PROGRAMA QUALIFICAÇÃO-EMPREGO. Guia de Apoio à Candidatura

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1 PROGRAMA QUALIFICAÇÃO-EMPREGO Guia de Apoio à Candidatura Programa Julho/2009

2 Índice I - Preparação e apresentação da candidatura / pedido de renovação ao Programa Dimensões do Projecto que devem merecer reflexão prévia à preparação da candidatura Notas e Instruções gerais para o preenchimento dos Formulários de Candidatura Etapas do processo de candidatura - sistematização Preparar a candidatura Empresas que já têm um processo de redução ou suspensão formalizado junto do ISS/DGERT Orientações para apuramento da definição de custos Compensação Retributiva Incentivo à Qualificação Custos com Formadores Custos com Formandos (transportes) Faltas Dossier de caracterização Económica e Financeira da Empresa Viabilidade económica da empresa Índices de solvabilidade Financeira Demonstração de excesso de capacidade laboral A elaboração do Plano de Formação Enquadramento Recursos Humanos Principais Indicadores de Actividade Formativa Fundamentação do Plano de Formação Formação Profissional para Processo RVCC... 7 II Desenvolvimento das acções Gestão do Calendário das Acções Deveres dos Trabalhadores Abrangidos Faltas Período de elegibilidade das despesas de formação Emissão dos recibos Conta Bancária Exclusiva - Procedimentos Organização do dossier técnico-financeiro Mapas mensais de execução Execução das acções e seu financiamento Prazos a observar Apoio técnico e informação... 7 Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 2/25

3 I - Preparação e apresentação da candidatura / pedido de renovação ao Programa A apresentação de uma candidatura ao Programa obriga a que estejam reunidas todas as condições para acesso ao mesmo, com destaque para os que constam dos números 8 a 10 do Regulamento Específico, pelo que só deve apresentar candidatura se os mesmos estiverem reunidos na sua totalidade. A apresentação de uma candidatura ao Programa (PQE) não é um processo complexo, embora não possam deixar de ficar reunidos os elementos essenciais que permitem aferir o cumprimento do quadro legal aplicável. Este documento contém algumas sugestões e observações que podem apoiar a concretização destes processos. 1. Dimensões do Projecto que devem merecer reflexão prévia à preparação da candidatura 1.1 A duração do período de formação a apresentar na candidatura que pretende apresentar deve ser bem ponderada A candidatura pode ter uma duração até 6 meses e pode ser renovada até mais 6 meses. As renovações podem ser feitas por períodos mais curtos de 1 mês, 2 meses, sendo, igualmente, possível apresentar mais do que um pedido de renovação, no entanto, no seu total as renovações não podem ultrapassar os 6 meses. Se a candidatura inicial tiver sido apresentada para 6 meses, com as renovações, o limite da duração do apoio pelo Programa é de 12 meses. Mas se a candidatura inicial tiver sido de 3 meses, as renovações só podem ser na mesma no total de 6 meses, pelo que, neste caso, só vai ter possibilidade de apoio pelo máximo de 9 meses (3+6). Uma das questões que deve, por isso, ser logo equacionada, é qual a duração da candidatura, porque ela vai condicionar o período máximo do apoio. 1.2 Optar por redução temporária do período normal de trabalho ou suspensão do contrato de trabalho As regras de acesso condicionam a participação a uma percentagem máxima de 25% trabalhadores ou o equivalente em número de horas de actividade. Tomando como exemplo o cenário a) e uma empresa que tenha 100 trabalhadores e um número de horas de actividade de 800 horas dia, a empresa pode optar por: a.i) Apresentar uma candidatura em que coloca em formação os 25% (ou seja, 25 trabalhadores) e mantém os restantes 75 a trabalhar normalmente, numa outra hipótese: a.ii) Considerando que 25% do número de horas/dia são, neste exemplo concreto, 200, distribui esse número de horas de formação por um número mais elevado de trabalhadores (40, 50) dentro dos limites Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 3/25

4 razoáveis para a concretização do Plano de Formação que lhes vai apresentar. Neste cenário, por exemplo, os trabalhadores podem trabalhar uma parte do dia e frequentar formação na parte restante, ou, numa semana, podem trabalhar 2 ou 3 dias e frequentar formação nos restantes; E ainda é possível uma candidatura que conjugue as duas hipóteses colocadas: Parte dos trabalhadores são suspensos e só frequentam formação, parte está em redução da actividade e trabalha parte do seu horário, frequentando formação no restante. A opção a tomar depende, naturalmente, da organização interna e do que a empresa candidata considerar ser mais ajustado para rentabilizar os seus recursos, face ao cenário de alguma incerteza em que os mercados se encontram. Tenha presente que: 1. Quando pedir renovações, poderá propor a integração de novos trabalhadores. 2. Para aferição do nível de emprego, será considerado o registado à data de 30 de Março e e à data de 15 dias (seguidos) a contar do fim da vigência do Programa na empresa, incluindo, neste período as renovações do apoio que venham a ocorrer. Não serão contabilizados óbitos e reformas, nem os trabalhadores temporários. Assim, uma candidatura que tenha como referência a data inicial de 15 de Abril e que termine, por exemplo, a 15 de Junho, no processo de aferição da manutenção do nível de emprego vai ser confrontado o número de trabalhadores que a empresa tinha quando foi Homologado o Primeiro Regulamento Específico para o Programa (30 de Março) e o número de trabalhadores existentes em 1 de Julho. Para a manutenção deste nível são contabilizados os trabalhadores com contrato a termo certo, excluindo os contratos que tenham sido celebrados com a finalidade de substituir temporariamente um trabalhador e os que tenham chegado ao limite das suas renovações. Define-se como limite máximo de diminuição de postos de trabalho (PT) a constante da tabela abaixo. Da aplicação de uma percentagem de 1%, independentemente da dimensão da empresa, não se admite que seja ultrapassado o número máximo de 10 PT. N.º de Trabalhadores Diminuição de PT permitida Até 50 2 PT PT PT PT > 500 1% até ao limite de 10 PT Se a aplicação da percentagem de 1%, face ao total de trabalhadores em empresas com mais resultar num rácio com casas decimais, o arredondamento é feito para o número inteiro seguinte (exemplo: 6,2=7). As situações em que estas regras não sejam cumpridas, assumem carácter absolutamente excepcional e terão que ser devidamente justificadas e autorizadas pelo IEFP, IP após parecer da Comissão de Acompanhamento e Avaliação sobre o requerimento que lhe deve ser remetido pela empresa candidata, a fundamentar o incumprimento. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 4/25

