Instituto de Informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública

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1 SECRETARIAS-GERAIS

2 GLOSSÁRIO A Acção de Formação AP B BD BEP C CCUT D DGAEP DR E EGM Entidades F Funcionário G GeRAP GST I IIMFAP M ME O Organismo Organismo Integrador R RH S SG sigame SGU SME SRH STG P PAT Todo o acto formativo que implica definição de objectivos pedagógicos e selecção de conteúdos que permitam atingir os objectivos estabelecidos Administração Pública Base de Dados. Bolsa de Emprego Público. Centro de Contacto com Utentes Direcção-Geral da Administração e do Emprego Público Diário da República Entidade Gestora da Mobilidade. Designação genérica que abrange todos os serviços públicos, entidades públicas empresarias, associações públicas e instituições particulares de solidariedade social, que, conforme o caso, sejam ou possam vir a ser intervenientes nos procedimentos relativos à gestão do pessoal em situação de mobilidade especial, bem como as entidades promotoras de formação Designação genérica dos funcionários e agentes do Estado, bem como do restante pessoal que possa vir a ser abrangido pelo regime jurídico da mobilidade especial, independentemente da relação jurídica de emprego (antevê-se a inclusão do pessoal em regime de contrato individual de trabalho) Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E.P.E., que assume também as funções de Entidade Gestora da Mobilidade Grupo de Suporte Técnico que, na 1ª ou na 2ª linha, presta serviços de atendimento e apoio técnico aos utilizadores Instituto de Informática do Ministério das Finanças e da Administração Pública Mobilidade especial Designação genérica que representa todos os serviços públicos, entidades públicas empresarias, associações públicas e instituições particulares de solidariedade social, que, conforme o caso, sejam ou possam vir a ser intervenientes nos procedimentos relativos à gestão do pessoal em situação de mobilidade especial Organismos que receberam as atribuições e competências de outros que foram objecto de um procedimento de fusão ou reestruturação, e que em consequência desses procedimentos irão integrar parte ou totalidade dos respectivos funcionários Recursos humanos Secretaria-Geral de um Ministério Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial Sistema de Gestão de Utilizadores (propriedade do IIMFAP) Situação de mobilidade especial. Sistema de Recursos Humanos (residente no IIMFAP) Sistema de Tabelas Gerais (propriedade da DGAP) Pedido de Apoio Técnico. SME - passo a passo Versão: /39

3 ÍNDICE 1. APRESENTAÇÃO GERAL NOTAS TÉCNICAS REQUISITOS DE ACESSO AO PORTAL DO SIGAME INSTRUÇÕES DE ACESSO AO SIGAME Estado da Linha Instalação no SRHsme do Módulo de Exportação Preparação da Apresentação do sigame Pedido de Informação às SG s para configurar os acessos Configuração dos Sistemas (sigame, SRHsme /SICsme) Disponibilização de Logins Terminal Services Criação de Utilizadores no SGU Apoio à configuração dos PC s das SG s Notas prévias à configuração do Remote Desktop Connection Instruções gerais Remote Desktop Connection, Versão Remote Desktop Connection, Versão PROCEDIMENTOS A EFECTUAR PELA SECRETARIA-GERAL PEDIR ACESSO AOS SISTEMAS Aceder aos sistemas pela SG Aceder aos sistemas pelos organismos Criar acessos ao sigame para os funcionários Bloqueio de acesso ao sigame CRIAR FUNCIONÁRIOS NO SRHSME DA SG Criar funcionários por importação do SRH do organismo Criar funcionários directamente no SRHsme Preenchimento de campos específicos do SRHsme Situação de licença sem vencimento de longa duração CRIAR DADOS NO SIGAME CONSULTAR DADOS NO SIGAME Consultar fases da SME Consultar Listas Consultar funcionários em SME, por procedimento de extinção do serviço e que exerceram funções noutro serviço a titulo transitório por período inferior a 1 ano GERIR VENCIMENTOS Exportação das percentagens para cálculo dos Vencimentos do sigame para o SRHsme Optar pelos descontos sobre a remuneração da categoria de origem Reiniciar Funções em Pessoas Colectivas de Direito Público AUTORIZAR FÉRIAS JUSTIFICAR FALTAS DO FUNCIONÁRIO GERIR CADASTRO Formação Processo físico individual Reinício de funções...37 SME - passo a passo Versão: /39

4 3.9. APOIO DE 2.ª LINHA AO CCUT Requisitos técnicos para as estações de trabalho dos utilizadores do SAAT...38 SME - passo a passo Versão: /39

