ACERVOS DIGITAIS: A EXPERIÊNCIA DA PUC-RIO RESUMO

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1 ACERVOS DIGITAIS: A EXPERIÊNCIA DA PUC-RIO Dolores Rodriguez Perez Patrícia Lima RESUMO Este trabalho aborda diversas conceituações para bibliotecas virtuais e digitais. Apresenta os objetivos da criação do acervo digital da Divisão de Bibliotecas e Documentação (DBD) da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC- Rio). Descreve a metodologia utilizada no desenvolvimento desse acervo. Aponta as medidas adotadas para a proteção dos direitos autorais na formação da coleção digital. Apresenta a interoperabilidade dessa coleção com outros repositórios digitais. Mostra os itens que compõem, atualmente, o acervo digital da DBD/PUC-Rio. Menciona os aspectos que devem ser considerados em um projeto de Biblioteca Digital. Destaca os pontos positivos e negativos dos acervos digitais. PALAVRAS-CHAVE: Bibliotecas virtuais. Bibliotecas digitais. Coleções digitais Desenvolvimento de coleções digitais. Planejamento de bibliotecas digitais. Preservação digital. Direito autoral. Digitalização. Refreshing. Migração. Emulação. Teses Digitais. BDTD. NDLTD. Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - Divisão de Bibliotecas e Documentação. 1 CONCEITUAÇÃO O desenvolvimento das tecnologias da informação tem agilizado o acesso à informação, implicando numa mudança de paradigmas, que levam as bibliotecas a se adequarem a outras formas de responder às demandas de seus usuários. Embora na literatura ainda exista muita discussão sobre os conceitos de Biblioteca Virtual e Biblioteca Digital (BD), destacam-se a seguir algumas definições: A noção da biblioteca virtual é [...] geralmente descrita como um sistema pelo qual um usuário pode se conectar com bibliotecas e bases de dados remotas, usando, como" caminho de passagem", o catálogo on-line local ou uma rede de computadores. (FLEET & WALLACE apud MARCHIORI, 1997).

2 [...] o conceito de biblioteca virtual está relacionado com o conceito de acesso, por meio de redes, a recursos de informação disponíveis em sistemas de base computadorizada, normalmente remotos [...]. (POULTER apud MARCHIORI, 1997). A Biblioteca virtual baseia-se na troca de informações através de mídia online e criação de fontes de informação que não possuem necessariamente uma propriedade física. (SANTOS; RIBEIRO, 2003). A biblioteca digital difere das demais, porque a informação que ela contém existe apenas na forma digital, podendo residir em meios diferentes de armazenagem, como as memórias eletrônicas (discos magnéticos e óticos). Desta forma, a biblioteca digital não contém livros na forma convencional e a informação pode ser acessada, em locais específicos e remotamente, por meio de redes de computadores. (MARCHIORI, 1997). A biblioteca digital seria aquela que teria, além de seu catálogo, os textos dos documentos de seu acervo armazenados de forma digital, permitindo sua leitura na tela do monitor ou sua importação (dow[n]load) para o disco rígido do computador (...)" (PEREIRA; RUTINA apud OHIRA; PRADO, 2002) 2 ACERVOS DIGITAIS DO SISTEMA DE BIBLIOTECAS DA PUC-RIO A Divisão de Bibliotecas e Documentação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro DBD/PUC-Rio, acompanhando a evolução das tecnologias de comunicação e informação e aplicando-as com o objetivo de ampliar o acesso à informação e sua capacidade de uso, vem há três anos desenvolvendo o seu acervo digital. 2.1 TIPOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS Atualmente o acervo digital do Sistema de Bibliotecas da PUC-Rio compõese dos seguintes itens:

