Ponto On-Line - Apontamento. Fluxo de Informações
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- André Festas Porto
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1 Ponto On-Line - Apontamento O módulo de Apontamento tem como finalidade fazer a gestão de ponto dos funcionários de acordo com a parametrização definida pela empresa, para apresentar os cálculos juntamente com espelho de ponto. Fluxo de Informações
2 Sumário CADASTROS... 3 Cadastro de Funcionário... 3 APONTAMENTO... 3 Cadastro de Cargo Função... 3 Cadastro De Documentação... 3 Cadastro De Empregador... 4 Complemento De Cadastro... 4 Adicional H.E... 5 Regra de Cálculos... 6 Horário de Trabalho... 7 Montando Escala... 8 Escala de Trabalho (sem associar local)... 8 Escala de trabalho (com local associado)... 9 Entendendo o espelho de ponto Tipo de Ausência Atribuir Ausência Tipo de Justificativa Feriado Manutenção CONSULTAS Consultar Exceções (funcionários): Exportando Eventos para Folha de Pagamento: Layout de Exportação... 17
3 CADASTROS Cadastro de Funcionário Para cadastrar um funcionário acesse o menu Cadastro > Funcionário e clique em novo e preencha as informação do funcionário. ID Funcionário: Número que identifica o funcionário, matrícula/drt, podendo ser outro número qualquer, será usado para identificação no rádio. Dígito verificador: Este é opcional, serve como um número de confirmação do funcionário. Caso o funcionário seja um supervisor e periodicamente visita o local, é necessário marcar a opção Realiza visita entre locais. APONTAMENTO Cadastro de Cargo Função Utilizado em Complemento de Cadastro para identificar a função do funcionário. Para cadastrar um novo cargo acesse o Menu Apontamento > Cargo / Função e clique em para adicionar. Irá abrir a janela de cadastro solicitando Descrição onde deverá ser informado o nome do cargo ou função, Selecione a empresa (Filial) e após clique em Salvar. Cadastro De Documentação Para complementar o cadastro do Funcionário podemos cadastrar a documentação necessária (Ex.: RG, CPF, C.T.P.S., etc.). Para incluir uma documentação acesse o menu Apontamento > Documentação e clique em para adicionar. Irá abrir a janela de
4 cadastro solicitando Descrição onde deverá ser informado o nome da documentação, Selecione a empresa (Filial) e após clique em Salvar. Cadastro De Empregador Utilizado em Complemento de Cadastro para identificar quem é o empregador daquele funcionário, sendo esta opção utilizada na impressão do cartão de ponto quando marcado para visualizar cabeçalho e rodapé. Para incluir um empregador acesse o menu Apontamento > Empregador e clique em para adicionar. Preencha os campos conforme mostra a figura abaixo, sendo a Razão Social um campo obrigatório. Complemento De Cadastro Este menu é utilizado para completar o cadastro do funcionário incluindo informações adicionais Ex.: Código Folha, Data de Admissão, Local de trabalho, etc. Para incluir um complemento de cadastro acesse o menu Apontamento > Complem. cadastro e clique em salvar. para adicionar. Preencha os campos conforme mostra a figura abaixo e clique para
5 Empregador utilizado para identificar qual o empregador para o funcionário sendo esta opção também utilizada para apresentar os dados do empregador no cartão de ponto do funcionário. Número do PIS que quando cadastrada permite com que o funcionário extraia do próprio site suas marcações efetuadas. (na página inicial do site link para Marcações On-Line). Data de Demissão que quando informada disponibiliza o cartão de ponto do funcionário até esta data. Adicional H.E Nesta tela serão definidas as regras para definição de horas extras x dias da semana, feriado ou folga. Ex. SEG SEX 50% para as 02 primeiras horas e as demais 75%
