Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprovação

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2 CONTROLE DE REVISÕES Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprovação 0 04/10/13 Emissão inicial (em substituição ao PCF-004 Controle das despesas de Celulares de 26/07/05, com última revisão em 22/02/10) Sônia Maria M. Saldanha Sergio Lobo Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 2 de 18

3 OBJETIVO Estabelecer regras para concessão, utilização e controle de celulares. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se a todos os Colaboradores e Não Colaboradores-COB que, após o período de experiência (90 dias), terão direito a receber um aparelho de comunicação móvel de propriedade do COB. ABREVIAÇÕES E SIGLAS COB: Comitê Olímpico Brasileiro PCF: Planejamento e Controle Financeiro IT: Infraestrutura Tecnológica REFERÊNCIAS PCF-028: SOLICITAÇÃO DE REALOCAÇÃO DE DESPESAS PCF-029: SOLICITAÇÃO DE DESPESAS EXTRAORÇAMENTÁRIAS DEFINIÇÕES Colaborador Todos os que tem vínculo empregatício com o COB Não Colaborador-COB Membros da Assembléia e da Diretoria Termo de Responsabilidade Documento assinado pelos beneficiados por ocasião do recebimento do aparelho. Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 3 de 18

4 CONCEITOS DE GESTÃO DE PROCESSOS PROCESSO: Conjunto de atividades que levam ao processamento de informações para que seja gerado um produto final; SUBPROCESSO: Podem ou não existir como forma de organizar melhor os processos, mas possui o mesmo conceito de conjunto de atividades; ATIVIDADE: Conjunto de procedimentos; PROCEDIMENTO: Conjunto detalhado de ações para que seja gerado um produto final. Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 4 de 18

5 DESCRIÇÃO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES Num Subprocesso Sub-Processo Num Atividade Atividade Preencher o formulário IT-001 de Requisição de Telefone Celular Verificar orçamento por PCF Requisitar e entregar aparelho por IT Arquivar o Termo de Responsabilidade no dossiê do Colaborador por RH Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 5 de 18

6 MACROFLUXO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES INICIO Preencher o formulário IT-001 de Requisição de Telefone Celular Verificar orçamento por PCF Requisitar e entregar aparelho por IT Arquivar o Termo de Responsabilidade no dossiê do Colaborador FIM Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 6 de 18

7 DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS Atividade 1.0.1: Preencher formulário de Requisição de Telefone Celular Num Passo Procedimento INÍCIO. Preencher o formulário IT 001 de Requisição de Telefone Celular. Encaminhar para PCF, para a verificação de orçamento. Ir para o passo Responsável Recursos Humanos Recursos Humanos Atividade 1.0.2: Verificar orçamento por Planejamento e Controle Financeiro (PCF) Num Passo Procedimento Analisar e verificar orçamento. PCF Se tiver orçamento, ir para o passo Se não, ir para o passo Encaminhar a solicitação aprovada para IT. Ir para o passo PCF Retornar a solicitação para Recursos Humanos. PCF Responsável Analisar solicitação. Recursos Humanos Se extraorçamentário, ir para passo Se não, ir para passo Executar: Processo de Solicitação de Extraorçamentário. Ir para passo Se realocação de despesas, ir para passo Se não, ir para passo Executar: Processo de Solicitação de Realocação de Despesas. Ir para passo PCF Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Encerrar solicitação Recursos Humanos Atividade 1.0.3: Requisitar e entregar aparelho por Infraestrutura Tecnológica (IT). Num Passo Procedimento Analisar solicitação. IT Requisitar aparelho. IT Preparar o celular / smartphone. IT Preparar o Termo de Responsabilidade. IT Entregar o aparelho para o Colaborador e colher assinatura no Termo IT de Responsabilidade Entregar termo assinado pelo Colaborador ao RH. Ir para passo IT Responsável Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 7 de 18

8 Atividade 1.0.4: Arquivar Termo de Responsabilidade. Num Passo Procedimento Responsável Arquivar o Termo de Responsabilidade no dossiê do Colaborador. FIM. Recursos Humanos Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 8 de 18