5 1. APRESENTAÇÃO GERAL 1. A Lei n.º 53/2006, de 7 de Dezembro, consagra a situação de mobilidade especial (SME) de funcionários e agentes como resultado da reorganização dos serviços da Administração Pública. 2. Para acompanhar e dinamizar o processo relativo ao pessoal em SME, seguindo e zelando pela aplicação de critérios de isenção e transparência e procurando que o seu reinício de funções tenha lugar nas fases mais precoces daquele processo, entre outras competências, a mesma lei prevê a criação de uma entidade gestora da mobilidade (EGM). 3. Entretanto, pelo Decreto-Lei n.º 25/2007, de 7 de Fevereiro, ficou estabelecido que a gestão do pessoal em SME é efectuada pela Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E.P.E. (GeRAP), a qual assume a missão, atribuições e competências da EGM. 4. Um funcionário pode ser colocado em SME em resultado de procedimentos de extinção, fusão e reestruturação de serviços públicos e de racionalização de efectivos, mediante a elaboração de listas nominativas publicadas no Diário da República. 5. A data da produção de efeitos da colocação de um funcionário em SME varia de acordo com o tipo de procedimento de lhe deu origem. Assim, poderão verificar-se as situações seguintes: a) Extinção: efeitos à data da conclusão do processo de extinção; b) Fusão: efeitos à data da reafectação do restante pessoal ao serviço integrador; c) Reestruturação sem transferência de atribuições: efeitos no dia seguinte ao da publicação no Diário da República da lista nominativa; d) Racionalização de efectivos: efeitos no dia seguinte ao da publicação no Diário da República da lista nominativa. 6. Pode ainda verificar-se a reorganização de subunidades orgânicas de serviços ou estabelecimentos periféricos sem personalidade jurídica, bem como a racionalização de efectivos abrangendo os recursos humanos integrados no mesmo grupo de pessoal, na mesma carreira ou na mesma área funcional. 7. Também poderão solicitar a colocação em SME os funcionários pertencentes a grupos de pessoal, carreiras ou categorias e escalões etários que venham a ser definidos por despacho do membro do Governo responsável pelas Finanças e pela Administração Pública, publicado no DR e durante o período temporal definido por aqueles. 8. A mencionada reorganização de serviços implica a realização de um conjunto de procedimentos indispensáveis à operacionalização da mobilidade especial, em particular no que concerne às acções tendentes ao reinício de funções por parte do pessoal naquela situação. 9. O regime jurídico enformador dos referidos procedimentos de reorganização estabelece o envolvimento e a interacção de inúmeras e diferenciadas entidades, SME - passo a passo Versão: /39

6 com regimes estatutários específicos e tutelas diversas, pelo que se afigura desejável a existência de um guia orientador dos procedimentos a assegurar, nomeadamente o conjunto de acções que cada um dos envolvidos deverá garantir, as suas fronteiras de actuação, assim como as relações a estabelecer. 10. Os procedimentos previstos serão garantidos em grande parte pelo sigame, Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial, acessível no portal da BEP, que interliga, através das fronteiras interorganizacionais, os vários intervenientes, auxiliando o cumprimento de diversas obrigações e necessidades decorrentes da aplicação do regime da mobilidade especial. 11. O sigame é constituído por duas componentes essenciais, sendo vocacionado para perfis de utilizadores distintos. 12. A componente do Portal do sigame, vocacionada para os utilizadores seguintes: funcionários em SME, organismos, entidades formadoras e tutela. 13. A componente de Back Office do sigame, destinada à utilização pelas Secretarias- Gerais e pela GeRAP, enquanto entidade gestora da mobilidade especial. 14. O sigame interage com um conjunto de sistemas ou aplicações existentes, dos quais se destacam os seguintes: o SGU, a BEP e o SRH. 15. O SGU procede à gestão dos acessos e autenticação dos utilizadores ao sigame e aos restantes sistemas utilizados pelos vários intervenientes. 16. A BEP disponibiliza informação sobre procedimentos de recrutamento de pessoal divulgada pelos organismos que pretendam proceder ao recrutamento de pessoal ao abrigo do regime de mobilidade geral. A publicitação de informação sobre o pessoal em SME e dos procedimentos de recrutamento e selecção divulgados pelos organismos que pretendam recrutar pessoal naquela situação, actualmente disponíveis na BEP, bem como a emissão de declaração de inexistência de pessoal em SME com as características pretendidas pelos referidos organismos, serão funcionalidades descontinuadas naquela Bolsa logo que as mesmas sejam asseguradas pelo sigame. 17. Presentemente, não existe na AP um sistema único, integrado, de gestão de recursos humanos, sendo o SRH o sistema de gestão de recursos humanos com maior expressão, motivo pelo qual foi privilegiada a sua interacção com o sigame, sendo que, no actual contexto, não foi possível, em tempo oportuno, desenvolver um sistema de recursos humanos que integrasse todas as funcionalidades necessárias. 18. O SRH disponibilizado pelo IIMFAP às diferentes SG`s, designado de SRHsme, irá permitir o processamento dos vencimentos do pessoal em SME, estabelecendo as interacções com o sigame indispensáveis para o efeito (importação e exportação de dados). 19. O esquema em baixo pretende representar as relações que se estabelecem entre as diferentes entidades envolvidas no âmbito da Mobilidade Especial: SME - passo a passo Versão: /39

