Capítulo 8. Recursos

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1 Capítulo 8 Recursos

2 138 TRABALHANDO COM RECURSOS CRIANDO A LISTA DE RECURSOS DO PROJETO Para completarmos o planejamento precisamos listar os recursos que serão utilizados no projeto. Esse processo é feito no modo de visualização Planilha de Recursos. Siga os passos abaixo para criarmos nossa lista de recursos para o projeto: 1 Na barra de modos clique sobre o botão Planilha de Recursos; Recurso 1 2 Na primeira linha da planilha e na coluna Nome de recurso digite o nome do recurso e pressione <ENTER> para confirmar. Depois de confirmado o recurso já foi criado.

3 139 CONHECENDO O AMBIENTE DA PLANILHA DE RECURSOS Para efetuar o preenchimento correto dos recursos do projeto, é importante conhecermos bem o ambiente de trabalho da planilha de recursos. Abaixo veremos uma com a descrição de cada um dos campos da planilha de recursos. Indicadores Nome do Recurso Tipo Rótulo de Material Iniciais Grupo Unidades Máximas Taxa padrão Taxa Hora / Extra Custo / Uso Acumular Calendário Base Código Funciona como a coluna indicadores da tabela de entrada do gráfico de Gantt. Exibe ícones indicadores para mostrar um anexo ou informação adicional. Campo para digitação do nome do recurso que está sendo criado. Campo para indicar se o recurso criado é do tipo Trabalho ou Material. Este campo só é editável se o campo Tipo for preenchido como material. Usamos o campo Rótulo do Material para identificar o material> Esse rótulo pode ser o número de patrimônio do material ou o número de série. Campo alfanumérico para preenchimento de siglas como sigla da unidade que está disponibilizando o recurso do projeto. A que grupo de trabalho da organização o recurso pertence. Por exemplo, o Coordenador de Treinamento pertence ao grupo Informática. Indica quantas unidades do recurso você possui. Por default logo que o project é instalado essas unidades são medidas em percentual, mas isso pode ser mudado como veremos adiante. É o valor pago por hora ao recurso no projeto. É o valor por hora extra realizada pelo recurso. É o valor pago ao recurso por tarefas realizada, independente da quantidade de horas alocadas. É a forma de acúmulo dos custos com recursos no projeto. Só é possível se acumular custos do Início, Fim ou Rateado durante o período de realização da atividade. É o calendário base do projeto em que o recurso deve se espalhar para cria o seu calendário próprio. Outro campo alfanumérico para identificação do recurso. Você pode criar um sistema de código de

4 140 identificação ou até mesmo utilizar esse campo para preencher a matrícula do funcionário, quando se tratar de recurso humano. PRENCHENDO OUTROS DADOS SOBRE O RECURSO Ao preenche os dados da tabela de entrada da planilha de recurso, você ainda não definiu todas as informações pertinentes ao recurso. Para completar o preenchimento das informações sobre o recurso siga os passos abaixo: 1 Após inserir um recurso na tabela de entrada de recursos, dê um duplo clique sobre o nome do recurso ou pressione o botão Informações Sobre o Recurso na barra de ferramentas padrão. Recurso 2

5 141 Recurso 3 Recurso 4

6 142 Recurso 5 Recurso 6 2 No quadro de Informações Sobre o Recurso preencha os dados que ainda não foram preenchidos sobre o recurso e pressione OK.

