Microsoft EXCEL 97 - Básico

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1 Poder Judiciário Tribunal Regional Federal da Terceira Região Microsoft EXCEL 97 - Básico 3 (A4 + B7) / (X9 - V5) 2 (C1 + C2) (A1 * 25,9 % B1) B2 * ( ¼C1 + ½D4) D I M I

2 Índice: I. Executando o Excel II. A tela do Excel III. Dimensões e Limites IV. Edição na Planilha a) Correção da digitação b) Mover-se por uma planilha c) Entrar com os dados na célula d) Cancelar a entrada de dados e) Alterar o conteúdo de uma entrada de dados f) Selecionar células e blocos de células V. Introduzindo dados na Planilha (Textos, Números, Data e Hora, Fórmulas) VI. Fazendo Cálculos a) Adicionar e subtrair dados com uma fórmula b) Operadores c) Descrição sobre funções d) Trabalhando com o Assistente de Funções

3 e) Usando a função Auto-Soma f) Cálculo da Média VII. Salvando uma Pasta VIII. Fechar Pastas de Trabalho IX. Abrir Pastas de Trabalho X. Localizar Pastas de Trabalho XI. Trabalhando com Planilhas (Selecionar, renomear, acrescentar e mover) XII. Formatação de uma Planilha a) Alinhar um texto numa célula b) Alterar largura e altura c) Formatar Caracteres d) Formatação Numérica e) Criar Listas de Seqüências f) Aplicar bordas numa célula g) Mesclar células em uma tabela h) Inserir linhas e colunas i) Excluir linhas e colunas Exercício XIII. Organização da planilha

4 XIV. Proteção (de planilhas, blocos de células e de fórmulas) XV. Cópia e Movimentação de células e planilhas XVI. Exibir e Ocultar Barras de Ferramentas XVII. Personalizar as Barras de Ferramentas XVIII. Cabeçalho e Rodapé XIX. Estilos XX. Impressão de uma Planilha a) Selecionar a Área de impressão b) Visualizar uma prévia da impressão c) Configurar página para impressão XXI. Usando o Assistente de Gráficos a) Criar um Gráfico Exercício

5 EXCEL 97 O Microsoft Excel 97 é uma planilha eletrônica, software com o qual podemos trabalhar com números, cálculos, textos, gráficos etc. Com o Excel, estas tarefas ficam bem mais fáceis, bem como, qualquer uma relacionada com o gerenciamento de informações numéricas, além de contar com um grande número de recursos, como cálculos numéricos avançados, alterações de edição, formatação e classificação de dados e verificação ortográfica entre outros. I - Executando o Excel 97: Podemos iniciar a execução do Excel de duas formas: a) Pelo Menu Programas: - Iniciar - Programas - Microsoft Office - Microsoft Excel b) Inserindo um atalho do Excel 97 na Área de Trabalho do Windows para facilitar a sua execução: - Posicionar o mouse sobre um local vazio da área de trabalho - Clicar com o botão direito do mouse 5

6 - Novo / Atalho - C:\Arquivos de Programas\Microsoft Office\Microsoft Excel.lnk - Avançar / Concluir 6

7 Aparecerá o seguinte ícone: II - A tela do Excel 97: O Excel 97 por ser, como todos da família Microsoft Office, um aplicativo voltado para o ambiente operacional gráfico do Windows 95, possui certas padronizações, como Barra de Títulos, Barra de Menus, etc. (como as que encontramos também no Word, Access e Power Point). Podemos visualizar na tela do Excel, os seguintes itens: 7

8 A B C D G J H I E F A- Barra de Títulos da Janela (exibe o nome do aplicativo, seguido pelo nome pasta de trabalho aberta ou em uso) B- Barra de Menus (trata dos menus de comando, onde encontramos todos os comandos do Excel 97) 8

