Uma experiência prática com o Neotriad

Transcrição

1 MAIS DO QUE AGENDA. CUIDA DE SUA VIDA. Uma experiência prática com o Neotriad Por Gérson Worobiej

2 Uma experiência prática com o Neotriad Era uma semana de muito trabalho em 2007, eu tinha muitas coisas para fazer e a maioria delas precisava ser concluída com urgência. Para tentar dar conta do trabalho fazia duas coisas ao mesmo tempo e pelo telefone eu tentava resolver uma terceira. Uma semana inteira nesse ritmo, com tudo sempre atrasado. Foi quando tomei uma decisão para resolver o problema! Na semana seguinte, eu colocaria todas as tarefas em dia, não importava quanto tempo tivesse que trabalhar, mas iria esvaziar minha mesa das pilhas de papéis. Chegada a referida semana, trabalhei todos os dias depois do horário, em alguns deles até as 22 horas. Notas pra lançar, contas da semana, folha de pagamento, admissões, coisas diversas que eu já nem lembrava mais quais eram os problemas. Além disso, idas ao banco às 15h45, com filas gigantescas, fechamento do caixa e mais outras tantas coisas. Na ânsia de mostrar trabalho, dedicação e eficiência, adotava como meus todos os afazeres que não tinham dono e assim fui acumulando tarefas e mais tarefas. Além de fisicamente cansado, estava mentalmente esgotado, pois tentava mostrar eficiência e me tornava cada vez mais ineficiente, já que distrações e erros de digitação eram bem comuns. O meu trabalho dava sustentação às decisões importantes, mas muitos assuntos tinham que ser resolvidos quando não havia mais tempo, fazendo com que decisões fossem tomadas no último minuto. Minhas resoluções eram lentas e precisavam de uma confirmação. Pois bem, chegada a segunda-feira seguinte eu tinha muito menos papéis em minha mesa e tudo estava mais quieto. Doce ilusão! Passada esta semana de relativa calmaria tudo voltaria a acumular novamente e o mesmo cenário voltou a aparecer. Pensei: eu estou fazendo algo errado! Tem que ter uma solução para este problema. Não é possível que esse seja um ritmo lógico de trabalho. Será que quanto mais responsabilidades eu tiver na empresa o volume de trabalho irá aumentar na mesma proporção? Então decidi procurar alguma coisa que pudesse me ajudar a sair daquela arapuca. Busquei na internet soluções para aquilo que me afligia: minha ineficiência! Em uma das buscas caí no site do Neotriad e parecia que o site tinha sido feito para mim. Foi como ler a bula de um remédio e ver todos os seus sintomas descritos ali. Li TODO o site, cliquei em todos os links, baixei todos os e-books e comecei no outro dia a mudar minha maneira de trabalhar e colher os primeiros resultados. 2 NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad

3 INCLUINDO TAREFAS, COMPROMISSOS, PROJETOS. Lembro bem que a primeira coisa que fiz foi organizar minha mesa e separar todos os papéis que estavam sobre ela. Eles só tinham três lugares para ir: lixo, arquivo e pilha das tarefas que a serem resolvidas. Por este motivo sempre digo que o resultado que tive usando a metodologia da Triad foi imediato. No mesmo dia que decidi me livrar daquela bagunça que estava me atrasando, eu já vi minha mesa limpa. Limpa mesmo. Afinal, depois de tirar tudo o que tinha em cima dela, fui à cozinha, busquei produtos de limpeza e limpei todo o local. Meus colegas de trabalho ficaram espantados com a atitude. Pirou, devem ter pensado. A sensação de alívio foi recompensadora. Boa parte dos papéis foi para o lixo mesmo, sem dó. Outra boa parte foi para o arquivo, porque não precisavam estar na minha mesa há tempos. O Resto que sobrou eram de coisas que eu precisava resolver. Para estas, examinei cuidadosamente analisando o assunto, o tipo de ação que eu deveria tomar e quando eu faria isso. Comprei, então, cinco pastas plásticas transparentes e uma vermelha. Nomeei as pastas de segunda a sexta e a pasta vermelha como urgente. Distribuí os papéis que sobraram nestas pastas, sendo que em cada dia da semana trabalharia primeiro os papéis que estavam na pasta correspondente. Assim minha mesa estava definitivamente limpa da sujeira e dos papéis. No início do dia eu tirava a pasta e trabalhava nas coisas que estavam lá dentro. Quando surgia alguma tarefa nova eu examinava e colocava na pasta do dia em que eu a faria. Se fosse urgente a atividade era colocada na pasta vermelha. Partindo daí, eu comecei a transformar as coisas que estavam nas pastas em tarefas no Neotriad. Uma ligação, um solicitação do meu chefe, um , tudo ia para o Neotriad com data pra ser executado. As tarefas que tinham data e hora para serem realizadas eram definidas como compromissos. Junto com esta transformação eu continuava lendo o livro A Tríade do Tempo e tentando adaptar a metodologia àquilo que eu fazia no trabalho. No início achei que o livro mostrava um mundo que não existia, de pessoas que tinham tempo pra tudo o que queriam, mas estava NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad 3

