MANUAL GERADOR DE RELATÓRIOS. Índice

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1 Índice Sobre o Gerador de Relatórios CRIAR UM NOVO RELATÓRIO Elementos Básicos Criar um relatório simples Ferramentas Alterar o Título dos Campos Alterar a Cor de Preenchimento do Campo Alterar Fontes Inserir Bordas Formatação dos Campos Ocultar Subtotais HIDE Alinhamento de Colunas Ordenar a Impressão Personalizar os Campos da Tela de Filtro Parâmetros Salvar um Relatório Implementando o Relatório Inserir Quebras Expressões Criar Funções Criar Grades Criar Fichas Excluir objeto / item Gráficos CUBO DE DECISÃO - Business Inteligence BI Criar um cubo de decisão Variações da Análise Selecionar Filiais Selecionar Representante Ocultar Informações Mesclar Campos Transportar um relatório pronto para o cubo IMPORTAR / EXPORTAR RELATÓRIOS

2 4 AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS

3 Sobre o Gerador de Relatórios Este novo recurso do Millennium BM permite que o usuário crie seus próprios relatórios a fim de atender suas necessidades específicas. O gerador é uma ferramenta muito simples de ser utilizada porém, muito eficiente. Assim que estiver familiarizado com seu manuseio, o usuário perceberá que é possível obter informações com rapidez e objetividade. Neste manual são apresentados os elementos básicos para a criação de relatórios simples e os recursos disponíveis para implementá-los. As aplicações são apresentadas com exemplos práticos e imagens para facilitar a compreensão do usuário. Depois de criados, os relatórios podem ter seus layouts exportados e importados de outros aplicativos, como o excel. Também é possível fazer o agendamento dos relatórios para que sejam impressos automaticamente. Para efeito de desempenho do gerador, o sistema preenche automaticamente alguns campos com a palavra INDEFINIDO. Estes campos não devem ser apagados porque eles serão gerados novamente sempre o DBDic for executado. Outra característica do gerador é que ao selecionar a opção de semana para filtrar registros, o sistema irá considerar sempre, como início do período, o domingo imediatamente anterior e não os últimos sete dias. Além dos relatórios em forma de listagem, o gerador de relatórios tem o cubo de decisão que é uma importante ferramenta para análise comercial. Aqui também será demonstrado como criá-lo e analisá-lo sob vários aspectos. 3

4 1 CRIAR UM NOVO RELATÓRIO MANUAL Entre no item UTILITÁRIOS e selecione a opção Relatórios (Central de Informações). Observe se a guia Relatórios está selecionada e exibindo todos os módulos do sistema. A seguir selecione o módulo no qual o novo relatório será criado e dê um clique no ícone Criar Novo Documento. Figura 01 O sistema exibirá a tela que veremos a seguir. Selecione a pasta Relatórios, a opção Documento em branco e clique em OK. 4

5 Figura 02 Em seguida será exibida a tela de edição de documento, onde o novo relatório será criado. Figura Elementos Básicos Objetos São as informações contidas no sistema: campos, medidas e dimensões utilizadas para criar o relatório. Propriedades Permitem alterar as características das tabelas e das células a serem impressas, como: margens, alinhamento, ordenação dos itens, tipos de totais e título. Condições 5

6 São as regras de filtragem que o sistema seguirá para apresentar o resultado desejado. Se não forem impostas condições, o programa irá processar todo o banco de dados. Ao selecionar condições, há um menu que auxilia na filtragem das informações a serem impressas: Igual a informa ao sistema que o resultado da filtragem deverá mostrar somente registros cuja informação seja igual à condição pedida. Por exemplo, se a condição for data de emissão, serão mostrados somente os registros com data de emissão igual à digitada no campo de filtro. O mesmo acontece com as opções Maior que, Menor que, Menor ou igual a e Maior ou igual a. Diferente de neste caso o resultado da filtragem deverá mostrar tudo o que for diferente da informação digitada no campo de filtro. Contido em esta opção abre um campo de múltipla escolha na tela de filtros. Neste caso, o usuário deverá arrastar o ícone da dimensão e não apenas o atributo para a área de condição. Por exemplo, para visualizar os títulos a receber dos clientes de algumas filiais, arraste o ícone de filial encontrado na perspectiva de títulos a receber. Não contido em está opção é contrária à anterior, ou seja, serão exibidos os títulos referentes as filiais que não forem selecionadas. Entre aqui é possível estabelecer um limite inferior e superior. Por exemplo, um limite de datas ou de códigos. É Serão usados com o Null. Para buscar campos em branco.não documentar, Gustavo ainda está mexendo nisso. Não é Valor Selecione esta opção e digite no campo um valor. Por exemplo, uma data, um nome, um código etc. Medida / Atributo São utilizados para estabelecer condições específicas entre eles. Na figura abaixo temos um layout de relatório de vendas cujas condições se referem ao endereço e a quantidade vendida. Na listagem serão impressos o código, o cliente e a data da 6

