UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS Por: RENATA DA SILVA PEREIRA Orientador Prof. Marcelo Saldanha Rio de Janeiro 2011

2 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para obtenção do grau de especialista em Administração da Qualidade Por: Renata da Silva Pereira

3 3 AGRADECIMENTOS Agradeço aos meus pais, irmãos e família. Vocês são tudo na minha vida! Agradeço ao meu namorado por todos esses anos, de muito carinho, companheirismo e felicidade. Agradeço aos meus colegas de turma Alex Moraes, Aline Conceição, Conceição de Jesus, Fábio Rodrigo e Roberta Fogagnoli pelo espírito de equipe e por fazer parte da minha vida nesta fase da minha vida. Agradeço aos meus queridos mestres que sempre apoiaram e orientaram com muito carinho. E finalmente, agradeço a todos que me ajudaram direto ou indiretamente para o desenvolvimento deste projeto.

4 4 DEDICATÓRIA A Deus por tudo que me proporciona na vida. À minha família, os quais amo muito. A meu namorado Victor, por tudo.

5 5 RESUMO A presente monografia apresenta conceitos e reflexões sobre as atividades de Gestão documental e da informação nas organizações. Apresenta também o que é um documento arquivístico e a origem da gestão de documentos. O volume de documentos acumulados no decorrer dos anos é um problema que muitas organizações enfrentam nos dias atuais, a prática da gestão documental irá ser de fundamental importância na organização das fases que os documentos passam, na recuperação da informação e na estrutura de um acervo onde tem a informação tratada. Este trabalho mostra as etapas que devem ser cumpridas pela gestão de documentos, os instrumentos a serem aplicados, os fundamentos legais acerca das práticas da gestão de gestão de documentos..

6 6 METODOLOGIA Trata-se de uma pesquisa do tipo exploratória, onde as informações pertinentes ao assunto em questão foram adquiridas através de pesquisa bibliográfica utilizando os mais variados tipos de fontes. Consultados ao material disponível na internet, anotações das aulas do período de faculdade, a observação do universo profissional e experiências profissionais acumuladas. Os dados coletados foram do tipo secundário, tudo cuidadosamente analisado objetivando garantir a profundidade e a qualidade técnica exigida em uma monografia, além de enriquecer o conhecimento sobre o assunto tratado. Foi coletado material de autores brasileiros e de outras nacionalidades, mas que têm seus livros e textos traduzidos para a Língua Portuguesa, além disso, os assuntos pesquisados foram: Os Arquivos, Sociedade da Informação, Gerência de Recursos Informacionais, Gestão de Documentos, GED, Capital Intelectual.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - Conceitos 09 CAPÍTULO II - Gestão Documental 16 CAPÍTULO III - Legislação 31 CONCLUSÃO 36 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37 ANEXOS 39 ÍNDICE 42 FOLHA DE AVALIAÇÃO 44

8 8 INTRODUÇÃO O volume das massas documentais acumuladas foi e ainda continua sendo a grande problemática da arquivística na implantação de programas de gestão de documentos. Ainda hoje, o desafio da área é identificar imensas massas documentais acumuladas em depósitos de arquivos, as quais crescem desordenadamente e que deveriam ser organizadas, avaliadas para que o desnecessário fosse eliminado e apenas só se mantivessem os documentos necessários a tomada de decisão. Esta situação ainda se agrava com as novas tecnologias usadas para produzir e armazenar os documentos arquivísticos. Os desafios que se colocam para os documentos eletrônicos conduzem a arquivística a uma aproximação cada vez mais intensa e profícua com as áreas da Administração, do Direito e da Informática, na busca de parâmetros científicos para o planejamento adequado da produção e para o tratamento dos documentos armazenados neste ambiente. A gestão de documentos arquivísticos é de fundamental importância no andamento e desenvolvimento de uma empresa pública ou privada. Para a tomada de decisões, recuperar a informação no tempo certo para a pessoa certa com o menor custo e preservar a memória da instituição é preciso estabelecer um conjunto de práticas e métodos que garanta a organização, preservação e conservação da massa documental dos arquivos. Este trabalho será desenvolvido com o objetivo de orientar em torno da gestão documental nas organizações e mostrar as metodologias que deverão ser aplicadas para a facilitação de uma recuperação rápida da informação e para evitar o acúmulo de documentos através da gestão de documentos.

