Xerox DocuShare 7.0. Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para Todas as Organizações

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1 Serviços de Automação de Fluxo de Trabalho Xerox Folheto de Soluções Xerox DocuShare 7.0 Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para Todas as Organizações

2 O trabalho no escritório pode funcionar melhor. Apesar dos enormes avanços em tecnologia e das ferramentas utilizadas pelos profissionais do conhecimento, uma pesquisa recente da AIIM 1 comissionada pela Xerox apurou que os processos de negócios e de escritório de hoje ainda dependem muito do "papel" para trabalhar. Compartilhando anotações de reuniões com colegas de trabalho ou elaborando documentos com fornecedores no outro lado do globo, os funcionários dependem da impressão, da cópia e do encaminhamento de documentos, em forma digital ou em papel. A pesquisa da AIIM revelou informações surpreendentes sobre o escritório de hoje, mostradas no gráfico abaixo. Na Xerox, sabemos que existe uma maneira melhor de trabalhar. Plataforma Xerox DocuShare 7.0 Projetado desde o início tendo em mente a facilidade de uso, a flexibilidade e a conveniência, o DocuShare ajuda os profissionais do conhecimento a serem mais eficientes no dia a dia focando na interseção de pessoas, papéis e processos a força vital do ambiente de trabalho dos dias atuais. As ferramentas intuitivas do DocuShare são projetadas para garantir que os profissionais extraiam o maior valor dos documentos de negócios, ao mesmo tempo que minimizam os desafios associados às formas antigas de trabalho com papéis: Capture documentos digitais e em papel de qualquer fonte por meio de uma impressora multifuncional (MFP), aplicativos móveis ou do desktop. Gerencie e armazene as informações em um repositório central seguro, no local ou na nuvem. Compartilhe informações contextuais com colegas de trabalho, clientes e parceiros de negócios. Processe documentos com ferramentas de roteamento simples ou fluxos de trabalho automatizados. Colabore com colegas e parceiros com informações de negócios. Encontre as informações necessárias com ferramentas de busca e marcação avançadas. Figura 1: Qual destas afirmações melhor descreve sua organização ou escritório? 0% 10% 20% 30% 40% 50% Porcentagem de entrevistados Muitas pilhas de papéis, processos no papel Contratos, pedidos etc. assinados no papel As coisas mais importantes ainda são arquivadas como papel Em grande parte, um escritório livre de papéis Sala de correio digitalizado (correio pré-digitalizado) 1 The Digital Office Improving the Way We Work. AIIM Xerox

3 O DocuShare dá suporte à nossa capacidade de oferecer os melhores serviços possíveis de documentação na universidade." Michael Britt Vice-Presidente, Serviços Universitários Tulane University, Nova Orleans, Louisiana Computerworld Honors Laureate, 2009 Desafio e solução do negócio: Utilize o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) para solucionar desafios diários de negócios nos departamentos da universidade, com benefícios como: A FEMA (Faster Federal Emergency Management Association) afirma que o processamento agiliza o processo de pagamento Respostas mais rápidas para solicitações de auditoria de regulamentação Melhora na eficiência do atendimento e aconselhamento de alunos por meio da substituição do papel por acesso e revisão mais rápidos e dependentes por vários campi Auxílio a equipes de pesquisa na colaboração e preparo de concessões a pesquisas Sobre a Tulane University Fundada em 1834, a Tulane University é uma universidade particular de quatro anos e uma das principais instituições educacionais e de pesquisa nos Estados Unidos. Produtividade pessoal e no escritório Recursos intuitivos e prontos para usar que suportam as necessidades dos empregados, fornecendo eficiência em um mundo sempre conectado. A captura inteligente das MFPs Xerox por meio do Xerox ConnectKey para DocuShare agiliza o fluxo de informações nas práticas de trabalho digitais e no papel. Integração com as Alternativas Digitais Xerox para que os empregados possam ler, anotar e assinar documentos, sem impressão em papel. Soluções de apoio A plataforma ECM de classe empresarial DocuShare possui todos os componentes necessários para automatizar os processoschave de RH, Contabilidade, Jurídico, Finanças e Operações. Com mais de clientes em 90 países, temos o domínio do conhecimento que você espera da Xerox. Oferecemos serviços profissionais, hospedagem na nuvem e suporte integral: 24/7. 3

