Pietro Maria Bardi ao MASP. Instalação da biblioteca no 2º subsolo Crescimento do acervo através de novas doações e intercâmbio de publicações. Formação do Centro de Documentação como resultado das pesquisas de P.M. Bardi Projeto de organização e informatização do acervo bibliográfico da Biblioteca do MASP através de convênio com o Instituto Cultural Itaú, resultando no processamento técnico parcial do acervo bibliográfico e a criação de banco de dados com registros. Integração do Arquivo Histórico-Documental e Arquivo Histórico- Fotográfico à Biblioteca Continuidade do processamento técnico do acervo pela equipe da Biblioteca do Museu. Projeto de Organização do Arquivo Histórico- Fotográfico do MASP Reforma do prédio do Museu. Fechamento temporário da Biblioteca e sua transferência para depósito climatizado. Continuidade das atividades de intercâmbio de publicações e elaboração de projetos Retorno da Biblioteca ao Museu. Aquisição de equipamento de informática através de Projeto de Atualização Tecnológica Reabertura da biblioteca com novas instalações. Retomada das atividades de processamento técnico e atendimento de público Instalação da rede local da biblioteca.projeto de conversão da base de dados bibliográficos e sua disponibilização na Internet. Projeto de Organização do Arquivo Histórico-Documental do Museu Projeto de Organização e Conservação da Coleção de Obras Raras Figura 2 Cronologia da Biblioteca e Centro de Documentação do MASP

3 Tem como finalidade guardar, preservar, organizar e divulgar todo o material bibliográfico e iconográfico existente na instituição. Além dessas atribuições cabe à biblioteca dar apoio às atividades e à programação do museu, fornecer material para pesquisa na área de Museologia e História da Arte, colaborar na formação de um público voltado para a área de artes, e também ser depositária dos registros que constituem a história do museu. A Figura 2 apresenta a cronologia da Biblioteca e Centro de Documentação, destacando os fatos mais relevantes para sua formação. O acervo armazena diversos tipos de materiais, que são divididos em três segmentos (Figura 3). O acervo bibliográfico é formado por livros, teses, catálogos de exposições, fascículos de boletins e revistas, em sua maioria não processados. O material não processado está dividido por assuntos nas estantes sem cadastro em nenhum tipo de fichário ou banco de dados, o que restringe consideravelmente o acesso a esses documentos. Do total de itens, apenas 30% está catalogado, classificado, indexado e disponível para consulta através do catálogo on-line com mais de registros (http://www.masp.art.br). Dada a especialização do acervo, seu público-alvo são os pesquisadores na área de artes e estudantes universitários. A equipe de trabalho é multidisciplinar, formada por profissionais com diferentes formações: Ciências Sociais, Biblioteconomia, História, Artes Plásticas. Tipos de Descrição do acervo acervo Biblioteca Material bibliográfico tradicional composto de aproximadamente volumes entre livros, livros raros, catálogos de exposições, periódicos, teses e boletins de museu Centro de documentação constituída de cartazes, calendários, fitas vídeo, Documentação CD-ROMs e de dossiês sobre a vida e obra de artistas nacionais e estrangeiros (folders, convites de exposição, artigos de jornais e revistas, fotos, correspondência) e assuntos diversos Arquivo documentação arquivística que abrange o Arquivo Históricodocumental, que inclui os arquivos Assis Chateaubriand (cartas, documentos, fotografias, artigos, etc.) e o da História do MASP (documentação de mais de 50 anos de atividades do museu), e ainda o Arquivo Histórico-fotográfico, composto de fotografias de exposições e eventos realizados ou relacionados ao Museu desde sua criação Figura 3 Descrição dos tipos de acervo da Biblioteca e Centro de Documentação 2 A conversão do Banco de Dados para Winisis e WWWIsis O Sistema ICIB, desenvolvido pelo Instituto Cultural Itaú, foi utilizado na Biblioteca e Centro de Documentação do MASP de 1990 a 1997 para o cadastramento e pesquisa dos registros bibliográficos. O sistema funcionava em ambiente MS- DOS, e permitia o cadastramento, atualização e pesquisa de registros além de outras rotinas, tal como pode ser visualizado na Figura 4.