3 TIPO DE DOCUMENTO QTD. % Cap. de livro/artigos de periódico 6 0,25 Livros 7 0,29 Publicações da PUC 146 6,22 Teses e Dissertações da PUC ,14 Teses externas à PUC-Rio 2 0,10 Total: Acervo Digital ,25% 0,29% 6,22% 93,14% 0,10% Cap. de livro/artigos de periódico Livros Publicações da PUC Teses e Dissertações da PUC Teses externas à PUC-Rio 2.2 METODOLOGIA DE DESENVOLVIMENTO DO ACERVO DIGITAL Esta experiência teve início com publicações de autores da comunidade acadêmica da PUC-Rio. Realizou-se a conversão de documentos, a partir do formato tradicional (papel) para o formato digital, baseada na geração de arquivos PDF (Portable Document Format), utilizando o software Adobe Acrobat Reader. Hoje, já estão incluídos no acervo digital outras publicações de autores que não pertencem à comunidade PUC Captura e armazenagem do acervo digital

4 A captura das publicações digitais, geradas na PUC-Rio, é realizada periodicamente pela Seção de Automação SAT/DBD, através da coleta no sítio dos Departamentos. No momento, integram esse acervo: Texto para discussão (Departamento de Economia); Texto para discussão (Departamento de Administração); e Monografias em Ciência da Computação (Departamento de Informática). Além desses, fazem parte as teses e dissertações da Universidade, que têm processo diferente de captura e será descrito no próximo item, assim como teses externas à PUC-Rio. A DBD obteve a devida autorização dos Departamentos para disponibilizar o acesso às publicações, através do servidor da Biblioteca, ou, no caso de outros documentos, os autores se dirigem à DBD para solicitar a viabilização do acesso Teses e dissertações digitais da PUC-Rio Foi a partir da aprovação e decisão da Vice-Reitoria Acadêmica de digitalizar as teses e dissertações da PUC-Rio, em 2002, que a biblioteca digital do sistema de Bibliotecas adquiriu maior impulso. O projeto piloto começou com a conversão do formato tradicional (papel) das teses retrospectivas, para o formato digital e a geração dos arquivos PDF, armazenados no servidor da DBD. No segundo semestre de 2002, a Coordenação Central de Pós-Graduação - CCPG, da Vice-Reitoria Acadêmica, adotou como norma para os cursos de pósgraduação, a apresentação do formato digital, como original (born digital) e cópia em formato impresso Teses e dissertações retrospectivas

5 Optou-se pela terceirização do serviço de digitalização das teses retrospectivas. Foram digitalizadas, até o momento, todas as teses do Departamento de Filosofia (cerca de 250 volumes), Departamento de Economia (200 volumes) e Departamento de Engenharia Elétrica (aproximadamente 800 volumes) e teses de outros departamentos, apresentados no 1º semestre de Em 2004 prosseguiuse à digitalização com as teses do Departamento de Psicologia (568 volumes). Nessa nova etapa, foram priorizadas as áreas cujas teses tiveram mais consulta e/ou empréstimo nos últimos três anos. Os arquivos PDF, recebidos em CD-ROM da empresa que faz a digitalização, são armazenados no servidor da DBD, seguindo um padrão de nomenclatura para posterior recuperação. Nesse processo de digitalização retrospectiva, foram adotados vários procedimentos para a interação com essa empresa, no preparo e envio das teses, assim como na conferência dos arquivos PDF nos CD-ROMs Teses e dissertações novas Foram estabelecidas normas e procedimentos com a DBD e a CCPG para a criação das teses no formato digital. Cada tese é constituída de arquivos divididos em parte pré-textual, capítulos e parte pós-textual. Todas as orientações estão disponibilizadas no sítio da DBD e da CCPG. As teses são certificadas na CCPG, para garantir que não tenham o seu conteúdo alterado, e que a versão impressa seja reprodução fiel da eletrônica. Após, os autores providenciam a cópia impressa. Os dois formatos são entregues nos Departamentos pelos alunos da pós-graduação, que as enviam aos Decanatos correspondentes.