7 BEP SRH STG Gere mobilidade geral SGU SGU Consulta ofertas CV Dados Pessoais (Cadastro) Altera a situação de mobilidade especial (cessação ou suspensão) Lista de apoio à mobilidade geral Ofertas de Cadastro emprego Postos de trabalho Resultado final Entrevistas Provas de selecção Etc. Publica listas de apoio à mobilidade geral Ofertas de emprego Utilizadores Autenticam-se Gera utilizadores sigame Cria, gere e atribui perfis de utilizador Gere ME Formação Remunerações Pessoal em SME Trabalho administrativo (Férias Procedimento simplificado etc.) Secretarias-Gerais Ou DRH Situação em ME SIM Notificações Recepciona e Envia login/pwd aos utilizadores (ou os mesmos são enviados directamente ao utilizadores pelo IIMFAP) Candidato Plano de requalificação Formando Cadastro Pesquisa de Match Pode alterar remuneração? Necessidade de formação Pesquisa de Match Entidades formadoras Organismos Opositor SIM SIM Organismos Acção de formação Procedimento de selecção Resultado final Houve Incumprimento? Houve Incumprimento? SIM Aprovado? 20. Foi ainda considerado relevante para o processo de gestão da mobilidade especial a prestação, pelo CCUT do IIMFAP, de um serviço de atendimento e suporte técnico de 1.ª linha aos utentes dos diferentes sistemas. Para o sucesso desta actividade de suporte, foi igualmente considerada a conveniência da adesão ao sistema electrónico de suporte correspondente, o SAAT (Sistema de Atendimento e Apoio Técnico). 21. Este sistema visa dois objectivos essenciais: a) Fornecer aos seus utentes um ponto único de contacto, através do qual lhes é possibilitado colocar, acompanhar e obter a resolução de qualquer incidente ou dúvida suscitada; b) Libertar os técnicos e áreas responsáveis pelo desenvolvimento dos produtos, assegurando apenas a sua participação em questões cuja intervenção seja indispensável. 22. No mínimo, é necessária a existência de um Grupo de Suporte Técnico (GST) dito de 1.ª linha a quem compete assegurar o funcionamento do ponto único de contacto. 23. As principais funções directas ou indirectas do CCUT envolvem: a) Atendimento multi-canal (telefone, correio, correio electrónico e fax); b) Classificação, filtragem e resolução ou encaminhamento dos pedidos; c) Notificação dos utentes sobre a recepção e resolução dos pedidos; d) Preparação e fornecimento de informação de gestão. 24. Dependendo da natureza e complexidade das matérias a suportar, foram criados GST de 2.ª linha e 3.ª linha, entre outros, que serão chamados a intervir na resolução de questões da sua área de competência técnica ou funcional e para as quais se considere não ser possível ou desejável a transferência do conhecimento para as equipas de 1.ª linha. SME - passo a passo Versão: /39

8 25. A estrutura do SAAT prevê e exige a criação de GST, constituídos por uma ou mais pessoas os técnicos de suporte, que poderão, em função da natureza e tipo de incidente, pertencer ao IIMFAP, a uma determinada SG, à GeRAP ou à DGAEP. UTENTE CCUT II SG GeRAP DGAEP 26. Com o intuito de facilitar a operacionalização de todo este processo de gestão da mobilidade especial, foi elaborado o presente documento intitulado SME Mobilidade Especial Passo a Passo, que numa primeira versão se direcciona a três públicos específicos: os organismos da administração directa e indirecta do Estado e da administração regional e autárquica, os funcionários e agentes em situação de mobilidade especial e as diferentes Secretarias-Gerais. 27. Sublinha-se, no entanto, que este documento não substitui a consulta dos diplomas legais aplicáveis nem pode ser objecto de interpretação ou utilização contrárias ao regime estabelecido nos mesmos. Trata-se de um mero instrumento de auxílio aos vários intervenientes e que tenderá a ser desenvolvido e aperfeiçoado com os contributos de todos os utilizadores e com a experiência resultante da sua utilização. SME - passo a passo Versão: /39

9 2. NOTAS TÉCNICAS 28. Este ponto visa, de modo sintético, explicitar o conjunto de procedimentos a assegurar previamente para um correcto acesso à infra-estrutura tecnológica, nomeadamente em termos de acesso à Internet e à aplicação sigame. 29. Destina-se em particular aos técnicos informáticos das SG`s Requisitos de Acesso ao Portal do sigame 30. Para aceder aos instrumentos disponibilizados para gestão do pessoal em SME, via Internet, com segurança e de forma a visualizar as páginas correctamente, o computador deve possuir, no mínimo, as seguintes características: a) Resolução - Para poder visualizar correctamente as páginas, o monitor deve estar configurado com uma resolução de 800x600 ou superior; b) Versão do Browser - De forma a garantir uma correcta apresentação dos conteúdos nas páginas, o browser instalado no computador deve ser o Internet Explorer - versão 5.0 (ou superior), o Netscape Navigator - versão 6.2 (ou superior) ou Mozilla FireFox; c) Encriptação de dados - O browser instalado deve suportar encriptação de dados SSL a 128 bits para poder aceder com o máximo de segurança ao serviço; d) Scripting A opção de scripting deverá estar activada Instruções de Acesso ao sigame Estado da Linha 31. Deve ser conhecido o estado da ligação da SG pelo IIMFAP. É verificado se a ligação está configurada para o acesso ao sigame, ao SRHsme e ao SICsme. Se não estiver, o IIMFAP entra em contacto com a SG para configurar a ligação. 32. Esta é a tarefa que pode demorar mais tempo a executar e por isso é feita o mais cedo possível Instalação no SRHsme do Módulo de Exportação 33. É instalado no SRHsme o módulo de exportação para o sigame Preparação da Apresentação do sigame 34. O IIMFAP prepara as condições para a realização da apresentação. Se a apresentação for realizada na SG, a apresentação está depende do estado da linha. 35. É realizada a apresentação do sigame à SG. São pedidos à SG os contactos para envio de informação sobre a configuração do sistema e fornecidos os contactos da GeRAP e do IIMFAP. SME - passo a passo Versão: /39

