Manual de Procedimentos de Convênios

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1 Manual de Procedimentos de Convênios Esclarecimentos, Orientações e Parâmetros para realização de ações em parceria por meio de convênios com a Apex-Brasil Setembro de 2011

2 Ficha Técnica Apex-Brasil Agência Brasileira de Promoção de Exportações e Investimentos Mauricio Borges Presidente da Apex-Brasil Rogério Bellini Diretor de Negócios Ana Paula Guimarães Diretora de Gestão e Planejamento Manual de Procedimentos de Convênios Setembro de 2011 Produção Técnica Grupo de Trabalho de Revisão Normativa Apex-Brasil Sede: Setor Bancário Norte, Quadra 02, lote 11 Edifício Apex-Brasil CEP: Brasília - DF Tel.: 55 (61) Fax: 55 (61)

3 Sumário Apresentação Introdução MÓDULO 1: Elaboração e apresentação de projetos 1.1 Elaboração de projetos Conceitos principais Política de proporção da participação financeira da Apex-Brasil nos projetos Ações de inovação, design e sustentabilidade Equipe de gestão do projeto Parâmetros orçamentários Esclarecimento sobre despesa inelegível 1.2 Apresentação de projetos MÓDULO 2: Gestão técnica 2.1 Execução 2.2 Critérios e parâmetros de promoção comercial Critérios e parâmetros gerais Feiras no exterior Projeto Comprador Projeto Imagem Projeto Vendedor Missão Eventos promovidos pela Apex-Brasil 2.3 Prestação de contas técnica 2.4 Alterações no projeto MÓDULO 3: Gestão financeira 3.1 Execução financeira Roteiro para a correta execução financeira Orientações específicas sobre documentação comprobatória 3.2 Prestação de contas financeira 3.3 Resumo das principais recomendações ANEXO I: Modelo de pesquisa de avaliação da ação ANEXO II: Modelo de solicitação de proposta de serviço de auditoria externa

4 Apresentação Caro Leitor, Este Manual contém informações que visam orientar a gestão de projetos em parceria com a Apex-Brasil. É destinado às entidades públicas e/ou privadas, com ou sem fins lucrativos, enquanto proponentes ou executoras de tais projetos. Esta versão do documento busca sanar as questões práticas envolvidas nas quatro fases de cada projeto (elaboração, apresentação, execução e encerramento). Trata-se de um conjunto de guias de procedimentos que refletem a política da Agência e têm como fundamento as diretrizes estabelecidas pelo Regulamento de Convênios. Elaborado em grandes módulos, o Manual aborda inicialmente os conceitos de Projeto Setorial e Projeto Apex-Brasil. A intenção da Apex-Brasil é manter o Manual constantemente alinhado com o aprimoramento dos procedimentos e atualizações dos parâmetros, e isso será perceptível a cada nova versão do documento. Nesta versão, no primeiro módulo, são detalhadas as instruções para proposição de um projeto à Apex-Brasil. O texto trata também das políticas para ações de design, sustentabilidade e inovação. O segundo módulo orienta sobre a fase de execução do projeto, com foco maior nos aspectos técnicos. Nesse ponto, são abordadas as questões envolvendo alterações nos termos do convênio, remanejamento de ações e relatórios técnicos para prestação de contas, entre outros. O terceiro módulo refere-se à gestão financeira, aprofundando os conceitos já apresentados no Regulamento de Convênios e, em alguns casos, acrescentando dicas e soluções relacionadas à execução financeira do projeto. O texto traz orientações e boas práticas que podem ser usadas nos processos de contratação, organização dos documentos comprobatórios, apresentação da prestação de contas e auditoria. Por fim, é importante destacar que o Regulamento de Convênios da Apex-Brasil é a principal referência no âmbito de quaisquer parcerias realizadas com a Agência e instruídas por meio de um convênio. Toda orientação contida neste Manual estará guiada primeiramente pelos artigos do referido Regulamento. Boa leitura, Diretoria Executiva Apex-Brasil 3

5 Introdução A atuação da Apex-Brasil por meio de convênios se desdobra em duas vertentes: apoio técnico e/ou financeiro a ações de iniciativa de terceiros, voltadas à promoção da competitividade dos produtos e serviços brasileiros no mercado internacional, e planejamento e/ou execução de ações promocionais de sua própria iniciativa, observadas as regras de parceria constantes do Regulamento de Convênios. As ações se organizam no âmbito de projetos que, por sua vez, se agrupam em duas categorias: Projetos Setoriais PS: são propostos por entidades públicas e/ou privadas, com ou sem fins lucrativos, beneficiando empresas integrantes de um único setor da atividade econômica. Não estão sujeitos a limitações regionais, estaduais ou municipais. A participação de uma empresa nesses projetos independe de vinculação formal à entidade proponente, bastando que pertença ao setor contemplado. As diversas etapas de um PS, abrangendo proposta inicial, análise de viabilidade, execução, prestação de contas e encerramento, são disciplinadas pelo Regulamento de Convênios, e sua formalização se dará mediante a celebração de convênio de cooperação. Projetos Apex-Brasil PA: são de iniciativa da Apex-Brasil, e sua execução poderá ser realizada por terceiros (entidade executora) e/ou pela própria Agência. O processo de formalização de um PA tem início quando a Apex-Brasil elabora uma proposta de projeto, indicando e justificando: O objeto; A ação ou as ações a serem executadas; Os custos; O prazo de execução; e O responsável ou os responsáveis pela execução e prestação de contas. 4