5 Durante o período em que o Programa vigora, se alguns contratos a termo tiverem caducado, o nível de emprego pode pontualmente ter ficado abaixo do que vai ter que comprovar na data de fim do Programa. O que é imprescindível é que ele esteja reposto para os níveis contratualizados, 15 dias seguidos após o fim do Programa na Empresa. 3. Os ajustamentos ao Plano de Formação são possíveis. Assim, poderá ajustar os cronogramas (horários), trocando dias ou horas, concentrar a formação, ou distendê-la no tempo, dentro do período de vigência do Programa (se estiver programada para decorrer em 2 ou 3 semanas, concentrá-la numa semana, por exemplo), podendo, igualmente, alterar o local de formação. Salienta-se que estas alterações só são possíveis para os trabalhadores em situação de redução temporária do período normal de trabalho porque para os trabalhadores com contratos de trabalho suspenso é obrigatória a frequência da formação a tempo inteiro. 4. Se apesar da liberdade de gestão no plano de formação que é permitida pela inexistência de níveis mínimos ou máximos de formação no mês, optar por pôr termo à formação dirigida a trabalhadores com contratos de trabalho suspenso ou redução da actividade, poderá sempre fazê-lo antes do fim do Programa. Deve, contudo, ter em atenção que estes trabalhadores não poderão ser reintegrados novamente em formação enquanto durar a candidatura aprovada, podendo ser novamente integrados num novo período que venha a ser aprovado em fase de renovação, caso ocorra, e depois de efectuada nova negociação. 2. Notas e Instruções gerais para o preenchimento dos Formulários de Candidatura 2.1 Formulários A candidatura ao Programa concretiza-se através de submissão electrónica, através do site do IEFP ( O acesso à componente de candidaturas electrónicas é efectuado logo através da página de entrada no site, como se ilustra: O formulário de pedido de financiamento contém o mesmo tipo de campos que constam do formulário que foi utilizado na primeira fase de candidaturas e que está disponível em versão pdf para consulta e apoio, no site do IEFP (Apoios e Incentivos/Programa ). Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 5/25

6 A candidatura obriga também a que se apresente a listagem de trabalhadores, com um conjunto de dados, conforme o anexo 1, disponível em excel no mesmo endereço do site do IEFP. Esses dados podem ser carregados directamente no formulário de candidatura ou, em alternativa, quando se trate de um número elevado de trabalhadores, pode utilizar-se o ficheiro excel e remete-lo, bem como as listagens impressas, com os restantes documentos da candidatura. (nota importante: esta possibilidade de envio do ficheiro em Excel ficará disponível apenas enquanto o próprio sistema de submissão electrónica de candidatura não tiver disponível a funcionalidade de upload do ficheiro, que se encontra presentemente em desenvolvimento). O pedido de financiamento está desdobrado em apenas 3 rubricas de custos pelo que a sua preparação é relativamente simples. Como a rubrica dos custos com as acções de formação está limitada pelo máximo de 3 Euros custo/hora/formando, significa que, se por exemplo, apresentar um Plano com horas, o custo com a rubrica 3 não poderá ser superior a Euros. No pedido de financiamento devem constar os valores com a compensação retributiva e o incentivo à qualificação, valores estes que estão directamente relacionados com o vencimento ilíquido auferido pelos trabalhadores que vão ser abrangidos pelo processo, pelo que torna imprescindível a sua descriminação, de modo a permitir o cálculo destes montantes. 2.2 Que trabalhadores podem ser considerados para efeitos da candidatura e como contar o limite máximo de 25% previsto no ponto 9 do Regulamento Específico? Trabalhadores abrangidos: 25% dos trabalhadores, ou o equivalente em número de horas de actividade. Devem ser privilegiados os trabalhadores relacionados com os sectores de produção, no entanto, o programa permite a participação de trabalhadores de outras áreas, sendo de priorizar, em qualquer dos casos, aqueles cujas habilitações escolares sejam inferiores ao 12.º ano de escolaridade. Deve ter como referência o universo dos trabalhadores da empresa, incluindo os trabalhadores com contratos de trabalho por tempo indeterminado e os trabalhadores com contrato a termo. Deve-se ter como referência o número de trabalhadores da empresa à data de 15 de Janeiro de 2009 (a preencher no número 7 do Formulário de Pedido de Financiamento). A informação (listagem) com o universo de referência deve ser incluída no dossier técnico-financeiro da candidatura que a empresa deve manter organizado ao longo do processo. Para aferir o número total de horas de actividade, deve utilizar-se a seguinte fórmula: (N.º de horas diárias de cada trabalhador * n.º de dias de trabalho no mês * n.º de trabalhadores) * 0, Candidaturas com formação profissional suportada pelo Programa Operacional Potencial Humano (POPH) Quando a empresa candidata tiver apresentado ao POPH candidaturas para a realização de formação profissional dos seus trabalhadores e as mesmas reúnam os seguintes requisitos: terem sido aprovadas à data de apresentação da candidatura ao PQE; conterem acções de formação que viabilizam a concretização do plano de formação aprovado para os trabalhadores a abranger pelo PQE, Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 6/25