6 A DBD recebe as teses, periodicamente, dos Decanatos, em arquivos PDF (suporte disquete ou CD-ROM) e um exemplar impresso. A forma digital é armazenada no servidor e são criadas as páginas índices para a recuperação eletrônica Biblioteca Digital de Teses e Dissertações BDTD A PUC-Rio participava do extinto Sistema de Teses SITE, coordenado pelo Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT. O atual Projeto da BDTD, também coordenado pelo IBICT, visa integrar os sistemas de informação de teses e dissertações, existentes nas Instituições de Ensino Superior - IES brasileiras, assim como estimular o registro e a publicação de teses e dissertações em meio eletrônico. A BDTD deverá agregar os registros do ex-site. Considerando que a DBD/PUC-Rio já tem a base de teses retrospectivas no IBICT e que, desde 2002, vem desenvolvendo a biblioteca digital de teses, está-se interagindo com a Coordenação do Sistema Pergamum, sistema de automação de bibliotecas, utilizado pela DBD/PUC-Rio, para viabilizar o fornecimento dos registros das teses eletrônicas da PUC-Rio para a BDTD. A BDTD é o sistema nacional que se integrará ao sistema internacional Networked Digital Library of Theses and Dissertations - NDLTD, da Virginia Tech Mudança de procedimentos Instalaram-se, assim, dois processos de criação ou passagem para o formato digital das teses da PUC-Rio: teses novas e teses retrospectivas. Ocorreu, com isso, uma mudança nos procedimentos e uma mobilização de vários participantes, a saber:

7 a pós-graduação (coordenadores, secretarias, professores e alunos); e os profissionais da Biblioteca (bibliotecários, auxiliares e equipe de informática) Catalogação A partir da criação do acervo digital, foram estudadas, identificadas e estabelecidas as normas para a descrição bibliográfica. A maioria dos itens em forma digital coexiste, na DBD, com a forma impressa. Inicialmente, os dois formatos eram catalogados separadamente. No momento, visando à racionalização de esforços, é processada a forma impressa com as notas específicas de acesso e endereço eletrônico. Os suportes em disquete ou CD-ROM são considerados exemplares e mantidos como cópia de segurança, de uso exclusivo da DBD. Os itens da biblioteca digital do sistema de Bibliotecas da PUC-Rio estão totalmente integrados ao catálogo on-line do Sistema Pergamum. Dessa maneira, na consulta ao catálogo, pela Web, o usuário poderá acessar o acervo digital e visualizá-lo em texto completo Proteção dos direitos autorais / patrimoniais Ao implementar-se a biblioteca digital houve a preocupação com a proteção dos direitos autorais e patrimoniais, visando garantir o uso legal dos itens da coleção digital. Todos os itens do acervo digital possuem a devida autorização e especificação dos autores para controle do acesso. No caso das teses retrospectivas, pela impossibilidade de obter a autorização dos autores, o acesso foi facultado apenas aos usuários cadastrados no Sistema de Bibliotecas da PUC-Rio, que é a mesma regulamentação adotada para as teses impressas.

8 Nas teses novas, para os itens com autorização de publicação na Internet, qualquer pessoa pode consultar e imprimir. Para os itens com acesso autorizado somente pela Intranet, é necessário que o usuário seja cadastrado no Sistema de Bibliotecas e os que têm restrição, apenas é autorizada a consulta, sem permissão para impressão. A segurança dos arquivos visa proteger as informações contra atos executados diretamente sobre a informação digital e é especificada pelas propriedades do PDF Instalações físicas O acervo digital do Sistema de Bibliotecas encontra-se no servidor LINUX que é utilizado para prover o acesso a todo conteúdo Web da Biblioteca. Este servidor conta com um software responsável pela pesquisa, autenticação e recuperação dos arquivos Equipe O número de profissionais da DBD não aumentou com o desenvolvimento da biblioteca digital. Foram destacados alguns funcionários para se dedicarem às novas tarefas, simultaneamente à execução de outras atividades: um analista de sistemas; um operador de redes; seis bibliotecários do processamento técnico ; e dois auxiliares de biblioteca. procedimentos. Houve necessidade de orientar as pessoas para a execução dos novos 3 NECESSIDADES PARA A CRIAÇÃO DE BIBLIOTECAS DIGITAIS

