Certificação de Sistema de Gestão Relatório de Auditoria

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1 Organização: Morada: Locais Auditados: Certificação de Sistema de Gestão Relatório de Auditoria MUNICÍPIO DE MIRANDELA Sede : Praça do Municipio MIRANDELA Sr. Presidente da Câmara: Eng.º António Branco Sede : Praça do Municipio MIRANDELA Urbanismo/Obras Municipais/Projetos e Candidaturas, Sistemas de Informação Geográfica /Arquivo, Ambiente/Saúde Pública e Salubridade, Informática, Tecnologias e Sistemas de Comunicação, Atendimento Externo e Interno, Biblioteca/Ação Social/Educação/Cultura e Turismo, Proteção Civil e Floresta, Piscinas Municipais, Armazéns Municipais. Foi auditada a obra municipal ESCAT (Escola Superior de Comunicação, Administração e Turismo), equipa de manutenção de jardins e viveiro. Norma(s): NP EN ISO 9001:2008 Acreditação: IPAC Código EA: 36 Código NACE: Nr. do Processo: J Nr. da Auditoria: 3 Data(s) da Auditoria: /03/04 Tipo de Auditoria: 1ª Auditoria de Acompanhamento Manuel Correia Auditor(es): Fátima Martins Data do Relatório: Perito(s): Este relatório é confidencial. Distribuição: Representante da Organização (original), SGS ICS, e Equipa Auditora. 1. Objetivos da Auditoria Confirmar que o sistema de gestão: - Cumpre todos os requisitos da norma de referência, e requisitos legais e regulamentares aplicáveis; - Está efetivamente implementado e mantido; e - É eficaz, conduzindo ao cumprimento dos objetivos e à realização da política da Organização. - Rever os resultados da auditoria anterior, incluindo o tratamento dos PAC s e OBS s então formuladas. - Avaliar a conformidade do uso da Marca de Certificação da SGS. 2. Âmbito da Auditoria SGS ICS, Serviços Internacionais Pólo Tecnológico de Lisboa, Lote 6, pisos 0 e 1, Lisboa, t(+351) , f(+351) de Certificação, Lda. Rua Veloso Salgado, 583/587, Leça da Palmeira, t(+351) , f(+351) Capital Social Euros - Reg. Com. de Lisboa e Contribuinte nº Mail: - Web: - Linha SGS: Pág.: 1 / 7

2 Gestão Autarquica Locais Cobertos pelo Âmbito: Sede : Praça do Municipio MIRANDELA Urbanismo/Obras Municipais/Projetos e Candidaturas - Calçada da Igreja, Mirandela Sistemas de Informação Geográfica/Arquivo Documental - Praça 5 de Outubro, Mirandela Ambiente/Saúde Pública e Salubridade - Rua D. Manuel I, Mirandela Informática, Tecnologias e Sistemas de Comunicação - Praça do Mercado, loja 15, 1º andar, Mirandela Atendimento Externo e Interno - Rua Pedro da Manta, Mirandela Biblioteca/Ação Social/Educação/Cultura e Turismo - Rua Coronel João Maria Sarmento Pimentel, Mirandela Água e Saneamento - Rua Clemente Menéres, Mirandela Proteção Civil e Floresta - Avenida dos Bombeiros Voluntários, Mirandela Desporto (Piscinas Municipais e Pavilhão) - Rua da Força Aérea, Mirandela Aprovisionamento, Compras e Fornecedores (armazéns Municipais) - Rua E da Zona Industrial, Mirandela Atividades Fora do Âmbito: Número atual, aproximado, de Pessoas que concorrem para as atividades 389 em avaliação: Número de Turnos Piscina Municipal 2 Restantes Unidades Pág.: 2 / 7

