UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS PROJETO A VEZ DO MESTRE
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- Maria das Graças Santos Felgueiras
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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS PROJETO A VEZ DO MESTRE APLICANDO A QUALIDADE TOTAL NA DOCUMENTAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS DE ENGENHARIA DA UERJ BEATRIZ BAHIA GOMES DA SILVA FARIA ORIENTADOR: MARCO ANTÔNIO CHAVES Rio de Janeiro, RJ, agosto/2002
2 1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DIRETORIA DE PROJETOS ESPECIAIS PROJETO A VEZ DO MESTRE APLICANDO A QUALIDADE TOTAL NA DOCUMENTAÇÃO DOS DEPARTAMENTOS DE ENGENHARIA DA UERJ BEATRIZ BAHIA GOMES DA SILVA FARIA Trabalho Monográfico apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de Especialista em Reengenharia e Gestão de Recursos Humanos Rio de Janeiro,RJ,agosto/2002
3 A Deus meu Criador Aos meus pais, por terem me fornecido educação, amor e respeito; Ao meu esposo e filho, por terem me incentivado, com muito amor e compreensão; E a mim pela força de vontade, vencendo todo cansaço e obstáculos encontrados. 2
4 Dedico este trabalho a todas as pessoas que colaboraram para que eu alcançasse mais um degrau na vida. Todos os professores do Curso de Reengenharia e Gestão de Recursos Humanos da Universidade Cândido Mendes. Professores: Luiz Carlos, Marco Antônio, Sandra, Ângela, Paulo Roberto, Mauri Gerhardt e Luiz Cláudio. 3
5 4 Não há sabedoria, não há prudência, não há conselho (que prevaleça contra o Senhor. Prepare-se o cavalo para o dia da batalha; mas o Senhor que dá o vitória. Poder de Deus-Pr.21-30,31
6 5 SUMÁRIO 1.INTRODUÇÃO DESENVOLVIMENTO Breve Histórico da UERJ Faculdade de Engenharia Arquivo-Conceitos Gestão de Documentos Qualidade Total-Conceitos Qualidade Total para Documentos O que é certificação ISO Motivos para ter este certificado Como Obter este certificado Como funciona o processo de certificação? Qualidade na Documentação dos Departamentos de Engenharia na UERJ CONCLUSÃO REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS... 26
7 6 1. INTRODUÇÃO O Presente projeto objetiva-se na apresentação dos conhecimentos adquiridos no decorrer do curso de Reengenharia e Gestão de Recursos Humanos. Foca-se na Qualidade Total, como tema central. Pretende-se apresentar a importância da implantação da Qualidade Total para uma universidade, aqui representada pela UERJ no Departamento de Engenharia. O Departamento de Engenharia da UERJ necessita implantar a gestão de documentos. Organizando toda sua documentação e implantado a qualidade total o que é primordial hoje em dia para esta instituição, já que, a busca da documentação se faz de forma demorada, e nem sempre com êxito. Com a implantação da gestão de documentos, pretende-se atingir todos esses objetivos. E alcançar a Qualidade Total para os documentos.
8 7 2. DESENVOLVIMENTO 2.1 Breve Histórico da UERJ Criada na época em que o Rio de Janeiro era República, a UERJ nasceu como Universidade do Distrito federal (UDF) reunindo quatro faculdades formadas entre a década de 30 e 40: Ciências Médicas, Econômicas, Direito e Filosofia.De acordo com o Mancebo as três eram sociedades civis,enquanto a faculdade de Ciências Médicas era uma sociedade anônima. A unificação das quatro faculdades isoladas foi consolidada na conjuntura político-educacional do governo Eurico Gaspar Dutra, aquela apresentada uma maior participação da União dos investimentos na manutenção do ensino superior.entre 1958 e 1961, chamou-se Universidade do Rio de Janeiro (URJ), por determinação da Lei no. 909 de 16 de junho de 1958.Foi estruturada em fundação, com autonomia didática, administrativa, financeira e disciplinar, segundo as diretrizes e bases da educação nacional. Com a transferência da Capital da República para Brasília foi transformada em Universidade do da Guanabara (UEG) pelo decreto Federal no.51210, de 18 de agosto de 1961.Neste período, a Universidade estava fragmentada em vários pontos da cidade.entre 1961 a 1975, a UEG agregou novas faculdades (Engenharia, Serviço Social e Educação Física) e incorporou o Hospital Universitário Pedro Ernesto.
