Módulo I Análise de Necessidades de Formação Versão Curta

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1 Módulo I Análise de Necessidades de Formação Versão Curta Autor do Manual de Análise das Necessidades de Formação Instituto do Emprego e Formação Profissional 1

2 A Análise de necessidades de Formação As páginas que se seguem convidam-no a questionar-se sobre o funcionamento da sua empresa. Reflicta sobre a estratégia que desenhou para o seu negócio e identifique os constrangimentos e oportunidades de sucesso. Se possível, envolva algumas chefias e colaboradores, de várias áreas funcionais da sua empresa. São pessoas que trabalham nos processos-chave do seu negócio e que por isso têm uma perspectiva própria sobre as necessidades de desenvolvimento e as oportunidades que existem para que se consigam aumentar os níveis de desempenho da empresa. A análise de necessidades de formação que este documento proporciona pode ser complementada com a utilização de alguns dos 6 passos da metodologia que apresentamos no Guia Análise de Necessidades de Formação. A abordagem que lhe propomos parte da identificação dos problemas (constrangimentos) que podem impedir ou das oportunidades que podem permitir aumentar os resultados da sua empresa. Ao fazer este exercício tenha sempre presente a estratégia que definiu para a sua empresa e o desempenho desejado para cada processo e cada função da mesma. Identificação de Problemas/Oportunidades A formação deve ser orientada para a resolução de problemas ou para preparar a empresa a aproveitar novas oportunidades de negócio. Esta deve ser sempre suportada, pela análise dos processos de trabalho e ser orientada para a execução da estratégia da empresa. A. Numa folha de papel liste os processos-chave da sua empresa Ao falarmos de processos de trabalho referimo-nos ao conjunto de actividades, que através da utilização de recursos, convertem um ou mais inputs em um ou mais outputs que em conjunto criam valor para os seus clientes. Os processos-chave do seu negócio são todos aqueles sem os quais o seu negócio não poderia satisfazer os seus clientes. São transversais às áreas funcionais que descreveremos adiante e será sobre estes que se deverá debruçar ao identificar os problemas. Existem vários tipos de processos de trabalho: os que afectam ou se relacionam com o CLIENTE; os processos de GESTÃO DO NEGÓCIO; os processos PRIMÁRIOS que geram um produto ou um serviço; os processos de SUPORTE ao negócio; os processos que se relacionam com a actividade de FORNECEDORES. 2

3 A figura que se segue ilustra com alguns exemplos a classificação de processos apresentada. B. Numa folha de papel liste de seguida as áreas funcionais da sua empresa Após listar os processos-chave da sua empresa é importante identificar quais as áreas funcionais existentes. As áreas funcionais são a forma como decidiu organizar a sua empresa desde a gestão de topo que conduz o negócio até ao operador que produz o produto que é distribuído aos seus clientes. É muito importante que faça esta a correcta identificação das áreas funcionais da sua empresa. Serão os colaboradores das várias áreas funcionais atravessadas por processos onde existem problemas que irão ser envolvidos na formação. Exemplo: Gestão, Marketing, Vendas, Administrativa e Financeira, Recursos Humanos, Produção, Qualidade, Logística, etc. C. Identifique os principais problemas e oportunidades da sua empresa. Identifique quais são os principais sintomas do problema. Liste quais as causas possíveis do mesmo e quais os processos-chave em que se encontram. Identifique as áreas funcionais afectadas ou que causam o problema. Identifique também as principais oportunidades que antevê para o seu negócio. As oportunidades críticas de negócio que podem dar origem a necessidades de formação dos seus colaboradores poderão ser, entre outras: a introdução de uma nova tecnologia na empresa; a entrada num novo mercado; a produção/prestação de um novo produto/serviço; 3

