REGULAMENTO DO CENTRO DE CONGRESSOS DO INSTITUTO SUPERIOR DE ENGENHARIA DE LISBOA

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1 REGULAMENTO DO CENTRO DE CONGRESSOS DO INSTITUTO SUPERIOR DE ENGENHARIA DE LISBOA Aprovado pelo Presidente do ISEL a

2 NOTA INTRODUTÓRIA Criado a 19 de Setembro de 2006 e tendo iniciado as suas funções a 18 de Outubro de 2006, o Centro de Congressos é a unidade orgânica do ISEL que tem por missão a prestação de todos os serviços que se enquadram no âmbito da planificação, divulgação, logística de apoio, produção e pós-produção de todo o tipo de eventos no ISEL. Página 2 de 10

3 CAPITULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1º Natureza jurídica O Centro de Congressos é uma Unidade Complementar do ISEL, de acordo com artigo 85º, Secção II, dos Estatutos do ISEL. Artigo 2º Objecto O presente Regulamento tem por objecto definir as normas e princípios gerais a que deve obedecer a atividade do Centro de Congressos, bem como as regras sobre o seu funcionamento. Artigo 3º Competências 1- O Centro de Congressos pode ser coordenado por um Dirigente Intermédio de 2º ou 3º grau ou ainda, caso não exista, será substituído por um Coordenador, o qual é nomeado pelo Presidente do ISEL. O lugar de Coordenador deve ser assegurado por um trabalhador da carreira de Técnico Superior, pertencente ao mapa de pessoal não docente do ISEL, de acordo com a regulamentação interna do ISEL e demais legislação em vigor. 2 São competências do coordenador do Centro de Congressos: a) Coordenar genericamente os processos internos e externos inerentes ao Centro de Congressos; b) Gerir as medidas adequadas à prossecução das estratégias de ação e desenvolvimento do Centro de Congressos; c) Assegurar as ações necessárias à concretização das missões definidas pelo Presidente do ISEL; d) Propor o plano de atividades e o orçamento anual interno do Centro de Congressos, bem como garantir a execução do que for aprovado, tomando a iniciativa de sugerir as medidas administrativas necessárias à prossecução dos objetivos em causa; e) Cumprir e garantir o cumprimento do plano de atividades e assegurando de forma eficaz a gestão dos recursos ao seu dispor; f) Coordenar a elaboração dos relatórios de atividades e outros que lhe possam ser pedidos e submete-los à apreciação do Presidente do ISEL; g) Manter o Presidente do ISEL informado sobre todas as questões que se mostrem relevantes; h) Propor, ao Presidente do ISEL sob forma fundamentada, os planos respeitantes à gestão de pessoal, incluindo a admissão de pessoal, rescisão ou não renovação de contratos Página 3 de 10

4 ou outros vínculos, promoções, definição de funções e horários de trabalho adequados à natureza e exigência das atividades a realizar, respeitadas as disposições legais e regulamentares em vigor; i) Assegurar a qualidade do trabalho de produzido e garantir a resposta em tempo adequado à eficaz prestação dos serviços; j) Divulgar, junto dos colaboradores do Centro de Congressos os documentos internos e as normas de procedimento a adotar por esta unidade complementar, bem como esclarecer as ações a desenvolver para cumprimento de objetivos, de forma a garantir o empenho e a assunção de responsabilidades por parte dos mesmos; l) Propor ao Presidente do ISEL a frequência das ações de formação dos colaboradores do Centro de Congressos; 3- Ao Centro de Congressos compete: a. Compilar e manter atualizado o Manual de Procedimentos do Centro de Congressos; b. Manter atualizado o Regulamento de utilização de espaços do ISEL; c. Manter atualizado o preçário de utilização de espaços do ISEL; d. Manter atualizado o preçário de Impressões nos equipamentos afectos ao Centro de Congressos; e. Gestão centralizada dos auditórios e espaços comuns para a realização de eventos no ISEL; c. Interação com o exterior no sentido de rentabilizar a utilização dos espaços do ISEL e contribuir para o seu orçamento privativo; d. Apoio na organização, dinamização e na realização de eventos por parte das diferentes unidades orgânicas do ISEL; e. Gerir e zelar pelos recursos materiais, técnicos, tecnológicos e financeiros colocados à disposição do Centro de Congressos, de modo a garantir a realização eficaz dos eventos; f. Inventariar e catalogar os recursos materiais, técnicos e tecnológicos entregues à sua gestão e manter atualizado o inventário acompanhado das instruções de utilização de cada equipamento e de planta de localização dos equipamentos sempre que os mesmos estejam fixos em determinado local; g. Criar procedimentos para reparação de equipamentos em caso de avaria identificar empresa representante para assistência técnica; h. Elaborar relatórios das atividades desenvolvidas pelo Centro de Congressos, bem como relatórios de acompanhamento de medidas corretivas e sua execução; i. Elaborar o Plano de Atividades do Centro de Congressos assim como o Relatório de Atividades anual. Página 4 de 10