9 9 CAPÍTULO I Conceitos 1.1 Documento Arquívistico Segundo Schellenberg (2006, p. 25) afirma que "Os arquivos como instituição, provavelmente, tiveram origem na antiga civilização grega. Entre os séculos V e IV a.c. quando os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses, isto é, no Metroon". Para o Conselho Nacional de arquivos (CONARQ), documento arquivístico é a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades. - O que é documento arquivístico? Documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade. - O que é um documento arquivístico convencional? É um documento arquivístico produzido, tramitado e armazenado em formato não digital. São exemplos de documentos arquivísticos convencionais os registrados em papel, pergaminho, película, fita audiomagnética, fita videomagnética, dentre outros. - O que é um documento arquivístico eletrônico?

10 10 É um documento arquivístico codificado em forma analógica ou em dígitos binários, acessível por meio de um equipamento eletrônico. São exemplos de documentos arquivísticos eletrônicos fita audiomagnética, fita videomagnética, documentos processados por computador, enfim, todos os documentos que precisam de equipamentos eletrônicos para ser acessados. - O que é um documento arquivístico digital? É um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Podem se apresentar em formato digital, textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravações sonoras, mensagens de correio eletrônico, páginas web, bases de dados. - O que é um documento arquivístico original? É o primeiro documento completo e efetivo. O documento completo se apresenta na forma estabelecida pelo autor e/ou pelo sistema jurídico que o autoriza. O documento primeiro, ou primitivo, é o primeiro a ser produzido de forma completa. O documento efetivo é aquele capaz de alcançar os efeitos para os quais foi produzido. O documento tem que ser assinado, enviado e recebido. No ambiente eletrônico a qualidade de original é dada conforme a rota do documento dentro do sistema informatizado de gestão arquivística. Quando um documento é transmitido eletronicamente, o original é aquele que é recebido. Isto porque a transmissão acrescenta metadados que o tornam mais completo e capaz de gerar conseqüências. Neste caso, o documento armazenado pelo remetente é considerado uma cópia. - O que é documento arquivístico confiável? É o documento que possui a capacidade de sustentar os fatos a que se refere. Para tanto, há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. A

11 11 confiabilidade está relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo. - O que é documento arquivístico autêntico? É o documento que possui a qualidade de ser o que diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade do documento está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação Propriedades dos documentos de arquivo: Imparcialidade Os documentos de arquivo são produzidos para atender determinadas demandas e trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização que contribuem. Autenticidade Os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Naturalidade Os documentos de arquivo são acumulados de maneira contínua e progressiva, como sedimentos de estratificações geológicas, o que os dota de um elemento de coesão espontânea, ainda que estruturada. Inter relacionamento Os documentos de arquivo estão ligados entre si por um elo que é criado no momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à capacidade de cumprir seu objetivo e ao seu significado, confiabilidade e autenticidade. Unicidade Cada documento de arquivo assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.

12 Gênero Textuais: manuscritos, datilografados, impressos Cartográficos: mapas, plantas Iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa) Filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento) Sonoros: fitas cassetes, discos Micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas Informáticos: disquetes, discos óticos e outros Espécie Nos atos administrativos do poder público, as espécies documentais mais comuns são as seguintes: Atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório; Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrências. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infração; Atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certidão, atestado, traslado; Atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondência individual ou pública e se caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, ofício, aviso, memorando, notificação telegrama, telex, alvará, edital;

13 13 Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é parte. Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste) Natureza Os documentos podem ser: Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração; Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. 1.2 Gestão de documentos Origem O conceito de gestão de documentos foi formulado após o advento da Segunda Guerra Mundial, quando ocorreu uma explosão documental no âmbito das administrações públicas e a conseqüente necessidade de racionalizar e controlar o volume de grandes massas documentais que passaram a serem acumuladas em depósito de arquivo. O processo de gestão de documentos teve inicio no final do século XIX nos EUA e no Canadá, com a ampliação dos princípios da administração científica para os problemas documentais das administrações desses países. Definiram como princípio básico da gestão de documentos, que a informação deveria estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível (JARDIM, 1987). O termo gestão de documentos, também conhecido por administração de documentos, é uma tradução do termo inglês records management. O primeiro origina-se da tradução do termo franco-canadense géstion de