9 C- Barra de Ferramentas (botões que substituem vários dos comandos encontrados nos menus do Excel 97; são atalhos para os comandos mais utilizados) D- Célula Ativa (a célula ativa indica a posição onde será inserido o que você digitar. Possui uma borda mais grossa. Um pequeno retângulo preto no canto inferior direito e seu conteúdo é visível na barra de fórmulas.) E- Guia de Planilhas (exibe as planilhas da pasta de trabalho que está aberta. Um clique numa dessas guias abre automaticamente a planilha selecionada.) F- Barra de Status (exibe informações atuais sobre determinadas situações) G- Barra de Fórmulas (exibe a fórmula da célula ativa) H- Barras de Rolagens (rolam a tela, visualizando outras partes da planilha que não podem ser visíveis em determinado instante na área de trabalho) I- Seletor de Linhas (permite selecionar uma linha específica ou um grupo delas, bem como alterar a altura delas) J- Seletor de Colunas (permite selecionar uma coluna ou um grupo delas, bem como alterar suas larguras) E, os botões que controlam a janela são: 9

10 K L M N K- Minimizar L Maximizar M- Fechar N- Restaurar III - Dimensões e Limites: Assim como existem limites para o número de linhas e colunas em folhas de papel, existem limites em uma planilha eletrônica. Limites: - cada pasta de trabalho, quando aberta, possui inicialmente 3 planilhas, mas pode-se inserir ou excluir novas planilhas, atingindo os limites de 1 à 255 planilhas; - cada planilha possui linhas e 256 colunas, denominadas de A até IV, portanto a planilha possui células. IV - Edição na Planilha: Para começar a inserir dados em uma planilha, devemos primeiramente posicionar o cursor, que no Excel assume o formato de uma pequena cruz, na célula escolhida. A partir daí, clica-se uma vez para selecionar a célula. A célula selecionada ou ativa aparece como uma célula branca com uma borda escura. Após digitar um conteúdo qualquer( um número, texto etc.) e 10

11 pressionar a tecla ENTER, a célula ativa passará a ser automaticamente a de baixo. a) Correção da digitação: Durante a digitação, para fazer a correção dos caracteres digitados indevidamente, temos duas opções no teclado: - Delete: apaga os caracteres que se encontram à direita do cursor; - Backspace: apaga os caracteres encontrados à esquerda do cursor. - Pode-se cancelar uma alteração feita na célula pressionando-se a tecla ESC. Como limpar toda planilha: se o usuário tem alguns dados de teste na planilha e deseja começar tudo de novo com uma planilha limpa, poderá limpá-la, observando os passos seguintes: - Selecione toda a planilha: CTRL + SHIFT + BARRA DE ESPAÇO (ou clique no quadro do canto superior esquerdo da janela de documento, e todas as células ficarão em negrito: pressionar DEL) b) Mover-se por uma planilha: Você pode navegar na planilha com as seguintes setas do cursor e combinações de teclas: Para mover-se por uma planilha Uma célula para a direita ou esquerda Uma célula para cima ou para baixo Até o início de uma linha Até o fim de uma linha Até a primeira célula(a1) Até a última célula (que contém dados) Uma tela para cima ou uma tela para baixo Pressione ou ou Home End + Ctrl + Home Ctrl + End PG UP ou PG DOWN 11

12 Para mover-se para uma célula específica, você pode usar o comando IR PARA que está no menu Editar ou através da tecla de atalho F5. Na caixa de diálogo que aparece logo abaixo você deve digitar o endereço da célula ou do intervalo de células como visto na figura. Ao pressionar a tecla ENTER ou clicar em OK o Excel move o ponteiro para a célula especificada que torna-se a célula ativa. 12

13 c) Entrar com os dados na célula: - Após posicionar-se na célula dando um clique dentro dela, comece a inserir os dados através do teclado. - Ao final da entrada dos dados pressione a tecla ENTER ou clique no botão de aceite na Barra de Fórmulas. - Ao pressionar a tecla ENTER a célula ativa passa a ser a imediatamente abaixo, estando pronta para outra entrada de dados. d) Cancelar a entrada de dados: - Se você quiser cancelar uma entrada de dados em uma célula, pressione ESC no teclado ou clique no botão cancelar na Barra de Fórmulas. 13

