Manual do Processo de Controladoria

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1 Manual do Processo de Controladoria

2 Apresentação MV

3 Sumário Processo de Controladoria 5 Leia-me primeiro... 5 Contas a Pagar -... Provisionamento 7 Validar Dados da Nota Fiscal Registro no Contas a Pagar Contas a Pagar... - Pagamento 20 Identificação de Contas... para Pagamento 23 Programação de Pagamentos Envio de Solicitação de... Pagamento ao Banco 31 Retorno de Pagamento Contas a Receber Recebimento Simplificado Conciliação de Recebimento Recebimento Detalhado Recebimento Particular - Conta Extra Verificação de Pendências dos Setores Produtivos Impressão de Contas Particulares Ajustes em Contas Fechamento de Contas Depósito Antecipado/ Contrato de Adiantamento Realização de Recebimento Emissão de Nota Fiscal Emissão de Recibo Devolução da Diferença Recebimento de Valor Complementar Controle Bancário Registro de Aplicação Financeira Verificação de Rendimentos/ Resgates/ Impostos Registro de Rendimentos/ Resgates/Impostos Conciliação de Cartão de Crédito Ajuste de Valor de Taxas Conciliação de Cheque... Devolvido 95 Renegociação Outros Lançamentos Contabilidade Bloqueio de Lançamento Registro de Movimentações Conciliação de Lançamentos Reabrindo Período Contábil Fechamento de Período Mensal Apuração de Resultados Fechamento do Período Contábil Patrimônio - Movimentação Levantamento dos Bens do Setor Emissão de Inventário/... Termo de Responsabilidade 120 Transferência do bem Emissão de Inventário/... Termo de Responsabilidade 124 Baixa do Bem Patrimonial Agregação dos Bens

4 Depreciação Patrimônio Imobilização Emplaquetamento do Bem Classificação do Tipo de Bem Patrimonial Abertura de Caixa Abertura de Caixa Conferência de Documentos e Valores Movimentação... de Caixa 140 Conferência de Documentos e Valores Depósito de Cheque Fechamento de Caixa Movimentações para o... Caixa Central 149 Protocolo de Movimentações Fechamento do Caixa Satélite Caixa Central - Conferência Depósitos no Vencimento Fechamento do Caixa Central Fundo Fixo Disponibilidade de Saldo Adiantamento Emissão de Comprovante Despesas Reforço de Caixa Tabelas Cadastro de Bens Patrimoniais Cadastro de Centros de... Custos 169 Cadastro de Localidades Empresas Entrada de Produtos Parâmetros Configuração do Sistema Financeiro Configurações Gerais Configuração para Fechamento de Contas Configurações Prévias... - Pagamento 176 Processos Antecipação de Pagamento

5 Processo de Controladoria Leia-me primeiro 5

6 6

7 Contas a Pagar - Provisionamento Funções Controlar o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e montante dos valores a pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende da exatidão e precisão dessas informações. Fluxo 7

8 8

9 Funcionalidades envolvidas Protocolo/ Estoque; Contas a pagar. Descrição do processo Todos os setores do hospital encaminham ao Setor de Recebimento de Nota Fiscal, a documentação e a informação de que existe uma conta a ser paga. Este setor confere os dados e encaminha a conta a pagar aos seus devidos destinos. Ao receber uma Nota Fiscal de serviço, de produto, de água, de luz ou de telefone, o colaborador do setor de Recebimento de Notas Fiscais - Contas a Pagar confere os dados fiscais e de vencimento, verificando se estão corretos. Em caso afirmativo, registra a conta a ser paga no Contas a Pagar, emite o protocolo e o encaminha ao setor de origem, que o recebe o arquiva. Em seguida, arquiva a documentação e a encaminha, posteriormente ao setor de Contabilidade e, por fim, provisiona a realização do pagamento, dando continuidade no processo de Contas a Pagar Pagamento. Se os dados da conta não estiverem corretos, o colaborador devolve os documentos ao setor de origem, que efetua os ajustes e os encaminha novamente para a realização do pagamento. Caso os impostos tenham sido retidos, confere as guias de recolhimento, verificando se as informações estão corretas. Se estiver conforme, o colaborador emite o protocolo e o encaminha ao setor de origem, que o recebe e o arquiva. Em seguida, arquiva a documentação e a encaminha posteriormente, ao setor de Contabilidade para realização do processo de Contabilidade, provisiona o pagamento e o encaminha para realização do processo de Contas a Pagar Pagamento. Se não estiver conforme, os documentos são devolvidos ao setor de origem, que efetua os ajustes necessários e encaminha novamente ao setor de Recebimento de Nota Fiscal. Ao receber as guias para pagamento de Impostos, o colaborador verifica se os impostos foram retidos. Caso não tenha sido efetuada a retenção, cadastra as informações referentes à retenção no Contas a Pagar e provisiona o pagamento e o encaminha para realização do processo de Contas a Pagar Pagamento. Se o documento recebido for um Contrato ou uma Nota Fiscal de Repasse Médico, o colaborador confere as informações e, encontrando irregularidades, devolve a documentação ao setor de origem, que os corrige e os encaminha novamente ao setor de Recebimento de Nota Fiscal. Se as informações estiverem corretas, o colaborador emite o protocolo e o encaminha ao setor de origem, que o recebe e o arquiva. Em seguida, arquiva a documentação e a encaminha posteriormente, ao setor de Contabilidade para realização do processo de Contabilidade e provisiona o pagamento. Quando o documento recebido for a Folha de Pagamento ou referente a Lançamentos Avulsos, o colaborador confere suas informações, verificando se estão conformes. Estando corretas, registra a conta no Contas a Pagar e provisiona, também, a realização do pagamento. Caso os dados apresentem não conformidades, o colaborador devolve os documentos ao setor de origem, que os corrige e os encaminha novamente ao Recebimento de Nota Fiscal. Quando o documento recebido for referente a um adiantamento a fornecedor, o colaborador efetua o 9

10 registro no Contas a Pagar e provisiona o pagamento. Impactos ü O processo de Contas a Pagar - Provisionameto, impacta em todos os outros setores, uma vez que o provisionamento realizado é para todos os setores da instituição. 10

11 Validar Dados da Nota Fiscal Voltar para o fluxo Conferência de dados da nota fiscal Ao receber de outros setores do hospital notas fiscais de serviços e de produtos, referente a contas que necessitem ser pagas, o colaborador do Setor de Contas a Pagar confere se os dados fiscais e os vencimentos estão corretos. Essa verificação de dados é realizada na tela "Entrada dos Produtos e Serviços para Importação do Financeiro" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Protocolo / Estoque), em que o colaborador consulta a nota desejada através dos campos: data de emissão, data de vencimento, número do documento, número de série, código do fornecedor, nome fantasia, nome do fornecedor ou valor total da nota fiscal, para conferência. Configuração de integração O processo de importação do Estoque para o Financeiro pode ser automático ou manual, de acordo com a configuração parametrizada. Importação de dados Se os dados da nota fiscal estiverem em conformidade e o processo de importação ao financeiro for 11

12 realizado manualmente, o colaborador do Setor de Contas a Pagar marca o check box aciona o botão conclusão do processo. e posteriormente, aciona o botão ou para Legenda Esse campo pode ser marcado manualmente pelo colaborador ou por meio do botão "Marcar todas entradas". A mesma regra vale para desmarcá-lo, nesse caso, o botão a ser acionado é o "Desmarcar todas entradas"; Botão a ser acionado para conclusão do processo de importação dos dados da nota fiscal. Emissão de protocolo Concluída a importação do Estoque para o Financeiro, o sistema apresenta uma mensagem se deseja imprimir a importação da nota, caso o colaborador clique em "Sim", será emitido o relatório "Importação de Documentos do Estoque (Produto)". 12

13 Esse relatório é utilizado como protocolo para envio ao setor de origem da conta. 13

14 Legenda Assinatura de protocolo de recebimento; 14

15 Registro no Contas a Pagar Voltar para o fluxo Consultando a nota fiscal O colaborador do Setor de Contas a Pagar pode efetuar registros na tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Lançamentos/Adiantamentos / Cadastro), como: folhas de pagamentos, impostos, notas fiscais de repasses médicos, contratos, lançamentos avulsos, adiantamento a fornecedores, assim como, realizar consultas referentes as notas fiscais importadas por outros processos do hospital, para efetivação de pagamento. Essa pesquisa pode ser filtrada através dos campos e. O sistema retornará automaticamente os demais campos da tela preenchidos com os dados da nota. O tipo de quitação é apresentado como "Comprometido". 15

16 Legenda Campos para utilização como filtros de pesquisa; Status inicial da nota fiscal; Valor da nota fiscal para recebimento. Efetivação de pagamento Identificada a nota, o colaborador aciona o botão da tela "Contas a Pagar" e é direcionado para uma outra tela "Pagamento", onde indicará se a efetivação da conta será com base na data prevista do pagamento ou no vencimento e preencherá todos os demais campos da tela, acionando por fim, o botão. Legenda Botão a ser acionado para efetivação do pagamento. 16

17 O campo só aparecerá habilitado, se a configuração do financeiro (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Configuração / Financeiro / Aba "Configuração Geral"), no campo "Autorização de Pagamento (Níveis de Autorização)" estiver com o check box "Controla?" marcado. Os lotes para preenchimento desse campo devem ser previamente cadastrados na tela "Lotes de Pagamento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Lotes de Pagamento). Emissão do recibo de pagamento da conta O sistema apresentará uma mensagem indicando que o processo foi concluído com sucesso e na sequência, questionará se o colaborador deseja imprimir o recibo do pagamento da conta. Caso escolha imprimir, o sistema irá direcioná-lo automaticamente para a tela "Manutenção de Recibos", a qual também poderá ser acessada através do caminho: Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Manutenção de Recibos. 17

18 Legenda A informação do responsável deve ser inserida pelo colaborador; Acionar esse botão para emissão do recibo. Consultando a conta paga Ao retornar à tela "Contas a Pagar", o campo referente ao tipo de quitação que estava como "Comprometido", estará atualizado com o status "Quitado" e o botão "Pagamento" estará desabilitado. 18

19 Legenda Tipo de quitação passa de "Comprometido" para "Quitado"; Botão fica desabilitado. 19

20 Contas a Pagar - Pagamento Funções Administrar as contas a pagar geradas por notas avulsas, ordens de Compra e repasses Médicos. Todas as contas são classificadas quanto ao fornecedor e tipo de despesa. 20

21 Fluxo 21

22 Funcionalidades envolvidas Relatório contas a pagar; Lotes de pagamento; Remessa arquivo de pagamento e cobrança; Recepção de arquivo de retorno. Descrição do processo O colaborador do setor de Contas a Pagar identifica a necessidade de efetuar um pagamento, realiza a sua programação e solicita a autorização ao Setor Autorizador. Ao receber a solicitação, o Setor Autorizador a analisa e, caso autorize o pagamento, encaminha a autorização ao Setor de Contas a Pagar. Caso contrário, devolve a solicitação ao respectivo setor. O colaborador do setor de Contas a Pagar recebe a autorização de pagamento e verifica se será realizado pelo banco. Caso não seja, envia à autorização ao Fundo Fixo para realização do pagamento. Tratando-se de pagamento bancário, envia a solicitação de pagamento ao Banco, que a recebe, realiza o pagamento, emite a confirmação de sua realização e a envia ao setor de Contas a Pagar. O colaborador do setor de Contas a Pagar recebe a confirmação do pagamento solicitado e confere os pagamentos realizados. Constatada irregularidade no pagamento, o colaborador do setor de Contas a Pagar realiza os ajustes necessários, tais como estornos e cancelamentos e envia a solicitação de pagamento novamente ao Banco. Caso o pagamento esteja correto, encaminha a movimentação para o setor Financeiro Controle Bancário arquiva a documentação de pagamento e, passado o tempo de retenção do documento, o envia para o setor de Contabilidade. Impactos ü O processo de Contas a Pagar - Pagamento, impacta em todos os outros setores, uma vez que o pagamento de notas fiscais é realizado para todos os setores da instituição de acorco com a necessidade. 22