14 14 documents e, o segundo, é uma versão ibero-americana do conceito inglês (BERNARDES, 1998). Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar mais eficiente o uso dos documentos por parte da administração pública, vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas (públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estritamente de apoio à pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos considerados de valor histórico. Estas mudanças ocorridas nos EUA e Canadá impactaram na arquivística pelo enunciado de uma nova concepção de arquivo, fundamentada na Teoria das Três Idades, princípio pelo qual os documentos passam por fases estabelecidas de acordo com sua vigência administrativa e freqüência de consulta: idade corrente, intermediária e permanente ou histórica. Paralelamente iniciava-se a era da chamada administração científica, que procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais rápida. A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos sobretudo gestão de documentos os EUA passou a ser eficiência Definições O termo gestão está relacionado à administração, ao ato de gerenciar. Isso significa que é preciso ir além do ato de registro da informação em um suporte, é preciso também que se tenha um planejamento de tal forma, que, mesmo com uma quantidade exacerbada de documentos gerados diante das ferramentas tecnológicas disponíveis nos dias atuais, seja possível localizar e utilizar a informação no tempo exato e necessário para uma tomada de decisão. A gestão de documentos aparece na Lei federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, em seu artigo 3º,

15 15 Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. como sendo: Heredia Herrera apud Rodrigues (2002), define gestão documental [...] processo arquivístico que articula todas as funções relacionadas com a vida dos documentos, desde sua produção até sua eliminação, sua conservação e ainda depois. Ou seja, não fica na porta dos arquivos históricos, mas entra dentro deles. (HERRERA apud RODRIGUES (2002, p. 38). Segundo o Dicionário de Terminologia Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos (1984), a gestão documental é abordada como uma área da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e eficácia da produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se a um conjunto de medidas e rotinas que tem por objetivo a racionalização e eficiência na produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações registradas em documentos de arquivo.

16 16 CAPÍTULO II Gestão Documental A Gestão Documental é fundamental para a otimização do tempo de trabalho frente à significativa demanda de dados e informações que circulam em meios digitais e físicos, contribuindo para a redução dos custos da empresa com a recuperação de informações no menor tempo possível visando o auxílio imediato na tomada de decisão. Ao fazermos a gestão não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado ao direito à informação está o direito à memória. A gestão documental pressupõe uma ampla pesquisa e estudo da produção documental do órgão produtor. A fim de identificar os tipos documentais produzidos, recebidos e acumulados, definir quais e quando poderão ser eliminados e quais deverão ser preservados permanentemente. 2.1 A gestão e o ciclo de vida dos documentos A gestão documental é caracterizada como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o seu ciclo de vida, do momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, no corrente e intermediária. A partir da identificação das características que apresenta a tipologia documental, são definidas as regras para sua formatação e utilização, tramitação, avaliação e classificação. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que poderão ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo intermediário e sua destinação final: a eliminação ou a guarda permanente.

17 17 CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS 1ª idade ARQUIVO CORRENTE 2ª idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 3ª idade ARQUIVO PERMANENTE - documentos vigentes, freqüentemente consultados. - final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; - raramente consultados; - aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente - documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural Arquivo corrente ou 1ª idade: os documentos estão estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativo, fiscal, legal) que determinaram sua produção ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos órgãos produtores/acumuladores em razão de sua vigência e da freqüência com que são consultados por eles. É nessa idade que os documentos devem ser avaliados determinando-se os prazos de permanência dos documentos no arquivo corrente, quando deverão ser transferidos ao arquivo intermediário, quais os que poderão ser eliminados e quais deverão ser recolhidos ao arquivo permanente. Arquivo intermediário ou 2ª idade: documentos originários do arquivo corrente, com pouca freqüência de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrição ou precaução no arquivo destinado à guarda temporária. São consultados, com maior freqüência, pelo órgão produtor. Nessa fase, após o cumprimento dos prazos estabelecidos, executa-se a destinação final procedendo-se à eliminação, coleta de amostragem dos documentos que serão eliminados ou recolhimento ao arquivo permanente. Arquivo permanente ou 3ª idade: os documentos são preservados em definitivo em razão de seu valor histórico, testemunhal, legal, probatório e científico-cultural. Como fontes de pesquisa são liberados para consulta, sendo permitido o acesso ao público em geral.