14 e) Alterar o conteúdo de uma entrada de dados: Selecione a célula que deseja alterar e pressione F2 no teclado. A célula fica em modo de edição, podendo ser alterada digitando-se o novo conteúdo. f) Selecionar células e blocos de células: Há muitas maneiras de selecionar células e / ou blocos de células através do mouse ou teclado: Usando o teclado: Para selecionar: uma célula um bloco de células uma coluna inteira uma linha inteira a planilha inteira Use: as teclas direcionais as teclas direcionais, enquanto pressiona SHIFT CTRL + Barra de Espaço SHIFT + Barra de Espaço CTRL + SHIFT + Barra de Espaço Usando o mouse: Para selecionar: uma célula um bloco de células uma coluna inteira uma linha inteira a planilha inteira um bloco de células alternadas Faça: clique o botão esquerdo do mouse sobre a célula clique a primeira célula do bloco e traga até o extremo inferior direito, arrastando o mouse clique sobre o indicador da letra da coluna e pressione o botão esquerdo do mouse clique sobre o indicador do número de linha e pressione o botão esquerdo do mouse clique no quadro à esquerda dos títulos de coluna e acima dos títulos de linha selecione um bloco pressionando o botão esquerdo do mouse, e junto com a tecla CTRL selecione outro bloco. 14

15 V - Introduzindo Dados na Planilha Já vimos que para iniciar a inserção dos dados, primeiro selecionamos a célula desejada clicando o mouse sobre ela, ou usando as teclas de setas. Desta forma, a célula ativa fica em destaque e recebe a entrada de dados. a) Letras e Números: Quando digitamos inicialmente uma letra, o Excel assume que será um campo alfanumérico, ou seja, que poderá conter letras e números. Este tipo de campo não serve para cálculos; b) Textos: Os caracteres que o Excel não consegue interpretar como número, data, hora ou fórmula, são considerados textos. Os textos quando digitados são automaticamente alinhados à esquerda da célula que os mesmos foram inseridos, a menos que se altere este modo de alinhamento; c) Números: Os números são os principais elementos inseridos em uma planilha, e quando iniciamos a digitação em uma célula, a partir de um número, o Excel entende que esta célula é de conteúdo numérico. A principal diferença entre o campo alfanumérico e o numérico, é que o último pode sofrer cálculos diversos. Os números quando digitados em uma célula, podem assumir estes três formatos básicos: Exemplos: - Número inteiro 7 ; 40 ; -40 ou (40) ; $40 ; 3% - Fração decimal 70,8 ; -9,2 ou (9,2) - Notação científica 34E + 20 ; 5E-7 E os números são alinhados automaticamente à direita, a menos que este modo de alinhamento seja alterado; 15

16 d) Data e Hora: Quando digitamos um número correto de acordo com o formato de datas, que seria números separados por barras, o sistema interpreta que o valor que foi digitado é uma data, logo, se digitar por exemplo, 1/2/98, o Excel entende e altera o formato para data. E o conteúdo digitado é alinhado à direita, como se fosse um número. Obs.: caso a data não seja alinhada à direita, significa que o sistema não está entendendo como data, a informação que está sendo digitada. Sendo assim, acesse o Painel de controle do Windows 95, escolha a opção Configurações regionais e depois ajuste o formato das datas para dd/mm/aa. Para inserção de hora, digite a hora no formato de números, utilizando o caractere : (dois pontos) como separador de hora, minuto e segundos. O Excel 97 armazena datas e horas como números de série e permite que se façam operações matemáticas com elas. Então: - datas: use a barra / ou um hífen - - hora: use dois pontos : - data e hora na mesma célula: insira um espaço entre elas e) Fórmulas: A grande vantagem das planilhas eletrônicas é a sua capacidade de calcular, e todas as fórmulas do Excel começam com o sinal de igual (=) e uma sintaxe que determina a ordem que a fórmula calcula os valores. Por padrão, o Excel inicia o cálculo sempre da esquerda para a direita, mas pode-se controlar esta seqüência, alterando a sintaxe da fórmula, inserindo sinais de parênteses ( ) na parte que deseja efetuar o cálculo em primeiro lugar. Uma sintaxe é composta de Operandos e Operadores de Cálculo. Operandos são valores que não se alteram, referência de célula ou intervalo, um rótulo, um nome ou uma função da planilha. Veremos os operadores no próximo capítulo. 16