7 venda obedecendo a condição que a quantidade vendida seja maior que a quantidade estipulada na meta da filial e cuja cidade de cobrança seja diferente da cidade onde o cliente esteja situado. Conjunto Deve ser usado com os operadores Contido em / Não contido em, gerando uma expressão que irá filtrar dados dentro de um universo específico. Suponha uma listagem na qual serão impressos os códigos, as descrições, as marcas e a quantidade vendida de cada item. Porém, na condição para filtro dos itens foi determinado que estas informações devem ser de um determinado departamento. Este resultado não poderia ser obtido simplesmente arrastando o atributo Departamento para a linha de cabeçalho. Para criar este tipo de layout, arraste o objeto do conjunto para a área de condição, selecione os operadores Contido em / Não contido em e Conjunto, como vemos na figura abaixo. 7

8 Após selecionar a opção de conjunto, será aberta uma nova área de condições para que seja selecionado o conteúdo do conjunto que, no caso do nosso exemplo, são os departamentos da empresa. O resultado pode ser visto na figura abaixo: Dê um clique no ícone à direita para fechar a área e perceba que aparece a expressão indicando a criação de um prompt como pode ser observado na figura abaixo. Dessa forma, ao executar o relatório o sistema irá perguntar qual o departamento a ser filtrado. Veja na figura abaixo o resultado deste recurso. 8

9 Para filtrar as informações do relatório com mais de uma condição, use os operadores lógicos E/OU. No exemplo da figura acima, temos duas condições a serem cumpridas pelo relatório: 1º. O relatório irá listar de acordo com a data informada E com a quantidade estipulada; 2º. O relatório irá listar de acordo com a data informada OU com a quantidade estipulada. Por definição, o operador E estará sempre visível. Clique sobre ele para visualizar a opção OU, se desejar selecioná-la. Direita Cria um sub nível dentro da condição. No exemplo da figura abaixo, uma das condições é a filial, que deverá ser a de código 15 ou cujo nome fantasia seja Shopping Barragem. Selecione a condição, clique no número para visualizar o menu e clique na opção. Esquerda Retorna um sub nível a posição de nível. Selecione a condição e clique na opção. Acima Movimenta a condição para cima. Clique no número e selecione a opção. Abaixo Movimenta a condição para baixo. Clique no número e selecione a opção. 9

10 Apagar Clique sobre o número, selecione a condição a ser apagada e dê um clique sobre a opção. Ferramentas utilizadas na elaboração dos relatórios: Perspectiva são grupos de informações utilizadas para consulta. Por exemplo: compras, vendas e títulos. Dimensão é a forma de visualização da informação. Por exemplo, a perspectiva de títulos pode ser visualizada por data, filial, gerador etc. Sub dimensão algumas vezes é necessário subdividir uma dimensão. Sua utilização é igual ao da dimensão. Atributo são os campos do cadastro. Atualmente, os campos novos que forem criados nos cadastros devem ser incluídos no gerador pelos programadores. Medida é um valor ou um número a ser calculado e mostrado no relatório. 1.2 Criar um relatório simples Vamos tomar como exemplo a perspectiva de títulos a receber para gerar uma listagem com nome, data de vencimento e valor do título. Dê um clique no sinal de adição da perspectiva Títulos a Receber para visualizar as dimensões, sub dimensões e os atributos. Clique na dimensão Gerador e na sub dimensão Gerador. A seguir clique e arraste o atributo Nome do Gerador para a área de layout. Como este é o primeiro campo inserido, o sistema perguntará qual tipo de relatório será elaborado: selecione a opção Tabela. Em seguida, na dimensão Data, arraste o atributo Data e, das medidas arraste os Títulos a Receber. O layout do relatório ficará da seguinte forma: Figura 04 Agora será necessário determinar uma condição para a filtragem dos registros. A condição é necessária para limitar o resultado e imprimir somente as informações que interessem ao usuário. Qualquer item da dimensão pode ser utilizado como condição, desde que haja uma coerência. Vamos determinar como condição um período de datas. Arraste uma das datas para a área de condições e dê um clique sobre a expressão igual à para visualizar todas as opções que o menu permite usar. Selecione a opção entre e clique em Executar para ver o efeito: 10

