A Concepção de um Projeto 1

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1 A Concepção de um Projeto 1 Iniciativas Lista de sistemas, processos, serviços e produtos que precisam ser aprimorados, modificados ou introduzidos, para tornar a empresa mais segura ou fazê-la crescer. Variadas metodologias oferecidas poucos benefícios duradouros. Iniciativas que fracassam utilização de teorias em moda Não dão certo por que as organizações erram em um ou mais dos fatores abaixo: Falta de disciplina para monitorar os processos exigidos pela iniciativa; Conflito entre os novos processos e os implícitos existentes; Falta de compreensão de como introduzir e monitorar mudanças; Falta de tratamento adequado na administração de mudanças; Processos de TD (tomada de decisão) sem compartilhamento das estratégias. Traços comuns das iniciativas: Oportunidade única de aprender (adquirir técnicas e conhecimentos novos); Maneira de melhorar o desempenho dos envolvidos na organização; Oportunidade de criar novos e melhores hábitos e técnicas de trabalhar; Maneira mais chamativa de iniciar novos desenvolvimentos importantes de produtos/serviços. Definições Projeto esforço temporário para alcançar alguns objetivos específicos em um tempo determinado. Variam em: o Tamanho; o Duração; o Pessoas envolvidas; o Envolvimento de diferentes áreas da organização; o Diferentes países; o Conteúdo exclusivo. 1 YOUNG cap.2.

2 Gestão de Projeto processo dinâmico que utiliza o pessoal adequado da organização de uma maneira controlada e estruturada para alcançar alguns objetivos claramente definidos, identificados como necessidades estratégicas. É sempre conduzido dentro de um conjunto de limitações definidas. Programa coleção de projetos interdependentes administrados de modo coordenado que juntos vão proporcionar os resultados desejados. Os programas são normalmente divididos em fases, com objetivos e datas das fases iniciais bem definidos e comprometidos. As fases subseqüentes são definidas quando a fase inicial se aproxima da conclusão, permitindo que sejam iniciados novos projetos correlatos. Ex.: Construção de uma rodovia, gestão do processo de mudança em uma empresa. Gestão de Programas utilização da gestão de projetos e de seus processos incrementos para gerir uma coleção de projetos intimamente independentes de uma maneira controlada e estruturada a fim de alcançar alguns objetivos claramente definidos, identificados como necessidades estratégicas. Ex.: Construção de um navio ou um novo modelo de avião. Não se preocupa no aspecto global da estratégia da organização. Gestão de Carteira atividade preocupada com a administração de todos os programas e projetos efetivos, juntamente com as oportunidades futuras, para assegurar que o pessoal da organização seja desenvolvido da maneira mais eficaz no sentido de alcançar os objetivos estratégicos. Mais preocupada com o desenvolvimento do negócio e não de um produto. Clima organizacional para projetos Determinam a facilidade ou dificuldade em lidar com projetos. Principais elementos que podem influenciar o clima da organização com relação ao sucesso ou fracasso dos projetos. Cultura organizacional; Estrutura organizacional; Estratégia da empresa. Definição de cultura da empresa como as coisas são feitas aqui. Comportamentos aceitáveis/inaceitáveis coleção de tradições, valores, políticas, crenças e atitudes que constituem um contexto difundido em tudo o que fazemos na organização.