4 O Banco ICIB totalizava aproximadamente registros, sendo da base Livro, da base Catálogo, 18 da base Tese e 280 da base Analítica de Periódico. Foram criadas como teste duas outras bases, Obra Rara e Periódico, conforme pode ser observado no menu de consulta do banco (Figura 5). No Sistema ICIB não era possível a pesquisa simultânea em todas as bases, sendo necessária a realização da mesma pesquisa em cada uma das bases. Embora fossem cadastradas várias informações no Banco ICIB como autores secundários (prefaciador, introdutor, apresentador, editor, etc), imprenta (local e ano de publicação, editora), notas diversas sobre o documento, entre outras, apenas seis campos são pesquisáveis: autor, título, assunto (descritor), reprodução (de obras do MASP existentes na obra), observação (assunto não ligado à área de artes) e série. A Figura 6 apresenta a consulta sobre Cézanne como assunto na Base Livro e o resultado da consulta/pesquisa. O formato padrão de resultado é o de ficha matriz, sendo necessário passar os registros um a um. Figura 4 - Menu principal do Sistema ICIB Figura 5 - Menu de consulta do Sistema ICIB

5 Figura 6 - Banco ICIB, tela de pesquisa e apresentação de registro O projeto Atualização tecnológica do banco de dados do acervo da Biblioteca do Museu de Arte de São Paulo, realizado de agosto de 2003 a agosto de 2004 com apoio financeiro da Fundação Vitae, teve por objetivo a conversão do banco de dados que funcionava pelo Sistema ICIB, para softwares da família Isis, o CDS- ISIS for Windows (Winisis), para consulta na rede local da Biblioteca, e o WWWIsis, para consulta via Internet. A escolha de softwares da família Isis, Winisis e WWWIsis, atendeu às restrições de recursos financeiros da instituição para sua aquisição e manutenção, consideradas ainda sua flexibilidade e suas expressivas possibilidades de atualização. Para a execução do projeto foi contratada a Lopes Matos Consultoria Ltda. que atuou em conjunto com a equipe da Biblioteca. Através do controle das atividades realizadas, da elaboração de parâmetros, de testes e avaliação do banco e sua implantação na Internet, a interação entre integrantes da Biblioteca e os analistas da Lopes Matos foi determinante para o sucesso do projeto Conversão do Banco de Dados para Winisis Planejamento do novo banco de dados Para a conversão da base de dados foram realizados alguns trabalhos preliminares: - decisões referentes à consistência e qualidade dos dados: os padrões de catalogação e os instrumentos de indexação adotados para o banco ICIB, utilizados para uma descrição mais detalhada de materiais da área de artes, foram mantidos e adaptados para permitir a consistência dos dados entre os bancos. - medidas para a segurança e integridade dos dados: foram feitas cópias de segurança do banco ICIB e as planilhas originais foram mantidas e utilizadas para completar dados perdidos na conversão do banco de dados na rede local. Além