6 MÓDULO 1 Elaboração e apresentação de projetos 1.1 ELABORAÇÃO DE PROJETOS CONCEITOS PRINCIPAIS Ao elaborar uma proposta de projeto a ser apresentada para a Apex-Brasil, é importante abordar ao menos os conceitos elencados a seguir: Público-alvo Descrição do conjunto de empresas e/ou empreendedores que se pretende atender com a execução do projeto, em relação ao qual serão avaliados os seus resultados. A caracterização do público-alvo deve esclarecer a quem o projeto deverá beneficiar (grupos de pessoas, empresas, comunidades, instituições ou setores da atividade econômica), qual a sua abrangência (de forma a assegurar que a cadeia de ações e resultados se estabeleça) e onde esse público-alvo está localizado. Devem ser evitadas generalizações que não correspondam efetivamente ao grupo de empresas ou pessoas alcançadas pelos resultados do projeto. Deve ser incluída uma caracterização do setor ao qual o público-alvo do projeto pertença, principalmente no que se refere aos pontos fortes e fracos do setor, às ameaças e oportunidades em relação ao mercado internacional, à experiência do setor na exportação, às tendências mundiais e outras informações consideradas relevantes sobre o setor. Foco(s) estratégico(s) Levantamento das demandas relevantes das empresas e do setor como um todo, das condições de mercado, das potencialidades, das dificuldades e dos pontos de estrangulamento ou desafios à competitividade, de acordo com sua singularidade. O foco estratégico constitui uma primeira aproximação do escopo do projeto. Representa a escolha das estratégias que devem ser adotadas para conseguir superar os estrangulamentos e aproveitar as potencialidades, no sentido de alcançar os resultados almejados. Objetivo geral Finalidade do projeto em sua totalidade, descrita com concisão e precisão. Deve esclarecer o propósito que se pretende atingir com o projeto, alvo principal de todos os seus resultados. Deve ser desafiador e possuir uma ligação direta com as necessidades do público-alvo. O objetivo geral deve ser descrito em um texto que se inicie por um verbo no infinitivo, indicando a transformação (benefício) almejada, seguido, quando apropriado, da descrição dos meios básicos de implementação do projeto. Mercados-alvo Lista de países (ou mercados regionais dentro de um mesmo país) nos quais se espera que as ações promocionais produzam resultados ou nos quais será aplicada a maior parte dos recursos e concentrado o esforço de promoção comercial, justificando as escolhas. É importante ter clareza da estratégia a ser adotada para cada mercado (prospecção, abertura, posicionamento ou consolidação). Se possível, deve-se indicar e justificar a ordem de 5

7 importância de cada um dos mercados, buscando nortear eventuais situações futuras em que um mercado específico deva ser priorizado. Recomenda-se evitar generalidades como Europa, Ásia, África, etc. Resultados esperados Conjunto dos efeitos esperados junto ao público-alvo. Representam o desdobramento do objetivo geral e dimensionam as transformações reais que a execução do projeto acarretará na realidade do público-alvo. Os resultados devem ser autoexplicativos, iniciados por um verbo no infinitivo (indicando a realização ou transformação que se quer alcançar) seguido do indicador e da meta a ser alcançada num horizonte de tempo específico, como mostra a fórmula abaixo: Resultado = Transformação + Indicador + Meta + Prazo Exemplo: Aumentar o volume de exportações de US$ 10 milhões para US$ 12 milhões até dezembro de Por ser um projeto apoiado pela Apex-Brasil, é desejável que indique resultados conectados aos objetivos institucionais da Agência, tais como o aumento das exportações, a inclusão de novas empresas brasileiras no mercado internacional, a geração de emprego e renda e a diversificação de produtos exportados e mercados de destino. Premissas Descrição das premissas adotadas pelo projeto, ou seja, das hipóteses quanto à evolução de fatores externos ao projeto e não controláveis, principalmente alterações no mercado, que possam modificar substancialmente a capacidade do projeto de alcançar os resultados. As premissas estão intimamente ligadas aos resultados, que só serão alcançados caso as premissas se confirmem; caso contrário, o projeto deverá sofrer as necessárias correções de rumo. Governança Descrição da gestão de Projetos Setoriais em parceria com a Apex-Brasil, que deverá ser acompanhada por um Comitê Gestor de até 12 (doze) integrantes. A composição mínima envolve o gerente do projeto, o gestor da Apex-Brasil, o representante da entidade proponente e um grupo de empresários participantes do projeto (representando não suas próprias empresas, mas o conjunto de empresários do setor). O Comitê Gestor tem os seguintes papéis: Na fase de elaboração do projeto, servir de fórum para validação dos aspectos mais importantes do projeto, como o público-alvo, o objetivo geral, o foco estratégico, as premissas, os resultados propostos e as ações do projeto; Reorientar as ações, caso necessário, na direção que melhor atenda às necessidades dos empresários e do mercado; Avaliar os resultados do projeto; Pensar estrategicamente o futuro do setor no que se refere ao incremento da competitividade dos produtos e serviços brasileiros no mercado internacional. Ainda sobre a governança do projeto, é importante definir: a periodicidade das reuniões do Comitê Gestor, o modo de participação das empresas e de interação com a entidade, os instrumentos para acompanhar o alcance das metas de cada ação do projeto, a estratégia de comunicação entre a entidade e a Apex-Brasil, entre outras funções da gestão. Plano de ações, cronograma e orçamento Plano que mostre coerência com as diretrizes estratégicas e detalhamento de cada ação também no nível de prazo e de recursos necessários para sua execução. 6