10 36. É enviado à SG pelo IIMFAP a documentação relativa ao sigame Pedido de Informação às SG s para configurar os acessos 37. É enviado à SG um documento a solicitar um conjunto de informação para configuração do sigame, a saber: e) IPs com que as máquinas chegam ao II f) Impressoras instaladas nas máquinas que acedem ao sigame g) Se as máquinas indicadas acedem ao SRHsme/SICsme h) Logins a criar no SGU Máquinas IP Impressora Aplicação (SRHsme, (Marca/Modelo/Driver) sigame) Login Pretendido: Nome: NIF: Categoria: Telefone: Se houver alterações a estes dados o IIMFAP deve ser informado. 39. Os logins indicados só serão criados no SGU se não existirem utilizadores com esse login Configuração dos Sistemas (sigame, SRHsme /SICsme) 40. Com base na informação constante no documento referido no ponto anterior, é configurado o acesso da SG. a) É configurado o acesso ao SRHsme e SICsme para os PC s indicados pela SG. b) É configurada a impressora de rede utilizada pelo SRHSME. c) É configurado o acesso ao sigame para os PC s indicados pela SG e são criados os logins Terminal Services a disponibilizar à SG. SME - passo a passo Versão: /39

11 d) São instalados no servidor de Terminal Services do sigame os drivers das impressoras indicados pela SG Disponibilização de Logins Terminal Services 41. São enviados à SG os logins para configuração do acesso ao servidor de Terminal Services do Backoffice e indicado o contacto para solicitar mais logins Criação de Utilizadores no SGU 42. São criados utilizadores no SGU com a informação indicada pela SG. É verificado se a SG pode criar utilizadores para o sigame e se não tiver autorização para o fazer, essa autorização é dada. Os utilizadores são enviados por correio para a SG. Os próximos utilizadores são criados pela SG no SGU Apoio à configuração dos PC s das SG s 43. O IIMFAP garante o apoio às SG s para a configuração dos postos de trabalho para acesso ao sigame Notas prévias à configuração do Remote Desktop Connection 44. Por razões de segurança deve ser enviado para a área de sistemas do IIMFAP o endereço IP com que se sai do organismo para o Instituto de Informática. 45. O Administrador do SGU do Organismo deve solicitar à Área de Sistemas do IIMFAP o utilizador e a palavra-chave, necessários para efectuar a configuração do Remote Desktop Connection. 46. No Firewall do organismo deve ser permitido o acesso através do porto 3389 ao endereço IP Instruções gerais 47. O acesso é feito através do Remote Desktop Connection (RDC). As versões mais recentes são a 5.1 e a 6.0. Este cliente já vem instalado no Windows XP e Vista: e) Versão Start \ All Programs \ Accessories \ Communications \ Remote Desktop Connection f) Versão Start \ All Programs \ Accessories \ Remote Desktop Connection 48. Nos postos de trabalho que usem o Windows 2000 ou o Windows 98 o cliente RDC deve ser instalado a partir do link: 49. Configura-se o Remote Desktop Connection com o IP SME - passo a passo Versão: /39

12 Remote Desktop Connection, Versão No botão Options procede-se às seguintes configurações: 51. Salienta-se que a informação a colocar nos campos Computer e Domain deverá ser a referida na imagem supra. 52. O utilizador e respectiva palavra-chave serão atribuídos pela área de sistemas do Instituto de Informática conforme referido no 45. SME - passo a passo Versão: /39

13 53. Em Local Resources activar a opção Disk drives : 54. Na Experience escolher a velocidade de ligação referida na imagem seguinte: SME - passo a passo Versão: /39

14 55. Voltar a General e fazer Save As desta configuração para o Desktop de forma a criar um atalho para a aplicação, ao qual deverá atribuir um nome que identifique como por exemplo Sigame_BackOffice, seleccionando a opção Save. 56. Em ligações posteriores basta clicar neste atalho, onde deverá surgir o ecrã apresentado de seguida, no qual se deve digitar o utilizador e a palavra-chave referidos no 52 e no 63. SME - passo a passo Versão: /39

15 Remote Desktop Connection, Versão No botão Options procede-se às seguintes configurações: SME - passo a passo Versão: /39

16 58. Salienta-se que a informação a colocar no campo Computer deverá ser a referida na imagem supra. 59. Fazer Save As desta configuração para o Desktop de forma a criar um atalho para a aplicação, ao qual deverá atribuir um nome que identifique como por exemplo Sigame_BackOffice, seleccionando a opção Save 60. Em Local Resources seleccionar o botão More e activar a opção Drives : SME - passo a passo Versão: /39

17 61. Na Experience escolher a velocidade de ligação referida na imagem seguinte. 62. Ao clicar no botão Connect surge o seguinte quadro: SME - passo a passo Versão: /39