23 Identificação de Contas para Pagamento Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Contas a Pagar, por meio do relatório "Posição de Contas a Pagar por Data de Vencimento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Relatórios / Contas a Pagar / A Pagar / Posição de Contas a Pagar), identifica a necessidade de efetuar pagamentos de contas. Filtrando dados Ao acessar a tela "Posição de contas a Pagar", o colaborador insere os filtros desejados para emissão do respectivo relatório. Legenda O preenchimento das abas, filtra ainda mais os dados a serem apresentados no relatório. Emissão do relatório Ao clicar no botão, o relatório "Posição de Contas a Pagar por Data de Vencimento" 23

24 é impresso e o colaborador do Setor de Contas a Pagar verifica os documentos e os demais dados, de acordo com os filtros escolhidos, relevantes à efetivação de pagamentos. 24

25 25

26 Legenda Nessa parte final, sairão as empresas informadas no filtro do relatório. 26

27 Programação de Pagamentos Voltar para o fluxo O colaborador do Setor Contas a Pagar, pode realizar uma programação para pagamento de contas na tela "Lotes de Pagamento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Lotes de Pagamento). Podem ser criados lotes aos quais são agrupadas várias contas. Para tanto, é necessário que o usuário esteja cadastrado como autorizador na tela "Usuários Autorizadores" (Gestão de Usuários / Configurações de Acesso / Acesso Controladoria / Usuários Autorizadores - Financeiro / Usuários Autorizadores - Financeiro). Criando lote Ao acessar a tela "Lotes de Pagamento", o colaborador insere uma descrição para o lote que deseja criar. O campo "Data de Criação" já apresenta a data atual, mas é possível alterar esse dado se necessário. Ao salvar essa operação o lote é criado e, só então, é possível vincular contas a ele. Legenda O código do lote é gerado pelo sistema ao final do processo. Vinculando contas Para vincular contas ao lote criado, o colaborador aciona o botão que chama a tela "Pesquisa de Contas a Pagar". São apresentados vários filtros, por meio dos quais são delimitadas as contas que irão entrar na programação de pagamento do lote. Após escolher os filtros, acionar o botão e as contas são listadas na tela Lotes de Pagamentos. 27

28 As contas serão apresentadas na tela "Lotes de Pagamentos", no bloco "Selecionar Contas a Pagar". O colaborador marca as desejadas ou marca o check box e aciona o botão. 28

29 Legenda Bloco onde as contas, decorrentes da pesquisa realizada, aparecerão; Se marcar esse check box, todas as contas serão marcadas automaticamente; As contas também podem ser marcadas pontualmente, conforme desejadas pelo colaborador; Acionar esse botão para que as contas marcadas sejam movimentadas para o bloco "Contas a Pagar do Lote". Por fim, as contas são apresentadas no bloco "Contas a Pagar do Lote", para serem pagas conforme programação criada. Caso o colaborador deseje desvincular alguma conta do lote, basta selecionar a conta e acionar o botão. 29

30 Legenda Bloco que apresenta as contas a serem pagas, conforme programação estabelecida; Acionando esse botão, serão removidas do lote as conta selecionadas. 30

31 Envio de Solicitação de Pagamento ao Banco Voltar para o fluxo Ao receber a autorização de pagamento bancário solicitada ao Setor Autorizador, o colaborador do Setor de Contas a Pagar envia a solicitação de pagamento ao banco. Para isso, utiliza a tela Arquivo de Remessa (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Remessa / Arquivos de Pagamentos e Cobranças). Configurações prévias Antes de utilizar a tela Arquivos de Remessa, o colaborador do Setor de Contas a Pagar precisa realizar algumas configurações prévias necessárias ao processo: Cadastrar layouts de Arquivo; Cadastrar contas correntes; Criar Lote de Remessa. Geração de Arquivo Ao acessar a tela "Arquivo de Remessa", o colaborador deve indicar o layout que vai ser utilizado para geração do arquivo txt a ser enviado ao banco e a conta corrente utilizada para débito, caso o pagamento seja realizado por meio de uma. O sistema retorna automaticamente os dados nos demais campos da tela, inclusive no bloco "Lotes". 31

32 Legenda Layout escolhido para geração do arquivo nesse processo; Caminho onde será gerado o arquivo txt para envio ao banco. Esse caminho é informado no cadastro do layout, escolhido nesse processo. O colaborador seleciona os lotes desejados marcando o box e aciona o botão. O sistema apresenta algumas mensagens e informa que os lotes do arquivo de remessa foram processados. Por fim, aciona o botão e deve ser confirmada a geração do arquivo, concluída sem erros. O txt é salvo no caminho especificado no layout escolhido nesse processo. 32

33 Legenda Marca o box para vincular o lote à remessa; Aciona os botões "Processar" e "Enviar" para geração do arquivo txt. O arquivo txt será salvo no caminho especificado. Envio da remessa ao banco Para realizar o envio ao banco da respectiva remessa para pagamento, o colaborador do Setor de Contas a Pagar do hospital acessa o site da instituição e efetiva o processo. 33

34 Retorno de Pagamento Voltar para o fluxo O funcionário do banco ao receber do hospital uma solicitação de pagamento, efetiva e emite a confirmação para envio ao Setor de Contas a Pagar do estabelecimento. O colaborador do respectivo setor, ao receber a confirmação de pagamento do banco, efetua no sistema do hospital por meio da tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Retorno / Recepção de Arquivos de Retorno), a importação desse arquivo de retorno como resposta à remessa enviada. É possível também identificar e corrigir inconsistências, caso existam. Configurações prévias Antes de utilizar a tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)", o colaborador do Setor de Contas a Pagar precisa realizar algumas configurações prévias necessárias ao processo: Cadastrar layouts do tipo "Retorno"; Cadastrar contas correntes; Cadastrar ocorrências. Importação do arquivo de retorno Ao acessar a tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)", o colaborador deve indicar o layout referente ao arquivo recebido. Os campos "Tipo de Arquivo", "Máquina", "Usuário" e "Data" são preenchidos automaticamente pelo sistema. O colaborador continua o processo, informando a conta corrente, caso a importação seja de um extrato de conta corrente. Aciona o ícone para selecionar o arquivo que retornou do banco, o qual deve estar no formato reconhecido pelo sistema do hospital, de acordo com o layout selecionado no início desse processo. Salva a operação e o sistema gera o código do arquivo de retorno. Para finalizar, o colaborador pressiona o botão e o sistema apresentará a quantidade de registros verificados, a quantidade de registros baixados e a quantidade de registros rejeitados. Serão também apresentadas as ocorrências do arquivo gerado, para tratamento e correção por parte do funcionário responsável pela respectiva rotina. 34

35 Legenda O tipo de arquivo pode ser "Pagamento" ou "Extrato", conforme cadastrado no layout; O arquivo recebido do banco, deve estar no formato reconhecido pelo sistema do hospital. Caso o tipo de arquivo de retorno seja "Extrato", após processo de importação o botão será habilitado. Ao ser acionado, o sistema verificará se as ocorrências apresentadas para os lançamentos são do tipo "Extrato", caso sejam, estas serão lançadas e conciliadas automaticamente. Os demais tipos de ocorrências deverão ser conciliadas manualmente na tela "Conciliação Bancária" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária). 35

36 Contas a Receber Funções Efetuar o cadastro e a consulta das contas a receber da instituição. A conta a receber consiste num registro que indica que a instituição tem direito a receber uma determinada quantia em uma determinada data. Fluxo Funcionalidades envolvidas Recebimento de convênio; Recebimento. 36

37 Descrição do processo Os valores recebidos através de crédito na conta do hospital são identificados pelo Setor de Controle Bancário, por meio da análise dos extratos. Ao identificar esses créditos, o Setor de Controle Bancário comunica ao Setor de Contas a Receber. O colaborador do Setor de Contas a Receber confere os valores recebidos contra as notas fiscais e/ ou remessas do recebimento. Caso o valor não seja identificado, o colaborador providencia o demonstrativo de recebimento para localizá-lo. Identificado o valor creditado, o colaborador do Setor de Contas a Receber verifica se o recebimento foi detalhado e, em caso afirmativo, realiza a conciliação e o registro do recebimento. Se não tiver sido detalhado, registra o recebimento simplificado. Após o registro, o colaborador do Setor de Contas a Receber verifica se houve algum valor glosado no recebimento. Se houve, encaminha o demonstrativo de glosa ao Setor de Glosa e, não tendo ocorrido glosa, finaliza o processo. Impactos ü O processo de Contas a Receber, impacta em todos os outros setores, uma vez que é a partir dele que a instituição controla o recebimento de valores financeiros responsáveis pela saúde financeira do hospital. 37

38 Recebimento Simplificado Voltar para o fluxo Conforme o colaborador do Setor de Contas a Receber tome conhecimento de informações de crédito por meio do Setor de Controle Bancário, cujo recebimento não seja detalhado, ele acessa a tela "Recebimentos" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos) para realização do processo de recebimento simplificado. O colaborador marca se a data do recebimento será pela prevista ou pelo vencimento, filtra o período, o processo e o tipo de recebimento desejados. Automaticamente o sistema apresentará os recebimentos correspondentes. Legenda Sistema retorna automaticamente os dados nesse bloco, conforme pesquisa realizada pelo colaborador. O recebimento desejado deve ser marcado no bloco "Recebimentos" e o colaborador deve informar outros dados como, o número do documento, o caixa para recebimento, a descrição do recebimento, um responsável. Dependendo do tipo de recebimento filtrado devem ser inseridos também os dados bancários para recebimento do valor. Por fim, acionar o botão 38, o sistema

39 apresentará mensagem de recebimento efetuado com sucesso e questionará ao usuário se deseja imprimir o recibo. Legenda Marcar o(s) recebimento(s) desejado(s); Após inserir os dados, acionar esse botão. 39

40 Conciliação de Recebimento Voltar para o fluxo Conforme o colaborador do Setor de Contas a Receber tome conhecimento de informações de crédito por meio do Setor de Controle Bancário, cujo recebimento seja detalhado, ele acessa a tela "Recebimento de Convênio" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos de Convênio), pesquisa o convênio desejado e a nota fiscal gerada no Sistema de Faturamento para a respectiva remessa desse convênio. Existindo recebimento a conciliar no extrato, o botão posteriormente registrar o recebimento. deverá ser acionado para A rotina de geração de nota fiscal da remessa do convênio, pode ser melhor visualizada na documentação "Emitir Nota Fiscal", no Processo de Faturamento / Faturamento de Convênios e Particular / Faturamento de Convênios. Mediante dados apresentados na tela "Recebimento de Convênio", o colaborador faz a conciliação dos dados do crédito identificado com os da nota fiscal pesquisada. 40

41 Legenda Primeiro o colaborador informa o convênio; Aciona esse botão para efetivar o processo de conciliação. 41

42 Recebimento Detalhado Voltar para o fluxo Na tela "Recebimento de Convênio" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos de Convênio), o colaborador do Setor de Contas a Receber registra também o processo de recebimento detalhado. Pesquisa o convênio e a nota fiscal desejados e informa o número do documento e a conta corrente para recebimento. O colaborador, por meio da aba "Conta X Itens da Nota Fiscal", informa o valor glosado e o marca como glosa identificada. Caso não exista valor glosado, informa obrigatoriamente o valor "0" zero. Por fim, aciona o botão 42.

