1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS 1.1 PROCEDIMENTOS PARA AUTUAÇÃO

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1 1 PROCEDIMENTOS PARA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS E PROTOCOLADOS 1.1 PROCEDIMENTOS PARA AUTUAÇÃO Os documentos com conteúdo que não constam na Tabela de Assuntos devem ser avaliados pela Comissão da Tabela de Assuntos para verificar a sua real necessidade de autuação ou criação de novo código de assunto Não serão autuados dois documentos com o mesmo assunto e requerente, mesmo que cada um seja encaminhado a uma unidade administrativa diferente, ressalvados processos de justiça, calamidade pública ou determinado pelo Prefeito Municipal com prazo improrrogável Se o documento inicial tratar de mais de um assunto, a autoridade competente poderá determinar que os assuntos sejam desdobrados, ordenando a autuação. Nesse caso, será tirada cópia do documento original tantas vezes quantas forem necessárias e se juntará um Ofício da autoridade que determinou o desdobramento, ou ainda será feito despacho devidamente assinado solicitando o desdobramento O Sistema (SIPAD), por questão de segurança, não permite retroação de datas para autuação de documentos que não foram processados em data correta A criação de novos procedimentos ou rotina administrativa, que envolvam autuação ou protocolo de documentos será definida pela Gerência de Apoio Logístico que acionará a Comissão da Tabela de Assuntos e o Serviço SIPAD. No caso de publicação de editais ou criação de novos procedimentos, o setor obrigatoriamente, deverá consultar o Serviço de Protocolo para que seja efetuado estudo quanto a quantidade de atendimentos e procedimentos necessários (criação de formulários, códigos de assuntos, abertura de guichês especiais, etc.) Quando uma unidade administrativa receber documentos via Correios e, se for necessária a sua autuação, estes deverão ser enviados a Equipe de Protocolo, com os competentes despachos que devem ser claros, determinando o devido encaminhamento e as providências a serem tomadas. O envelope deve ser enviado junto com os documentos, pois fará parte do processo 1

2 Expedientes que tenham sido recebidos de países que não sejam de língua portuguesa deverão ser traduzidos ou acompanhados de informações que definam o assunto do qual tratam Propostas em geral (locação ou venda de imóveis, materiais e serviços, etc.) não solicitadas pela Prefeitura serão recebidas como Protocolados A definição de urgência de um processo compete exclusivamente a Secretários, Subsecretários, Procuradores, Gerentes, Gabinete do Prefeito, normas legais ou a Equipe de Protocolo Geral quando for verificado que o processo tem prazo legal ou possa causar dano ao Município ou a terceiros A Equipe de Protocolo Geral não preenche formulários nem redige documentos, requerimentos, recursos, impugnações ou afins para terceiros Todos os processos serão identificados por etiqueta com número do processo, data/hora de autuação, nome do requerente, setor do primeiro destino, número do volume, descrição do código do assunto da tabela de assuntos do SIPAD, número do documento (Ofício, carta, requisições, etc), número da inscrição imobiliária (nos casos específicos que tratam de imóveis) e código de barras. Serão emitidas três etiquetas sendo a primeira via para o requerente ou para ser colada na contra-fé, a segunda para a capa do processo e a terceira para o documento que originou o processo. Em caso de falta de espaço a terceira etiqueta será colada no verso do documento. Caso haja mais de um volume serão impressas tantas etiquetas quanto necessárias para serem coladas às capas dos volumes Todos os protocolados serão identificados por etiqueta com número do protocolo, data/hora de autuação, nome do requerente, setor do primeiro destino, descrição do assunto efetuada pelo protocolista, número do documento e código de barras. Serão emitidas duas etiquetas sendo a primeira via para o requerente ou para ser colada na contra-fé, a segunda para o formulário de protocolado, que vai a frente do documento que originou o pedido. 1.2 DOCUMENTOS QUE NÃO SÃO AUTUADOS COMO PROCESSO OU PROTOCOLADO 2

3 Documentos rasurados, anônimos, ilegíveis ou duvidosos, bem como ofensivos a autoridades, pessoas comuns, servidores ou poderes constituídos. Serão aceitos documentos com assinatura eletrônica (certificados digitalmente) Documentos (requerimentos, formulário, etc.) incompletos, que dependam de outros papéis ou documentos necessários à sua instrução; Ofícios, requerimentos, expedientes ou outros documentos que não tenham os seus conteúdos descritos de forma clara (pedido e finalidade) ou que não possibilitem identificar o assunto dos quais tratam Revistas, boletins, convites, declarações, telegramas, telefax, , impressos de propaganda, recortes de jornais,catálogos de livrarias e similares Documentos de natureza particular de servidores ou demais solicitantes, tais como propagandas, faturas, notas fiscais, carnês, extratos bancários e similares Cópia de qualquer forma de requerimento, ressalvando-se os casos em que um processo tenha que ser reconstituído ou desdobrado ou que tenha assinatura de autoridade Municipal solicitando autuação Comunicações Internas (CI) e Memorando (Caso seja necessário abrir um processo com um desses documentos, este deve ter um ofício que contenha o assunto do qual irá tratar o novo processo) Documentos ou correspondências que não estiverem endereçados à Prefeitura Municipal de Vitória ou a uma de suas unidades administrativas. 2 TRAMITAÇÃO DE DOCUMENTOS 2.1 TRAMITAÇÃO DE PROTOCOLADOS 3