18 63. O utilizador e respectiva palavra-chave serão atribuídos pela área de sistemas do Instituto de Informática conforme referido no Seleccionar Remember my password. 65. Ao clicar OK (Versão 6.0) ou Connect (Versão 5.1) surge o seguinte ecrã: 66. Este utilizador e a respectiva palavra-chave são fornecidos pelo Sistema de Gestão de Utilizadores (SGU) para acesso à aplicação SigaME BackOffice e devem ser solicitados ao Administrador do SGU do Organismo. 67. Em ligações posteriores basta clicar no atalho criado no 55 e no 59 e digitar o utilizador e a palavra-chave referidos no 52 e no 63. SME - passo a passo Versão: /39

19 3. PROCEDIMENTOS A EFECTUAR PELA SECRETARIA-GERAL 68. Este manual SME Mobilidade Especial Passo a Passo, procura descrever os procedimentos em que a SG intervêm. 69. No caso de ser a própria SG a pretender colocar ou recrutar funcionários em SME deve seguir os procedimentos descritos no manual dirigido aos Organismos. 70. O esquema em baixo pretende descrever as ligações da SG com as diferentes entidades no âmbito da Mobilidade Especial: MACRO PROCESSO DO PESSOAL EM SITUAÇÃO DE MOBILIDADE ESPECIAL 71. As SG`s são responsáveis pela gestão administrativa e pelo processamento dos vencimentos dos funcionários em SME do respectivo Ministério. 72. Com vista ao processamento de vencimentos dos funcionários em SME foi instalado em cada SG um SRH, tendo-se adoptado a designação de SRHsme para efeitos de distinção do SRH destinado à gestão do restante pessoal da SG. 73. As SG s têm também acesso ao sigame, o qual suporta a gestão geral de funcionários em SME. 74. Os dois sistemas acima referidos (SRHsme e sigame), embora com papéis distintos mas que se complementam, servem o mesmo objectivo, gerir a mobilidade especial. Todas as alterações de cadastro, nomeadamente as que tenham implicações no vencimento apenas podem ser alteradas no SRHsme. 75. No futuro pretende-se que a gestão dos funcionários seja realizada de um modo integrado, garantindo uma entrada única e directa dos dados. Contudo, perante a SME - passo a passo Versão: /39

20 inexistência de um sistema único de gestão de recursos humanos na AP, a SG responsável pela gestão administrativa e pelo processamento dos vencimentos dos funcionários em SME do respectivo Ministério deverá assegurar a articulação com múltiplos sistemas para dar cumprimento às suas atribuições na gestão das questões da mobilidade. 76. Apesar de serem as SG`s as entidades responsáveis pela gestão administrativa dos funcionários em SME poderá ficar a cargo dos organismos que colocam funcionários em SME o carregamento inicial dos dados desses funcionários, se assim for acordado entre aqueles e a respectiva SG. 77. Aquele carregamento poderá ocorrer numa de duas modalidades a acordar com os organismos: a) Deslocando funcionários desses organismos para a respectiva SG para apoiar na introdução directa no SRHsme, instalado em cada SG; b) Introdução dos dados no SRHsme por parte dos funcionários da SG. c) Perante determinadas premissas, como o número de funcionários, com o apoio do IIMFAP é realizada uma migração automática para o SRHsme da SG, situação pormenorizada no 98 e seguintes. 78. Todas as alterações de cadastro, nomeadamente as que tenham implicações nos vencimentos, apenas podem ser alteradas no SRHsme. 79. Para além do SRHsme que visa fundamentalmente garantir o processamento de vencimentos, foi desenvolvido o sigame, acessível na SG, que suporta as restantes questões associadas à gestão de funcionários em SME, tais como as habilitações literárias, as classificações de serviço, os processos disciplinares, os louvores, a formação profissional, as férias ou a acumulação de funções Pedir Acesso aos Sistemas Aceder aos sistemas pela SG 80. A SG irá utilizar dois sistemas, o SRHsme e o sigame. 81. O IIMFAP procede à instalação do SRHsme em cada SG e logo que se verifique o seu normal funcionamento, remete através de correio electrónico para o respectivo responsável de recursos humanos as respectivas palavras-chave. 82. Para efeitos do acesso referido, a SG terá que previamente solicitar a credenciação junto do CCUT e aguardar a recepção de uma carta que lhe atribui um utilizador e uma palavra-chave. Poderá contactar o CCUT do IIMFAP através de uma das vias enunciadas de seguida: Correio Electrónico Telefone Horário de Atendimento das 08:00h às 21:00h nos dias úteis. SME - passo a passo Versão: /39