7 não se inserirem em tipologias que considerem elegíveis os custos com as retribuições dos trabalhadores a abranger nas acções, a candidatura ao PQE apenas pode prever os custos com as rubricas 1 e 2 (Compensação Retributiva e Incentivo à Qualificação, respectivamente) uma vez que os custos com o desenvolvimento das acções de formação serão suportados pelo financiamento do POPH. Neste caso, no Formulário de Pedido de Financiamento não são preenchidos o n.º 12, 13, 15.1 rubrica preparação e desenvolvimento das acções e 15.2 Custo/hora formando. Mesmo nestas situações, em que os custos com a formação são suportados pelo POPH, é competência do IEFP, IP a aprovação do Plano de Formação, assim como a verificação do seu cumprimento, uma vez que os custos com o Incentivo à Qualificação e Retribuição Contributiva estão dependentes da efectiva realização destas acções. Nota: Quando a formação profissional for integralmente assegurada através de candidaturas POPH ou de Centros de Formação Profissional de Gestão directa do IEFP, IP apenas se admite como custo máximo elegível da empresa candidata: A) A verba de 250/mês, para suportar custos associados à gestão e organização da formação, dentro de critérios de razoabilidade. B) 0,75 por hora/formando, para suportar custos associados à preparação da candidatura e das acções de formação, à gestão e organização da formação, Quando as entidades formadoras apenas assegurarem o desenvolvimento da formação. C) a verba de 1,50 hora/formando, Quando for necessário recorrer às instalações das empresas candidatas ao Programa ou a instalações arrendadas para o efeito, para o desenvolvimento do plano de formação. 2.4 Trabalhadores com Processos de RVCC Nos termos do Regulamento Específico está prevista a realização de processos de Reconhecimento, Validação e Certificação de Competências (RVCC), por parte de trabalhadores sem o 12.º ano de escolaridade. Estes processos são particularmente ajustados para aqueles trabalhadores que, por sua iniciativa, já se encontram inscritos num Centro Novas Oportunidades (CNO), ou para aqueles que já iniciaram o processo, uma vez que, considerando o reduzido espaço de duração temporal da candidatura ao PQE (excluindo as eventuais renovações), não será fácil que trabalhadores que efectuem a sua inscrição à data de início do PQE, possam desde já ter programada, no quadro do seu plano pessoal de formação, o desenvolvimento das actividades do processo de RVCC (salvo nos casos em que a empresa candidata já articule de forma privilegiada com algum CNO da rede nacional). ão obstante, desde que a empresa considere que estão reunidas condições para que à data de início do Plano de Formação vão estar reunidas condições para que o trabalhador esteja em processo RVCC, nada invalida que esta seja uma resposta possível no Programa. Os trabalhadores que tenham uma resposta de RVCC podem, ao mesmo tempo, ter uma parte do tempo do Plano de Formação afecto à frequência de acções de formação. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 7/25

8 Porém, se do processo RVCC resultar o encaminhamento para acções de formação profissional, a sua concretização não poderá efectuar-se ao abrigo da candidatura PQE aprovada, podendo, caso existam renovações de candidatura, ser incluídas no Plano de Formação do trabalhador para esse novo período. O processo de RVCC tem que decorrer ou nas instalações do CNO ou na empresa e quando parte das actividades se realizarem efectivamente na empresa, devem ser observados os procedimentos de controlo e registo que estão previstos na orientação que sobre a matéria foi efectuada e se encontra disponível no site do IEFP. 2.5 Candidaturas de empresas que, em paralelo, possuem trabalhadores com suspensão ou redução da actividade sem a componente de formação Quando ocorre esta situação, a percentagem máxima de trabalhadores sobe para 35%. O limite máximo de trabalhadores em redução/suspensão de actividade sem formação associada, pode ser superior aos 10% cumulativos com os trabalhadores abrangidos pelo PQE, caso a empresa não esgote o máximo de 25% referidos no ponto 9.1 do Regulamento Específico. O cálculo destas percentagens, quer para trabalhadores com formação, quer para trabalhadores sem formação, é efectuado tendo por base o número total de trabalhadores. No exemplo com que se ilustra esta possibilidade de existência de situações mistas, verifica-se que a empresa já tinha reduzido/suspenso a actividade de 400 trabalhadores, os quais representam 22% do volume de actividade. Assim, uma vez que a cumulatividade entre a redução/suspensa sem formação com a realizada através do PQE pode, no caso exemplificado ser de 35%, significa que esta empresa pode ainda apresentar uma candidatura para mais 13% de volume de horas de actividade. Pode optar por converter parte do processo de suspensão que já estava em curso, para que possa beneficiar do máximo de 25% de PQE. Se a mesma empresa apenas utilizar o PQE, então o volume de horas em candidatura sobe para os , limite dos 25%. [Exemplo B só com formação] Exemplo A (com e sem formação ) nº Horas actividade mês % Total de trabalhadores da empresa Trabalhadores em redução/suspensão s/ form (Tx redução 0,50) % Em PQE (taxa de redução de 0,39) % Exemplo B (Só com formação) nº Horas actividade mês % Total de trabalhadores da empresa Em PQE (taxa de redução de 0,37) % Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 8/25

9 2.6 Candidaturas PQE: variáveis de opção Em síntese, a candidatura ao Programa permite que se conjuguem várias situações que permitem construir a resposta mais ajustada a cada situação, em função do esquema que se apresenta: 3. Etapas do processo de candidatura - sistematização 3.1. Preparar a candidatura De modo simples, podemos sistematizar a preparação de uma candidatura num conjunto de passos a seguir, nos termos que se elencam: 1 Questão: Quantos trabalhadores a mais tem a empresa face à conjuntura? 2 Questão: Quem são exactamente esses trabalhadores? 3 Questão: Nos diferentes sectores em que operam, é preferível que sejam colocados 10 em formação a tempo inteiro, ou a empresa beneficia se colocar 20 a meio tempo, porque as funções que exercem precisam de continuar, mesmo que a um ritmo menos intenso? 4 Questão: Que formação pode ser dada a estes trabalhadores, que lhes permita aumentar conhecimentos e competências e que possam ajudar a empresa a tornar-se mais competitiva? 5 Inicie o processo de construção do Plano de Formação, com base nas respostas às questões anteriores. (ver o ponto 6 deste Guia de Apoio) 6 Quem faz a formação Se a empresa é uma entidade formadora certificada, pode dar a formação. Se não for entidade formadora certificada, deve identificar qual a entidade ou entidades que podem fazer a formação que necessita. Deve contactar com essa possível entidade formadora e negociar o processo de formação, Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 9/25