9 A implantação de Bibliotecas Digitais requer um planejamento. A formação de uma BD pode ter sua origem através da digitalização de documentos e/ou integrar também documentos digitais originais (born digital). No planejamento de uma BD com documentos digitalizados deverão ser considerados os seguintes aspectos: objetivos da BD (acesso e preservação ou apenas acesso); missão e tipo da instituição; que documentos constituirão a BD (tipos e prioridades); usuários da BD; equipe técnica envolvida (quantidade e capacitação profissional); orçamento disponível; tempo para a execução do projeto; considerações técnicas (qualidade da imagem, padrões que serão utilizados, técnicas de compressão de arquivos, armazenamento, hardware, software, atualização das mídias, tratamento técnico, preservação; direitos autorais; fluxo de trabalho; interoperabilidade com outros repositórios de informação) 1. Os critérios para a incorporação dos documentos digitais originais na BD devem ser definidos na Política de Desenvolvimento de Coleções Digitais da instituição, que deverá levar em conta alguns dos aspectos mencionados no parágrafo anterior. 3.1 POLÍTICA DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES DIGITAIS A Política de desenvolvimento de coleções digitais deve levar em consideração a missão, os objetivos e as características da instituição. Deve abordar: Seleção e aquisição de documentos, de acordo com o perfil dos usuários; Constituição do acervo digital - tipos de documentos; Longevidade (durabilidade da informação digital); Infra-estrutura de hardware e software; Sustentabilidade - permanência do acesso à BD (Por quanto tempo o acesso à informação estará disponível?) 1 Notas do curso Critérios de Seleção para Digitalização, ministrado pelo Prof. Howard Besser, professor da Universidade de Nova York, de 24 a 26 de maio de 2004, promovido pela Fundação Casa de Rui Barbosa e pela Associação Brasileira de Conservadores/Restauradores de Bens Culturais, realizado no Palácio Gustavo Capanema, Rio de Janeiro.

10 3.2 TRATAMENTO E DISPONIBILIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO O tratamento das informações digitais deve seguir normas e padrões para a descrição de seus registros, utilizando metadados que visem descrever as informações (metadados de descrição), realizar buscas (metadados de busca/indexação), visualizar e preservar os objetos digitais (metadados administrativos), navegar pelos objetos digitais (metadados estruturais) e controlar o acesso (metadados de termos e condições de controle de acesso). 3.3 DIREITO AUTORAL A preocupação com o direito do autor deve ser uma constante na formação de uma BD. A legislação sobre o assunto varia de país para país. A reprodução e disponibilização na BD, de obras escritas até o século XIX, tem respaldo legal. No entanto, todo o material produzido após este século está sujeito à lei de direitos autorais. 3.4 RECURSOS HUMANOS O Projeto de criação da BD requer uma equipe multidisciplinar, com habilidades específicas, para a execução das atividades pertinentes aos vários processos inerentes à sua gerência. A fim de alcançar êxito no desenvolvimento da BD, por suas características já apontadas neste trabalho, é imprescindível que os profissionais envolvidos com o projeto estejam constantemente atualizando seus conhecimentos sobre o tema. 3.5 PRESERVAÇÃO DIGITAL Não se pode prever a longevidade de um acervo digital. No entanto, a sua sobrevivência poderá ser mais assegurada com a adoção de padrões compartilhados, metadados e procedimentos adequados. Destacam-se, a seguir algumas técnicas de preservação digital:

11 Refreshing (Atualização) - técnica necessária devido à volatilidade do suporte físico. Através dela, faz-se cópia da informação de um suporte para outro, para que esta seja salvaguardada. Exemplo: mudar a informação de um CD para um DVD, ou de uma fita de vídeo para um DVD. Migração (Migration) - técnica necessária devido às mudanças de configuração de hardware e software. Esta técnica permite a passagem das informações de um tipo de arquivo para outro. Exemplo: mudar um arquivo do formato.doc para.html. A migração deve ser feita com os dois softwares coexistindo, para facilitar a correção de possíveis falhas decorrentes do processo. Emulação (Emulation) - técnica que usa o refreshing e a migração. Consiste na guarda de softwares antigos para que os arquivos (no formato original) possam ser lidos no futuro. Para garantir a leitura dos arquivos, é necessário desenvolver um emulador (programa que garante a um software antigo interagir com novos sistemas operacionais), permitindo, assim, a leitura dos arquivos nos formatos antigos. A emulação, também, requer a migração das mídias. Exemplo: Documentos produzidos no editor de textos WordStar, que rodavam no sistema operacional DOS, poderão ser lidos, atualmente, em Windows, graças ao emulador. O uso dessas técnicas, além de vantagens, apresenta algumas desvantagens, mencionadas a seguir: TÉCNICA VANTAGENS DESVANTAGENS Refreshing Possibilidade de preservar a informação digital. Migração Possibilidade de preservar a informação digital; Possibilidade de identificar e corrigir as falhas de formatação, decorrentes do processo. Emulação Possibilidade de preservar a informação digital; Possibilidade de manter os formatos originais dos arquivos; Não há perda da informação. Mudança da estrutura física (tamanho) dos arquivos, podendo haver perda de informação; Perda de informação pela mudança de configuração (negrito, tabelas, quadros) do arquivo. Necessidade de guardar os softwares antigos; Desenvolvimento de emuladores para leitura dos arquivos antigos, nos novos sistemas operacionais.

12 Essas técnicas, embora necessárias para a preservação digital, envolvem questões de direitos autorais. Quando se copia um arquivo de uma mídia para outra (Refreshing), de uma certa maneira, o documento digital perde suas características originais. O mesmo pode ser dito da Migração e da Emulação. Nesta última, não só ocorre mudança nas características do documento original, como também, são acessadas informações do programa fonte, necessárias para o desenvolvimento do emulador. Na preservação digital é importante manter um monitoramento dos arquivos digitais. É recomendável rever esses arquivos a cada cinco anos. 4 ASPECTOS POSITIVOS E NEGATIVOS DOS ACERVOS DIGITAIS Um dos maiores benefícios dos acervos digitais é a ampliação da capacidade de acesso e uso da informação, porém deve-se salientar que o gerenciamento desses acervos, ainda, convive com problemas que vêm sendo levantados e estudados por especialistas envolvidos em projetos de criação de Bibliotecas Digitais. 4.1 ASPECTOS POSITIVOS DOS ACERVOS DIGITAIS Destacam-se, a seguir, alguns aspectos positivos dos acervos digitais: Difusão do conhecimento; Ampliação da capacidade de acesso e uso das publicações; Busca ininterrupta da informação (24/7), de qualquer lugar, com conexão à Internet; Compartilhamento da informação de modo instantâneo e fácil; Integração ao catálogo on-line; Economia de espaço de armazenamento nas prateleiras; Inexistência de atrasos na devolução de documentos; Inexistência de extravios, danos;