21 Fax O acesso às referidas aplicações é obtido através do SGU, aplicação do IIMFAP, podendo ser obtidos esclarecimentos adicionais no sítio: https://www.srhsme.min-financas.pt/instrucoes/sgu_pre-registo.pdf. 84. O SGU incorpora quatro grandes objectivos: a) Autenticar utilizadores (utilizador/palavra-chave); b) Autorizar acessos (atribuir perfis aplicacionais); c) Gerir permissões (gerir a atribuição de perfis a utilizadores) e d) Auditar as operações realizadas no sistema ou através do sistema (registo de informação de auditoria). 85. Actualmente o SGU já é utilizado num conjunto de sistemas, como a BEP, a BDAP (Base de Dados de Recursos Humanos da Administração Publica) ou o SIADAP (Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Publica). 86. Podem verificar-se duas situações distintas: a) SG com acesso ao SGU Se a SG já tem utilizador de administrador do SGU, deverá proceder à criação de um utilizador com acesso aos Sistemas, ou atribuir o acesso a um dos utilizadores já existentes. No caso da criação de utilizador, a respectiva palavra-chave será enviada através de correio electrónico. b) SG sem acesso ao SGU i. Se a SG ainda não tem administrador do SGU, deverá fazer o pré-registo no sítio do SGU (www.sgu.gov.pt) através da opção Pré-Registo. O pré-registo deverá efectuar-se sob indicação dos responsáveis da SG, sendo necessário o utilizador estar na posse dos seguintes elementos: 1. Código de Organismo (atribuído pela DGAEP); 2. Código de Serviço (atribuído pela DGAEP); 3. Código de Local de Trabalho (atribuído pela DGAEP); 4. Número de Identificação de Pessoa Colectiva da SG; 5. Identificação do utilizador com perfil de Administrador SGU na SG. ii. Após gravação dos dados introduzidos, a SG deverá proceder à impressão do termo de aceitação. O termo de aceitação impresso, deverá ser assinado pelo futuro administrador do SGU, e pelo dirigente máximo da SG, após o que deverá ser aposto o selo branco em uso na instituição. iii. Tendo por objectivo reduzir o tempo de resposta, o pedido de registo de administrador de SGU e termo de aceitação deverão ser remetidos para o Instituto de Informática do Ministério das Finanças e Administração Pública através do fax: (+351) iv. O original do pedido de registo de administrador de SGU e termo de aceitação deverão ser enviados para o seguinte endereço: Instituto de Informática Centro de Contacto (CCUT) Av. Leite de Vasconcelos nº 2, Alfragide AMADORA v. A palavra-chave será enviada para o endereço de indicado no préregisto. vi. Passarão então a agir como organismo com acesso ao SGU. SME - passo a passo Versão: /39

22 87. Quando receber o utilizador e a palavra-chave a SG encontra-se autorizada para aceder aos sistemas, contudo por questões segurança no primeiro acesso tem necessariamente que alterar a palavra-chave que lhe foi atribuída por outra que determine. 88. Obtida a credenciação no SGU, o acesso ao sigame deverá ser solicitado logo que exista a necessidade de gerir funcionários em SME do Ministério respectivo, pelo administrador de SGU da SG ao CCUT. 89. Logo que o correspondente acesso esteja disponível, o administrador do SGU facultará o acesso a um utilizador já existente ou procederá à criação de um novo utilizador. No caso da criação de utilizador, a respectiva palavra-chave será enviada através de correio electrónico. 90. Os respectivos utilizadores e palavras-chave são enviados para o correio electrónico indicado no pedido Aceder aos sistemas pelos organismos 91. É nesta fase que a SG verifica se estão previstos no SRHsme todos os locais de trabalho (na respectiva lista de valores) respeitantes a determinado organismo, em conformidade com os previstos na tabela da BDAP gerida pela DGAEP. 92. Em princípio, a referida tabela deverá contemplar todos os locais de trabalho existentes. Porém, as dúvidas que surgirem devem ser encaminhadas para o CCUT Criar acessos ao sigame para os funcionários 93. O envio do utilizador e palavra-chave para a morada do funcionário é desencadeado automaticamente através do sigame quando este for colocado em SME, na fase de transição. 94. No remetente da carta enviada consta o endereço da SG a que o funcionário está afecto, a qual no caso de ocorrer uma devolução, é responsável por validar/alterar a morada do funcionário e enviar novamente aqueles dados, garantindo a integridade da carta anterior. Nesta situação, o envelope original deverá ser mantido fechado e introduzido noutro envelope pela SG e enviado para a residência do funcionário Bloqueio de acesso ao sigame 95. Por razões de segurança, depois de várias tentativas de acesso negado, o sigame possui um sistema de bloqueio. 96. Nesses casos devem ser seguidas as instruções do Sistema. SME - passo a passo Versão: /39

23 3.2. Criar funcionários no SRHsme da SG 97. O carregamento inicial do SRHsme pode ser efectuado por uma das formas enunciadas no Criar funcionários por importação do SRH do organismo 98. O carregamento inicial do SRHsme é realizado com recurso à importação dos dados, nos casos em que cumulativamente: a) O organismo pretenda colocar em SME, simultaneamente, um número total de funcionários superior a 50; b) O organismo seja utilizador do SRH; c) O IIMFAP considere viável, em tempo útil, a importação. 99. Qualquer uma das listas vai sendo acrescentada com os funcionários que entretanto os organismos tenham gravado Criar funcionários directamente no SRHsme 100. Os funcionários podem ser introduzidos pela SG (ou pelos organismos, nas instalações da SG, em resultado do acordo estabelecido previamente com esta) directamente no SRHsme, baseado no processo individual Preenchimento de campos específicos do SRHsme 101. No ecrã dos locais de trabalho do SRHsme o campo código do local de trabalho na BDAP deve ser preenchido de acordo com o organismo onde o funcionário exercia funções à data da sua colocação em SME. SME - passo a passo Versão: /39

