Organização do Tratado de Cooperação Amazônica - OTCA. Processo de seleção de fornecedores de serviços de viagem. Edital de Licitação

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1 Organização do Tratado de Cooperação Amazônica - OTCA Processo de seleção de fornecedores de serviços de viagem Edital de Licitação Julho de 2015

2 1. Instruções Gerais para os Licitantes 1.1. Objetivo da licitação Contratação de serviços de emissão de passagens e gestão de viagens oficiais e missões externas de funcionários executivos, funcionários admitidos localmente, consultores, convidados, autoridades dos Países membros e/ou visitantes. Os serviços especificos são listados no Anexo 1, parte integrante do presente Edital. A presente licitação é realizada pela Secretaria Permanente da OTCA (SP/OTCA), que executa as suas atividades utilizando recursos provenientes dos seus Países Membros, assim como provenientes de financiamentos não reembolsáveis de Agências de Cooperação Internacional Entrega das propostas As empresas interessadas em fornecer os serviços descritos nos Termos de Referência, apresentados no Anexo 1, parte integrante do presente Edital, deverão apresentar as suas ofertas em três envelopes lacrados, separados e devidamente identificados, conforme a seguir: (a) envelope com os documentos de habilitação jurídica e fiscal; (b) envelope com os documentos de habilitação técnica; e (c) o envelope com a oferta financeira. O envelope com os documentos de habilitação jurídica e fiscal, assim como o de habilitação técnica, não deverão conter nenhuma informação financeira. O envelope com a oferta financeira permanecerá fechado até a conclusão da análise dos documentos de habilitação. Cada envelope deverá conter um documento original e duas cópias simples. O pacote de documentos ou envelope deverá ser identificado conforme a seguir: Licitação para Serviços de Emissão de Passagens e Gestão de Viagens O nome do Licitante e o seu endereço completo As palavras seguintes claramente visíveis: DOCUMENTOS DE LICITAÇÃO NÃO ABRIR. Identificar os três envelopes do seu interior, sendo um deles o envelope com os documentos de habilitação jurídica e fiscal, o segundo de habilitação técnica e o terceiro com a proposta financeira Idioma das propostas Os documentos de habilitação técnica e a oferta financeira devem ser entregues em português Local e data para entrega das propostas As ofertas devem ser entregues no seguinte endereço: OTCA Organização do Tratado de Cooperação Amazônica at.: Comissão de Licitação da SP/OTCA SHIS QI 05 Conjunto 16, Casa 21, Lago Sul CEP Brasília-DF-Brasil Tel As ofertas deverão ser apresentadas até o dia 17 de agosto de 2015 às 17h00 (horário de Brasília). Para fins da entrega pontual da oferta se considerará somente a data e hora de entrega física na Sede da OTCA no endereço supramencionado. 2

3 1.5. Validade das Ofertas O prazo de validade das ofertas deve ser de 60 dias calendário, a partir do dia seguinte da data de encerramento da apresentação de propostas Solicitação de Informações Adicionais As empresas interessadas poderão solicitar informações adicionais referentes ao Edital de Licitação e às Especificações Técnicas. As consultas deverão ser feitas por escrito até 03 de agosto de 2015 ao endereço eletrônico com cópia para Todas as consultas serão respondidas em reunião pública a ser realizada no dia 05 de agosto de 2015 no endereço indicado na Seção 1.4 deste documento. 2. Conteúdo das propostas 2.1. Envelope 1: Documentos de habilitação jurídica e fiscal. Os documentos originais relativos à habilitação jurídica e fiscal da empresa deverão ser apresentados em original ou em cópia autenticada em cartório no envelope lacrado. A carta de apresentação da empresa deverá ser devidamente assinada pelo representante legal ou por procurador. No caso de ser assinada por procurador, será necessário apresentar o instrumento de procuração. As duas cópias de toda a documentação de habilitação, que integram o envelope correspondente, deverão ser entregues em cópias simples. O envelope com os documentos requeridos para habilitação jurídica, fiscal, financeira e técnica deverá conter: a. Carta de apresentação do licitante. b. Ato constitutivo, Estatuto ou Contrato Social em vigor, assim como suas alterações, devidamente registrado no Órgão competente em se tratando de Sociedade Comercial, e, no caso de Sociedade por Ações, acompanhado da Ata de eleição dos seus Administradores. c. Decreto de autorização devidamente registrado, em se tratando de empresa ou sociedade estrangeira em funcionamento no país, e ato de registro ou autorização para funcionamento expedido pelo Órgão competente, quando a atividade assim o exigir. d. Prova de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) da sede no Brasil. e. Prova de regularidade junto à Fazenda Federal, Estadual e Municipal, quando aplicável, do domicílio ou sede do licitante ou outra equivalente na forma da Lei. f. Prova de regularidade relativa à Seguridade Social, demonstrando situação regular no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei. A comprovação de regularidade com o INSS deverá ser feita através da Certidão Negativa de Débito (CND) e a do FGTS através do Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). g. Certidão negativa de falência ou concordata, expedidas pelos distribuidores da sede da licitante, com emissão não superior a 90 (noventa) dias da data da apresentação de propostas Envelope 2: Documentos de habilitação técnica a. Comprovação de que o licitante possui aptidão para o cumprimento do objeto da licitação, mediante a apresentação de 3 atestados ou declarações fornecidos por pessoas jurídicas de direito público ou privado, que comprovem serviços anteriores nas 3