6 disso, o banco ICIB foi mantido funcional para pesquisa para comparação de registros que apresentaram perda significativa de dados. - elaboração de um quadro de correspondência de campos entre os banco ICIB e a banco Isis com campos MARC: permitiu que a descrição dos registros do novo banco guardasse uma coerência com o conteúdo dos registros do banco ICIB, garantindo que os registros do novo banco tivessem no mínimo o mesmo conteúdo do banco ICIB e que, no momento da conversão, a verificação do conteúdo dos campos na base convertida pudesse ser realizada com um controle maior (Figura 7). ICIB Discriminação do MARC Discriminação do Campo Campo --- Número ICIB 035 Nº do registro ICIB 000 Tipo de Material 910 Tipo de material (campo local) 005 Autor Autor Entrada principal Para a conversão os descritores serão convertidos unicamente para o campo 100, subcampo ^a Autor Corporativo 015 Artista 100 Autor Entrada principal 020 Título Título (para livros, catálogos e teses) Título analítico Entrada secundária (Analítica de livros) 022 Curador 700 Autor pessoal - Entrada secundária ^a(conteúdo campo 022)^4curad. 055 Editor Autor pessoal - Entrada secundária Autor corporativo Entrada secundária ^a(conteúdo campo 055)^4ed. 070 Ilustrador 700 Autor pessoal - Entrada secundária 270 Notas Reproduções 599 Reproduções MASP 950 Descritores Localização 082 ^a(conteúdo campo 070)^4ilust. Notas Gerais Para a conversão as notas serão convertidas unicamente para o campo 500, subcampo ^a Nota COM Nota sobre Bibliografia Nota de Conteúdo Nota de Crédito Nota de Idioma Assunto Termos tópicos Para a conversão os descritores serão convertidos unicamente para o campo 650, subcampo ^a Assunto Nome pessoal Assunto Entidade coletiva/autor corporativo Assunto Evento Assunto Título uniforme Assunto Nomes geográficos Assunto Gênero/Forma Número de Classificação Dewey (para base livros, periódicos e teses) Para a conversão a localização será convertida unicamente para o campo Número de Classificação para Catálogo (para base catálogos) Para a conversão a localização será convertida unicamente para o campo Localização/Cutter Figura 7 Quadro resumido de correspondência de campos ICIB-MARC

7 - estruturação de um banco de dados no software Winisis com estrutura de campos MARC: a estrutura de campos MARC, MAchine Readable Cataloging Record, utilizada por várias bibliotecas e redes de bibliotecas no mundo todo para o intercâmbio de registros é uma estrutura de campos bastante detalhada de registros bibliográficos. Continuamente atualizada, está disponível no website da Library of Congress Sua utilização permitiu tanto uma descrição ainda mais rica dos materiais do acervo bibliográfico como, futuramente, ser um instrumento de facilitação do intercâmbio de informações com bibliotecas de instituições culturais e museus. Na estruturação do banco decidiu-se pela inclusão do maior número possível de campos e subcampos MARC que guardassem uma possibilidade de utilização para descrição dos tipos de materiais existentes na Biblioteca do MASP e para a descrição futura de outros tipos de materiais. Cada campo foi analisado individualmente e os parâmetros adotados para cada um deles foram registrados em um quadro com a estrutura de campos, como exemplificado na Figura agrt68 (agrtu68) 599 (Local MASP) MARC Subcampos 245 abcfghkn ps68 Repetitivo NR R Discriminação do Campo Indexação ICIB Título Subcampos: a-título, b-subtítulo, c-indicação de responsabilidade, k-forma, n-nº da parte, p-nome da parte, f-data do conteúdo total, g-data do conteúdo de um volume Ex.^aDicionário de termos artísticos^bcom equivalências em inglês, espanhol e francês Nota de Conteúdo Subcampos: a-nota de conteúdo, g-miscelânea, r- Ind. Reponsabilidade, t-título Ex. ^tmaking sense of Edouard Manet s Le Déjeuner sur l herbe^rpaul Hayes Tucker^tSex and the Salon: defining art and immorality in 1863^rAnne McCauley^tManet and the demoralized viewer^rjohn House abcde R Reproduções MASP Subcampos: a-artista, b-título da obra, c-técnica, d-data, e-outras informações Ex. Frans Post. Paisagem com jibóia, óleo, c subcampo/lin ha 4-palavra 1 - subcampo/lin ha 2-termos entre<> 4-palavra 1 - subcampo/lin ha 4-palavra Figura 8 Alguns campos na estrutura de campos do Banco Isis Em relação ao Winisis, os principais parâmetros de configuração do banco estão registrados na Figura 9. - processamento técnico e cadastramento de material bibliográfico na Banco Isis: com o cadastramento de novos materiais bibliográficos vários ajustes puderam ser feitos na estrutura de campos e novos campos foram acrescidos para uma descrição mais detalhada. O novo banco Isis foi denominado MASP