4 Os protocolados serão encaminhados pela Equipe de Protocolo Geral através do SIPAD. Junto ao documento, irá uma etiqueta com o número do mesmo e sua identificação, além de Formulário Padrão de Protocolado, quando necessário Após recebida fisicamente e no SIPAD, analisada e respondida a petição que está no Protocolado, o mesmo deverá ser arquivado na unidade administrativa receptora ou anexado ao processo Caso o Protocolado tenha que ir para outra unidade administrativa, o mesmo deverá ser despachado através do SIPAD. O número máximo de andamento dos protocolados será de cinco, com exceção dos que encaminham processos de outros órgãos (IPAMV, CDV, Governo do Estado, etc..). Vencido o número de andamentos, o protocolado deverá ser respondido, anexado a algum processo, autuado como processo (se necessário) ou arquivado Analisando um Protocolado e chegando-se à conclusão de que deve transformar-se em processo, o mesmo deverá ser encaminhado a Equipe de Protocolo Geral, com o devido despacho no sistema ou ofício indicando o assunto do qual o processo tratará, de acordo com a Tabela de Assuntos do SIPAD, e seu destino. Caso, ainda, o Protocolado tenha que transformar-se em processo e não exista assunto na tabela do SIPAD, o mesmo será analisado pela Comissão da Tabela de Assuntos Caso o Protocolado encaminhe algum documento para ser anexado a um processo, o mesmo deve ser recebido e, após, deve ser verificado se o processo está na unidade administrativa; caso esteja, o Protocolado será imediatamente anexado ao processo conforme subitem 2.6 e numerado conforme o último número de página do processo. O protocolado deverá ser arquivado no SIPAD com a menção do nº de processo ao qual foi anexado. No processo deve ser informado em documento de processos, no SIPAD o nº do protocolado. Caso o processo já tenha saído da unidade administrativa, o Protocolado deve ser encaminhado para onde estiver o processo, com um despacho em folha de informação, que deve ser grampeada ao Protocolado O Protocolado que não for anexado a processos administrativos, deve ser arquivado na unidade administrativa Cabe às Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização nas tramitações dos protocolados, com o acompanhamento dos relatórios fornecidos pelo SIPAD. 4

5 A unidade que envia o protocolado continua responsável por ele até que a Unidade destinatária acuse o recebimento no SIPAD, quando então o protocolado deixará de estar EM TRÂNSITO, e passará a estar RECEBIDO Os protocolados relativos a Lei de Acesso a Informação LAI, seguirão os prazos e rotinas determinadas na lei 8285/2012, ou seja, serão respondidos eletronicamente no prazo máximo de 20 dias. 2.2 TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS É vedado receber ou enviar um processo em mãos, sem o registro no SIPAD; o recebimento no sistema deverá ocorrer, obrigatoriamente, na mesma data do recebimento do físico. Motivo: O SIPAD é um sistema on-line, ou seja, na mesma hora em que se recebe ou envia um processo ocorre o registro no sistema e este dado fica liberado para consulta, inclusive na internet. Quando se anda com um processo em mãos, o SIPAD não recebe a informação de que o processo saiu de uma unidade administrativa para outra, logo, quem enviou o processo fica com a responsabilidade pelo mesmo, pois não há registro no Sistema, e quem o recebeu não consegue movimentá-lo nem acessar seus dados no SIPAD Cabe às Chefias a responsabilidade de exercer a fiscalização nas tramitações dos processos, com o acompanhamento dos relatórios fornecidos pelo SIPAD A unidade que envia o processo continua responsável por ele até que a Unidade destinatária acuse o recebimento no SIPAD, quando então o processo sairá da condição EM TRÂNSITO e passará a condição de RECEBIDO Não se deve apensar um processo a outro sem registrar no SIPAD (ver subitem 6.6). 5

6 Não se deve receber o processo em sua Caixa de Entrada no SIPAD sem que o tenha em mãos. A partir do momento em que o processo foi recebido na caixa de entrada do usuário, imediatamente ATESTARÁ que o processo físico está em suas mãos, tendo, portanto, responsabilidade sobre ele Ao assumir cargo, o servidor deverá receber, por solicitação de transferência, toda a caixa de processos que se encontram sob responsabilidade do ex-ocupante, observando o item Nunca encaminhar um processo sem antes revisar e ratificar que todos os anexos e páginas estejam devidamente numerados. Toda unidade administrativa deve ter um carimbo próprio para numerar páginas de processos e sempre que juntar alguma nova folha, numerá-la conforme subitem 2.6. Da mesma forma, deve-se observar os procedimentos para desentranhamento de documentos, conforme subitem 6.1. Observe que a responsabilidade de numerar e rubricar é do servidor que junta o documento ao processo Nunca enviar processos com rasuras nos despachos ou nas informações constantes do mesmo (ver subitem 8.2). Caso ocorra algum erro no despacho, o procedimento correto é informar, no próprio, sobre o erro e apor uma ressalva do tipo em tempo, onde se lê...leia-se, etc. Exemplo: À SEMAD/EAF, O valor do empenho é de R$15.000,00. Em 14/09/2007. Em Tempo, O Valor correto é de R$1.500,00 e não R$15.000,00 como foi despachado erroneamente. Em 14/09/

7 o Assinatura/Carimb Não receber ou enviar processos que estejam em péssimo estado de conservação. Toda unidade administrativa deve zelar pelo bom estado dos processos, evitando que as capas sejam rasgadas, riscadas ou molhadas. Cabe à Equipe de Protocolo Geral reformar os processos que estiverem em péssimo estado de conservação Observar prazos de processos urgentes. Idoso ou processos de deficientes físicos e prazos para conclusão da tramitação de cada solicitação Ao receber um processo que tenha o prazo vencido, mencionar a data e hora de recebimento através de uma informação escrita Para tramitar um processo, uma unidade administrativa deverá sempre fazê-lo através de despachos, manifestações, pareceres, informações, resoluções ou encaminhamentos, os quais deverão ser claros e completos, indicando o destino e também as providências a serem tomadas. Não se deve dar despachos no verso de documentos (requerimentos, ofícios, fotos, plantas, mapas ou similares), pois isso dificulta o manuseio do processo. No caso das folhas de juntada, sugerimos a utilização de frente e verso Quando se redigir um despacho ou informação em folha separada, a parte em branco do verso da folha deverá ser anulada com um traço transversal. Após, a folha deve ser devidamente numerada e juntada ao processo Os despachos e manifestações devem seguir a ortografia oficial e no final de cada um deve apor-se a assinatura, o carimbo e a data. Observe que o mesmo despacho feito no processo deve ser digitado no SIPAD ou pode ser digitado em um editor de textos, imprimi-lo e juntá-lo ao processo com sua devida numeração de página, lembrando de juntar o arquivo no SIPAD Nenhuma unidade administrativa pode recusar-se a receber um documento ou processo encaminhado por qualquer outra unidade administrativa da Prefeitura Municipal. Caso o processo tenha sido encaminhado erroneamente para a unidade administrativa, esta deve recebê-lo fisicamente e no SIPAD despachá-lo de volta à unidade que o encaminhou, como determina o artigo 5º da Lei nº 7.800/2009. Caso o 7