4 características ora licitadas. O licitante deve informar o nome, cargo, telefone e de contato da pessoa de referência para comprovação de cada atestado. b. Respostas ao seguinte questionário: 4

5 2.3. Envelope 3: Proposta Financeira A proposta financeira é constituída pelo preenchimento da tabela descrita a seguir, que deverá ser entregue em original, impressa apenas no anverso, sem rasuras, emendas, ressalvas ou entrelinhas, e devidamente assinada pelo representante legal ou procurador. No caso de ser assinada por procurador, será necessário apresentar o instrumento de procuração. Serão desclassificadas as propostas de preços que não atendam às exigências constantes do presente Edital. 3. Processamento e julgamento Para a avaliação das propostas, a SP/OTCA constituirá uma Comissão de Licitação que procederá a abertura dos envelopes correspondentes à habilitação e proposta financeira dentro do prazo de validade das propostas. Todos os envelopes referentes à habilitação jurídica e fiscal serão abertos no mesmo horário, sendo que a ordem de abertura por licitante será definida de forma aleatória. A Comissão procederá da mesma forma com os documentos de habilitação técnica e proposta financeira. A Comissão verificará se todos os licitantes apresentaram a documentação requerida para a qualificação. A Comissão procederá à abertura dos documentos de habilitação técnica e as propostas financeiras somente dos licitantes que tenham sido habilitados nos aspectos jurídicos e fiscais. A SP/OTCA procederá à devolução das propostas financeiras dos licitantes não habilitados na primeira etapa. Os erros materiais irrelevantes serão objeto de saneamento, mediante ato motivado pela Comissão de Licitação. Poderá a Comissão de Licitação, até a assinatura do contrato, excluir licitante, motivadamente, se tiver ciência de fato ou circunstância, anterior ou posterior ao julgamento da licitação, que revele inidoneidade ou falta de capacidade técnica ou financeira. Será considerada vencedora a proposta do licitante que, tendo atendido todas as condições desta CONCORRÊNCIA PÚBLICA, atinja a maior qualificação. Os demais licitantes habilitados serão classificados em ordem decrescente de qualificação. Ocorrendo a hipótese de propostas que atinjam a mesma pontuação, a licitação será decidida em função da melhor qualificação técnica (habilitação técnica). Se ainda assim, o empate persistir o desempate será realizado por sorteio, em ato público. 5