6 Regra de Cálculos Nesta tela serão definidas as regras de cálculos de acordo com a empresa, ou seja, se existirem regras diferentes de acordo com a função, esta regra deverá ser cadastrada preservando as particularidades de cada função, sendo os campos: Descontos: tolerância de tempo em minutos para efetuar o desconto funcionário que entrar atrasado ou sair mais cedo; Acréscimos: tolerância de tempo em minutos para contabilizar hora extra ao funcionário que entrar mais cedo ou sair mais tarde; Adicional Noturno: informar horário que se inicia a termina o adicionar noturno para a regra, bem como sua porcentagem de acional sobre horas. Controle de Refeição: podendo ser utilizado para funcionários que não registram suas marcações (verificar legalidade em sua convenção coletiva), desta forma o sistema pega o horário definido em horário de trabalho (cadastrado mais adiante); Regras para Hora Extra: relacione a esta Regra de Cálculo, as Regras para Hora Extra (criadas no 1º passo);
7 Para calcular o SÚM-444: selecione os dias de trabalho, para que o sistema possa controlar os dias de trabalho e folga do funcionário e inclua a Folga 100%, como na imagem a baixo: Horário de Trabalho Nesta tela informe os horários de trabalhos que a sua empresa possui. Ex. Horário de trabalho: 08:00 à 12:00 das 13:00 às 18:00
8 Montando Escala Escala de Trabalho (sem associar local) Para se montar uma escala de trabalho os campos descrição e Regra Cálculo de Horas devem ser preenchidos. Caso haja várias regras preencha na descrição alguma informação que lhe lembre algo sobre a regra pois se utilizar apenas o nome da escala ficará mais complicado identificá-la. Ex 12 x 36 VIGILÂNCIA, 12 x 36 PORTARIA. Para acessar esta tela acesse o Menu > Apontamento > Atribuir/Trocar Escala. Conceito de Escala todo o horário que forma um ciclo é tratado como escala seja ele um ciclo de 2 dias, 7 dias, 12 dias, enfim, qualquer ciclo é uma escala. Ex. Escala 12 x 36 (07:00 19:00), ela é composta de 2 dias sendo 1 trabalhado (07:00 19:00) e 1 de FOLGA. Ex. Escala 5 x 2 (08:00 18:00), ela é composta de 7 dias sendo 5 trabalhados (08:00 18:00) e 2 de FOLGA. Ex. Escala de turno 4 x 2 (06:00 14:00) e 4 x 2 (14:00 22:00), ela é composta de 12 dias sendo 4 trabalhados (06:00 14:00) e 2 de FOLGA + 4 trabalhados (14:00 22:00) e 2 de FOLGA. Entendido o conceito fica fácil analisar a escala ao lado: Administrativo 5 x 2 das 08:00 às 18:00
9 Atribuir ou Trocar Escala do Funcionário sendo esta tela onde informaremos ao sistema qual a escala de trabalho do funcionário, seja ela uma escala inicial de trabalho ou uma nova escala de trabalho (utilizada quando funcionário troca de escala). Para atribuir uma escala basta selecionar a escala que em seguida lhe aparecerá a tela para informar: Funcionário, Data de Início na Escala e em qual o dia da escala estará iniciando. Ex. Funcionário ALEX LEMES DA SILVA iniciando em 05/03/2015 (quinta feira), na escala 5x2 Administrativo, ou seja, 4º dia da escala. OBS DESTE PONTO EM DIANTE O SITE JÁ APRESENTA O RESULTADO DO ESPELHO DE PONTO NO ITEM APONTAMENTO. Escala de trabalho (com local associado) Atribuir/ Trocar Escala x Local: Vá em Menu > Apontamento > Atribuir/Trocar Escala x Local, aparecerá a tela a baixo: Clique em Novo e preencha o formulário abaixo:
10 Selecione o funcionário, informe uma data de início, selecione a escala e selecione o local predominante. Ao clicar em confirmar irá aparecer a tela abaixo: Selecione os postos de serviço para este funcionário e clique em confirmar.
11 Apontamento Obs.: Caso o funcionário fique em apenas um posto de serviço clique em confirmar. É a tela onde o filtro para obtenção dos extratos do cartão de ponto, será definido, tendo como opção: Nome do Funcionário; ID Funcionário (normalmente o RE); Data Inicial e Data Final que se deseja visualizar o cartão; Empregador (cadastro efetuado no módulo de complemento de cadastro mais abaixo). Visualizar cabeçalho com dados do Empregador e rodapé com campo p/ Assinatura. Resultado Obtido.