4 Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para Todas as Organizações Dados, dados em todo lugar mas a acessibilidade é a chave para a informação. Quando sua organização pode gerenciar o conteúdo com eficiência e obter valor desse conteúdo, você ganha eficiência e uma grande vantagem competitiva. O Xerox DocuShare soluciona os problemas de negócios capturando, processando e compartilhando conteúdo, tornando você mais ágil e eficiente. Altamente configurável e de rápida implantação No mundo dos sistemas de software complexos, os negócios precisam de uma solução de ECM conveniente e fácil de ser adotada, além de abrangente, para gerenciar documentos e automatizar os processos essenciais dos negócios. O DocuShare 7.0 fornece a flexibilidade para ajudar a sua organização a ser mais produtiva, imediatamente. Principais recursos da plataforma Gerenciamento de conteúdo intuitivo e fácil O DocuShare 7.0 é fácil de usar e flexível, possui uma interface de usuário configurável que funciona da maneira que seus empregados desejam. Equipes e indivíduos podem adicionar personalização, gráficos e marcas e personalizar a exibição das bibliotecas. O DocuShare é hospedado em nuvem e oferece mobilidade, com aplicativos móveis e uma interface de usuário ágil baseada na web para que você possa usar o conteúdo de negócios 24 horas, 7 dias por semana. As regras de conteúdo são um recurso de fluxo de trabalho configurável pelo usuário que permite que gerentes definam ações automatizadas que ocorrem quando um evento acontece. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação pode iniciar automaticamente quando uma nova fatura é carregada. Não é necessário codificação, basta especificar uma série de etapas que devem ser automatizadas para um documento. Produtividade do escritório As regras de conteúdo e roteamento configuráveis pelo usuário do DocuShare e seus fluxos de trabalho sofisticados oferecem suporte às necessidades de gerenciamento de processos de negócios da organização. Projetado para uma regra de "três cliques", os recursos intuitivos simplificam a adoção e ajudam os usuários no carregamento rápido para atender requisitos de auditoria e arquivamento. A interface web oferece a praticidade e a conveniência de arrastar e soltar vários documentos de uma vez, fazendo o seu carregamento para o DocuShare com apenas um clique. Opcionalmente, você pode adicionar detalhes à medida que carrega os documentos, para ajudar na organização e arquivamento. 4

5 Soluções para todos os setores com o Xerox DocuShare Se a sua organização está procurando maneiras de agilizar os processos como parte da transformação digital, a plataforma ECM DocuShare fornece os recursos necessários para atender os desafios relacionados a documentos. Comece com um departamento para automatizar um processo rapidamente e depois expanda o uso para outros departamentos à medida que sua empresa evolui para um ambiente de trabalho totalmente digital. Soluções de negócios Gestão de contrato Finanças e contabilidade Recursos Humanos Operações Governança Gerenciamento de fornecedor Encaminhamento e aprovação de contratos Contas a pagar Processamento de relatórios de despesas Gerenciamento de arquivos de empregados Horas do empregado Integração de RH Gerenciamento de procedimentos e políticas Envolvimento da comunidade, portal Intranet Gerenciamento de conformidade e credenciamento Armazenamento e políticas Integração e mobilidade Os usuários de negócios ganham eficiência acessando conteúdos como informações de clientes ou pastas de arquivos diretamente do ERP (planejamento de recursos empresariais) e de outros sistemas de negócios. O Application Connector faz a ligação de qualquer aplicativo, abrindo documentos com um clique. Porque, hoje, o trabalho está em todo lugar, a interface de usuário baseada na web do DocuShare 7.0 possibilita o acesso por smartphone e tablet, e o Xerox Mobile Client para DocuShare permite acessar, gerenciar, compartilhar e imprimir conteúdo de qualquer dispositivo Android ou ios. 5

6 Plataforma de classe empresarial Xerox DocuShare é uma solução de ECM repleta de recursos que oferece a flexibilidade que as organizações precisam. O DocuShare pode ser usado imediatamente para atender os requisitos de departamentos ou de negócios menores, e se adapta facilmente para atender requisitos empresariais relacionados a processos de negócios específicos. É possível dimensioná-lo com estações adicionais e aproveitar os recursos avançados do DocuShare para criar soluções sofisticadas à medida que seus requisitos mudam e aumentam. 6