9 8 A construção do campus central do Maracanã, onde existia a Favela do Esqueleto, foi iniciada em meados de 1968 durante o governo Negrão de Lima. O projeto foi desenvolvido pela firma Luiz Paulo Conde e Flávio Marinho Rego arquitetos associados LTDA.a proposta era erguer um prédio de doze andares interligados por rampas e escadas, com salas de aula, laboratórios, auditórios, auditórios e a biblioteca Central, facilitando o intercâmbio de alunos e professores de Institutos diferentes.uma vez consolidado, este prédio recebeu o nome de pavilhão Haroldo Lisboa da Cunha (1970), uma capela ecumênica, um auditório central, um centro estudantil, um teatro e um Campus Universitário Francisco Negrão de Lima.Assim teve-se a implantação do conceito de micro Universidade Urbana representando uma instituição com alta rotatividade, com cursos funcionando nos três turnos, cursos profissionalizantes, favorecendo a formação universitária para alunos que trabalhassem. Paralela a reorganização física da UEG, ocorreu a reorganização acadêmica e administrativa.em 1971 a divisão das unidades universitárias foi configurada em centros, perdurando até o momento atual,a saber:centro Biomédico,centro de Ciências Sociais,Centro de Tecnologia e Ciências e Centro de Educação e Humanidades. Com a fusão do antigo estado do Rio de Janeiro com o Estado da Guanabara, a Universidade passou denominar-se Universidade do Estado do Rio de Janeiro -UERJ, já instalada no Campus Negrão de Lima no bairro do Maracanã.Nos anos 70 e 80 foram agregadas á Universidade as faculdades de São Gonçalo e Caxias e o campus de Resende.Os Campus de Nova Friburgo e Ilha Grande foram incorporados durante a década de 90.
10 9 2.2 Faculdade de Engenharia A Faculdade de Engenharia (FEUERJ) foi criada pela resolução No. 84 do Conselho universitário, em 04 de abril de 1961.Seu funcionamento foi regulamentado pelo decreto número 50599, de 16 de maio de 1965 Jânio Quadros e suas atividades foram iniciadas em 07 de junho daquele ano. Em 14 de dezembro de 1965, seus cursos foram reconhecidos pelo Conselho Estadual de Educação. Localizada no 5 o. andar do pavilhão João Lyra Filho, onde estão instaladas administração, salas de aulas e os Laboratórios de Engenharia Elétrica,Sistemas e Computação, Sanitária e Cartográfica, a FEUERJ ocupa também do Edifício Pedro Ernesto, em São Cristóvão, onde funcionam os laboratórios de engenharia Civil, Mecânica e Mecânica de Solos.Além disso, a FEUERJ possui instalações Campus regional de Resende, onde funciona toda estrutura acadêmica para o curso de Engenharia de Produção (Ver em Anexo a Estrutura Administrativa). 2.3 Arquivo - Origem Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de Arché, daí evolui para archeion, local de guarda e depósito de documentos. - Conceito Antigamente definiram arquivo como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie.documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando estas exigências já haviam sido supridas, tais
11 10 documentos erma transferidos para museus e bibliotecas;surgindo aí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Conceituação moderna: Solar Buck definiu: Arquivo é um conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades,arquivadas e conservadas por si e seus sucessores para efeitos futuros (SOUZA,1950). - Características Básicas Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição; Origem no curso de suas atividades; Caráter orgânico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. O termo arquivo pode também designar: Conjunto de Documentos; Móvel para guarda de documentos; Local onde o acervo documental deverá ser conservado; Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação; Títulos de periódicos-geralmente no plural, devido a influência inglesa e francesa. - Finalidade Os arquivos têm como finalidade principal, servir a administração.