10 nomeadamente: precisa que sejam asseguradas x acções de formação; precisa de definir em que consistem essas acções, quando quer que iniciem e acabem, quantas pessoas vão ser abrangidas e qual o custo máximo que podem ter. Se o número de trabalhadores a abranger no Programa for reduzido e insuficiente para que possa negociar a realização de uma acção, os mesmos devem ser incluídos em acções em que estejam formandos de outras entidades/empresas. O custo que terá que suportar é apenas o correspondente à formação desses trabalhadores e não o custo de toda a acção. A rede de Centros de Formação Profissional do IEFP, IP pode ser uma opção. Se se tratar de Centros de Gestão Directa, não haverá lugar ao pagamento dos custos com as acções, porque serão suportados directamente pelo IEFP, IP, com excepção do referido nas notas do ponto 2.3 deste Guia de Apoio. Da negociação que tiver com a entidade formadora podem surgir elementos que ajudem a concluir o Plano de Formação. 7 Os formulários devem ser acompanhados de documentos que envolvem algum trabalho, pelo que deve iniciar o mais rapidamente possível a sua preparação: Documento que prove a viabilidade económica da empresa; Rácios de solvabilidade (que são inscritos no formulário); Estudo que prove que o excesso de capacidade laboral decorre da crise. Estes documentos podem ser considerados como elementos de um dossier de caracterização económica e financeira da empresa (ver o ponto 5 deste Guia de Apoio). 8 Gestão do período de férias: Pegando no exemplo de uma empresa que apresenta uma candidatura de Março a Agosto (6 meses), com uma média de apoio de 20%, que equivale a um total de horas de actividade/formação; encerrando a empresa em Agosto, as horas de formação são distribuídas pelos 5 meses, sendo essas horas pagas na totalidade se forem executadas na íntegra (ver quadro abaixo). Meses Volume de Horas 20% mês com 1 mês férias Março 4.166, Abril 4.166, Maio 4.166, Junho 4.166, Julho 4.166, Agosto 4.166,67 0 (20%) Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 10/25

11 No caso de a candidatura apresentada se destinar a trabalhadores em situação de suspensão não será possível efectuar o ajustamento acima referido, devendo o plano de formação apresentado em candidatura prever já esta situação. Esclarece-se que neste caso, o cálculo do incentivo à qualificação e compensação retributiva do mês em que se verifique o período de férias, deve manter-se tendo por base a totalidade desse mesmo mês e não apenas os dias em que os trabalhadores não estejam de férias, e incluir, sempre que devido, o subsídio de refeição. 9 Tendo presente o conjunto de trabalhadores a abranger e uma proposta de Plano de Formação, terá que dar cumprimento ao disposto no Código de Trabalho, Lei n.º 7/2009 de 12 de Fevereiro, Secção III, artigo 299.º e seguintes, designadamente: 1 O empregador comunicar, por escrito, à comissão de trabalhadores ou, na sua falta, à comissão intersindical ou comissões sindicais da empresa representativas dos trabalhadores a abranger, a intenção de reduzir ou suspender a prestação do trabalho, informando-as simultaneamente: a) Fundamentos económicos, financeiros ou técnicos da medida; b) Quadro de pessoal, discriminado por secções; c) Critérios para selecção dos trabalhadores a abranger; d) Número e categorias profissionais dos trabalhadores a abranger; e) Prazo de aplicação da medidas; f) Áreas de formação a frequentar pelos trabalhadores durante o período de redução ou suspensão, sendo caso disso. 2 Na falta das entidades referidas no n.º 1, o empregador comunica, por escrito, a cada trabalhadores a abranger, a intenção de reduzir ou suspender a prestação de trabalho, podendo estes, nos cinco dias posteriores à recepção da comunicação, designar de entre eles, uma comissão representativa com o máximo de três ou cinco elementos, consoante a medida abranja até 20 ou mais trabalhadores. 3 No caso previsto no número anterior, o empregador envia à comissão a informação referida no n.º 1. 4 Nos cinco dias contados da data da comunicação prevista nos n.ºs 1 e 3, o empregador promove uma fase de informações e negociação com a estrutura representativa dos trabalhadores, com vista a um acordo sobre a modalidade, âmbito e duração das medidas a adoptar. 5 Das reuniões de negociação é lavrada acta contendo a matéria acordada e, bem assim, as posições divergentes das partes, com as opiniões, sugestões e propostas de cada uma. 6 Celebrado o acordo ou, na falta deste, decorridos 10 dias sobre a data da comunicação, referida no n.º 1 ou 3 ou, na falta desta, da comunicação referida no n.º 2, o empregador deve comunicar, por escrito, a cada trabalhador, a medida que decidiu aplicar, com menção expressa do fundamento e das datas de início e termo da aplicação. 7 Na data das comunicações referidas no número anterior, o empregador deve remeter à estrutura representativa dos trabalhadores e ao serviço competente do ministério responsável pela área da Segurança Social a acta a que se refere o n.º 5, bem como relação de que conste o nome dos trabalhadores, morada, data de nascimento e de admissão na empresa, situação perante a segurança social, profissão, categoria e retribuição e, ainda, a medida individualmente adoptada com indicação da data de início e termo da aplicação. 8 Na falta da acta a que se refere o n.º 5, o empregador envia às entidades referidas no n.º anterior um documento em que o justifique e descreva o acordo, ou as razões que obstaram ao mesmo e as posições finais das partes. 9 A formação profissional a frequentar pelos trabalhadores durante o período de redução ou suspensão deve orientar -se Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 11/25