8 Configuração do Banco Isis Tabela de definição de campos (FDT) Planilha de entrada de dados (FMT) Formatos de saída ou de visualização(pft) Tabela de seleção de campos (FST) Parâmetros adotados na configuração do Banco Isis Definição de campos e subcampos de acordo com o formato MARC. Optou-se por incluir o maior número possível de campos e subcampos MARC para facilitar a descrição de diversos tipos de materiais. Definição da ordem da apresentação dos campos, elaboração de help e picklists para a maioria dos campos utilizados com a finalidade de facilitar e agilizar o cadastramento das informações. Formatos disponíveis: ficha matriz (MASP21), referência bibliográfica (REFER), conferência dos campos preenchidos (CONF), etiqueta (ETIQ), lombada (LOMBA). Optou-se pela indexação da maioria dos campos e subcampos utilizados, visando facilitar a recuperação de quaisquer informações cadastradas. Figura 9 Parâmetros adotados na configuração do Banco Isis Conversão do Banco de Dados Foram necessárias quatro conversões em decorrência do volume de informações existentes e não pesquisáveis no banco ICIB, e que passaram a ser pesquisáveis no banco convertido. Em grande parte, a necessidade de novas conversões deveu-se ao fato do sistema ICIB possuir uma estrutura de banco de dados que extrapolava o tamanho da base de dados DBF no que se refere à quantidade de campos para efeito da conversão. No sistema ICIB, um mesmo documento gera vários registros reunidos pelo número de registro no sistema. No momento da conversão estes vários registros deveriam reunir-se num único novo registro. Devido a um volume considerável de informação existente em cada um dos campos, especialmente os campos de Assunto 950 e Assunto Adicional 970, o tamanho máximo da estrutura DBF foi excedido. Além de novas conversões definiu-se que seriam gerados arquivos com a informação excedente dos registros que não puderam ser convertidos completamente para ajustes manuais, a serem realizados após a conversão (Rescaldo). Foram realizados diversos testes por mais de um membro da equipe para verificar campo a campo o resultado da conversão. O quadro de correspondência de campos ICIB-MARC foi bastante útil neste momento porque permitiu avaliar se o conteúdo de determinado campo no banco convertido correspondia ao conteúdo do banco de origem. Por exemplo, o conteúdo do campo ICIB 005 Autor deveria ser transferido para o campo MARC 100, subcampo a; ou conteúdo do campo ICIB 070 Ilustrador, para o campo MARC 700, subcampo a, com indicação de il. No subcampo 4. O processo de conversão superou a previsão de garantia de 95% dos dados a serem convertidos, gerando uma base convertida com um total de

9 registros, ao final da conversão, numa única base, sendo referentes a Livro, referentes a Catálogo de exposição, 15 referentes a Tese e 245 referentes a Analítica de Periódico. Foram feitas correções manuais em mais de registros (Rescaldo), quando foi detectada a necessidade de ajustar algum dado incorreto ou complementar alguma informação faltante. As Figuras 10 a 12 mostram o banco convertido e a mesma pesquisa e o mesmo registro do banco ICIB após a conversão. Figura 10 Apresentação do Banco Isis convertido Figura 11 Tela de pesquisa do Banco Isis Obs. Trata-se da mesma pesquisa apresentada na Figura 6.