43 Legenda Aciona a aba "Conta X Itens da Nota Fiscal"; Valor de glosa informado pelo colaborador; Marcar como glosa identificada; Acionar esse botão para conclusão do processo. O sistema apresentará uma mensagem que o recebimento foi efetuado com sucesso. O status desse recebimento pode ser visualizado posteriormente na tela "Contas a Receber" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Cadastros / Conta a Receber), por meio da pesquisa pelo número da nota fiscal no campo "Nr. Documento". 43

44 Legenda Pesquisa pelo número da nota fiscal. 44

45 Recebimento Particular - Conta Extra Funções Efetuar o registro dos itens ambulatoriais do paciente no sistema para contas particulares. A conta extra é gerada quando procedimentos não-autorizados pelo convênio serão lançados em conta particular, quando a quantidade do item auditado, caso haja auditoria de convênio seja marcado para paciente pagar e quando há consumo não-lançado na conta e e a cobrança desses itens é feita de forma particular. 45

46 Fluxo 46

47 Funcionalidades envolvidas Conta hospitalar/ ambulatorial/ extra; Relatório de fatura hospitalar/ ambulatorial; Relatório fatura indivudual; Contas a receber de paciente. Descrição do processo O colaborador do Setor de Faturamento Particular, ao receber dos setores produtivos do hospital documentações de pacientes, efetua uma conferência para confirmar a inexistência de pendências. Constatada alguma pendência, comunica ao respectivo setor produtivo para que a analise e corrija. O setor produtivo, então, analisa a pendência, providencia a solução e envia novamente ao Setor de Faturamento Particular. Caso não encontre pendências, o colaborador do setor de Faturamento Particular imprime a conta do paciente e confere os lançamentos. Constatada alguma irregularidade, realiza os ajustes necessários e imprime novamente a conta, para conferência. Não havendo irregularidades, fecha a conta e comunica ao Setor de Tesouraria, o fechamento. O colaborador do caixa satélite da Tesouraria recebe do Setor de Faturamento Particular a comunicação do fechamento da conta do paciente. Em seguida, imprime a conta e a apresenta ao paciente para confirmar os lançamentos realizados. Caso o paciente discorde de algum lançamento, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria comunica a ocorrência ao Setor de Faturamento Particular, que realiza novamente o processo de conferência da conta. Caso o paciente concorde com a conta apresentada, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria verifica se o fechamento da conta é total ou parcial. Tratando-se de um fechamento parcial, recebe e registra o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação parcial ao setor em que o paciente se encontra, finalizando o processo. Tratando-se do fechamento total da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria verifica a existência de depósito antecipado ou contrato de adiantamento e, caso não exista, recebe e registra o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra para que seja realizada a alta hospitalar. Existindo depósito antecipado ou contrato de adiantamento, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria verifica se o valor do deposito é superior, igual ou inferior ao valor total da conta. Se o valor for igual, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria realiza o registro de recebimento da conta, recebe e registra o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta hospitalar. Se o valor for inferior, recebe o pagamento do valor complementar, efetua o processo de registro e 47

48 recebimento do pagamento, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta hospitalar. Caso o valor do depósito seja superior ao valor da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria realiza o abatimento do valor a ser pago pelo paciente, registra o recebimento do pagamento, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta hospitalar. Caso o valor do depósito seja superior ao valor da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria realiza o abatimento do valor a ser pago pelo paciente, registra o recebimento do pagamento, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta hospitalar. Além disso, gera a devolução da diferença e informa ao Setor de Contas a Pagar a existência de valores a serem ressarcidos ao paciente. Impactos ü O processo de Recebimento Particular - Conta Extra, impacta em todos os outros setores, uma vez que é a partir dele que a instituição controla os gastos extras do paciente, possibilitando ajustes nos valores. 48

49 Verificação de Pendências dos Setores Produtivos Voltar para o fluxo Os Setores Produtivos do hospital encaminham as documentações dos pacientes particulares ao Setor de Faturamento Particular, o qual realiza uma análise nas contas por meio do sistema, verificando se existe alguma pendência desses Setores Produtivos. Conta hospitalar O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através da tela "Conta Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Hospitalar / Conta do Atendimento). Aciona o botão, o sistema direciona para a tela "Contas de Faturamento", na qual o colaborador verifica se existe alguma pendência. 49

50 50

51 Legenda O convênio da conta deve ser do tipo "Particular"; Botão que leva à tela de lançamentos de itens na conta; Lançamentos da conta. Conta ambulatorial O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através da tela "Registro Ambulatorial - Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento). Legenda O convênio da conta deve ser do tipo "Particular"; Lançamentos da conta. 51

52 Conta extra O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através da tela "Registro Ambulatorial - Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta Extra). Legenda O convênio da conta deve ser do tipo "Particular"; Lançamentos da conta. 52

53 Impressão de Contas Particulares Voltar para o fluxo Caso esteja tudo em conformidade com a conta do paciente e seus lançamentos, o colaborador do Faturamento realiza a impressão do relatório de fatura para conferência dos itens lançados pelos Setores Produtivos. Conta hospitalar Na tela "Conta Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Hospitalar / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão relatório de fatura. para emissão do Legenda Botão para emissão do relatório de fatura da conta; Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o lançamento. 53

54 Conta ambulatorial Na tela "Registro Ambulatorial - Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão emissão do relatório de fatura. 54 para

55 Legenda Botão para emissão do relatório de fatura da conta; Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o lançamento. 55

56 Conta extra Na tela "Registro Ambulatorial - Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta Extra), o colaborador aciona o botão relatório de fatura. 56 para emissão do

57 Legenda Botão para emissão do relatório de fatura da conta; Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o lançamento. 57

58 Ajustes em Contas Voltar para o fluxo Mediante análise nos relatórios de contas particulares dos pacientes, caso o colaborador do Setor de Faturamento Particular identifique alguma irregularidade nos itens lançados, ele acessa a conta para realizar os ajustes necessários e imprime novamente o relatório. Conta hospitalar O colaborador acessa a conta hospitalar do paciente, identifica os itens irregulares, os quais deverão ser selecionados e posteriormente excluídos através do ícone. Legenda O colaborador deve selecionar o(s) procedimento(s) desejado(s); Acionar o ícone da lixeira para efetivar o processo de exclusão de procedimento(s) da conta. 58

59 Caso o item necessite ser relançado na conta com alguma correção, o colaborador do Setor de Faturamento Particular realiza esse novo lançamento do item manualmente, direto na conta. Conta ambulatorial O colaborador acessa a conta ambulatorial do paciente, identifica os itens irregulares, os quais deverão ser selecionados e posteriormente excluídos através do ícone. Legenda O colaborador deve selecionar o(s) procedimento(s) desejado(s); Acionar o ícone da lixeira para efetivar o processo de exclusão de procedimento(s) da conta. 59

60 Se a configuração do faturamento (Faturamento de Convênios e Particulares / Configurações / Parâmetros / Aba "Configurações") estiver habilitada para auditar conta, ao excluir algum item, tanto de uma conta hospitalar como de uma conta ambulatorial, o sistema apresentará a tela "Auditoria" para o colaborador informar o motivo de sua exclusão. Legenda Aba "Configurações"; Campo "Audita Conta?" estiver "Sim"; 60

61 Será apresentada a tela de auditoria para informar o motivo da exclusão. 61

62 Fechamento de Contas Voltar para o fluxo Realizadas as impressões de relatórios de faturas, as conferências e os ajustes necessários nos itens, o colaborador do Setor de Faturamento Particular irá fechar as contas para fins de recebimento. Configuração prévia para fechamento de contas Existem duas formas para fechamento de uma conta: manual e automático. O processo de fechamento dependerá da configuração do faturamento. Conta hospitalar Caso o fechamento da conta hospitalar seja automático, o colaborador do Faturamento informa o período final da conta, emite o relatório de fatura através do botão na tela "Conta Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Hospitalar / Conta do Atendimento) e, automaticamente o sistema marca o check box. Se o fechamento da conta hospitalar for manual, conforme o ícone encontre-se marcado, o colaborador do Faturamento informa o período final da conta e marca manualmente o check box. 62

63 Legenda Data de fechamento da conta, informada pelo colaborador; Campo que identifica se a conta está aberta ou fechada; Para fechamento da conta, a fatura deve ter sido impressa antes. Conta ambulatorial Caso o fechamento da conta ambulatorial seja automático, o colaborador do Faturamento emite o relatório de fatura através do botão na tela "Registro Ambulatorial Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento) e, automaticamente o sistema marca o check box. Se o fechamento da conta ambulatorial for manual, o relatório de fatura precisa já ter sido impresso e o colaborador do Faturamento marca manualmente o check box. 63

64 Legenda Campo para visualização se a conta está aberta ou fechada. Conta extra Caso o fechamento da conta particular seja automático, o colaborador do Faturamento emite o relatório de fatura através do botão na tela "Registro Ambulatorial Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta Extra) e, automaticamente o sistema marca o check box. Se o fechamento da conta particular for manual, o relatório de fatura precisa já ter sido impresso e o colaborador do Faturamento marca manualmente o check box. Legenda Campo para visualização se a conta está aberta ou fechada. 64

65 Depósito Antecipado/ Contrato de Adiantamento Voltar para o fluxo O Setor de Tesouraria do hospital recebe o comunicado do Setor de Faturamento Particular que a conta do paciente foi fechada. O colaborador do Caixa Satélite, verifica se há depósito antecipado ou contrato de adiantamento por parte do paciente. Conta hospitalar Ao acessar a conta hospitalar do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Hospitalar / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão e é direcionado para a tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor antecipado por parte do paciente nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento". Conta ambulatorial Ao acessar a conta ambulatorial do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão e é direcionado para a tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor antecipado por parte do paciente nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento". Conta extra Ao acessar a conta particular do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta Extra), o colaborador aciona o botão e é direcionado para a tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor antecipado por parte do paciente nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento". 65

66 Legenda Aba referente a realização prévia de "Depósito Antecipado" pelo paciente; 66

67 Legenda Aba referente a realização prévia de "Contrato de Adiantamento" pelo paciente; 67

68 Realização de Recebimento Voltar para o fluxo O colaborador do Caixa Satélite, acessa a tela "Contas Paciente Particular" para recebimento e registro do pagamento do paciente. Essa tela é acessada através do botão ambulatorial e extra) ou (conta (conta hospitalar). O primeiro bloco da tela já aparece com os campos preenchidos. Na aba apresenta o valor a receber e o tipo de quitação como "Comprometido"., o sistema Legenda Primeiro bloco da tela que já apresenta os campos preenchidos; Tipo de quitação como "Comprometido"; Valor total a receber da conta. Processo de recebimento Ao acessar o botão 68, o colaborador do Caixa Satélite realiza o processo de

69 recebimento do valor da conta particular. No bloco "Recebimentos", informa o tipo de recebimento (forma de pagamento da conta), o caixa para recebimento do pagamento, indica um reponsável por meio do botão, o qual pode ser o paciente ou outra pessoa que deve ser cadastrada pressionando o botão. Ao acionar o botão, retorna para a tela de recebimento e termina de inserir os dados necessários quanto a forma de pagamento escolhida no início desse processo. Por fim, ao salvar a operação, o sistema apresentará uma mensagem de transação efetuada com sucesso. Ao verificar a aba "Quitado"., os dados foram automaticamente atualizados para Legenda Acionar a aba "Parcelamento"; Tipo de quitação passa para "Quitado"; Passa a apresentar o campo "Total Recebido" valorizado, coforme recebimento realizado. 69

70 Emissão de Nota Fiscal Voltar para o fluxo Na tela "Contas Paciente Particular", acionada por meio do botão extra) ou (conta ambulatorial e (conta hospitalar), o colaborador do Caixa Satélite pode realizar a emissão da nota fiscal, pressionando o ícone. O colaborador é reportado à tela "Nota Fiscal", a qual já apresenta todos os dados referentes ao paciente e sua conta recebida. Após conferência dos dados, basta acionar o botão. Legenda Acionar esse botão para impressão da nota fiscal; Impressão da nota fiscal Ao acionar o botão 70, o colaborador emite o respectivo documento.