8 É importante planejar a sequência de ações ao longo do projeto, demonstrando em que intensidade deverão existir esforços simultâneos para execução de diferentes ações. Para isso, o detalhamento precisa contemplar toda a fase de preparação das ações, passando pela sua realização e chegando à avaliação da mesma. Em suma: deve existir um cronograma e um orçamento total do projeto, composto por cronogramas e orçamentos detalhados de cada ação individualmente POLÍTICA DE PROPORÇÃO DA PARTICIPAÇÃO FINANCEIRA DA APEX-BRASIL NOS PROJETOS Nos casos de Projetos Setoriais, a entidade proponente deverá, ao elaborar a proposta para análise, calcular o montante de recursos financeiros necessários de acordo com a natureza do projeto e com as regras previstas no Regulamento de Convênios. Cabe retomar aqui os conceitos de contrapartida, conforme dispostos no próprio Regulamento: Contrapartida: comprometimento do executor referente à sua participação na execução do convênio, que poderá ser composta de valores aportados pelo próprio executor e/ou pelas empresas participantes, desde que tenham vínculo com o objeto do convênio; Contrapartida financeira: aquela em que o valor será aportado em moeda corrente; Contrapartida econômica: aquela em que não haverá desembolso financeiro direto, sendo considerados serviços, recursos patrimoniais e/ou humanos, desde que mensuráveis economicamente. Ainda conforme o Regulamento, observe que, nos Projetos Setoriais, são aceitas somente contrapartidas financeiras. Sobre a proporção entre o aporte financeiro da Apex-Brasil e o da contrapartida, nos casos de Projetos Setoriais, o percentual mínimo aportado pelo proponente será de 15% (quinze por cento) do total, o que significa afirmar que o aporte da Apex-Brasil poderá ser de até 85% (oitenta e cinco por cento) do valor total do projeto. A Apex-Brasil, a seu exclusivo critério, definirá os valores que aportará aos Projetos Setoriais apresentados pelo proponente. Para os projetos classificados como Projeto Apex-Brasil (PA), a proporção do aporte financeiro da Apex-Brasil será definida de acordo com a avaliação da Agência, e a contrapartida poderá ser financeira ou econômica AÇÕES DE INOVAÇÃO, DESIGN E SUSTENTABILIDADE Caso a entidade parceira apresente, no projeto, ações de inovação, design e/ou sustentabilidade que impactem diretamente a competitividade das empresas participantes no 7

9 mercado internacional, esses recursos poderão ser utilizados como contrapartida financeira ao projeto. Para tanto, o projeto deve conter uma ou mais ações contemplando as seguintes iniciativas: Certificações para produtos; Estudos sobre melhores práticas adotadas pelas empresas participantes nos temas de inovação, design e sustentabilidade; Estudos sobre barreiras técnicas e ambientais no mercado internacional; Capacitação nos temas de inovação, design e sustentabilidade; Instalação de Núcleo de Design, Sustentabilidade ou Inovação, constituído por equipes especializadas do executor. Outras ações aprovadas pela Apex-Brasil EQUIPE DE GESTÃO DO PROJETO Em regime excepcional, para os casos de convênios assinados entre 1º de janeiro de 2009 e 31 de dezembro de 2011, os Projetos Setoriais poderão contar com o apoio de até 3 (três) consultorias, a serem contratadas com dedicação exclusiva para o próprio projeto. O objetivo dessa medida é favorecer o melhor desempenho dos Projetos Setoriais e, assim, alavancar a competitividade internacional dos setores apoiados pela Apex-Brasil. Caberá a cada entidade ou associação setorial convenente a definição da necessidade de contratar uma, duas ou três consultorias nas áreas abaixo indicadas, ou mesmo de não efetuar contratações, se assim julgar mais apropriado. As consultorias em referência deverão ser contratadas para atuar em regime de dedicação exclusiva ao Projeto Setorial, por tempo determinado, envolvendo-se em uma das seguintes áreas: Gerenciamento do projeto Promoção comercial Inteligência comercial As entidades poderão, a seu critério, contratar pessoa física ou jurídica para prestar tal serviço. No entanto, recomenda-se que, na escolha da equipe, seja aferido se os técnicos responsáveis possuem formação e experiência compatíveis com o exercício da função que irão desempenhar junto ao projeto. No intuito de auxiliar nesse fim, foram elaborados, a título informativo, os quadros a seguir. Perfil sugerido Formação sugerida Gerenciamento do projeto Graduação nas áreas exatas ou humanas. Desejável: Certificação Project Management Professional (PMP) 8