24 102. Quando na lista publicada no DR existam funcionários que não devam ser considerados em SME, por ter ocorrido outra situação com data anterior que invalide essa colocação (aposentação, falecimento, ), a SG deve proceder da seguinte forma: a) Apesar da rectificação que venha a ser publicada em DR, este funcionário deve ser introduzido no SRHsme (para não ser confundido com casos de esquecimento); b) Devem ser preenchidas no SRHsme as fichas 01 e 03, referentes a esse funcionário; c) Na ficha 03 deve ser preenchido o motivo de saída com o código 86 Mobilidade Especial; d) A ficha 05 neste caso não deve ser preenchida, porque implica com o processamento de vencimentos. e) A interpretação do código 86 no SRHsme é que o funcionário não entrou em SME, apesar de constar na lista do DR; f) O mesmo código é também utilizado quando os organismos colocam funcionários em SME, mas no SRH do organismo a interpretação será que o funcionário foi colocado em SME Situação de licença sem vencimento de longa duração 103. Para registo de um funcionário em SME no SRHsme na situação de licença sem vencimento de longa duração, a ficha 03 relativa à situação profissional deve ser preenchida da forma seguinte: SME - passo a passo Versão: /39

25 a) Campo Situação de exercício : Não exercício. b) Campo Motivo : Licença sem vencimento de longa duração. c) Campo Data de início de situação : data longínqua, por exemplo: 2100/09/ No dia seguinte à data fim da licença sem vencimento de longa duração, o funcionário inicia a respectiva SME, devendo ser actualizados os dados da ficha 03, do modo seguinte: a) Campo Situação de exercício : Não exercício. b) Campo Motivo : Mobilidade especial. c) Campo Data de início de situação : data de início em SME Criar dados no sigame 105. Quando a SG concluir o carregamento do SRHsme relativamente ao pessoal colocado em SME por um determinado organismo deverá informar este último desse facto Os dados carregados no SRHsme são exportados de forma automática para o sigame, no final de cada dia A importação automática dos dados do cadastro do funcionário a partir do sistema SRH vai preencher os campos dos seguintes separadores no SigaME: a) Cadastro (Histórico) b) Identificação c) Residência d) Colocação e) Função f) Abonos devidos g) Agregado Familiar h) Associação a Entidades i) Descontos Devidos j) Receptores Singulares de Descontos k) Dívidas de Descontos SME - passo a passo Versão: /39

26 108. Os separadores assinalados na imagem importam os dados do SRHsme e são actualizados na origem e não são editáveis no SigaME No entanto, através do separador Cadastro (Histórico), podem ser inseridos alguns dados complementares respeitantes ao separador identificação e residência A partir deste momento devem ser inseridos no sigame os dados complementares (plano de férias, formação, acumulação de funções, entre outros) respeitantes aos funcionários em SME Consultar dados no sigame Consultar fases da SME 111. A GeRAP é a entidade responsável pela colocação dos funcionários em SME nas diferentes fases, porém a SG pode consultar essa informação A SG deverá seleccionar o menu Pessoal / Processo Individual de Funcionário. SME - passo a passo Versão: /39

27 113. Na lista de funcionários existentes deverá seleccionar o funcionário que pretende consultar Acede ao ecrã com os dados do funcionário e selecciona o separador mobilidade Para aceder a informação mais detalhada sobre a mobilidade do funcionário poderá, por duplo clique sobre a linha que pretende (o funcionário poderá ter vários episódios de mobilidade), aceder aos seguintes separadores: SME - passo a passo Versão: /39

28 116. Estes separadores são sempre respeitantes ao episódio que foi seleccionado O funcionário fica colocado em SME a partir do momento em que entra na Fase de Transição. SME - passo a passo Versão: /39

29 118. A passagem entre as fases é sequencial, salvo se existir um pedido do próprio dirigido à GeRAP Nesse caso o campo Passagem à fase posterior pedida pelo próprio está preenchido: 120. Para o caso de a data de fim da fase da requalificação coincidir com um dia inexistente (por exemplo 31 de Fevereiro), o sistema define a data de fim para o último dia do mês. A fase seguinte inicia-se no primeiro dia do mês seguinte Consultar Listas 121. Podem consultar igualmente no SigaME as listas da mobilidade, basta para tal, seleccionar o menu Mobilidade e escolher a lista pretendida: 122. Visualização da lista de colocação em SME SME - passo a passo Versão: /39

30 123. Visualização das características do funcionário colocado na lista de SME: SME - passo a passo Versão: /39

31 124. Este detalhe é importante no caso das listas de funcionários em exercício de funções a título transitório noutros Organismos, com indicação da respectiva situação jurídico-funcional: SME - passo a passo Versão: /39