6 Serão desclassificadas as propostas que não atendam às exigências deste edital e seus anexos. Serão desclassificadas as propostas com alternativas técnicas ou operacionais, devendo os licitantes se limitar aos termos descritos na especificação de produtos e serviços solicitados. Se nenhum licitante for habilitado nos aspectos jurídicos e fiscais, poderá a Administração da SP/OTCA fixar um prazo de 08 (oito) dias úteis para apresentação dos documentos faltantes. Depois de sanadas as causas que motivaram a desclassificação ou inabilitação o processo será retomado. Uma vez concluído o processo de avaliação de propostas, a SP/OTCA procederá a informar o Licitante selecionado sobre o seu resultado e assim será iniciada a negociação do contrato. Concluída a negociação a SP/OTCA procederá a informar os demais Licitantes sobre o resultado do processo de avaliação. Critérios que serão utilizados para a avaliação de propostas e cálculo da pontuação final Serão utilizados os seguintes criterios e qualificações: Critério de qualificação 1. Habilitação institucional (apresentar Contrato Social, CNPJ, IATA e CADSTUR) Pontuação máxima Pre-requisito 2. Avaliação técnica a. Condições operacionais (perguntas 1 a 9) Até 15 pontos b. Contribuições gerenciais (perguntas 10 a 14) Até 20 pontos c. Vantagens competitivas (perguntas 15 a 20) Até 20 pontos d. Formato de atenção aos procedimentos requeridos (perguntas 21 a 39) Até 05 pontos 3. Avaliação financeira: Máximo 60 pontos a. Taxa média de serviços (perguntas 40 a 43) e (Σ respostas/4). Ver fórmula abaixo b. Taxa de desconto oferecido (perguntas 44 e 45) e (Σ respostas/4). Ver fórmula abaixo Máximo 40 pontos Cálculo da pontuação financeira: A qualificação financeira é calculada sobre a base da menor taxa de serviços e da maior taxa de desconto, conforme a seguir: Pontuação financeira Empresa A = 20(< taxa ofertada)/taxa oferecida pela empresa A ) + 20(desconto A oferecido / > desconto ofertado) Onde: < taxa ofertada = à proposta de menor taxa de serviços recebida; e > desconto = à maior taxa de desconto oferecido no processo. Cálculo da pontuação final: Pontuação final Empresa A = Pontuação da avaliação técnica + Pontuação da avaliação financeira 6

7 4. Da Assinatura do Contrato O prazo para a licitante vencedora assinar o termo de contrato é de 10 (dez) dias úteis após a notificação de escolha de proposta a ser realizada pela SP/OTCA. 5. Do prazo de vigência contratual O contrato a ser firmado terá vigência de um ano, podendo ser prorrogado após processo de avaliação dos serviços por mais um ano. Uma minuta do Contrato a ser assinado é apresentada no Anexo Condições de Pagamento Os pagamentos devidos aos serviços prestados pela CONTRATADA serão realizados conforme especificado nos documentos de habilitação técnica. 7. Cancelamento do processo de licitação A Licitação poderá ser declarada deserta, quando: a. Tenham sido recebidas menos de 3 (três) propostas b. Nenhum licitante tenha sido habilitado c. Existe evidência de oferta de taxa muito abaixo da praticada no mercado ou de descontos muito acima dos praticados no mercado. No caso de cancelamento do processo, a SP/OTCA informará os licitantes, sem indicar os motivos. Os licitantes não terão neste caso, direito a nenhuma compensação. No caso de rescisão do contrato correspondente, a CONTRATADA receberá apenas o pagamento dos serviços fornecidos para a SP/OTCA. 7