8 processo venha do Protocolo Geral, no primeiro andamento, deve-se entrar imediatamente em contato com a chefia do mesmo e devolvê-lo sem receber no SIPAD, para que seja providenciada a retificação do encaminhamento no sistema Ao encaminhar ou despachar um processo, consultar antes em qual situação o mesmo está cadastrado no SIPAD É obrigatória a transferência de processos que estiverem registrados na função caixa de entrada do SIPAD de um servidor para outro no caso de desligamento O servidor que solicitar exoneração de cargo efetivo, comissionado, temporário ou celetista deverá assinar termo de responsabilidade sobre os processos que estão recebidos em sua caixa no SIPAD, ficando o pagamento de seus direitos condicionados à devolução de todos. Assim, será efetuada a transferência para outros servidores É obrigatória a delegação de responsabilidade para o despacho e recebimento de processos em caso de transferência de local de trabalho, férias e outros afastamentos legais A solicitação de transferência deverá ser feita pelo titular da caixa de entrada ou pela chefia imediata através do Serviço SIPAD (Notes), ou através de Comunicação Interna (CI) É vedada a emissão de relatórios do SIPAD para o contribuinte. 2.3 CÓDIGO DE SITUAÇÃO PARA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS DENTRO DO SIPAD No SIPAD existem várias situações nas quais um processo pode estar cadastrado e que devem ser observadas antes de ser despachado. Em muitas dessas situações não consegue-se fazer o processo tramitar, pois o mesmo não fica disponível na Caixa de Entrada do sistema. 8

9 2.3.2 A Alteração de Situação de um processo é possível na opção Manter Situação no SIPAD Abaixo, descrevemos as situações em que um processo pode encontrar-se, sendo que algumas são específicas para determinadas unidades administrativas: A ELIMINAR Indica que um processo está na fila de eliminação do Arquivo Geral. AGUARDANDO ASSINATURA Para processos que estão parados aguardando a assinatura de algum documento. AGUARDANDO INTERESSADO Indica que determinado processo está parado na unidade administrativa esperando a presença do interessado para realização de um procedimento qualquer. CONCLUÍDO NO SETOR Todos os processos concluídos e arquivados na unidade administrativa para cumprir a Tabela de Temporalidade antes de serem encaminhados ao Arquivo Geral. AGUARDANDO TCES Processos que estão aguardando parecer do Tribunal de Contas do Espírito Santo. AGUARDANDO TÉRMINO DE CONTRATO Situação indicativa de processos que estão aguardando término de contratos. AGUARDANDO VENCIMENTO Processos que aguardam vencimentos. ANDAMENTO Processos que tramitam em situação normal. ANEXADO Processo que foi incorporado a outro. DESATIVADO Processos cancelados pela Equipe de Protocolo Geral por diversos motivos. APENSADO Processo que foi juntado a outro. NEUTRALIZADO Indica que determinado processo foi cancelado no SIPAD. ARQUIVADO / DESINTERESSE ELIMINADO / TEMPORAL 9

10 Indica que o processo foi arquivado devido ao desinteresse do requerente. Processos eliminados por já terem seu tempo de arquivamento concluído. CONCLUÍDO ARQUIVO GERAL Todos os processos que foram arquivados e encaminhados ao Arquivo Geral. EM CADASTRAMENTO Processos que estão em cadastramento pela Equipe de Protocolo Geral. CÓPIA / VISTA A PROCESSO Processos solicitados para vistas ou para retirada de cópia que têm que sair de um arquivo e ir para uma outra EM FASE DE ELIMINAÇÃO Processos que já entraram em fase de eliminação pelo Arquivo Geral. REMESSA PARA ÓRGÃO EXTERNO PMV Processos que foram encaminhados a Órgãos que não pertencem à estrutura da NOTIFICADO Situação comum a órgãos que notificam a terceiros e seus processos têm que ficar aguardando prazos. PROGRAMAÇÃO DE PAGAMENTO Processos de pagamento que estão para ser pagos pela Prefeitura Municipal (utilizado pela SEMFA). EM TRAMITAÇÃO JUDICIAL Quando o processo foi enviado para acompanhar processos judiciais por solicitação da Justiça. DOC. EMITIDO AG. INTERESSADO O processo aguarda o posicionamento do contribuinte após a PMV ter encaminhado documento de informação ao mesmo. AGUARDANDO MATERIAL PARA DOAÇÃO Processo aguardando a liberação de baixa de materiais para a doação. REMESSA PARA TCES O processo de aposentadoria anterior ao ano 2000, for encaminhado ao TCES para análise. ENCAMINHADO ÓRGÃO COMPETENTE O processo não é de competência da PMV e as informações deverão ser encaminhadas a outro órgão externo à PMV de forma definitiva. AGUARDANDO AUTÓGRAFO DE LEI O processo está aguardando a assinatura do Prefeito Municipal para homologação de legislação. MOVIMENTAÇÃO TCES Processos encaminhados ao TCES para análise por solicitação do mesmo sem prazo previsto para devolução. 10

11 PROCESSO FÍSICO NÃO LOCALIZADO O processo está em análise pelo Serviço SIPAD e o mesmo não foi localizado na unidade administrativa no qual está registrado no sistema SIPAD. ANEXO A DOSSIÊ Quando um processo administrativo está anexado a um processo judicial (dossiê). ENVIO PARA ARQUIVO GERAL EM CADASTRAMENTO DOCUMENTAR Quando o processo possuir assuntos específicos do sistema Documentar e estiver em fase inicial de cadastro. Processo que foi encaminhado para arquivamento definitivo no Arquivo Geral. MANUTENÇÃO SIPAD (NÃO ALTERAR) Falta de informação e não localização de um processo. 2.4 PRAZOS PARA TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS O Protocolo deverá preparar os processos e encaminhá-los no prazo de 48 horas, em dias úteis, a contar do recebimento, para processos comuns que não tenham prazo de urgência. O prazo poderá ser prorrogado até o máximo de 72hs caso haja acumulo de grande número de processos, com exceção de processos de inscrições, tal qual a Lei Rubem Braga, que devido ao grande volume de peças a serem montadas/paginadas poderão ser entregues em até uma semana após a autuação. A identificação dos processos comuns será efetuado pela palavra NORMAL impressa na etiqueta do processo Processos de pagamento, com datas de vencimento próximas, deverão ser encaminhados pelo Protocolo no mesmo dia em que forem recebidos, salvo os que forem processados no final do expediente, que deverão ser encaminhados no início do expediente do dia seguinte. A identificação dos processos comuns, mas que tem 11