10 Figura 12 Resultado de pesquisa, em tabela, do Banco Isis Obs. Trata-se do mesmo registro apresentado na Figura Cadastramento em rede Com a instalação do banco Isis na rede local da Biblioteca, que funciona em ambiente Microsoft com Windows versão 2000, foi possível realizar o cadastramento e a consulta em rede. Atualmente o banco possui aproximadamente registros e é alimentado diariamente. Figura 13 - Janela de cadastramento do Banco Isis A Figura 13 mostra a tela de cadastramento do Banco Isis, na qual podem ser observadas a ordem da apresentação dos campos e a existência de helps e picklists para vários campos. Os helps auxiliam na orientação da entrada de

11 dados com indicação dos subcampos previstos e exemplos de preenchimentos. Os picklists são elaborados especificamente para cada campo de acordo com a especificidade das informações relacionadas ao campo e subcampos, permitem diminuir o trabalho de digitação e evitar incorreções Etiquetas de lombada A impressão de etiquetas de lombada é realizada através de programa auxiliar, desenvolvido pela Lopes Matos Consultoria. As telas de acesso, de emissão de etiquetas e a visualização da impressão estão ilustradas nas Figuras 14 a 16. Figura 14 - Tela de acesso ao programa de etiquetas Figura 15 - Tela de emissão de etiquetas Figura 16 - Visualização da impressão de etiquetas

12 Foram feitos ajustes no programa para incluir diversas informações consideradas relevantes para impressão nas etiquetas (data de realização de exposições para catálogos de exposição, número de volume e/ou tomo, número de exemplar, edição). A impressão do número de tombo, não prevista inicialmente, mostrou-se prática para conferência de um exemplar específico, em ocasiões de busca nas estantes ou de inventário do acervo. 2.2 Disponibilização do banco na Internet através do WWWIsis A interface do módulo de pesquisa da Internet foi desenvolvida pela Lopes Matos Consultoria em WXIS (BIREME) com scripts. O formulário de busca customizado à necessidade da Biblioteca do MASP Interface do módulo de pesquisa As principais telas componentes da interface de pesquisa na Internet são: Página de pesquisa: inclui formulário de pesquisa, com campos para pesquisa livre, para pesquisa em campos determinados e outras opções de refinamento de informações, e dicas rápidas de pesquisa, logo abaixo do formulário com informações e exemplos de utilização de operadores booleanos na busca (Figura 17); Figura 17 Página de pesquisa do catálogo on-line Obs. Trata-se da mesma pesquisa na Figura 6 (Banco ICIB) e na Figura 11 (Banco Isis). Resultado em formato resumido: apresentação de cinco a mais registros recuperados com os campos essenciais para identificação do documento, acrescidos dos campos idioma e localização; o formato permite ao pesquisador ler, salvar ou imprimir uma listagem de registros com as informações necessárias à elaboração de referência bibliográfica (Figura 18);

13 Visualização do registro completo: a partir do formato resumido é possível visualizar o formato completo de um registro com quase todos os campos de descrição do documento (Figura 19); Impressão da localização: a partir da página de formato resumido ou de formato completo é possível visualizar a página de impressão de um registro (Figura 20); Figura 18 - Apresentação do resultado no catálogo on-line (formato resumido) Figura 19 - Apresentação do resultado no catálogo on-line (registro completo) Obs. Trata-se do mesmo registro apresentado na Figura 6 (Banco ICIB) e na Figura 12 (Banco Isis).