17 VI - Fazendo Cálculos a) Adicionar e subtrair dados com uma fórmula: - Posicione o cursor na célula que você deseja que mostre o resultado do cálculo e clique nela para torná-la ativa. - Digite nesta célula o sinal de igual ( = ). Desse modo você informa ao Excel que deseja inserir uma fórmula. - Selecione a primeira célula da lista que contém os dados com os quais você deseja efetuar o cálculo. - Digite um operador matemático ( o sinal de + por exemplo), em seguida continue a selecionar as células para o cálculo. - Para finalizar a operação pressione ENTER. Obs.: a fórmula aparece tanto na célula selecionada para receber o resultado, quanto na barra de fórmulas. b) Operadores: Ao criar fórmulas usa-se operadores matemáticos para especificar a operação (adição, divisão, etc) que o Excel97 deve realizar. A seguir, pode-se ver uma relação deles. Cada um com sua respectiva prioridade: Operador Função Prioridade ^ / * + - & = < > >, < > = < = Exponenciação Divisão Multiplicação Adição Subtração Junção de texto Igual a Diferente de Maior que, Menor que Maior e igual que Menor e igual que

18 E é necessário o uso de parênteses para agrupar e alterar a ordem de prioridade dos operadores. Então, os operadores podem ser: Aritméticos, de Comparação, de Texto e de Referência. Os operadores aritméticos são os que executam as operações matemáticas como: +, -, /, *, %, ^. Os operadores de comparação comparam dois valores e geram um valor lógico Falso ou Verdadeiro, como o =, >, <,>=, etc. O operador de texto junta dois ou mais valores de texto em um único valor de texto combinado (útil na utilização de funções que resultem num texto): &. E, por fim, os operadores de referência combinam duas referências de células em uma referência de junção: : Intervalo cria uma referência a todas as células entre as duas referências, incluindo as referências especificadas, União Cria uma referência que inclui duas referências Espaço Intersecção Cria uma referência ás células comum às duas referências. Obs.: Trataremos de referências absoluta e relativa de células no Capítulo XV, item c). c) Descrição sobre funções: As funções são fórmulas pré- definidas que o Excel oferece. Cada função tem uma Sintaxe que determina quais são os Argumentos necessários para executá-la. Exemplo: SOMA (núm1 ; núm2 ;...) Nome Argumento Os argumentos de função são as informações que a função utiliza para produzir o seu resultado. 18

19 Os argumentos podem conter números, texto, valores lógicos, valores de erro, referências e constantes. É possível também usar uma fórmula, contendo uma função. Este recurso chama-se aninhamento de funções, e pode-se aninhar até 7 níveis de funções em uma fórmula. Uma função sempre deve iniciar com o sinal de igual ( = ). d) Trabalhando com o Assistente de funções: O assistente de funções é um recurso do Excel que auxilia na construção de uma função. - Clique no botão Colar Função na Barra de Ferramentas ou clique em função no Menu Inserir. - É exibida a caixa de diálogo Colar Função. - Selecione a categoria da função e dentro da categoria selecione o nome da função que deseja utilizar na célula. 19