32 Consultar funcionários em SME, por procedimento de extinção do serviço e que exerceram funções noutro serviço a titulo transitório por período inferior a 1 ano 125. O serviço que foi extinto coloca o funcionário na lista de funcionários em exercício de funções noutros organismos. Se essas funções terminarem antes de decorrido um ano o funcionário é colocado em SME 126. A origem em SME fica como o exemplo seguinte: 3.5. Gerir Vencimentos 127. O pagamento das remunerações e subvenções do funcionário em SME deve ser efectuado na data e nos termos estabelecidos para o restante pessoal dos serviços do Ministério em que se integra a SG A SG é responsável pelo envio/entrega dos boletins de vencimento ao funcionário O funcionário pode, mediante a utilização do sigame, ter acesso on-line ao boletim de vencimento e solicitar o seu envio por correio electrónico (funcionalidade a disponibilizar brevemente) A SG utiliza o SRHsme para introduzir todas as alterações que tenham impacto nos vencimentos, e no final do dia estas são exportadas de forma automática para o sigame. SME - passo a passo Versão: /39

33 Exportação das percentagens para cálculo dos Vencimentos do sigame para o SRHsme 131. No caso de ocorrência de eventos e/ou alterações que impliquem mudanças no vencimento que tenham sido introduzidos no sigame a informação relativa a vencimentos, reflectida em percentagens, é enviada mensalmente para o SRHsme Rotina de Exportação das percentagens para cálculo dos vencimentos do sigame para o SRHsme: a) Aceder ao BO do sigame; b) No menu GESTÃO seleccionar a opção Exportação de Vencimentos ; c) Nesta sequência seleccionar o mês de processamento: Mês corrente ou Mês seguinte ; d) A operação de exportação inicia-se quando surge a mensagem seguinte: Ficheiro XML código da Secretaria-Geral, nº de funcionários processados/nº total de funcionários a processar; e) No final da operação surge a mensagem: Exportação concluída De seguida, o sistema gera um ficheiro, que poderá conter mensagens de erros ocorridos. Este ficheiro será exportado para uma área do SRHsme, ficando disponível para consulta do utilizador da Secretaria-Geral. Em simultâneo é remetida uma alerta para o respectivo endereço electrónico. As situações de erro deverão ser analisadas e corrigidas manualmente as percentagens nas situações em que se afigure ser necessário Enquanto o SRHsme não receber de forma automática o ficheiro de erros, após a conclusão da exportação, a Secretaria-Geral terá de articular com a equipa do SRH do IIMFAP Em caso de dúvida sobre o SRHsme deve recorrer às instruções do SRH/SIC Optar pelos descontos sobre a remuneração da categoria de origem 136. Para efeitos de desconto de quota para a Caixa Geral de Aposentações e de cálculo da pensão de aposentação ou de sobrevivência, o funcionário em SME pode optar pelo desconto e cálculo relativos à remuneração, relevante para aqueles efeitos, que auferiria no caso de se encontrar em exercício de funções Para tal, o funcionário deverá elaborar uma declaração de opção a apresentar na SG a que se encontra afecto Para concretizar este procedimento deverá aceder ao SRHsme e na ficha do desconto para a CGA inserir, no campo Valor do Acerto, a diferença em valor positivo entre V1 - Valor do desconto em exercício de funções e V2 - Valor do desconto em SME Sempre que haja alteração na diferença entre V1 e V2 deverá proceder a uma actualização da ficha do desconto alterando o valor da diferença e as datas de efeito. SME - passo a passo Versão: /39

34 140. Efectuar o processamento de vencimentos Antes da criação do ficheiro mensal para envio à CGA proceder de acordo com o ponto 6.4 do manual de instruções do SRH relativo às Relações de descontos para a CGA Reiniciar Funções em Pessoas Colectivas de Direito Público 142. O pessoal em SME pode reiniciar funções em associações públicas, entidades públicas empresariais ou instituições particulares de solidariedade social segundo os artigos 35.º e 36.º da Lei n.º 53/2006. Neste caso, a SG deverá seguir as indicações seguintes Na ficha do desconto de IRS inserir, no campo Valor do Acerto, a diferença em valor positivo entre V1 - Valor do desconto sobre 100% da remuneração e V2 - Valor do desconto sobre 70% da remuneração V Sempre que haja alteração na diferença entre V1 e V2 proceder a uma actualização da ficha do desconto alterando o valor da diferença e as datas de efeito. SME - passo a passo Versão: /39

35 145. Efectuar o processamento de vencimentos Autorizar férias 146. O plano de férias dos funcionários em SME poderá vir do organismo onde este exercia funções antes da colocação em SME, se esta situação não se verificar deverá ser a respectiva SG a aprovar este plano Neste período o funcionário não é convocado, salvo se existir manifestação expressa do próprio neste sentido A autorização de alterações ao plano de férias pela SG, deve ser precedida de uma verificação no sigame, da inexistência, para esse período, de convocatórias dirigidas ao funcionário em causa Justificar Faltas do Funcionário 149. A não comparência, quer a métodos de selecção, quer a acções de formação, pode dar origem à instauração de um procedimento simplificado pela SG e respectivo registo no sigame Previamente à instauração daquele procedimento deve a SG certificar-se de que o funcionário em causa não se encontrava numa situação de férias, faltas e, ou licenças, oportunamente solicitadas e aprovadas A justificação destas ausências é apresentada pelo funcionário na SG Nos casos em que, no âmbito do procedimento simplificado previsto para o efeito, as faltas ou ausências não venham a ser consideradas justificadas pela SG, esta deve introduzir no sigame as consequências daí resultantes para o funcionário em causa. SME - passo a passo Versão: /39

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