10 Experiência sugerida Atribuições Conhecimento técnico Competências Suporte técnico/administrativo; Gerência de projetos, programas e portfólio; Modelagem, definição e acompanhamento de indicadores; Elaboração de relatórios de gestão; Práticas de gestão geral, tais como montagem e gestão de equipes, tomada de decisão, entre outras; Consultoria em gestão de projetos e/ou gestão de processos; Desenvolvimento e monitoramento de plano estratégico; Modelagem de ferramentas de auxílio à gestão de projetos. Desejável ter trabalhos publicados em periódicos, ou ter realizado apresentações em congressos relacionados ao tema. Desenvolver e propor metodologias que facilitem a obtenção dos resultados esperados em sua área de atuação; Estabelecer articulação com grupos de interesse no projeto, com vistas a viabilizar sua execução; Negociar recursos humanos e financeiros e prazos, de modo a garantir a execução dos projetos, programas e ações; Estimar cronogramas e orçamentos de projetos; Implantar ações, soluções e programas de trabalho que garantam os resultados previstos nos projetos e programas; Coordenar ações de forma a garantir o fluxo de trabalho e corrigir eventuais desvios; Monitorar, acompanhar e avaliar projetos ou atividades, garantindo o feedback necessário à revisão do planejamento; Mapear e desenhar processos de gestão de projetos; Especificar e monitorar ferramentas de auxílio à gestão de projetos; Capacitar usuários quanto às metodologias e ferramentas organizacionais. Planejamento estratégico; Gestão de projetos / programas / portfólio; Técnicas de instrução; Monitoramento de carteira de projetos; Avaliação de resultados/indicadores; Ferramentas de gestão; Gestão de processos; Técnicas de condução de grupo; Técnicas de negociação. 1. Orientação para resultados; 2. Geração e disseminação do conhecimento; 3. Visão estratégica do negócio; 4. Gestão de projetos; 5. Foco no cliente; 6. Competência emocional; 7. Competência decisória; 8. Competência de comunicação; 9. Planejamento e organização do trabalho; 10. Conhecimento de normas, processos e fluxos de trabalho. Perfil sugerido Formação sugerida Gestão em promoção comercial Graduação em Administração, Comércio Exterior, Economia, Engenharia, Direito, Gestão Ambiental, Engenharia de Produção, Ciências da Computação, Publicidade e Propaganda, Comunicação Social, Turismo, Design ou Relações Internacionais. Desejável: Pós-graduação lato sensu em Negócios Internacionais ou Comércio Exterior. Idioma Experiência sugerida Inglês e/ou espanhol Prospecção de mercados internacionais e concretização de negócios no mercado externo; Consultoria a empresas na área de comércio exterior, envolvendo: negociação, viabilidade da empresa para exportação e importação, despacho aduaneiro, procedimentos burocráticos (área cambial, modalidades de compra e venda, transporte internacional, procedimentos alfandegários, classificação de mercadorias, tarifas 9

11 Atribuições Conhecimento técnico Competências aduaneiras), formação de preços de importação e exportação; Consultoria a micro e pequenas empresas para a definição de estratégias e modalidades de acesso ao mercado internacional; Articulação com instituições públicas e privadas, nacionais e internacionais, com foco na identificação e segmentação do setor e seus possíveis desdobramentos; Análise de oportunidades, dificuldades e carências do setor. Estruturar estratégias de projeto; Pesquisar o quadro econômico, político, social e cultural; Analisar o mercado; Estabelecer articulações com grupos de interesse no projeto, com vistas a viabilizar sua execução; Negociar recursos humanos e financeiros e prazos, de modo a garantir a execução dos projetos, programas e ações; Definir a estratégia básica de atuação; Orientar empresas brasileiras sobre o mercado na área de atuação da entidade; Buscar permanentemente novas oportunidades comerciais; Confeccionar ou auxiliar na confecção de planos de negócio (business plan); Propiciar a geração de negócios; Orientar a condução das negociações; Identificar, avaliar, propor e coordenar eventos de promoção comercial. Formação econômica do Brasil; Economia nacional e internacional; Comércio exterior; Marketing internacional; Desenvolvimento industrial e econômico do Brasil; Políticas públicas de desenvolvimento tecnológico; Reestruturação produtiva no Brasil; Organização dos setores produtivos brasileiros; Políticas públicas de incentivo à exportação; Normas mercantis, alfandegárias e fiscais de cada país; Conhecimentos dos mecanismos de apoio às exportações. 1. Orientação para resultados; 2. Visão estratégica do negócio; 3. Gestão por projetos; 4. Foco no cliente; 5. Competência intercultural; 6. Competência de inovação e criatividade; 7. Competência de negociação; 8. Competência emocional; 9. Competência decisória; 10. Competência de comunicação. Perfil sugerido Formação sugerida Experiência sugerida Gestão em inteligência comercial Graduação em Administração, Matemática, Engenharia, Comércio Exterior, Economia, Estatística, Direito ou Relações Internacionais. Desejável: Pós-graduação lato sensu nas áreas de Marketing, Comércio Exterior, Relações Internacionais ou Economia. Desejável ser associado a entidades relacionadas aos temas gestão do conhecimento ou inteligência competitiva. Sistemas de inteligência de gestão empresarial; Desenvolvimento e implementação de projetos ou programas de inteligência para a competitividade empresarial; Elaboração, desenvolvimento e análise de cenários mercadológicos; Prospecção de mercados no exterior; Desejável ter trabalhos publicados em periódicos, ou ter realizado apresentações em congressos relacionados ao tema. 10