20 Há, então, uma grande variedade de funções, sendo que muitas delas são específicas, como por exemplo as financeiras. Veremos algumas funções básicas: Funções Estatísticas: - MÉDIA (num1 ; num2 ;...numm): retorna a média aritmética dos argumentos numéricos - MÁXIMO (num1 ; num2 ;...numm): retorna o maior número da lista de argumentos - MÍNIMO (num1 ; num2 ;...numm): retorna o menor número da lista de argumentos - DESVPADP (num1 ; num2 ;...numm):calcula o desvio padrão como base na população inteira Funções Matemáticas: - SOMA (num1 ; num2 ;...numm): retorna a soma dos números na lista de argumentos - ARRED (num ; n): retorna o número arredondado para o número de dígitos definido por N. Funções Data e Hora: - AGORA ( ): retorna a data e hora - HOJE ( ): produz a data de hoje - SE (teste_lógico; valor_se_verdadeiro; valor_se_falso): retorna valor_se_verdadeiro, se o teste_lógico for verdadeiro; caso contrário, retorna valor_se_falso. Exemplificando a Auto Soma e a Média: 20

21 e) Usando a função Auto-Soma: - Posicione o cursor na célula onde ficará o resultado e digite = - Dê um clique duplo no botão Auto-Soma na barra de ferramentas Padrão. - Selecione um intervalo de células com as quais você deseja efetuar a soma (com a tecla SHIFT pressionada arraste o cursor) - Enter ou um clique no botão de aceite f) Cálculo da média: - Posicione o cursor na célula em que você deseja que seja incluída a média. - Digite =MÉDIA( na célula ativa. - Selecione as células que contém os valores numéricos arrastando o mouse sobre elas. Uma marca tracejada contorna o intervalo selecionado e a fórmula é mostrada na barra de fórmulas. - Digite ) para avisar ao Excel que você já concluiu a seleção. 21

22 VII - Salvando uma Pasta Para salvar uma pasta de trabalho, siga os passos a seguir: - Arquivo (dar um clique no Menu Arquivo, da Barra de Menus) - Salvar Como - Salvar em: - Abrir a unidade de disco em que deseja salvar e abrir a pasta que guardará este arquivo - Nome da Pasta de trabalho: No Windows 95 pode-se atribuir um nome para um arquivo com até 255 caracteres e pode-se incluir espaços e outros caracteres, exceto: \ / : *? < > e! - Salvar como tipo: - Pasta de trabalho do Microsoft Excel (*.xls) - Salvar 22

23 Observações: 1) O nome da pasta de trabalho aparecerá na Barra de Títulos. 2) Há duas opções de salvar no Menu Arquivo: - Salvar: esta opção deve ser utilizada para arquivos que já foram salvos anteriormente, ou seja para arquivos que já possuam nome e que tiveram alguma alteração na sua digitação. - Salvar Como: opção para arquivos recém criados, que necessitam de um nome, uma unidade de disco e uma pasta para serem armazenados. 3) Atalhos para salvar um arquivo: - Teclando CTRL + B OU - Clicando sobre este ícone na Barra de Ferramentas Padrão 23

24 4) AutoSalvamento Esta opção é útil para situações de oscilação e/ou queda de energia. Os dados que não foram anteriormente salvos não serão totalmente perdidos, porque quando o Excel for novamente executado, o arquivo que estava sendo trabalhado é recuperado e retorna à área de trabalho, bastando, então, que seja salvo novamente. Para deixar esta opção ativada: - Ferramentas - Suplementos... - Ativar a opção: AutoSalvamento - Ferramentas - AutoSalvamento - Salvar automaticamente a cada:...minutos (clicar nesta opção e também selecionar o intervalo de minutos que deseja) 5) Colocar senha em uma pasta de trabalho Há duas espécies de senha de arquivo: Senha de leitura: Não permite que ninguém leia o documento: 24