12 prioridade sobre outros, será efetuado pela palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do processo Pedidos ou requisições do Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas ou outros órgãos similares, quando com prazos de Lei, devem ser identificados na capa com Urgente e encaminhados imediatamente a seus destinos Processos de recursos ou impugnações de editais, tomada de preços, concorrências e congêneres devem ser identificados na capa com Urgente e encaminhados imediatamente após seu processamento Processos com prazos de Lei da Procuradoria Geral do Município devem ser encaminhados imediatamente, com carimbo de urgente e prazos na capa e no SIPAD A identificação de Urgente será aposta apenas em processos com prazo de Lei, recursos, pagamentos judiciais com vencimento muito próximo, processos que denotem resolução de problemas relativos a calamidades públicas ou ainda processos em que Secretários, Subsecretários, Procuradores ou Gabinete do Prefeito tenham real necessidade de urgência para atendimento de interesse público Todo processo urgente terá prioridade sobre os outros processos, devendo ficar o mínimo de tempo possível em cada Unidade Administrativa até sua conclusão Autógrafos de Lei têm prazo de 15 (quinze) dias úteis, devendo ser enviados imediatamente após protocolado. A identificação dos autógrafos de lei será efetuado pela palavra EXPRESSO impressa na etiqueta do processo Considera-se o prazo final para entrada de recursos, inscrições, editais, impugnações e similares como sendo às 18:00hs no Protocolo do Palácio Jerônimo Monteiro e às 17:00hs no Protocolo do Centro Integrado de Atendimento ao Cidadão (CIAC), do último dia dado ao impugnante ou requerente Nos casos em que houver impossibilidade de se autuar um recurso, impugnação ou similar, por motivos internos à Prefeitura Municipal de Vitória, como paralisação do SIPAD ou falta de energia elétrica, a Equipe de Protocolo Geral apostará 12

13 justificativa no documento, devendo o mesmo ser autuado, no máximo até as 18:00hs do outro dia (conforme subitem 2.4.9), com carimbo, assinatura, data e hora Documentos autuados no Protocolo do CIAC e que possuam prazo poderão ser recebidos no Protocolo do Palácio até as 17:00hs 2.5 TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS SIGILOSOS Processos sigilosos são aqueles que para o bem da Administração Pública, do Município ou de terceiros não podem ter seu conteúdo acessado por terem informações restritas que, poderiam causar danos/constrangimentos, tanto à Prefeitura Municipal quanto à terceiros. A identificação dos processos será efetuada pela palavra SIGILOSO impressa na etiqueta do processo Um processo só é sigiloso quando designado por autoridade competente (Secretário, Prefeito Municipal, Procurador e Juiz de Direito) Documentos sigilosos devem ser entregues à Chefia de Equipe do Protocolo Geral ou ao servidor responsável que providenciará o seu processamento e montagem. Após, o processo será colocado em envelope e lacrado, com etiqueta, carimbo e assinatura da Chefia de Equipe de Protocolo Geral, com apenas o número do processo estampado do lado de fora do envelope, sendo imediatamente entregue à autoridade competente Os despachos dados dentro do SIPAD devem ser endereçados a uma pessoa específica da unidade administrativa para onde vai o processo, desta forma, só ela terá acesso às informações contidas no sistema. 2.6 ACRÉSCIMO DE DOCUMENTOS E FOLHAS A UM PROCESSO Na tramitação dos processos, os acréscimos de folhas de informação ou de outros documentos devem obedecer aos seguintes critérios: só se deve acrescentar outra folha de informação quando a que vem sendo utilizada estiver completamente preenchida, tanto na frente quanto no verso; 13

14 no caso do acréscimo de outro(s) documento(s) ultrapassar mais de 20 (vinte) folhas de papel, deve-se: a) inutilizar, na folha de informação em uso, todo o espaço em branco disponível com um traço; b) fazer o acréscimo do(s) documento(s) carimbando, numerando e rubricando cuidadosamente cada uma de suas páginas; c) acrescentar nova folha de informação em branco após o(s) documento(s), carimbandoa, numerando-a sequencialmente e rubricando-a no local apropriado, sendo esta responsabilidade do servidor que inseriu os documentos ou novas folhas; Obs.: O usuário poderá informar no Sistema todos os documentos inseridos no processo como ofícios, CIs, números de contratos no campo manutenção de processos do SIPAD que possuam numeração própria quando o documento for tão pequeno que não permita sua fixação ao processo, deverá ser colado em uma folha A4 ou similar, com o carimbo de numeração e rubrica apostos sobre parte da folha e parte do documento. No caso de documento bancário, apenas grampear, informando na folha A4. Se for documento com carbono, numerar apenas a primeira folha, pois as demais são cópias; caso o documento citado anteriormente contenha alguma informação ou carimbo no verso, deverá ser colado pela borda esquerda; quando o documento for tão grande que não permita sua fixação ao processo deve-se dobrá-lo de forma que os colchetes do processo peguem apenas em uma borda, permitindo assim, ao se desdobrar o documento, acesso a todas as suas informações; caso seja um projeto arquitetônico ou similar, deve-se colocá-lo em uma pasta rápida e juntar o mesmo ao processo. A pasta deve conter uma etiqueta com o número do processo, conteúdo, número de projetos ou similares e nome do requerente; anexos; deve-se informar na última folha de informação sobre a pasta e seus possam ser dobrados; o mesmo procedimento pode ser adotado para documentos que não 14