12 11 - Função conservação. Possuem a função básica de guarda e conservação, visando sua - Classificação As entidades mantedoras; Os estágios de sua evolução; A extensão de sua atuação; A natureza dos documentos. 2.4 Gestão de Documentos A partir de 1985, nos Estados Unidos, é estabelecida, por lei do Governo Federal-OMB Circular A. 30. Dec. 24,1985, a gestão de documentos. Nela enfoca-se as políticas e procedimentos que norteiam a criação, manutenção e organização de material documental acumulados. O programa de gestão de documentos visa solucionar vários problemas relativos a documentação e aos assentamentos (ou registros) de informação em geral, em quaisquer meios de armazenamento. Entre as principais questões estão: redução do fluxo de papéis, preservação de documentos e registros vitais de danos físicos e critérios para guarda e descarte. A implantação de um programa de gestão de documentos leva a redução dos custos, melhoria fluxo de documentos (Workflow), e aumento da produtividade.
13 12 O programa responde a questões como: onde começar? O que fazer para iniciar e manter a gestão de documentos? Como obter suporte para gestão de documentos? Qual é o caminho para o sucesso? Com a gestão de documentos aplicada na instituição ela saberá ditar regras, prazos de guarda, valores essenciais para os documentos. 2.5 Qualidade Total - Histórico O conceito de qualidade total primeiramente foi associado á definição de conformidade ás especificações.posteriormente evoluiu para visão de satisfação ao cliente. A satisfação do cliente não é o resultado apenas do grau de conformidade com as especificações técnicas mas também de fatores como prazo de entrega, condições de pagamento, atendimento pré e pós venda, flexibilidade etc.surgiu também a visão de que o mesmo era fundamental no posicionamento estratégico da empresa perante o mercado. Pouco tempo depois percebeu-se que o planejamento estratégico da empresa enfatizando a qualidade não era suficiente para o sucesso.o conceito de satisfação do cliente foi então estendido para outras entidades envolvidas com as atividades da empresa. O termo Qualidade Total representa a busca da satisfação, não só do cliente. Mas de todos os stakeholders (Entidades significativas na existência da empresa) e também da excelência organizacional da empresa.
14 13 - Modelo referencial Considerando a Qualidade Total como o estado ótimo de eficiência e eficácia na ação de todos os elementos que constituem a existência da Empresa necessita-se modelar a organização e o seu contexto.este resultado de modelagem dá-se o nome de Modelo Referencial para Gestão da Qualidade total. - Qualidade Total Excelência Organizacional Liderança Processos Recursos Humanos Recursos tecnológicos Recursos de Informação Recursos Financeiros Recursos Externos Clientes (ISO 9000) Funcionários (ISO 18000) Acionistas Meio Ambiente (ISO 14000), Governo Comunidade Qualidade total para documentos Metodologia pioneira para racionalização dos documentos. Permite a organização e a padronização das informações em qualquer formato.cria-se através da metodologia um conceito para os arquivos através da educação
15 14 dos usuários das informações e o estabelecimento de procedimento padrão; agregando valores em vários aspectos do gerenciamento da informação, permitindo o enxugamento de informações inúteis, a localização imediata de documentos e o atendimento aos usuários. Esta metodologia está totalmente voltada a qualidade total dos processos de gerenciamento da informação ISO O que é certificação ISO 9000? A ISO (International Standard Organization) é uma organização internacional normatizadora de atividades técnicas e existem normas que cobrem as atividades diversas da área de tecnologia.a norma ISO 9000 se refere a regulamentação de sistemas da qualidade da forma a permitir a existência de um modelo de gestão capaz de garantir a uniformidade do produto e que o índice de qualidade desejado seja alcançado em toda produção, cobrindo todas etapas dos processos, e principalmente, envolvendo todo os meios físicos e recursos humanos comprometidos com a qualidade do produto final, desde o projeto até a entrega do produto ao cliente. Para isso os órgãos certificadores conferem a certificação ás empresas ou processos ou serviços que atendam os requisitos da norma, atestando que estas cumprem o que está disposto na mesma Motivos para ter este certificado Mais que um referencial de qualidade, a certificação ISO 9000 abre as portas do mundo globalizado para as empresas certificadas, uma vez que, ao adquirir produtos ou serviços dessas empresas o consumidor tenha certeza que existe um sistema confiável de controle das etapas de desenvolvimento,
