Eliminação de processos e documentos de arquivo

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1 Eliminação de processos e documentos de arquivo OT-05 1 Enquadramento legal e objetivo da eliminação: A eliminação de documentos de arquivo é um ato de gestão que tem por objetivo, libertar o arquivo de processos e documentos já sem interesse para a atividade dos tribunais e aos quais não foi reconhecido outro valor seja como testemunho de direitos e obrigações, seja para fins de natureza científica - que justificasse a sua conservação. Procura-se deste modo manter sob controlo o crescimento dos arquivos, reduzir os encargos associados à sua gestão e assegurar os meios de tratamento para os processos e documentos que devam ser conservados. Por este motivo, devem as eliminações de documentos ser efetuadas com carácter regular, sempre que nos arquivos eista um número razoável de processos e documentos em condições de ser eliminados. Atentas as disposições legais em vigor, apenas é autorizada a eliminação de documentos de arquivo 1 cujo destino final, epressamente previsto em portaria de gestão de documentos ou em legislação específica 2, seja a eliminação. No caso dos documentos e processos eistentes nos arquivos dos tribunais, o seu destino final - eliminação ou conservação permanente - encontra-se previsto nas Tabelas de Seleção aneas ao Regulamento de Conservação Arquivística dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais (RCA), aprovado pela Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. São estas tabelas que determinam quais os documentos e quais os processos que, uma vez decorridos dados prazos, podem ser eliminados. 1 Documentos produzidos a fim de provar e/ou informar um procedimento administrativo ou judicial (Cf. Dicionário de terminologia arquivística / Elab. por Ivone Alves [et al.], Lisboa, IBNL, 1993, p.38.). Livros editados, revistas, diários da república e outras publicações, não são documentos de arquivo, pelo que não recai sobre a sua eliminação nenhuma das disposições legais eistentes relativas à eliminação de documentos de arquivo. 2 A eliminação de documentos que não estejam mencionados em portaria de gestão de documentos ou em legislação específica é obrigatoriamente precedida de parecer favorável do órgão coordenador da política arquivística nacional, a Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, na sequência de processo de avaliação, sugerindo-se a este respeito a consulta da OT-09 Tratamento de documentos que não constam na Portaria nº 368/2013, de ou noutro diploma. OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 1

2 2 Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro RCA dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais Prazo de Conservação Administrativa e Destino Final Como referido, as tabelas de seleção aneas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, definem os prazos de conservação administrativa e o destino final dos processos e documentos dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, tal como se ilustra na imagem seguinte que reproduz uma das tabelas de seleção da referida portaria: a tabela II, relativa aos processos dos Tribunais Criminais. De acordo com o epresso na tabela poderão ser eliminados os processos ali assinalados como tendo este destino (eliminação) e cujo prazo de conservação administrativa tenha já decorrido, tendo em atenção que, por cada série documental, deverão ser conservados cinco eemplares por tribunal em cada ano (Nota 1 da tabela). Na contagem dos prazos de conservação administrativa deverão ser observadas as disposições constantes dos nºs 3 e 4 do art.º 2º do mesmo Regulamento: Artigo 2.º Avaliação 3 - Os referidos prazos de conservação são contados: a) No caso da documentação das secretarias constante da tabela I, a partir da data em que for mandada arquivar; 2 OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

3 b) No caso dos processos constantes das tabelas II, III, V, VI, VII, VIII, IX, X e XI, a partir da data em que forem considerados findos para efeitos de arquivo; c) No caso dos processos constantes da tabela IV, a partir da data do cancelamento definitivo do registo criminal, nos termos do artigo 15.º da Lei n.º 57/98, de 18 de agosto, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 114/2009, de 22 de setembro. 4 - Para a contagem dos prazos de conservação nos termos da alínea a) do número anterior, consideram-se findos para efeitos de arquivo: a) Os processos cíveis, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão final; b) Os processos penais, decorridos 3 meses após o trânsito em julgado da decisão absolutória ou de outra decisão final não condenatória, da etinção da pena ou da medida de segurança; c) Os processos em que se verifique a interrupção da instância; d) Os processos de inquérito, decorridos 3 meses após despacho de arquivamento; e) Os demais processos a cargo do Ministério Público, logo que preenchido o seu fim. Uma nota final para salientar que, documentação com mais de 100 anos, e independentemente do destino final previsto nas referidas tabelas de seleção, não pode ser eliminada devendo ser considerada de conservação permanente e, assim, de incorporação obrigatória em Arquivo Distrital (Cf. alínea b), do art.º 83º da Lei nº 107/2001, de 8 de setembro que Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural). Está igualmente vedada a eliminação da documentação que não esteja mencionada nas tabelas de seleção sem o prévio parecer favorável da DGLAB (Ver nº 2, do art.º 9º da Portaria nº 368/2013, de 23 de dezembro) Procedimentos e Formalidades da Eliminação Uma vez selecionada a documentação e os processos em condições de ser eliminados, encontram-se descritos, nos artigos 9º e 10º do RCA, os procedimentos e formalidades inerentes a esta operação e no Aneo III os formulários respetivos, o Auto e Relação de Eliminação, os quais se encontram também disponíveis no sítio eletrónico da DGAJ de onde poderão ser descarregados tendo em vista a sua utilização. Esta operação arquivística foi já objeto de detalhada eplicitação no documento produzido pela DGAJ intitulado Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro), igualmente disponível no referido sítio eletrónico pelo que se remete para a sua consulta, reafirmando aqui apenas a necessidade de, no processo escolhido para a eliminação, estar salvaguardada a confidencialidade da informação. OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 3