12 para a viabilização da empresa e a manutenção dos postos de trabalho, ou o desenvolvimento da qualificação profissional dos trabalhadores que aumente a sua empregabilidade. 10 O empregador elabora o plano da formação, precedido de consulta aos trabalhadores abrangidos e de parecer da estrutura representativa dos trabalhadores. 11 A resposta dos trabalhadores e o parecer referido no número anterior devem ser emitidos em prazo indicado pelo empregador, não inferior a cinco dias. Quando se tratar de uma candidatura, é indispensável que os trabalhadores devem ter sido informados do processo, e desejavelmente devem ter manifestado a sua concordância, mas a aprovação não é necessária. Numa renovação do pedido de apoio, os trabalhadores que tenham estado envolvidos na primeira candidatura têm que concordar com o novo plano apresentado. 10 Submissão da candidatura A candidatura é efectuada através de submissão electrónica, no site do IEFP. Porém, o prazo para análise da candidatura só inicia quando os documentos obrigatórios tiverem dado entrada nos Serviços Centrais do IEFP, IP (número 35 do Regulamento Específico). 11 Deve também providenciar as cópias do Pacto Social e do cartão de identificação de pessoa colectiva. 12 Sendo necessário, deve fazer prova da situação regularizada perante a administração tributária e segurança social, podendo sempre apresentar as respectivas declarações, ou, por se tratar de processo mais expedito, conceder ao IEFP, IP autorização para que efectue a consulta Empresas que já têm um processo de redução ou suspensão formalizado junto do ISS/DGERT Se a empresa candidata já tem um processo em curso, por exemplo, para 200 trabalhadores, com a actividade reduzida ou suspensa por um período de tempo que é compaginável com o que pretende efectuar em termos de uma potencial candidatura PQE, não é necessário suspender o processo e iniciar um novo. Basta que a empresa cumpra o disposto em matéria de informação sobre o Plano de Formação e respectiva aprovação. Se pretender que outros trabalhadores integrem o PQE, terá que desenvolver todo o processo de informação previsto no artigo 299.º e não apenas o previsto na alínea f). Para que não exista duplicação de apoios da Segurança Social e PQE, quando a candidatura PQE for aprovada, a empresa deve informar o respectivo serviço da Segurança Social e dar conhecimento do facto à Comissão de Acompanhamento e Avaliação do Programa. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 12/25

13 4. Orientações para apuramento da definição de custos 4.1. Compensação Retributiva Nos casos em que existe suspensão do contrato de trabalho: A Compensação Retributiva corresponde a 2/3 da retribuição normal ilíquida, no limite de 3 RMMG 1. O Estado suporta 85% desta Compensação, sendo os restantes 15% da responsabilidade do empregador. Nos casos em que existe redução da actividade: Só há direito a compensação retributiva se a redução de actividade for superior a 1/3. Se o trabalhador continuar a ter actividade equivalente a 2/3 do seu horário normal, receberá a retribuição correspondente de 2/3 da sua retribuição normal ilíquida, paga pelo empregador. O Estado suportará 1/3 dessa retribuição através do Incentivo à Qualificação. Se a redução da actividade for superior a 1/3, então haverá lugar a Compensação Retributiva, na proporção da redução efectiva. Exemplificando, um trabalhador que reduza a sua actividade em 80%, e cuja retribuição normal ilíquida seja 1 000,00 Euros mês, passa a ter a sua retribuição assegurada nos seguintes termos: 20% - retribuição normal paga pelo empregador, correspondendo ao trabalho efectivo que continua a desenvolver na empresa ( 200) Compensação Retributiva 47% da retribuição normal ( 467), dos quais 85% ( 397) pagas pelo Estado e 15% ( 70) pelo empregador. Incentivo à Qualificação - Correspondendo a 1/3 (33%) da retribuição normal ( 333) Num total de Euros, equivalente à retribuição normal ilíquida Incentivo à Qualificação Nos casos em que existe suspensão do contrato de trabalho: Pagamento integral de 1/3 da retribuição normal ilíquida do trabalhador suportado pelo IEFP, IP. Nos casos em que existe redução da actividade: O montante do Incentivo à Qualificação será proporcional à redução da actividade, se esta redução for inferior a 1/3 do horário normal. Exemplificando, se um trabalhador tiver o seu horário reduzido em 1/3, o PQE suporta, através do IEFP, IP, a atribuição do Incentivo à Qualificação no valor de 1/3 da retribuição normal ilíquida do trabalhador. Se a redução da actividade for de 20%, o Incentivo à Qualificação será reduzido na respectiva proporção, pelo que apenas será equivalente a 20% da retribuição normal ilíquida do 1 Retribuição Mínima Mensal Garantida (RMMG) valor para 2009: 450,00. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 13/25

14 trabalhador, uma vez que a empresa continua a assegurar 80% da sua retribuição normal ilíquida. Conforme previsto no ponto 7 do Regulamento Específico do Programa, o apoio do Estado está limitado a 3 vezes o IAS 2 por trabalhador, incluindo-se neste limite as verbas que resultem da Compensação Retributiva e do Incentivo à Qualificação. Nota Importante Para efeitos da planificação das acções e volume de horas de formação, a empresa pode utilizar para os trabalhadores a afectar ao Programa, uma estimativa mensal, por exemplo prevendo que a formação seja 20%. Porém, deve ter em atenção que, se estiver a prever concentrar num ou dois meses de formação 40% ou 50%, ou seja, se o trabalhador A, que na média dos 6 meses tem 20% de horas, nos meses 1 e 2, por exemplo, tem 60% e 50%, o cálculo dos custos deve prever a compensação retributiva, que ocorre com estes dois meses e não apenas o incentivo à qualificação. Em cada mês, o trabalhador recebe a retribuição do trabalho, compensação retributiva e incentivo à qualificação, em função do número de horas de formação que efectivamente efectuou e não da média prevista Custos com Formadores Na Rubrica 3 Preparação e desenvolvimento das acções estão incluídas as despesas com remunerações dos formadores internos (permanentes ou eventuais) e dos formadores externos, bem como os encargos com formadores debitados no âmbito de um contrato de prestação de serviços. Consideram-se, ainda, neste âmbito as despesas com alojamento, alimentação e transporte com os formadores quando a elas houver lugar, num limite de 25% dos encargos com as remunerações. Conceito de Formador o o Formador Interno (Permanente ou Eventual) - aquele que tendo vínculo laboral à entidade beneficiária ou aos seus centros ou estruturas de formação, bem como aquele que nela exerça funções de gestão, direcção ou equiparadas, ou que sendo titular de cargos nos seus órgão sociais, desempenhe funções de formador como actividade principal, ou com carácter secundário ou ocasional. Formador Externo - aquele que não tendo vínculo laboral à entidade beneficiária, desempenha as actividades próprias de formador. Remunerações de Formadores internos permanentes - os custos a imputar não poderão exceder a remuneração a que esses formadores tenham direito por força da sua relação laboral com a entidade beneficiária, acrescidos dos encargos sociais obrigatórios, aplicando a seguinte fórmula: 2 O valor do indexante dos apoios sociais (IAS) para o ano de 2009, a que se refere o artigo 5.º da Lei n.º 53 -B/2006, de 29 de Dezembro, é de 419,22. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 14/25