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72 O hospital define o formulário a ser utilizado para impressão da nota fiscal na tela "Cadastro de Convênios" (Faturamento de Convênios e Particulares / Tabelas / Gerais / Convênios e Planos / Aba "Empresa"), para o respectivo convênio particular, conforme layout desejado. Esse formulário é cadastrado na tela "Formulário da Nota Fiscal" (Faturamento de Convênios e Particulares / Configurações / Formulário da Nota Fiscal). O número de vias a ser impresso, vai depender da definição da Prefeitura. 72

73 Emissão de Recibo Voltar para o fluxo Na tela "Contas Paciente Particular", acionada por meio do botão extra) ou (conta ambulatorial e (conta hospitalar), o colaborador do Caixa Satélite pode realizar a emissão do recibo de pagamento para o paciente, pressionando o ícone. O colaborador é reportado à tela "Manutenção de Recibos", a qual já apresenta os dados referentes ao recebimento da conta do paciente. Basta acionar o botão de pagamento para entregar ao paciente, para emissão do recibo Legenda Botão para emissão do recibo de pagamento. 73

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75 Devolução da Diferença Voltar para o fluxo Caso o valor adiantado pelo paciente, seja por meio de Depósito Antecipado ou Contrato de Adiantamento, for maior que o valor de suas despesas, o hospital precisará devolver a diferença ao paciente. No momento do recebimento da conta na tela "Contas Paciente Particular", faz-se necessário marcar o box "Abater", localizado nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento" e clicar no botão. Por fim, acionar o botão ou conforme rotina utilizada para antecipação de valor por parte do paciente., Legenda Acionar a aba "Depósito Antecipado" (ou "Adiantamento", se for o caso); Marcar o check box "Abater"; Acionar o botão "Parcelamento". O sistema apresentará uma mensagem informando o código do Contas a Pagar e informa que o 75

76 abatimento foi realizado com sucesso. A conta apresenta-se como "Quitada". Legenda Campo referente ao tipo de quitação da conta, após abatimento do valor previamente depositado. Devolução da diferença O colaborador do Caixa Satélite deverá acessar a tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Lançamentos/ Adiantamentos / Cadastro) e pesquisar o número do contas a pagar que foi gerado no processo do recebimento da conta. Será apresentado o valor da diferença, que o hospital deverá devolver ao paciente. 76

77 Legenda Código do contas a pagar, gerado pelo sistema; Tipo de quitação da conta "Previsto"; Valor total a pagar. O colaborador aciona o botão para inserir os dados respectivos ao contas a pagar. Posteriormante marca o check box, referente ao valor a ser devolvido ao paciente e aciona o botão. 77

78 Legenda Campo a ser marcado, referente ao valor a ser devolvido ao paciente; Aciona esse botão para concluir o processo de devolução. Finalizando o processo, o contas a pagar que estava com status de "Previsto" passa para "Quitado". 78

79 Legenda Código do contas a pagar, gerado pelo sistema; Tipo de quitação atualizado ao final do processo; Valor total atualizado como pago ao final do processo. 79

80 Recebimento de Valor Complementar Voltar para o fluxo Caso o valor adiantado pelo paciente, seja por meio de Depósito Antecipado ou Contrato de Adiantamento, for menor que o valor de suas despesas, será necessário que o paciente complemente a diferença. No momento do recebimento da conta na tela "Contas Paciente Particular", faz-se necessário marcar o box "Abater", localizado nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento" e clicar no botão. Por fim, acionar o botão ou conforme rotina utilizada para antecipação de valor por parte do paciente., O sistema apresentará uma mensagem informando o código do Contas a Receber e informa que o abatimento foi realizado com sucesso. A conta apresenta-se como "Parcialmente Recebido". Legenda Tipo de quitação "Parcialmente Recebido". 80

81 Pagamento do valor complementar O colaborador do Caixa Satélite deverá acessar a tela "Contas a Receber" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Cadastros / Contas a Receber) e pesquisar o número do contas a receber que foi gerado no processo do recebimento da conta. Será apresentado o valor da diferença a ser pago pelo paciente. O colaborador aciona o botão insere os dados necessários e conclui o processo acionando o botão. O sistema apresentará a mensagem de recebimento efetuado com sucesso. O tipo de quitação na conta do paciente será apresentado como "Quitado". Legenda Código do contas a receber gerado pelo sistema; Tipo de quitação atualizado para "Quitado". 81

82 Controle Bancário Funções Efetuar o controle da movimentação e o saldo das contas bancárias da instituição. Realizar emissão de cheques e pagamentos por meio eletrônico, doc, borderô ou débito em conta, além de conciliação dos extratos integrados aos bancos. 82

83 Fluxo 83

84 Funcionalidades envolvidas Cadastro de aplicação; Rendimentos/ resgate; Conciliação bancária; Documentaos status. Descrição do processo O colaborador responsável pelo controle bancário do hospital emite o extrato da conta e verifica se existem movimentações a conciliar. Essas movimentações podem ser: aplicações financeiras, cartões de crédito, recebimentos e pagamentos ou outros lançamentos tais como depósitos não identificados, tarifas e doações. Quando a conciliação for necessária nas movimentações das aplicações financeiras, o colaborador do setor de Controle Bancário verifica se existe alguma aplicação a realizar, efetua seu registro e finaliza o processo. Caso contrário, verifica se existem rendimentos, resgates e/ou impostos e os registra, senão finaliza o processo. Se a conciliação ocorrer nas movimentações de cartões de crédito, o colaborador emite o extrato detalhado do cartão, realiza as conciliações bancárias, verificando se existem pendências de pagamento e, em caso afirmativo, comunica a pendência à administradora do cartão. Posteriormente, emite um novo extrato e refaz a conciliação. Não havendo pendências de pagamento, verifica se o valor da taxa precisa ser reajustado e realiza o ajuste necessário. Caso contrário, finaliza o processo. Identificada a necessidade de conciliar as movimentações realizadas nos recebimentos e pagamentos, o colaborador realiza a conciliação, verificando se existem cheques devolvidos e, em caso afirmativo, identifica o cheque, registra a sua devolução e o resgata. Caso o cheque seja devolvido pela segunda vez, o colaborador do setor de Controle Bancário o envia ao setor de Contas a Receber, para renegociação. Caso contrário, envia o cheque ao caixa central que realiza o processo de recebimento particular. Quando a conciliação ocorrer nas movimentações de outros lançamentos, o colaborador do setor de Controle Bancário realiza o lançamento e finaliza o processo. 84

85 Registro de Aplicação Financeira Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Controle Bancário, mediante conciliação das movimentações financeiras do hospital com os lançamentos bancários, verifica a necessidade de realizar uma aplicação financeira. O registro de uma aplicação financeira, é realizado na tela "Aplicação" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Aplicação /Cadastro de Aplicação). Ao acessar a tela, o campo "Empresa" apresenta-se preenchido com a respectiva empresa logada no sistema, podendo ser alterado, caso deseje. No momento em que o colaborador informa a conta corrente, os demais campos do bloco "Conta Corrente" são automaticamente preenchidos. A finalização do processo é dada ao término do preenchimento nos campos do bloco "Dados de Aplicação" da tela. Ao salvar a operação, o sistema efetiva o processo gerando o código da aplicação. Legenda Código da aplicação gerado pelo sistema. 85

86 O sistema só permite a exclusão de uma aplicação, caso não tenha sido realizado nenhum lançamento de rendimentos nela (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Aplicação / Rendimentos/Resgate) ou ocorrido o término da aplicação. Para a aplicação financeira retornar na pesquisa do processo de Rendimentos/Resgates, é necessário não informar o campo "Término" no cadastro da aplicação. 86

87 Verificação de Rendimentos/ Resgates/ Impostos Voltar para o fluxo Num processo de conciliação de movimentações financeiras do hospital com os lançamentos bancários, ocorrem momentos nos quais, o colaborador do Setor de Controle Bancário não identifica nenhuma necessidade de realizar lançamentos em alguma aplicação financeira. Para tanto, ele pode apenas acompanhar os lançamentos de rendimentos, resgates e/ou impostos (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Aplicação / Rendimentos/Resgate), caso existam para alguma aplicação no sistema. Ao acessar a tela, já é apresentada a informação da empresa logada no sistema, podendo ser alterada, caso deseje. O colaborador realiza uma pesquisa, através de qualquer dos seguintes parâmetros: conta corrente, agência, aplicação financeira, tipo de aplicação, data de início da aplicação, data prevista para o resgate, percentual de rendimento, número de identificação da aplicação financeira, valor aplicado ou saldo atual da aplicação. Caso existam lançamentos realizados para a respectiva aplicação pesquisada, o sistema apresentará os dados no bloco "Lançamentos". 87

88 Legenda Esse campo já apresenta a empresa logada; Código da Aplicação; Dados retornados na pesquisa, caso já existam lançamemntos realizados para a respectiva aplicação. 88

89 Registro de Rendimentos/ Resgates/Impostos Voltar para o fluxo Cadastradas as aplicações financeiras no sistema financeiro do hospital, o colaborador do Setor de Controle Bancário identifica a necessidade de registrar lançamentos de rendimentos, resgates e/ou impostos para essa aplicação (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Aplicação / Rendimentos/Resgate), conforme conciliação realizada com o extrato bancário. Ao acessar a tela para registro dos lançamentos, o campo "Empresa" já apresenta a informação correspondente a empresa logada no sistema, podendo ser alterada, caso deseje. O colaborador realiza uma pesquisa, através de qualquer dos seguintes parâmetros: conta corrente, agência, aplicação financeira, tipo de aplicação, data de início da aplicação, data prevista para o resgate, percentual de rendimento, número de identificação da aplicação financeira, valor aplicado ou saldo atual da aplicação. Registro de Lançamentos No bloco "Lançamentos", o colaborador: Informa a data em que foi realizado o rendimento, resgate ou dedução de impostos da aplicação. Caso a data informada seja menor que a data de início cadastrada na aplicação (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Aplicação /Cadastro de Aplicação) ou maior que data atual, será emitida uma mensagem pelo sistema, impedindo processo; Seleciona o código do lançamento bancário correspondente ao rendimento, resgate ou imposto deduzido da aplicação; Informa o número do documento, origem do respectivo lançamento; Seleciona o código da conta contábil. O sistema retorna, automaticamente, dados nos campos "Código Contábil" e "Descrição da Conta Contábil" no inferior da tela; Informa a moeda base do rendimento; Indica o valor do rendimento/resgate; Por fim, salva o processo. Ao gravar essa operação, o campo "Descrição da Movimentação" é preenchido automaticamente pelo sistema, no entanto, o colaborador do Setor de Controle Bancário pode modificá-lo. Caso deseje retornar à descrição anterior, a qual foi salva inicialmente no processo, basta acionar o ícone. 89

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91 Conciliação de Cartão de Crédito Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Controle Bancário emite um extrato detalhado do cartão de crédito e realiza uma conciliação bancária com os lançamentos identificados no extrato de conta corrente do hospital. O processo de conciliação é feito no sistema por meio da tela "Conta Corrente" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária). Ao acessá-la, o colaborador informa as datas mínima e máxima, referentes ao período dos lançamentos e seleciona a empresa para realização da conciliação. O campo "Conta Corrente" é de preenchimento opcional para restrição da consulta. Conforme executada a pesquisa, são retornados todos os lançamentos de acordo com os parâmetros filtrados. O colaborador seleciona os lançamentos que deseja conciliar marcando item a item ou acionando os botões funcionalidades. ou, como facilitador para as respectivas Ao salvar a operação, o processo de conciliação é efetivado no sistema e o item conciliado fica marcado. Legenda Após salvar o processo de conciliação, o lançamento fica marcado. Alteração da data de movimentação Caso o colaborador do Setor de Controle Bancário deseje modificar a data da movimentação de algum lançamento, ele seleciona clicando sobre a linha do lançamento desejado, informa a nova data no 91