11 Figura 05 Na tela de filtro do relatório são exibidos dois campos para o usuário digitar o período de vencimento dos títulos a serem impressos na listagem. Preencha os dois campos, clique em OK para imprimir a listagem e observe o resultado na figura a seguir. Figura 06 ATENÇÃO! Se não for estabelecida uma condição para busca, o sistema irá processar todo o banco dados e, dependendo do seu tamanho, poderá demorar muito para retornar um resultado. O relatório gerado apresenta as informações solicitadas, porém é possível melhorar sua aparência utilizando alguns recursos disponíveis no gerador Ferramentas Nesta janela são visualizadas todas as perspectivas que o sistema disponibiliza para a elaboração do relatório. Para exibir uma única perspectiva com suas dimensões e atributos, dê um clique no campo Ferramentas e selecione a perspectiva que deseja visualizar. No exemplo da figura vemos a seleção da perspectiva de títulos a pagar e seus objetos. 11

12 1.2.2 Inserir Cabeçalho Ao arrastar medidas e atributos para a área de layout, automaticamente o sistema assume seu nome como cabeçalho. Este nome poderá ser alterado como veremos a seguir Alterar o Título dos Campos Dê um clique no campo para selecioná-lo. O recurso que permite alterar o nome dos campos está na guia Propriedades, ao lado da guia Objetos vista na Lição 1.1. Localize, na guia Propriedades, o campo Título. Dê um clique no campo a sua frente, digite um novo título para a coluna e tecle Enter para confirmar. Repita este procedimento para todas as colunas cujo título deva ser alterado Alterar a Cor de Preenchimento do Campo Selecione o campo cuja cor será alterada, dê um clique no ícone e selecione a cor. Dê um clique em qualquer parte da página para visualizar a nova cor Alterar Fontes Com este recurso é possível alterar tamanho, tipo, cor, sublinhar e colocar em negrito. Selecione o campo e dê um clique no ícone para visualizar as opções. Experimente selecionar uma fonte diferente, alterar sua cor e tamanho, sublinhá-la ou colocá-la em negrito. Dê um clique no X para fechar a janela Inserir Bordas 12

13 Para colocar bordas nos campos de título ou nas linhas impressas, basta marcar a área desejada, dar um clique no ícone de bordas e selecionar o tipo Formatação dos Campos Selecione o campo a ser formatado e clique no ícone. Este recurso permite que a impressão de um campo específico seja alterada. Em nosso exemplo, o campo Valor, que inicialmente foi impresso na forma numérica, pode ser alterado para o formato de moeda Ocultar Subtotais HIDE Observe no exemplo da figura que automaticamente foram impressos subtotais a cada cliente impresso. Para imprimir uma listagem apenas com o total geral, selecione a guia Propriedades e marque a opção Hide, no campo Mostrar Totais Alinhamento de Colunas Para alinhar a impressão das colunas à direita, à esquerda ou ao centro, selecione a coluna que deve ser alinhada, dê um clique no ícone e marque o alinhamento desejado Ordenar a Impressão O resultado da impressão poderá ser apresentado em ordem crescente ou decrescente. Selecione a coluna que deve ser ordenada, dê um clique no ícone e selecione a ordem desejada Personalizar os Campos da Tela de Filtro Parâmetros Permite que o usuário faça edições nos nomes dos campos de filtro do relatório, como alterar título, ocultar, obrigar o usuário a preenchê-lo ou definir um preenchimento padrão para ele. Dê um clique no ícone para abrir a janela e visualizar os campos de filtro. ATENÇÃO! Este recurso não tem efeito sobre outros campos do relatório. 13

14 Figura 07 Para alterar o nome de um campo de filtro, selecione a guia Propriedades Atuais e dê um clique no campo Rótulo para marcá-lo. À frente do rótulo digite o novo nome para o campo. No exemplo da figura, o campo de filtro Data será alterado para: Digite o período. Perceba ainda nesta guia os campos que permitem obrigar o preenchimento, ocultar ou tornar visível e permitir somente a leitura, ou seja, o usuário não pode manipulá-lo e nesse caso, será necessário preencher o campo Padrão com um valor fixo. Dê um clique no botão com reticências no final do campo para visualizar e selecionar uma opção de preenchimento. A guia Propriedades Originais manterá uma cópia do campo como foi configurado no programa e poderá ser consultada a qualquer momento. Para voltar o campo a sua configuração original, dê um clique no botão Reverter. Quando o nome de um campo de filtro for alterado, aparecerá uma marca a sua frente para identificálo. Figura Salvar um Relatório 14