15 quando a quantidade de documentos ultrapassar aproximadamente 200 folhas ou o volume máximo das capas deve-se abrir volumes como descrito a seguir: a) Na capa da primeira parte do processo ou primeiro volume (onde está o requerimento ou formulário padrão) deve ser lavrado o Termo de Encerramento de Volume (vide modelo) e na capa do início do novo volume, deve ser lavrado um Termo de Abertura de Novo Volume (vide modelo), mantendo-se a numeração das folhas em seqüência e observando, na última folha do primeiro volume, a informação da continuidade dos volumes posteriores; b) a capa dos volumes será do mesmo tipo usado no processo comum ou poderá ser substituída por pasta de grande capacidade, sendo que, além da etiqueta padrão emitida pelo SIPAD, deverá ser colocada uma etiqueta indicando o número do volume; c) a abertura de volumes será ditada pelo bom senso, pois existem processos com menos de 200 (duzentas) folhas que, por conterem pranchas anexas ou outros documentos, tornam-se de difícil manuseio; d) a folha de juntada deve ser colocada no último volume, com o número do processo, número de página e rubrica do montador; e) por terem rotinas a parte, não são considerados volumes os documentos anexos em pastas, como pranchas de projetos e similares, apesar destes fazerem parte do processo; f) modelo para Termo de Abertura de Volumes: TERMO DE ABERTURA DE VOLUME DE PROCESSO Em / / foi feita a abertura do volume nº deste processo, que se inicia à fl. nº. Os novos despachos relativos ao processo deverão ser efetuados neste volume até que se atinja 200 folhas ou a capacidade máxima da capa, devendo ser aberto novo volume. Assinatura/Carimbo g) modelo para Termo de Encerramento de Volumes: 15

16 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME DE PROCESSO Em / / efetuamos o encerramento do volume de nº deste processo, contendo folhas bo Assinatura/Carim os volumes, apesar de não estarem apensados fisicamente uns aos outros, deverão tramitar obrigatoriamente em conjunto. 3 PROCEDIMENTOS ESPECIAIS DURANTE A VIDA ÚTIL DE UM PROCESSO Chamaremos de Procedimentos especiais os atos de anexação, apensação, pedido de vistas/cópia e desentranhamento de documentos de um processo. 3.1 DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS O QUE É DESENTRANHAMENTO DE FOLHAS E DOCUMENTOS? Desentranhamento nada mais é que a retirada de documentos ou folhas de informação do processo A retirada de documentos do processo, ou seja, o Desentranhamento, só poderá ser feito mediante autorização por escrito da autoridade competente do local onde o processo está tramitando Quando o solicitante for externo à PMV, deverá formular requerimento por escrito, com sua identificação, endereço, telefone para contato, procuração se necessário, explicando as razões do pedido de desentranhamento de documento (caso pessoa física ou jurídica privada) ou Ofício (caso de pessoa jurídica pública) Quando o solicitante for órgão interno da PMV, deve-se instruir o processo com a solicitação de desentranhamento, explicando o motivo à autoridade competente responsável pela pasta onde o processo está tramitando. 16

17 A autoridade competente só poderá autorizar a retirada de documentos originais de um processo quando estes não comprometerem as decisões finais, quando não forem provas de ato ilícito ou quando a falta desses documentos não prejudicarem terceiros Documentos que, por algum motivo, têm que ser devolvidos à Prefeitura, como alvarás de localização e funcionamento, no caso de baixa ou mudança de endereço, só poderão ser desentranhados se o requerente solicitar a desistência do processo Processos que estiverem com questionamento judicial deverão ser autorizados pela Procuradoria Geral do Município antes do documento ser desentranhado No caso da retirada de documentos sem autorização, poderá ser aberto inquérito administrativo para a apuração do fato, conforme subitens 8.1 e A Equipe de Protocolo Geral não fará o desentranhamento ou a troca de folhas e anexos de um processo que já estejam tramitando COMO PROCEDER PARA DESENTRANHAR UM DOCUMENTO Receber o pedido de desentranhamento de documento (protocolado interno) e juntar o mesmo ao processo Encaminhar o processo para a autoridade competente autorizar o desentranhamento Caso o pedido seja negado, comunicar por escrito ao solicitante e se for aceito, comunicar ao mesmo para vir receber os documentos Para a retirada do documento deve-se: a) fazer uma cópia do documento que será retirado; b) inserir a cópia no processo, no lugar do documento retirado, sem numeração; c) na seqüência natural das folhas, deverá ser registrado o Termo de Desentranhamento, conforme modelo a seguir. 17

18 Modelo Foram retirados os documentos, às folhas... e... deste processo, conforme autorização do Senhor... e entregues ao Senhor (nome do requerente), CPF/CNPJ número..., residente à Rua..., que apõe sua assinatura abaixo, como prova de ter recebido os documentos. Data/Carimbo/Assinatura Assinatura de quem recebeu os documentos 3.3 PEDIDO DE VISTAS/CÓPIA DE PROCESSOS Pedido de vistas é o procedimento adotado por pessoa física ou jurídica, por seu procurador ou advogado constituído, que necessite consultar processos de seu interesse Pedido de cópia é o procedimento adotado por pessoa física ou jurídica, por seu procurador ou advogado constituído, que solicita cópia de partes ou de todo um processo de seu interesse O pedido de vistas/cópia de um processo administrativo, obedecerá as normas legais vigentes que orientarão seu deferimento ou indeferimento O prazo de tramitação máximo de vistas/cópias deverá ser de 05 (cinco) dias úteis A vista, quando deferida, dar-se-á sob o controle da autoridade responsável, na própria repartição onde se encontre o processo administrativo Considera-se interessado aquele que figure no processo expressamente como parte ou quem declare, justificando-se por escrito, a necessidade de conhecer e de compulsar os autos do processo, tendo em vista a defesa de um direito próprio, coletivo ou difuso Considera-se advogado legitimamente constituído, o advogado munido de instrumento de procuração outorgado pelo interessado que preencherá os pressupostos acima. 18