18 Objetivos da gestão de documentos Assegurar o pleno exercício da cidadania Agilizar o acesso aos arquivos e às informações Promover a transparência das ações administrativas Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada Agilizar o processo decisório Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos Racionalizar a produção dos documentos Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente 2.3 Fases da gestão de documentos A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação, permitem a elaboração do Plano de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. Esses dois instrumentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e informações. Produção de documentos elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos administrativos. Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e arquivamento, reprodução, acesso à documentação e recuperação de

19 19 informações) e a gestão de sistemas de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados. Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo. Tramitação - estudo das instâncias de decisão, padronização e controle do fluxo documental (workflow). Organização e arquivamento de acordo com os critérios definidos no Plano de Classificação. Reprodução Duas razões para a reprodução: 1.reprodução visando à preservação do documento original de guarda permanente e, 2.reprodução visando à substituição do documento em papel pelo microfilme. O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo. Classificação recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. Avaliação trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação ou guarda permanente). 2.4 Atividades e Instrumentos da gestão de documentos O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo são instrumentos eficazes de gestão documental. Estes dois

20 20 instrumentos garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão, imprimindo maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações, autorizando a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor que justifique a sua guarda e a preservação dos documentos de guarda permanente. Conforme estrutura exemplificada no Anexo 1. O Plano de Classificação de Documentos de Arquivo resulta da atividade de classificação que recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a sub-função e a atividade responsável por sua produção ou acumulação. A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo resulta da atividade de avaliação, que define prazos de guarda para os documentos em razão de seus valores administrativo, fiscal, jurídico-legal, técnico, histórico, autoriza a sua eliminação ou determina a sua guarda permanente Classificação de Documentos de Arquivo Classificação de documentos de arquivo: refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituição, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões. Segundo Schellemberg (2006) "os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente." Benefícios da classificação: Organização lógica e correto arquivamento de documentos Recuperação da informação ou do documento Recuperação do contexto original de produção dos documentos

21 21 Visibilidade às funções, sub-funções e atividades do organismo produtor Padronização da denominação das funções, atividades e tipos/séries documentais Controle do trâmite Atribuição de códigos numéricos O objetivo do Plano de Classificação é a garantir a uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade trazer a agilidade da recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade. Para que ocorra uma Gestão Documental eficiente, faz-se necessário o uso do Plano de Classificação de documentos, instrumento determinante no tratamento da informação arquivística. Sua elaboração requer uma análise do contexto organizacional (estrutura física e acervo documental). Tal instrumento possibilita a identificação dos documentos resultantes das diversas atividades e funções da instituição de modo que possam ser agrupados sob um mesmo tema. As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificação continuará a mesma, já que as funções e atividades em geral não se alteram. O Plano de Classificação pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. Preferencialmente os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificado, pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detém melhores informações para enquadrá-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada. A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o re-arquivamento daquele que saiu para fins de empréstimo ou consulta. Deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira página do documento preenchido a lápis, pois a classificação pode ser revista no

22 22 momento do arquivamento corrente ou transferência para o intermediário. A codificação deve ser atribuída ao documento quando da sua expedição ou recepção e irá acompanhar toda sua vida útil seja na tramitação ou arquivamento, o que confere maior segurança no desempenho das atividades arquivísticas. A classificação deve ser realizada por arquivistas, de acordo com as seguintes operações: 1. ESTUDO: consiste na leitura de cada documento a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 2. CODIFICAÇÃO: consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento Principais métodos de arquivamento A tarefa de classificar exige do responsável pela classificação conhecer não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um método ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organização. Os métodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificação, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento e a busca/recuperação do documento. São divididos em básicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, diretos ou indiretos. Direto: busca o documento no local arquivado, sem intervenção de instrumentos de pesquisas. Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localização do documento.

23 Métodos Alfabético: É direto. O acesso é feito no local de guarda. Tem como modalidades de ordenação as ordens alfabéticas e alfanuméricas. O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetação e regras de ordenação. Geográfico: É direto. Este método é utilizado quando o elemento principal considerado é a procedência ou local. Suas modalidades de ordenação podem ser pela cidade (ordem alfabética), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem alfabética) e país (primeiro o país, depois a capital e as localidades em ordem alfabética). Numérico: Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenação pode ser pelo número, número e data e dígito-terminal. Este método tem como elemento principal a ser considerado o número, e a escolha recai nos seguintes métodos: simples, cronológico ou dígitoterminal. Por assunto: Toda organização dispõe de documentos que devem, com vantagens, ser arquivados por este método utilizando o Plano de Classificação adotado. É o método mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. As modalidades de ordenação podem ser alfabéticas ou numéricas. Essa última exige a elaboração de índice alfabético remissivo. A ordenação numérica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexação coordenada. O unitermo é utilizado, com êxito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias, microformas, discos, fitas cassetes, vídeos e mídias eletrônicas. Algumas vantagens do sistema de classificação por assunto: 1. Atendimento mais rápido, custo operacional mais reduzido; 2. Fácil triagem dos papéis descartáveis;