12 Atribuições Coletar, tratar e disseminar informações sobre o setor; Acompanhar as tendências de mercado; Acompanhar o desempenho das empresas, seus produtos e serviços; Levantar sistematicamente carências e necessidades das empresas; Realizar levantamentos ou estudos sobre as novidades e oportunidades do setor em questão. Conhecimento técnico Competências Marketing; Comércio exterior; Logística; Relações internacionais; Estatística básica; Noções de economia; Noções de metodologia científica; Planejamento estratégico; Apresentação em outros idiomas; Planejamento tributário internacional; Regras de origem; Normas mercantis, alfandegárias e fiscais de cada país. 1. Orientação para resultados; 2. Visão estratégica do negócio; 3. Gestão por projetos; 4. Foco no cliente; 5. Competência intercultural; 6. Competência de inovação e criatividade; 7. Competência de negociação; 8. Competência emocional; 9. Competência decisória; 10. Competência de comunicação; 11. Competência analítica. Não poderão ser contratados profissionais ou empresas que tenham qualquer vínculo familiar com quaisquer membros da diretoria ou do corpo funcional da entidade setorial convenente, do Comitê Gestor do projeto ou de empresas beneficiadas pelo projeto. As consultorias deverão ser contratadas pelas entidades setoriais que tenham projeto de promoção de exportações setoriais em andamento com a Apex-Brasil. As regras de seleção e contratação deverão ser aquelas usadas pela entidade setorial, respeitando-se as políticas internas de contratação e remuneração, conforme se tratar de pessoa jurídica ou física (profissional autônomo ou contratação por prazo determinado). O valor dos serviços prestados por esses profissionais, pessoa física ou pessoa jurídica, deverá estar refletido no Projeto Setorial e poderá ser elencado dentre as despesas a serem arcadas com o aporte financeiro que competirá à Apex-Brasil PARÂMETROS ORÇAMENTÁRIOS Os parâmetros orçamentários são valores de referência para alguns dos tipos de despesa mais comuns em ações de promoção comercial e que, portanto, em geral, têm grande impacto no orçamento dos projetos. Tais tipos de despesa são: passagem aérea, hospedagem e gastos diários com alimentação e transporte, além de contratação de recepcionistas bilíngues. 11

13 Semestralmente, a Apex-Brasil faz uma pesquisa de mercado junto aos fornecedores dos tipos de serviços citados acima para encontrar as médias de preços praticados à época. Em complemento, também é realizado um estudo sobre a projeção da taxa cambial média no semestre. Os valores divulgados nos quadros a seguir, frutos desses estudos, deverão ser utilizados pelos parceiros quando da elaboração do orçamento de suas propostas de projeto, ou mesmo quando da proposição de uma nova atividade no âmbito de um projeto já em andamento. A Apex-Brasil mantém tal política com a finalidade única de harmonizar os orçamentos dos diversos projetos que apoia. Confira aqui os parâmetros orçamentários calculados para o segundo semestre de 2011, que permanecerão válidos até a divulgação de novos valores. As definições dos parâmetros a seguir relacionados foram feitas com base em estudos realizados no mês de junho de Cotações de câmbio Cabe reforçar que os valores abaixo são referência para a constituição das memórias de cálculo dos projetos e alterações. Quando da efetiva realização das despesas, deverá ser utilizada a taxa de câmbio do dia. Moeda Parâmetro DÓLAR R$ 1,70 EURO R$ 2,40 Passagens aéreas Sempre em classe econômica. Os valores abaixo são referentes à tarifa cheia e representam as médias de vários destinos para cada região. Destino Parâmetros ¹ ² América do Sul US$ 1.330,00 América Central US$ 1.250,00 América do Norte ³ US$ 2.450,00 Europa US$ 2.650,00 Oriente Médio/Ásia US$ 3.100,00 África US$ 3.100,00 Brasil ⁴ R$ 850,00 1. Valores referentes ao total de ida e volta. 2. Incluem eventuais conexões/escalas nacionais entre capitais. 3. Canadá, Estados Unidos e México. 4. Trecho Brasil refere-se a São Paulo e Rio de Janeiro. 12