4 decidido a fazer o que fosse necessário para conseguir atingir aquele objetivo. Algumas coisas eram realmente difíceis de visualizar como deixar tempo livre, ou não preencha todo o seu tempo de trabalho, aprenda a dizer não. Essa última então foi muito difícil. Deixe tempo livre : Isso fazia sentido para mim quando pensava em um alto executivo de renome e como ele fazia para trabalhar. Pense em algum que você admire. Que tenha uma empresa grande e muitos funcionários trabalhando para ele. A quantidade de responsabilidade é muito maior que a sua e, mesmo assim, ele consegue tocar a vida sem enlouquecer. Então, se ele consegue você também consegue. Ele não tem nada que você não tenha. Só a partir deste momento começou a fazer sentido para mim essa historia de deixe tempo livre na sua agenda. Isso está ligado à outra frase que me causou estranheza, aprenda a dizer não. Se você juntar as duas coisas terá uma grande ferramenta para a sua falta de tempo. Depois que inseri as tarefas nas minhas pastas, comecei a usar um recurso bem útil das tarefas que é a repetição em que elas ocorrem. Anotei as tarefas que eu tinha que executar todos os dias, classifiquei pela importância de cada uma e as editei de forma que se repetissem todos os dias da semana. Assim, quando chegava pela manhã, ligava o computador e o Neotriad e encontrava minha lista de tarefas diárias me esperando. Depois de priorizar o dia, com as outras atividades que estavam planejadas, eu começava a fazer as minhas tarefas de rotina. Você sabe como é possível fazer o Caminho de Santiago que tem 800 km? Com um passo de cada vez e um depois do outro. Desta forma, mesmo com a agitação do dia, faço a minha lista de tarefas recorrentes primeiro, antes de começar a resolver os problemas. Estas tarefas recorrentes são pequenas atividades que fazem parte de outras maiores. Por exemplo: uma das minhas tarefas recorrentes é o lançamento das notas faturadas, se eu não lançar as notas, não poderei conferir e programar as contas para a próxima semana e não terei a previsão de 4 NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad

5 quanto dinheiro precisaremos. Então, eu TENHO que lançar as notas faturadas todos os dias, porque se eu não lançar, quando chegar a hora de programar as contas, elas não vão aparecer no sistema, não terei uma previsão confiável e isso trará vários problemas. Se você não dá atenção a um problema pequeno, ele cresce e se transforma em um monstro chamado urgência. Eu já cheguei a ficar digitando notas faturadas acumuladas por três horas, para programar as contas daquele mesmo dia, para que fossem conferidas e pagas. Tudo no mesmo dia. Este regime de urgência fez com que os erros se multiplicassem, notas lançadas erradas por causa da pressa, contas programadas incorretamente e muito estresse gerado pela pressa nas últimas horas. Programar as tarefas foi uma grande idéia e deixá-las recorrentes, preveniu uma grande quantidade de problemas. Ok, já estava craque nas tarefas e aos poucos ia dominando um pouco mais sua inclusão e manutenção. Até aí eu não tinha incluído nenhum projeto ou meta, então não tinha registro do meu progresso. Só tinha melhorado a minha maneira de fazer as coisas. Então tive sensação de estar correndo em círculos. Uma corrida organizada, mas ainda em círculos. Não estava indo a lugar nenhum. Então incluí um projeto pequeno denominado: Rotina e outro que se chamava Melhorias. Vinculei as atividades que eram baseadas na execução de tarefas diárias ao projeto Rotina e comecei a pensar em como poderia deixar meu trabalho mais eficiente. Essas eu coloquei no projeto Melhorias. Assim pude me familiarizar com o funcionamento de Projetos no Neotriad. Para o projeto Melhorias, meu raciocínio foi que eu deveria ser mais eficiente na execução de determinada tarefa, então comecei a pensar maneiras de deixá-las mais rápidas, mas confiáveis e seguras. Como usamos o Excel para muitos controles aqui na empresa, criei planilhas novas e mais rápidas, que faziam a mesma coisa com apenas um clique. Usei diversos recursos que o programa tinha para conseguir o que queria, entrei em grupos de discussão do Excel para aprender a otimizar meu trabalho, criei macros (benditas macros do Excel!) que abriam as planilhas que queria clicando em um botão, sem ter que: clicar em Abrir/procura arquivo/clica no arquivo/clica em abrir. Cinco ações foram substituídas por apenas um clique. Tive uma grande quantidade de tempo ganho, na organização das tarefas e na execução delas. As urgências ainda apareciam e os dias de loucuras às vezes aconteciam novamente, mas eram esporádicos e no dia seguinte tudo voltava ao normal. Meus projetos tinham um gráfico de execução mostrando quanto eu trabalhava na rotina e em melhorias. Mas veja que essa mudança não foi uma coisa simples. Eu não trabalho sozinho. Outras pessoas dependem do meu trabalho e eu dependo do trabalho de outras pessoas. Mudar meu comportamento implicou em mudar a rotina de outras pessoas, inclusive, do meu chefe. Isso exigiu muita conversa e explicações sobre o porquê de executar as tarefas de um jeito ou de outro. Com toda certeza você terá este tipo de problema, seja com o seu chefe, funcionários ou com seus colegas de trabalho. A melhor solução que encontrei foi explicar porque estava mudando as coisas e demonstrar que a nova metodologia permitia que não me estressasse todos os dias e, assim, eu poderia sair no horário, ter tempo de ir à academia e viver muito melhor. Afinal quem não quer isso? NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad 5

6 IDENTIDADE, O QUE É ISSO? Uma das coisas que achei muito interessante quando comecei a usar o Neotriad foi a definição de papéis para criar a identidade. Ter que definir estes itens para coletar meus dados me fez pensar nos papéis que eu represento na minha vida e como eles se relacionam com as pessoas que estão ligadas a eles. Comecei pelo básico: eu exerço o papel de Pai, Marido, Profissional, Filho e... o que mais? Será que é só isso que eu faço da minha vida? Ah, não, tem outro papel: o de Gérson! O papel que representa a minha pessoa, as coisas que dizem respeito somente a mim, minha individualidade. Interessante, não é? Saber que você também tem que dar atenção para você mesmo. Estes são os papéis que uso até hoje. Uma dúvida que tive foi como classificar outros mini-papéis que temos, por exemplo; amigo, tio, tia, padrinho, colega de trabalho, empregado, chefe, etc. Então achei que seria mais prudente agrupar estes mini-papéis dentro dos grupos maiores, os papéis de tio e padrinho se encaixam no papel de Pai (que não deixa de ser, sob certo aspecto), os papéis de empregado e chefe, se encaixam dentro de profissional. O papel de amigo pode se encaixar dentro do papel do Gérson e o colega de trabalho pode ser no de Gérson, também, ou de Profissional, dependendo da situação. Mais interessante ainda é quando você inicia o planejamento da sua semana e começa pela distribuição das tarefas olhando para sua identidade. A programação começa a partir de quem é você, com quem se relaciona e, desta forma, consegue programar sua (vida) semana. Outro item bastante revelador é olhar o seu gráfico no final de um mês e ver como está a distribuição de papéis. Você pode levar um susto ao verificar o seu percentual de filho perto do zero. Basta pensar em como seria o gráfico dos seus pais exercendo o papel deles de Pais durante boa parte da vida. METAS Só depois de estar familiarizado com o Neotriad consegui traçar minhas Metas. Para isso foi necessário ter uma visão do que considerava ideal para o futuro e perceber que estava em uma roda viva de trabalho, não tinha tempo e não estava acostumado a planejar com antecedência. Pensar em Metas foi bem complicado para mim. Eu comecei com metas simples como a faculdade, marcando a data do término do curso, as datas das provas, entregas de trabalho, etc. À medida que as tarefas iam se completando ia chegando mais perto da minha meta: formar-me. 6 NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad

7 Quanto mais íntimo eu ficava deste método de organização se tornava mais fácil programar o que queria para o próximo ano até chegar o momento de aumentar os detalhes e afinar mais minha sistemática foi um ano da minha primeira programação anual. Formatura, promoção no trabalho e outras conquistas. No final do ano estava nas nuvens, me sentindo o dono e senhor da minha vida. Nesse ponto cometi um erro comum, enchi 2011 de metas e projetos. Só que era muito mais do que eu conseguiria dar conta, mesmo estando mais organizado. Este ano passou meio truncado. Fiquei frustrado muitas vezes por não conseguir dar conta de tudo o que tinha planejado, deixei coisas por fazer, comecei projetos que foram esquecidos depois. Muito ruim. Mas como devemos aprender com os nossos erros, em 2012 tudo será diferente. Tenho poucas metas e alguns projetos, todos realizáveis. Então vá com calma, não tente abraçar o mundo. Tentei racionalizar, porque isso tinha acontecido e me dei conta que uma Meta pode se dividir em dois ou três projetos e cada projeto pode se sub-dividir em 30, 40 tarefas durante o ano. Todo este planejamento somado ao que você já faz hoje pode se tornar uma avalanche de coisas para fazer e a idéia não é essa. A idéia é ter uma vida equilibrada dando atenção a todos os aspectos que fazem de você, aquilo que é: sua família, pais, amigos, você mesmo, seu trabalho, desejos e aprender a dar atenção a cada um deles para sentir que a sua vida esta indo para frente, que você está mais feliz este ano do que no ano passado. Sentir que você tem o controle da sua vida e pode direcioná-la para onde você acha melhor. Afinal, crescer é fácil, difícil é evoluir. NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad 7