15 Figura 09 Para gravar o layout criado, dê um clique no ícone Salvar para abrir a janela, digite um nome para o relatório e clique em Salvar. Utilize o campo descrição para incluir informações adicionais sobre o relatório. Esta informação será visualizada no campo Explicação, sempre que o relatório for selecionado. Veja na Figura abaixo a impressão da listagem após serem aplicados os recursos citados até aqui. Figura Implementando o Relatório Inserir Quebras No mesmo relatório do nosso exemplo, vamos inserir uma quebra por data de emissão. Selecione a primeira linha abaixo do título dos campos e dê um clique no ícone Quebra. Arraste a data de emissão para a linha de quebra que foi inserida no layout e clique em Executar. A listagem será impressa separando os títulos por datas. Figura

16 Ao inserir quebras no relatório, o sistema disponibiliza um recurso que facilita a consulta das informações na tela. O Navegador exibe todas as quebras incluídas no relatório e permite que o usuário localize diretamente a informação que necessita. Ao selecionar uma das quebras, o sistema posiciona na tela a página do relatório que contem a informação desejada. Figura Expressões Este recurso permite analisar percentuais, criar rank, fazer comparativo com períodos anteriores, gerar acumulados e criar sub conjuntos. Para utilizá-los é necessário que a informação seja mensurável, ou seja, o campo deverá ser numérico. 16

17 Figura Porcentagem do Total Mostra quanto um item representa em relação ao total geral. Em nosso exemplo, vamos analisar quanto cada título a receber representa em relação ao total geral. Selecione o campo referente ao total que será analisado, dê um clique no ícone Expressões e, na janela expandida, marque a opção Porcentagem do Total. Observe a relação de subitens na parte inferior da janela: - do Total insere no relatório uma coluna e imprime o percentual de cada item em relação ao total; - da Quebra insere no relatório uma coluna e imprime o percentual de cada quebra em relação ao total; 17

18 Figura 14 No exemplo da figura acima, a porcentagem foi calcula para o total e a quebra no mesmo relatório. - do Nível insere no relatório uma linha com o percentual solicitado e sua utilização é recomendável para os relatórios com grades. Após selecionar esta opção, no passo seguinte, selecione qual o elemento que será analisado. Dependendo do elemento selecionado, o cálculo será visualizado horizontal ou verticalmente em relação aos totais. Figura

19 Figura 16 Na figura acima foi feita a análise da quantidade de peças vendidas por filial em relação ao produto. Observe o total de peças vendidas para o primeiro e o segundo item. No primeiro item vemos que foram vendidas 100 peças e que a filial 09 foi responsável por 100% das vendas. No segundo item, foram vendidas 210 peças das quais 28,57% foram da filial 07 e 71,43% foram da filial 09. Nesse caso, foi feita uma análise horizontal. 19

20 Figura 17 Na figura acima foi feita a análise da quantidade de peças vendidas por produto em relação à filial. Observe na filial 01 que o total de vendas foi 749 peças das quais 20,03% referem-se à blusa cigana, 50,47% são para a blusa gola alta e 29,51 para a camisa. Neste relatório foi feita uma análise vertical. - da Linha imprime os percentuais em relação ao próprio item. Por exemplo, ao analisar a quantidade pedida de um determinado item, é possível verificar o percentual correspondente de cada tamanho em relação à quantidade total da marca do produto. No exemplo da figura, podemos ver que os dois primeiros itens têm tamanho único sendo portanto responsável por 100% das vendas. No terceiro item podemos observar a distribuição do total geral nos respectivos tamanhos e assim por diante. 20

21 - em Relação a Períodos Passados (ano, mês ou semana) insere uma linha no relatório e imprime o percentual em relação ao período selecionado. Por exemplo, na impressão dos títulos a receber no período de 1º. de março a 30 de abril de, a coluna inserida mostrará o percentual em relação ao mesmo período de Figura Criar Rank Insere no relatório uma coluna com a classificação dos itens. Selecione a coluna a ser classificada, dê um clique no link, selecione a opção Criar Rank e clique em Próximo Passo. A seguir execute o relatório. Se houver quebras no relatório, uma segunda janela será exibida para que o usuário selecione o item para o qual deverá ser gerado o rank. 21