3 Influenciada por: o Ritos, rituais, padrões de comunicação e comportamentos esperados aceitáveis. Ex.: Um diretor fala não me fale sobre os riscos de seu projeto, esse é um pensamento negativo. Estrutura da organização Estrutura hierárquica formal Problemas com projetos: Os projetos não podem se ater a uma estrutura hierárquica formal da organização; Devem poder derrubar barreiras entre diversos grupos da empresa. O trabalho em colaboração por meio da estrutura como um todo é o segredo do sucesso do projeto, uma vez que é o reconhecimento de que a designação de uma pessoa para uma equipe de projeto é uma designação consagrada para o projeto como um todo. Estrutura do projeto estrutura matricial fraca, também chamada de estrutura virtual. Benefício em relação a uma estrutura formal uso mais eficaz do pessoal total disponível entre trabalho operacional e do projeto. Atividades fundamentais Para o sucesso de projetos é que levam a uma tomada de decisão eficaz. Alinhamento com a estratégia da empresa; Projetos e programas devem se apoiar na realização da estratégia da empresa e contribuir para o seu crescimento. Gestão de pessoal; o Devem ser visíveis e conhecidas; o Capazes de assumir mais trabalho em novos projetos; o Planejamento de pessoal. Administração financeira; o Financiamento adequado; o Orçamentos definidos; o Custos definidos. Gestão de carteira; o Lista de projetos efetivos; o Prioridades claras; o Deslocamento de pessoal.

4 Planejamento avançado. o Informações comerciais; o Dados de mercado; o Riscos. Funções de responsabilidades definidas (participantes fundamentais): o Criador da ideia ou oportunidade; o Alguém que: Precise dos benefícios direção da empresa; Queira usar os resultados, influenciar ou ser influenciado por eles clientes ou interessados; Responsável por alcançar os benefícios patrocinador. Responsável pelo projeto gerente do projeto; Responsáveis pelo trabalho no projeto equipe; Se comprometa a fornecer o pessoal gerentes de linha. Estrutura virtual sobreposta à hierarquia formal. Seu comportamento pode determinar o sucesso ou fracasso do projeto. Figura 1 Atividades fundamentais. Fonte: YOUNG (2011), ilustração 2.4.

5 Equipe condutora de programas (ECP). o Diretores patrocinadores do projeto; o Reúnem-se a intervalos regulares analisar a situação dos projetos atuais; o Essencial a projetos que abrangem várias áreas da empresa. o Responsabilidades principais: Gestão da carteira total de projetos; Assegurar a sintonia dos projetos com as estratégias e objetivos da empresa; Dar orientação estratégica e se responsabilizando por planos avançados; Manter o foco no cliente em relação às necessidades da empresa; Assegurar que as influências ambientais (externas e internas) sejam consideradas; Priorizar os projetos efetivos e suas necessidades de pessoal; Resolver problemas maiores relativos à atividade de funções interdependentes; Foro soberano de decisão para problemas e questões mais importantes; Aprovar decisões sobre iniciação, suspensão e cancelamento do projeto. Patrocinador do Projeto. o Normalmente nível de diretoria; o Responsável junto ao ECP pelo desempenho global de seus projetos; o Responsabilidades principais: Assegurar que os objetivos do projeto estejam sintonizados com as necessidades da empresa; Escolher o gerente do projeto; Aprovar a definição do projeto; Sustentar a direção do projeto; Assegurar a manutenção da prioridade de todos os seus projetos; Supervisionar a administração e controle do processo, dos procedimentos e do orçamento do projeto; Demonstrar apoio ao gerente e à equipe do projeto; Aprovar planos, mudanças e relatórios de situação do projeto. Gerente do projeto. o Responsável pela administração do dia-a-dia do trabalho do projeto; o Responsabilidades principais:

6 Escolha da equipe principal; Identificar e se relacionar com os interessados no projeto; Definir o projeto e assegurar a aprovação dos patrocinadores; Planejar o projeto e assegurar a aprovação dos patrocinadores; Identificar e controlar os riscos; Controlar as mudanças e atualizar o plano de negócios; Assegurar os compromissos de pessoal e distribuir o pessoal para o trabalho; Monitorar os progressos do projeto; Resolver os problemas que interfiram nos progressos; Controlar os custos; Liderar a equipe de projeto; Informar os interessados da situação dos progressos; Fornecer os resultados e benefícios do projeto; Gerenciar o desempenho de todos os envolvidos no projeto. Equipe do projeto. o Responsáveis pela conclusão no prazo de todas as tarefas estabelecidas no plano e no cronograma; o Tipos: As equipes do projeto podem ser divididas nos dois tipos abaixo: o Equipe principal Dedicada ao projeto desde as fases iniciais; Dedica tempo integral ao projeto (tempo superior a 60%). o Equipe ampliada Entra na equipe por tempo limitado. o Responsabilidades principais (equipe principal ou ampliada): Aceitar sua função na equipe e comprometer-se com ela; Estar ligado e trabalhar com os outros integrantes da equipe para concluir o trabalho; Contribuir para a documentação do projeto; Participar no planejamento e na gestão dos riscos; Monitorar e gerenciar os progressos das tarefas que lhe são atribuídas; Participar na resolução de problemas; Identificar riscos, problemas e oportunidades potenciais; Apoiar e ajudar os outros integrantes da equipe quando necessário. Influência da Cultura Organizacional Segundo o autor, o comportamento organizacional é fortemente influenciado pelas percepções que as pessoas têm do clima interno. A aprovação ou não da