4 a contratação de colaboradores com características específicas (ex: imigrantes do Leste Europeu); ou a conjugação destes factores. Utilize a tabela seguinte para identificar quais os problemas e as oportunidades críticas e as suas implicações nos processos e áreas funcionais da empresa: Sintoma de Problema ou Oportunidade Crítica Causas do Problema / Oportunidade Processos Envolvidos Áreas Funcionais Problema: Elevada taxa de Devolução de produto acabado Deficiente controlo de qualidade Não cumprimento dos prazos de entrega Produção Controlo de Qualidade Distribuição Dir. Produção Dir. de Qualidade Logística Problema: Rupturas de tesouraria Má gestão do fundo de maneio Gestão de Tesouraria Administrativa e Financeira Atrasos na facturação a clientes Facturação Administrativa e Financeira Fraca negociação de prazos de pagamento a fornecedores Compras Dir. Compras Oportunidade: Implementação um sistema integrado de contabilidade e gestão de stocks Melhor gestão das existências Rentabilização do espaço em armazém Contabilidade Armazenamento Administrativa e Financeira Logística Maior rotação de produtos (First in, First Out) Vendas Dir. Comercial Depois de preencher este mapa, dado como exemplo, verifique se este reflecte a realidade actual da sua empresa. 4

5 Estruturação das necessidades de formação. Acabou de fazer a estruturação dos problemas e oportunidades do seu negócio e da sua empresa. Sistematize a forma como pretende resolver ou antecipar a sua existência preenchendo a tabela que se segue. Poderão existir múltiplas soluções que poderão passar pelo redesenho de processos, pela reorganização de áreas funcionais, ou pelo desenvolvimento de acções de formação em sala ou no posto de trabalho. A tabela é um exemplo que pode ser preenchido com a informação sobre a sua empresa. Se necessário recorra ao Manual de Integração da Formação no posto de trabalho ou ao apoio de um consultor para estruturar as medidas de melhoria de desempenho. 5

6 Efeito Causa Processo Áreas Funcionais Output desejado Necessidades de Formação Colaborador Proposta Solução Especificação da Solução Elevada taxa de Devoluç ão de produto acabado Deficiente controlo de qualidade Não cumprime nto dos prazos de entrega Produção Controlo de Qualidade Distribuição Dir. Produção Dir. de Qualidade Logística 95% de produtos sem defeito Cumprim ento dos prazos de entrega em 98% dos casos Chefes de linha Responsável pela qualidade do turno Embaladores Distribuidores Formação controlo de qualidade do produto na linha de produção Definição de medidas de controlo de entregas. 1 hora de formação durante uma semana na linha de produção aos chefes de linha e ao responsável pela qualidade do turno. Criação de um mecanismo de controlo de embalagem e distribuição a fim de detectar possíveis incumprimentos de prazo e tomar medidas correctivas imediatas. Formação dos embaladores e distribuidores no novo sistema. 6

7 Necessidades de Formação Efeito Causa Proce sso Áreas Funcionais Output desejado Colaborado r Proposta Solução Especificação da Solução Ruptura s de tesourari a Má gestão do fundo de maneio Atrasos na facturação a clientes Gestão de Tesourari a Facturaçã o Administrativa e Financeira Administrativa e Financeira Existência de fundo de maneio necessário para fazer face aos compromissos Facturação na expedição do produto Dir. Financeiro Resp. Admin. Financeiro Elaboração de Mapa de controlo financeiro Criação de sistema de controlo de facturação Reunião com Dir. Financeiro com vista à elaboração de um mapa de controlo de tesouraria do tipo tableau de bord Sessão de trabalho com o Dir. Financeiro e o responsável Admin. E Financeiro com vista a criar um sistema de controlo da facturação no momento da expedição do produto. Fraca negociaçã o de prazos de pagament o a fornecedo res Compras Dir. Compras Negociação de prazos mais alargados nos pagamentos a fornecedores Compradore s Formação em negociação para os compradores Formação em negociação para os compradores. Sessão de trabalho com o Dir. Financeiro a fim de definirem os prazos a negociar. Depois de completado este mapa tem estruturadas as necessidades de formação da sua empresa que podem eventualmente encontrar solução através de formação no posto de trabalho. 7

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