12 Entendendo o espelho de ponto A coluna Data mostra o período da consulta, podendo consultar o prazo máximo de até 31 dias. A coluna Horário Previsto se refere ao horário de escala de trabalho do funcionário. As colunas (1ª E. 1ª S. 2ª E. 2ª S. 3ª E. 3ª S.) Representam: Entrada Trabalho; Entrada Almoço; Retorno almoço; Saída Trabalho. A coluna Total se refere ao total de minutos trabalhados no dia. A coluna Falta se refere ao total de minutos de ausência integral do dia não trabalhado. A coluna Desconto se refere ao total de minutos que faltaram para completar o horário previsto de trabalho do funcionário. A coluna Adicional Noturno se refere ao total de minutos trabalhados de acordo com a regra de adicional noturno cadastrada no sistema. A(s) coluna(s) representadas por xx% se referem ao total de hora-extra de acordo com a regra de cálculo cadastrada no sistema. A coluna Observação se refere as justificativas utilizadas em manutenções do espelho de ponto de funcionário, caso tenha. Tipo de Ausência Utilizado para cadastrar os Tipos de Ausência que um funcionário pode ter. Ex: Férias, Afastamento, Licença,... Obs: Ausência Integral: marca falta no Espelho de Ponto. Atribuir Ausência Utilizado para Atribuir uma Ausência ao Funcionário, seja ela com período definido ou não. Ex. Atribuído Férias ao Funcionário Alex Lemes da Silva de 13/01/2015 à 13/02/2015:
13 Tipo de Justificativa Utilizado para cadastrar as justificativas a serem utilizadas na tela de manutenção do cartão de ponto. Ex: Esqueceu crachá, Falta com Justificativa,... Feriado Utilizado para cadastro dos feriados com opção de repetir todo ano e aplicar a todos os locais da empresa. Manutenção Uma das funcionalidades indispensáveis ao módulo de apontamento é a manutenção para corrigir falhas ou ausência de marcações, tendo a opção de se informar se esta justificativa contabiliza ausência Integral para o dia de trabalho, visualizada no cartão de ponto.
14 Basta preencher com a data e hora para corrigir a marcação, selecionar o tipo da justificativa, informar a observação e marcar se contabiliza com ausência integral. OBS. Marcações registradas pelo funcionário serão apresentadas juntamente com as observações no cartão de ponto. EXEMPLO EXPLICATIVO CARTÃO DE PONTO. Qtde. de Dias com Ausência Integral CONSULTAS Consultar Exceções (funcionários): Totais em Horas dos Cálculos Justificativa incluindo marcações dos funcionários: Ex. 08:44 12:03 15:43 ATRASO RETORNO ALMOÇO Para consultar os funcionários que estão atrasados ou que efetuaram a marcação em um ponto diferente do programado, vá em Menu > Consulta On-Line > Exceções (funcionários):
15 A consulta pode ser feita por Filial, Área, Local, Empregador, Funcionário e Cargo, pode determinar também Minutos Antes e Após o horário atual para que o sistema mostre quem está atraso e quem efetuou a marcação em um posto diferente. Exportando Eventos para Folha de Pagamento: Agora é possível criar eventos para que possa ser exportado para o programa de folha de pagamento de sua empresa. Para criar estes eventos, vá em Menu > Apontamento > Eventos Folha, irá aparecer a tela a baixo: Clique em novo para abrir o formlário baixo: Ao clicar em novo irá aparecer o formulário abaixo: Obs: O exemplo acima esta abreviado.
16 Nestes campos serão informados os códigos dos campos que serão representados no sistema de folha de pagamento, ou seja, os eventos devem ser representados com o mesmo nome/número que consta no sistema de folha da empresa. Ex.: Folhamatic, Wise, etc. Campo Observação: Campo será informado o nome destes eventos, ex.: FOLHA DE PAGAMENTO. Os demais campos serão preenchidos de acordo com o as informações que empresa precisa exportar, por exemplo, a empresa precisa do total de horas trabalhadas + total de faltas + horas extras de 100%, neste caso é necessário preencher os campos: ID Ev. Total Minutos + ID Ev. Total Falta + ID Ev. H.E. 100 %. Segue um exemplo da tela preenchida: Para exportar vá em, Menu > Apontamento > Apontamento, selecione a opção Exportar Folha e clique em Consultar, como na tela a baixo:
17 Irá aparecer as informações semelhantes a imagem abaixo: Sistema Wise: Layout de Exportação RM Sistemas: Folhamatic: Com estas informações é possível importar as informações para o programa de folha de pagamento que sua empresa utiliza.
18 A equipe Allabella está à disposição para quaisquer dúvidas, sugestões ou críticas. Atenciosamente Equipe Suporte Allabella Soluções em Informática *139*16071
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