7 143 Abaixo temos a definição dos campos da janela informações Sobre Recurso: Geral Permite o preenchimento da conta de do recurso para uma futura atribuição de atividades através de grupos de trabalho via correio eletrônico. Grupo de Trabalho Permite configurar como será a atribuição do recurso em grupos de trabalho. Pode ser através de correio eletrônico ou Project Server. Conta do Windows Conta de acesso ao Project Server. A autenticação de contas de usuário do Project Server pode ser feita a partir das contas de usuários da rede Windows ou através de contas do Project Server. Tipo de Reserva Através do campo tipo de reserva, pode-se determinar se a alocação do recurso será PROPOSTA, isto é, o recurso ainda não está comprometido com o projeto e poderá ser alocado efetivamente em outro projeto, ou poderá ser do tipo COMPROMETIDA, isto significa que o recurso está efetivamente alocado no projeto e não terá horas disponíveis no mesmo período para trabalhar em outros projetos. O tipo de reserva é indicado em casos onde ser faz necessário um simulação com recursos para orçamentação do projeto. Genérico Esta caixa de checagem indica se um recurso é genérico. Um recurso genérico pode ser atribuído a uma atividade para que posteriormente o assistente de substituição do MS-Project possa localizar um recurso com as mesmas habilidades no pool de recursos da empresa. Inativo Esta caixa de checagem indica se o recurso foi excluído do pool de recursos da empresa. Esta opção só está disponível para projetos que usam pool de recursos do Project Server. Disponibilidade do Recurso Através da tabela de disponibilidade do recursos, pode-se cadastrar períodos de disponibilidade do recurso dentro do projeto. Períodos Úteis Trata-se do Calendário do recurso, onde podemos fazer alterações em seu quadro de horários. Veremos como trabalhar o calendário de recurso posteriormente.

8 144 Custos Na guia custos temos 5 tabelas com 25 linhas cada, que nos permite agendar alterações de custo para determinadas datas do projeto e definir custo diferenciado para um mesmo recurso. Anotações Semelhante às anotações de tarefas, permite a inserção de anotações de texto ou objetos incorporados. Campos Personalizados Use esta caixa de diálogo para exibir os campos e códigos de estrutura de tópicos personalizados do recurso e atribuir valores a ele, bem como aos campos e códigos de estrutura de tópicos personalizados da empresa. MODIFICANDO UNIDADES MÁXIMAS DE PORCENTAGEM PARA DECIMAL Podemos facilitar o controle da quantidade de recursos existentes e alocados, podemos mudar a unidade de medida de porcentagem para decimal. Uma vez que realizamos esse procedimento não será necessário repeti-lo. Ele se tomará disponível para os projetos futuros. Para modificar a unidade de medida de recurso de porcentagem para decimal, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opções e clique na guia Cronograma; 2 Na caixa de lista suspensa Mostra de Unidades de Atribuição Como, modifique o conteúdo de Porcentagem para Decimal; 3 Pressione o botão OK para confirmar.

9 145 Recurso 7 ATRIBUINDO OS RECURSOS ÀS ATIVIDADES Agora que já possuímos uma lista de recursos, podemos determinar quem vai fazer o quê dentro do projeto. Para atribuir um recurso a uma tarefa, siga os passos abaixo: 1 Na barra de Modos acione o botão do Gráfico de Gantt; 2 No Gráfico de Gantt selecione a tarefa Autorizar Projeto (Project Charter) ; 3 Na barra de ferramentas padrão acione o botão Atribuir Recursos ; 4 Na janela Atribuir Recursos selecione o recurso que deseja alocar e pressione o botão atribuir.

10 146 Recurso 8 Observe que o nome do recurso ficou visível na barra de gantt correspondente a tarefa onde foi atribuído. Caso você deseje restringir os recursos da lista com os que têm condições de atender as necessidades da atividade pressione o botão Opções da Lista de Recursos.

11 147 Recurso 9 O campo Filtrar Por permite a aplicação de filtros de recurso para restringir os recursos da lista de atribuição. O campo Disponível Para Trabalhar permite selecionar somente os recursos com disponibilidade de trabalho. O botão Adicionar Recursos permite a inclusão de recursos a partir do Active Directory ou do Catálogo de Endereços do Outlook. No ato da atribuição também pode ser informado se o recurso está sendo atribuído sob Demanda ou por Solicitação na coluna S/D (um recurso solicitado não pode ser substituído enquanto um recurso demandado pode ser substituído por outro com as mesmas qualificações quando existe um pool de recursos da empresa no Microsoft Project Server) Caso você deseje verificar a situação do recurso selecionado, pode-se pressionar o botão Gráficos para verificar o gráfico de disponibilidade do recurso (Figura Recurso 10).