8 ANEXO 1 Especificações Técnicas dos Equipamentos A. Objetivo: Contratação de serviços de emissão de passagens e gestão de viagens oficiais e missões externas de funcionários executivos, funcionários admitidos localmente, consultores, convidados, autoridades dos Países membros e/ou visitantes. B. Contexto: A gestão de viagens na OTCA é regulamentada mediante o seu Instrumento Administrativo e Financeiro e mediante Decisões Internas que definem os procedimentos adotados internamente para a: a) autorização para viagem e para o inicio da fase de cotação de preços de passagem e cálculo preliminar do valor de diárias; b) realização de reserva de hotel e outros serviços associados à viagem, tais como aluguel de veículo, seguros, etc.; c) confirmação de itinerários de viagem e cálculo e pagamento de diárias para os beneficiários da viagem; d) emissão de passagens; e) emissão e aprovação de relatório de viagem apresentado pelo beneficiário; f) faturamento das passagens e dos serviços complementares solicitados; g) pagamentos associados à viagem, incluindo reembolsos solicitados pelo beneficiário da viagem; e h) cancelamento de viagem. As atividades da OTCA são financiadas com recursos públicos procedentes dos seus Países Membros e de contratos de financiamento com cláusulas rígidas relacionadas à gestão e prestação de contas dos recursos recebidos, motivo pelo qual é requerida a aplicação rigorosa dos termos estabelecidos no presente documento. A Secretaria Permanente da OTCA é a instância executora da Organização, que gerencia os recursos recebidos mediante a sua estrutura administrativa. No período de junho de 2013 a junho de 2015 o volume de recursos da SP/OTCA aplicado em compra de passagens alcançou o montante de R$ 1,87 milhões. C. Serviços requeridos 1. Informações sobre opções de voos: Pedidos de cotação do valor de passagens são feitas pela Secretaria Permanente, a partir dos gestores dos seus diferentes centros de custo informando a data de saída e data de retorno, destino e informações complementares sobre itinerário e escala. Com esses insumos a Agência de Viagens deve informar: (a) os itinerários disponíveis; e (b) o custo associado a cada um deles. Esta informação deve ser fornecida no menor tempo possível, tendo em vista a dinâmica de ocupação de voos e as variações de preço. O centro de custos da SP/OTCA informa nesta etapa sobre as suas necessidades e conexão e a Agencia de Viagens informa sobre as opções disponíveis, incluindo a disponibilidade de passagens em horários próximos alternativos e as opções de menor preço. Assim, o centro de custos da SP/OTCA tomará a decisão final seguindo os procedimentos internos. A Agência deverá informar quando houver ressalvas sobre trechos que julgar não serem adequados. A SP/OTCA deverá ser informada sobre o prazo de vencimento das reservas que sejam efetuadas. Normas aplicáveis: A Agência de Viagens deve procurar a opção mais econômica para as necessidades do viajante; e Voos em classe executiva somente são permitidos em caráter excepcional e previa autorização da autoridade máxima da SP/OTCA. 2. Emissão de bilhetes aéreos O centro de custos responsável escolhe o voo e solicita a emissão de passagem. Com esta finalidade a SP/OTCA comunicará a Agencia de Viagem a listagem de pessoas autorizadas para autorizar a emissão de passagens para cada um dos centros de custo. Esta solicitação deverá ser 8

9 realizada por meio de mensagem eletrônica ( ) ou por memorando interno. Caberá ao responsável pelo centro de custos envolvido, solicitar as autorizações internas que sejam requeridas. Normas aplicáveis: O faturamento de passagem deve ser realizado por centro de custo; As faturas devem conter as seguintes informações: nome do passageiro, data da viagem (ida e volta), todos os trechos, companhias aéreas, preços, nome do solicitante e centro de custo; Em casos de cobranças de custos de hospedagem (hotel) deve constar o período de estadia, nome do hotel, nome do passageiro e o nome do solicitante e do centro de custo; Em caso de hospedagem, aluguel de carro ou serviço de transfer, deve ser enviada para a SP/OTCA a cópia da fatura dos serviços cobrados pelo hotel, operadora de turismo ou locadora de veículos, com os detalhes do nome do passageiro, discriminação dos serviços, valores das diárias, período de estadia e taxas aplicáveis; As faturas devem estar devidamente carimbadas e assinadas pelo responsável de emissão de faturas na agencia de turismo; As faturas devem ser enviadas assim que emitidas por meio eletrônico ( ) para os endereços do solicitante no centro de custo e para o responsável por gestão de viagens da SP/OTCA, por pessoa autorizada, sendo necessária a confirmação de recebimento por parte da SP/OTCA. A Agencia de Viagens deverá manter registro das datas de envio das faturas e as datas de pagamento pela SP/OTCA. 3. Reembolsos As atividades da OTCA, pelo seu caráter, estão sujeitas a gerar volume expressivo de cancelamentos de bilhetes. Neste caso, a Agência de Viagens deve solicitar os reembolsos correspondentes para a Companhia Aérea. O pedido de reembolso será realizado pelo responsável pelo centro de custo que fez a solicitação. A Agência de Viagens deve agir com transparência, repassando os créditos assim que os receber da Companhia Aérea, através de depósito na conta corrente do centro de custos que fez a solicitação. A Agência deverá informar: qual o bilhete será reembolsado (beneficiário, trecho, valor pago, taxas e multas aplicadas e valor reembolsado). 4. Reservas de hotéis Fornecer informações sobre opções de pelo menos três hoteis disponíveis e tarifas aplicáveis quando solicitado para os eventos da SP/OTCA e principalmente sempre que houver pernoite nos voos com escala técnica. Para esta finalidade a oferta de opções de hospedagem deve se concentrar em Hoteis de três estrelas, sendo que para casos excepcionais a SP/OTCA poderá solicitar cotações de hoteis de quatro estrelas. Como referência se informa que a SP/OTCA organiza uma média de 15 a 30 seminarios regionais por ano. 5. Seguros de viagem Todos os pedidos de cotação de preços de viagem internacional devem ser acompanhados de uma cotação de seguro de viagem. 6. Aluguel de veículos Este é um serviço que esporadicamente é solicitado pela SP/OTCA. Quando solicitado estará relacionado com serviços de transfer (transporte do aeroporto para o hotel aos participantes dos eventos da SP/OTCA) ou do Hotel para o local de realização dos seminários da Organização. 9