16 15 elaboração, execução e entrega do produto ou serviço, provido de um tratamento formalizado com o objetivo de garantir os resultados Como obter este resultado? No Brasil, a ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) é um órgão responsável pela distribuição da norma, sob o título NBR ISO 9000, que na realidade é o conjunto de três normas dirigidas a atividades conforme demonstra abaixo: NBR ISO 9001-Sistemas de qualidade-modelo para garantia da qualidade em projeto,desenvolvimento,produção, instalação e serviços associados. NBR ISO 9002-Sistemas de qualidade-modelo para garantia da qualidade em produção, instalações e serviço associados. NBR ISO 9003-Sistemas de qualidade-modelo para garantia da qualidade em inspeção e ensaios finais. Requisitos da norma: 1-Responsabilidade da administração 2-Sistema de qualidade 3-Análise crítica de contrato 4-Controle de projeto 5-Controle de documentos e dados 6-Aquisição 7-Controle de produto fornecido pelo cliente 8-Identificação da rastreabilidade do produto 9-Controle do processo
17 16 10-Inspeção de ensaios 11-Controle de equipamentos de inspeção, medição e ensaio 12-Situação de inspeções e ensaios 13-Controle de produto não conforme 14-Ação corretiva e preventiva 15-Manuseio, armazenagem, embalagem, preservação e entrega 16-Controle de registros da qualidade 17-auditoria interna da qualidade 18-Treinamento 19-Serviços associados 20-Técnicas estatísticas Como funciona o processo de certificação? Existem vários certificadores credenciados para este fim, a principio, depois de preparada para atender ás normas, a empresa contrata o órgão certificador que por meio de auditorias inspecionam as instalações, processos e documentação da empresa verificando a observância aos requisitos da norma. Para que a empresa seja certificada, é necessário o conhecimento na norma por todas as pessoas que participam da coordenação do processo de certificação, é de fundamental importância o envolvimento de todo pessoal da empresa, sem o que, por melhores que sejam os consultores contratados para orientação, não haverá resultado satisfatório.
18 O Sistema de Qualidade na documentação nos departamentos de Engenharia da UERJ Para elaboração deste projeto, foi realizado primeiramente a pesquisa bibliográfica e, posteriormente a aplicação de um questionário nos departamentos de engenharia da UERJ. Realizado um questionário com os funcionários e usuários do arquivo de engenharia da UERJ, observou-se a insatisfação quanto a busca de documentos. No questionário aplicado em 85% dos usuários da documentação do departamento, responderam estarem insatisfeitos quanto a busca, inexatidão de fatos, ausência de documentos que lá foram gerados, duplicidade de documentos, gerando um acúmulo desnecessário de documentos, ausência total de uma gestão de documentos, e posterior plano de qualidade. E 15% não souberam, ou não quiseram responder.com estas informações fornecidas foise buscado melhorar está situação, ou seja, aplicar a gestão de documentos na massa documental acumulada, verificando o que é realmente necessário para a guarda, o que pode ser eliminado, pois possuem cópias e/ou são documentos que já perderam seu valor para a instituição, etc. Secundariamente foi-se discutido com os usuários de que forma eles buscam a documentação (informação), como ela é gerada, a quem ela pode ser fornecida, qual é a real importância dos documentos para a instituição, quem manuseia está documentação, quais são os documentos mais importantes, e porque? E com todas estas informações foi-se moldando a real importância dos documentos, e o que eles realmente desejam. Posterior a estas informações observa-se a real necessidade da implantação da gestão de documentos e da qualidade total voltada aos documentos.