19 Os interessados têm direito à vista de processo administrativo e a obter certidões ou cópias reprográficas dos dados e documentos que o integram, ressalvados os protegidos por sigilo, nos termos da Constituição Federal A vista será também concedida a terceiro, não figurante no processo administrativo, desde que seja declarada e justificada, por escrito, a necessidade de seu conhecimento para a defesa de interesse difuso, direito próprio ou coletivo, ou para esclarecimento de situação de interesse pessoal. 3.4 PROCEDIMENTOS PARA PEDIDO DE VISTAS/CÓPIA DE PROCESSOS O interessado solicitará o pedido de cópias em formulário padrão ou em requerimento próprio, especificando seu endereço, telefone, CPF ou identidade, no caso de pessoa física, CNPJ no caso de pessoa jurídica, bem como juntando cópia de procuração, se necessário, sendo um requerimento para cada processo O requerimento de vistas/cópia será protocolado, encaminhado para o local onde está o processo, devendo ser juntado ao mesmo e numerado (número de folha do processo) Caso o solicitante seja advogado, o mesmo tem direito a ter vista ao processo em qualquer unidade administrativa, bastando para isto apresentar a sua carteira da OAB e procuração do interessado no referido processo, ressalvados os processos sigilosos, de segredo de justiça e os previstos na Constituição Federal Se o advogado solicitar vistas e levar o processo para fora da estrutura da PMV, deve-se proceder da seguinte forma: a) o requerente deixará sua carteira de advogado com a chefia da unidade administrativa enquanto estiver de posse dos autos, se por curto espaço de tempo. A chefia dessa unidade administrativa deverá dar carga ao advogado no processo através de um despacho, sendo que o mesmo assinará no processo e em um livro de controle de saída, assumindo a retirada do mesmo; b) caso o advogado queira ter acesso ao processo por tempo maior que um dia (conta-se de 08:00hs às 18:00hs que é o horário de expediente da Prefeitura), deve-se fazer uma cópia do processo, arquivando-a por segurança, concedendo-lhe prazo de 05 (cinco) dias 19

20 para devolução dos autos. Neste caso, a solicitação terá que ser por escrito, onde conste endereço, telefone e o número da carteira da OAB do advogado; c) se o processo sair da PMV por mais de 1 (um) dia, deve-se dar carga no SIPAD, em situações especiais, com o código de situação Remessa para órgão externo à PMV ; d) esgotado o prazo e não devolvido o processo, deve-se entrar em contato com o advogado solicitando a imediata devolução do mesmo, e caso isto não ocorra, deve-se acionar a Procuradoria Geral do Município para providências, comunicando também a Equipe de Protocolo Geral, para realização da reconstituição do processo, se este não for devolvido ou tiver sido extraviado Se o processo estiver com código Concluído no Arquivo Geral ou Concluído no Setor, deverá proceder-se do seguinte modo: a) quando o pedido de vistas/cópia chegar à unidade administrativa que detém o arquivamento do processo, o servidor responsável deverá retirar o processo de sua caixa de arquivo e o formulário de vistas/cópia será anexado ao mesmo, sem no entanto ser numerado; b) a unidade administrativa que mantém o processo arquivado deve usar a função vistas/cópia no SIPAD para dar encaminhamento ao mesmo para outra unidade administrativa, que irá autorizar a vistas/cópia. Observe que o processo será encaminhado de uma unidade administrativa a outra, mas não será possível dar novas decisões, pareceres, ou despachos. O processo aparecerá na cor vermelha na caixa de entrada do SIPAD quando for desarquivado para vistas/cópia O pedido de vistas/cópia só será autorizado se for comprovado pleno direito do requerente Caso o processo esteja em órgão externo à PMV, o requerente será comunicado que o Município não está de posse do processo em questão e informar o local onde o mesmo se encontra Caso o pedido de vistas/cópia seja negado, deve-se comunicar por escrito ao interessado, explicando os motivos do indeferimento Caso seja aceito, deve-se proceder do seguinte modo: 20

21 a) verificar se existe a devida autorização de cópia do processo e, após, proceder com a identificação do interessado por meio da Carteira de Identidade e/ou procuração, se este for um representante do interessado no pedido de vistas/cópia; b) caso haja apenas pedido de cópias, um servidor acompanhará o requerente ao local onde serão efetuadas as cópias, sendo as custas por conta do requerente; c) se houver apenas pedido de vistas, o acesso será permitido com a presença de um servidor ao lado do interessado enquanto este manuseia o processo e seleciona as folhas das quais eventualmente solicitará cópia. Caso seja solicitado cópias autenticadas, o servidor deverá acompanhar o requerente até um cartório próximo para que seja efetuada a cópia É expressamente proibida a qualquer servidor da Prefeitura Municipal de Vitória, a retirada de cópias ou a permissão de vistas a processos administrativos sem a devida autorização e em desacordo com os procedimentos deste Manual. Neste caso, a unidade administrativa responsável pelo processo pode solicitar a abertura de Inquérito Administrativo para a apuração do fato, sendo o infrator sujeito às punições previstas no Estatuto dos Servidores Públicos do Município de Vitória Caso haja ordem judicial, para vistas/cópia fora da repartição, a autoridade detentora do processo permitirá a sua retirada tomando as seguintes cautelas: a) deve-se fazer constar no processo uma cópia do mandado judicial devidamente numerada; b) processo será copiado e esta cópia ficará arquivada na unidade administrativa que deu vistas ao processo até este ser devolvido; c) deve-se guardar também, por cautela, uma cópia do mandado judicial; d) processo receberá carga no SIPAD, em situações especiais, dando carga para fora da PMV, usando-se o código de situação Remessa para órgão externo a PMV ; e) se o processo não for devolvido dentro do prazo fixado pela autoridade judicial, ou se partes do processo estiverem faltando, deve-se acionar a Procuradoria Geral do Município para tomar as devidas providências e comunicar o fato a Equipe de Protocolo 21