10 Anexo 2 Modelo de Contrato CONTRATO DE CONSULTORÍA MON/CA/ XXX /2014 Entre A Secretaria Permanente da Organização do Tratado de Cooperação Amazônica - SP/OTCA, organismo internacional com sede em SHIS QI 5, Conjunto 16, Casa 21 Lago Sul, Brasília/DF, Brasil, CNPJ Nº / , neste ato representada por seu Diretor Administrativo, Carlos E. Aragón C., doravante denominada a CONTRATANTE, e (nome da Empresa), (Cidade da sede principal), (CNPJ), (endereço), neste ato representada por (nome do Representante Legal), (função), doravante denominada CONTRATADA, Resolvem celebrar o presente contrato, que se regerá pelas seguintes cláusulas: Cláusula I - Objeto A CONTRATADA fornecerá os bens e serviços conforme as especificações técnicas descritas no Anexo I, que é parte integrante do presente contrato. Cláusula II - Da duração Este contrato vigorará a partir do dia (dia) de (mês) de (ano) até o dia (dia) de (mês) de (ano). O contrato poderá ser prorrogado por período igual de tempo, após processo de avaliação dos serviços recebidos utilizando os critérios especificados na Cláusula VII. Cláusula III - Dos custos A CONTRATANTE pagará as faturas recebidas pelos serviços solicitados, dentro do prazo de XX dias contados a partir da data de seu recebimento. Os pagamentos serão realizados através de transferência bancária (TED) à conta corrente indicada a seguir:. Nome do Beneficiário: Banco: Agência: Conta corrente nº: Parágrafo Primeiro. A CONTRATADA deverá manter registro e controle do faturamento de cada um dos centros de custo da SP/OTCA, devendo fornecer estas informações quando requerido pela CONTRATANTE. Parágrafo Segundo. Os pagamentos previstos na caput desta Claúsula se referem a todos os custos e incluem seguros ou outras despesas vinculadas à natureza dos bens ou serviços oferecidos pela CONTRATADA. Cláusula IV Da execução dos trabalhos Não há requerimento específico de local de operação da CONTRATADA. Parágrafo Primeiro. A CONTRATADA realizará as atividades previstas neste contrato pautandose nos princípios éticos exigidos pela CONTRATANTE e nos mais elevados padrões profissionais, cumprindo com todas as leis, regulamentos e disposições aplicáveis. Parágrafo Segundo. A CONTRATADA declara que não subcontratará pessoa física ou jurídica para a execução do contrato. Parágrafo Terceiro. A CONTRATADA somente receberá instruções relativas ao seu trabalho da CONTRATANTE. 10