24 24 3. Uso mais econômico de equipamentos e de material. A classificação define, portanto, a organização física dos documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Abaixo estão exemplificados os tipos de codificações mais usadas pelas organizações. Código de Classificação Decimal Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 ADMINISTRAÇÃO GERAL ATIVIDADES ESPECÍFICAS ASSUNTOS DIVERSOS As classes principais correspondem às grandes funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos numéricos. Ex: CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL SUBGRUPOS RELAÇÕES COM A IMPRENSA CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

25 25 Código de Classificação Duplex CLASSE 0 - ADMINISTRAÇÃO GERAL 01 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 02 PESSOAL 03 MATERIAL 04 PATRIMÔNIO 05 ORÇAMENTO E FINANÇAS 06 DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 07 COMUNICAÇÃO 08 VAGA 09 OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Exemplo: 0-2 PESSOAL DIREITOS, OBRIGAÇÕES, VANTAGENS ENCARGOS PATRONAIS GFIP OUTROS DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA E SEGURIDADE SOCIAL PREVIDÊNCIA PRIVADA BENEFÍCIOS SEGUROS OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À PESSOAL SERVIÇOS PROFISSIONAIS TRANSITÓRIOS: AUTÔNOMOS E COLABORADORES

26 Avaliação de Documentos de Arquivo A avaliação de documentos é um procedimento extremamente necessário dentro um arquivo, pois é através do julgamento do valor dos documentos que decidiremos o que será arquivado e o que será eliminado. Originalmente, avaliar documentos significa atribuir valores distintos aos documentos produzidos e/ou recebidos, de acordo com as possibilidades e necessidades neles contidas. Assim, a avaliação tem como resultado imediato a eliminação, a guarda temporária ou o recolhimento à guarda permanente. Através da técnica de avaliação de documentos que chegamos aos conceitos, de arquivo primário, secundário e permanente. Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá Objetivos principais da Avaliação Reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação;

27 27 Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registro da informação; Conquistar espaço físico e reduzir o peso no edifício; Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais; Garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental Tabela de Temporalidade Como uma das conseqüências da avaliação dos documentos, temos a criação da tabela de temporalidade. Esse instrumento de trabalho dos arquivistas permite o reaproveitamento do espaço físico e garante a preservação e recuperação das informações cuja guarda decorra de exigência legal ou que seja de valor permanente para a instituição. A tabela de temporalidade tem por objetivo definir o tempo de vida útil dos documentos na instituição sob o ponto de vista legal, técnico, administrativo, fiscal e histórico/permanente. Esse tempo de vida útil, geralmente, é definido com base na legislação vigente, embora outros critérios intrínsecos à instituição possam estabelecer os prazos. Campos que poderão compor uma tabela de temporalidade (descrição dos campos), exemplificado no anexo 2: SÉRIE DOCUMENTAL - Esse campo pode ser preenchido com o nome e/ou código da série. A codificação faz-se importante quando se pretende informatizar os arquivos. TIPO DOCUMENTAL - É a configuração que assume o documento em decorrência da disposição de suas informações. Ex: ofício, relatório, atas, processo, planta, projeto.

28 28 SUPORTE - Material sobre o qual as informações são registradas: papel, filme, fita magnética, disco ótico, cd, DVD, etc. DATAS-LIMITE - Elemento de identificação cronológica onde consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente. ORIGINAL OU CÓPIA Indica se o documento é original ou cópia. Na inexistência do documento original, a cópia deve ser considerada como tal. PRAZO DE VIGÊNCIA- Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção. PRAZO DE PRESCRIÇÃO - Intervalo de tempo durante o qual o poder público, a empresa ou qualquer interessado pode invocar a tutela do Poder Judiciário para fazer valer direito seu que entenda violado. PRAZO DE ARQUIVAMENTO - É o tempo em que os documentos permanecem arquivados nos seguintes locais: Unidade - Indica o tempo em que o documento permanece no arquivo corrente, junto ao produtor. Arquivo Intermediário - Indica o tempo em que o documento permanece no Arquivo Intermediário da administração. Destinação Final - É o resultado da avaliação: encaminha o documento para a eliminação ou para a guarda permanente. Das séries eliminadas, poderão ser recolhidas amostragens ao Arquivo Permanente. Eliminação - É o procedimento de destruição física daqueles documentos que, esgotados os valores primários, não apresentam interesse históricocultural para a Administração ou para a sociedade. Guarda Permanente - Os documentos que, esgotados os prazos de vigência, prescrição ou precaução, apresentarem valor mediato ou secundário, deverão ser recolhidos para guarda definitiva Seleção de Documentos