5 Artigo 4º Definições Para efeitos do presente regulamento entende-se por: a. ISEL: pessoa colectiva de direito público, dotada de autonomia científica, pedagógica, administrativa e financeira. b. Evento(s): Todo e qualquer espetáculo, congresso, seminário, conferência, convenção, jornada, feira, salão, exposição, reunião, festival, acontecimento artístico, cultural, científico, desportivo, lúdico, de carácter comercial ou similares. c. Promotor/Organizador/Cliente: Qualquer pessoa ou entidade que queira utilizar espaços e respectivos equipamentos e/ou serviços para a realização de um evento nas instalações do ISEL. d. Participante ou participantes no evento: Qualquer pessoa que, sob a responsabilidade do Promotor/Organizador/Cliente, integre o evento, seja a nível técnico, artístico, operacional, de assessoria ou outro. e. Espaço: Qualquer auditório, sala e espaço comum disponível para a realização de eventos no ISEL. Artigo 5º Espaços geridos pelo Centro de Congressos 1.1 Auditórios a) Auditório Principal; b) Auditório Prof. Chagas Gomes; c) Anfiteatro António Ferreira Cardoso; d) Auditório A; e) Auditório E (Sala E.3.15). Página 5 de 10

6 1.2 Salas a) Mediateca; b) Sala Audiovisuais; c) Salas de Aula (no horário de disponibilidade); d) Sala de Reuniões (Sala de Órgãos). 1.3 Espaços de Grande Circulação a) Átrio Principal. Artigo 6º Utilizadores 1.1. Organizadores internos: órgãos de gestão, unidades académicas, serviços, unidades complementares, gabinetes, unidades I&D, docentes, não docentes e alunos do ISEL. Organizadores internos: órgãos de gestão, unidades académicas, serviços, unidades complementares, gabinetes, unidades I&D, docentes, não docentes e alunos do ISEL. Quando se verifique que a solicitação de espaços físicos do ISEL é para a realização de atividades puramente comerciais ou com presença de empresas que farão apresentação dos seus produtos, o mesmo será considerado como utilizador externo Organizadores externos: entidades externas ao ISEL. Artigo 7º Períodos de Funcionamento 1. Para os fins previstos neste Regulamento, o período normal de funcionamento do Centro de Congressos obedece aos seguintes horários: a) Dias úteis, das 9h00 às 18h00; c) Sábados, Domingos e Feriados Encerrado. 2. No entanto, as atividades dos utilizadores podem decorrer em dias e horários diferentes dos referidos no número anterior, sendo que ao valor normal dos serviços assegurados designadamente, portaria, apoio logístico e técnico acresce um valor extra no âmbito do preçário em vigor. Página 6 de 10

7 CAPITULO II PRINCIPIOS DEONTOLÓGICOS Artigo 8º Princípios gerais 1. Os membros do Centro de Congressos deverão exercer a sua atividade com independência, competência, diligência, objectividade, imparcialidade, confidencialidade e responsabilidade. Devem ainda, empregar no exercício da sua função, todos os seus conhecimentos técnicos e profissionais. 2. Os membros do Centro de Congressos devem proceder de todas as relações com os dirigentes, responsáveis, funcionários e colaboradores do ISEL, com urbanidade, correção e cortesia e não comprometer a sua independência e isenção. Artigo 9º Confidencialidade 1. Os membros do Centro de Congressos devem respeitar a confidencialidade da informação obtida, não podendo aproveitar-se pessoalmente ou em benefício de terceiros dos factos de que venham a tomar conhecimento no decorrer da sua tarefa. A confidencialidade abrange não só a documentação, como as informações inerentes à própria Unidade Complementar. Página 7 de 10