14 Diárias Aplicáveis aos compradores, convidados e técnicos do projeto. Local América do Sul e Central Hospedagem Valores Transporte e Alimentação Totais US$ 200,00 US$ 130,00 US$ 330,00 Europa 250,00 200,00 450,00 Ásia 300,00 200,00 500,00 Brasil R$ 300,00 R$ 200,00 R$ 500,00 Todas as outras regiões US$ 250,00 US$ 200,00 US$ 450,00 Recepcionistas bilíngues para eventos no Brasil e no exterior Valores pagos por período de trabalho de 6 a 8 horas. Local Valores Brasil R$ 150,00 Europa 150,00 Todas as outras regiões US$ 150, ESCLARECIMENTO SOBRE DESPESAS INELEGÍVEIS O Regulamento de Convênios da Apex-Brasil, no capítulo 4, dispõe sobre os tipos de despesa para os quais é vedada a utilização dos recursos financeiros aportados pela Agência. Este espaço do Manual é destinado a esclarecimentos que se fizerem necessários para melhor entendimento sobre o tema despesas inelegíveis. Sempre que a equipe técnica da Apex- Brasil perceber que é preciso acrescentar nova explicação sobre o tema, será, então, publicada versão revisada deste Manual (contendo aqui essas explicações). Nesta versão do Manual, destaca-se esclarecimento sobre a despesa listada no Artigo 4.1 do Regulamento, conforme abaixo: Artigo 4.1, item m : Confecção, aquisição ou distribuição de presentes A aquisição de brindes, quando for referente a material promocional do projeto, não é considerada como confecção, aquisição ou distribuição de presentes, conforme disciplinado no Regulamento de Convênios. Nesses casos, o brinde pode ser pago com recursos da Apex- Brasil (por exemplo, se o projeto entregar para os compradores internacionais um pendrive com logomarca do projeto e informações referentes às empresas participantes). 13

15 1.2 APRESENTAÇÃO DE PROJETOS A Apex-Brasil conta com um sistema informatizado de auxílio à gestão compartilhada dos projetos e prevê níveis de acesso tanto para os parceiros quanto para a própria Agência. Mediante contato prévio com os colaboradores da Apex-Brasil, o proponente terá a oportunidade de ser esclarecido sobre os conceitos básicos anteriormente abordados acerca da elaboração de projetos. A partir daí, é concedida uma senha de acesso ao sistema 1, no qual deverão ser inseridas todas as informações técnicas e orçamentárias da proposta de projeto. A análise da conformidade e da viabilidade técnica e financeira da proposta é feita essencialmente com base nas informações inseridas no sistema. A partir do momento em que o corpo técnico da Apex-Brasil recomendar a aprovação do projeto, o proponente deverá encaminhar toda sua documentação de habilitação jurídica e regularidade fiscal, conforme orientado pelo Regulamento de Convênios. Com toda documentação e o parecer técnico em mãos, a equipe jurídica e a Diretoria Executiva da Apex-Brasil estarão aptas a conceder aprovação final para a celebração do convênio e o início do projeto. A formatação de um projeto no sistema obedecerá aos conceitos básicos apresentados no capítulo 1.1, sobre elaboração de projetos. Além desses conceitos mencionados, o proponente deverá informar também no sistema: Identificação da entidade proponente; Representante(s) legal(is) da entidade proponente; Responsável(is) pela gestão do projeto na entidade; Informar o nome, o perfil e as qualificações da pessoa que exercerá a função de gerente do projeto em tempo integral. O gerente do projeto será o interlocutor entre a entidade e a Apex- Brasil e o responsável por fazer com que os resultados do projeto sejam alcançados. É recomendável que o gerente possua experiência em gestão de projetos e em promoção comercial. Identificação de outros parceiros envolvidos; Histórico da entidade; Destacar os principais fatos que, durante a existência da entidade, influíram em suas atividades e atribuições. Demonstrar que a missão e os objetivos da entidade são compatíveis com o objeto do projeto. Abrangência e representatividade da entidade; Informar se a entidade proponente tem abrangência de atuação nacional, regional, estadual ou municipal; o número de empresas afiliadas e a sua distribuição geográfica; a existência de 1 Junto à senha do sistema informatizado, o proponente terá acesso a um manual contendo todos os conteúdos que auxiliem o usuário da ferramenta a compreender o que motivou o desenvolvimento de cada funcionalidade, incluindo-se menções à Metodologia Apex-Brasil de Gestão de Projetos, bem como informações adicionais sobre os processos envolvidos e os comportamentos esperados em cada tela do sistema. 14