14 Figura 20 - Apresentação do resultado no catálogo on-line (impressão da localização). Resultado negativo: página que remete novamente à pesquisa, quando a busca não retorna nenhum registro; Páginas de ajuda: página acessível a partir do formulário de pesquisa, do formato resumido e de formato completo com orientações diversas para a pesquisa. Os trabalhos nas telas da interface web concentraram-se sobre os seguintes aspectos: Definição dos campos a serem exibidos nos formatos resumido e completo, Ordem dos campos apresentados nos formatos resumido e completo, Detalhes da apresentação de cada campo e respectivos subcampos, Forma de recuperação do conteúdo dos campos, Elaboração do conteúdo das Dicas rápidas de pesquisa, para ser exibido abaixo do formulário de pesquisa, Elaboração do conteúdo do Botão Ajuda nas páginas de pesquisa. O tratamento detalhado dos campos e subcampos MARC no Banco Isis, na rede local da Biblioteca, facilitou o mesmo tratamento para o catálogo on-line na Internet. Também foram feitos testes por mais de um integrante da equipe da Biblioteca utilizando registros ou pesquisa de controle, para a verificação do conteúdo, da visualização das informações e do funcionamento adequado do mecanismo de pesquisa. Para exemplificar o tratamento de campos e subcampos no catálogo on-line são apresentadas as especificações para o campo 100, presente nos formatos resumido e completo, e os campos 505 e 650, presentes apenas no formato completo (Figura 21).

15 Tag Campo Autor pessoal Entrada Nota de conteúdo Assunto Termos tópicos principal Problema Acrescentar os subcampos b, c, d, q, u, g, 4 Exibir conteúdo completo do campo Acrescentar os subcampos z, y, k, x Observações Previsto nos formatos curto e longo apenas o subcampo a; Incluído nas revisões anteriores Subcampos na seqüência de apresentação Tratamento de subcampos Pesquisa de controle Não incluído nas revisões anteriores a-nome, b-numeração, c-títulos assoc. ao nome, d-dt nasc.-falec., q-forma completa do nome u-filiação g-miscelânea 4-tipo de responsabilidade (a) (espaço)(b, se presente) (vírgula e espaço)(c, se presente) (vírgula e espaço)(d, se presente) (vírgula e espaço)(q, se presente) (vírgula e espaço)(u, se presente) (vírgula e espaço)(g, se presente) (vírgula e espaço)(4, se presente) Não há Ex. (^a)joão Paulo (^b)ii, (^c)papa, (^d)1920- (^a)bardi, P.M., (^q)(pietro Maria), (^4)ed. a-nota de conteúdo, g-miscelânea, t-título, r-autor (a, se presente) (g, se presente) (dois pontos espaço) (t, se presente) (vírgula e espaço) (r, se presente) MFN Incluído genericamente nas revisões anteriores Para a conversão, optou-se pela inclusão apenas do subcampo a no campo 650 de modo a contemplar todas as formas de descritores existentes na base atual e na base ICIB convertida. a-assunto, k-subd. técnica artística, z-subd. geográfica, y-subd. cronológica, x-subd. geral (a) (espaço)(k, se presente) (espaço, hífen e espaço)(z, se presente) (espaço, hífen e espaço)(y, se presente) (espaço, hífen e espaço)(x, se presente) Não há Ex. (^a)arte egípcia - (^x)guias (^a)pintura (^z)frança (^y)século 17 (^a)museus de arte (^y)brasil (^a)camesasca, Ettore, (^u)fondation Pierre Giannada Figura 21 Apresentação e tratamento de alguns campos e subcampos no catálogo on-line Em março de 2004, para facilitar a realização de testes antes da instalação definitiva do banco de dados, decidiu-se criar um ambiente de testes através de uma instalação clone catálogo on-line num microcomputador da Biblioteca do Museu. Foram feitos vários testes e várias sessões de ajustes até a versão definitiva a ser disponibilizada na Internet.