11 Parágrafo Quarto. Durante a vigência deste contrato, a CONTRATADA deverá manter a máxima discrição com relação aos assuntos oficiais da OTCA. Parágrafo Quinto. A CONTRATADA não poderá usar as informações obtidas em benefício próprio, obrigação esta que não cessará ao terminar este contrato. Parágrafo Sexto. A CONTRATADA compromete-se a prestar os esclarecimentos ou a fornecer detalhes sobre os serviços fornecidos quando a OTCA julgar necessário. Cláusula V - Dos impostos Os impostos e contribuições sociais são de responsabilidade exclusiva da CONTRATADA, que será responsável pelo recolhimento de impostos e contribuições previdenciárias e sociais, bem como do pagamento dos seguros porventura necessários para o fornecimento dos serviços requeridos. Cláusula VI - Dos direitos e obrigações da CONTRATADA Os direitos e obrigações decorrentes do presente contrato limitam-se estritamente aos termos e condições aqui descritos. A CONTRATADA não terá direito a nenhum tipo de benefício, subsídio, indenização, seguro ou outros direitos, exceto aqueles expressamente previstos neste contrato. Cláusula VII Da avaliação anual A SP/OTCA realizará avaliação trimestral dos serviços recebidos utilizando os seguintes critérios: a. Cumprimento dos prazos máximos propostos para o fornecimento de alternativas de itinerários de viagem. b. Qualidade e efetividade do atendimento de requerimentos em situações de emergência ou solução de imprevistos comunicados à Agência. c. Geração dos relatórios do faturamento por centro de custos quando solicitado (periodicidade mensal). d. Verificação conjunta (trimestral) dos preços ofertados pela Agência e preços praticados no mercado. e. Qualidade das ofertas de hospedagem (pesquisa a ser realizada por amostragem) com usuários da SP/OTCA. f. Tempo necessário para efetivação dos reembolsos correspondentes a passagens aéreas. Cláusula VIII - Da confidencialidade A CONTRATADA não deverá revelar, em hipótese alguma, a qualquer pessoa, pública ou privada, organizações, representações internacionais ou órgãos nacionais ou estrangeiros, informações às quais tenha acesso durante a prestação de serviços, exceto com autorização expressa da SP/OTCA. Cláusula IX - Dos direitos autorais Toda a informação que vier a ser utilizada pela CONTRATADA na execução deste contrato, tais como arquivos, documentos, dados eletrônicos, bancos de dados, independentemente do meio em que se encontrem, que pertença à CONTRATANTE, continuarão sendo propriedade desta. Cláusula X - Das sanções e penalidades Para a aplicação das penalidades previstas serão levadas em conta a natureza e a gravidade da falta e os prejuízos dela advindos para a CONTRATANTE. A CONTRATADA observará, rigorosamente, as condições estabelecidas na proposta de aquisição de serviços objeto deste contrato, sob pena de, não o fazendo, sujeitar-se às sanções seguintes: 1. Reclamação escrita, com o intuito de registrar o comportamento inadequado da CONTRATADA, sendo cabível apenas em falhas leves que não acarretem prejuízos graves à SP/OTCA. 2. Solicitação de reembolso, quando de prejuízo injustificado ocasionado pela CONTRATADA para a SP/OTCA. 11

12 Cláusula XI - Da rescisão do contrato Este contrato poderá ser rescindido pela CONTRATANTE mediante notificação por escrito, pelas seguintes causas: Não realização do objeto contratado; Descumprimento injustificado dos prazos estipulados; Divulgação não autorizada de informações às quais tenha tido acesso em virtude das suas funções; Qualquer outra infração das disposições contratuais. Cláusula XII - Do foro Para todos os efeitos do presente contrato, as partes se submetem à competência dos juízes e tribunais da cidade de Brasília e renunciam expressamente a qualquer outro foro aplicável. E por estarem de acordo com o estipulado anteriormente, ambas as partes firmam o presente contrato em duas vias de igual teor e forma. Brasília, (dia) de (mês) de (ano) Carlos E. Aragón C. ORGANIZAÇÃO DO TRATADO DE COOPERAÇÃO AMAZÔNICA (Nome) CONTRATADA Testemunhas: Nome: CPF/MF: Nome: CPF/MF: 12

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