19 18 Organizaremos 01 (um) departamento de cada vez, já que a instituição possui 09 (nove) departamentos de engenharia. Primeiramente será organizado o Departamento de Sistemas e computação, logo após os demais departamentos: Mecânica, Construção civil, Sanitária, Elétrica, Cartográfica, Estruturas e fundações, Eletrônica, e Econômica. Depois que todos os documentos estiverem organizados, buscaremos o que é hoje vital, a aplicação do plano de qualidade. As Normas da ISO 9000 estão muito difundidas, pois são utilizadas como referência para implementar e documentar um sistema de qualidade.ela tem como objetivo fornecer orientações caminhos de acordo com a própria cultura da empresa. Após a estruturação de um sistema de qualidade baseado nas normas ISO 9000, as seguintes mudanças serão observadas na UERJ: Resultados do trabalho passam a ser previsíveis; Há redução de refugos e retrabalhos; Organização no ambiente de trabalho; Revisão de rotinas,com melhorias; Prevenção é priorizada em detrimento da correção; Há maior participação dos funcionários. Depois de definida a estrutura da documentação deve-se: Analisar criticamente do processo de trabalho em desenvolvimento e implantar as modificações originadas desta análise; Redigir o rascunho do documento; Buscar o consenso das áreas desenvolvidas;
20 19 Emitir o documento em versão preliminar; Aprovar o documento/inclusão no sistema; Distribuir as cópias controladas de documentos as áreas envolvidas; Treinamento dos funcionários envolvidos na execução da tarefa; Implantação do processo de trabalho; Realização de auditorias da qualidade; Revisão do processo de trabalho/documento As etapas apresentadas são conhecidas como ciclo de vida dos documentos.estas são as fases que um documento da qualidade atravessa desde sua emissão até sua revisão e/ou cancelamento.é importante ter em mente, ao redigir um documento, que ele faz parte de um sistema integrado. Requisitos da Série ISO 9000 relacionados ao Gerenciamento de documentos da Qualidade O Controle de Documentos é de muita importância para o sistema de qualidade a Série ISO possui dois requisitos diretos sobre o tema: Controle de documentos e dados; Controle de registros da qualidade. documental. As normas ISO 9000 e os requisitos relacionados ao controle Normas ISO 9000 Controle de Documentos Registro da Qualidade NBR NBR NBR NBR NBR NBR NBR NBR NBR NBR
21 20 A UERJ deverá estabelecer e manter procedimentos documentados para controle, alteração e aprovação dos documentos integrantes do sistema da qualidade. Deverão existir processos de trabalhos para: - Elaboração/emissão; - Aprovação; - Alteração/revisão/cancelamento; - Distribuição/recolhimento; - Controle de todos os documentos do sistema da qualidade em operação; Os documentos devem definir claramente os métodos e responsabilidades na execução de tarefas, e estar disponíveis nos locais e trabalho. Com base nas diretrizes estabelecidas, os seguintes processos de trabalhos devem ser documentados Elaboração/Emissão; Aprovação; Revisão; Distribuição; Controle de documentos. O Requisito traz como diretrizes básicas: A UERJ deve estabelecer e manter procedimentos para identificar, coletar, indexar, arquivar, armazenar, manter, dispor e reter os registros de qualidade;
22 21 Os registros de qualidade devem estar prontamente recuperáveis e devem estar armazenados em local apropriado; Deve existir uma sistemática que permita verificação da responsabilidade e autoridade sobre os registros emitidos e a intenção entre as áreas da empresa; Os registros da qualidade devem ser protegidos contra danos e deteriorização; Os tempos de guarda devem ser estabelecidos e cumpridos. - Gerenciamento da Tabela de Temporalidade O Gerenciamento da Tabela de Temporalidade é um instrumento arquivístico capaz de cumprir as diretrizes do requisito: TTD ISO 9000 Item da TTD Diretriz ISO 9000 Lista de registros Identificação Classificação Indexação Área emitente Responsabilidade Local de arquivo Arquivamento Data de expurgo Retenção Com a TTD, os registros de qualidade são gerenciados de maneira organizada, assegurando sua integridade física e seu acesso pelas áreas de interesse. O registro e qualidade atuam como um espelho do sistema da qualidade, pois a partir da sua análise, podem ser geradas ações corretivas e preventivas, detectar-se a necessidade de revisar documentos, ou refazer treinamentos.