12 148 Recurso 10 OBS: O Microsoft Office Project 2003 não permite a impressão dos gráficos de disponibilidade. TRABALHANDO COM CONTROLE DE EMPENHO O controle de Empenho é um recurso do Microsoft Project que associa a duração de uma tarefa ao número de recursos que a executa, então quanto mais recursos alocarmos a um tarefa menos tempo ela levará para ser executada. Nem sempre isso é verdade. Por padrão essa opção já vem ativa no Microsoft Project, o que às vezes nos dá uma certa dor de cabeça. Vejamos na prática como funciona esse recurso e como desativá-lo: 1 Crie uma tarefa chamada Definir Requisitos Funcionais e determine sua duração como 20 dias; 2 No quadro Atribuir Recursos, crie e atribua o recurso Analista a essa atividade; 3 Ainda no quadro Atribuir Recursos modifique a atribuição do Gerente de Projetos de 1 para 2 unidades; Observe que a duração da tarefa Definir Requisitos Funcionais que antes era de 20 dias passou para 10 dias. E que foi exibida uma marca inteligente (Figura Recursos 11) possibilitando definir se a

13 149 tarefa será realizada com o trabalho definido inicialmente e duração reduzida ou aumentar o trabalho da atividade para manter a duração e quantidade de recursos alocados. Recurso 11 Agora execute o processo inverso, para retornar a quantidade de recursos atribuídos para 1 unidade. Automaticamente a tarefa retornará para 20 dias. Na maioria das vezes não é isso que desejamos. Queremos atribuir os recursos e independentemente de quantas unidades forem atribuídas às durações devem permanecer a mesma. Quando a intenção for esta nós devemos desligar o controle de empenho para que ele não interfira na duração das atividades. Para desligar o controle de empenho siga os passos abaixo: 1 Selecione todas as atividades do projeto ; 2 Na barra de ferramentas padrão pressione o botão informações sobre a tarefa (Observe que o quadro de diálogo estará exibindo o título Informações sobre tarefas múltiplas, indicando que mais de uma tarefa está selecionada); 3 Clique sobre a guia avançado e na caixa de verificação Controlada pelo Empenho desmarque com um clique. E na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa acione o tipo Duração Fixa (Figura recurso 12); 4 Pressione OK para confirmar.

14 150 Recurso 12 Agora façamos um teste. Modifique a atribuição do recurso inserindo 2 unidades atribuídas à tarefa Definir Requisitos Funcionais e verifique se a duração da tarefa mudou. Dessa vez a duração continuou em 20 dias, pois o controle do empenho está desligado. Retorne á atribuição do recurso para 1 unidade. O procedimento descrito anteriormente desligou o controle de empenho somente para as tarefas que estavam selecionadas. É possível desligar de forma definitiva o controle de empenho, para que seja acionado somente quando necessário. Para desativar permanentemente o controle de empenho, siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Opções e em seguida clique sobre a guia Cronograma; 2 Desmarque a caixa de verificação As Novas Tarefas São Controlada Pelo Empenho e na caixa de lista suspensa Tipo de Tarefa Padrão escolha Duração Fixa (Figura Recurso 13) 3 Pressione o botão Definir como Padrão e em seguida pressione o botão OK.

15 151 Recurso 13 Depois de realizado este procedimento os novos projetos já virão com controle de empenho desligado. COMO OS TIPOS DE TAREFA INTERFEREM NAS ALOCAÇÕES As durações das atividades no Microsoft Project são calculadas com base no tipo de tarefa que for definido. O Microsoft Project possui três tipos de tarefas possíveis: Unidades Fixas Quando for definido tipo de unidades fixas, caso o trabalho definido inicialmente para atividade aumente, a duração aumentará para que a quantidade de recursos permaneça fixa. Trabalho Fixo Quando for definido o tipo trabalho fixo, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, a duração reduzirá para que a quantidade de trabalho permaneça fixa.