25 - Arquivo - Salvar Como - Opções - Clicar em Senha de Proteção e digitar uma senha com no máximo 15 caracteres - OK - Redigite a senha de proteção - OK - Digitar o nome da pasta de trabalho e indicar onde quer salvar (unidade de disco e pasta) - Salvar Para abrir esta pasta e verificar o que ela tem, somente será possível digitando a senha. Se o usuário esquecer esta senha não haverá outra opção para abrir este arquivo: cuidado! Senha de gravação: Não permite que ninguém salve alterações no documento: (apenas é possível abri-lo para leitura) - Arquivo - Salvar Como - Opções - Clicar em Senha de Gravação e digitar uma senha com no máximo 15 caracteres - OK - Redigite a senha de gravação - OK 25

26 - Digitar o nome do arquivo e indicar onde quer salvar (unidade de disco e pasta) - Salvar VIII - Fechar Pastas de Trabalho Antes de sair do Excel devemos fechar a pasta de trabalho que estiver aberta na tela: - Arquivo - Fechar indagará: Se o usuário pedir para fechar o arquivo e não tiver salvo, o Excel IX- Abrir Pastas de Trabalho No Excel podemos abrir uma pasta de trabalho com a seguinte seqüência de comandos: - Menu Arquivo - Abrir OU CTRL + A - Selecionar a unidade de disco e a pasta onde se encontra o arquivo - Selecionar o nome do arquivo - Abrir OU 26

27 - Clicar neste botão da Barra de Ferramentas Padrão: X - Localizar Pastas de Trabalho A localização de uma pasta de trabalho no Excel 97 se faz a partir do Menu Arquivo na Barra de Menus. A partir da caixa de diálogo ABRIR. - Selecionar a unidade de disco e/ou a pasta (diretório) onde se encontra o arquivo - Digitar o nome do arquivo - Clicar em Localizar agora - Abrir XI - Trabalhando com planilhas Uma planilha nada mais é que um conjunto de células ou como preferir uma grade de linhas e colunas. Uma pasta de trabalho do Excel pode conter até 255 planilhas, embora ao abrirmos uma pasta nova só apareçam três, conforme vimos na parte de limites. a) Para selecionar uma planilha: Para selecionar uma planilha que não esteja ativa, basta dar um único clique na sua guia que fica na parte inferior da tela, que ela se colocará por sobre a atual. 27

28 b) Para renomear uma planilha: Para renomear uma planilha deve-se dar um clique duplo sobre o nome que aparece na guia da planilha. O nome fica em tom escuro e assim permitindo a sua edição. c) Para acrescentar uma planilha: Pode-se acrescentar uma planilha à pasta de trabalho clicando-se com o botão direito do mouse na guia da planilha na qual a seguir será acrescentada a nova. - No menu de atalho que aparece escolha a opção INSERIR - Na caixa de diálogo que aparece clique no ícone Planilha. - Clique no botão OK e o Excel insere uma nova planilha. - A nova planilha é inserida à esquerda daquela na qual foi clicado o botão direito do mouse. 28

29 d) Para mover uma planilha: Ao clicar na planilha que você quer mover e arrastar para a posição que você deseja que ela fique, ela automaticamente se move para a posição indicada. XII - Formatação de uma planilha a) Alinhar um texto numa célula: - Selecionar a célula ou o intervalo de células que se deseja formatar - Clique na barra de ferramentas em algum desses botões para escolher o alinhamento desejado: 29

30 Alinhamento à esquerda Alinhamento à direita Alinhamento centralizado b) Alterar largura e altura: - Para se alterar a largura de uma coluna deve-se posicionar o cursor na área do cabeçalho da coluna à direita da coluna que se deseja alterar até que ele se transforme em uma seta dupla junto com uma barra vertical preta e arrastála até que ela fique na largura desejada. À medida que move o cursor o Excel mostra com qual tamanho vai ficando a coluna. Ou, para ajustar a coluna automaticamente, de acordo com o tamanho do conteúdo digitado nas células: posicione o cursor no lado esquerdo do indicador da coluna e dê um duplo clique. - Para se alterar altura de uma linha procede-se de modo análogo, posicionando o cursor na barra lateral do Excel abaixo da linha que deseja alterar. Obs.: Para se alterar o formato rapidamente de várias linhas ou colunas abra o Menu Formatar, selecione os comandos linha ou coluna e escolha Auto Ajustar. c) Formatar Caracteres: - Selecione a célula ou intervalo de células cujos dados deverão ser formatados: 30