29 29 É realizada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários por técnicos previamente orientados, seguindo o estabelecido na Tabela de Temporalidade ou nos relatórios de avaliação. A seleção é a separação física dos documentos de acordo com a sua destinação: Eliminação: trata-se da destruição dos documentos cuja operacionalização dependerá de seu volume, podendo ser levada a efeito manualmente ou através de trituradoras. Transferência: envio dos documentos para o arquivo intermediário, acompanhados de listagem, onde aguardarão o cumprimento dos prazos de guarda e a destinação final; Recolhimento: envio dos documentos para o arquivo permanente. Nesta fase, o arquivo deve elaborar instrumentos de recuperação da informação com vistas à sua guarda permanente e seu acesso público Descarte dos Documentos O Arquivo Central será responsável pela eliminação dos documentos que se encontram sob sua custódia e cujo prazo de guarda tenha vencido. Para os documentos que estejam nos Arquivos Setoriais, a seleção deverá ser acompanhada por um Arquivista, que orientará o processo de descarte. Após a seleção do material a ser eliminado, deverão ser elaborados, em duas vias, a listagem e o termo de eliminação de documentos; O termo e a listagem deverão ser assinados pelo chefe da área, pelo responsável pela seleção e pelo presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (ANEXO 3). Nenhuma eliminação poderá ser realizada sem o conhecimento do Arquivo Central e da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

30 30 Caso seja preciso prorrogar o prazo de guarda dos documentos, os motivos devem ser apresentados ao Arquivo Central que tomará as providências necessárias; Depois de tomadas todas as providências referentes à seleção dos documentos, estes deverão ser encaminhados pelo Arquivo Central para eliminação, preferencialmente de forma que não possam ser reconstituídos.

31 31 CAPÍTULO III Legislação Gestão de documentos: fundamentos legais 3. 1 Gestão documental Constituição Federal de 1988, art. 216, 2. Cabem à administração pública, na forma de lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 1.º É dever do poder público à gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 3.º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17 A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21 Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

32 Acesso à informação Constituição Federal de 1988, art. 5.º, XXXIV Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 22 É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos Arquivos Lei federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 2.º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos Arquivos Públicos Lei federal de Arquivos n.º 8.159, art. 7º, 1º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito

33 33 federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. Decreto federal n , de 3 de janeiro de 2002, art. 15 São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias; II produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, o exercício de seu cargo ou função ou deles decorrente; III produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista. 3.5 Proteção ao patrimônio documental Constituição Federal de 1988, art. 23 É competência comum da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios: III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos. Constituição Federal de 1988, art. 24 Compete à União, aos Estados, e ao Distrito Federal legislar concorrentemente sobre: VII - proteção ao patrimônio histórico, cultural, turístico e paisagístico. Decreto estadual n.º , de 19 de outubro de 1984, art. 3.º

34 34 Consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico público todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, gerados e acumulados no decurso das atividades de cada órgão da administração do Estado de São Paulo, como produto do exercício de funções executivas, legislativas e judiciárias. 3.6 Eliminação de documentos públicos Lei federal de Arquivos n.º 8.159, art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Lei federal de Arquivos n.º 8.159, art. 10 Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, art. 11 Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final. Decreto Federal n.º 1.799, de 30/01/96, art. 12 A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia. Resolução CONARQ n.º 5, de 30 de setembro de 1996 (D.O.U de 11/10/1996). Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos diários oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Resolução CONARQ n.º 7, de 20 de maio de 1997 (D.O.U de 23/5/97). Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

35 Crimes contra os documentos públicos Código Penal, art. 305 Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor: Pena reclusão de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular. Lei Federal n , de 12 de fevereiro de 1998 Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. Dos crimes contra o ordenamento urbano e o patrimônio cultural Art. 62 Destruir, inutilizar ou deteriorar: II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Pena reclusão, de um a três anos, e multa Decreto Federal n , de 21 de setembro de 1999 Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências Art. 49 Destruir, inutilizar ou deteriorar: II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Multa de R$ ,00 (dez mil reais) a R$ ,00 (quinhentos mil reais)