16 152 Duração Fixa Quando for definido o tipo duração fixa, caso a quantidade de recursos alocados inicialmente para atividade aumente, o trabalho aumentará para que a duração permaneça fixa. Na versão 2003 o recurso de marcas inteligentes facilita a manipulação de trabalho e duração. Por exemplo, se você alterar a duração da atividade Autorizar Projeto (Project Charter) de 20 para 10 dias, como essa atividade é do tipo duração fixa, será exibida uma marca inteligente questionando se o trabalho deverá ser reduzido proporcional à nova duração ou os recursos deverá trabalhar mais em menos tempo para manter o trabalho agendado (Figura Recurso 14). Recurso 14 VERIFICANDO PROBLEMAS DE SUPERALOCAÇÃO Quando um recurso trabalha mais do que a carga de trabalho diária configurada no calendário ou se encontra alocado em atividades simultâneas o Microsoft Project entende esse recurso como sendo um recurso superalocado. Vejamos na prática como identificar esses recursos. 1 No Gráfico de Gantt selecione a uma tarefa do seu projeto e pressione o botão Atribuir Recursos e atribua 1 unidade do Gerente de Projetos para esta atividade; 2 Ainda na janela de Atribuir Recurso aumente as unidades do Gerente de Projetos de 1 para 2; Recurso 15

17 153 3 Na barra de Modos acione o modo de visualização Planilha de Recursos; Recurso 16 Observe que o Gerente de Projetos está na cor vermelha, indicando que ele está superalocado (Figura Recurso 16). Na coluna indicadores apareceu um ícone de advertência (Figura Recurso 17) com as seguinte mensagem: Este recurso deve ser redistribuído com base em uma definição Diariamente.. Esta Mensagem é uma sugestão do Microsoft Project para solucionar o problema de superalocação. Adiante veremos como utilizar o redistribuidor de recursos. Recurso 17 4 Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Recursos; Recurso 18 Observe que o gráfico de recurso indica que o Gerente de Projetos está superalocado em 1 unidade durante 3 dias da semana (Figura Recurso 18).

18 154 Já sabemos que o Gerente de Projetos está superalocado, agora vamos verificar a carga de trabalho dele para encontrarmos uma solução para o problema de superalocação. 1 Na barra de Modos acione o botão Uso do Recurso; 2 Na planilha Uso do Recurso selecione a atividade Autorizar Projeto (Project Charter) que aparece abaixo do nome do recurso e pressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada, que se encontra na barra de ferramentas padrão; 3 Dê um duplo clique sobre o cabeçalho da linha de tempo; Recurso 19 4 No quadro de diálogo Escala de Tempo, modifique a camada intermediária de semanas para dias e a camada inferior de dias para horas; 5 Selecione a tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado e pressione o botão Ir Para Tarefa Selecionada; Recurso 20 Observe que o Gerente de Projeto está superalocado, pois está trabalhando 16hs sendo que sua disponibilidade é apenas de 8hs. 6 Na tarefa onde o Gerente de Projetos está alocado, preencha com 8hr as horas a coluna trabalho; Recurso 21 Uma vez corrigida a carga de trabalho do Gerente de Projeto observe que ele não se encontra mais superalocado.

19 155 TRABALHANDO COM HORAS EXTRAS Caso o recurso ultrapasse o número de horas diárias de trabalho previstas no calendário, uma outra forma de resolver o problema de superalocação é o pagamento de horas extras. Para entendermos melhor esse procedimento siga os passos abaixo: 1 No Gráfico de Gantt insira uma tarefa com duração de 5 dias; 2 Na barra de Modos acione o botão de recursos e crie um recurso com 1 unidade, Taxa Padrão R$ 40,00 e Taxa Hora/Extra R$ 80,00. 3 Na barra de Modos acione o botão Gráfico de Gantt e atribua o recurso Analista a atividade Definir Restrições e Premissas ; Recurso 22 4 Na barra de Modos acione o botão Uso da Tarefa; 5 No modo Uso da Tarefa exiba a coluna Trabalho de Horas Extras; 6 Na coluna Trabalho de Horas Extras selecione o recurso Analista e digite 20hs; 7 Observe que a carga de trabalho diária do recurso Analista aumentou de 8 para 12; Recurso 23 8 Acione o modo de exibição planilha de recursos e verifique que mesmo o analista trabalhando 12hs por dia ele não se encontra em superalocação. Isso se deve ao fato de que as horas excedentes são pagas como horas extras. REDISTRIBUIÇÃO DE RECURSOS Algumas vezes possuímos problemas de superalocação e gostaríamos que o trabalho fosse redistribuído para que os recursos atribuídos possam realizar todas as tarefas. O Microsoft Project possui uma forma automática de realizar essa redistribuição. Siga os passos abaixo: 1 Crie um novo projeto;