22 Figura Transpor ao Período Imprime uma linha mostrando a informação referente ao período anterior (semana, mês ou ano), solicitado. Selecione o campo a ser analisado. Dê um clique no ícone e selecione a opção Transpor ao Período. Figura 20 Selecione o período a ser analisado, clique em Próximo Passo e em seguida execute. Vamos tomar como exemplo um relatório simples que compare o faturamento mensal de com o ano de Arraste para a área de layout a medida Títulos a Receber. Em seguida arraste a data de emissão dos títulos de maneira que a impressão saia em formato de grade. Por último, 22

23 arraste o ano da data de emissão para a área de condição e selecione a opção igual a. Execute o programa e preencha o campo de filtro com o ano referência, nesse caso. Na Figura abaixo vemos o relatório com os valores dos títulos emitidos nos três primeiros meses de e o comparativo com o mesmo período em Figura 21 Ao selecionar datas na área de condições, algumas vezes é necessário que haja coerência entre a condição e o atributo selecionado na área de layout. Em nosso exemplo, como foi selecionado o mês do ano para impressão, foi necessário selecionar o ano da emissão do título como condição para filtragem. O mesmo procedimento deverá ser seguido no caso do trimestre ou semestre Acumular Esta expressão resulta em uma coluna adicional que exibe a somatória por item ou, se houver, por quebra. Selecione o item a ser acumulado, clique no ícone e marque a opção Acumular. A seguir, selecione a quebra para acumular, se houver. O resultado pode ser observado nas Figuras abaixo. Figura 22 Sem quebra 23

24 Figura 23 Com quebra Criar Sub Conjunto Recurso em desenvolvimento e não disponível. ATENÇÃO! É possível usar várias expressões em um mesmo relatório desde que haja lógica nas informações que o usuário deseje visualizar Criar Funções As funções são importantes quando o usuário precisar analisar informações específicas sobre valores que não estão pré-definidos no sistema. Por exemplo, o saldo entre pedidos de compra e de venda, em um período determinado. Abra um documento e dê um clique no ícone para expandir a janela. 24

25 Figura 24 No navegador, as perspectivas são mostradas à esquerda e logo abaixo há uma lista com funções prontas. Por serem muito avançadas, estas funções não serão tão utilizadas no dia-adia do usuário. Veremos aqui como criar funções mais simples e objetivas que apresentarão informações que o usuário necessita, como por exemplo, o saldo entre contas a receber e pagar. Os dois campos de busca agilizam a localização das informações. O primeiro permite visualizar separadamente objetos, níveis, medidas, funções ou todos de uma vez. O segundo permite selecionar a visualização das perspectivas. Por exemplo, selecione no primeiro campo a opção Medidas e no segundo, selecione Compras. Observe que o navegador exibirá somente as medidas referentes à perspectiva de compras. Para criar uma função arraste a medida até a área de edição, como vemos no exemplo da figura. Figura

26 Aqui vemos uma função que irá calcular a diferença entre as contas a receber e a pagar em um período determinado no layout do relatório. Para criar uma função como esta, arraste a medida dos títulos a receber, dê um clique no sinal de menos e depois arraste a medida dos títulos a pagar. Ao criar funções é necessário ficar atento aos valores negativos porque o gerador segue as mesmas regras de sinais da aritmética. O campo Expressão, na guia de propriedades, pode ser multiplicado por -1 para inverter o valor do campo, se for conveniente para o usuário. Observe no rodapé da janela o aviso Expressão Válida, que monitora a construção da expressão e orienta o usuário quanto a sua correção ou não. Digite um nome para a função e clique em OK para gravá-la. Na tela de layout, dê um clique na perspectiva de Objetos Utilizados e perceba que a função está lá. Arraste a função para o layout e execute o relatório. Figura 26 Tela de layout 26

27 Figura 27 ATENÇÃO! Ao incluir uma função em um relatório pronto, salve o relatório novamente para não perdê-la Criar Grades Este recurso deve ser utilizado quando houver necessidade de fazer cruzamento de informações. Por exemplo, para saber a quantidade vendida por representante, ou por região, ou então, saber o vencimento de títulos por tipo de pagamento. Por definição, este recurso limita à quantidade de cinco colunas por página nos relatórios com grades. Para imprimir todas as colunas na mesma página, desmarque o campo Paginação Horizontal que está na guia Propriedades. É recomendável que o usuário diminua o tamanho dos campos e configure a página para o layout paisagem porque geralmente estes relatórios ocupam um espaço maior. Para criar uma grade, arraste o atributo a ser analisado para cima do atributo com o qual ele será cruzado e solte o botão do mouse assim que a seta de orientação estiver apontada para cima. Ao ser direcionada para cima a seta informa ao sistema que o recurso de grade deve ser ativado. Na figura abaixo temos um exemplo de grade elaborada para cruzar informações sobre data de vencimento, valor e tipo de pagamento dos títulos a receber. O tipo de pagamento foi arrastado para cima dos títulos a receber. O sistema não permitirá o cruzamento de informações que não sejam afins. Figura