92 respectivo campo localizado no inferior da tela e acionar o botão. Legenda Lançamentos selecionados para conciliação; Caso o colaborador deseje alterar a data do lançamento, deve informar a nova data nesse campo e aciona o botão "Alterar Data". 92

93 Ajuste de Valor de Taxas Voltar para o fluxo Cartão de crédito No processo de Conciliação Bancária (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), o colaborador do Setor de Controle Bancário ao pesquisar uma conta corrente, quando o lançamento refere-se a cartão de crédito e o campo "Data Depós." está preenchido, o botão fica habilitado. Legenda Tipo de lançamento "cartão de crédito"; Botão fica habilitado, devido ao tipo de lançamento "cartão de crédito". Ao acionar esse botão, são listadas as tarifas referentes aos lançamentos, as quais o colaborador pode alterá-las. Para tanto, faz-se necessário marcar o campo do item desejado e alterar o campo "Vl. Administradora". 93

94 Caso deseje ratear um valor, o colaborador marca as tarifas desejadas, indica o valor a ser rateado e aciona o botão. Esse valor será proporcionalmente aos valores definidos para elas. 94 dividido entre as tarifas selecionadas

95 Conciliação de Cheque Devolvido Voltar para o fluxo Cheque devolvido Também no processo de conciliação bancária (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), é possível identificar um cheque que tenha sido devolvido, ou seja, quando o documento foi depositado no banco, no entanto, foi devolvido por algum motivo como: falta de fundos, roubo, entre outros. O colaborador do Setor de Controle Bancário marca esse lançamento e salva o processo de conciliação. Legenda Item marcado como conciliado. 95

96 Renegociação Voltar para o fluxo Quando o cheque é resgatado e o colaborador do Setor de Controle Bancário verifica que ele foi devolvido pela segunda vez, tenta uma renegociação com o cliente para que o pagamento seja realizado de uma outra forma. Mediante negociação e aceitação do cliente, o colaborador registra o processo de renegociação no sistema, na tela "Documentos" (Caixa / Documentos / Status). Ao acessá-la, pesquisa o cheque devolvido, insere os dados referentes a mudança de status do cheque e aciona o botão. O sistema apresenta uma mensagem de processo concluído com sucesso e, ao pesquisar o cheque novamente, o status dele apresenta-se atualizado como "Renegociado". 96

97 Legenda Status do cheque atualizado como "Renegociado". 97

98 Outros Lançamentos Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Controle Bancário, ao identificar no extrato do banco outros tipos de lançamentos, que não tenham sido ainda registrados no sistema para efetivação do processo de conciliação, realiza os lançamentos desses itens identificados no extrato, os quais podem ser: depósitos não identificados, tarifas bancárias, doações, dentre outros, na tela "Empresa" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Movimentação / Lançamentos de Extratos). No processo de conciliação (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), ao realizar uma pesquisa da respectiva conta em que foi feito o lançamento, o colaborador verifica o item e o marca para salvar a conciliação. 98

99 Contabilidade Funções Realizar o controle contábil da instutição. Administrar, gerenciar e efetivar os lançamentos contábeis. Realizar os lançamentos manuais, cadastrar e gerenciar os planos contábeis e seus acessos, analisar os relatórios contábeis e apurar os resultados. 99

100 Fluxo 100

101 Funcionalidades envolvidas Fechamento do exercício financeiro; Liberação de movimentações; Lançamento contábil em lote; Relatório/ Razão contábil; Fechamento contábil; Relatório DRE. Descrição do processo Os diversos setores do hospital protocolam e enviam a documentação, referente às suas operações, ao setor de Contabilidade para conciliação. O colaborador do setor de Contabilidade recebe a documentação dos setores, protocola o recebimento e a analisa, verificando se existem divergências. Identificada uma divergência, devolve a documentação ao setor de origem, que realiza os ajustes necessários e a envia novamente ao setor de Contabilidade, para nova análise. Estando a documentação em conformidade, o colaborador do setor de Contabilidade bloqueia os lançamentos do período contábil a conciliar, para evitar alterações durante o fechamento contábil, registra as movimentações e concilia os lançamentos. Em seguida, o colaborador verifica se os lançamentos estão corretos e, constatada alguma divergência, comunica ao setor de origem, reabre o período contábil e devolve a documentação ao setor de origem, que realiza os ajustes necessários e envia a documentação corrigida ao setor de Contabilidade. Se os lançamentos estiverem corretos, consolida as informações, fecha o período mensal e apura os resultados através da DRE (Demonstração do Resultado do Exercício). Em seguida, verifica se a instituição é filantrópica ou não. Se for filantrópica, o colaborador emite as demonstrações contábeis, gera e envia as obrigações acessórias/legais, fecha período contábil e encaminha as informações ao setor de Custos. Se não for filantrópica, registra os impostos a serem recolhidos, gera as guias para pagamento e segue o mesmo processo de uma instituição filantrópica. 101

102 Impactos ü O processo de Contabilidade, impacta em todos os outros setores, uma vez que é nele onde ocorre a análise de documentação contábil dos setores, havendo divergências o setor de origem será comunicado. 102

103 Bloqueio de Lançamento Voltar para o fluxo Conforme o colaborador do Setor de Contabilidade recebe documentações dos diversos setores do hospital, ele as analisa e, mediante não constatada nenhuma divergência inicialmente, efetua o bloqueio de lançamentos no período conciliar fechando o exercício financeiro (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Exercício / Fechamento). O colaborador seleciona a empresa e define o ano para fechamento. O sistema apresentará automaticamente, se o ano está aberto ou fechado, assim como o número equivalente a cada mês do ano selecionado e também se estão abertos ou fechados. Fechamento do mês contábil no exercício financeiro O colaborador salva no sistema mês a mês com a situação "Fechado". 103

104 Legenda Fechamento de mês por mês. Fechamento do ano contábil no exercício financeiro Para realizar o fechamento anual contábil, é necessário que todos os meses desse ano estejam com a situação "Fechado". O colaborador altera a situação do ano de "Aberto" para "Fechado" e salva a operação. 104

105 Legenda O ano só poderá ser fechado, após todos os meses do corrente também já estarem. Validações no financeiro - Competências fechadas As configurações referentes as validações no financeiro serão realizadas, conforme necessidades do processo. Poderão ser impedidas as movimentações de cadastramento, pagamento ou recebimento para o mês que se encontra fechado. Por exemplo: Se o mês em que o usuário deseja realizar um cadastro estiver com o check box "Cadastramento" do bloco "Contas a Pagar" marcado, não será possível concluir esse processo no financeiro. 105

106 Legenda O colaborador é quem definirá a validação, conforme necessidade, marcando os check boxes desejados. O sistema não permite efetuar o fechamento anual se algum exercício anterior estiver aberto. Essa regra também é válida para o exercício mensal. 106

107 Registro de Movimentações Voltar para o fluxo Liberação de movimentos No sistema de Contabilidade existe o menu "Liberação de Movimentações" (Contabilidade / Liberação de Movimentações). Nesse menu, o colaborador do Setor de Contabilidade pode realizar essa rotina de liberar movimentações para algumas áreas, como: Financeiro, Caixa, Controle Patrimonial, entre outras, de acordo com a necessidade de executar o respectivo processo. Lançamento contábil em lote Na tela "Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Lançamentos), é possível o colaborador do Setor de Contabilidade, efetuar manualmente: correção, atualização e cadastro dos lançamentos contábeis por lote, assim como, identificar lançamentos realizados pelos diversos setores do hospital. O lançamento manual só será realizado pelo colaborador da Contabilidade, caso não identifique informações no sistema correspondentes à alguma documentação recebida por outro setor. 107

108 Ao acionar a tela, já é apresentada a empresa logada no sistema, a qual pode ser alterada se desejar. O colaborador do Setor de Contabilidade seleciona o lote desejado e ao efetuar a pesquisa, os demais campos do bloco "Lançamento Contábil em Lote" são automaticamente preenchidos. Devem ser inseridos os dados de lançamentos. Ao realizar o primero lançamento faz-se necessário informar o campo. Ao salvar a operação, o sistema apresentará uma mensagem de divergência referente ao valor informado. Nesse caso, o colaborador deve realizar um novo lançamento informando o campo, para não haver divergência nos valores lançados. O bloco "Centro de Custo" se apresentará habilitado, de acordo com o parâmetro referente à Contabilidade na configuração da empresa. Legenda Esse bloco estará habilitado, conforme configuração da contabilidade na empresa. 108

109 Em se tratando de lançamento manual, o colaborador da Contabilidade pode também criar um lote (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Cadastro / Fechamento de Lote) para realizar esses lançamentos. Nesse caso, logo que criado, é só acionar um clique duplo na linha selecionada do lote e o sistema já direcionará para a tela "Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Lançamentos). 109

110 Conciliação de Lançamentos Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Contabilidade, faz uma conciliação entre documentos físicos recebidos dos diversos setores do hospital com relatório "Razão Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Razão / Razão), para conferência se os valores correspondentes aos documentos estão devidamente lançados no sistema. 110

111 Reabrindo Período Contábil Voltar para o fluxo Caso o colaborador do Setor de Contabilidade identifique alguma divergência na conciliação entre os valores apresentados nos documentos físicos recebidos de outros setores do hospital com o relatório do sistema, faz-se necessário reabrir o período contábil do exercício financeiro (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Exercício / Fechamento). Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o ano desejado, altera sua situação de "Fechado" para "Aberto" e abre também os meses desse ano até o mês desejado, tornando possível o setor origem do documento efetuar as correções necessárias quanto aos lançamentos errados identificados. Legenda Primeiro deve ser efetuado a abertura do ano. Depois, caso o mês que o colaborador necessite abrir seja o 10, por exemplo, fazse necessário abrir antes os meses 12 e 11 também. 111

112 Fechamento de Período Mensal Voltar para o fluxo O fechamento mensal contábil é realizado mediante análise e consolidação dos valores e dados referentes às documentações físicas junto aos dados apurados no relatório "Razão Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Razão / Razão), referente aos lançamentos no sistema. Conforme a consolidação dos dados não apresentem nenhuma divergência, o colaborador do Setor de Contabilidade acessa a tela "Fechamento Contábil" (Contabilidade / Lançamentos / Fechamento), pesquisa o ano desejado, o qual precisa estar com a situação "Aberto" e efetiva o fechamento dos meses. Legenda Um mês só pode ser fechado, se o anterior também já estiver. 112

113 Apuração de Resultados Voltar para o fluxo Após o fechamento do período mensal contábil, o colaborador do Setor de Contabilidade emite o relatório "Demonstrativo Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Demonstrativos Contábeis / Relatório Simples) para apuração dos resultados. Também pode ser emitido o relatório gerencial (Contabilidade / Relatórios / Demonstrativos Contábeis / Relatório Gerencial), caso o colaborador prefira. 113

114 Fechamento do Período Contábil Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Contabilidade, ao final de todo o processo, realiza o fechamento do período contábil. Acessa a tela "Fechamento Contábil" (Contabilidade / Lançamentos / Fechamento), informa o ano desejado, altera a situação de "Aberto" para "Fechado" e salva a operação. Lembrando que todos os meses correspondentes devem também estar com a situação de "Fechado". Legenda Todos os meses, referentes ao ano que será fechado contabilmente, devem estar com a situação "Fechado" também. Só então, o ano pode ser fechado. 114