15 Rbm x 14 (meses) / 11 (meses) Rbm: remuneração base mensal acrescida dos encargos obrigatórios da entidade patronal, decorrentes da lei e dos instrumentos de regulamentação colectiva de trabalho, e de outras prestações regulares e periódicas, documentalmente comprováveis e reflectidas na contabilidade da entidade patronal que integrem a remuneração. Remunerações de formadores internos eventuais os valores máximos do custo horário a imputar não poderão exceder, para além da remuneração base a que esses formadores tenham direito por força da sua relação laboral com a entidade empregadora, acrescida dos encargos obrigatórios da entidade patronal, 30 % dos valores fixados nas alíneas a) e b) do n.º 3 do artigo 16.º do Despacho Normativo n.º 4-A/2008, de 24 de Janeiro, com as alterações introduzidas pela Portaria n.º 12/2009, de 17 de Março, para níveis de formação idênticos, desde que esse adicional lhes seja efectivamente pago. Remunerações de Formadores externos - o valor elegível do custo horário para formadores externos é determinado em função de valores padrão, entendidos enquanto o valor máximo que, em cada candidatura, pode atingir o valor/hora/formador. T1/T2 = Total das Remunerações Pagas a Formadores Externos numa candidatura / Total das Horas de Formação Ministradas por Formadores Externos numa candidatura i.e., o valor horário médio dos formadores externos não pode ultrapassar os montantes acima definidos (30 e 43,5 para níveis 1 a 3 e 4 e 5, respectivamente). Para efeitos de elegibilidade, o valor/hora a considerar para cada formador não pode exceder em mais de 50% os valores acima definidos (30 e 43,5 para níveis 1 a 3 e 4 e 5, respectivamente), i.e., o custo/hora individual de cada formador não pode ultrapassar os seguintes valores: níveis 1 a 3 45 ; níveis 4 e 5 65,25 A estes valores acresce ainda o IVA, sempre que devido e não dedutível, constituindo assim um custo efectivo da formação (Artigo 16.º, n.º 1, 2, 3 e 6, do Despacho Normativo n.º 4-A/2008). Nos custos máximos co-financiáveis respeitantes a formadores estão abrangidos os encargos com a preparação das sessões de formação e com a preparação, correcção e análise dos instrumentos de avaliação dos formandos, considerando-se incluídos no valor do custo/hora/formador Custos com Formandos (transportes) Com base no Regulamento Específico, são elegíveis as despesas de transporte de montante equivalente ao custo das viagens em transporte colectivo por motivo de frequência da formação (Artigo 12.º, n.º 4, do DN n.º 4-A/2008) ou, no caso de não ser possível a utilização de transporte colectivo, é elegível a atribuição de um subsídio de transporte até ao limite mensal de 12,5% do Indexante de Apoios Sociais (IAS) (Artigo 12.º, n.º 4 e 5, do DN n.º 4-A/2008). Sublinha-se que estes apoios são excepcionais e devem ser devidamente fundamentados. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 15/25

16 4.5. Faltas A atribuição da compensação retributiva e do incentivo à qualificação está dependente da assiduidade que os trabalhadores revelem durante a acção de formação (art.º 13.º do Despacho Normativo n.º 4- A/2008). De uma forma geral, consideram-se enquanto faltas justificadas as que tiverem origem nos seguintes motivos: a) Doença comprovada por médico; b) Falecimento de familiares, durante o período legal de luto; c) Casamento; d) Impedimento comprovado ou dever imposto por lei que não possibilite adiamento ou substituição. Em qualquer caso, apenas podem consideradas as faltas dadas até 5% do número de horas totais da formação. 5. Dossier de caracterização Económica e Financeira da Empresa Pretende-se que a tomada de decisão esteja suportada na apresentação de um conjunto de elementos essenciais para avaliar a situação económica e financeira da empresa, que devem estar sumariamente sistematizados e agregados num documento que denominamos Caracterização Económica e Financeira da Empresa, integrando três pontos: 5.1. Viabilidade económica da empresa A viabilidade económica e financeira das empresas é avaliada através de: a) Valores do capital próprio; b) Volume de negócios global; c) Equilíbrio financeiro, tendo em conta os indicadores de liquidez geral = (existências+disponibilidades+dívidas de terceiros a curto prazo)/passivo a curto prazo; e autonomia financeira = capitais próprios/activo líquido total. Os indicadores devem ser acompanhados por uma análise e perspectivas de desenvolvimento da empresa Índices de solvabilidade Financeira Solvabilidade (SOLV) = Situação Líquida (Capitais próprios) / Passivo 0 Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 16/25

17 A solvabilidade de uma empresa será tanto maior, quanto maior for o valor deste rácio. Um valor muito baixo pode indiciar uma fraca viabilidade da empresa no futuro, pois significa uma elevada fragilidade económico-financeira. Para candidaturas entregues até 31 de Julho de 2009, os rácios reportam aos anos de 2006 e Nas candidaturas apresentadas posteriormente os rácios reportam aos anos de 2007 e Podem ser efectuados comentários / análise, caso se entenda relevante para apoiar a decisão Demonstração de excesso de capacidade laboral Trata-se de um ponto essencial para verificar o cumprimento dos requisitos de acesso. Aqui devem constar os estudos e análises que a empresa efectuou e que quantificam qual a capacidade produtiva em excesso, face às necessidades, assim como a sua dependência de factores relacionados com a actual crise económica. Os quadros devem ser acompanhados de análises. Caso exista, esta deve abranger todo o ano de 2009 e pelo menos, incidir no período de tempo a que corresponder a candidatura. 6. A elaboração do Plano de Formação 6.1. Enquadramento Deve ser elaborado um pequeno texto, que não deve exceder uma página A4 e que enquadre a importância do desenvolvimento da formação proposta para a empresa e para os trabalhadores, face aos objectivos definidos no PQE Recursos Humanos Deve ser feita uma caracterização das habilitações escolares dos trabalhadores da empresa, em função das áreas em que desenvolvem a respectiva actividade profissional, preenchendo, para o efeito, um quadro similar ao que se apresenta como exemplo, e que deve ser colocado em anexo ao plano de formação. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 17/25