28 Figura Criar Fichas As fichas são úteis nos casos em que há um grande número de informações relacionadas a um mesmo item e cuja disposição visual não ficaria interessante se fossem impressas em uma tabela comum. Uma ficha é formada por um cabeçalho e uma tabela abaixo dele. Por exemplo, os dados do cliente com informações referentes a seus títulos, como vemos no exemplo da figura a seguir. Ao contrário do relatório simples, na criação de fichas é possível misturar perspectivas. Figura 30 Para imprimir um relatório de fichas como este, crie uma tabela com as informações que devem ser exibidas para todos os clientes. A seguir, dê um clique no ícone Criar Grupo para ativar o recurso e informar ao sistema que ele irá trabalhar com fichas. Perceba que uma área foi criada acima da tabela. Arraste para esta área a informação que irá gerar a quebra que, no exemplo da figura, são informações referentes ao cliente. Execute o relatório para ver o resultado. 28

29 Figura 31 Todos os recursos vistos aqui podem ser aplicados na impressão das fichas, inclusive o navegador Inserir títulos para cada relatório No caso das fichas, o usuário poderá inserir títulos para identificar cada documento do relatório de acordo com suas necessidade. Na guia Propriedades, no campo Texto, digite o titulo do documento e tecle Enter Margens e espaços Também na guia Propriedades, em Margem digite o tamanho desejado para criar o espaço e tecle Enter. Dessa forma será possível criar um relatório com uma disposição visual mais adequada para as informações Guias de condições Ao misturar documentos em uma ficha, o usuário deverá prestar muita atenção às guias exibidas no rodapé da tela. É possível determinar condições diferentes para cada documento da ficha e, nesse caso, o gerador irá criar guias para separá-las. A guia Página mostrará as condições que forem comuns a todos os documentos da ficha e as guias de itens mostrarão as condições específicas de cada documento. Em nosso exemplo de ficha, há apenas uma condição que foi determinada para a tabela de títulos a receber e está guia Item 0. Para determinar condições para todos os documentos da ficha, é recomendável que o usuário utilize o ícone de parâmetros gerais. 29

30 Na figura abaixo é possível visualizar os três elementos apresentados no layout do relatório: margem superior, título para a tabela e a guia de item selecionada com a condição para data de emissão. Ao usar data nos vários documentos do relatório, seria interessante que o usuário utilizasse os parâmetros do gerador para identificá-las em cada caso Criar colunas As colunas são úteis nos casos de relatórios muito extensos e cujas informações podem ser compactadas. Para ativar este recurso, dê um clique em um ponto qualquer do layout para visualizar o menu de colunas e selecione a opção desejada. O usuário poderá criar as colunas antes ou depois de inserir os atributos e não é necessário que eles sejam iguais em todas elas, mas todas as colunas deverão estar preenchidas com campos, ou serão impressas em branco. No exemplo da figura abaixo foi criado um relatório do tipo ficha, no qual as informações serão impressas em três colunas, lembrando um formulário de etiquetas. 30

31 1.4.5 Grupo de página Este recurso é utilizado para relacionar dados de documentos diferentes. Por exemplo, cópias dos pedidos de vendas onde há uma ficha com os dados do cliente relacionada a uma tabela contendo os itens comprados por ele. A quebra por grupo imprimirá cada pedido e seus respectivos itens em seqüência. Nas figuras abaixo, temos um modelo de layout e uma impressão resultante Quebra de página Para inserir quebras de páginas na impressão de relatórios, utilize os campos Quebrar antes e Quebrar após, da guia de propriedades. Este recurso faz com que a impressão seja interrompida e reiniciada na página seguinte de acordo com a informação escolhida. Selecione o atributo da quebra e marque um dos campos. No exemplo da figura abaixo, vemos um layout de relatório para imprimir separadamente os pedidos de venda. Observe que o atributo Número do Pedido está selecionado e na guia de propriedades, o campo Quebrar antes aparece marcado. 31