9 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 9 de 18

10 NORMAS E REGULAMENTOS A solicitação de novos aparelhos celulares e/ou substituição de antigos para Colaboradores e Não Colaboradores-COB, somente poderá ser feita pela Área de Recursos Humanos. O plano acordado com a Operadora contempla pacotes de voz, SMS e dados (internet). Este plano foi divido por pacotes de acordo com o cargo ocupado pelo Colaborador (vide tabela no Anexo I). Os valores concedidos em cada pacote são para chamadas para outras Operadoras, com exceção do Pacote I, onde as ligações para celulares da mesma Operadora são gratuitas desde que sejam para números cadastrados no mesmo DDD e CNPJ (ligações entre Colaboradores). Eventos Nacionais: os Gestores deverão solicitar o desbloqueio das linhas dos Colaboradores (Formulário IT-001-1, Anexo IV) e os valores que excederem o pacote corporativo do Colaborador será debitado do centro-de-custo da Área Funcional ou do centro-de-custo do Evento, de acordo com o assinalado no mesmo formulário. Roaming internacional: Não faz parte do Plano acordado mas será disponibilizado nas viagens a serviço do COB, desde que aprovados pelo Gerente Geral da Área Funcional ou do Evento. Os valores dos pacotes internacionais ou os excedentes de serviços no exterior serão debitados no centro-de-custo assinalado no Formulário IT (Anexo V). Requisição de roaming internacional: deverá ser solicitada com sete (7) dias de antecedência da data da viagem (Formulário IT-001-2). Importante: Nas viagens ao exterior a serviço do COB, terminada a franquia de voz, se não houver contratação de um novo pacote, haverá a cobrança automática de tarifa avulsa. Torpedo não está incluído no pacote. Apenas os torpedos recebidos não serão cobrados. Os pacotes da Operadora são habilitados por 30 dias. O colaborador deverá fazer a solicitação a cada viagem. Cobrança de valores excedentes ao Plano: Nos casos onde não haja aprovação do Gestor os Colaboradores com ligações excedentes ao seu plano corporativo deverão assinar a autorização de desconto em folha de pagamento (Anexo VI). Roubo ou furto: o Colaborador deverá informar imediatamente a Área de Infraestrutura Tecnológica para o bloqueio imediato da linha. Deverá também providenciar e entregar o Boletim de Ocorrência (BO). Perda ou dano por má conservação: informar a Área de Infraestrutura Tecnológica para as devidas providências. O Colaborador deverá providenciar um aparelho semelhante ou solicitar um novo, arcando com os custos de reposição. Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 10 de 18

11 A Área de Infraestrutura Tecnológica é responsável pelo controle dos aparelhos concedidos (marca e quantidade), pelos bloqueios e desbloqueios solicitados, pelo recebimento e análise das contas telefônicas e pelo rateio de acordo com as solicitações recebidas. No caso de valores excedentes não aprovados pelo Gestor deverá encaminhar a Recursos Humanos informando o nome do Colaborador, a linha de celular e o valor a ser descontado em folha de pagamento. A Área de Recursos Humanos deverá providenciar a assinatura do Colaborador na Autorização de Desconto em Folha de Pagamento (Anexo VI, no caso de valores execentes ou Anexo VII, no caso substituição de aparelho por perda ou má conservação) ANEXOS Anexo I Tabela de Pacotes Anexo II - Requisição de Telefone Celular (formulário exclusivo de RH) Anexo III - Termo de Responsabilidade Celular (formulário exclusivo de Infraestrutura Tecnológica) Anexo IV - IT 001-1: Solicitação de desbloqueio de celular para utilização em evento nacional Anexo V - IT-001-2: Solicitação de roaming internacional em viagem a serviço do COB Anexo VI - Autorização de Desconto em Folha de Pagamento por valor excedente Anexo VII Autorização de Desconto em Folha de Pagamento para substituição de aparelho por perda ou má conservação. Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 11 de 18

12 ANEXO I Tabela de Pacotes CARGO Pacotes Valores em Reais Colaboradores até o cargo de Analista I 85 Especialista / Coordenador / Supervisor II 200 Gerente III 300 Gerente Geral IV 400 Diretoria / Superintendência V 600 Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 12 de 18

13 ANEXO II Requisição de Telefone Celular Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 13 de 18

14 ANEXO III Termo de Responsabilidade Celular Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 14 de 18

15 ANEXO IV IT 001-1: Solicitação de desbloqueio de celular para utilização em evento nacional Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 15 de 18

16 ANEXO V IT-001-2: Solicitação de roaming internacional em viagem a serviço do COB Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 16 de 18

17 Anexo VI Autorização de Desconto em Folha de Pagamento por valor excedente Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 17 de 18

18 Anexo VII Autorização de Desconto em Folha de Pagamento para substituição de aparelho por perda ou má conservação. Comitê Olímpico Brasileiro Processo: Concessão, utilização e controle de celulares Página 18 de 18

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