22 Geral, que providenciará a reconstituição do processo, conforme procedimentos deste Manual. 3.5 PROCEDIMENTOS DE VISTAS AO PROCESSO QUANDO SOLICITADO POR ÓRGÃO INTERNO Quando o processo estiver com código de situação Em andamento, deve-se entrar em contato com a unidade administrativa onde está o processo e solicitá-lo. Não é necessário pedir para protocolar o pedido de vistas na Equipe de Protocolo Geral No caso de alguma Unidade Administrativa da Prefeitura Municipal de Vitória queira verificar um processo que esteja com o código Concluído no Setor, deverá solicitar por escrito, através de CI, o envio do processo para vistas ou juntada a outro No caso de alguma unidade administrativa da Prefeitura Municipal de Vitória queira verificar um processo que esteja com o código Concluído no Arquivo Geral, deverá solicitar por escrito, através de formulário padrão, que será encaminhado à Coordenação de Protocolo e Arquivo, para que envie o processo para vistas ou juntada a outro. 3.6 APENSAÇÃO DE PROCESSOS O QUE É APENSAR O PROCESSO? Apensamento é o ato de anexar um processo aos autos de outra ação ou demanda, por determinação legal ou por solicitação de uma das partes. Diferencia-se de juntada porque, nesta, o processo ou o documento anexado passa a fazer parte do processo, enquanto no apensamento os autos ou documentos apensados continuam fora do processo. A palavra é um neologismo formado de apensar (suspender, dependurar) Um processo B poderá ser apensado a um processo A (processo principal), se este depender do outro para instrução ou decisão final. Observe que os despachos somente poderão ser feitos no processo principal. 22

23 Na apensação, cada processo continua com sua identificação própria no sistema (SIPAD). É um procedimento reversível, ou seja, os processos poderão ser separados e cada qual tomará o seu destino próprio A apensação poderá ser feita por qualquer nível hierárquico da PMV, bastando para isto a chefia da unidade administrativa ou servidor responsável identificar a sua necessidade Poderão ser apensados a um processo principal quantos processos forem necessários Para arquivar processos que estejam apensados, os mesmos deverão ser separados (desapensados). 3.7 COMO APENSAR UM PROCESSO A OUTRO Consultar no relatório R3004 do SIPAD se os processos a serem apensados estão com código de situação Em Andamento e se estão na Caixa de Entrada da mesma unidade administrativa onde será efetuada a apensação Caso os dois processos estejam na mesma Caixa de Entrada no SIPAD, definir qual será o processo principal e clicar em Vincular. Após, usando a barra de rolagem, procurar o processo a ser apensado e então clicar em apensar. O mesmo poderá ser feito em manutenção de processo no SIPAD. forma: Após o processo ser apensado no SIPAD, procede-se da seguinte a) retirar o colchete dos processos a serem apensados; b) manter o processo principal na frente dos demais; c) prender todos os processos apensados por meio de colchetes, sem perder as respectivas capas; d) lavrar na folha de juntada do processo principal o termo de Juntada por Apensação, conforme modelo abaixo: 23

24 Modelo Foi(ram) apensado(s) a este o(s) processo(s) n.º(s)... Data/Assinatura/Carimbo e) lavrar, na folha de juntada de cada processo apensado, o termo de juntada por apensação, conforme modelo abaixo: Modelo Este processo foi apensado ao processo n.º... Data/Assinatura/Carimbo f) se o processo a ser apensado estiver arquivado, deve-se solicitar a retirada do arquivo para juntada, através de CI ou formulário padrão, este processo aparecerá na sua Caixa de Entrada grafado em vermelho. 3.8 COMO DESAPENSAR UM PROCESSO DE OUTRO Na Caixa de Entrada do SIPAD, selecione o processo principal, após clique em vincular. Com a barra de rolagem da tela que irá aparecer, selecione o processo que será desapensado, então clique em desapensar. O mesmo poderá ser feito em manutenção de processo no SIPAD Desapensado(s) o(s) processo(s) no SIPAD, deve-se separá-lo(s) fisicamente, retirando-se os colchetes e colocando novamente cada processo com seus colchetes, de forma a termos dois ou mais processos, conforme o caso. Após, lavra-se o termo de desapensação na(s) folha(s) de juntada(s) do(s) processo(s) que foi(ram) desapensado(s), conforme modelo abaixo: Modelo 24

25 Este processo foi desapensado do processo n.º.... Data/Assinatura/Carimbo Na folha de juntada do processo principal, lavra-se o termo de desapensação conforme modelo abaixo: Modelo Foi(ram) desapensado(s) deste, o(s) processo(s) n.º(s)... Data/Assinatura/Carimbo Após separado, o processo desapensado será encaminhado ao seu destino. Se estiver em andamento, voltará à tramitação normal Se o processo que foi desapensado estiver arquivado (processo que aparece em vermelho) no SIPAD, clique nele como se fosse despachar e após clique em devolver, devolvendo o processo à unidade administrativa onde ele estava arquivado Caso exista um processo principal A, com outros processos apensados, e este processo tenha que ser apensado a um processo "C, deve-se antes desapensar todos os processos do processo A e, após, apensá-los um a um ao processo C, que passará a ser o principal. 3.9 ANEXAÇÃO DE PROCESSOS O QUE É ANEXAR O PROCESSO? É incorporar definitivamente um processo a outro, perdendo o processo incorporado, a sua identidade no Sistema SIPAD Diferente da apensação, a anexação é um procedimento irreversível, ou seja, os processos nunca mais se separarão, sendo inclusive arquivados e eliminados juntos, como se fossem apenas um processo. 25

26 Um processo só será anexado a outro quando houver uma dependência total de um em relação a outro para uma decisão final, quando forem de requerentes ou interessados iguais, quando tiverem um só objetivo e a decisão de um valer para o outro ou ainda em processos que foram reconstituídos e posteriormente foram achados os originais Somente Secretários, cargos equivalentes, Subsecretários, Gerentes, Assessores e Procuradores podem autorizar a anexação de um processo a outro, sendo que esta autorização tem que ser por escrito. Equipe de Protocolo Geral A anexação de um processo a outro só será efetuada pela 3.10 COMO ANEXAR UM PROCESSO A OUTRO Os processos a serem anexados devem ser encaminhados a Equipe de Protocolo Geral, com a devida solicitação de anexação assinada por autoridade competente. Caso o pedido não se enquadre em anexação, o Protocolo Geral devolverá os processos com a devida explicação do motivo da não anexação, sendo indicada, neste caso, apenas a apensação dos processos. tratamento: Na Equipe de Protocolo Geral os processos receberão o seguinte a) o processo mais novo será fundido ao processo mais velho, para isto, será retirada a capa do processo mais novo e o mesmo será colocado após a última folha do processo mais velho; após, uma última folha será juntada a uma nova folha de informação com o devido termo de anexação conforme abaixo: Modelo Nesta data, o processo nº...foi anexado a este processo, passando a fazer parte integrante deste, não podendo mais ser retirado, conforme autorização do Sr...., (cargo)...no despacho à folha... do processo nº.... Todos os registros no SIPAD e a eliminação da capa do processo nº... foram providenciados pela Equipe de Protocolo Geral. 26