13 Redução de custo para os alunos com a diminuição do número de cópias em papel, para as teses e dissertações; e Preservação dos originais para os documentos digitalizados. 4.2 ASPECTOS NEGATIVOS DOS ACERVOS DIGITAIS Destacam-se, a seguir, alguns aspectos negativos dos acervos digitais: Impossibilidade de prever a longevidade das informações digitais; Vulnerabilidade das mídias; Monitoramento periódico da infra-estrutura técnica e tecnológica dos acervos digitais (software, hardware...); Necessidade de interoperabilidade com outros repositórios digitais; Problema da tradução (como garantir que a transferência de informação de um formato codificado para outro será igual à original. Ex.: Uma pintura é igual à sua imagem digital?). 5 CONCLUSÃO A constituição de um acervo digital requer um planejamento e a adoção de uma série de procedimentos, que a tornam uma tarefa complexa. No entanto, face aos avanços da era digital, não se pode passar desapercebido a essas mudanças, sem absorvê-las, no provimento de acesso aos recursos informacionais, disponibilizados aos usuários. Nesse processo, a Divisão de Bibliotecas e Documentação da PUC-Rio passou por uma (r)evolução na política e rotinas de trabalho, no comportamento das equipes e dos usuários. Para garantir o acesso ao acervo digital será necessário um gerenciamento permanente da infra-estrutura técnica e tecnológica (softwares, hardware...) e de questões como sustentabilidade, preservação digital, direito autoral e interoperabilidade com outros repositórios digitais. Estes temas ainda sofrem questionamento, e por isso, não é possível tecer análises conclusivas, visto que demandam mais estudos. Neste trabalho, estes assuntos foram abordados de maneira informativa, porém considerando-os essenciais no desenvolvimento de coleções digitais. Embora existam dificuldades

14 para a implantação e o monitoramento de uma Biblioteca Digital, os seus benefícios justificam o objetivo maior dos Serviços de Informação, que é prover o acesso à Informação. ABSTRACTS This work approaches several concepts of virtual and digital libraries. Presents the aims for the creation of the digital collection of the Divisão de Bibliotecas e Documentação (DBD) of the Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio). Describes the methodology applied on the development of this collection. Points out the arrangements for the protection of the copyright on the digital collection. Shows the interoperability of this collection with other digital repositories. States the itens which compose, nowadays, the DBD/PUC-Rio digital collection. Refers to the aspects which make part of a digital library project. Details the positive and negative issues of digital collections. KEYWORDS: Virtual libraries. Digital libraries. Digital collections. Development of digital collections. Planning of digital libraries. Digital preservation. Copyright. Digitalization. Refreshing. Migration. Emulation. Digital theses. BDTD; NDLTD. Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - Divisão de Bibliotecas e Documentação. REFERÊNCIAS BESSER, Howard. Workshop on digital imaging for brazilian culture conservators. Rio de Janeiro, Disponível em: < Acesso em: 14 jul MACHADO, Raymundo das Neves et al. Biblioteca do futuro na percepção de profissionais da informação. Transinformação, Campinas, SP, v. 11, n. 3, p , set./dez MARCHIORI, Patricia Zeni. "Ciberteca" ou biblioteca virtual: uma perspectiva de gerenciamento de recursos de informação. Ciência da Informação, Brasília, DF, v. 26, n. 2, Maio/Ago Disponível em: < Acesso em 27 abr OHIRA, Maria Lourdes Blatt e PRADO, Noêmia Schoffen. Bibliotecas virtuais e digitais: análise de artigos de periódicos brasileiros (1995/2000). Ciência da Informação, Brasília, DF, v. 31, n. 1., jan Disponível em: < Acesso em 27 abr

15 SANTOS, Gildenir Carolino; RIBEIRO, Célia Maria. Acrônimos, siglas e termos técnicos: arquivística, biblioteconomia, documentação, informática. Campinas, SP: Átomo, p. Diretora Divisão de Bibliotecas e Documentação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - PUC-Rio. Rua Marquês de São Vicente, 225 Gávea Rio de Janeiro - RJ - Brasil dolores@dbd.puc-rio.br Bibliotecária Supervisora Seção de Processamento Técnico - Divisão de Bibliotecas e Documentação da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro - PUC-Rio. Rua Marquês de São Vicente, 225 Gávea Rio de Janeiro - RJ - Brasil patricia@dbd.puc-rio.br