ILM e as Arquitecturas Empresariais por Pedro Sousa

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1 ILM e as Arquitecturas Empresariais por Pedro Sousa Neste artigo clarifica-se os objectivos do ILM (Information Life Cycle Management) e mostra-se como estes estão dependentes da realização e manutenção de uma Arquitectura Empresarial, na qual se assegura o alinhamento entre Negócio, Informação e Aplicações Information Life Cycle Management (ILM) é hoje uma das iniciativas mais discutidas entre os fornecedores de soluções de armazenamento de dados. Praticamente todos os fornecedores têm anunciado soluções de ILM na sua linha de oferta, sem que, necessariamente, haja um acordo sobre o que é o ILM, nem que tipo funcionalidades melhor suportam este conceito. De uma forma genérica, podemos dizer que o ILM pretende alinhar a informação e o seu armazenamento com o negócio de uma organização, ajustando os custos associados à gestão e ao armazenamento da informação em função do seu valor para o negócio. Por outras palavras, o ILM classifica as várias categorias de dados de acordo com o seu valor para o negócio e, em função disso, define diferentes politicas de migração dos dados para os diferentes níveis e plataformas de armazenamento. Este propósito estende os objectivos do conceito de Hierarchical Storage Management (HSM), o qual se foca na transferência automática da informação entre vários níveis hierárquicos, em função da sua utilização. Cada nível era suportado por uma tecnologia: a informação mais recente é guardada em dispositivos com baixo tempo de acesso e maior custo de armazenamento e, à medida que o seu ritmo de acesso começa a diminuir, vai passando automaticamente para outros dispositivos com custos mais baixos de armazenamento mas com maiores tempos de acesso. Assim, o HSM gere a combinação de várias tecnologias de armazenamento com vista a minimizar o custo de cada megabyte armazenado, assegurando um nível de desempenho e acesso aceitáveis. Algumas soluções de armazenamento permitem fazer esta migração de dados de forma transparente, mantendo sempre os dados on-line, desde a sua criação até à sua eliminação posterior. Note-se que a eliminação pode só acontecer muitos anos depois, nomeadamente quando se trata de dados históricos retidos por questões legais, estratégicas e regulamentares. Infelizmente, apesar do custo de armazenamento de cada megabyte estarem constantemente a decrescer, não é suficiente para compensar o crescimento das necessidades de armazenamento. De facto o armazenamento da informação é uma componente que exige cada vez maior investimento. De acordo com vários fornecedores, a informação cresce 20% a 40% ao ano, sendo que os s (sem contabilizar o spam) estão a crescer a um ritmo 3 a 4 vezes superior aos restantes dados, muito devido ao facto do ser muito usado como forma de partilha de informação entre os colaboradores das organizações. Este aumento não resulta só da necessidade de partilhar mais informação, tendo também muito a ver com o formato dessa mesma informação. Uma simples frase, que há uma década ocuparia 1Kb num ficheiro ASCII, hoje pode ser armazenada num ficheiro PowerPoint, com uma imagem de fundo e uma animação, podendo facilmente ocupar

2 1Mb. Portanto, não só queremos armazenar mais informação, como queremos, também, usar suportes muito mais exigentes em termos de espaço. Com este ritmo de crescimento, a resolução do problema da gestão da informação não pode concentrar-se apenas no seu armazenamento. Outros níveis de optimização só são possíveis se aumentarmos o âmbito desta gestão, não só a todo o ciclo de vida da informação, desde a sua criação até à sua eliminação, mas também a toda a informação na organização. Não são apenas os dados dos sistemas operacionais - dados transaccionais - e dos sistemas de suporte à decisão - dados históricos - que estão em causa. Estão também incluídas outras aplicações que têm potencial e tendência para gerar muita informação: Gestão e armazenamento de s; Gestão de Conteúdos - Criação, edição, controlo de versões e publicação de conteúdos; Gestão Documental - Gestão dos conteúdos incluindo a capacidades de gestão colaborativa de documentos, subscrição, notificação de alterações, classificação, votações, sondagens, etc.; Gestão do Conhecimento - Gestão documental com fortes capacidades de pesquisa, indexação e classificação de documentos; Sistemas de Reporting e exploração de dados. Com um âmbito tão alargado, não é de admirar que possamos ver ofertas tão dispares de soluções de ILM entre os vários fornecedores. Paralelamente ao aumento da necessidade de armazenar mais e mais informação, os requisitos de acesso e protecção são também mais exigentes. Em muitos casos, a solução tradicional de colocar os sistemas off-line para os backups nocturnos já não é compatível com as necessidades do negócio. A gestão de toda esta informação implica o conhecimento de um conjunto de características que, quando agregadas, tornam possível uma gestão eficaz do armazenamento da informação. Um dos critérios mais usados na gestão do armazenamento de informação tem por base a análise dos padrão de acesso em função do tempo. É sabido que o ritmo de acesso à informação decresce rapidamente no final dos primeiros dias e que, ao final de meses, esta raramente é acedida. Este tem sido aliás um dos principais critérios usados na optimização do armazenamento da informação. Contudo, existem outros critérios não menos importantes. Para além dos diferentes requisitos de backups (frequência, tempos de recuperação, etc.) a questão da natureza estática ou dinâmica tem também um papel importante na gestão e armazenamento da informação. De facto, enquanto a informação dos sistemas operacionais e transaccionais é fundamentalmente dinâmica, a restante é fundamentalmente estática. Os s enviados e recebidos são informação estática, os documentos geridos com controlo de versões podem ser também informação estática - quando se altera um documento, está-se a criar uma nova versão, mantendo-se o documento inicial intacto. Como dissemos anteriormente, o ILM visa a optimização do armazenamento da informação da organização através da exploração das diferentes características e valorização da informação necessária ao negócio, ou seja, através do alinhamento da Informação com o Negócio. Este trabalho é particularmente difícil em organizações