31 - Para trocar o tipo de fonte clique na caixa de controle Fonte na barra de ferramentas Formatar. - Para alterar o tamanho da fonte clique na caixa de controle Tamanho de Fonte, também na barra de ferramentas Formatar e escolha o tamanho desejado. - Para alterar a cor dos dados na células clique no botão Cor da Fonte e para o fundo no botão Cor do Fundo. - Do mesmo modo que no Microsoft Word você também tem botões especiais para formatação de texto( negrito, itálico e sublinhado). d) Formatação Numérica - Para definir o formato de apresentação de números em uma planilha deveremos clicar no menu Formatar e escolher Células. Na caixa de diálogo que aparece clicar em Número e escolher a opção desejada ou ainda optar por realizar a mesma tarefa através dos ícones na Barra de Ferramentas Formatação de Moedas 2- Porcentagem 3- Separador de milhares 4- Aumentar casas decimais 5- Diminuir casas decimais 31

32 e) Criar Listas de Seqüências: - O Excel 97 pode criar diversos tipos de seqüências, como números, datas, texto misto etc. Para criar uma lista de seqüência com células que tenham o mesmo conteúdo: - Clique sobre a célula cujo formato será copiado para a seqüência. - Posicione o ponteiro do mouse no canto direito inferior desta célula. O mouse apresentará o formato de uma cruz preta. - Com o botão esquerdo do mouse pressionado, arraste sobre as outras células na direção desejada, como por exemplo para baixo. Pode-se utilizar uma lista de seqüência de acordo com as préexistentes no Excel, tais como as listas de meses, dias da semana etc. Para acessar uma lista personalizada execute os passos a seguir: 32

33 - Digite o primeiro nome da seqüência - Clicar no canto direito inferior desta célula e arrastar na direção desejada - Obs.: É necessário digitar exatamente como está gravado na lista do Excel. Por exemplo, para formar uma seqüência de dias da semana, digite segunda e arraste, porque se digitar segunda-feira, esta grafia não faz parte das listas do Excel, e não formará uma seqüência. Para armazenar uma nova lista de seqüência: - Ferramentas - Opções - Listas - Listas personalizadas : clicar em NOVA LISTA - Em Entradas da Lista: digitar a nova lista - Adicionar E, para excluir uma lista que não será mais utilizada: selecione-a e clique em excluir. f ) Aplicar bordas numa célula: - Para aplicar uma borda nas células, selecione-as, clique na seta do lado direito do botão Bordas e escolha o tipo de borda que deseja. 33

34 g) Mesclar células em linhas e colunas: - Selecione o intervalo de células que deseja mesclar e dê um clique no botão Mesclar e Centralizar na barra de ferramentas Formatação. h) Inserir linhas e colunas: - Selecione a linha abaixo de onde quer inserir outra. - Abra o menu Inserir e escolha Linhas. - Para inserir uma coluna, use o procedimento semelhante. Selecionando uma coluna e lembrando-se que a nova coluna será inserida à esquerda da coluna selecionada. - O Excel, após a inserção da linha ou coluna, ajusta automaticamente as referências na tela. i) Excluir linhas e colunas: - Clique em uma célula da linha que deseja excluir. - Abra o menu Editar e escolha Excluir. - No quadro de diálogo que aparece escolha linha inteira. - Clique em OK. - Para excluir uma coluna, clique em qualquer célula dela. - Abra o menu Editar e selecione Excluir. - No quadro de diálogo que aparece escolha coluna inteira. 34