36 36 CONCLUSÃO Como resultado da pesquisa, conclui-se que a gestão documental é imprescindível para que a informação seja recuperada e utilizada para atender as necessidades dos usuários no menor tempo possível. Não somente para a recuperação rápida, mas também para a preservação da memória da instituição. É importante que no contexto organizacional exista um permanente e sistemático armazenamento da informação como memória. E que os arquivos como sistemas gerenciadores de informação seja visto como parte fundamental do processo decisório e da tomada de decisão rápida. O presente trabalho mostrou que o objetivo da gestão documental é garantir que não se acumule papel inútil junto com documentos importantes, melhor organização do acervo, a agilidade de recuperação da informação. E garantir também que documentos importantes não sejam descartados de forma desordenada e incorreta. Como visto na pesquisa que foi feita acima, na gestão de documentos o foco não é apenas o documento, mas sim a informação que é contida nele. É possível verificar que a administração da qualidade está diretamente ligada à gestão de documentos. A necessidade das organizações se adequarem as diretrizes da qualidade faz com que procurem soluções viáveis para seus problemas informacionais.

37 37 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Legislação de arquivos. Leis e Decretos-Lei. Lei n.º 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em: < Acesso em: 02 nov BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, (Projeto como fazer; v. 1). CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. Dicionário de Terminologia Arquivística. França: CIA, DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos históricos, Rio de Janeiro, v.7. nº 13, 1994, p GOMES, Elisabeth. BRAGA, Fabiane. Inteligência Competitiva: Como transformar informação em um negócio lucrativo. 2ª Edição: Rio de Janeiro: Elsevier,2004. HEREDIA HERRERA, Antônia. Archivística general: teoría y práctica. Sevilla : Disputacíon de Sevilla, p. JARDIM, José Maria. O conceito e a prática da gestão de documentos. Acervo: Revista do Arquivo Nacional, Rio de Janeiro, v.2, n.2, jul-dez.1987, p

38 38 PAES, Marilena Leite Paes. Arquivo: Teoria e Prática. 3ª Edição. Rio de Janeiro: FGV, PAES, Marilena Leite, Arquivos correntes, o calcanhar de Aquiles da arquivologia, Acervo, Rio de janeiro, v.2, n.1, jan/ jun. 1987, p PESTANA, Maria Claudia. Desafios da Sociedade do Conhecimento e Gestão de Pessoas em sistemas de Informação. Ci. Inf., Brasília, v.32, n.2, p maio/agosto, RAMOS, Paulo Baltazar. A Gestão na organização de unidades de informação. Ci. Inf., Brasília, v.25, n.1, Artigos. ROUSSAU, Jean- Yves; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Dom Quixote, P (Cap. 4. O Ciclo de vida dos documentos de arquivo). SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas. Tradução Nilza Teixeira Soares. 6. Ed. Rio de Janeiro: Editora FVG, 2006.

39 ANEXO 1 GESTÃO DE DOCUMENTOS 39

40 40 ANEXO 2 EXEMPLO DE TABELA DE TEMPORALIDADE CÓDIGO ASSUNTO PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO FINAL OBS Fase Corrente Fase Intermediária 000 xxxxx 001 xxxxx 2 anos 5 anos Guarda Permanente 2 anos 5 anos Eliminação

41 ANEXO 3 EXEMPLO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS 41

42 42 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I CONCEITOS 1.1. Documentos Arquivísticos Propriedades dos documentos de arquivo Gênero Espécie Natureza Gestão de Documentos Origem Definições 14 CAPÍTULO II GESTÃO DOCUMENTAL 2.1. Gestão e o ciclo de vida dos documentos Objetivos da Gestão de documentos Fases da Gestão de documentos Atividades e instrumentos de gestão Classificação de documentos de arquivo Principais métodos de arquivamento Métodos Avaliação de documentos de arquivo Objetivos principais da avaliação 26

43 Tabela de temporalidade Seleção de documentos Descarte de documentos 29 CAPÍTULO III LEGISLAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS: FUNDAMENTOS LEGAIS 3.1. Gestão documental Acesso a informação Arquivos Arquivos Públicos Proteção ao patrimônio documental Eliminação de documentos públicos Crimes contra os documentos públicos 35 CONCLUSÃO 36 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 37 ANEXOS 39 ÍNDICE 42