20 156 2 No Gráfico de Gantt crie uma atividade chamada Instalação de Hubs com 5 dias de duração e outra chamadas Instalação dos pontos de rede com duração de 3 dias; 3 Crie e atribua o recurso Técnico em Redes a atividade Instalação de Hubs e a atividade Instalação dos pontos de rede ; Recurso 24 4 No modo de visualização Planilha de Recursos, verifique se o recurso Técnico em Redes se encontra superalocado; Recurso 25 OBS: Note que na coluna Indicadores está sendo exibido um ícone de advertência. Posicione o cursor do mouse sobre este ícone e aguarde alguns instantes, até que seja exibido um tooltip com uma mensagem sugerindo que a superalocação seja resolvida com a redistribuição do recurso. 5 Retorne ao modo de visualização do Gráfico de Gantt e acione o menu Ferramentas / Redistribuir de Recursos;

21 157 Recurso 26 A janela Redistribuição de Recursos é composta de: Redistribuição de Cálculos Pode ser escolhido entre cálculo Automático (A redistribuição é feita automaticamente durante as alocações) ou Manual (A redistribuição é feita somente através da janela Redistribuição de Recursos, pressionando o botão Redistribuir Agora), neste campo também definimos como deve ser feita a procura de superalocações (A cada minuto, A cada hora, Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente) e se a redistribuição atual limpará a redistribuição anterior (Checkbox Limpar Nivelamentos Anteriores). Intervalo de Nivelamento para ProjetoX Neste campo definimos o intervalo que será levado em consideração para a redistribuição dos recursos. Aqui podemos escolher entre o Projeto Inteiro ou um intervalo pré-definido. Solucionando Superalocações Neste campo definimos quais os critério que o MS-Project deve levar em consideração antes de efetuar a redistribuição.

22 158 o Ordem de Redistribuição Existem três tipos de ordem de redistribuição possíveis no MS-Project: Nº da Tarefa As tarefas com o número de ID menor são preservadas, enquanto as que tem um ID maior são redistribuídas. Padrão As tarefas que tem duração maior são preservadas, enquanto as tarefas que tem duração menor são redistribuídas. Caso as durações sejam iguais, o MS-Project usará o método Nº da Tarefa. Prioridade, Padrão As tarefas que tem maior prioridade são preservadas, enquanto as tarefas que tem prioridade menor são redistribuídas. Caso as prioridades sejam iguais, o MS-Project usura o método Padrão. o o o Nivelar sem Atrasar o Projeto Se este checkbox for acionado, o MS-Project só realizará a redistribuição dentro das margens de atraso permitidas do caminho crítico, não provocando atraso do projeto. A Redistribuição pode Ajustar as Atribuições Individuais de uma Tarefa Se este checkbox for acionado, o MS-Project poderá alterar informações sobre a tarefa, afim de resolver o problema de superalocação do recurso. O Nivelamento pode Criar Interrupções no Trabalho Restante Se este checkbox for acionado sempre que uma tarefa que já tem percentual de realização for redistribuída, somente o trabalho não realizado sofrerá deslocamento, a fração realizada permanecerá nas datas de realização. o Nivelar Recursos com o Tipo de Reserva Proposto Se este checkbox for acionado a redistribuição vai incluir também os recurso que estiverem inclusos com o tipo de reserva proposta. 6 Pressione o botão Redistribuir Agora; A solução apresentada será como na figura abaixo;