3 3. Conclusões da Auditoria O sistema de gestão: está, globalmente, concebido, implementado e mantido de acordo com os requisitos da norma de referência; e demonstra aptidão para, de uma forma consistente, cumprir os requisitos aplicáveis, e atingir os objetivos e realizar a política da Organização. A Equipa Auditora poderá recomendar à Direção da SGS ICS a Decisão de Certificação quando se encontrarem fechados os PAC Maiores. A Equipa Auditora poderá recomendar à Direção da SGS ICS a Decisão de Certificação quando se encontrarem analisadas e aceites as propostas de Acção Correctiva para os PAC menores. A Equipa Auditora, não tendo sido formulados PAC, irá recomendar à Direcção da SGS ICS a Decisão de Certificação. Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abertos: 0 Maior (es) 5 Menor (es) Não 4. Resultados de Auditorias Anteriores A Equipa Auditora reviu os resultados da auditoria anterior, incluindo os Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abertos e as Observações (OBS) formuladas. Todos os Pedidos de Ação Corretiva (PAC) / Constatações abertos na auditoria anterior foram corrigidos, e as correspondentes ações correctivas continuam a ser eficazes. Todas as Observações (OBS) formuladas na auditoria anterior foram adequadamente tratadas. 5. Constatações da Auditoria A documentação do sistema de gestão cumpre os requisitos da norma de referência, e é adequada para suportar a implementação e manutenção do sistema de gestão. A Organização estabeleceu política, objetivos e indicadores de desempenho adequados; e monitoriza a sua evolução por forma a cumprir a políticas e os objetivos estabelecidos. O sistema de gestão demonstrou a conformidade com os requisitos da norma de referência, e requisitos legais e regulamentares aplicáveis. O programa de auditorias internas está implementado, e demonstra a sua eficácia como ferramenta para a manutenção e melhoria do sistema de gestão e da sua eficácia. O processo de revisão do sistema de gestão pela Gestão de Topo assegura que este se mantém adequado e eficaz. A Organização demonstrou uma adequada implementação, manutenção e melhoria contínua do sistema de gestão e da sua eficácia. ISO 9001: As exclusões são adequadas e justificadas. (7.5.2) Foi verificado o uso conforme da Marca de Certificação da SGS Pág.: 3 / 7

4 6. Pistas de Auditoria Significativas A Equipa Auditora conduziu o processo de auditoria, de acordo com o plano de auditoria, focando, por amostragem, requisitos/ aspectos/ riscos/ objectivos significativos requeridos pela(s) norma(s) de referência. Os métodos utilizados para a auditoria foram: entrevista; observação/ simulação das actividades; avaliação de recursos humanos, materiais e infraestruturas; e revisão de registos e documentação do sistema. A Equipa Auditora desenvolveu as seguintes pistas de auditoria, incluindo ligações entre processos e funções (e cujas evidências foram registadas em Listas de Verificação, arquivadas na SGS ICS): Revisão do sistema de gestão. Objetivos, indicadores de desempenho, e demais elementos de monitorização e medição dos processos e produtos/ serviços. Avaliação da satisfação dos Clientes / Partes Interessadas. Reclamações; Não-Conformidades; Auditorias internas; Ações corretivas; Ações preventivas. Relatório de auditoria de 1ª fase, processos de urbanismo; processos de obras municipais, registos de Ambiente e gestão do Viveiro, Relatórios de atividades; Cadernos de Encargos; Pedidos diversos; Contratos, encomendas a fornecedores, avaliação de fornecedores, registos de manutenção, registos de desporto, registos de biblioteca e arquivo, registos da protecção civil, registos de medicina veterinária, registos acção social, turismo e cultura, registos associados a EMM s. Foi auditada a obra municipal ESCAT (Escola Superior de Comunicação, Administração e Turismo), equipa de manutenção de jardins e viveiro. 7. Evolução da Organização; evolução do sistema de gestão, e da sua eficácia Evolução/ alterações da Organização: Alteração da macroestrutura da autarquia. Reforço das ferramentas informáticas nomeadamente da plataforma da qualidade. Forte aposta na formação e consciencialização dos colaboradores. Evolução/ pontos fortes do sistema de gestão: Durante a execução da auditoria, foi perfeitamente percetível o forte empenho dos elementos do executivo e de todos os responsáveis contactados, que demonstraram conhecer bem o sistema implementado e estar recetivos a mudanças para promover uma efetiva melhoria da qualidade dos serviços prestados aos seus clientes. Evolução/ pontos fortes da eficácia do sistema de gestão: Diminuição do número de reclamações em 2013 face a Melhoria do registo das não conformidades em Pág.: 4 / 7

5 8. Pedidos de Acção Correctiva (PAC) A Organização deve: 1. Tratar os Pedidos de Acção Correctiva (PAC) abaixo formulados, analisando as suas causas, e empreendendo ações de correção / acções corretivas adequadas, através do processo/ procedimento de ações corretivas do próprio sistema da Organização, de acordo com os requisitos para ações corretivas da norma de referência, incluindo as ações para prevenir a sua recorrência; e 2. Manter registos adequados que documentem a análise das causas e a implementação e a eficácia das ações de correção / ações corretivas empreendidas. 3. Em relação à SGS ICS, responder aos Pedidos de Ação Corretiva (PAC): No caso de PAC Maiores: A Organização deve, de imediato, iniciar ações adequadas; e deve, no prazo máximo de 30 dias, enviar para a SGS ICS evidências das ações de correção/ ações corretivas implementadas; estas serão objeto de análise e carecem de aceitação por parte da SGS ICS. Será então avaliada, pela SGS ICS, a necessidade da realização de uma Auditoria de Seguimento, para verificação da implementação e eficácia das respetivas ações de correção/ ações corretivas. No caso de PAC menores: A Organização deve, no prazo máximo de 30 dias, enviar para a SGS ICS as ações propostas, e respetivos prazos; estas serão objeto de análise, e carecem de aceitação por parte da SGS ICS. 4. NOTA: Na próxima auditoria, a SGS ICS irá rever todos os PAC`s formulados, para confirmar que as correspondentes ações de correção/ ações corretivas continuam a ser eficazes. Pedido de Acção Correctiva Nr: 1 de 5 Maior Menor Norma ISO 9001 ISO OHSAS Requisito I No decurso da visita á obra do ESCAT foi detectada a existência de desenhos em obra para os quais não era evidente qual o tipo de controlo de recepção e distribuição aplicável (ex: desenhos nº 007b R01 Estruturas da VHM (TECMAT) e R02 Arquitectura). Pedido de Acção Correctiva Nr: 2 de 5 Maior Menor Requisito Os planos de acções definidos para tratar as constatações das auditorias internas realizadas em 30/31/05/2013 e 29/10/2013 não contemplam a avaliação das causas das constatações Pág.: 5 / 7