7 Componentes de ECM Capturar Capturar, indexar e armazenar conteúdo estruturado e não estruturado para facilitar o uso posterior. Digitalização em uma etapa a partir de uma MFP Xerox O Xerox ConnectKey para DocuShare possibilita a digitalização para fluxos de trabalho, no local ou na nuvem, selecionando valores como a ID de um paciente em um banco de dados. Captura de alto volume de papéis, formulários eletrônicos, arquivos de Mainframe e outros Elimine papéis antigos, utilizando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para facilitar a busca. Soluções de terceiros se conectam a qualquer impressora multifuncional. Captura móvel O cliente móvel, os formulários eletrônicos móveis e o Xerox Safe Courier possibilitam a captura móvel. Gerenciar Categorizar, armazenar, organizar e gerenciar o ciclo de vida do seu conteúdo de negócio. Gerenciamento de conteúdo personalizado e fácil A interface de usuário intuitiva baseada na web oferece publicação, personalização, exportação e visualização do portal Meu DocuShare de sua preferência. Gerenciamento de documentos, compartilhamento de arquivos Serviços de biblioteca (check-in/out, versões, notificações, representação em PDF) com escalabilidade para milhões de documentos. Indexação e pesquisa A pesquisa líder do setor faz a recuperação em segundos. Atribua metadados a documentos confidenciais, federando a pesquisa em toda a empresa. Colaborar Promover a comunicação por meio da funcionalidade de colaboração no nível de documento. Colaboração entre equipes, em redes sociais e por Os espaços de trabalho permitem que as equipes compartilhem o trabalho em projetos por meio de wikis, blogs, discussões e RSS. Acesso web público Gerencie o conteúdo de negócios no DocuShare e conecte-se a ele de forma "invisível" a partir de um site público. Software de Alternativas Digitais Xerox Para colaboração em documentos do Office em dispositivos desktops e móveis. Processar Automatize processos de negócios com alto volume de dados para tomar decisões precisas e mais eficientes. Regras e encaminhamento ad hoc e intuitivo As ferramentas avançadas permitem que empregados e analistas de negócios automatizem os processos do escritório e aumentem a produtividade. Automação de Processos Xerox Um conjunto de ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) para processos totalmente automatizados, com o Workflow Design Studio do desenvolvedor. Formulários eletrônicos Os formulários eletrônicos podem diminuir um processo de semanas para minutos. As assinaturas eletrônicas podem ser adicionadas opcionalmente. Proteger Proteja dados confidenciais durante o acesso de grupos e usuários e automatize a retenção e a disposição. Permissões de vários níveis Proteja o conteúdo com controles de acesso de grupo e usuário até seis níveis, com visualização conveniente do administrador de todas as permissões. Lifecycle Manager, Gerenciamento de política/retenção O DocuShare Lifecycle Manager automatiza revisões e arquivamento e destruição de dados. Relatório e segurança As trilhas de auditoria e a geração de relatórios possibilitam o rastreamento do conteúdo. Adicione integração de Secure Socket Layer (SSL), Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) ou Recuperação de Desastre/ Alta Disponibilidade. Acessar Acesse seu conteúdo de negócios online e offline, no desktop e em dispositivos móveis. Acesso pela web em todas as plataformas, navegação na MFP e nos desktops dos usuários Acesse o conteúdo de qualquer navegador, do painel da MFP Xerox ou de aplicativos Microsoft Office. Acesso móvel Use aplicativos móveis gratuitos para acessar seu conteúdo ininterruptamente: 24/7. A interface de usuário baseada na web do DocuShare 7.0 oferece suporte ao uso móvel sem problemas. Integração com ERP, Aplicativos Empresariais, Microsoft SharePoint Conexão de aplicativos de negócios com o Application Connector e do SharePoint via Web Parts. 7

8 Fornecido em um pacote que atende suas necessidades O Xerox DocuShare está disponível em uma variedade de configurações para atender requisitos técnicos, financeiros e organizacionais. Você terá uma grande facilidade de uso, escalabilidade e solidez, além do serviço e do suporte da Xerox. DocuShare fornecido pela nuvem O DocuShare está disponível no local e por meio de uma nuvem segura privada. Nossos serviços em nuvem totalmente gerenciados oferecem flexibilidade organizacional ampliada e uma carga de TI menor em ambientes gerenciados. A Xerox segue as melhores práticas do setor em processos de segurança, procedimentos, tecnologias e medições físicas, desde a autenticação criptografada do usuário até backups programados, armazenamento externo e replicação do site, para garantir a segurança e a disponibilidade dos dados de nossos clientes. A Nuvem Privada do Xerox DocuShare é hospedada em data centers da Xerox nos Estados Unidos, no Canadá e na Europa. Xerox DocuShare Enterprise O DocuShare Enterprise é para organizações que gerenciam volumes significativos de informações e processos. É flexível e escalável o suficiente para gerenciar milhares de fluxos de trabalhos e processar milhares de documentos diariamente, independentemente do tamanho do arquivo. O DocuShare Enterprise inclui: Alta escalabilidade para milhões de documentos e milhares de usuários Habilidade para gerenciar altos volumes de processos de negócios automatizados Criação de imagens e entrada de conteúdo Atendimento Xerox por equipes técnicas certificadas para análise de requisitos Um servidor, vários idiomas Instale vários idiomas para que os usuários em sua organização possam selecionar o idioma desejado. O DocuShare é parte do portfólio de Serviços de Automação de Fluxo de Trabalho Xerox. Não importa o tamanho do seu negócio, ou se faz parte do setor público ou privado, nós ajudaremos seus empregados a simplificar e agilizar a experiência de trabalho pessoal e no escritório e também as empresas a otimizar e automatizar os principais processos de negócios. Para obter mais informações, acesse xerox.com/was e docushare.xerox.com 2015 Xerox Corporation. Todos os direitos reservados. Xerox, Xerox com a marca figurativa, ConnectKey, DocuShare, SafeCourier e Work Can Work Better são marcas registradas da Xerox Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. 11/15 DAVAN-303 BR16646-PTBR