27 Data / Assinatura / Carimbo do Protocolo b) a capa do processo mais novo será eliminada; c) a Equipe de Protocolo irá informar no SIPAD a anexação dos processos e após anexados, serão devolvidos à sua tramitação normal CANCELAMENTO DE DOCUMENTOS OU PROCESSOS Caso seja necessário tornar sem efeito um documento no processo, deve-se carimbar sobre o mesmo, cancelado e riscá-lo transversalmente. Caso precise anexar outro documento retificando o que foi cancelado, proceder conforme o subitem 2.6. O cancelamento só poderá ser autorizado pela autoridade competente que detém o processo, com a devida justificativa por escrito no processo Um processo pode ser cancelado, logo após dar entrada no Serviço de Protocolo se: for cadastrado indevidamente; o requerente desistir do pleito no ato da autuação; for constatada duplicidade de pedido. Neste caso só haverá a desativação se o processo estiver no primeiro andamento e no Protocolo Geral (sem ter tramitado, ou recebido qualquer despacho). Para o cancelamento do processo será obedecido o seguinte procedimento: a) O cartão de protocolo ou a contra-fé serão devolvidos ao Protocolo que fará a sua eliminação; b) Todos os documentos e anexos serão devolvidos ao requerente; c) O Número do processo será desativado no SIPAD, sendo retirado do sistema qualquer informação sobre o requerente. No código de assunto será usado o termo Processo cancelado/desativado. No destino e requerente serão usados a sigla do Serviço de Protocolo. d) Apenas a chefia de protocolo poderá proceder a desativação de um processo. 27

28 4 PROCEDIMENTOS PARA RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS Um processo será reconstituído quando: a) o mesmo, por algum motivo, extraviar-se de dentro da Prefeitura e, após diligências, comprovar-se que o mesmo não mais existe ou, se não for urgente, não aparecer dentro de um prazo de 30 (trinta) dias; b) for destruído fisicamente por acidente ou ato ilícito; c) sair para vistas/cópia e não for devolvido por quem o retirou; d) for furtado de seu órgão ou repartição No caso de extravio ou destruição dos autos de um processo, sua reconstituição será obrigatória, sendo de responsabilidade da unidade administrativa, onde o processo extraviou-se, a busca e juntada de documentos necessários à reconstituição Após as diligências para busca de documentos, o chefe do setor ou cargo equivalente, responsável pela unidade administrativa onde desapareceu o processo, enviará um Ofício ao Protocolo Geral solicitando a reconstituição dos autos juntamente com toda a documentação recolhida No Protocolo Geral, a documentação será encapada, numerada e receberá uma etiqueta de processo com o mesmo número do processo desaparecido A Equipe de Protocolo Geral lavrará o termo de reconstituição do processo, conforme modelo abaixo: Modelo Nesta data, foi reconstituído, por solicitação do Sr..., Gerente do..., o processo nº..., por ter-se extraviado. Caso os autos sejam novamente achados, os mesmos devem ser anexados a este processo. Data/Assinatura/Carimbo Protocolo 28

29 5 PROCEDIMENTOS PARA ENCERRAMENTO DE UM PROCESSO Considera-se que um processo está encerrado a partir do momento que se tenha chegado a uma decisão de seu pleito. O termo processo encerrado designa apenas que este processo teve uma decisão, não significa portanto que este tenha parado de tramitar. Nem sempre o encerramento de um processo significa que o mesmo tenha que ser arquivado, por este motivo é importante estar atento aos procedimentos. 5.1 ENCERRAMENTO E DECISÕES DE UM PROCESSO Após a decisão final do processo, a mesma deve ser comunicada por escrito ao requerente, quando cliente externo Caso o processo seja de interesse de órgão interno, deve ser encaminhado à unidade administrativa competente para que as providências solicitadas sejam tomadas Caso esta decisão afete outros processos, pode-se apensar (subitem 6.6) ou anexar (subitem 6.9) todos os envolvidos, conforme procedimentos deste Manual Nunca arquive um processo, após a sua decisão final, sem verificar antes se o mesmo tem que aguardar prazos legais ou outros procedimentos. O processo, nesse caso, deverá ser colocado em uma das situações especiais do subitem A decisão, parecer, despacho ou similar sobre o processo deve ser escrita de forma clara e formal, com a respectiva assinatura, data e carimbo após o resultado do pleito, descrito como Deferido, quando o pedido for aceito, ou Indeferido, quando for negado, e justificativa legal para tal, assinado pela autoridade competente. Modelo/exemplo 29

30 Diante do parecer final da Procuradoria Geral do Município descrito às folhas 02 e 03 deste processo, consideramos o mesmo deferido. tura Data/Carimbo/Assina Indeferimos o presente processo de pagamento devido a empresa contratada entregar produtos com defeito de fabricação, conforme Lei n.º X.XXX de X de XXXXX de XXXX. Data/Carimbo/Assinatura Os processos devem ser encerrados dentro dos prazos estabelecidos na Tabela de Assuntos do Município de Vitória. 5.2 DESISTÊNCIA DO PLEITO O requerente pode solicitar o arquivamento do processo em qualquer instância desde que não cause prejuízos ao Município ou a terceiros A desistência terá que ser efetuada por pedido formal e escrito. Neste caso, será imediatamente arquivado conforme subitens 4.1, 4.2 e 4.3, após o pedido de desistência do solicitante. 6 PROCEDIMENTOS PARA ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS O arquivamento é dividido em três partes: Arquivo Corrente, Intermediário e Permanente. 6.1 ARQUIVAMENTO DE UM PROCESSO O arquivamento de um processo se dá quando o mesmo encerrar sua tramitação, preenchendo as seguintes condições: a) o pleito que proporcionou a sua criação obteve resposta, seja negativa ou positiva, e o 30