6 Pedido de Acção Correctiva Nr: 3 de 5 Maior Menor Requisito Não foi evidenciada a definição de quais as metas pretendidas para os indicadores do processo de Aguas e Saneamento (ex: nº de registos de avarias). Pedido de Acção Correctiva Nr: 4 de 5 Maior Menor Requisito 8.3 Decorrente da análise dos indicadores definidos para o processo de urbanismo, foi constatado que quer durante o 1º trimestre (LIC 3; COM 2) quer no 2º trimestre (LIC 2; COM 1) foram detectados processos de Licenciamento e processos de Comunicação Previa para os quais os prazos de resposta foram superiores aos prazos legalmente estabelecidos, não tendo sido evidenciada nem a análise das causas nem a tomada de decisões para eliminar as não conformidades. Pedido de Acção Correctiva Nr: 5 de 5 Maior Menor Requisito Não foi evidenciada a adequada implementação das acções estabelecidas para dar resposta à PAC nº 3.a) da última auditoria da SGS de 2012/12/17/18/19 no que diz respeito ao licenciamento Zero nomeadamente com a aprovação dos regulamentos municipais até Maio de 2013, tendo-se constatado que a metodologia estabelecida nas Taxas e Licenças, continua a ser a mesma Pág.: 6 / 7

7 9. Observações/ Oportunidades de Melhoria A Organização deve: 1. Analisar as Observações abaixo formuladas através do processo/ procedimento de acções preventivas do próprio sistema de gestão, cumprindo os requisitos para acções preventivas da norma de referência; e 2. Manter registos adequados que documentem as análises realizadas e a implementação e a eficácia das acções empreendidas. NOTA: As Observações são formuladas com o propósito de melhorar o sistema de gestão e a sua a eficácia; não carecem de resposta ou notificação por parte da Organização; e serão objecto de re-avaliação na próxima auditoria da SGS ICS. OBS 1 [Requisito: 6.2]: A organização deve melhorar a definição das competências por função, de forma a ter inputs claros para a identificação das necessidades de formação para cada colaborador. OBS 2 [Requisito: 6.3/7.5]: A organização deve avaliar a pertinência em melhorar o controlo da preservação dos livros existentes na biblioteca. OBS 3 [Requisito: 6.3]: A organização deve avaliar da pertinência em melhorar a definição da metodologia de controlo da transferência dos equipamentos quando existem mudanças e em estabelecer um controlo periódico aos equipamentos existentes em cada área orgânica. OBS 4 [Requisito: 7.4]: A organização deve avaliar da pertinência em elaborar uma lista dos produtos que adquire sujeitos a marcação CE. OBS 5 [Requisito: 7.4]: A organização deve avaliar da pertinência em utilizar a ferramenta de avaliação de fornecedores como entrada para posteriores aquisições. OBS 6 [Requisito: 7.5/8.2.4]: A Organização deve clarificar a definição da metodologia de actuação da fiscalização nas obras municipais e quais os registos a serem preenchidos. OBS 7 [Requisito: 7.6]: A organização deve redefinir quais os pontos de calibração dos seus E.M.M.`s de forma a adequa-los á sua gama de utilização. OBS 8 [Requisito: 8.2.3]: A organização deve avaliar da pertinência em alargar a monitorização do cumprimento dos prazos legais estabelecidos, a um número superior de operações urbanísticas. OBS 9 [Requisito: 8.5]: A organização deve avaliar do interesse em promover a realização de reuniões periódicas com os vários donos dos processos quer para analisar os resultados dos indicadores e respectiva tomada de acções correctivas, quer para uniformizar os critérios a serem utilizados na abertura de não conformidades internas. Fim do Relatório Pág.: 7 / 7

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