16 2.2.2 Hospedagem do banco de dados Para a hospedagem do catálogo on-line da Internet foram consideradas algumas alternativas: em equipamento na Biblioteca do MASP ou em servidor da empresa responsável na época pela hospedagem do website do Museu, a Nox do Brasil Ltda. Levando em consideração a melhor infra-estrutura para desempenho na Internet, a disponibilidade de equipe técnica e a facilidade de manutenção, decidiu-se pela hospedagem do catálogo na Nox do Brasil, que reunia estas características. Além disso, a empresa deu toda a abertura necessária para a implementação do catálogo on-line. Paralelamente aos trabalhos em ambiente de teste, trabalhou-se sobre os detalhes de implementação na Nox. Em junho de 2004, o banco, instalado na Nox, foi disponibilizado para testes na Internet no endereço temporário. Naquela ocasião, o endereço foi divulgado para toda a equipe do MASP para conhecimento e envio de sugestões. Em agosto de 2004, após alterações e ajustes finais necessários e a reformulação das páginas da Biblioteca no website do MASP, o catálogo on-line foi disponibilizado ao público na Internet. Com o pleno funcionamento do catálogo on-line na Internet, alguns integrantes da equipe da Biblioteca do MASP foram treinados para preparar a atualização periódica dos dados. A atualização é um procedimento simples, realizado através de um programa (batch) desenvolvido pela Lopes Matos Consultoria, que gera arquivos com os dados atualizados dos registros bibliográficos. Estes arquivos eram enviados periodicamente à Nox do Brasil para substituir os arquivos anteriores Reformulação das páginas da Biblioteca dentro do website do MASP Para o momento de disponibilização definitiva do catálogo on-line na Internet, foram também reformuladas as páginas da Biblioteca dentro do website do MASP. A equipe da Biblioteca, com apoio da equipe de informática do Museu, estudou conteúdos mais completos e uma apresentação mais atraente e adequada para todas as páginas. A reformulação teve o objetivo de antecipar e completar um conjunto de informações que podem ser úteis ao pesquisador, como o atendimento de público, histórico e composição do acervo bibliográfico e documental e histórico da Biblioteca e Centro de Documentação. As páginas reformuladas foram disponibilizadas em endereço temporário, para análise e alterações antes da disponibilização ao público. Em agosto de 2004, as novas páginas e o catálogo on-line foram disponibilizados ao público na Internet. A Figura 22 apresenta a homepage do MASP com o link para o catálogo on-line da Biblioteca.

17 Figura 22 Homepage do MASP, com link para catálogo on-line da Biblioteca 2.3 Novas bases na rede local Com a instalação do banco Isis na rede local, o cadastramento e a consulta em rede tornaram-se atividades rotineiras para toda a equipe da Biblioteca. Em função da flexibilidade do Winisis, foram criados novos bancos para cadastrar informações de outros tipos de material como artigos de periódicos e revistas e boletins de museus, ou para cadastrar informações de suporte ao processamento técnico como decisões de classificação e complementação de termos de vocabulário controlado. Cinco novos bancos criados na rede local, além do banco convertido MASP21, facilitaram o fluxo de trabalho e permitiram seu uso por toda a equipe (Tabela 1). Assim que o Winisis é aberto na rede local, abre-se uma tela com links para todos os bancos de dados existentes, exceto o de log de acesso, que será tratado no item 3 deste trabalho (Figura 23). Nome do banco Tabela 1 Bancos de dados Winisis disponíveis na rede local da Biblioteca do MASP Características do banco Total de registros (jun. 2006) MASP 21 Livros e catálogos GAZETE Artigos de periódicos 537 REVIST Revistas e Boletins 2862 ARTIST Complementação do Vocabulário 2926 Controlado de Artistas THES Complementação do Vocabulário 1426 Controlado de Arte e Arquitetura CLASSE Decisões de classificação. 117 LOG Log de acesso 25435