23 22 - O Gerenciamento de documentos da qualidade baseado da ISO 9000 Toda documentação deve ser legível, datada, clara,prontamente identificável,e devida autorização. Devem ser estabelecidos métodos para emissão, revisão e distribuição de documentos. Tais métodos devem assegurar que os documentos sejam: Aprovados pelo pessoal autorizado; Liberados e colocados á disposição nas áreas em que as informações são necessárias; Compreensíveis e aceitáveis pelos usuários; Analisados criticamente Retirados de circulação, acaso tornarem obsoletos. - Atividades relativas ao gerenciamento de documentos Controle e emissão de documentos; Controle de revisão dos documentos; Guarda centralizada dos originais; Elaboração e manutenção do arquivo histórico dos Documentos do sistema de qualidade; Distribuição e troca de cópias controladas; Cancelamento e recolhimento de documentos desatualizados; Elaboração e gerenciamento da tabela de temporalidade Documental; Capacitação do pessoal envolvido.
24 23 - Devemos controlar os seguintes elementos que acompanham o desenvolvimento do sistema de qualidade: Assunto do documento Classificação/codificação Tipo Elaborador e responsável pela aprovação Data do original Data do documento vigente Histórico das revisões Documentos relacionados Perfil de cópias controladas Registros da qualidade relacionadas Nome dos funcionários treinados. A implantação do sistema de qualidade deve considerar três pontos que são fundamentais: A realização de um diagnóstico interno na UERJ, com objetivo de detectar sua realidade em relação a:geração/fluxo/utilização de informações; Uma análise das normas da série ISO 9000, para entendimento claro das ações sugeridas Buscar aprender com realidade das outras universidades. Depois de passarem por todas essas etapas,ou seja, processos a UERJ deverá preparar-se para a certificação, agendar a auditoria externa e programar, periodicamente as auditorias internas e externas, dando suporte a alta direção para os assuntos sobre ISO 9000.
25 24 3. CONCLUSÃO A Qualidade Total tem sido focada na maioria das empresas, se não em todas pois isto gera organização, controle, normalização, e tudo de melhor, e esta a real necessidade das empresas pois gera ao cliente confiança e respeito. Neste projeto a qualidade total voltada aos documentos em especial, os departamentos de engenharia da UERJ demonstrou as etapas em que a documentação deva passar para alcançar este objetivo que é vital para qualquer empresa,desde a gestão da documentação produzida até a implantação da qualidade total. Devemos ter em mente que qualidade é normalização, organização, gerando portanto a empresa benefícios gerais, quanto ao seu produto ou serviço. Para se obter Qualidade Total,ou seja, eficiência e eficácia numa organização, o importante é que se busque sempre a perfeição, sob o aspecto de melhoria contínua,sempre com idéias inovadoras que tragam soluções novas para velhos problemas, reduzindo os custos e melhorando a qualidade.é preciso evitar ao máximo as fontes de erros,e quando isso ocorrer buscar a melhora,ou seja, a qualidade total e isto foi apresentado neste trabalho.
26 25 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS CIANCONI, Regina de Barros. Gestão de Documentos: uma Revisão-Artigo. Informare-Cadernos do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação-jan/jun, PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 2 a. Edição. Rio de Janeiro, VALLS, Valéria Martin. O Gerenciamento dos Documentos do Sistema da Qualidade. Ciência da Informação Artigos. Vol 25, número 2, 1995.
27 ANEXOS 26
28 Faculdade de Engenharia UERJ Estrutura administrativa 27
CHECK LIST DE AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES Divisão:
4.2.2 Manual da Qualidade Está estabelecido um Manual da Qualidade que inclui o escopo do SGQ, justificativas para exclusões, os procedimentos documentados e a descrição da interação entre os processos
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