115 Patrimônio - Movimentação Funções Monitorar a movimentação do bem patrimonial na instituição. Essas movimentações correspondem a todas as transferências do bem entre os setores existentes dentro do hospital. 115

116 Fluxo 116

117 Funcionalidades envolvidas Geração da planilha de inventário; Termo de responsabilidade de bens móveis; Cadastro da movimentação do bem; Baixa de bens; Bens agregados; Cálculo da depreciação do patrimônio. Descrição do processo O setor de Controle Patrimonial verifica a necessidade de movimentar um bem para a realização de inventário, ou de transferência, ou de ajuste do valor do bem patrimonial, ou de baixa, ou de agregação do bem ou de depreciação. Caso a movimentação do bem seja para a realização de um inventário, o colaborador do patrimônio realiza o levantamento dos bens do setor, verificando se existe alguma divergência. Se existir, analisa as irregularidades, realiza os ajustes necessários e faz o levantamento novamente. Caso contrário, o colaborador emite o Inventário e o Termo de Responsabilidade, coleta a assinatura do responsável pelo bem, arquiva os documentos e comunica ao setor de Contabilidade. Havendo a necessidade de movimentar o bem através de transferência, o colaborador do setor de Patrimônio registra a transferência do bem e emite, também, o Inventário e o Termo de Responsabilidade, seguindo o mesmo procedimento de movimentação através de inventário. Quando o colaborador do setor de Patrimônio precisa ajustar o valor de um bem, identifica o estado em que ele se encontra, emite o laudo de ajuste do bem, ajusta o seu valor e arquiva o laudo. Em seguida, comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade. Constatada a necessidade de realizar a baixa de um bem patrimonial, o colaborador do setor de Patrimônio, documenta a baixa, a registra, arquiva a documentação da baixa e comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade. Para agregar um bem, o colaborador do setor de Patrimônio identifica e registra a agregação e comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade. Verificada a necessidade de depreciar um bem patrimonial, o colaborador identifica o bem a ser depreciado, bem como o tipo de depreciação, registra a sua realização e comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade. 117

118 Impactos ü O processo de Patrimônio - Movimentação, impacta em todos os outros setores, uma vez que a transferência do bem é relizada entre todos os setores existentes dentro do hospital. 118

119 Levantamento dos Bens do Setor Voltar para o fluxo Caso o colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital verifique a necessidade de realizar um inventário, ele faz um levantamento dos bens do setor por meio da tela "Geração de Planilha de Inventário" (Patrimônio / Inventário / Geração da Planilha do Inventário). O colaborador especifica a empresa e aciona o botão. Seleciona a pasta referente ao setor desejado e verifica os bens existentes, assim como estão distribuídos. Legenda Acionar a seta para mostrar os setores; Gráfico representando como os bens estão distribuídos dentre as localidades. A tela também pode ser acessada pela localização: Central de Materiais Esterelizados / Inventário / Geração da Planilha do Inventário. 119

120 Emissão de Inventário/ Termo de Responsabilidade Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Controle Patrimonial emite o relatório "Termo de Responsabilidade de Bens Móveis" (Patrimônio / Relatórios / Operacionais / Termo de Responsabilidade de Bens Móveis), colhe as assinaturas dos reponsáveis especificados no relatório: "Assinatura Responsável Patrimônio" e "Assinatura Responsável Setor" e arquiva esse termo para futuros processos do Setor de Contabilidade do hospital. 120

121 121

122 Transferência do bem Voltar para o fluxo Se identificada pelo colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital, a necessidade de realizar uma transferência do bem patrimonial, esse processo de transferência é registrado na tela "Cadastro da Movimentação do Bem" (Patrimônio / Inventário / Movimentações de Bens). O colaborador alimenta os campos com os respectivos dados necessários à operação, fazendo-se necessário já existir cadastrados previamente no sistema: bens, localidades e centro de custos. Ao informar o bem a ser movimentado, o sistema já apresenta automaticamente preenchidos os campos: empresa anterior, setor anterior e localidade anterior. O campo "Empresa Destino", o sistema também alimenta automaticamente com a empresa logada, podendo o colaborador alterar a informação. 122

123 Legenda Código da movimentação salvo pelo sistema; Após salvar a operação e realizar uma nova pesquisa da movimentação, o bloco "Histórico das Movimentações do Bem" aparece carregado com os respectivos dados. 123

124 Emissão de Inventário/ Termo de Responsabilidade Voltar ao fluxo O colaborador do Setor de Controle Patrimonial emite o relatório "Termo de Responsabilidade de Bens Móveis" (Patrimônio / Relatórios / Operacionais / Termo de Responsabilidade de Bens Móveis), colhe as assinaturas dos reponsáveis especificados no relatório: "Assinatura Responsável Patrimônio" e "Assinatura Responsável Setor" e arquiva esse termo para futuros processos do Setor de Contabilidade do hospital. 124

125 125

126 Baixa do Bem Patrimonial Voltar para o fluxo Quando o colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital verifica a necessidade de realizar baixa de algum bem, esse processo é registrado na tela "Bens Agregados" (Patrimônio / Gerenciamento / Baixa de Bens), a qual já se apresenta em modo de pesquisa. O colaborador seleciona quaisquer e quantos campos desejar no bloco "Descrição do Bem" e executa a pesquisa. Todo o bloco apresentará os dados respectivos aos filtros selecionados. Ao informar o motivo da baixa, os campos data e hora apresentam os dados atuais, podendo o colaborador alterá-los. Por fim, salva a operação. Quando trata-se de um bem agregador, o bloco "Bens Agregados" apresenta os dados, conforme foi configurado. Também é possível realizar nessa tela os processos de cancelamento e estorno da baixa, por meio dos botões 126 e, respectivamente.

127 Agregação dos Bens Voltar para o fluxo O colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital ao verificar a necessidade de agregar bens patrimoniais, utiliza a tela "Bens Agregados" (Patrimônio / Gerenciamento / Bens Agregados) para realizar um vínculo entre um bem principal e um ou mais bens agregados. O valor também será agredado ao valor do bem principal. O colaborador pesquisa o bem desejado para marcá-lo como "Bem Agregador" (principal). Caso esse bem tenha sido desativado ou depreciado, o sistema exibirá uma mensagem impedindo processo. O campo "Forma de Depreciação" apresenta as opções: Depreciação Agrupada: quando todos os bens agregados utilizam a taxa de depreciação do bem principal; Depreciação Detalhada: quando cada bem será depreciado com sua taxa distinta; Utilizar Parâmetros Gerais: a depreciação será realizada com base nos dados registrados, conforme configuração informada na tela "Configurações Gerais". 127

128 Nesta tela serão apresentados apenas os bens patrimoniais disponíveis para serem agregados. Os que já foram agregados não estarão disponíveis. Aba "Bens Agregados" O colaborador informa alguma observação, caso deseje, e seleciona o código do bem que será agregado (secundário) ao principal. Os demais campos são preenchidos automaticamente pelo sistema. Quando o bem escolhido já tiver sido baixado na tela "Registro de Baixa do Bem Patrimonial" (Patrimônio / Gerenciamento / Baixa de Bens), o sistema apresentará uma mensagem impedindo a confirmação. Legenda Aba "Bens Agregados". 128

129 Aba "Outras Agregações" Essa aba só se apresentará habilitada se o check box tela "Configurações Gerais". estiver marcado na O colaborador seleciona o tipo de agregação, se "serviços" ou "outros". Quando optado por "serviços", deve ser informado o código da nota fiscal, e automaticamente, o sistema já apresentará o campo "Valor Agregação" preenchido, qual o colaborador pode alterar. Especificar uma descrição para esse processo de agregação. Caso o campo "Contabilizar?" seja marcado, será necessário informar o código da Conta Contábil. O campo "Dt. Agregação" já apresenta a data atual, podendo ser alterado. Descrever as observações que se fizerem necessárias. Marcar o check box "Agregar Valor ao Principal" para indicar que o valor do bem agregado será incluído no valor final do bem agregador.finaliza o processo, salvando a operação. Legenda Aba "Outras Agregações". 129

130 Depreciação Voltar para o fluxo Quando identificada a necessidade de depreciação de bens, o colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital, identifica o tipo de depreciação necessária e efetua o registro na tela "Cálculo da Depreciação do Patrimônio" (Patrimônio / Depreciação / Cálculo da Depreciação do Bem). O colaborador informa os campos necessários ao processo e aciona o botão. O sistema efetuará a depreciação automática do bem. São apresentados os cálculos dos bens depreciados e o código de identificação do documento de depreciação. Caso o colaborador do Setor de Controle Patrimonial tente registrar a depreciação de um bem, o qual já tenham sido registradas depreciações anteriores ao mês/ano informado no campo "Data de Geração", o sistema exibirá mensagem impedindo o processo. Também não será permitido realizar a depreciação de um bem, caso o mês contábil esteja fechado. Legenda Código gerado pelo sistema; O botão de comando quando acionado, permite cancelar os lançamentos de depreciação realizados. Assim como, é possível cancelar o cálculo de depreciação, marcando o bem 130

131 desejado no check box e confirmando a mensagem apresentada pelo sistema. Depreciação é a ação de depreciar, atualizar o valor comercial do bem. Normalmente, é subtraindo do valor original o valor correspondente ao desgaste natural causado pela utilização do bem. Esse cálculo é feito de acordo com o tempo de vida útil do patrimônio. 131

132 Patrimônio Imobilização Funções Administrar todo o processo de tombamento de bens do hospital, facilitando a visualização do patrimônio imobilizado da organização. Disponibilizar informações diversas sobre os bens tombados, tais como: sua descrição, o número de registro (plaqueta), as especificações técnicas, o prazo de vida útil, seu valor e a localização do bem no Hospital. Fluxo Funcionalidades envolvidas Recebimento de produtos para tombamento. 132

133 Descrição do processo Para controle, ao receber um produto, o estoquista envia a cópia da nota fiscal ao Setor de Patrimônio, que a recebe e confirma, de acordo com as regras estabelecidas, se realmente trata-se de um bem patrimonial. No ato da verificação realizada pelo Setor de Patrimônio, se for constatado que o produto não possui especificações de bem patrimonial, a cópia da nota fiscal é devolvida ao Estoque, que a recebe e encaminha ao Setor de Recebimento de Produto. Tratando-se de um bem patrimonial, este será classificado de acordo com as suas especificações, registrado como bem, emplaquetado se possível, liberado para o setor de destino e encaminhado para movimentação de patrimônio. Impactos ü O processo de Patrimônio - Imobilização, impacta em todos os outros setores, uma vez que o bem pode ser alocado em qualquer setor do hospital. 133

134 Emplaquetamento do Bem Voltar para o fluxo Ao receber do Setor de Estoque uma cópia de nota fiscal de um bem patrimonial, o colaborador do Setor de Controle de Patrimônio, acessa a tela "Recebimento de Produtos para Tombamento" (Patrimônio / Gerenciamento / Recebimento de Produtos para Tombamento), a qual exibe automaticamente todas as entradas de produtos que ainda não foram tombados. O colaborador realiza uma pesquisa para identificar o produto ou a nota fiscal desejada. Caso deseje filtrar a pesquisa por empresa, basta acionar o botão. O sistema apresentará no campo "Produtos Comprados na Nota" a relação dos produtos adquiridos, referentes a nota fiscal selecionada e aciona o botão. Ao acionar o botão, o sistema direciona o colaborador para a tela "Cadastro de Bens Patrimoniais", na qual o colaborador informa a descrição do emplaquetamento do bem. 134