32 1.5 Excluir objeto / item Selecione o campo ou o objeto (documento todo) a ser excluído e clique no ícone. 1.6 Gráficos A partir da guia de objetos é possível gerar gráficos para análise utilizando as medidas e as dimensões. Abra um novo documento. Arraste a opção de Gráfico, que está na guia de objetos, até o campo de layout. O sistema exibirá o layout de gráfico para que as informações sejam inseridas. O eixo Y conterá as informações referentes às medidas (valores) e o eixo X, as informações referentes às dimensões (categorias). Selecione a informação na guia de objetos e arraste para a posição respectiva no gráfico. Por exemplo, analisar a receita de vendas em um determinado período ou a quantidade de peças vendidas por representante. Figura

33 Figura 33 Na figura acima temos um exemplo de gráfico gerado a partir de informações sobre vendas e representantes. Na guia de propriedades, no campo Series Type, o usuário pode visualizar os vários tipos de gráficos que o gerador oferece. 1.7 Fluxo de Texto Este recurso permite intercalar dados do relatório com textos digitados livremente pelo usuário, podendo ser usado para gerar cartas de cobrança e de aniversário, por exemplo. Para usá-lo, arraste o ícone do fluxo para a área de trabalho. A seguir, arraste os campos a serem impressos e digite os textos necessários. Os recursos de edição de texto, como fontes, tamanhos e cores podem também podem ser usados aqui. Observe na figura abaixo, como foi mesclado o campo de dados com o texto livre digitado. 33

34 O usuário poderá criar listagens bem mais complexas usando vários campos e incluindo vários textos diferentes dentro da área de trabalho. 2 CUBO DE DECISÃO - Business Inteligence BI Assim como os relatórios, esta ferramenta é utilizada para gerar informações a partir dos registros armazenados no sistema. A diferença entre um relatório impresso e o cubo de decisão é que o primeiro é estático, ou seja, apesar de mostrar uma quantidade maior de informações, não permite que o usuário veja estas informações de ângulos diferentes. O cubo, por sua vez, mostra menos informações porém é dinâmico e possibilita ao usuário manipulá-las e visualizar novos resultados rapidamente. Um relatório deve ser processado toda vez que o usuário quiser visualizar uma nova informação. Para usar o cubo basta processá-lo uma única vez para obter várias informações diferentes a partir dos mesmos dados de origem. O layout do cubo apresenta quatro áreas, sendo a área central específica para medidas, ou seja, nela serão exibidos os valores a serem analisados pelo usuário. A área superior é utilizada quando há necessidade de filtrar as informações. Nas demais áreas serão definidas as perspectivas da análise a ser feita. ATENÇÃO! Uma característica importante do cubo de decisão não trabalha com faixa de datas, ou seja, processa todo o banco de dados. Para um melhor entendimento de como funciona esta ferramenta, veremos a seguir exemplos de como construí-lo e analisá-lo. 2.1 Criar um cubo de decisão Entre no item RELATÓRIOS e selecione a opção Relatórios. Observe se a guia Relatórios está selecionada e exibindo todos os módulos do sistema. A seguir selecione o módulo no qual o cubo será criado, dê um clique na pasta Cubo de Decisão e clique em OK. No ícone Visualização, abra a janela de objetos para acessar as perspectivas. A guia de propriedades e as condições não serão muito utilizadas com este recurso. Para um melhor entendimento, vamos criar um cubo para analisar a perspectiva dos pedidos de venda. Arraste a quantidade e valor pedido para a área de medidas. Depois arraste a filial, o representante e a data do pedido de forma que eles fiquem na mesma disposição vista na figura abaixo. Clique em Executar para processar as informações. 34

35 Figura 34 Vamos analisar a quantidade e o valor das vendas em relação às filiais, ao período e aos representantes. Na figura a seguir vemos o resultado do processamento dessa seleção. Figura 35 Esta é a primeira forma de visualizar as informações. Aqui estão sendo analisados o valor e a quantidade pedida por representante. A partir deste resultado, é possível movimentar as colunas e 35

36 linhas, fazer filtros e excluir dados para ver estas mesmas informações de ângulos diferentes. Daí vem o conceito de cubo. 2.2 Variações da Análise Selecionar Filiais Para visualizar os pedidos de uma determinada filial, dê um clique no campo para expandi-lo, selecione a(s) filial(is) e execute. Figura Selecionar Representante Para visualizar os pedidos de um determinado representante, dê um clique no campo para expandilo, selecione o(s) representante(s) e execute. Figura Ocultar Informações Dê um clique no campo Valores, para visualizar todas as medidas utilizadas no cubo. Desmarque a informação que deseja ocultar e execute. 36