3 normais, onde existe um alto nível de redundância e replicação da informação, a começar nos sistemas operacionais e continuando nas inúmeras e pequenas bases de dados, (incluindo folhas Excel e Access). Existe ainda a complexidade acrescida devida ao facto do próprio negócio estar em constante mutação, fazendo com que este alinhamento seja um trabalho contínuo na organização. O alinhamento da Informação com o Negócio assume-se assim como uma etapa crítica nos desígnios do ILM, pois é através dela que se estabelece e clarifica a pertinência da Informação no Negócio. Sem este alinhamento, o ILM pouco acrescenta ao HSM. Ora, o domínio do conhecimento em que este alinhamento é devidamente estudado é actualmente designado por Arquitectura Empresarial (Enterprise Architecture). O conceito da Arquitectura Empresarial fundamenta-se em quatro Sub-Arquitecturas Empresariais: de Negócio; de Informação; de Aplicações; e Tecnológica. A expressão alinhamento entre a informação e o negócio tão falado no discurso do ILM é, no contexto da Arquitectura Empresarial, desdobrado em dois alinhamentos: um entre a Arquitectura de Informação e a Arquitectura de Processos de Negócio e outro entre a Arquitectura de Informação e a Arquitectura de Aplicações. Enquanto o primeiro pretende assegurar que o Negócio dispõe da Informação necessária, o segundo pretende assegurar que a Informação é bem gerida pelas Aplicações, evitando-se a situação típica das ilhas de informação com todos os problemas de redundância e incoerência entre as diferentes réplicas. A Arquitectura de Informação Empresarial é a estruturação da Informação necessária ao Negócio e à organização e a sua posterior caracterização. Começa-se por identificar a Informação necessária à execução de cada Processo de Negócio. De seguida tentam-se uniformizar termos e conceitos que estão implícitos neste levantamento e, em cada Processo de Negócio da organização, mitigam-se as situações frequentes em que a mesma informação é designada de formas diferentes em diferentes processos, e vice-versa. Depois da análise, da clarificação e da estruturação de toda esta Informação, esta é agregada em entidades informacionais como, por exemplo, clientes, fornecedores, colaboradores, serviços, produtos, vendas, etc.. Depois destes conceitos estarem clarificados e acordados entre as várias áreas da organização, importa caracterizar cada entidade informacional, nomeadamente ao nível das suas principais características: Ciclo de vida - Desde a sua criação até à sua eliminação; Características - Padrões de acesso em função do tempo, identificação dos processos de negócio que a criam, lêem, actualizam e eliminam; Valor - Para o negócio de hoje, para a formulação da estratégia e para o planeamento do negócio no futuro imediato; Segurança da Informação - Quem pode fazer o quê com esta informação. Com a agregação da Informação de Negócio em entidades informacionais e a posterior caracterização destas, temos o fundamental da Arquitectura de Informação Empresarial, bem como o alinhamento entre esta e os Processos de Negócio. Como o Negócio está em constante mudança, manter o alinhamento entre a Arquitectura de Informação Empresarial e o Negócio implica um trabalho continuado. Hoje conhecemos um conjunto de regras elementares em áreas chaves que permitem sustentar uma Arquitectura de Informação:

4 Aquisição - Toda a informação é proveniente de fontes de informação bem conhecidas, existindo sempre um responsável que assegura a sua coerência; Classificação - Toda a informação tem de ser classificada de acordo com as regras e frameworks da organização, devendo explicitar a informação para a qual a organização tem obrigações legais a cumprir, quer na duração do seu armazenamento quer na sua manutenção; Armazenamento e Acesso - Toda a informação deve ser armazenada na SAN (Storage Área Network), ficando acessível por todos os computadores e disponível às ferramentas adoptadas pela organização para information retrieval, reporting e business inteligence; Controlo de Qualidade - Toda a informação tem que ser alvo de auditorias de qualidade como forma de identificar informação incorrecta ou incoerente, que devem ficar registadas e os seus resultados disponibilizados aos responsáveis pela sua produção; Verificabilidade - Toda a informação deve ter formas de ser lida por quem de direito, por forma a ser possível constatar a sua coerência e qualidade, através das ferramentas adoptadas na organização; Abrangência - Toda a informação deve ser acessível a toda a organização, salvaguardando os critérios de segurança aplicáveis; Relevância - Toda a Informação deve ser periodicamente questionada sobre a relevância para o Negócio, numa perspectiva de avaliar os custos de assegurar as acções anteriores versus os benefícios para o Negócio, sendo este aspecto fundamental, dadas as constantes mudança no Negócio, nas Tecnologias, nos Sistemas de Informação e o aparecimento de outras fontes de informação, que podem fazer variar a relação de custo versus benefício, em períodos relativamente curtos. Só com estas regras a organização poderá afirmar que consegue de facto manter o alinhamento entre o Negócio e a Informação e, desta forma, conseguir soluções de ILM optimizadas para a sua organização. Até este momento falámos de alinhamento entre a Informação e o Negócio, tal como falam muitos dos fornecedores de soluções de ILM. Contudo, existe uma outra dimensão do alinhamento que se refere ao alinhamento entre a Informação e as Aplicações da organização. Todos conhecemos exemplos de desalinhamento entre a Arquitectura de Informação e a Arquitectura de Aplicações. Refiro-me às ilhas de informação mantidas por várias aplicações e o esforço que representa manter essas réplicas da informação, de forma a que as aplicações possam operar com dados correctos e minimamente coerentes entre si. Este aspecto é aliás uma das principais dificuldades que a informatização das organizações enfrenta. Estatísticas da década passada relativamente às grandes organizações americanas apontavam que a mesma informação existia, em média, em 11 sistemas diferentes e que, o esforço de propagar as modificações entre as várias

5 réplicas para manter um nível mínimo de coerência e operacionalidade das aplicações, consumia a maior fatia (60% a 90%) dos orçamentos de IT. A origem destas ilhas é também bem conhecida. É que, normalmente, ainda se pensa primeiro nas aplicações e, só depois, na informação de que elas necessitam, quando se devia primeiro pensar na Arquitectura dos Processos de Negócio, depois na Arquitectura de Informação e, só posteriormente, se devia pensar na Arquitectura de Aplicações. Esta questões são bem conhecidas e amplamente discutidas, quer no fóruns empresariais quer nos académicos, apontando todas para que a Arquitectura de Aplicações só deve ser pensada depois da Arquitectura de Informação e da Arquitectura de Negócio serem elaboradas, dado que a missão das aplicações é suportar os Processos de Negócio e efectuar uma boa gestão da Informação necessária ao Negócio. Apesar do que se possa dizer quanto aos méritos das Arquitecturas e do seu alinhamento, a verdade é que a percepção do valor das Arquitecturas é relativamente baixo. Diz-se que as Arquitecturas valem 20 a tonelada! Esta expressão resulta da constatação de que muitas organizações encomendam periodicamente arquitecturas que ficam na gaveta, sem qualquer impacto real na organização, tendo apenas o valor do papel para reciclar: 20 a tonelada. Esta realidade, verdadeira, resulta do não cumprimento de vários factores críticos de sucesso, dos quais elegemos os seguintes: As Arquitecturas de Informação são normalmente feitas por entidades terceiras e como tal são vistas como um resultado final do projecto contratado, pelo qual se pagou um determinado montante. Todos sabemos que a Arquitectura nunca vai estar 100% concluída, nem 100% correcta. As organizações são como edifícios permanentemente em obras, obrigando a que as suas plantas sejam continuamente actualizadas. Portanto, as organizações têm que adquirir os processos e as práticas de manterem as suas Arquitecturas coerentes e actualizadas, a bem do planeamento das futuras modificações. As Arquitecturas de Informação tendem a envolver apenas a parte da Organização directamente ligada com o Negócio, deixando de fora as restantes áreas da organização (RH, Contabilidade, Finanças, etc.). É fundamental que todas as áreas da organização vão participando nas Arquitectura de Informação, ainda que com diferentes níveis de intervenção. Caso contrário, as restantes comunidades vão criar a sua própria Arquitectura de Informação, com ferramentas e conceitos próprios. Em vez de uma planta da informação da organização existem várias e, quase certamente, não coerentes. Podemos concluir dizendo que, o ILM só poderá cumprir a sua promessa de uma gestão inteligente da informação se conseguir iniciar e manter uma Arquitectura Empresarial, na qual se assegura o alinhamento entre Negócio, Informação e Aplicações.

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