135 Classificação do Tipo de Bem Patrimonial Voltar para o fluxo O registro da classificação do tipo de bem patrimonial, também é realizado por meio da identificação do produto ou nota fiscal na tela "Recebimento de Produtos para Tombamento" (Patrimônio / Gerenciamento / Recebimento de Produtos para Tombamento). Ao identificar os dados desejados, o colaborador aciona o botão e é direcionado para a tela "Cadastro de Bens Patrimoniais", na qual é possível registrar a classificação do tipo do bem, por meio do bloco "Classificação dos Bens para Contabilidade". 135

136 Abertura de Caixa Funções A abertura consiste em liberar o caixa selecionado para movimentações de recebimentos, pagamentos, transferências, etc. Fluxo Funcionalidades envolvidas Abertura de caixa; Consulta movimentos do caixa. Descrição do processo No início do turno, o colaborador realiza a abertura do caixa pelo qual será responsável e confere os valores existentes nele. Caso identifique alguma inconcistência no saldo, comunica a divergência ao responsável por esse caixa no turno anterior ao seu, para realização dos ajustes necessários. Conforme o saldo do caixa apresente-se correto, o colaborador responsável inicia a operação do caixa. 136

137 Abertura de Caixa Voltar para o fluxo Ao acessar a tela "Abertura de Caixas" (Caixa / Caixa / Abertura), o colaborador já visualiza os caixas que encontram-se fechados. Marca o campo do caixa que deseja abrir e aciona o botão. Legenda Seleciona o caixa desejado para abertura; Aciona esse botão para confirmar a operação. Ao confirmar a operação, o caixa some dessa tela instântaneamente. 137

138 Conferência de Documentos e Valores Voltar para o fluxo O colaborador responsável pelo caixa, ao iniciar seu turno, por meio da tela "Consulta Movimentos do Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação Caixa), verifica as movimentações efetuadas nos lotes do caixa que ele está assumindo. Ao acessar a tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado. O sistema retorna informações referentes a cada lote desse caixa no bloco "Lotes do Caixa", como: número do lote, usuário e data de abertura, usuário e data de fechamento, saldo inicial, final e em dinheiro, dados esses referentes ao lote selecionado. Legenda Caixa pesquisado pelo colaborador para consulta de suas movimentações. Aba "Movimentação" São apresentados detalhes das movimentações realizadas para o lote selecionado no bloco "Lotes do Caixa" e dados de cancelamento, caso tenha ocorrido esse processo para a respectiva movimentação selecionada. 138

139 Legenda Aba "Movimentações". Aba "Documentos" O colaborador visualiza todos os documentos e o seu total, utilizados para fins de recebimentos, transferência e depósitos, realizados nos Módulos de Controle Financeiro, Tesouraria, Farmácia e Caixa. Legenda Aba "Documentação". Nessa tela o colaborador pode realizar uma pesquisa geral de todos os caixas existentes, assim como pode filtrar apenas os caixas abertos. 139

140 Movimentação de Caixa Funções Controlar a saída e entrada de valores no caixa durante determinado período. Fluxo 140

141 Funcionalidades envolvidas Consulta Movimentos do Caixa; Movimentação de Caixa. Descrição do processo O colaborador verifica as documentações e os valores existentes no Caixa, o qual é responsável. Caso existam cheques para serem depositados, o colaborador realiza os depósitos necessários, recebe os comprovantes e os arquiva para processos do controle bancário. Se houverem cheques devolvidos para cobrança, o colaborador protocola cada cheque e os encaminha ao setor de Contas a Receber para efetivação da cobrança. Em se tratando da existência de dinheiro no caixa, o colaborador guarda o respectivo valor no cofre e finaliza o processo de movimentação desse caixa que é sua responsabilidade. Impactos ü O processo de Movimentação de Caixa, impacta nos processos de Contas a Receber quando houver cheque devolvido e Controle Bancário para o armazenamento dos comprovantes de depósito bancário. 141

142 Conferência de Documentos e Valores Voltar para o fluxo O colaborador responsável pelo caixa, ao iniciar seu turno, por meio da tela "Consulta Movimentos do Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação Caixa), verifica as movimentações efetuadas nos lotes do caixa que ele está assumindo. Ao acessar a tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado. O sistema retorna informações referentes a cada lote desse caixa no bloco "Lotes do Caixa", como: número do lote, usuário e data de abertura, usuário e data de fechamento, saldo inicial, final e em dinheiro, dados esses referentes ao lote selecionado. Legenda Caixa pesquisado pelo colaborador para consulta de suas movimentações. Aba "Movimentação" São apresentados detalhes das movimentações realizadas para o lote selecionado no bloco "Lotes do Caixa" e dados de cancelamento, caso tenha ocorrido esse processo para a respectiva movimentação selecionada. 142

143 Legenda Aba "Movimentações". Aba "Documentos" O colaborador visualiza todos os documentos e o seu total, utilizados para fins de recebimentos, transferência e depósitos, realizados nos Módulos de Controle Financeiro, Tesouraria, Farmácia e Caixa. Legenda Aba "Documentação". Nessa tela o colaborador pode realizar uma pesquisa geral de todos os caixas existentes, assim como pode filtrar apenas os caixas abertos. 143

144 Depósito de Cheque Voltar para o fluxo Na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento), é possível também a realização de depósito de cheques. O colaborador responsável pelo caixa, pesquisa o caixa desejado, aciona a aba "Documentos" e seleciona o lançamento no campo ou marca, caso deseje. No bloco "Depósitos", deve ser informado os dados da conta corrente. Os campos "Agência" e "Nr da Conta", são automaticamente preenchidos pelo sistema, assim como o campo "Data/Hora", que apresenta esses dados referentes ao lote atual. Caso o check box "Agrupar" seja marcado, os depósitos serão agrupados e esse agrupamento será listado na tela de "Conciliação Bancária"(Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária); O check box "Custodiado", deverá ser marcado, caso o documento a ser depositado seja custodiado pelo banco. Para concluir a operação, o colaborador aciona o botão depósito de cheques. 144 efetivando o processo de

145 Legenda Esse box deve ser marcado, no caso do processo de depósito ser realizado para todos os lançamento. Ou se desejar desmarcar todos; Acionar esse botão para efetivação do processo de depósito. 145

146 Fechamento de Caixa Funções O fechamento do caixa serve para finalizar os movimentos realizados em um determinado período. A totalização tomará como base todos os movimentos realizados. 146

147 Fluxo 147

148 Funcionalidades envolvidas Movimentação de caixa; Relatório extrato de caixa e bancos para data de movimentações; Consulta de movimentos do caixa. Descrição do processo Ao fim do turno, o colaborador responsável pelo Caixa Satélite confere as documentações e se encontrar divergências, realiza uma nova conferência. Caso esteja conforme, o funcionário responsável deverá realizar a transferência no sistema para o Caixa Central, protocolar as movimentações, registrar o fechamento do seu caixa e, por fim, enviar as movimentações ao Caixa Central. O responsável pelo Caixa Central recebe as movimentações e as confere. Se houver inconsistências, deverá devolver a documentação ao Caixa Satélite que recebe a documentação divergente e realiza os devidos ajustes. Caso as movimentações recebidas estejam corretas, o colaborador do Caixa Central assina o protocolo e as guarda no cofre. Posteriormente, verifica a necessidade de depósito. Se houver a necessidade de depósito, o Caixa Central efetua depósito conforme vencimentos, fecha o caixa, encaminha ao Controle Bancário e protocola a documentação, que será enviada à Contabilidade. Não havendo necessidade de depósito, torna a guardar as movimentações no cofre. Impactos ü O processo de Fechamento de Caixa, impacta no processo de Controle bancário que protocola a documentação e envia a contabilidade. 148

149 Movimentações para o Caixa Central Voltar para o fluxo O colaborador do Caixa Satélite, ao final de seu turno, confere as documentações desse caixa pelo qual é responsável. Conforme não identifique nenhuma divergência, realiza o processo de transferência das movimentações desse caixa para o Caixa Central, que é feito na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento / aba "Documentos"). O colaborador seleciona as movimentações desejadas e no bloco "Transferências", informa o caixa que receberá as movimentações, nesse caso o Caixa Central. O sistema já alimenta o campo "Data/ Hora" com os respectivos dados atuais e, por fim, aciona o botão. Legenda Aba "Documentos"; O colaborador seleciona as movimentações que deseja transferir ou opta por marcar todas; Aciona esse botão para efetivação do processo de transferência. 149

150 Protocolo de Movimentações Voltar para o fluxo Conforme as movimentações do Caixa Satélite tenham sido transferidas para o Caixa Central, o colaborador do Caixa Satélite emite o relatório "Extrato de Caixas e Bancos por Data de Movimentação" para protocolar o recebimento do colaborador do Caixa Central. O relatório é emitido no sistema (Caixa / Relatórios / Extrato Caixa/Banco) e entregue ao Setor do Caixa Central para conferência de dados e protocolo do respectivo colaborador. 150

151 Legenda Informação do lote para auxiliar na conferência do colaborador do Caixa Central com o sistema; Detalhamento de saldos para cada tipo de documento. 151

152 Fechamento do Caixa Satélite Voltar para o fluxo Após realizadas as movimentações necessárias, o colaborador registra o fechamento do seu caixa na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento). Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado, clica no campo "Fechamento" e o sistema já o preenche automaticamente com a data/hora atuais. No entanto, o colaborador pode inserir a data/hora desejados, desde que sejam menor ou igual aos respectivos dados atuais. O colaborador aciona o botão e o sistema apresenta uma mensagem que o fechamento do respectivo caixa foi realizado com sucesso. Legenda Aciona esse botão para concluir o processo de fechamento do caixa. 152

153 Caixa Central - Conferência Voltar para o fluxo De posse do relatório "Extrato de Caixas e Bancos por Data de Movimentação", o colaborador do Caixa Central acessa a tela "Consulta Movimentos do Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação Caixa) para conferência dos dados recebidos com os dados constantes no sistema, referentes ao caixa o qual é responsável (central). Legenda O lote pode ser filtro de pesquisa. Após pesquisar o caixa desejado, o colaborador do Caixa Central pode também filtar por lote, facilitando a conferência. 153

154 Depósitos no Vencimento Voltar para o fluxo Na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento), é possível também a realização de depósito de cheques. O colaborador responsável pelo caixa, pesquisa o caixa desejado, aciona a aba "Documentos" e seleciona o lançamento no campo ou marca, caso deseje. No bloco "Depósitos", deve ser informado os dados da conta corrente. Os campos "Agência" e "Nr da Conta", são automaticamente preenchidos pelo sistema, assim como o campo "Data/Hora", que apresenta esses dados referentes ao lote atual. Caso o check box "Agrupar" seja marcado, os depósitos serão agrupados e esse agrupamento será listado na tela de "Conciliação Bancária"(Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária); O check box "Custodiado", deverá ser marcado, caso o documento a ser depositado seja custodiado pelo banco. Para concluir a operação, o colaborador aciona o botão depósito de cheques. 154 efetivando o processo de

155 Legenda Esse box deve ser marcado, no caso do processo de depósito ser realizado para todos os lançamento. Ou se desejar desmarcar todos; Acionar esse botão para efetivação do processo de depósito. 155

156 Fechamento do Caixa Central Voltar para o fluxo Após realizadas as movimentações necessárias, o colaborador registra o fechamento do seu caixa na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento). Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado, clica no campo "Fechamento" e o sistema já o preenche automaticamente com a data/hora atuais. No entanto, o colaborador pode inserir a data/hora desejados, desde que sejam menor ou igual aos respectivos dados atuais. O colaborador aciona o botão e o sistema apresenta uma mensagem que o fechamento do respectivo caixa foi realizado com sucesso. Legenda Aciona esse botão para concluir o processo de fechamento do caixa. 156