37 Figura Mesclar Campos Também é possível inserir a informação de um campo em outro para visualizar as informações em níveis. No exemplo da figura, as informações sobre as quantidades e valores vendidos são exibidas separadas por filiais, em cada filial foram separadas por data e nas datas foram separadas por representante. Para exibir as informações desta maneira, basta arrastar o campo a ser inserido para cima do campo que tem a informação superior, na figura temos: Quantidade e valor pedido representante data filial Figura

38 2.2.5 Transportar um relatório pronto para o cubo Os relatórios criados a partir do gerador podem ser transportados para o cubo de decisão e manipulados com todos os recursos visto aqui. Para projetar as informações de um relatório no cubo, execute o relatório e dê um duplo clique sobre ele. 3 IMPORTAR / EXPORTAR DEFINIÇÃO DE RELATÓRIOS 3.1 Exportar Selecione o relatório e dê um clique no ícone para visualizar as opções. Marque a opção Exportar Definição para abrir a janela de exportação e clique em Salvar. O arquivo será salvo com a extensão mdr. 3.2 Importar Selecione a opção para abrir a janela de importação e localize o arquivo a ser importado. Marque o arquivo e clique em Abrir. Ele será inserido na pasta que estiver selecionada no módulo de relatórios. 38

39 4 AGENDAMENTO DE RELATÓRIOS Esta ferramenta permite imprimir automaticamente os relatórios criados a partir do gerador. É possível agendar a impressão de um documento e enviá-lo para usuários internos e externos via e- mail. Para usar este recurso, é necessário cadastrar previamente os períodos de impressão para que o sistema saiba o momento exato de gerar o relatório. 4.1 Períodos de Agendamento Inserir período Digite uma descrição, escolha a periodicidade e o horário para impressão do relatório. Dependendo da periodicidade selecionada, informe o dia da semana ou do mês em que o relatório deverá ser impresso. Como no exemplo da Figura 40, onde o período é semanal e o dia da semana é Segunda-Feira. Clique em Efetivar. Figura Alterar período Faça uma busca no cadastro, selecione o período a ser alterado e clique em Alterar. Faça as alterações e clique em Efetivar Excluir período 39

40 Faça uma busca no cadastro, selecione o período a ser excluído e clique em Excluir. Caso o período esteja sendo utilizado, o sistema não permitirá sua exclusão. Para excluir um período, será necessário desvinculá-lo de todos os agendamentos Procurar Dê um clique no link Procurar para listar todos os períodos de agendamento que estiverem cadastrados no sistema. 4.2 Agendamento Selecione o relatório. Clique no ícone Agendar para visualizar a tela. A seguir, clique em Incluir. Figura 41 Nesta tela da Figura 41, selecione o período para a impressão automática do relatório e o tipo de entrega, que poderá ser interna ou por Hoje imprime automaticamente o relatório no horário determinado; Semanal agenda a impressão automática do relatório para um dia e um horário determinado da semana; Mensal agenda a impressão automática do relatório para um dia e um horário determinado do mês; Anual imprime o relatório automaticamente ao longo do ano, de acordo com o período selecionado; Outro permite definir um período no qual a impressão do relatório deverá ser impressa automaticamente; Sendo assim, quando for feito um agendamento anual, com o período semanal selecionado, significa que durante todo o ano o relatório será impresso uma vez por semana, no dia determinado Incluir Agendamento Clique em Incluir e aguarde a preparação dos parâmetros. Parâmetros Os campos que o usuário preenche no momento da impressão de um relatório não agendado, no caso de um agendamento, devem ser preenchidos previamente para que o sistema tenha as informações necessárias para imprimi-lo automaticamente. Por exemplo, para imprimir um relatório baseado em um intervalo de datas, será necessário 40

41 informar previamente qual é esse intervalo para que o sistema possa gerar a impressão no momento agendado. Filtros Nesta guia são exibidos todos os elementos incluídos no layout do relatório para que o usuário possa limitar as informações que deseja imprimir na listagem. Na figura abaixo, podemos ver que foi feito um filtro no campo gerador e que um gerador (cliente) está marcado, isso significa que o relatório será impresso somente com as informações referente ao gerador selecionado. Destaque Recurso em desenvolvimento. Preencha os campos com as informações necessárias e clique em OK Entrega interna Entrega via Não está mostrando o relógio do agendamento na frente do nome do relatório. 41