8 CAPITULO III PROCEDIMENTOS Artigo 10º Solicitação dos Espaços 1.1 O Centro de Congressos só aceitará pedido de utilização de espaços se o mesmo for efectuado com pelo menos quinze (15) dias de antecedência e dirigidos ao Centro de Congressos através do preenchimento de formulário próprio (em anexo e faz parte integrante do presente regulamento), devidamente preenchido; 1.2 A requisição de espaços deverá ser dirigida ao Centro de Congressos do ISEL, através do No caso de organizadores internos a solicitarem apenas uma cedência de espaços para reuniões do âmbito de funcionamento normal da instituição, os pedidos poderão ser efectuados com pelo menos de cinco (5) dias de antecedência; 1.4 As normas gerais de utilização dos diversos espaços do ISEL, cujo cumprimento ficam vinculados os Promotores de eventos a ter lugar no ISEL, rege-se por regulamento próprio. Artigo 11º Procedimentos- Disposição Geral O Centro de Congressos, no apoio à realização de eventos deve observar, os seguintes procedimentos: a. Assim que solicitado auditório ou sala, verificar se o promotor do evento é interno ou externo ao ISEL; b. Encaminhar para o Serviço de Relações Externas se o pedido de espaço corresponder simultaneamente às seguintes características: se o promotor do evento for interno ao ISEL e se o evento tiver despesa, receita e aquisição de bens ou serviços; c. Encaminhar para o Planeamento de salas e Horários se o pedido de espaço corresponder simultaneamente às seguintes características: se o promotor do evento for interno ao ISEL, se solicitar apenas salas, e se o pedido for para atos académicos do ISEL (seminários das disciplinas, aulas de compensação, discussão de teses de mestrado, apresentação do curso de Licenciatura ou de mestrado, reuniões de grupos de trabalho, exames); Página 8 de 10

9 d. Sempre que o utilizador for interno ao ISEL e só quiser uma sala para um evento sem despesa, receita e aquisição de bens ou serviços, validar disponibilidade de salas e efetuar pré-reserva junto do Planeamento de Salas e Horários; e. Sempre que o utilizador for interno ao ISEL e só quiser um auditório para um evento sem despesa, receita e aquisição de bens ou serviços, validar disponibilidade efetuar pré-reserva do espaço; f. Sempre que o utilizador for interno ao ISEL e só quiser um auditório para atos académicos do ISEL (seminários das disciplinas, aulas de compensação, discussão de teses de mestrado, apresentação do curso de Licenciatura ou de mestrado, reuniões de grupos de trabalho) validar disponibilidade efetuar pré-reserva do espaço; g. Sempre que o utilizador for externo ao ISEL e só quiser uma sala para um evento validar disponibilidade de salas e efetuar pré-reserva junto do Planeamento de Salas e Horários; h. Sempre que o utilizador for externo ao ISEL e só quiser um auditório para um evento validar disponibilidade e efetuar pré-reserva do espaço; i. Informar o Promotor/Organizador/Cliente do valor de utilização dos espaços e de serviços solicitados através de apresentação de um orçamento; j. Em caso de aceitação do orçamento proposto, deverá ser dado ao Promotor/Organizador/Cliente o contrato de aceitação do serviço prestado pelo Centro de Congressos; k. Após assinatura do contrato, o Centro de Congressos assegurará a coordenação das diversas atividades necessárias à realização do evento junto dos diversos serviços e gabinetes do ISEL: Informática (necessidade de rede wireless e acesso à internet), Gabinete de Comunicação (divulgação do evento), Serviços Técnicos (mobiliário, limpeza, seguranças, parque de estacionamento, abertura de salas de aula); Serviços Financeiros (verificação de verba no centro de custos no caso de utilizadores internos, emissão de facturas no caso de utilizadores externos, aquisição de bens e serviços para os eventos de utilizadores externos), Planeamento de Salas e Horários (utilização das salas necessárias); l. Distribuir funções a cada elemento do Centro de Congressos, de acordo com as necessidades do evento (ficha de produção); m. Execução do evento; n. No final do evento, o Centro de Congressos deve recolher todo o material e verificar se o espaço e equipamentos estão em condições. Deverá também encerrar as portas sempre que o evento decorra nos auditórios. o. Apresentar relatórios mensais de realização de eventos ao Presidente do ISEL; p. Apresentar relatórios mensais de realização de eventos aos Serviços Financeiros do ISEL; q. Arquivar cópia do relatório. Página 9 de 10

10 Artigo 12º Custos de Utilização 1.1 Os valores de utilização dos espaços são os constantes na tabela de preços em vigor, podendo ser alterada sem aviso prévio; 1.2 Os valores apresentados na tabela de preços estão divididos em duas categorias, de acordo com o carácter do evento a realizar: a) Categoria A: Eventos de carácter científico / pedagógico: resultante de iniciativas em que o ISEL é organizador, coorganizador ou parceiro; b) Categoria B: Eventos de carácter cultural/ comercial: resultante de iniciativas externas sem a participação do ISEL, ou de iniciativas internas com promoção de empresas / produtos comerciais. Artigo 13º Legislação aplicável A atividade do Centro de Congressos, rege-se pelas disposições do presente regulamento e pelas decisões e deliberações do Presidente do ISEL. Artigo 14º Entrada em vigor O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à aprovação pelo Presidente. Página 10 de 10

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