157 Fundo Fixo Funções O Fundo Fixo consiste em um valor disponibilizado para pagamento de pequenas despesas do hospital. Periodicamente, o Fundo Fixo deverá ser recomposto. Normalmente, isso ocorre quando os valores colocados à sua disposição chegam a níveis mínimos que impossibilitam a cobertura de futuros gastos. 157

158 Fluxo 158

159 Funcionalidades envolvidas Movimentação de caixa; Contas a pagar; Pagamento; Prestação de contas de não fornecedor. Descrição do processo Alguns setores do hospital que trabalham com movimentação de dinheiro, em um dado momento, podem identificar a necessidade de recompor o fundo fixo do caixa. Para tanto, o funcionário do respectivo setor faz uma solicitação de determinado valor ao caixa central da empresa. O colaborador do Setor Caixa Central que recebe essa solicitação, verifica se há disponibilidade para liberação do valor requisitado. Caso não disponha da quantia pretendida, solicita reforço ao Setor de Contas a Pagar. Ao ter sua solicitação atendida, o funcionário do Caixa Central registra o adiantamento, emite o comprovante e faz a liberação ao setor solicitante junto com o valor requisitado. De posse da quantia que necessitava, o respectivo setor solicitante realiza as despesas financeiras fins de suas atividades e entrega ao Caixa Central a documentação de prestação de contas. O Caixa Central registra essa prestação de contas quando o valor confere com o que foi dispensado ao setor solicitante. Caso o valor seja superior ao que foi liberado, o registro de prestação de contas é efetuado no Contas a Receber. Se a despesa for inferior, o registro é realizado no Contas a Pagar. Impactos ü O processo de Fundo Fixo, impacta em todos os outros setores que necessitem de valores para pagamento de pequenas despesas. 159

160 Disponibilidade de Saldo Voltar para o fluxo Ao receber uma solicitação de valor de algum outro setor do hospital, o colaborador do Caixa Central acessa a tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento), pesquisa o caixa desejado, nesse caso o caixa central, e verifica o campo "Saldo em Dinheiro" para liberação da quantia solicitada, caso disponha do valor. Legenda Filtro de pesquisa; Campo para verificação do saldo disponível no caixa. 160

161 Adiantamento Voltar para o fluxo Mediante constatação de saldo disponível no caixa, o colaborador do Caixa Central realiza o processo de adiantamento ao setor solicitante, através da tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Pagamentos). O colaborador insere todos os dados na tela, referentes a esse adiantamento. Aciona o botão e é direcionado para a tela "Pagamentos". O colaborador insere os dados referentes ao adiantamento, marca o pagamento a ser realizado e aciona o botão foi concluído com sucesso.. O sistema apresentará uma mensagem indicando que o processo 161

162 Emissão de Comprovante Voltar para o fluxo Logo que efetivado o processo de pagamento do adiantamento na tela "Pagamentos" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Pagamentos / o recibo do pagamento da conta. ), o sistema questionará se o colaborador deseja imprimir Conforme opte por imprimir, automaticamente será direcionado para a tela "Manutenção de Recibos", a qual também poderá ser acessada através do caminho: Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Manutenção de Recibos. 162

163 Despesas Voltar para o fluxo O colaborador do Caixa Central efetua o registro de prestações de contas na tela "Adiantamento de Contas a Pagar (não fornecedor)" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Prestação de Contas / Não Fornecedor), correspondentes aos adiantamentos concedidos a não-fornecedores cadastrados na tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Pagamentos). Ao acessar a tela, deve ser pesquisado o código do adiantamento e o sistema retorna as respectivas informações. O colaborador insere dados, referentes as despesas no bloco "Dados para Despesas" e aciona o botão. Emitindo relatório de prestação de contas O sistema emite mensagem de prestação efetuada com sucesso e pergunta se deseja emitir o relatório de prestação de contas. Caso o colaborador opte por "sim", o relatório "Prestação de Contas de Adiantamento" é emitido. 163

164 164

165 Reforço de Caixa Voltar para o fluxo Mediante verificação de indisponibilidade no saldo do caixa central, impossibilitando a liberação do valor ao setor solicitante, o colaborador do Caixa Central solicita reforço de caixa ao Setor de Contas a Pagar do Hospital. O colaborador acessa a tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/ Fechamento/ aba "Dinheiro"). No bloco "Reforço", já é apresentada a empresa logada no sistema, podendo esse campo ser alterado. Esse processo de reforço só poderá ser efetuado pelo Caixa Central, o qual deverá estar aberto. Deve ser selecionada a conta corrente que fornecerá o dinheiro. Automaticamente, os campos "Agência", "Nr Conta" e "Data/Hora" são preenchidos. O colaborador informa o valor desejado e o número do talão. O número do cheque esó deve ser informado, caso o reforço seja através de cheque. O check box só deverá ser marcado, caso o cheque selecionado seja nominativo. Para finalizar o processo, o colaborador aciona o botão, o sistema exibirá mensagem de confirmação de transferência e perguntará se o usuário deseja efetuar a impressão do cheque. 165

166 Quando o reforço de caixa for solicitado através de cheque, o sistema apresentará mensagens informativas ao usuário nas sequintes situações em que a conta corrente informada: Possuir mais de um talão cadastrado, solicitando a escolha de um para ser utilizado no processo; nenhum talão cadastrado; se o talão já foi utilizado; caso o cheque esteja fora do intervalo de cheques do talão informado; ou se não informar o talão. 166

167 Tabelas Cadastro de Bens Patrimoniais Os bens patrimoniais do hospital devem ser cadastrados na tela "Cadastro de Bens Patrimoniais" (Patrimônio / Gerenciamento / Cadastro de Bens) e devem estar vinculados à uma empresa responsável. Nesse processo de cadastramento é informada a descrição da plaqueta a ser incorporada ao bem para sua identificação. No bloco "Classificação para Contabilidade" são selecionados dados para especificar o tipo do bem patrimonial. 167

168 Legenda Empresa a ser vinculada ao bem que está sendo cadastrado; Descrição da plaqueta a ser incorporada ao bem para identificação; Bloco para especificação do tipo do bem patrimonial. 168

169 Cadastro de Centros de Custos Os Centros de Custos do hospital devem estar cadastrados no sistema (Global / Globais / Centro de Custo). É imprescindível estar como "Ativo" para que possa ser utilizado em outros processos, que se faça necessário informar um centro de custo/ setor. Legenda O Centro de Custo deve estar como ativo "sim", para que possa ser utilizado em outros processos. Centro de Custo é uma delimitação de setores de uma empresa que serve para registro e controle dos custos. 169

170 Cadastro de Localidades As localidades devem ser cadastradas na tela "Cadastro de Localidades" (Patrimônio / Tabelas / Cadastro de Localidades) e devem ser vinculadas à uma empresa responsável e a um centro de custo. 170

171 Empresas Na tela "Cadastro de Empresas" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Tabelas / Empresas), o colaborador efetua e realiza a manutenção do cadastro das empresas no sistema. Essa configuração serve para realizar o controle dos registros/movimentações por empresa, processo conhecido como controle multi-empresa. A configuração referente ao check box "Contabilidade com Centro de Custos?", impactará na tela "Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Lançamentos). Legenda Acionar a aba "Empresa"; Se marcado esse check box, impactará na tela "Lançamento Contábil em Lote". 171

172 Entrada de Produtos O registro da entrada de produtos no estoque, é realizado na tela "Entrada dos Produtos" (Almoxarifado / Movimentações / Entradas / Entrada de Produtos), os quais foram adquiridos através de notas fiscais, vales, doações, entre outros. 172

173 Parâmetros Configuração do Sistema Financeiro Na tela "Configuração do Sistema Financeiro" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Configuração / Financeiro / Aba "Integração"), caso a configuração de importação automática, referente ao estoque encontre-se desabilitada, o processo na tela "Entrada dos Produtos e Serviços para Importação do Financeiro", será efetuado manualmente pelo colaborador do Setor de Contas a Pagar. Legenda Acionar a aba "Integração"; Caso esse check box encontre-se desmarcado, o processo de importação do estoque para o financeiro será manual. Se marcado, será automático. 173

174 Configurações Gerais Na tela "Configurações Gerais" (Patrimônio / Configuração / Configurações Gerais), o colaborador do Setor de Controle Patrimonial configura o sistema estabelecendo regras e parâmetros para a sua operacionalização. Tais configurações impactarão quando a forma de depreciação "Utilizar Parâmetros Gerais" for selecionado no processo de agregação de bens. 174

175 Configuração para Fechamento de Contas Na configuração do Faturamento de Convênio (Faturamento de Convênios e Particulares / Configurações / Parâmetros / Aba "Configurações"), é possível parametrizar se o fechamento da conta será automático mediante impressão do relatório de fatura. Legenda Acionar a aba "Configurações"; Nesse campo se informado "Sim", o fechamento da conta será automático após impressão da fatura. Se "Não", o colaborador deverá fechar a conta manualmente após impressão da fatura. 175

176 Configurações Prévias - Pagamento Faz-se necessário cadastrar: Layout do arquivo Acessar a tela "Layout de Arquivos / Gerador de Consultas" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Configuração / Layout do Arquivo) e inserir os dados necessários ao processo. Legenda Nessa coluna será definido o tipo de remessa a ser utilizada. Conta corrente Acessar a tela "Contas Correntes" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Tabelas / Contas Correntes) e registar os dados referentes às contas correntes, as quais serão utilizadas em outros processos do sistema de controladoria. 176

177 Lote de remessa Acessar a tela "Lotes de Remessa" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Lotes de Remessa), e criar um lote associando as contas desejadas para pagamento. 177

178 Legenda Código do lote gerador pelo sistema; Contas desse lote para pagamento. Ocorrências Acessar a tela "Ocorrências dos Arquivos de Retorno" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Tabelas / Ocorrências do Arquivo de Retorno), cadastrar as ocorrências desejadas, vinculando-as ao layout a ser utilizado no processo de retorno. Legenda Ocorrências cadastradas, as quais estão sendo vinculadas ao layout acima. 178

179 Processos Antecipação de Pagamento O paciente, no momento do seu atendimento na recepção, pode efetuar um adiantamento referente ao pagamento de suas despesas, o qual pode ser por meio de: Depósito de pagamento antecipado O atendente acessa a tela "Manutenção do Depósito de Pagamento Antecipado" ( Caixa / Caixa / Manutenção Depósito Antecipado) para registrar o processo, vinculado ao número do atendimento do paciente. O colaborador efetua uma pesquisa pelo número do atendimento do paciente, insere os dados correspondentes ao depósito antecipado e salva a operação. Posteriormente, aciona o botão, informa os campos "Tipo Retirada" e "Data Retirada", localizados no bloco "Dados do Depósito de Pagamento Antecipado" e salva finalizando o processo, refletindo no recebimento da conta do paciente, na aba "Dep. Antecipado". Legenda Esses campos são preenchidos, após acionar o botão "Devolução Dep. Pag. Ant". 179

180 Contrato de adiantamento O atendente acessa a tela "Contrato de Adiantamento do Recebimento" (Caixa / Caixa / Manutenção de Contrato de Adiantamento) para registrar o processo, vinculado ao paciente e seu número de atendimento. Insere os dados necessários na tela e salva a operação. Legenda Esse campo foi preenchido com o código de cadastro do paciente no hospital; Código do atendimento do paciente; Código do contrato gerado automaticamente pelo sistema, ao salvar a operação. 180

181 Posteriormente, aciona o botão para gerar o contas a receber. Ao final desse processo, o colaborador acessa a tela "Contas a Receber" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Cadastros / Contas a Receber) e pesquisa o código do contas a receber gerado pelo sistema. Efetua o recebimento do respectivo valor, refletindo no recebimento da conta do paciente, na aba "Adiantamento". Legenda Código do contas a receber gerado pelo sistema; O contas a receber fica com status de "Quitado" ao final do processo. 181

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