16 escritórios, subsidiárias, representantes ou correspondentes fora de sua sede, inclusive no exterior (caso os tenha, informar o nome e a localização dos mesmos); e se o setor ou parte dele é representado por outras entidades, cujo objeto seja o mesmo ou semelhante ao da entidade proponente. Estrutura organizacional; Descrever a estrutura da entidade, seus órgãos deliberativos, dirigentes e responsáveis, bem como o número de funcionários, destacando aqueles da área técnica e administrativa que estarão envolvidos na realização das ações previstas no convênio. Informar sobre a equipe técnica da entidade com dedicação exclusiva ao projeto. Capacidade financeira; Informar o montante do orçamento anual da entidade nos últimos 5 (cinco) anos, acompanhado do balanço do último exercício social. Indicar suas fontes de recursos financeiros, demonstrando sua capacidade de mobilizar os recursos financeiros correspondentes à contrapartida prevista no projeto. Capacidade de prestação de serviços; Demonstrar que a entidade está habilitada a prestar, para as empresas afiliadas, serviços de apoio técnico em matéria de promoção de exportações, seja por intermédio do seu quadro próprio, seja por meio de terceiros (caracterizar os serviços e a forma de prestação). Demonstrar que a entidade é capaz de mobilizar as empresas e entidades da cadeia produtiva para executar as ações previstas. Ações a serem executadas; Descrever, com clareza, as ações previstas para cada mercado-alvo, de forma a demonstrar a estratégia adotada pelo projeto para cada um deles. Descrever também aquelas ações que contribuirão para o projeto como um todo, apesar de não necessariamente estarem direcionadas a um mercado-alvo específico. Para cada ação, deverão ser relacionados os seguintes itens: Nome e descrição da ação; Coordenador responsável pela execução da ação. O gerente do projeto poderá designar coordenadores para uma ou mais ações específicas; Data de início e término, considerando o início da ação como sendo o início da preparação para a sua realização e o término como sendo a data da liquidação dos últimos compromissos financeiros assumidos para a realização das ações; Cidade e país onde a ação será realizada; Data de realização do evento relacionado à ação, quando for o caso; Marcos críticos para a realização da ação, entendidos como as etapas mais significativas e essenciais ao desenvolvimento de cada ação (demandam grande atenção da equipe gerencial ou grande esforço dos executores). Evitar fazer uma descrição de todas as tarefas a serem executadas; Metas que se propõe alcançar através da execução das ações. Ao prever a data de início das ações, os novos projetos deverão levar em consideração o período necessário até a sua aprovação definitiva, que ocorrerá após conferência dos elementos obrigatórios de identificação, formalização do convênio e posterior liberação dos recursos. Demais elementos obrigatórios para apresentação do Projeto Setorial PS. Junto ao projeto devidamente preenchido e às informações descritas nos parágrafos anteriores, a entidade proponente deverá apresentar também: 15

17 Cadastro das empresas participantes, conforme modelo do SIG; e Códigos SH2, quando existente, de todos os produtos contemplados no projeto. A entidade deverá manter em seus arquivos, para cada empresa cadastrada como participante do projeto, um termo de adesão gerado no sistema do CRM da Apex-Brasil e assinado pelo representante legal da empresa. A análise do projeto avaliará a coerência entre seu objeto, as empresas participantes, os mercados-alvo, as ações propostas e os respectivos custos, podendo propor, justificadamente, as correções cabíveis. 16

18 MÓDULO 2 Gestão técnica 2.1 EXECUÇÃO Por ocasião da assinatura do convênio, o executor nomeará o gerente do projeto, que será responsável pelos trabalhos que se desenvolverão a seguir. A governança do projeto terá como ponto central o Comitê Gestor, formado por representantes das partes envolvidas no processo, que se reunirá periodicamente. Do lado da Apex-Brasil, o gestor que procedeu à análise do projeto ficará encarregado do acompanhamento do projeto e da execução do convênio, trabalhando em coordenação com o gerente. Assim, o gerente e o gestor constituem a dupla de executivos responsáveis pelo acompanhamento do projeto, coordenando, junto às respectivas entidades, as providências que se fizerem necessárias ao seu bom andamento. 2.2 CRITÉRIOS E PARÂMETROS DE PROMOÇÃO COMERCIAL A partir da sistematização de informações colhidas com a análise e execução de projetos e considerando um conjunto de boas práticas adotadas pelas entidades parceiras, a Apex-Brasil sistematizou critérios e parâmetros que, com a utilização continuada, se mostraram de grande utilidade e passaram a ser observados em complementação às regras de parceria. Dessa forma, as disposições a seguir tratam de parâmetros técnicos e orçamentários dos seguintes instrumentos de promoção comercial: as feiras internacionais, o Projeto Comprador, o Projeto Imagem, o Projeto Vendedor, as missões e os eventos promovidos pela própria Apex-Brasil. Na próxima seção, são apresentados alguns parâmetros gerais válidos para todos os instrumentos de promoção e, a seguir, são apresentados os parâmetros específicos para cada instrumento. Critérios e parâmetros técnicos são aqueles que definem a qualidade do instrumento de promoção e as melhores práticas, fruto do conhecimento e da experiência dos colaboradores da Apex-Brasil. Referem-se às formas de acesso e participação das empresas e às fases de preparação, realização e acompanhamento pós-evento dos instrumentos citados. Critérios e parâmetros orçamentários são aqueles utilizados para definir a composição do custo do projeto para cada instrumento. Referem-se à natureza de despesas apoiadas pela Apex-Brasil e aos limites orçamentários de cada componente de custo em cada instrumento. Os parâmetros devem ser observados durante todo o ciclo de vida do projeto, da fase de consulta à fase de avaliação do projeto, passando pela sua estruturação, gerenciamento e monitoramento. 17