18 Habilitações Escolares Áreas de Trabalho 4 anos 6 anos 9 anos 12 anos (Ensino secundário) Bacharelato ou Licenciatura ou outra de nível superior Gestores Pessoal da produção:. Produção. Logistica. Qualidade. Engenharia de processsos. Manutenção. Outros Pessoal da área comercial Outro pessoal TOTAL 6.3. Principais Indicadores de Actividade Formativa Se a empresa candidata for empresa formadora certificada, deve identificar a actividade formativa realizada no triénio (áreas de educação e formação, número de trabalhadores envolvidos, volume de horas de formação), mediante preenchimento de um quadro simples, conforme exemplo Áreas de Educação e Formação (*) n.º de trabalhadores volume de horas de formação n.º de trabalhadores volume de horas de formação n.º de trabalhadores volume de horas de formação (*) Portaria n.º 256/2005, de 16 de Março 6.4. Fundamentação do Plano de Formação Devem ser apresentados os objectivos e metas a alcançar na concretização do Plano de Formação para o ano, só na parte relativa ao projecto que vai ser apresentado em candidatura. As acções de formação devem, preferencialmente, ser planeadas em unidades de formação modular de 25 ou 50 horas e incluir um conjunto de conteúdos a desenvolver que responda às reais necessidades das empresas e dos trabalhadores. As acções de formação podem, igualmente, ser desenvolvidas com base nas Unidades de Formação de Curta Duração que integram os referenciais de formação constantes do Catálogo Nacional de Qualificações (CNQ), disponível em No caso dos trabalhadores não serem detentores do 12.º ano de escolaridade, a resposta de formação deve enquadrar-se, preferencialmente, nas ofertas disponíveis na Iniciativa Novas Oportunidades, através da utilização dos referenciais de formação do CNQ e da realização de processos de RVCC. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 18/25

19 Sublinha-se que é extremamente importante que a pertinência e necessidade das acções de formação extra Catálogo Nacional de Qualificações seja devidamente justificada. No âmbito deste Programa não são elegíveis acções de formação pedagógica de formadores (inicial ou contínua) Formação Profissional para 2009 Apresentação da actividade formativa a desenvolver em 2009 (designação das acções de formação, datas de início e de fim da acção de formação, duração, número de trabalhadores a envolver e local de realização), preenchendo para o efeito um quadro síntese, conforme modelo. Designação das acções de formação Data de início (dd-mm-aa) Data de fim (dd-mm-aa) Duração (horas) Número de trabalhadores Local de realização 6.6. Processo RVCC Quando o Plano de Formação incluir respostas de RVCC para parte dos trabalhadores (ou todos), deve apresentar um quadro resumo com o número de trabalhadores a abranger. Ex.: N.º de trabalhadores Nível Básico ou Secundário Data de início (dd-mm-aa) Data de fim (dd-mm-aa) Duração (horas) Com formação no âmbito do PQE Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 19/25

20 II Desenvolvimento das acções Ao longo da execução do Programa serão transmitidas orientações complementares para apoio ao funcionamento das acções. Desde já se sistematizam alguns elementos que se consideram indispensáveis para que fique garantida e facilitada a boa organização processual e o cumprimento dos deveres e obrigações dos participantes. 7. Gestão do Calendário das Acções O Regulamento Especifico prevê que possa existir uma gestão interna por parte da empresa, que facilite conjugar os períodos de redução com a necessidade produtiva e que permita que a empresa possa diminuir ou aumentar o período de redução num determinado mês, desde que se respeite a média mensal aprovada para a candidatura. Não existe qualquer limite mínimo ou máximo mensal. Por exemplo, para uma candidatura de 6 meses, teríamos, hipoteticamente este cenário: No caso dos trabalhadores suspensos, a percentagem aprovada mantém-se necessariamente inalterada ao longo do período. Com os trabalhadores com redução de actividade, se em candidatura se previu que reduzam em média 15%, pode fazer-se redução diferente em função das necessidades e desde que o desenvolvimento do Plano de Formação o permita. Se uma acção de formação for composta só por trabalhadores com redução de actividade, o cronograma da sua realização pode ser ajustado em função da disponibilidade de todos os formandos. Se a acção for mista, essa facilidade já não existe. Valores em percentagens Trabalhadores Aprovado Candidatura Fev Março Abril Maio Junho Julho Média Redução (horas) 15% Suspensão 5% Total 20% Deveres dos Trabalhadores Abrangidos Os trabalhadores abrangidos pelo PQE nos termos do CT estão obrigados a: a) pagar mediante desconto contribuição para a SS com base na retribuição efectivamente auferida; b) frequentar as acções de formação ou a desenvolver os processos de RVCC que tenham sido aprovados no plano de formação acordado com a empresa; c) comunicar ao empregador, no prazo máximo de 5 dias, que exerce uma actividade remunerada fora da empresa, para efeitos de redução na compensação retributiva. Se o trabalhador se recusar a frequentar as acções de formação ou a cumprir o seu plano de formação, perde direito à compensação retributiva. Se o trabalhador, injustificadamente, não informar o empregador nos termos previsto na alínea c) perde o direito à compensação retributiva e ao incentivo à qualificação e fica obrigado a repor o que lhe tiver sido a esse título, constituindo este incumprimento uma infracção disciplinar grave. Esta obrigação aplica-se mesmo quando a actividade remunerada fora da empresa tenha iniciado ainda antes da integração no programa. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 20/25