23 159 Recurso 27 Caso a solução apresentada não seja satisfatória, retorne ao quadro de redistribuição de recurso e pressione o botão Limpar Redistribuição. Será questionado se você deseja limpar a redistribuição do projeto inteiro ou somente das tarefas selecionadas. Recurso 28 TRABALHANDO COM RECURSOS COMPARTILHADOS Muitas vezes possuímos recursos comuns a vários projetos da organização. Para que possamos ver a disponibilidade dos recursos entre os projetos onde eles se encontram alocados é interessante trabalharmos com compartilhamento de recursos. Recurso 29

24 160 Siga os passos abaixo para entender melhor esse conceito: 1 Acione o botão Novo na barra de ferramentas padrão, para abrir um novo projeto; 2 No novo projeto acione o modo de visualização Planilha de Recurso e crie um recurso chamado Supervisor de Projetos. Recurso 30 3 Salve o projeto como Lição2.mpp; 4 Retorne ao projeto Lição1.mpp e acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos / Compartilhar Recursos; Recurso 31 5 No quadro de diálogo Compartilhar Recursos indique Usar recursos De e marque o projeto Lição2.mpp e pressione OK; 7 No projeto Lição.mpp verifique no modo de visualização Planilha de Recursos para ver se o recurso Supervisor de Projetos se encontra na lista de recursos do projeto. Recurso 32

25 161 Caso o Supervisor seja alocado em uma tarefa no projeto Lição2.mpp que conflite com uma tarefa que está sendo realizada no projeto Lição1.mpp o recurso será indicado como superalocado. Quando um arquivo que compartilha recursos é aberto o Microsoft Project faz uma verificação e solicita ao usuário como deverá ser aberto o arquivo de pool de recursos. Recurso 33 O projeto que é vinculado ao pool de recursos também faz essa verificação e solicita ao usuário como deverá ser aberto o arquivo.

26 162 Recurso 34 O Project faz a atualização dos dados de atribuição quando o projeto é aberto. Caso você tenha aberto o projeto e mantido aberto por muito tempo e queira sincronizar o arquivo com os outros projetos participantes do pool de recursos para verificar a posição atual das atribuições siga os passos abaixo: 1 Acione o menu Ferramentas / Compartilhamento de Recursos; 2 Clique sobre a opção Atualizar Conjunto de Recursos. Caso você queira verificar a lista atual de recursos siga os passos anteriores e clique sobre Renovar Conjunto de Recursos. Para romper o compartilhamento de recursos entre projetos, basta retornar ao quadro de diálogo Compartilhar Recursos e indicar que utilizaremos recursos próprios. Recurso 35

27 163 DELIMITAÇÃO DO TRABALHO No ato de uma atribuição o project distribui o trabalho de forma linear no tempo da tarefa. Através da delimitação do trabalho é possível fazer outras distribuições do esforço. Existem 7 (sete) tipos de delimitação do trabalho no MS-Project, que são: Crescente O esforço da tarefa inicialmente é pequeno e vai aumentando gradativamente no decorrer da tarefa. Decrescente O esforço da tarefa inicialmente é alto e vai reduzindo gradativamente no decorrer da tarefa. Pico Duplo O esforço é alternado entre um pico alto e um baixo distribuídos no decorrer da tarefa. Pico Inicial O esforço nos primeiros momentos é bem alto e depois reduz de forma mais lenta que o pico incial. Pico Final O trabalho cresce inicialmente de forma mais lenta e depois de atingir o pico máximo fixa essa taxa no final da tarefa. Sino Semelhante ao formato do sino, o esforço vai aumentando até atingir o pico máximo e logo depois começa a diminuir. Tartaruga Semelhante ao casco da tartaruga, o esforço vai subindo até atingir o pico máximo, estabiliza aí por um tempo e depois volta a diminuir gradativamente. Para aplicar uma delimitação de trabalho, siga os passos abaixo: 1 Acione o modo de exibição Uso da Tarefa; 2 Dê um duplo clique sobre o recurso onde o esforço será redefinido; 3 Na janela Informações Sobre a Atribuição, escolha na lista suspensa, Delimitação do Trabalho, o tipo de delimitação desejada;

28 164 4 Pressione o botão OK. Recurso 36 Recurso 37 Outra forma de inserir um tipo de delimitação de trabalho é através do campo Delimitação do Trabalho. Recurso 38