35 Exercício: O exercício proposto irá controlar o estoque da Papelaria Temos Tudo, informando automaticamente uma eventual necessidade de pedido de determinado material, com base na média da venda anual. 1-) Nomeie a planilha atual para Controle mensal e digite os dados conforme o modelo a seguir: 2-) Calcule o estoque atual, sabendo-se que eqüivale ao estoque anterior, mais as entradas, menos as saídas. 3-) Insira uma fórmula na coluna de pedido urgente, indicando com a palavra SIM, se o estoque atual for menor ou igual ao estoque mínimo, ou NÃO, caso o estoque atual for maior do que o estoque mínimo 35

36 4-) Calcule a necessidade de compra, considerando que deverá ser efetuada com base no critério de que o saldo final deverá ficar com o dobro do estoque mínimo. 5-) Calcule a maior e a menor movimentação para todas as colunas contendo dados numéricos. 36

37 XIII- Organização da Planilha: Planilhas grandes, que podem possuir dezenas de fórmulas, podem ficar confusas para pessoas que não criaram estas planilhas, mas necessitam utilizá-las. Para resolver este problema o Excel permite que o usuário crie planilhas organizadas que podem ser utilizadas posteriormente por pessoas que não necessariamente participaram do seu desenvolvimento. a) Adicionar comentários a uma planilha: É poder colocar notas de texto com explicações ou apenas observações sobre os dados contidos na planilha. Tais comentários podem ser inseridos diretamente dentro das próprias células: - Selecione a célula à qual deseja adicionar a observação - Menu Inserir - Comentário - Abrir-se-á uma caixa de diálogo, onde podemos inserir a anotação no quadro de texto - Digite dentro do quadro de texto o comentário desejado - Após a digitação, clique em qualquer outra célula da planilha - Após incluir a nota de comentário, a célula ficará marcada com um ponto vermelho no canto superior direito, para mostrar que esta contém uma observação, e no futuro, quando quisermos ver a observação inserida em uma célula: - Selecione a célula à qual está associada uma observação - Menu Inserir - Nota - Selecione no quadro Notas da planilha, a célula desejada, e observe que aparecerá no quadro Texto a anotação que foi inserida na mesma. b) Excluir comentários de uma planilha: - Selecione a célula que contém o comentário 37

38 - Menu Editar - Limpar - Notas - Note que ao limpar a anotação de planilha, desaparece automaticamente o ponto vermelho de dentro da célula. XIV- Proteção: Para cuidar da segurança dos dados inseridos nas planilhas e pastas de trabalhos, há recursos que permitem que somente algumas pessoas alterem ou leiam informações das planilhas. (Obs.: Para proteger a pasta contra abertura e /ou gravação, proceda com descrito no item de salvar: Capítulo VI) a) Para proteger uma planilha: Enquanto a planilha estiver protegida, não será possível alterar dados dentro da planilha, como conteúdos de células ou fórmulas, por exemplo. - Abrir a planilha desejada (Arquivo / Abrir) - Menu Ferramentas - Proteger - Proteger planilha - Digite a senha que quiser, pois ela é opcional - Se tiver digitado a senha, confirme-a - O.K. b) Para desproteger uma planilha: - Ferramentas - Proteger - Desproteger planilha 38

39 - Caso tenha inserido senha, digite-a - O.K. c) Para desproteger blocos de células: Pode-se deixar uma planilha protegida e um bloco de células destravado, permitindo que este seja alterado. - Selecione as células que não deseja proteger - Formatar - Células - Guia Proteção - Desativar a opção Travada - O.K. - Em seguida proteja a planilha (item a ) d) Esconder fórmulas: Para que a fórmula não apareça na barra de fórmula quando a célula for selecionada: - Se o documento estiver protegido, desproteja-o - Selecione a célula ou o bloco de células que deseja esconder as fórmulas - Menu Formatar - Células - Guia Proteção - Ative a caixa de verificação Ocultar - O.K. - Menu Ferramenta - Proteger - Proteger Planilha - Ative a caixa de verificação Conteúdo - Digite a senha e a confirme - O.K. 39