8 COMO EU USO NO MEU DIA A DIA? Hoje eu não vivo mais sem usar o Neotriad. Ainda uso agenda de papel para anotações diárias e para carregar papéis quando vou a algum lugar. Não tenho mais papeizinhos com recados, telefones ou lembretes colados pela minha mesa. Tudo está anotado no Neotriad. Veja com funciona: quando recebo um telefonema com um problema novo, anoto o que for preciso no meu bloco. Depois transformo aquela anotação em uma tarefa nova, com as anotações necessárias e para ser concluída um dia antes daquele que prometi entregar o resultado. O papel vai para o lixo. Então posso esquecer aquela tarefa até o dia da sua execução e retornar ao que estava fazendo. O mesmo serve pra quando te dão um recado, seu chefe pede alguma coisa ou você se lembra de algo que precisa fazer ou uma idéia que teve. Como tenho alguns projetos em andamento, as tarefas necessárias para cada projeto já estão programadas. Quando você faz isso talvez acabe acumulando muitas atividades para um mesmo dia ou semana, porque quando está colocando as tarefas em diferentes projetos, não tem como controlar a quantidade delas. Para isso serve a programação da semana. Um dos recursos mais legais do Neotriad é poder ver a sua próxima semana de trabalho em uma tela e manipular as tarefas e compromissos para deixar o dia o mais planejado possível. É realmente impressionante começar a semana com ela planejada. É uma sensação de controle, de tranqüilidade em saber o que espera por você na segunda-feira pela manhã. Quando programo a semana, lembro de várias coisas que preciso fazer, vejo coisas programadas que terão que ser adiadas para a outra semana e ajusto compromissos para que tenha tempo de chegar até eles. A quantidade de horas do dia é mostrada e é um bom balizador pra ver se o seu dia está cheio ou vazio. Nesta etapa posso trocar uma jornada na academia por um almoço na casa da minha mãe ou uma ida ao cinema com a família. A minha programação do dia começa com as coisas rotineiras que preciso fazer. Depois passo para as coisas importantes que façam parte da programação e das quais outras tarefas dependem ao longo da semana. Durante a manhã vejo o que vai ser preciso fazer à tarde e preparo as coisas para que elas aconteçam bem. Uma ida ao banco, buscar documentos e resolver problemas externos. Tenho conseguido deixar as das últimas horas do dia praticamente livres para imprevistos e outras melhorias. Nesse horário minha energia já está mais baixa e fico menos produtivo. Daí eu aproveito esse tempo para rever o próximo dia, melhorar planilhas e deixá-las mais eficazes, além de pensar em algo que possa melhorar meu trabalho. Desta forma, não tenho problemas em sair no final do horário do expediente. Este gerenciamento de energia é uma coisa bem interessante e que funciona, porque posso dedicar minhas horas mais produtivas aos assuntos mais importantes e deixar para pensar quando minha energia está mais baixa. 8 NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad

9 EQUIPES: QUEM É MINHA EQUIPE? Trabalhar em equipe é um desafio mesmo que só tenha uma pessoa. Coordenar esforços de duas ou mais pessoas para chegar a algum lugar é mesmo difícil, mas se fosse fácil qualquer um faria. A integração entre os participantes que o Neotriad proporciona é única. Você está em contato sempre que quiser. Se estiver em casa no final de semana e tiver aquele insight para um projeto da equipe, é só logar no Neotriad, anotar a tarefa ou idéia, delegar para o responsável da área e voltar para o sofá. Uma das coisas mais convenientes que vejo no uso para equipes é poder ver no que todos estão trabalhando. Você programa uma lista de tarefas para cada responsável, examina o dia (semana) de trabalho dele e deixa que ele trabalhe em paz. Ainda estou aprendendo a usar todos os recursos das Equipes no Neotriad, mas os que eu já domino são realmente ótimos. NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad 9

10 E AFINAL, ESSE NEGÓCIO É BOM MESMO? Uma coisa que sempre achei fascinante entre tudo que vi e ouvi do Christian todo esse tempo é que tudo se baseia em números. Quantidade de pessoas que reduziram o número de urgências, pesquisas que mostravam (em números) como as pessoas tratavam as coisas que tinham pra fazer, etc. O que a metodologia da Triad pretende é melhorar os seus números, baseados em um teste para que a sua vida seja mais equilibrada e faça mais sentido. Não se trata de mero achismo, de faça assim, porque funcionou comigo ou, ainda, tive uma visão. Não, nada disso! Faça o teste, veja seus números, tente usar estas dicas e faça o teste novamente para ver se os seus gráficos melhoram. Melhoraram? Você se sente mais feliz assim? Sim? Que bom, ficamos felizes. Não se sente mais feliz? Então vamos ver os seus números para ver o que deu errado e tentar mais uma vez. aqui. O melhor de tudo, é que você está desobrigado de acreditar em tudo o que eu disse Se você quiser mais detalhes de como comecei ou alguma ajuda neste início pode contar comigo! Escreva para euusoneotriad@yahoo.com.br ou visite meu blog wordpress.com, que ajudarei com prazer. 10 NEOTRIAD Uma experiência prática com o Neotriad