21 9. Faltas A atribuição da compensação retributiva e do incentivo à qualificação está dependente da assiduidade que os trabalhadores revelem durante a acção de formação (art.º 13.º do Despacho Normativo n.º 4-A/2008). De uma forma geral, consideram-se enquanto faltas justificadas as que tiverem origem nos seguintes motivos: a) Doença comprovada ou acidente; b) Falecimento de parentes ou afins; c) Casamento; d) Maternidade ou paternidade; e) Doença comprovada ou acidente de familiar a cargo; f) Qualquer dever imposto por lei, que não admita adiamento. Em qualquer caso, apenas podem consideradas as faltas dadas até 5% do número de horas totais da formação, para efeito da atribuição do respectivo certificado. Contudo, as ausências à formação por motivo de dispensa para amamentação ou aleitação não determinam a perda de quaisquer direitos, contando esse período como formação efectivamente ministrada, para efeito da atribuição do respectivo certificado. Os trabalhadores que não concluam a formação por motivo de faltas relacionadas com a maternidade e paternidade, têm prioridade de acesso a acções de formação que se iniciem imediatamente após o termo do impedimento, sendo a sua retribuição suportada no período de impedimento pelos Serviços da Segurança Social. 10. Período de elegibilidade das despesas de formação Período compreendido entre os 30 dias anteriores à data da apresentação/submissão da candidatura e a data final de apresentação de saldo, que pode ocorrer até aos 45 dias subsequentes à data de conclusão do projecto (n.º 3 do art.º 35.º do Decreto-Regulamentar n.º 84-A/2007, de 10 de Dezembro). O período de elegibilidade da despesa integra, assim, o período de preparação e o período de realização das acções. 11. Emissão dos recibos Nos termos da legislação geral, o recibo mensalmente entregue ao trabalhador deve discriminar a natureza e os montantes atribuídos. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 21/25

22 Porém, se por dificuldades dos sistemas informáticos não for possível a discriminação automática, o recibo deve ter anexa uma folha em que fique claramente identificada a natureza e os montantes atribuídos, nomeadamente a comparticipação pelo PQE. 12. Conta Bancária Exclusiva - Procedimentos Deixa de ser obrigatória a conta bancária exclusiva. Caso esta tenha sido aberta, as despesas bancárias relativas à abertura e manutenção da conta são elegíveis no âmbito do projecto. 13. Organização do dossier técnico-financeiro A empresa candidata deve ter um dossier técnico da candidatura que possibilite o acesso fácil à informação global do processo. Este dossier deve conter: Documentos em suporte papel: a) Cópias dos Termos de Responsabilidade, devidamente autenticados, enviados ao IEFP, I.P. (candidatura, pedidos de renovação, pedidos de reembolso e de saldo); b) Lista com o universo de referência dos trabalhadores a 15 de Janeiro de 2009, utilizada para efeito dos cálculos da percentagem de 35% ou de 20% participantes no Programa; c) Termo de aceitação devidamente assinado; d) Cópia do Contrato-Programa assinado e dos aditamentos, quando existam; e) Notificação das decisões de aprovação dos pedidos de reembolso e saldo; f) Contratos de prestação de serviços celebrados com os formadores e consultores, entidades formadoras e consultoras, bem como outras entidades prestadoras de serviços; g) Cópias dos certificados de aptidão profissional dos formadores; h) Contratos com os formandos; i) Documento comprovativo da certificação da entidade formadora; j) Cópias dos certificados de qualificação emitidos nas acções de formação modular concluídas no âmbito do projecto, e evidência do registo das mesmas na caderneta individual de competências, assim que este instrumento esteja disponível; k) Sumários das sessões de formação; l) Fichas de registo ou folhas de presença de formandos e formadores (excepto se a entidade formadora dispuser de registo electrónico produzido por software de reconhecida qualidade e segurança); m) Fichas de registo da actividade RVCC (quando exista), nos moldes definidos pelo IEFP; n) Provas, testes e relatórios de trabalho realizados; Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 22/25

23 o) Originais da publicidade (imprensa escrita e flyers); Documentos em suporte digital ou electrónico: p) Listagens das Despesas Pagas (LDP), actualizadas com a última informação aí inserida; q) Mapas com a execução física, actualizados com a última informação aí inserida; r) Originais da publicidade (audiovisual e WEB); s) Elementos do n.º 2 do artigo 32.º do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, não descritos na alínea anterior. 14. Mapas mensais de execução A empresa terá que enviar mensalmente, em suporte Excel, o mapa com os dados de execução física, para que seja possível controlar e acompanhar a execução registada pelo Programa (conforme ficheiro tipo disponibilizado pelo IEFP, IP). Sublinha-se que o cumprimento desta obrigação é importante e a empresa deve efectuar todos os esforços para que os dados sejam disponibilizados nos prazos fixados. Está a ser desenvolvida uma funcionalidade na aplicação de gestão da candidatura que vai possibilitar a actualização dos dados mensais através daquela aplicação, quer por registo directo, quer em alternativa, por upload de ficheiro. 15. Execução das acções e seu financiamento A candidatura ao PQE apresenta sempre custos com o pagamento das compensações retributivas e incentivos à qualificação e pode também ter custos para as acções de formação. Os custos com a formação apenas não serão suportados directamente pelo Programa, nos casos em que a empresa já tenha candidaturas aprovadas ao POPH que permitam a realização das acções necessárias. Podemos ter situações em que, por exemplo, das 20 acções necessárias, 8 sejam suportadas pelo POPH e 12 pelo PQE. Quando a formação é suportada pelo POPH, esses custos não podem ser imputados ao PQE e não devem constar da candidatura (admitindo-se, no entanto, um custo máximo elegível de 250/mês para suportar custos associados à gestão e organização da formação). Aqui apenas ficam registados os custos associados à contribuição retributiva e incentivo à qualificação que é sempre suportada pelo PQE e não pelo POPH. O IEFP, IP efectuará os pagamentos nos termos que estão previstos no Regulamento Especifico: Candidaturas sem pedido de renovação do apoio: Um primeiro adiantamento assim que se inicie a acção de formação/processo RVCC, no valor de 40% do montante aprovado. Programa Guia de Apoio à Candidatura_V.4 23/25