4 3 Outros diplomas com incidência na eliminação de documentos dos tribunais Ao abrigo da legislação eleitoral em vigor, são confiados à guarda do juiz de direito da comarca, os boletins de votos resultantes dos atos eleitorais para a eleição do Presidente da República, Assembleia da República, referendos, Eleições Autárquicas e Parlamento Europeu, razão pela qual estes documentos eistem também nos arquivos dos tribunais. A eliminação dos boletins de voto é realizada ao abrigo da legislação, específica, que se segue, devendo ocorrer uma vez esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos ou decididos definitivamente estes: Eleição do Presidente da República: nº 2, do art.º 94º, do Decreto-Lei nº 319- A/76, de 3 de maio Lei Eleitoral do Presidente da República. Eleição da Assembleia da República: nº 2, do art.º 104º, da Lei nº 14/79, de 16 de maio - Lei Eleitoral da Assembleia da República. Referendo: nº 2, do art.º 147º da Lei Orgânica nº 15-A/1998, de 3 de abril Lei Eleitoral do Referendo. Eleições Autárquicas: nº 2, do art.º 138º da Lei Orgânica nº 1/2001, de 14 de agosto e segunda alteração à Lei nº 56/98, de 18 de agosto, com a redação que lhe foi conferida pela Lei nº 23/2000, de 23 de agosto Lei eleitoral dos Órgãos das Autarquias Locais. Parlamento Europeu: nº 2, do art.º 104º da Lei 14/87, de 29 de abril Lei Eleitoral para o Parlamento Europeu. No que se refere aos procedimentos e formalidades da eliminação dos boletins de voto, estes não deverão ser distintos dos relativos à eliminação da restante documentação e processos. 4 OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

5 4 Responsabilidades: Atividades Administrador da Comarca ou Secretário da Justiça Magistrado Coordenador, Presidente do Tribunal ou Magistrado do MºPº Coordenador Serviço responsável pelo arquivo Selecionar a documentação a eliminar Descrever a documentação a eliminar Elaborar o auto e a relação de eliminação (artº 10 do RCA) Assinar o auto e a relação de eliminação (alínea b) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Homologar o auto e relação de eliminação (alínea b) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Arquivar o auto e relação de eliminação Remeter duplicado do auto de eliminação para o arquivo Distrital (alínea c) do nº 1 do art.º 10º do RCA) Comunicar dados da eliminação à DGAJ Atualizar registos do tribunal/arquivo sobre documentação eliminada 5 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas: PORTARIA Nº 368/2013, DE 24 DE DEZEMBRO Regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, define nos art.º 9 e 10º as condições e formalidades das eliminações de documentos e nas Tabelas de Seleção, os prazos de conservação administração e o destino final da documentação. PORTARIA Nº 192/2012, DE 19 DE JUNHO - Estrutura nuclear da DGLAB e as competências das respetivas unidades orgânicas nucleares. No artigo 3º, considera que compete à Direção de Serviços de Arquivística e Normalização daquela Direção-Geral emitir parecer sobre os projetos de portarias de gestão de documentos, bem como sobre propostas de conservação e eliminação de documentos, identificadas pelas administrações produtoras. DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Gestão da documentação judicial. Operações técnicas e OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo 5

6 formalidades da remessa para arquivo distrital e eliminações de documentos e processos (Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro). Versão atualizada, fevereiro de DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO DOCUMENTAL - Incorporação em Arquivo Distrital e eliminação de documentos, OT-05 Eliminação e processos de documentos de arquivo

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