18 Alguns bancos registram informações de outros tipos de material bibliográfico existentes na Biblioteca e Centro de Documentação. O Banco de Artigos de Periódicos foi criado para cadastrar artigos de revistas de arte, recebidas pela Biblioteca, relacionados a artistas e assuntos significativos para a área de artes plásticas. Até então o registro destes artigos era feito em fichas arquivadas nas pastas de artista ou de assunto do Centro de Documentação. Já o Banco de Revistas e Boletins foi criado para cadastro da coleção de títulos de revistas e boletins existentes na Biblioteca, com informação apenas do título e dos fascículos existentes (Figura 24). Figura 23 - Links para os bancos Winisis na rede local da Biblioteca do MASP Figura 24 Bancos de Artigos de Periódicos e de Revistas e Boletins O Banco de Complementação de Vocabulário Controlado de Artistas Nacionais e Estrangeiros dá continuidade ao registro de pesquisas de artistas, iniciado em 1990 com o projeto de organização e informatização do acervo bibliográfico. As pesquisas de artistas abrangem o nome mais utilizado do artista e outros nomes, dados biográficos e técnicas trabalhadas pelos artistas. Os nomes de artistas são utilizados como autores e como assunto nos registros bibliográficos. O banco complementa quatro listagens impressas. O Banco de Complementação do Vocabulário de Arte e Arquitetura complementa Vocabulário Controlado já

19 existente, também disponível em listagens, com termos novos ou em estudo, levantados a partir do trabalho de indexação de livros, catálogos, e outros materiais (Figura 25). Finalmente o Banco de Decisões de Classificação registra as decisões referentes à classificação dos documentos bibliográficos (Figura 26). Estes três bancos funcionam como ferramenta de apoio ao trabalho de processamento técnico. Figura 25 Bancos de Complementação de Vocabulário de Artistas Nacionais e Estrangeiros, e o de Arte e Arquitetura Figura 26 Banco de Decisões de Classificação A criação de novos bancos levou a um número maior de integrantes da equipe da Biblioteca realizando cadastramento em rede, em diferentes bancos ou num mesmo banco. Diante disso foi estabelecida uma política de segurança da rede local da Biblioteca, com medidas de segurança dos dados e de acesso a equipamentos e pastas no servidor, listadas no quadro abaixo.

20 Política de segurança Segurança de dados Acesso aos equipamentos e às pastas do servidor Medidas adotadas Cópias de segurança diária dos bancos Winisis Cópias dos dados do servidor em fita DAT Acesso sem senha à versão de pesquisa do Winisis para qualquer usuário Senha de boot em todos os equipamentos da Biblioteca Senha pessoal de acesso à rede local da Biblioteca Senha de acesso a versão completa do Winisis para cadastramento Definição de perfil de permissões para cada funcionário, conforme suas atribuições Figura 27 Política de segurança da rede local da Biblioteca do MASP 3 Log de acesso A partir da disponibilização do catálogo on-line na Internet em agosto de 2004, foram gerados e armazenados os logs de acesso, arquivos que registram dados da utilização do catálogo on-line como data, horário, expressão de pesquisa, entre outros. A análise dos arquivos de log de acesso permitirá uma idéia da utilização real do banco : quantas pesquisas foram realizadas, onde são feitas as pesquisas (na Biblioteca, em outro setor do Museu, no Brasil ou no exterior), quando as pesquisas são feitas e quais os temas e palavras pesquisados. A Lopes Matos Consultoria desenvolveu o programa Montalog (batch) para tratamento dos arquivos de log de acesso, que cria um arquivo diferente a cada mês para evitar a sobreposição de dados e que converte os arquivos em arquivos ISO, os quais podem ser armazenados, visualizados e pesquisados num banco Isis. Houve um acompanhamento dos arquivos de log de acesso, computando acessos em 2004, em 2005, e em 2006 até o mês de março (Figura 28). Em janeiro de 2006 foi registrado o menor número de acessos devido à mudança de hospedagem do website do Museu: a Nox do Brasil deixou de funcionar na primeira quinzena de janeiro e a hospedagem passou a ser responsabilidade da UOL, através dos serviços da REC Mídia Digital. Após um ano de funcionamento do catálogo on-line, foi feita uma análise preliminar dos dados de log de acesso, que apontou um percentual significativo de buscas negativas: do total de acessos de agosto de 2004 a agosto de 2005, buscas, 38% dos acessos, não obtiveram nenhum registro como resposta (Figura 29).

RESUMO DE CATALOGAÇÃO

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