19 2.2.1 CRITÉRIOS E PARÂMETROS GERAIS I. Os critérios e parâmetros gerais referem-se a qualquer um dos instrumentos apoiados pela Apex-Brasil. Eles devem ser adotados para efeito de elaboração, gerenciamento, remanejamento de recursos, monitoramento, prestação de contas e avaliação dos projetos de promoção comercial de exportações. II. III. IV. A escolha de um instrumento específico de promoção (feira, Projeto Comprador, etc.) deve ser feita sempre em função das estratégias de inserção nos mercados-alvo e mediante justificativa das escolhas estratégicas. É importante avaliar a quantidade de eventos previstos durante a realização do projeto, que dependerá da segmentação do setor, da quantidade de eventos internacionais nos mercados-alvo e da estrutura de gestão da entidade. Sugere-se a realização de um trabalho integrado com as Unidades de Inteligência Comercial e Competitiva e de Internacionalização da Apex-Brasil no que se refere à escolha dos mercados-alvos do projeto e à elaboração das estratégias comerciais em cada mercado. V. O aporte financeiro da Apex-Brasil ao projeto deve ser menor do que o somatório das metas de negócios gerados, observando uma relação positiva de custo/benefício. VI. VII. Cada ação do projeto possuirá metas compatíveis com o instrumento de promoção empregado. Todas as empresas que participarem de algum evento promovido pelo projeto deverão preencher uma ficha de avaliação, abrangendo alguns dos itens a seguir e outros relevantes para a ação executada: a) Número de contatos realizados; b) Países de origem dos contatos efetivados; c) Volume de negócios realizados no evento, em dólar, euro ou moeda local; d) Países de destino dos negócios realizados no evento; e) Estimativa de negócios em 12 (doze) meses, em dólar; f) Avaliação do evento no que diz respeito aos resultados obtidos, ao suporte prestado pela entidade e à organização do evento, indicando os pontos fortes e fracos. VIII. É responsabilidade da entidade executora consolidar os dados registrados em todas as fichas de avaliação para, em até 20 (vinte) dias após a realização do evento, encaminhar à Apex-Brasil a consolidação dos resultados obtidos. IX. Todo novo material promocional e de divulgação pago com recursos da Apex-Brasil ou em que conste o nome ou a marca da Agência e a Marca Brasil deve ser enviado para a apreciação da Apex-Brasil antes de sua impressão ou confecção. A Agência irá se manifestar formalmente com relação ao referido material em até 48 horas após o recebimento do mesmo. 18

20 X. A execução de qualquer atividade ligada ao projeto fora dos critérios e parâmetros estabelecidos neste documento somente será praticada mediante justificativa formal, previamente autorizada pela Apex-Brasil FEIRAS NO EXTERIOR I. Feiras no exterior são eventos que reúnem diferentes empresas em um mesmo local no exterior com o objetivo de divulgar e comercializar produtos e serviços. Nos projetos de promoção comercial da Apex-Brasil, o tipo mais comum de feira no exterior é a feira setorial, onde as empresas expositoras são de um mesmo setor. II. III. IV. No momento de renovação dos projetos, a reincidência de uma determinada feira deve ser justificada, sempre de acordo com as estratégias do projeto. A escolha de participar de uma feira em um pavilhão do Brasil ou em diversos pavilhões diferentes deve ser considerada, principalmente em função da segmentação dos produtos a serem expostos. Em qualquer caso, a identidade visual deve seguir uma harmonização quanto ao conceito de uso da Marca Brasil e da marca Apex-Brasil em todos os estandes de produtos brasileiros. Todas as feiras no exterior deverão ser avaliadas em função das seguintes metas, sem prejuízo de outras possíveis: a) Volume de negócios no evento; b) Estimativa de negócios em 12 (doze) meses; c) Número de empresas participantes; d) Número de contatos realizados. V. As seguintes informações devem ser prestadas relativamente a cada feira selecionada: a) País e cidade onde será realizada a feira; b) Página da feira na internet; c) Período de realização da feira; d) Informações relativas à feira, tais como número de países participantes, número de expositores e perfil e número de visitantes na(s) edição(ões) anterior(es); e) Quantidade de empresas expositoras; f) Tamanho da área a ser adquirida; g) Se haverá ou não montagem. VI. VII. Para definir o número de representantes do executor que viajam para as feiras no exterior com recursos da Apex-Brasil, as referências são: 2 representantes para até 15 empresas participantes do evento; 3 representantes para um número entre 16 e 25 empresas; e 4 representantes para mais de 25 empresas. Os recursos repassados pela Apex-Brasil poderão ser utilizados para pagar as despesas com passagens aéreas, em classe econômica, para os representantes do projeto nas feiras no exterior, conforme o limite estipulado no item VI acima. VIII. O gerente do projeto encaminhará à Apex-Brasil, sempre que solicitado, antes da realização da feira, a lista de empresas participantes e todas as outras informações pertinentes. 19