7 cultura existente tem uma influência importante sobre o clima. Segue uma lista de algumas influências culturais menos óbvias: Moral; Confiança e apoio mútuos, respeito pelas decisões; Franqueza e integridade evitar confrontos; Capacidade de correr riscos e otimismo; Liberdade de ação pela responsabilidade, orgulho e participação na TD; Compromisso fazer parte; Colaboração crenças comuns e trabalho em equipe; Treinamento oportunidades de aprender dentro e fora do trabalho.

8 Questões para revisão 1) Toda empresa possui certa quantidade de iniciativas, geralmente represadas por uma série de fatores internos e externos à organização. Em um passado recente, e em reação a uma situação um tanto caótica do panorama econômico brasileiro, muitas empresas optavam por adotar estratégias e teorias em moda na época, dadas como remédios miraculosos, pois funcionavam bem em seus países de origem. Essas teorias, no entanto, se revelavam desastrosas em sua aplicação pelas empresas nacionais porque elas erravam em um ou mais dos fatores abaixo relacionados. Analise a lista de fatores abaixo e informe quais deles condizem com os listados em aula. I) Falta de compreensão de como introduzir e monitorar mudanças; II) Falta de compromisso entre ação e reação da empresa; III) Falta de indisciplina para monitorar os processos exigidos pela iniciativa; IV) Falta de tratamento adequado na administração de mudanças; V) Processos de TD sem compartilhamento das estratégias; A) As afirmações: I, II e III estão corretas; B) As afirmações: II, IV e V estão corretas; C) As afirmações: I, IV e V estão corretas; D) As afirmações: III, IV e V estão corretas; E) As afirmações: II e III estão incorretas. 2) Um dos traços comuns das iniciativas vistas em aula é uma oportunidade única de aprender. Outros traços comuns a elas estão relacionados abaixo, quais são eles? I) Maneira de modificar o empenho dos envolvidos na organização; II) Maneira de melhorar o desempenho dos envolvidos na organização; III) Oportunidade de iniciar novos relacionamentos implícitos; IV) Oportunidade de criar novos e melhores hábitos e técnicas de trabalhar; V) Maneira mais chamativa de iniciar novos desenvolvimentos importantes de produtos/serviços; A) As afirmações: I, II e III estão corretas; B) As afirmações: II, IV e V estão corretas; C) As afirmações: I, IV e V estão corretas; D) As afirmações: III, IV e V estão corretas; E) As afirmações: II e III estão incorretas. 3) Considerando que um projeto é, por definição, um empreendimento temporário, analise as afirmações abaixo. a) objetivos b) horizonte temporal c) segurança da permanência d) cronologia

9 e) conhecimento prévio do trabalho f) abrangência g) prazos h) orçamentação i) controle de qualidade 4) Identifique para um projeto de que você tenha participado ou observado em sua organização quais foram as principais incertezas presentes. Como elas impactaram o projeto? 5) Identifique para o projeto de que você tenha participado ou observado em sua organização e que você destacou no tópico anterior quais foram as principais técnicas empregadas para minimizar as incertezas existentes. Como seu emprego impactou o projeto? 6) Para um projeto, identifique onde se manifestam as limitações de: a) prazo b) custos c) qualidade